Lean 6 Sigma Số 6
•
0 likes•63 views
Tạp Chí Lean 6 Sigma Số 6. Xem thêm tại: http://www.iescl.com/tap-chi/lean-6-sigma-6/
Recommended
More Related Content
What's hot
What's hot (11)
Viewers also liked
Viewers also liked (20)
Similar to Lean 6 Sigma Số 6
Similar to Lean 6 Sigma Số 6 (20)
More from IESCL
More from IESCL (17)
Lean 6 Sigma Số 6
- 1. Soá thaùng 2 naêm 200906 Huaán luyeän, nhaän thöùc & kyõ thuaät Lean 6 Sigma: Moät nhu caàu caáp baùch
- 2. Nhöõng ngöôøi thöïc hieän baûn tin: Ts.Nguyeãn Höõu Thieän vôùi söï coäng taùc cuûa: Phaïm Thanh Dieäu Ts.Ñaëng Minh Trang Baûn tin Lean 6 Sigma soá 6 ra maét Baïn ñoïc vaøo ñaàu naêm Kyû Söûu 2009. Sau moät thôøi gian hình thaønh maïng löôùi Lean 6 Sigma (LSS) ôû caùc vuøng coâng nghieäp troïng ñieåm cuûa caû nöôùc: Haø Noäi, Thaønh phoá Hoà Chí Minh, Haûi Phoøng, Ñaø Naüng vaø Ñoàng baèng Soâng Cöûu Long, nay ñaõ ñeán luùc LSS ñöôïc ñaåy maïnh hoaït ñoäng, tröôùc tieân laø hoaït ñoäng huaán luyeän, ñaøo taïo cô baûn ñeå taïo nhaän thöùc cho caùc caáp laõnh ñaïo vaø quaûn lyù. Vôùi mong muoán giôùi thieäu, höôùng daãn vaø tö vaán cho caùc Doanh nghieäp vaø caùc Toå chöùc aùp duïng Lean, 6 Sigma vaø caùc phöông phaùp quaûn lyù vaø coâng cuï caûi tieán hieän ñaïi khaùc ñeå lieân tuïc naâng cao Naêng suaát Chaát löôïng vaø Naêng löïc caïnh tranh, baét ñaàu töø soá 5, beân caïnh caùc thoâng tin veà Lean 6 Sigma, Baûn tin seõ giôùi thieäu caùc phöông phaùp vaø coâng cuï caûi tieán lieân tuïc khaùc nhö Chuoãi cung öùng (Supply Chain), Giaûi phaùp Naêng suaát toaøn dieän TPS, Quaûn trò quan heä khaùch haøng (Customer Relationship Management), Quaûn trò ruûi ro (Risk Management), Kyõ naêng laõnh ñaïo (Leadership Skills), Quaûn lyù tri thöùc (Knowledge Management), Tö duy saùng taïo (TRIZ)... ñeå giuùp caùc toå chöùc, doanh nghieäp vaø caùc baïn quan taâm nghieân cöùu vaø khai thaùc. Laø keânh thoâng tin cuûa caùc Caâu laïc boä Lean 6 Sigma (Network) töø Haø Noäi ñeán TP.HCM, töø Haûi Phoøng, Ñaø Naüng ñeán Ñoàng baèng Soâng Cöûu Long, Baûn tin mong ñöôïc giôùi thieäu nhieàu hoaït ñoäng öùng duïng caùc phöông phaùp quaûn lyù vaø coâng cuï hieän ñaïi lieân tuïc caûi tieán cuûa Toång cuïc Tieâu chuaån Ño löôøng Chaát löôïng, caùc ñôn vò tröïc thuoäc Toång cuïc, caùc Chi cuïc TCÑLCL caùc tænh, thaønh phoá vaø caùc Doanh nghieäp, toå chöùc trong caû nöôùc. Baûn tin xin göûi ñeán Baïn ñoïc vaø nhöõng ngöôøi ham thích Lean 6 Sigma vaø caùc phöông phaùp vaø coâng cuï caûi tieán lieân tuïc khaùc lôøi caùm ôn veà söï hôïp taùc, söï hoã trôï veà tinh thaàn vaø vaät chaát vaø chuùc cho hoaït ñoäng caûi tieán lieân tuïc ñaâm choài naûy loäc. Cuøng Baïn ñoïc naêng suaát & caïnh tranh Naâng cao naêng suaát lao ñoäng thoâng qua 01 taùi cô caáu hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh LEAN 6 SIGMA TQM, LEAN hay 6 SIGMA? 07 Total Productive Maintenance The Maintenance Side of Lean 11 Pillars of TPM 12 Giaûi quyeát nhanh vaán ñeà theo 8 quy taéc/ 13 Eight Disciplines Quick Problem Solving QUAÛN LYÙ TRI THÖÙC Quaûn lyù tri thöùc: Knowledge Management 18 What Is Knowledge Management 20 ÑAØO TAÏO & TÖ VAÁN Ñaøo taïo vaø tö vaán naêng suaát chaát löôïng 24 - Höôùng tieáp caän môùi trong thôøi kyø suy thoaùi kinh teá Khoùa ñaøo taïo Lean 6 Sigma cho Laõnh ñaïo 25 Coâng ty Coå phaàn Taäp ñoaøn Kyõ ngheä 26 Goã Tröôøng Thaønh IGTC vaø LEANTEK toå chöùc Hoäi thaûo 27 IGTC: Giaûi phaùp hoã trôï kinh doanh troïn goùi 27 Coâng ty Coå phaàn Ñaøo taïo Deät May Quoác teá Leantek - choã döïa tin caäy cho 27 moïi doanh nghieäp Vieät Chöông trình ñaøo taïo Green Belts 28 tröïc tuyeán (online) cuûa APO Trung taâm naêng suaát Vieät Nam 28 Soá thaùng 2 naêm 200906 Huaán luyeän, nhaän thöùc & kyõ thuaät Lean 6 Sigma: Moät nhu caàu caáp baùch
- 3. Tuy nhieân, nghieân cöùu vaø aùp duïng phöông phaùp Taùi cô caáu quaù trình kinh doanh cho thaáy doanh nghieäp coù theå gia taêng ñaùng keå naêng suaát lao ñoäng. Thöïc teá ñaõ chöùng minh raèng chæ caàn thay ñoåi suy nghó/quan nieäm vaø 1 khoaûn ñaàu tö nhoû coù theå giuùp taêng hôn gaáp ñoâi naêng suaát lao ñoäng. 2 Taùi laäp coâng ty, Taùi cô caáu quaù trình saûn xuaát kinh doanh 4 - Tuyeân ngoân cuûa cuoäc caùch maïng trong kinh doanh, theo Michael Hammer vaø James Champy laø söï suy nghó laïi moät caùch cô baûn vaø thieát keá laïi moät caùch taän goác quaù trình hoaït ñoäng kinh doanh ñeå ñaït ñöôïc söï caûi tieán vöôït baäc ñoái vôùi caùc chæ tieâu coát yeáu nhö giaù caû, chaát löôïng, söï phuïc vuï vaø nhanh choùng. NAÊNG SUAÁT & CAÏNH TRANH Naêng suaát lao ñoäng - Chìa khoùa ñeå naâng cao söùc caïnh tranh cuûa doanh nghieäp Chuùng ta ñeàu bieát moät trong nhöõng yeáu toá quan troïng quyeát ñònh söï thaønh baïi, khaû naêng caïnh tranh cuûa moät toå chöùc, doanh nghieäp laø naêng suaát lao ñoäng. Tìm hieåu naêng suaát lao ñoäng cuûa caùc doanh nghieäp Vieät Nam, caùc coâng ty lieân doanh hoaït ñoäng taïi Vieät Nam vaø yù thöùc chaát löôïng, taùc phong laøm vieäc, kyû luaät cuûa ngöôøi lao ñoäng, taùc giaû Phan Thu Löông 1 coù vieát “Nhieàu doanh nghieäp Vieät Nam khoâng hieåu taïi sao naêng suaát lao ñoäng cuûa hoï laïi thaáp, chæ baèng 1/2 so vôùi caùc doanh nghieäp Nhaät vaø khoaûng 2/3 so vôùi doanh nghieäp cuûa Thailand maëc duø caùc thieát bò, coâng ngheä nhö nhau”. Thôøi baùo Kinh Teá Saøi Goøn soá 20-2006 ñöa tin “Hôn 120 doanh nghieäp tham döï cuoäc toïa ñaøm Laøm gì ñeå taùi cô caáu doanh nghieäp, do Thôøi baùo Saøi goøn Tieáp thò toå chöùc, ñeàu coù baên khoaên rieâng. Haàu nhö ai cuõng thaáy thöïc traïng quaûn trò ôû doanh nghieäp mình ñang coù vaán ñeà vaø ai cuõng ñang loay hoay ñi tìm lôøi giaûi cho caâu hoûi mình ñang bò beänh gì vaø laøm sao chöõa?”. 3 Quan troïng nhaát laø laøm sao ñeå naâng cao naêng suaát lao ñoäng? Chuùng ta thöôøng suy nghó muoán taêng naêng suaát lao ñoäng baét buoäc phaûi thay ñoåi thieát bò coâng ngheä, coù trang thieát bò hieän ñaïi hôn nhaèm ruùt ngaén thôøi gian caàn thieát ñeå laøm ra 1 saûn phaåm. Naâng cao naêng suaát lao ñoäng thoâng qua taùi cô caáu hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh Traàn Ngoïc Trung Coâng ty TNHH Phaùt trieån Naêng löïc Quoác teá (CBI) Hieäp hoäi doanh nghieäp ñaàu tö nöôùc ngoaøi (VAFIE) Naêng suaát lao ñoäng laø moät trong nhöõng yeáu toá quan troïng ñeå naâng cao khaû naêng caïnh tranh cuûa doanh nghieäp. Naâng cao naêng suaát lao ñoäng coù theå ñaït ñöôïc thoâng qua Taùi cô caáu hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh, taùi cô caáu doanh nghieäp. Thöïc teá cho thaáy Taùi cô caáu hoaït ñoäng coù theå aùp duïng ñöôïc cho caùc ñôn vò saûn xuaát, cung caáp dòch vuï vaø quaûn lyù haønh chính. Thöïc hieän thaønh coâng Taùi cô caáu ñoøi hoûi doanh nghieäp, ñôn vò phaûi thay ñoåi maïnh meõ nhaän thöùc, quan nieäm vaø neân taäp trung vaøo hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh tröôùc khi ñieàu chænh toå chöùc, nguoàn voán, nhaân söï. Anh Traàn Ngoïc Trung
- 4. NAÊNG SUAÁT CAÏNH TRANH Coù theå öùng duïng phöông phaùp Taùi cô caáu quaù trình saûn xuaát kinh doanh ñeå gia taêng ñaùng keå naêng suaát lao ñoäng, töùc laø giaûm thôøi gian caàn thieát ñeå saûn xuaát ra saûn phaåm (Lead time) vaø ñöa saûn phaåm tôùi tay khaùch haøng, giuùp caét giaûm chi phí saûn xuaát. Taùi cô caáu hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp - giaûi phaùp naâng cao naêng suaát lao ñoäng? Taùi cô caáu hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp - giaûi phaùp naâng cao naêng suaát lao ñoäng? Vieäc toå chöùc quy trình saûn xuaát chöa hôïp lyù môùi laø nguyeân nhaân quan troïng laøm cho naêng suaát thaáp. 2 Toyota Beán Thaønh laø moät trong nhöõng trung taâm dòch vuï baûo trì haøng ñaàu cuûa Toyota taïi Vieät Nam. Tröôùc ñaây, thôøi gian baûo trì ñònh kyø moät chieác xe Toyota ñaõ chaïy ñöôïc 40.000 ki-loâ-meùt taïi trung taâm naøy maát tôùi 240 phuùt. Keát quaû moät cuoäc thaêm doø yù kieán khaùch haøng cho thaáy, gaàn 90% chuû xe muoán chôø ngay taïi traïm ñeå nhaän laïi xe ngay sau khi baûo trì xong, vaø coù ñeán 67% noùi raèng hoï chæ muoán ngoài chôø khoaûng 60 phuùt. Ñeå thöïc hieän chöông trình caûi tieán nhaèm ruùt ngaén thôøi gian baûo trì, coâng ty cho quay phim laïi toaøn boä quy trình baûo trì moät chieác xe, keå töø luùc tieáp nhaän cho ñeán khi baøn giao xe cho khaùch. Hoï phaùt hieän trong 240 phuùt ñoù coù ñeán 70 phuùt laø thôøi gian cheát do nhöõng aùch taéc giöõa caùc coâng ñoaïn cuûa quy trình maø chuû yeáu laø chôø ñôïi ñeå giao vaø nhaän phuï tuøng. Thôøi gian baûo trì thöïc söï chæ coù 150 phuùt vaø phaàn Ñoà thò 1: Qui trình caáp phaùt vaät tö cho saûn xuaát taïi Coâng ty OHPT
- 5. NAÊNG SUAÁT CAÏNH TRANH coøn laïi laø thôøi gian cho caùc vieäc lieân quan nhö chuaån bò phuï tuøng tröôùc khi baûo trì, kieåm tra laïi sau khi hoaøn taát coâng vieäc, thuû tuïc baøn giao xe cho khaùch... Nhö vaäy, chæ caàn loaïi boû thôøi gian cheát, trung taâm ñaõ coù theå ruùt ngaén thôøi gian baûo trì moät chieác xe xuoáng coøn 170 phuùt. Ngoaøi ra, coâng ty coøn phaùt hieän nhöõng baát hôïp lyù trong caùch thöùc laøm vieäc, nhö vieäc saép xeáp duïng cuï vaø löïa choïn duïng cuï khoâng phuø hôïp, choã ñöùng cuûa coâng nhaân chöa toái öu neân maát nhieàu thôøi gian di chuyeån. Chæ rieâng söï di chuyeån thieáu hôïp lyù naøy ñaõ chieám hôn moät phaàn ba thôøi gian cuûa hoaït ñoäng baûo trì. Sau khi coá gaéng loaïi boû nhöõng baát hôïp lyù ôû treân, thôøi gian baûo trì moät chieác xe vaãn phaûi caàn 120 phuùt, nghóa laø vaãn coøn khoaûng caùch khaù xa so vôùi yeâu caàu cuûa khaùch haøng. Tieáp theo, coâng ty nghieân cöùu moät quy trình baûo trì môùi maø theo ñoù coâng nhaân coù theå hoã trôï cho nhau trong quaù trình laøm vieäc ñeå ruùt ngaén thôøi gian. Ngoaøi ra, coâng ty coøn trang bò theâm moät soá thieát bò chuyeân duøng vaø huaán luyeän coâng nhaân cho thuaàn thuïc vôùi quy trình môùi. Vieäc huaán luyeän ñoùng moät vai troø quan troïng trong vieäc naâng cao naêng suaát lao ñoäng. Sau khi ñöôïc huaán luyeän, coâng nhaân chæ maát 45-50 phuùt laø baûo trì xong moät chieác xe, trong khi tröôùc ñaây laø 75 phuùt. Ñoái vôùi moät cô sôû saûn xuaát coâng nghieäp, vaán ñeà quy hoaïch maët baèng trong nhaø xöôûng coù yù nghóa quan troïng. Neáu quy hoaïch, boá trí caùc maùy moùc thieát bò phuø hôïp seõ giuùp taêng hieäu suaát coâng vieäc cuûa coâng nhaân, ruùt ngaén thôøi gian ôû khaâu vaän chuyeån nguyeân lieäu töø kho vaøo daây chuyeàn saûn xuaát vaø ñöa thaønh phaåm töø xöôûng saûn xuaát vaøo kho. Kinh nghieäm cuûa Toyota Beán Thaønh cho thaáy, nhöõng trang thieát bò môùi chæ ñoùng goùp phaàn nhoû trong vieäc ruùt ngaén thôøi gian baûo trì oâ toâ töø 240 phuùt xuoáng coøn 60 phuùt. Phaàn quan troïng nhaát chính laø ôû quy trình laøm vieäc chöa hôïp lyù neân coâng nhaân phaûi maát nhieàu thôøi gian di chuyeån, chôø ñôïi vaø hieäu suaát coâng vieäc khoâng cao. Trong chöông trình caûi tieán ñeå ruùt ngaén thôøi gian baûo trì oâ toâ, Coâng ty chæ phaûi ñaàu tö theâm 10.000 ñoâ-la Myõ ñeå mua moät soá thieát bò chuyeân duïng, nhö xe chöùa duïng cuï, xe chöùa daàu thaûi, boä duïng cuï cung caáp nöôùc laøm maùt, caùc duïng cuï baûo trì coøn laïi chaúng khaùc gì so vôùi caùc trung taâm baûo trì oâ toâ khaùc. Vieäc caûi tieán khoâng chæ laøm haøi loøng khaùch haøng maø coøn mang laïi lôïi ích to lôùn cho doanh nghieäp. Tröôùc ñaây, bình quaân trong moät ngaøy, moãi ñieåm baûo trì cuûa Toyota Beán Thaønh chæ baûo trì ñöôïc 6,4 xe, nhöng nay coù theå laøm tôùi 16 xe. Ví duï thöù 2: Taïo ra nhöõng vectô caùc noã löïc cuøng chieàu trong toaøn doanh nghieäp ñeå phuïc vuï khaùch haøng toát hôn. 5 Ngaøy nay, ñeå giöõ chaân vaø coù nhieàu khaùch haøng trung thaønh, caùc doanh nghieäp ñaõ yù thöùc ñöôïc taàm quan troïng cuûa coâng taùc tieáp thò, marketing, quan heä vaø phuïc vuï/dòch vuï sau baùn haøng. Nhieàu doanh nghieäp coi phoøng thò tröôøng, caùc nhaân vieân baùn haøng laø nhöõng ngöôøi ôû “tuyeán tröôùc” tieáp xuùc tröïc tieáp vaø thu löôïm ñöôïc chính xaùc nhöõng yù töôûng, yeâu caàu cuûa khaùch haøng. Caùc ñôn vò, phoøng ban, nhaân vieân khoái saûn xuaát ñöôïc coi laø “tuyeán sau”. Tuyeán sau coù nhieäm vuï phuïc vuï, ñaùp öùng taát caû caùc yeâu caàu cuûa tuyeán tröôùc veà chaát löôïng, soá löôïng, giaù thaønh vaø thôøi gian giao saûn phaåm nhaèm cuøng höôùng tôùi phuïc vuï khaùch haøng. Theo chuû tröông ñoù cung caáp vaät tö ñaày ñuû, kòp thôøi, coù chaát löôïng, chi phí thaáp nhaát, ñaùp öùng ñuùng yeâu caàu cuûa khoái saûn xuaát laø nhu caàu quan troïng cho caùc doanh nghieäp. Thöïc teá cho thaáy chuùng ta thöôøng quan nieäm vaø qui ñònh : Khi boä phaän saûn xuaát caàn vaät tö thì hoï töï cöû ngöôøi ñi lónh töø kho ñeå söû duïng. Boä phaän vaät tö, thuû kho chæ quaûn lyù, chòu traùch nhieäm veà vaät tö tôùi cöûa kho cuûa doanh nghieäp. Nay, ñeå taïo ra taäp hôïp caùc vectô - caùc noã löïc trong toaøn Ñoà thò 2: Theo doõi naâng cao coâng suaát cuûa thieát bò, giaûm thôøi gian caàn ñeå saûn xuaát saûn phaåm
- 6. NAÊNG SUAÁT CAÏNH TRANH doanh nghieäp cuøng höôùng tôùi phuïc vuï khaùch haøng, lieäu chuùng ta coù theå chaáp nhaän, thay ñoåi qui ñònh ôû treân thaønh : Khi khoái saûn xuaát caàn vaät tö, phoøng vaät tö vaø caùc caùn boä, thuû kho lieân quan seõ tìm hieåu vaø caáp phaùt theo ñuùng yeâu caàu, ñeán taän nôi saûn xuaát? theo ñuùng yeâu caàu, ñeán taän nôi saûn xuaát? thôøi gian saûn xuaát laø döï aùn cuûa moät nhoùm Chaát löôïng thuoäc Coâng ty TNHH ñeøn hình ORION HANEL. 5 Trong thôøi gian 6 thaùng, nhoùm caûi tieán ñaõ nghieân cöùu toaøn boä qui trình, caùc böôùc, thôøi gian caàn thieát ñeå thöïc hieän caáp phaùt vaät tö hieän coù, nhu caàu/taàn xuaát yeâu caàu vaät tö thöïc teá taïi töøng boä phaän treân daây chuyeàn saûn xuaát vaø tìm bieän phaùp ñeå goäp hoaëc caét bôùt, boå sung vaø hoaøn thieän qui trình naøy. Qui trình caáp phaùt môùi ñaõ ñöôïc aùp duïng thöû, ruùt kinh nghieäm vaø ban haønh laïi, aùp duïng ñaïi traø cho caùc keát quaû raát khaû quan (xem ñoà thò 1). Cuï theå: Tröôùc khi thöïc hieän döï aùn: Tröôùc khi thöïc hieän döï aùn: Tröôùc khi thöïc hieän döï aùn: tôùi vaät tö. - Löôïng toàn kho vaät tö taïi caùc coâng ñoaïn nhieàu, khoâng hôïp lyù gaây khoù khaên cho vieäc theo doõi, kieåm soaùt vaø ñaët haøng cuûa phoøng Quaûn lyù saûn xuaát cho caùc nhaø cung caáp, vaø - Naêng löïc cuûa thuû kho raát haïn cheá. Sau khi thöïc hieän caûi tieán: - Thuû kho vaø ngöôøi phuï traùch vaät tö taïi töøng coâng ñoaïn saûn xuaát thöôøng xuyeân coù söï trao ñoåi thoâng tin 2 chieàu - Thuû kho ñöôïc ñaøo taïo naâng cao naêng löïc vaø töï giao nguyeân vaät lieäu tôùi töøng coâng ñoaïn saûn xuaát - Tieát kieäm thôøi gian cho töøng coâng ñoaïn, giuùp hoï chæ taäp trung vaøo saûn xuaát. - Kieåm soaùt chaët cheõ ñöôïc löôïng toàn kho taïi töøng coâng ñoaïn vaø - Giuùp Coâng ty ñaët haøng vaø caáp phaùt hôïp lyù. Qui trình caáp phaùt vaät tö cuõ coù 7 böôùc, söû duïng 180 phuùt ñeå thöïc hieän, nay ñaõ caûi tieán thaønh qui trình coù 3 böôùc, caàn 90 phuùt thöïc hieän. Döï aùn giuùp tieát kieäm 1,5 h haøng ngaøy ñeå cung caáp vaät tö vaø giaûm 9,8 % giaù trò toàn kho vaät tö. Ví duï thöù 3: Lieäu coù theå vöôït coâng suaát thieát keá cuûa thieát bò - giôùi haïn cuûa nhaø cheá taïo? Lieäu coù theå vöôït coâng suaát thieát keá cuûa thieát bò - giôùi haïn cuûa nhaø cheá taïo? seõ haïn cheá caùc saùng taïo cuûa doanh nghieäp cuõng nhö ngöôøi lao ñoäng6. Vôùi phöông chaâm : “Baèng thieát bò, coâng ngheä khoâng môùi nhöng vôùi trí tueä, söï saùng taïo cuûa ngöôøi Vieät coù theå giuùp saûn xuaát ra saûn phaåm coù chaát löôïng cao, ñaùp öùng yeâu caàu xuaát khaåu”. Coâng ty TNHH ñeøn hình ORION HANEL ñaõ söû duïng caùc nhoùm chaát löôïng, nhoùm quaûn lyù thieát bò (Total Productive Maintenance - TPM) ñeå theo doõi chaët cheõ toaøn boä quaù trình saûn xuaát, thôøi gian saûn xuaát saûn phaåm - Leadtime, caûi tieán coâng cuï, thieát bò, döôõng vaø gaù ñaõ naâng coâng suaát thieát bò leân 1,38 laàn so vôùi coâng suaát thieát keá vaø giaûm thôøi gian caàn thieát ñeå laøm ra 1 saûn phaåm (15 phuùt). Tuy nhieân döï aùn naøy caàn thôøi gian daøi vaø kieân trì caûi tieán toaøn boä hoaït ñoäng toå chöùc vaø quaûn lyù saûn xuaát cuûa Coâng ty (Xem ñoà thò 2). Ví duï thöù 4: Taùi cô caáu hoaït ñoäng cuûa caùc ñôn vò dòch vuï. Theo Michael Hammer 4 taùi cô caáu hoaït ñoäng khoâng nhöõng coù theå thöïc hieän taïi caùc cô quan, ñôn vò hoaït ñoäng trong lónh vöïc saûn xuaát maø coøn coù theå aùp duïng cho caùc ñôn vò hoaït ñoäng trong khoái dòch vuï nhö ngaân haøng, beänh vieän, tröôøng hoïc vaø caû caùc cô quan quaûn lyù nhaø nöôùc. Ñeå thöïc hieän taùi cô caáu moät cô quan nhaø nöôùc nhaèm naâng cao chaát löôïng caùc dòch vuï coâng, hieäu quaû hoaït ñoäng quaûn lyù nhaø nöôùc, Sôû Keá hoaïch vaø Ñaàu tö cuûa 1 tænh ñaõ ñöôïc choïn vaø söû duïng phöông phaùp tieâu chuaån hoùa, minh baïch hoùa toaøn boä quaù trình hoaït ñoäng, phaân coâng traùch nhieäm roõ raøng vaø theo doõi chaët cheõ, caûi tieán caùc chæ soá quan troïng (Key Perfomance Indicator - KPI) nhö thôøi gian thöïc hieän töøng dòch vuï/yeâu caàu, chi phí vaø nhaân löïc ñeå thöïc hieän, phaûn hoài cuûa khaùch haøng. 7 Sau 15 thaùng trieån khai, nhoùm caùc caùn boä quaûn lyù cuûa Sôû ñaõ tieâu chuaån hoaù laïi toaøn boä quaù trình hoaït ñoäng vaø taïo thaønh Heä thoáng quaûn lyù coù chaát löôïng, saùt thöïc tieãn vaø ñaõ giuùp laõnh ñaïo Sôû kieåm soaùt chaët cheõ toaøn boä quaù trình hoaït ñoäng/dòch vuï, ñoàng thôøi giaûm thieåu vaø tieát kieäm nhieàu thôøi gian xem xeùt tính hôïp leä cuûa hoà sô cuõng nhö nghieân cöùu ñeå giaûi quyeát caùc yeâu caàu cuûa doanh nghieäp, khaùch haøng (xem baûng 1 vaø ñoà thò 3). Cuï theå: Bình quaân khoaûng 52%. - Ñaõ giuùp cô quan kieåm soaùt toát chaát löôïng hoaït ñoäng/ dòch vuï trong khi soá löôïng yeâu caàu ñaàu vaøo caàn giaûi quyeát taêng 60 %, nhöng chi phí haàu nhö ít thay ñoåi, soá löôïng caùn boä coâng chöùc taêng ít (khoaûng 10 %), khieáu naïi cuûa khaùch haøng giaûm.
- 7. NAÊNG SUAÁT CAÏNH TRANH - Chaát löôïng dòch vuï coâng ñaûm baûo, yù thöùc cuûa caùn boä coâng chöùc ñöôïc naâng leân, goùp phaàn taïo ra moâi tröôøng kinh doanh caïnh tranh laønh maïnh, thoâng thoaùng, giuùp caùc doanh nghieäp hoaït ñoäng toát treân ñòa baøn cuûa tænh. Vì vaäy chæ soá caïnh tranh - CPI cuûa tænh ñaõ ñöôïc ñaùnh giaù cao, taêng töø 62/64 thaønh 15/64. Baøi hoïc kinh nghieäm töø quaù trình Taùi cô caáu hoaït ñoäng cuûa toå chöùc, doanh nghieäp: Baøi hoïc kinh nghieäm töø quaù trình Taùi cô caáu hoaït ñoäng cuûa toå chöùc, doanh nghieäp: ñoäng - chìa khoaù ñeå naâng cao naêng löïc caïnh tranh cuûa toå chöùc, doanh nghieäp. Taïi Vieät Nam ñaõ coù raát nhieàu doanh nghieäp thöïc hieän taùi cô caáu, taäp trung vaøo caùc lónh vöïc khaùc nhau, ví duï: Taïi Vieät Nam ñaõ coù raát nhieàu doanh nghieäp thöïc hieän taùi cô caáu, taäp trung vaøo caùc lónh vöïc khaùc nhau, ví duï: doanh nghieäp ñeå môû roäng thò tröôøng, cuøng khai thaùc khaùch haøng cuûa nhau hay söû duïng chung moät boä phaän vaên phoøng...). - Thay ñoåi, luaân chuyeån nhaân söï quaûn lyù cao caáp, hoaëc ñöa nhöõng caùn boä treû, coù naêng löïc hôn vaøo caùc ví trí quan troïng ñeå ñoåi môùi khoâng khí hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp, tìm ra nhöõng yù töôûng môùi, - Thay ñoåi cô caáu voán chuû sôû höõu thoâng qua caùc giaûi phaùp coå phaàn hoùa, keâu goïi ñoùng goùp voán, taïo ra caùc coå ñoâng chieán löôïc, naâng cao yù thöùc traùch nhieäm cuûa ngöôøi lao ñoäng, - Thay ñoåi cô caáu thò truôøng, cô caáu saûn phaåm nhö löïa choïn, taäp trung vaøo caùc thò tröôøng, khaùch haøng troïng ñieåm hay löïa choïn moät vaøi saûn phaåm coù tính caïnh tranh cao ñeå taäp trung nguoàn löïc, phaùt huy theá maïnh cuûa doanh nghieäp... Saûn phaåm coù tính caïnh tranh cao ñeå taäp trung nguoàn löïc, phaùt huy theá maïnh cuûa doanh nghieäp... ñoàng boä hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuûa ñôn vò. Caùc ví duï minh hoaï treân cho thaáy doanh nghieäp, toå chöùc neân taäp trung tröôùc tieân vaøo quaù trình toå chöùc saûn xuaát kinh doanh cuûa mình (töø khi mua nguyeân vaät lieäu tôùi luùc giao saûn phaåm cho khaùch haøng), haõy nhaém tôùi naâng cao chaát löôïng saûn phaåm, ruùt ngaén thôøi gian traû lôøi/phaûn hoài caùc yeâu caàu cuûa khaùch haøng hoaëc caét giaûm moïi laõng phí ñeå giaûm chi phí hoaëc gia taêng naêng suaát lao ñoäng. Caên cöù vaøo nhöõng thay ñoåi, ñoøi hoûi phaùt sinh khi taùi cô caáu hoaït ñoäng, tieáp theo, doanh nghieäp môùi neân tieán haønh saép xeáp laïi toå chöùc, cô caáu laïi nhaân söï hay nguoàn voán... khi thöïc söï coù nhu caàu. Nghieäm nhaèm thöïc hieän thaønh coâng taùi cô caáu quaù trình saûn xuaát kinh doanh vaø naâng cao naêng suaát lao ñoäng taïi doanh nghieäp: - Haõy thaùch thöùc quan nieäm/ suy nghó cuûa baïn vaø doanh nghieäp/ ñôn vò baïn? Quan nieäm saùng taïo, hôïp lyù, thöôøng xuyeân thay ñoåi vaø boå sung laø tieàn ñeà cho quaù trình taùi cô caáu thaønh coâng. Nhieàu doanh nghieäp coù beà daøy kinh nghieäm, töøng ñaït Baûng 1: Thoáng keâ thôøi gian tieát kieäm khi giaûi quyeát coâng vieäc taïi Sôû KHÑT (thaùng 10.2006 - 3.2007) Ñoà thò 3: Söï taêng tröôûng caùc yeâu caàu caàn giaûi quyeát vaø chi phí taïi Sôû KHÑT (thaùng 10.2006 - 8.2007)
- 8. NAÊNG SUAÁT CAÏNH TRANH nhieàu thaønh tích trong thôøi gian daøi, coù theå ñaõ ñöôïc toân vinh laø nhöõng “anh caû” hay “doanh nghieäp ñaàu ñaøn” trong ngaønh coâng nghieäp hieän haønh thöôøng coù suy nghó raát cöùng. Beà daøy kinh nghieäm khoâng cho pheùp hoï deã daøng chaáp nhaän nhöõng ñoåi môùi, ñaëc bieät trong suy nghó, quan nieäm cuõng nhö phöông phaùp ñieàu haønh. Hoï ít khi chaáp nhaän nhöõng yù töôûng thöû nghieäm vì vöøa maát thôøi gian, vöøa khoù chöùng minh baèng caùc lyù thuyeát quaûn trò ñaõ ñöôïc giaûng daïy trong caùc tröôøng ñaïi hoïc vaø laïi vöøa ruûi ro cho vò trí laõnh ñaïo cuûa hoï. Do vaäy neáu coù tham gia, hoï seõ raát deø daët, caån troïng vaø chæ chaáp nhaän ñöa ra caùc muïc tieâu vöøa phaûi ñeå phaán ñaáu. - Taùi cô caáu laø moät quaù trình phöùc taïp, maát nhieàu thôøi gian neân ñoøi hoûi phaûi coù cam keát maïnh meõ cuûa laõnh ñaïo vaø toaøn theå caùn boä coâng nhaân vieân, ñuû thôøi gian vaø caàn ñöôïc chuaån bò chu ñaùo. Caùc quaù trình saûn xuaát kinh doanh thöôøng bao goàm nhieàu böôùc hoaït ñoäng, keát noái nhieàu phoøng ban, ñôn vò, caù nhaân. Do vaäy, tröôùc khi taùi cô caáu caùc chöùc naêng, phoøng ban, laõnh ñaïo cuõng nhö caùn boä quaûn lyù, nhaân vieân lieân quan phaûi ñöôïc nghieân cöùu kyõ veà lyù thuyeát cuõng nhö thoáng nhaát muïc tieâu, phöông phaùp taùi cô caáu, döï kieán caùc keát quaû cuõng nhö taùc ñoäng, coù theå, tôùi coâng vieäc haøng ngaøy cuûa doanh nghieäp, caù nhaân. Hoï phaûi ñöôïc chuaån bò kyõ, thoâng qua nhieàu khoaù ñaøo taïo hay hoäi thaûo chia seû kinh nghieäm, caû veà nhöõng kyõ naêng, thay ñoåi caàn thieát, coù theå, dieãn ra trong vaø sau khi taùi cô caáu. Cam keát vaø uûng hoä, tham gia thaät söï, tröïc tieáp vaø thoâng tin ñöôïc caäp nhaät kòp thôøi laø chìa khoaù quan troïng cho söï thaønh coâng cuûa caùc döï aùn taùi cô caáu doanh nghieäp. Doanh nghieäp, ñôn vò neân söû duïng phöông phaùp laøm vieäc theo nhoùm ñeå thöïc hieän taùi cô caáu, giaûi quyeát caùc yeâu caàu, vaán ñeà phaùt sinh moät caùch khoa hoïc, daân chuû vaø saùng taïo. - Haõy baét ñaàu baèng nhöõng quaù trình hoaït ñoäng nhoû, taïi töøng boä phaän vôùi caùc muïc tieâu roõ raøng roài phaùt trieån ra toaøn boä ñôn vò Quaù trình taùi cô caáu coù theå ñöôïc baét ñaàu töø nhöõng coâng vieäc, 1. Phan Thu Löông, “YÙ thöùc chaát löôïng, taùc phong coâng nghieäp ngöôøi lao ñoäng - Chìa khoùa ñeå xaây döïng naêng löïc caïnh tranh coát loõi cho doanh nghieäp”, Hoäi thaûo khoa hoïc quoác teá Nhöõng vaán ñeà cô baûn veà quaûn trò kinh doanh vaø thöông maïi trong boái caûnh coâng ngheä thoâng tin vaø kinh teá tri thöùc, Tröôøng Ñaïi hoïc Thöông maïi vaø Tröôøng Ñaïi hoïc Shute, trang 455, thaùng 8.2006 2. Hoaøng Ly, “Coù theå taêng naêng suaát maø khoâng ñaàu tö”, Thôøi baùo kinh teá Saøi goøn, soá 22 - 2004 3. Leâ Uy Linh, “Soå tay quaûn trò tìm thuoác”, Thôøi baùo kinh teá Saøi goøn, soá 20 - 2006 4. Michael Hammer vaø James Champy, “Taùi laäp coâng ty - Tuyeân ngoân cuûa cuoäc caùch maïng trong kinh doanh”, Nhaø xuaát baûn Treû, Thôøi baùo kinh teá Saøi goøn, 2006 5. Hoaøng Thaùi Haø, Nguyeãn Ñaêng Cöôøng, Cao Thaønh Long, “Caûi tieán qui trình caáp phaùt vaät tö cho coâng ñoaïn saûn xuaát”, nhoùm chaát löôïng PC-01, Chuyeân san hoaït ñoäng nhoùm ORION HANEL, trang 48, 2002 6. Phan Thu Löông, Ñaëng Minh Tuaán, Traàn Ngoïc Trung, “Laøm theá naøo ñeå hoaït ñoäng nhoùm trôû thaønh moät neùt vaên hoùa cuûa coâng ty (1996 - 2003)”, Hoäi thaûo Ñoäng vieân khuyeán khích ngöôøi lao ñoäng ñoùng goùp saùng kieán, caûi tieán hieäu quaû hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp, Hieäp hoäi doanh nghieäp ñaàu tö nöôùc ngoaøi, thaùng 8. 2007 7. Traàn Ngoïc Trung, Phan Thu Löông, Traàn Töôøng Laân, Nguyeãn Vaên Töù, “Baùo caùo keát quaû döï aùn Naâng cao chaát löôïng, hieäu löïc, hieäu quaû quaûn lyù Sôû KHÑT Haø taây thoâng qua xaây döïng vaø aùp duïng Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng theo tieâu chuaån quoác teá ISO 9001:2000”, thaùng 10.2007 hoaït ñoäng ñôn giaûn, hay phaïm vi nhoû, deã kieåm soaùt, vò duï quaù trình baùn haøng vaø thu tieàn, quaù trình cung caáp vaät tö vaø quaûn lyù toàn kho, quaûn lyù söûa chöõa vaø baûo döôõng thieát bò, quaù trình taïm öùng vaø thanh toaùn... Khi coù ñöôïc nhöõng keát quaû ban ñaàu khaû quan, thaønh thaïo daàn vôùi phöông phaùp taùi cô caáu, doanh nghieäp coù theå môû roäng ra, thöïc hieän taùi cô caáu cho hoaït ñoäng cuûa 1 chi nhaùnh, ñôn vò, cho 1 thò tröôøng, cho 1 khoái khaùch haøng, cho toaøn boä quaù trình cung caáp nguyeân vaät lieäu... hay xem xeùt toaøn boä chuoãi giaù trò cuûa mình. Keát luaän: Naêng suaát lao ñoäng laø moät trong nhöõng yeáu toá quan troïng ñeå naâng cao khaû naêng caïnh tranh cuûa doanh nghieäp/ñôn vò. Naâng cao naêng suaát lao ñoäng coù theå ñaït ñöôïc thoâng qua phöông phaùp Taùi cô caáu hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh, taùi cô caáu doanh nghieäp/ ñôn vò. Thöïc teá cho thaáy Taùi cô caáu quaù trình saûn xuaát kinh doanh ñoøi hoûi doanh nghieäp/ñôn vò phaûi thay ñoåi maïnh meõ nhaän thöùc, quan nieäm cuûa mình vaø neân taäp trung vaøo quaù trình saûn xuaát kinh doanh tröôùc khi ñieàu chænh toå chöùc, nguoàn voán, nhaân söï. q Taøi lieäu tham khaûo:
- 9. LEAN 6 SIGMA Ngaøy nay, ñaëc bieät laø trong ñieàu kieän khuûng hoaûng kinh teá aûnh höôûng ñeán Vieät Nam, ai cuõng bieát laø muoán soáng coøn, baát kyø toå chöùc naøo cuõng phaûi laøm aên coù chaát löôïng. Muoán coù chaát löôïng saûn phaåm laâu beàn chuùng ta phaûi xaây döïng moät heä thoáng chaát löôïng vaø luùc naøo cuõng phaûi caûi tieán noù. Ban laõnh ñaïo moät toå chöùc phaûi cam keát thöïc hieän vieäc quaûn lyù chaát löôïng trong toå chöùc cuûa mình. Trong cam keát , laõnh ñaïo phaûi traû lôøi caùc caâu hoûi nhö sau: 1. Toå chöùc öôùc mô seõ ñaït nhöõng gì? 2. Duøng caùch tieáp caän gì ñeå ñaït ñöôïc öôùc mô ñoù? 3. Hoaït ñoäng cuï theå naøo ñeå thöïc hieän ñöôïc öôùc mô ñoù? 4. Laõnh ñaïo phaûi duøng hoaït ñoäng vaät chaát naøo ñeå ñaûm baûo laø thuoäc caáp mình seõ chia seû traùch nhieäm vaø tham gia vaøo cuoäc chôi? 5. Laõnh ñaïo theo doõi vaø ñaùnh giaù keát quaû quaûn lyù nhö theá naøo vaø ñònh xem caùc muïc tieâu ñaõ cam keát coù ñöôïc thöïc hieän khoâng? Nhaèm traû lôøi cho hai caâu hoøi 2 vaø 3, laõnh ñaïo phaûi xaùc ñònh xem mình neân aùp duïng moät heä thoáng chaát löôïng naøo? Tröôùc nhieàu heä thoáng chaát löôïng saün coù hieän nay nhö : ISO 9001, Giaûi thöôûng Chaát löôïng Quoác gia, TQM, Lean,6 Sigma,Lean-6 Sigma ta neân choïn caùi naøo, ñoù cuõng laø moät quyeát ñònh chieán löôïc cuûa ban laõnh ñaïo moät toå chöùc . Nhaèm goùp phaàn giaûi quyeát khoù khaên ban ñaàu noùi treân, chuùng toâi xin giôùi thieäu sô löôïc lòch söû, yù nghóa, yeâu caàu vaø noäi dung cuûa ba heä thoáng chaát löôïng TQM, Saûn xuaát Lean, 6 Sigma vaø Lean-6 Sigma. Vì TQM, LEAN hay 6 SIGMA? noäi dung coù haïn neân ñoái vôùi hai heä thoáng ñaàu, voán ñaõ ñöôïc nhieàu nôi baøn ñeán, chuùng toâi xin ñöôïc khoâng ñeà caäp ñeán trong baøi naøy. I. Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng TQM Trong nhöõng naêm 1920, Coâng ty Bell Telephone ôû Myõ, caùc kyõ sö George Edwards, Harold Dodge vaø Walter Shewhart laø nhöõng ngöôøi tieân phong trong vieäc aùp duïng thoáng keâ trong kieåm soaùt chaát löôïng, caùch naøy ñöôïc goïi laø baûo ñaûm chaát löôïng. Gaàn 50 naêm sau töø caùch duøng bieän phaùp kyõ thuaät ñeå kieåm soaùt ngöôøi ta chuyeån daàn sang bieän phaùp quaûn lyù. Trong thaäp nieân 1970, A.V. Feigenbaum ñöa khaùi nieäm TQM (Total Quality Management töùc Quaûn lyù Chaát löôïng Toaøn dieän) vaøo, phaûn aùnh moät söï cam keát gaén söùc thöïc hieän cuûa laõnh ñaïo laãn caùc nhaân vieân trong toaøn toå chöùc nhaèm caûi tieán chaát löôïng. Qua Edwards Deming, ngöôøi Nhaät sau ñoù chaáp nhaän khaùi nieäm naøy vaø goïi laø Quaûn lyù Chaát löôïng Toaøn coâng ty, maëc duø khi aùp duïng hoï coù thay ñoåi chöõ Toaøn dieän ra thaønh Toaøn coâng ty nhöng khaùi nieäm vaãn nhö nhau, nghóa laø döôùi söï chæ ñaïo cuûa ban laõnh ñaïo, moïi nhaân vieân thuoäc moïi caáp baäc ñeàu coù traùch nhieäm ñoái vôùi chaát löôïng. Hôn nöõa, caûi tieán chaát löôïng laø moät quaù trình lieân tuïc, laøm phaùt sinh ra thuaät ngöõ Caûi tieán khoâng ngöøng. Caùc nguyeân taéc cuûa TQM: 1. Khaùch haøng xaùc ñònh chaát löôïng, vaø nhu caàu khaùch haøng laø toái thöôïng. 2. Ban laõnh ñaïo phaûi coù söï chæ ñaïo veà chaát löôïng. 3. Chaát löôïng laø chieán löôïc, laø tieâu ñieåm haøng ñaàu trong hoaïch ñònh chieán löôïc. 4. Chaát löôïng laø traùch nhieäm cuûa taát caû nhaân vieân thuoäc moïi caáp baäc trong toå chöùc. 5. Moïi chöùc naêng cuûa coâng ty phaûi taäp trung vaøo caûi tieán chaát löôïng lieân tuïc nhaèm ñaït caùc muïc ñích chieán löôïc. 6. Nhöõng vaán ñeà thuoäc veà chaát löôïng phaûi ñöôïc giaûi quyeát qua söï hôïp taùc cuûa caùc nhaân vieân coù lieân quan vôùi ban laõnh ñaïo. 7. Giaûi quyeát vaán ñeà vaø caûi tieán chaát löôïng lieân tuïc ñöôïc döïa vaøo vieäc söû duïng caùc phöông phaùp kieåm soaùt chaát löôïng baèng thoáng keâ. 8. Giaùo duïc vaø ñaøo taïo toaøn theå nhaân vieân laø cô sôû cuûa caûi tieán chaát löôïng lieân tuïc. Moät soá coâng cuï thöôøng duøng trong TQM goàm coù: 1. 5S 2. Nhoùm Chaát löôïng 3. Baûy coâng cuï cô baûn: a) Phieáu kieåm soaùt b) Caùc loaïi ñoà thò c) Bieåu ñoà nhaân quaû d) Bieåu ñoà Pareto e) Bieåu ñoà coät f) Bieåu ñoà kieåm soaùt Tieán só Ñaëng Minh Trang
- 10. LEAN 6 SIGMA g) Bieåu ñoà phaân taùn 4. Baûy coâng cuï môùi: a) Bieåu ñoà töông ñoàng, b) Bieåu ñoà quan heä c) Bieåu ñoà caây d) Bieåu ñoà ma traän e) Bieåu ñoà muõi teân f) Bieåu ñoà PDPC g) Bieåu ñoà phaân tích döõ lieäu theo ma traän. 5. Baûn ñoà quaù trình 6. Caùc chæ soá thöïc hieän quaù trình 7. Trieån khai Chöùc naêng Chaát löôïng (QFD) 8. Chuaån ñoái saùnh 9. Bieåu ñoà buùn 10. Caùc bieåu ñoà kieåm soaùt thoáng keâ (SPC) Haïn cheá cuûa TQM: Sau 1990 daàn daàn ngöôøi ta thaáy coù nhieàu vaán ñeà môùi phaùt sinh maø TQM khoâng giaûi quyeát ñöôïc, nhö toác ñoä caûi tieán coøn chaäm khoâng ñaùp öùng ñöôïc yeâu caàu ngaøy caøng ña daïng cuûa khaùch haøng laø saûn phaåm phaûi coù nhieàu chuûng loaïi, maãu maõ thay ñoåi lieân tuïc, saûn phaåm phaûi vöøa toát, ñoäc ñaùo laïi vöøa reû, thôøi gian caáp haøng thaät nhanh. Ñeå ñaùp öùng yeâu caàu naøy, ngöôøi ta thaáy caàn coù moät cuoäc caùch maïng trong kinh doanh chöù khoâng theå tieán hoùa töø töø ñöôïc nöõa. Tuy nhieân nhöõng coâng cuï quaûn lyù chaát löôïng cuûa heä thoáng TQM vaãn coøn ñöôïc aùp duïng, ñoàng thôøi ngöôøi ta coøn tìm toøi nhieàu phöông phaùp khaùc nhaèm ñaùp öùng caûi tieán chaát löôïng nhanh hôn nöõa. II. Saûn xuaát Lean (Saûn xuaát tinh goïn) Ta coù theå coi Saûn xuaát Lean laø moät cuoäc caùch maïng trong saûn xuaát do coâng ty Toyota ñeà xuaát vaøo nhöõng naêm 1990 nhaèm thay theá cho heä thoáng saûn xuaát khoái löôïng lôùn. Muïc ñích cuûa Saûn xuaát Lean nhaèm loaïi boû laõng phí trong töøng khu vöïc saûn xuaát nhö thieát keá saûn phaåm, quaûn lyù saûn xuaát, toàn kho, maïng löôùi caùc nhaø cung caáp, quan heä vôùi khaùch haøng vaø v.v… Caùc nguyeân taéc cô baûn trong saûn xuaát Lean goàm coù: 1. Loaïi tröø laõng phí 2. Khoâng coù thôøi gian chôø ñôïi 3. Khoâng coù toàn kho 4. Tieán ñoä giao nguyeân vaät lieäu ñuùng luùc 5. Giaûm kích côõ loâ haøng 6. Caân baèng ñöôøng daây 7. Coù thôøi gian chu kyø ngaén 8. Thôøi gian chuyeån loaït nhanh 9. Laøm theo ñôn haøng 10. Saûn xuaát töøng chieác 11. Quaù trình coù möùc ñoä linh ñoäng vaø ñaùp öùng cao 12. Maùy moùc thieát bò coù ñoä linh ñoäng cao 13. Doøng chaûy theo oâ coâng vieäc 14. Laép ñaët maùy moùc, thieát bò, duïng cuï vaø con ngöôøi coù theå hoã trôï laãn nhau 15. Khoâng gian ñöôïc doàn laïi 16. Nhaân vieân ña naêng 17. Phaân quyeàn cho nhaân vieân 18. Laøm toát ngay töø ñaàu 19. Maùy moùc coù ñoä tin caäy cao 20. Khaû naêng quaù trình cao 21. Doøng chaûy lieân tuïc 22. Doøng vaät tö cung caáp cho töøng saûn phaåm moät 23. Yeâu caàu toàn kho ít trong suoát quaù trình saûn xuaát: töø nguyeân vaät lieäu, haøng ñang laøm cho ñeán thaønh phaåm. 24. Giaûm hö hoûng 25. Giaûm thôøi gian giao haøng 26. Kieåm chöùng sai laàm (Poka- yoke) 27. Kho taïi ñieåm söû duïng Keát quaû thöïc teá ñaõ cho thaáy: 1. Maët baèng saûn xuaát treân moãi maùy trung bình giaûm 45% 2. Pheá phaåm coù theå giaûm ñeán 90% 3. Chu kyø saûn xuaát giaûm töø 16 tuaàn xuoáng coøn 5-6 ngaøy 4. Thôøi gian giao haøng giaûm töø 4-20 tuaàn xuoáng coøn 1-4 tuaàn 5. Caùc coâng cuï cô baûn cuûa Saûn xuaát Lean: 1. Trieån khai chính saùch 2. Laøm vieäc theo nhoùm 3. Xí nghieäp hieån thò 4. Kieåm chöùng sai laàm (Poka Yoke) 5. Tieâu chuaån hoùa coâng vieäc 6. Thay ñoåi nhanh ñaàu loaït 7. Baûo trì Saûn xuaát Toaøn dieän (TPM) 8. Giaûi quyeát khoù khaên 9. Heä thoáng saûn xuaát keùo 3. Saûn xuaát 6 Sigma Trong thaäp nieân 1980, heä thoáng TQM vaãn coøn ñang phoå bieán ôû Myõ, sau ñoù moät soá coâng ty daàn daàn khoâng coøn aùp duïng noù nöõa maø thay vaøo ñoù laø duøng “6 Sigma”. Taïi sao vaäy? Vì ngöôøi ta thaáy “6 Sigma” toû ra höõu hieäu hôn trong vieäc quaûn lyù saûn xuaát cuõng nhö kinh doanh. “6 Sigma” duøng söï kieän vaø döõ lieäu ñeå tìm cho ra caùc giaûi phaùp toát hôn. Ngöôøi ta cho raèng “6 Sigma” laø keát tinh cuûa caùc nghieân cöùu caûi tieán trong hôn 80 naêm qua, töø quan nieäm khoa hoïc quaûn lyù cuûa Taylor cho ñeán TQM kieåu Nhaät baûn trong hai thaäp nieân 1970 vaø 1980. Taùc ñoäng thaât söï baét ñaàu khi ngöôøi ta thaáy söï thay ñoåi roõ reät vôùi keát quaû thuyeát phuïc trong kinh doanh ôû caùc coâng ty Motorola, GE, Johnson Johnson vaø American Express. Muïc ñích nhaém tôùi cuûa “6 Sigma” bao goàm: • Naâng cao söï haøi loøng cuûa khaùch haøng • Giaûm bôùt thôøi gian chu kyø • Giaûm bôùt sai hoûng
- 11. LEAN 6 SIGMA Saùu nguyeân taéc cô baûn cuûa Saûn xuaát 6 Sigma: 1. Chaân thaät höôùng veà khaùch haøng 2. Quaûn lyù theo döõ lieäu vaø söï kieän 3. Höôùng vaøo quaù trình ñeå quaûn lyù vaø caûi tieán 4. Quaûn lyù chuû ñoäng tích cöïc 5. Hôïp taùc khoâng bieân giôùi 6. Höôùng tôùi söï toaøn myõ Lôïi ích cuûa 6 Sigma: 1. Lôïi ích cho khaùch haøng Saùu Sigma giuùp ta ñaùp öùng ñöôïc nhöõng mong ñôïi chuû yeáu cuûa khaùch haøng. Nhôø 6 Sigma maø ta thaáy ñöôïc tieàm naêng caûi tieán trong moãi quaù trình, saûn phaåm hoaëc dòch vuï, laøm gia taêng söï thoûa maõn cuûa khaùch haøng. Ñieàu naøy cuõng coù nghóa laø doanh soá vaø lôïi nhuaän thu vaøo nhieàu hôn. 2. Lôïi ích cho nhaân vieân • Nhaân vieân coù tieáng noùi trong quyeát ñònh vaø thöïc hieän quaù trình. • Nhaân vieân ñöôïc chuû ñoäng tahm gia vaøo caùc hoaït ñoäng thay ñoåi • Nhaân vieân naâng cao khaû naêng trình baøy • Nhaân vieân tieáp caän ñöôïc nhieàu döõ lieäu vaø thoâng tin. • Nhaân vieân coù ñieàu kieän goùp yù kieán maø khoâng sôï bò truø daäp. • Moïi raøo caûn giöõa caùc phoøng ban, caáp baäc trong coâng ty ñeàu ñöôïc xoùa boû. • Quan heä ñoái maët giöõa ban laõnh ñaïo vôùi nhaân vieân caùc caáp ñöôïc naâng cao. • Muïc tieâu cuûa nhaân vieân caùc caáp phuø hôïp vôùi muïc tieâu chieán löôïc cuûa coâng ty. 3. Lôïi ích ñoái vôùi chaát löôïng Saùu Sigma laø giaù trò vaø taùc ñoäng chuû yeáu ñeán chaát löôïng. Nhö ta ñaõ bieát chaát löôïng laø söùc maïnh lyù töôûng toät cuøng, noù mang laïi moät vaên hoùa vaø thaùi ñoä môùi cho coâng ty, noù taïo moät hình aûnh toát ñeïp cho coâng ty treân thò tröôøng vaø trong coäng ñoàng vaø noù thu huùt caùc nhaø ñaàu tö môùi. Cho neân ai coù ñöôïc chaát löôïng cao nhaát thì ngöôøi ñoù seõ ñöôïc töôûng thöôûng nhieàu nhaát. Keát quaû thöïc teá ñaõ cho thaáy ÔÛ Myõ, coâng ty GE nhôø aùp duïng 6 Sigma, lôïi nhuaän ñaõ taêng theâm 2 tæ ñoâ la trong naêm 1999, vaø 2,4 tæ ñoâ la trong naêm 2000. Coâng ty Motorola trong 10 naêm aùp duïng ñaõ thu ñöôïc theâm 15 tæ ñoâ la. Coâng ty DuPont aùp duïng 6 Sigma trong naên 1998, sau boán naêm ñaõ thu theâm 1,6 tæ ñoâ la. Heä thoáng Mount Carmel Health baét ñaàu öùng duïng 6 Sigma naêm 2000, heát naêm 2001 ñaõ thu ñöôïc theâm 2,4 tæ ñoâ la. Phöông phaùp luaän cuûa 6 Sigma Chuû yeáu bao goàm naêm böôùc, goïi taét laø DMAIC, trong ñoù: D=Define laø Xaùc ñònh caùc döï aùn, caùc muïc ñích, caùc giaù trò cung caáp ñöôïc cho khaùch haøng. Moâ taû vaø ñònh löôïng sai hoûng laãn caûi tieán mong ñôïi. M=Measure laø Ño löôøng thöïc tích hieän höõu cuûa quaù trình. Xaùc ñònh giaù trò caùc döõ lieäu ñeå baûo ñaûm tính xaùc thöïc vaø ñònh giaù lôïi nhuaän. A=Analyze laø Phaân tích vaø xaùc ñònh nhöõng nguyeân nhaân coäi reã cuûa caùc sai hoûng. Thu goïn nhöõng yeáu toá nguyeân nhaân ra thaønh moät soá ít yeáu toá coát yeáu. I=Improve laø Caûi tieán quaù trình ñeå loaïi boû nhöõng sai hoûng. Toái öu hoùa nhöõng yeáu toá ít nhöng coát yeáu cuøng nhöõng moái lieân quan giöõa chuùng. K=Control laø Kieåm soaùt thöïc tích cuûa quaù trình, giöõ vöõng nhöõng thaønh quaû ñaït ñöôïc. Coâng cuï cuûa 6 Sigma Coâng cuï duøng trong 6 Sigma hieän nay ñaõ leân ñeán treân döôùi traêm loaïi. Sau ñaây chuùng toâi chæ xin giôùi thieäu ñeà muïc moät soá taäp coâng cuï cô baûn chính yeáu. 1. Boá trí quaù trình 2. Ma traän XY 3. Phaân tích Heä thoáng Ño löôøng 4. Ñaùnh giaù khaû naêng quaù trình 5. Nghieân cöùu ña bieán soá 6. Thöû nghieäm giaû thieát 7. Phaân tích Taùc ñoäng Kieåu Sai hoûng 8. Thieát keá caùc thí nghieäm 9. Keá hoaïch kieåm soaùt 4. Lean-6 Sigma Lean laø cuûa Nhaät baûn, trong luùc 6 Sigma laø cuûa Myõ, caû hai phöông phaùp ñeàu coù tính caùch maïng trong caûi tieán chaát löôïng, ñöôïc nghó ra vaø aùp duïng gaàn nhö ñoàng thôøi vaø ñeàu coù nhöõng caùi hay rieâng cuûa noù. Lean chuû yeáu laøm giaûm chi phí saûn xuaát vaø dòch vuï, trong luùc 6 Sigma tieán tôùi sai hoûng baèng khoâng. Caû hai ñeàu gioáng nhau ôû choã naâng cao chaát löôïng, haï chi phí saûn xuaát vaø dòch vuï vaø ruùt ngaén thôøi gian giao haøng nhaèm laøm khaùch haøng thoûa maõn ôû möùc toái ña. Do ñoù hieän nay ñaõ coù nhieàu toå chöùc aùp duïng phoái hôïp caû hai heä thoáng naøy laïi goïi laø Lean-6Sigma”. Lean-6Sigma laø phöông phaùp aùp duïng moät chieán löôïc nhaèm caûi tieán trong kinh doanh. Baïn coù theå aùp duïng ñeå caûi tieán moät phaïm vi naøo ñoù hoaëc moät soá coâng vieäc naøo ñoù ôû möùc chieán thuaät, hoaëc nhaèm
- 12. LEAN 6 SIGMA 10 thöïc hieän caùc muïc tieâu chieán löôïc. Tröôùc khi xaùc ñònh neân duøng loaïi coâng cuï cuûa Lean-6Sigma naøo cho thích hôïp thì ta phaûi xaùc ñònh caùc yeáu toá naøo chuû yeáu ñöa ñeán thaønh coâng. Noùi caùch khaùc, vaán ñeà gì laø thieát yeáu ñeå caûi tieán trong kinh doanh (thöôøng chæ töø ba ñeán naêm caùi). Baïn coù theå aùp duïng quaù trình DMAIC vaø coâng cuï Lean / 6 Sigma ñeå thöïc hieän vieäc caûi tieán, caùch naøy ngöôøi ta coøn goïi laø “Sigma nhanh”, vì ta khoâng caàn khai trieån quaù tæ mæ vaø duøng heát caùc loaïi coâng cuï phöùc taïp cao nhö beân 6 Sigma. Trong Lean-6Sigma ngöôøi ta duøng caùc loaïi soá ño ñeå theo doõi möùc ñoä caûi tieán qua töøng quí moät, ta coù theå goïi ñoù laø caùc KPI (Chæ tieâu saûn xuaát chuû yeáu) veà kinh teá kyõ thuaät. Coù taát caû khoaûng 20 soá ño ñeå ñaùnh giaù muïc tieâu so vôùi möùc tieâu chuaån hieän coù. Ñoù laø: Möôøi hai soá ño chuû yeáu 1. Möùc ñaàu tö toàn kho 2. Chi phí lôøi vaø loã 3. Tæ leä quay voøng toàn kho 4. Cung caáp ñuùng haïn 5. Ñoä chính saùc cuûa döï baùo 6. Thôøi gian laøm xong 7. Nhöõng ñôn haøng khoâng tính tröôùc 8. Möùc thay ñoåi tieán ñoä 9. Soá haøng caáp thieáu 10. Ñoä chính xaùc cuûa döõ lieäu 11. Möùc coù saün nguyeân vaät lieäu 12. Möùc toàn kho thöøa/loãi thôøi Taùm soá ño boå sung 13. Muïc tieâu dòch vuï khaùch haøng 14. Lôïi nhuaän taùc nghieäp roøng sau thueá (NOPAT) 15.Hieäu quaû söû duïng taøi saûn 16. Hieäu quaû söû duïng taøi saûn coá ñònh 17. Hieäu quaû nôï tích saûn 18. Möùc lôïi nhuaän goäp 19. Laõi suaát do taøi saûn 20. Laõi suaát do toàn kho. Ñieàu kieän caàn coù Sau khi tìm hieåu sô boä veà ba heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng caên baûn TQM, Saûn xuaát Lean, 6 Sigma, vaø Lean-6Sigma, caâu hoûi ñaët ra laø ta neân choïn phöông phaùp naøo ñeå aùp duïng coù hieäu quaû vaø kinh teá nhaát cho toå chöùc cuûa mình? Tröôùc khi quyeát ñònh neân aùp duïng phöông phaùp naøo, tröôùc tieân ta neân töï xeùt mình coù ñuû caùc ñieàu kieän sau ñaây khoâng: 1. Laõnh ñaïo phaûi tìm hieåu cho kyõ yeâu caàu cuûa töøng phöông phaùp, quyeát taâm vaø cam keát tieán haønh ñeán cuøng. Laøm caùi naøy phaûi kieân trì vaø boû nhieàu coâng söùc, muoán thaáy keát quaû trong moät thôøi gian ngaén laø raát khoù, noù coøn tuøy thuoäc vaøo tình hình chuû quan cuûa toå chöùc vaø khaùch quan cuûa thò tröôøng vaø xaõ hoäi. 2. Caùn boä quaûn lyù caáp trung gian vaø cô sôû phaûi thaáy tính chaát caàn thieát phaûi caûi tieán trong kinh doanh vaø höôûng öùng neáu muoán toàn taïi vaø phaùt trieån laâu daøi. 3. Tình hình nhaân söï phaûi oån ñònh, soá ñoâng nhaân vieân coù ñoàng löông ñuû soáng, coù tinh thaàn laøm vieäc vì söï nghieäp chung vaø laâu daøi cuûa toå chöùc. 4. Coù chuyeân gia thaønh thaïo vaø coù kinh nghieäm trong caùc lónh vöïc naøy ñeá ñaøo taïo vaø tö vaán cho caùc quaûn lyù caáp trung vaø caáp cô sôû trong toå chöùc. TS Ñaëng Minh Trang 1.Nhöõng coâng cuï neâu treân duøng trong heä thoáng Lean / 6 Sigma khoâng phaûi chæ ñöôïc duøng rieâng cho töøng loaïi heä thoáng ñoù, maø laø coâng cuï ñaëc tröng cho heä thoáng ñoù maø thoâi. Caùc heä thoáng naøy - ñöôïc aùp duïng sau TQM - thöôøng taän duïng raát nhieàu coâng cuï cô baûn cuûa TQM, thí duï nhö: 5S, 7 coâng cuï cô baûn, nhöõng coâng cuï duøng ñeå tính SPC v.v… Heä thoáng Lean-6Sigma duøng nhieàu coâng cuï cuûa TQM, cuûa Lean vaø moät soá coâng cuï thoáng keâ ñôn giaûn cuûa 6 Sigma. 2. Lean / 6 Sigma tuy ban ñaàu xuaát phaùt töø ñoøi hoûi trong saûn xuaát, nhöng nay caùc phöông phaùp naøy ñaõ ñöôïc aùp duïng coù hieäu quaû trong nhöõng ngaønh kinh doanh khaùc nhö ngaân haøng, y teá, quaân söï, thöùc aên nhanh, haøng khoâng, khaùch saïn, heä thoáng baùn leû vaø v.v… caùch tieán haønh aùp duïng chæ tuøy thuoäc vaøo hieän traïng vaø quyeát taâm cuûa laõnh ñaïo toå chöùc ñoù maø thoâi. 3. Coù hai tröôøng hôïp, tuøy theo toå chöùc ñaõ coù saün moät heä thoáng quaûn lyù kinh doanh töø tröôùc, nay muoán chuyeån sang hay ñang thieát keá moät cô sôû môùi maø muoán aùp duïng caùc heä thoáng “Saûn xuaát Lean”, “6 Sigma” hay “Lean-6Sigma” ngay töø ñaàu. Tröôøng hôïp thöù nhaát laø khi ta töø moät heä thoáng cuõ muoán chuyeån sang moät trong ba heä thoáng môùi neâu treân, neáu xaây laïi nhaø maùy môùi ñeå khôûi söï töø ñaàu thì toán tieàn quaù, neân ta phaûi coù keá hoaïch chuyeån ñoåi trong heä thoáng quaûn lyù vaø maët baèng. Thöôøng laõnh ñaïo caàn coù quyeát taâm cao vaø coá gaéng raát nhieàu, ñaëc bieät laø khi nguoàn nhaân löïc ñaõ qua nhieàu naêm laøm aên theo leà loái cuõ vaø ñaõ coù saün moät vaên hoùa coâng ty aên saâu laâu ngaøy. Neáu töø tröôùc tôùi nay chöa heà coù moät cuoäc thay ñoåi lôùn thaønh coâng naøo trong quaûn lyù thì söï vieäc laïi caøng khoù khaên hôn. Theá naøo cuõng coù söï choáng ñoái söï thay ñoåi töø phía caùn boä nhaân vieân, tröø phi nhaø quaûn lyù coù quyeát taâm cao vaø quaûn lyù ñaëc bieät gioûi. Tröôøng hôïp thöù hai laø khai trieån caùc nguyeân taéc vaø coâng cuï cuûa moät trong ba phöông phaùp noùi treân ngay töø ñaàu, ngay luùc thieát keá vaø xaây döïng moät cô sôû môùi . Ñoù laø caùch toát nhaát vì ta khoâng phaûi chuyeån ñoåi moät taäp quaùn laøm aên cuõ kyõ sang moät caùch thöùc laøm vieäc khoa hoïc coù baøi baûn. Caùc hoaït ñoäng cuûa Lean / 6 Sigma seõ ñöôïc thöïc hieän trong giai ñoaïn thieát keá taäp trung vaøo vieäc ñaøo taïo cho taát caû nhaân vieân ñeàu hieåu nguyeân taéc vaø söû duïng caùc coâng cuï cuûa Lean / 6 Sigma, toå chöùc seõ duøng chuaån ñoái saùnh ñeå ñaït tieâu chuaån caáp quoác teá, duøng maët baèng vôùi kích côõ toái thieåu hoùa, maùy moùc ña naêng vaø kích côõ thích hôïp. vaø caàn xaùc ñònh nhöõng soá ño naøo caàn coù ñeå ño löôøng vaø ñaùnh giaù coâng vieäc. 4.Neáu toå chöùc töï xeùt chöa ñuû caùc ñieàu kieän caàn (nhaân söï, saûn xuaát, taøi chính…) ñeå aùp duïng heä thoáng Lean / 6 Sigma thì chôù neân coi thöôøng vaø queân TQM. Heä thoáng naøy vaãn raát phuø hôïp vôùi caùc xí nghieäp vöøa vaø nhoû, voán chieám ña soá taïi nöôùc ta ngaøy nay. Neáu coù nhieàu con ñöôøng daãn tôùi La maõ, thì cuõng coù nhieàu caùch ñöa ta tôùi söï hoaøn haûo trong kinh doanh. Vaán ñeà laø ta phaûi töï bieát mình vaø bieát ngöôøi ñeå löïa choïn caùch naøo laø nhanh nhaát, reû nhaát vaø keát quaû nhaát. Chuù thích
- 13. LEAN 6 SIGMA 11 Total Productive Maintenance (TPM) is the maintenance sub- system of Lean Manufacturing. TPM improves manufacturing performance by reducing cost, improving quality and increasing productivity. As with other parts of Lean, TPM borrows tools and techniques from other disciplines as well as previously developed and proven maintenance techniques. The combination, integrated as a system and further integrated with the larger Lean system, produces results far beyond the individual techniques; i.e., the system is more than the sum of its parts. Losses Cost Avoidance In one sense, everything in maintenance is waste since none of it directly contributes to the customer’s needs and wants. While a perfect factory with perfect equipment would need zero maintenance effort, real factories and real equipment need maintenance to function. Without it, they create further waste in lost time and defects. The objective of TPM is to minimize the total waste or, in TPM terms, loss. Maintenance-related losses come in many forms. Accounting systems show some costs (losses) but others remain hidden as in figure 1. For example, the exact cost of maintenance labor and parts is easy to track. The cost of a defective part is somewhat easy to track but the “commotion cost” of the defect is nearly impossible to track and Total Productive Maintenance The Maintenance Side of Lean usually much greater. The trick is to find the balance between direct maintenance expenditures and the hidden costs while ensuring that maintenance resources are effectively used. Analytically and quantitatively, this is very difficult. From this author’s experience and observation, however, few (if any) factories spend too much on maintenance. Most operate far to the left on the total Cost Curve of figure 2. Well- managed maintenance is nearly always a good investment. The Origins of TPM Thedemandsforpredictablemachine performance in Lean Manufacturing led to the development ofTPM. Early on, the people a t To y o t a m u s t h a v e realized that many quality p r o b l e m s a n d s e t u p p r o b l e m s o r i g i n a t e d i n p o o r maintenance. Total Quality Techniques, Statistical Process Control (SPC) and problem solving teams transferred well to maintenance issues. Reliability Centered Maintenance (RCM) also contributed. Reliability Centered Maintenance developed from the military’s development of Reliability theory which, in turn, came from statistical theory. Statistical theory also contributed to the development of SPC. The use of problem solving teams came from Eric Trist’s Socio- Technical Systems as well as from Reg Revans’ Action Learning. Figure 3 is a simplified summary of TPM’s development. Results Herearesomeotherresultsreported by industry: •MRCBearingsreducedunplanned downtime by 98% in one cell and 99% in another - all within one year. • Monsanto runs their three-year old TPM start-up plant at 97% on- stream time while most other units run between 85% and 90%. • 3M reduced their maintenance cost by 60% within three years. • DuPont reduced off-quality by 69% and improved capacity by 29% in three years. • Harley-Davidson estimates that the ROI from TPM has been ten-fold to the cost of implementation. Kodak reported a $5 million investment in TPM that resulted in a $16 million increase in profits. TPM In A Nutshell Figure 1 Maintenance Losses Figure 2 Optimizing Maintenance Cost Figure 3 Origins of Total Productive Maintenance
- 14. LEAN 6 SIGMA 12 Total Productive Maintenance is often presented as a series of pillars supporting Lean Manufacturing and resting on a foundation of education and training. Below this is the attitude of environmental responsibility and safety. Figure 1 illustrates. This representation is adequate as a starting point. However, TPM, like Lean itself, is a dynamical system and cannot be fully understood with a static model. Supporting Lean Maintenance enables and supports Lean efforts in at least three major ways: Quality, Setup Reduction (SMED) and predictability. In turn, other Lean elements support TPM through Workcells, Teamwork and Problem-solving. The Foundations Education Training-- Education, training and investments in people characterize all aspects of Lean. In the maintenance area, they are even more important because of the specialized knowledge required on typical manufacturing equipment. This is one of the foundation stones of TPM. Without it, the pillars of TPM will have limited impact. Safety/Environment-- Underlying even the training and education piece are the more fundamental values of responsibility to the environment and safety for employees. One important reason is simple: it is the right thing to do. A more pragmatic reason involves motivation. Most people want to be a part of something larger than themselves; appeals to higher motivation bring involvement and commitment. It is difficult to argue against safety and a common commitment to safety can be a bond that brings people together on other issues. Autonomous Maintenance Autonomous maintenance is the concept that the people who operate a machine should maintain the machine. The degree of autonomous maintenance depends on the level of training and the abilities of operators. It often starts with basic lubrication, cleaning and inspection and then graduates to minor or even major repairs. For example, in the foundry where this authorworked,machinistsrepairedand overhauled their own machine tools.A trained and competent machinist is certainly capable of overhauling a gearbox.And,astheusers,theytended to know the equipment intimately. In the military, everyone cleans their own weapon. When their life depends on proper functioning, people take more care. Autonomous maintenance frees resources in the maintenance department for the other activities such as equipment improvement or major overhauls. It amplifies the maintenance efforts and involves the operators who then take better care of the equipment. Planned Maintenance Planned maintenance is the deliberate planning and scheduling of maintenance activities as opposed to reactingtobreakdownsandemergencies. A maintenance department that uses TPM effectively generally devotes less than 10% of its labor hours to such unplanned activities. Without TPM it is not unusual for 80%- 90% of the labor to be unplanned. Unplanned maintenance is a strong indicator that prevention and improvement programs are non- existent or ineffective. In addition, high percentages of unplanned maintenance creates problems. For eaxample: Huge inefficiencies in maintenance labor. Confusion and disturbance in scheduling, production and other areas. Equipment Improvement Improving equipment constantly is a major part of TPM. This author witnessed an outstanding example of this some years ago at Toyota’s Kamigo Engine plant.Toyota was using the same type of American equipment that I had seen at Ford Motor Company years earlier. However, Toyota’s equipment was so reliable that it ran with far fewer people and far better quality. Most production equipment has not had the extensive design, testing and development common in mass-produced products such as automobiles. Accordingly, there are many deficiencies that may not be evident when the equipment first goes into service. In addition, each Pillars of TPM Figure 1 the Pillars of TPM Figure 2 Planned Maintenance (Xem tieáp trang 17)
- 15. LEAN 6 SIGMA 13 Giaûi quyeát nhanh vaán ñeà theo 8 quy taéc/ Eight Disciplines Quick Problem Solving Neáu chuùng ta coá gaéng ñoïc vaø hieåu caùc caùch thöùc vaø phöông phaùp giaûi quyeát vaán ñeà theo caùc töø khoùa tìm kieám treân thì roõ raøng khoâng nôi naøo ñeà caäp tôùi moät phöông phaùp luaän naøo cuï theå caû, maø chæ noùi raát chung, giaûi quyeát caùc vaán ñeà moät caùch ñôn leû, phuï thuoäc raát nhieàu vaøo caùc yù kieán chuû quan cuûa ngöôøi giaûi quyeát. Baøi naøy toâi xin giôùi thieäu moät coâng cuï ñöôïc aùp duïng raát roäng raõi taïi caùc Coâng ty ña quoác gia töø caùc chöông trình aùp duïng vaø trieãn khai Lean manufacturing vaø Six sigma cuõng nhö töø caùc chöông trình caûi tieán lieân tuïc, ñaëc bieät laø caùc Coâng ty maø caùc saûn phaåm vaø dòch vuï cuûa hoï phaùt sinh caùc thay ñoåi lieân tuïc töø caùc yeâu caàu cuûa khaùch hang töø khaâu thieát keá ñeán saûn xuaát cheá taïo vaø sau khi baøn giao saûn phaåm cho khaùch hang, ví duï nhö: ngaønh phaàn meàm, ngaønh xaây döïng, ngaønh cheá taïo... Giaûi quyeát nhanh vaán ñeà theo 8 quy taéc/ Eight Disciplines Quick Problem Solving (8D) laø moät coâng cuï quaûn lyù nhaèm höôùng daãn thoâng qua quaù trình 8 böôùc ñeå giaûi quyeát moät vaán ñeà, vaán ñeà ñöôïc nhaän dieän ñeå aùp duïng caùch giaûi quyeát theo 8D thöôøng söû duïng phoå bieán laø: than phieàn cuûa khaùch haøng, khaùch haøng traû laïi hoaëc caùc vaán ñeà phaùt sinh beân trong toå chöùc coù tính nghieâm troïng phaûi ra quyeát ñònh döøng saûn xuaát vaø lieân quan ñeán nhieàu boä phaän khaùch nhau. Hieäu quaû cuûa 8D töø thöïc teá laø chuùng ta keát hôïp ñöôïc taát caû caùc khía caïnh quan troïng cuûa vaán ñeà. Caùc keát quaû cuûa moät quaù trình 8D laø baùo caùo 8D, trong ñoù ñònh daïng coù caùc böôùc sau. Döôùi ñaây laø phaùc thaûo cô baûn cuûa moät quaù trình 8D/ vaø baùo caùo 8D: Tracking Number: Customer Number: Response Due Date: 8-D is a quality management tool and is a vehicle for a cross-functional team to articulate thoughts and provides scientific determination to details of problems and provide solutions. Organizations can benefit from the 8-D approach by applying it to all areas in the company. The 8-D provides excellent guidelines allowing us to get to the root of a problem and ways to check that the solution actually works. Rather than healing the symptom, the illness is cured, thus, the same problem is unlikely to recur. Step 0 1 2 3 4 5 6 7 8 Action The Planning Stage Establishing the Team Problem Definition / Statement Description Developing Interim Containment Action Identifying Verifying Root Cause Identifying Permanent Corrective Actions (PCA) Implementing Validating PCA Preventing Recurrence Recognizing Team Efforts 0 The Planning Stage: The 8-D method of problem solving is appropriate in “cause unknown” situations and is not the right tool if concerns center solely on decision-making or problem prevention. 8-D is especially useful as it results in not just a problem-solving process, but also a standard and a reporting format. Does this problem warrant/require an 8D? If so comment why and proceed. Is an Emergency Response Action Needed? (If needed document actions in Action Item Table)
- 16. LEAN 6 SIGMA 14 2A Problem Definition Provides the starting point for solving the problem or nonconformance issue. Need to have “correct” problem description to identify causes. Need to use terms that are understood by all. Sketch / Photo of Problem Part Number(s): Customer(s): List all of the data and documents that might help you to define the problem more exactly? Action Plan to collect additional information: Prepare Process Flow Diagram for problem use a separate sheet if needed 2B IS IS NOT Who Who is affected by the problem? Who first observed the problem? To whom was the problem reported? Who is not affected by the problem? Who did not find the problem? What What type of problem is it? What has the problem (part id, lot #s, etc)? What is happening with the process with containment? Do we have physical evidence of the problem? What does not have the problem? What could be happening but is not? What could be the problem but is not? Why Why is this a problem (degraded performance)? Is the process stable? Why is it not a problem? Where Where was the problem observed? Where does the problem occur? Where could the problem be located but is not? Where else could the problem be located but is not? When When was the problem first noticed? When has it been noticed since? When could the problem have been noticed but was not? HowMuch/Many Quantity of problem (ppm)? How much is the problem costing in dollars, people, time? How many could have the problem but don’t? How big could the problem be but is not? HowOften What is the trend (continuous, random, cyclical)? Has the problem occurred previously? What could the trend be but is not? 2C Problem Description (based on the information gathered so far, provide a concise problem description) 1 Establishing the Team: Establish a small group of people with the process/ product knowledge, allocated time, authority and skill in the required technical disciplines to solve the problem and implement corrective actions. Team Goals: Team Objectives: Department Name Skills Responsibility Thoâng thöôøng khi caùc Coâng ty ñaõ aùp duïng 8D thaønh thaïo thì hoï ñi qua böôùc 0 raát nhanh baèng caùch thaønh laäp ñöôïc ngay moät nhoùm ñeå giaûi quyeát vaán ñeà. Trong naøy böôùc 0: AÙp duïng trong moät vaøi tröôøng hôïp caàn phaûi coù phaûn öùng ngay, phaûi nhaän thöùc ngaøy vaán ñeà, ví duï: moät coâng nhaân ôû boä phaän caét, vaán ñeà xaây ra laø Anh ta caét maát moät ngoùn tay cuûa mình, thì trong tröôøng hôïp naøy ôû böôùc 0 laø phaûi caàm maùu cho Anh ta, moïi ngöôøi xung quanh Anh ta phaûi ñöa Anh ta ñi nhaø thöông... Quy taéc 1. Thaønh laäp nhoùm (team) Ñaây laø böôùc ñaàu tieân cuûa 8D, böôùc naøy xaùc ñònh thaønh phaàn cuûa ñoäi nguõ 8D. Nhoùm naøy neân bao goàm caùc chöùc naêng cuûa quaù trình caùc thaønh vieân sôû höõu quaù trình, moät thaønh vieân töø QA, vaø nhöõng ngöôøi khaùc seõ ñöôïc tham gia vaøo vieäc ngaên chaën loãi (containment), phaân tích, chænh söûa xaùc nhaän vaø coâng taùc phoøng ngöøa caùc vaán ñeà phaùt sinh trôû laïi. Teân vaø chöõ kyù cuûa caùc thaønh vieân cuõng nhö caùc vò trí cuûa hoï trong coâng ty toå chöùc phaûi ñöôïc lieät keâ trong phaàn naøy cuûa baùo caùo. Quy taéc 2. Moâ taû vaán ñeà Böôùc naøy bao goàm vieäc ñaùnh giaù chi tieát cuûa vaán ñeà. Theo böôùc naøy, caùc baùo caùo 8D cung caáp nhöõng thoâng tin treân vaø moät hình aûnh roõ raøng cuûa vaán ñeà ñöôïc neâu baät cuûa khaùch haøng. Noù seõ bao goàm caùc thoâng tin chi tieát sau ñaây: nhaän daïng cuûa khaùch haøng, moät baûn moâ taû cuûa caùc öùng duïng cuûa khaùch haøng, thieát bò thoâng tin (ñieän thoaïi, goùi phaàn meàm, nhieàu #, caáp maõ soá, vv, khi naøo vaán ñeà ñaõ ñöôïc phaùt hieän, coù vaán ñeà ñaõ ñöôïc gaëp, moâ taû cuï theå veà cheá ñoä thaát baïi, vaø caùc tyû leä laëp laïi. AÙp duïng caùc caùch thöùc ñeå ñònh nghóa vaán ñeà vaø nhaän dieän vaán ñeà nhö Who, What, Why, Where, When How Much/ Many, How Often, söû duïng caùc bieåu ñoà... böôùc naøy laø böôùc raát quan troïng nhaèm ñònh höôùng caùch thöùc giaûi quyeát cho caùc böôùc sau, neáu böôùc nhaän moâ taû vaán ñeà khoâng roõ raøng thì vaán ñeà seû khoâng giaûi quyeát ñöôïc trieät ñeå.
- 17. LEAN 6 SIGMA 15 3 Developing Interim Containment Actions Temporary actions to contain the problem and “fix” until permanent correction is in place - document actions in Action Item Table Quy taéc 3. Ngaên chaën caùc trieäu chöùng vaø caùc daáu hieäu baát thöôøng Ñieàu naøy giaûi thích veà möùc ñoä nghieâm troïng cuûa vaán ñeà vaø phaïm vi aûnh höôûng cuûa noù. Döïa vaøo caùc vaán ñeà ñöôïc moâ taû ôû böôùc 2, taát caû ñeàu coù raát nhieàu khaû naêng bò aûnh höôûng bôûi cuøng moät vaán ñeà caàn phaûi ñöôïc xaùc ñònh vaø ñöôïc chæ ñieåm. Seõ ñöôïc lieät keâ trong phaàn naøy cuûa baùo caùo. Caùc haønh ñoäng ngaên chaên ñöôïc ñöa ra nhaèm chaën laïi söï aûnh höông lan roäng cuûa vaán ñeà ví duï nhö: thu hoài saûn phaåm, ngöøng daây chuyeàn. Coù khaû naêng trong böôùc naøy seû ñöôïc boå sung vaøo nhoùm nhieàu thaønh vieân khaùc nöõa. Quy taéc 4. Xaùc ñònh vaø kieåm chöùng nguyeân nhaân goác reã Böôùc 4 bao goàm caùc höôùng daãn thöïc hieän khoâng phaân tích vaø ñieàu tra caàn thieát ñeå xaùc ñònh nguyeân nhaân goác reã cuûa vaán ñeà. Phaàn naøy raát quan troïng, ñoøi hoûi team phaûi coù raát nhieàu caùc kyõ naêng vaø phöông phaùp thöïc hieän, ví duï nhö kyõ naêng laøm vieäc nhoùm vaø branstorming, söû duïng coâng cuï bieåu ñoà xöông caù vaø hoûi 5Why Khi tìm ra baát kyø moät nguyeân nhaân goác reã naøo thì phaûi branstorm ñeå tìm ra caùc giaûi phaùp vaø haønh ñoäng phuø hôïp cho nguyeân nhaân ñoù ñöôïc baùo caùo vaø theo doõi trong phaàn 4C. 4A Identifying Verifying Root Cause Analyze for “Root Cause” of the problem. Identify and verify the Escape Point Brainstorm the possible causes of the problem 4A Cause and Effect Diagram . 4B 5 Why Analysis Ask – Why did this happen? Ask – Why did this happen? Ask – Why did this happen? Ask – Why did this happen? Ask – Why did this happen? 4C Action Plan Based on the team’s discussions. Begin to complete the Root Cause Action Plan to verify and validate the root causes and test the escape point. Document this on the Action Item Table Actions Implement Verify Actions Problem Containment /Corrective Action HowVerified Action Who Responsible Planned Actual Status Quy taéc 5. Xaùc ñònh haønh ñoäng khaéc phuïc (Discipline 5. Formulate and Verify Corrective Actions) Böôùc naøy laø böôùc xaùc ñònh taát caû caùc haønh ñoäng nhaèm khaéc phuïc vaán ñeà ñöôïc chæ ra taïi caùc nguyeân nhaân goác reã, ngöôøi chòu traùch nhieäm thöïc hieän caùc haønh ñoäng cam keát ngaøy hoaøn thaønh vaø baùo caùo thöôøng xuyeân. 5 Identify Permanent Corrective Actions solutions that address and correct the root cause. Solutions determined to be the best of all the alternatives. Document and verify the Permanent Corrective Action (PCA) in the Action Item Table
- 18. 16 LEAN 6 SIGMA Quy taéc 6. Trieån khai vaø xaùc minh hieäu quaû (Discipline 6. Correct the Problem and Confirm the Effects) Böôùc thöù 6 lieân quan ñeán thöïc teá vieäc trieån khai thöïc hieän cuûa caùc haønh ñoäng khaéc phuïc, chi tieát cuûa caùc taøi lieäu maø caàn phaûi coù trong caùc phaàn töông öùng cuûa caùc baùo caùo 8D. Ngaøy hoaøn thaønh vaø caùc haønh ñoäng phaûi ñöôïc theå hieän trong phaàn naøy. Döõ lieäu cho thaáy raèng caùc haønh ñoäng khaéc phuïc coù hieäu quaû trong vieäc ngaên ngöøa caùc goác nguyeân nhaân cuûa vaán ñeà phaûi ñöôïc trình baøy. Trong baát kyø caùc haønh ñoâng khaéc phuïc thieáu hieäu quaû phaûi ñöôïc quan taâm vaø caûi tieán theâm hoaëc boå sung caùc haønh ñoäng phaéc phuïc khaùc. 6 Implementing Validating the PCA Implement and validate to ensure that corrective action does “what it is supposed to do.” Detect any undesirable side effects. Document this on the Action Item Table. Return to root cause analysis, if necessary Quy taéc 7. Ngaên ngöøa caùc vaán ñeà (Discipline 7. Prevent the Problem) Phaàn naøy phaûi taùch bieät vôùi hoaït ñoäng khaéc phuïc, hoaït ñoäng ôû böôùc 7 mang tính phoøng ngöøa. This next discipline should not be confused with “correcting” the problem. Prevention of the problem entails the identification of devices or packages that are similarly vulnerable to the same problem highlighted by the customer, even if not affected under the current situation. Actions necessary to prevent these from being afected by a mimilar problem in the future are called preventive actions. Phoøng ngöøa ñoøi hoûi phaûi xaùc ñònh caùc thieát bò hoaëc phaàn meàm töông töï, hay caùc coâng cuï nhaèm trieät tieâu loãi laëp laïi. Chuùng ta phaûi tieâu chuaån hoùa caùc hoaït ñoäng phoøng ngöøa vaø keøm theo la ñaøo taïo höôùng daãn thöïc hieän xuyeân suoát quaù trình. Ñaây cuõng laø 1 böôùc quan trong trong 8D 7 Preventing Recurrence determine what improvements in systems and processes would prevent problem from recurring. Ensure that corrective action remains in place and successful 7A Address Similar Systems Process / Item Who Responsible When 7B Review the following documents / systems Document Who Responsible Completion Date Planned Actual Management System Manual Manufacturing Work Instructions Inspection Work Instructions Process Flow Charts Process Control Plans Design FMEA Process FMEA Gages PPAP Engineering Change Approval Quy taéc 8. Chuùc möøng nhoùm vaø ñoùng vaán ñeà (Discipline 8. Congratulate the Team) The last step of the 8D process and the last portion of the 8D report consists of an acknowledgement from management of the good work done by 8D team. Approvals for the 8D report are also shown in this last discipline. Böôùc cuoái cuøng cuûa 8D, baùo caùo cuoái cuøng 8D bao goàm caùc xaùc nhaän vaø coâng nhaän cuûa nhoùm vaø ngöôøi lieân quan. 8 Congratulate Your Team Use all forms of employee recognition and document as necessary Celebrate successful conclusion of the problem solving effort Formally disengage the team and return to normal duties Was this problem solving exercise effective? Has it been verified with a follow-up? YesNo Signature / Title / Date Findings
- 19. manufacturing plant and its products tends to be different and can benefit by design changes that adapt the machines better to their individual situations. Olderequipmentdoesnotnecessarily have to be replaced. In many cases, it can be upgraded and overhauled and made better than new. In our steel foundry, we did this with fourteen of our overhead cranes. Some were upgraded and re-rated for heavier capacity. All were fitted with new controls, structural deficiencies were fixed and the cranes made better than new. Several of these cranes were over 45 years old. New Equipment Management New equipment management is related somewhat to equipment improvement. It refers to the careful design, selection and testing of equipment. The purpose is to ensure a smooth commissioning process with minimal design defects and problems. New equipment management includes vendor selection, evaluating options for maintainability, training personnel in advance and other common-sense techniques. Process Quality Management In TPM making the equipment run is only part of Maintenance’s job. Ensuring that the equipment is capable of producing parts well within the tolerance range (process capability) is also a primary responsibility. Worn bearings and ways, undo vibration, bent shafts and multiple other maintenance problems contribute to the gradual deterioration of process capability. With constant use, machines stillrunbutbecome“finicky.”Forexample, a particular machine shop lathe that the author recalls could only be run by a particular operator. He was the only one who knew exactly where the ways were worn and how to compensate. 17 LEAN 6 SIGMA Keát luaän: Trong quaù trình laøm 8D ñaëc bieät chuù yù tôùi caùc böôùc. Böôùc 2 - moâ taû vaán ñeà, thöôøng thì chuùng ta moâ taû raát caûm tính vaø chung chung caùc vaán ñeà. Böôùc 4 - hoaït ñoâng phaân tích vaø xaùc ñònh nguyeân nhaân goác reã, thöôøng thì caùc nhoùm khoâng coá gaéng tìm kieám ñeán nôi ñeán choán caùc nguyeân nhaân laø caùi caên nguyeân maø xaây ra vaán ñeà, nhoùm chæ döøng laïi ôû caùc trieäu chöùng vaø caùc lyù do xaây ra vaán ñeà vaø ñi vaù noù. Böôùc 7 - laø böôùc khoù tuy nhieân neáu khoâng laøm ñeán nôi thì gaây raát nhieàu laõng phí khi maø ñeå cho caùc vaán ñeà khoâng ñöôïc phoøng ngöøa vaø noù seû quay trôû laïi sôùm. Muoán thöïc hieän toát 8D caùc nhoùm giaûi quyeát vaàn ñeà caàn trang bò caùc kyõ naêng: nhö kyõ naêng laøm vieäc nhoùm, phöông phaùp brantorming, caùch hoûi 5Why, 5W2H, bieát aùp duïng SPC vaø bieåu ñoà xöông caù... Muoán duy trì 8D caàn coù quy cheá hoaït ñoäng vaø höôùng daãn roõ raøng trong toå chöùc, khi naøo, vaán ñeà naøo thì aùp duïng 8D... Caùc baùo caùo 8D phaûi ñöôïc ban laõnh ñaïo xem xeùt vaø khuyeán khích aùp duïng, luoân coå vuõ nhoùm 8D Caùc haønh ñoäng khaéc phuïc phaûi ñöôïc trieät ñeå trieån khai aùp duïng Ví duï nhö: 4D ñaàu töø D0 tôùi D4 phaûi ñöôïc keát thuùc trong 24 giôø, vaø 1 nhoùm 8D phaûi keát thuùc trong 1 tuaàn laøm vieäc töø khi coù vaán ñeà phaùt sinh. Phaïm Thanh Dieäu [1]. Quaûn lyù tri thöùc khaù toán keùm. [2]. Vieäc quaûn lyù tri thöùc hieäu quaû ñoøi hoûi nhöõng giaûi phaùp keát hôïp giöõa con ngöôøi vaø coâng ngheä. [3]. Quaûn lyù tri thöùc mang tính chính trò cao. [4]. Quaûn lyù tri thöùc ñoøi hoûi phaûi coù nhöõng nhaø quaûn lyù tri thöùc. [5]. Quaûn lyù tri thöùc seõ coù hieäu quaû hôn neáu ñöôïc xuaát phaùt töø ñònh höôùng hôn laø moâ hình aùp duïng, töø ñònh höôùng thò tröôøng hôn laø nhöõng meänh leänh cöùng nhaéc. [6]. Chia seû vaø söû duïng tri thöùc khoâng phaûi laø nhöõng haønh ñoäng mang tính baûn naêng. [7]. Quaûn lyù tri thöùc coù nghóa laø caûi tieán caùc quaù trình laøm vieäc coù lieân quan tôùi tri thöùc. [8]. Khaû naêng tieáp caän tri thöùc môùi chæ laø ñieåm baét ñaàu. [9]. Quaù trình quaûn lyù tri thöùc laø moät quaù trình lieân tuïc, khoâng coù ñieåm keát thuùc. [10]. Quaûn lyù tri thöùc ñoøi hoûi phaûi coù nhöõng hôïp ñoàng tri thöùc. Nguyeân taéc quaûn lyù tri thöùc10 Giaùo sö Thomas H. Davenport, giaùm ñoác Chöông trình Quaûn lyù Thoâng tin taïi Ñaïi hoïc Texas davenport@mail.utexas.edu Pillars of TPM (Tieáp theo trang 12) Các Bài về TPM có sử dụng thông tin của: http://www.strategosinc.com Bản tin xin chân thành cám ơn
- 20. QUAÛN LYÙ TRI THÖÙC 18 Caùch ñaây maáy naêm, Baùo Tuoåi Treû coù phoûng vaán Tieán só Nguyeãn Höõu Thieän, luùc ñoù ñöông chöùc Toång cuïc tröôûng Toång cuïc Tieâu chuaån Ño löôøng Chaát löôïng, veà Quaûn lyù Tri thöùc, nhaân Dieãn ñaøn Naêng Suaát Chaát Löôïng laàn thöù 6 (2001). Baûn tin LLS xin ñaêng laïi ñeå Baïn ñoïc tham khaûo. * Hoûi: Vì sao phaûi ñaët vaán ñeà Quaûn lyù tri thöùc ñoái vôùi Doanh nghieäp? Xin cho moät soá thoâng tin veà quaûn lyù tri thöùc ôû caùc nöôùc, nhaát laø caùc nöôùc trong khu vöïc. Xin neâu moät soá khaùi nieäm veà vai troø CKO? - Traû lôøi: Thöïc ra thì cuõng khoâng neân noùi laø phaûi ñaët vaán ñeà quaûn lyù tri thöùc (QLTT) trong luùc naøy. Taïi Dieãn ñ a ø n N a ê n g suaát Chaát lôïng laàn thöù 6 toå chöùc taïi Thaønh phoá Hoà Chí Minh naêm 2001, taùc giaû coù giôùi thieäu veà QLTT nhö moät ñeà taøi môùi nhaèm gôïi yù ñeå môøi caùc chuyeân gia vaø baùo caùo vieân trình baøy veà lónh vöïc coøn khaù môùi meû naøy. Giöõa naêm 2001, Ban Chaáp haønh Toå chöùc Naêng suaát Chaâu AÙ (APO) trong phieân hoïp haøng naêm, ñaõ quyeát ñònh ñöa QLTT thaønh moät lónh vöïc quan taâm ñaëc bieät cuûa APO. Tröôùc nay APO hoaït ñoäng treân 6 lónh vöïc chính, ñoù laø: Doanh nghieäp vöøa vaø nhoû (SME), Naêng suaát xanh (GP), Phaùt trieån coäng ñoàng (ICD), Coâng ngheä thoâng tin (IT), Quaûn lyù chaát löôïng toaøn dieän (TQM) vaø phaùt trieån caùc Toå chöùc naêng suaát quoác gia (NPO). APO ñaõ thay theá IT vaø TQM baèng QLTT, hay chính xaùc hôn laø loàng gheùp IT vaø TQM vaøo Quaûn lyù tri thöùc. Noùi chung quaûn lyù tri thöùc töông ñoái môùi. Ví duï naêm 1994 ngöôøi ta môùi gom nhaët ñöôïc 10 quyeån saùch noùi veà QLTT vaø ñeán naêm 1999, Coâng ty kinh doanh saùch lôùn nhaát theá giôùi Amazon.com cuõng chæ giôùi thieäu ñôïc caû thaûy 334 ñaàu saùch. Taïi Hoa Kyø, coù nhieàu giaùo sö ñaïi hoïc vaø caùc haõng kinh doanh lôùn nhö Microsoft, IBM,... nghieân cöùu vaø öùng duïng QLTT. Daàn daàn cuõng coù moät soá coâng ty khaùc ôû chaâu A noi theo. Ngaøy nay tuy coøn môùi, nhöng ôû Nhaät hay Singapore QLTT ñaõ laø chuyeän thöôøng ngaøy. Ñöông nhieân muoán nghieân cöùu vaø aùp duïng QLTT thì phaûi coù ngöôøi laøm vieäc naøy. Ví nhö ñieàu haønh moät toå chöùc thì coù ngöôøi ñöùng ñaàu cuûa toå chöùc ñoù, coøn goïi laø CEO, vieát taét töø Chief Executive Officer; gaàn ñaây, Vieät Nam ñaõ quan taâm vaø ñöa ra, nhö caùc nôùc ñaõ laøm, chöùc danh môùi laø CIO, töø Chief Information Officer; coøn ñeå trieån khai QLTT thì ngöôøi ta laäp ra chöùc danh CKO, töø Chief Knowledge Officer. Ngöôøi ta toùm lôïc 3 nhieäm vuï haøng ñaàu cuûa moät CKO laø taïo laäp ra moät cô sôû haï taàng veà QLTT, xaây döïng neàn vaên hoùa tri thöùc trong moät toå chöùc vaø cuoái cuøng laøm cho QLTT trôû thaønh moät nguoàn lôïi cho toå chöùc, toå chöùc coù theå hieåu laø moät doanh nghieäp. Moät soá taùc giaû coù cho raèng nay ñaõ chuyeån sang thôøi ñaïi tri thöùc, tieáp theo thôøi ñaïi thoâng tin. Ñieàu naøy cuõng khoâng coù gì maâu thuaãn, vì noùi nhö vaäy khoâng coù nghóa laø thôøi ñaïi thoâng tin ñaõ keát thuùc (ví nh noùi thôøi ñaïi thoâng tin ñaõ tieáp noái thôøi ñaïi coâng nghieäp, khoâng coù nghóa laø ngaøy nay khoâng coøn phaùt trieån coâng nghieäp). Coù theå noùi trong thôøi ñaïi tri thöùc thì söï ñoùng goùp cuûa tri thöùc vaø moät saûn phaåm hay dòch vuï seõ chieám phaàn lôùn. Vaø cô sôû quan troïng ñeå aùp duïng QLTT laø coâng ngheä thoâng tin. Vai troø cuûa khoa hoïc xaõ hoäi cuõng ñöôïc nhaán maïnh. * Hoûi: Tröôùc ñaây ngöôøi ta cuõng ñoù ñeà caäp ñeán nguoàn löïc chaát xaùm trong moãi doanh nghieäp. Quaûn lyù tri thöùc ñöôïc noùi ôû ñaây coù phaûi laø quaûn lyù nguoàn löïc chaát xaùm naøy? Xin cho ñònh nghóa veà tri thöùc, quaûn lyù tri thöùc, caùch quaûn lyù tri thöùc trong moät doanh nghieäp? - Traû lôøi: Khi ngöôøi ta noùi chaát xaùm ôû ñaây nguï yù chæ caùc caùn boä khoa hoïc kyõ thuaät, hay nhöõng con ngöôøi lao ñoäng trí oùc. Quaûn lyù tri thöùc khaùc vôùi quaûn lyù trí thöùc (ñoäi nguõ trí thöùc). Tuy nhieân ñeán nay coøn coù raát nhieàu ñònh nghóa veà QLTT. Maëc daàu khoâng coù yù tranh luaän veà thuaät ngöõ trong luùc naøy, nh öng ñeå thaáy söï ña daïng cuûa vaán ñeà, xin trích moät soá ñònh nghóa ñang toàn taïi: Quaûn lyù tri thöùc laø moät quaù trình thu nhaän, toå chöùc, chia seû vaø söû duïng thoâng tin trong Quaûn lyù tri thöùc: Knowledge Management (KM) Tieán só Nguyeãn Höõu Thieän
- 21. QUAÛN LYÙ TRI THÖÙC 19 moät toå chöùc. (Trung taâm Naêng suaát Chaát löôïng Hoa Kyø - APQC). Quaûn lyù trí thöùc laø moät ñoäng löïc thuùc ñaåy vieäc söû duïng thoâng tin vaø kyõ naêng ngheà nghieäp moät caùch coù heä thoáng nhaèm höôùng vaøo hieäu quaû, naêng löïc, söï saùng taïo, ñoåi môùi vaø khaû naêng phaûn hoài nhanh choùng cuûa toå chöùc . (Lotus). Quaûn lyù tri thöùc laø vieäc kieåm soaùt vaø caáu truùc moät caùch coù heä thoáng vaø hieäu quaû moät cô cheá cho pheùp söû duïng ñuùng ngöôøi vaøo ñuùng coâng vieäc vaø ñuùng thôøi ñieåm, chia seû vaø söû duïng thoâng tin moät caùch thoâng suoát, höôùng tôùi vieäc ñaït ñôïc muïc tieâu cuûa toå chöùc. Moät caùch coù heä thoáng ôû ñaây coù nghóa laø töøng böôùc choïn loïc, tìm hieåu, phaân tích, chia seû vaø söû duïng thoâng tin ñeå taïo ra giaù trò. (Hieäp hoäi quaûn lyù tri thöùc Nhaät baûn). Coøn raát nhieàu ñònh nghóa khaùc veà quaûn lyù tri thöùc nhöng coù theå hieåu ñôn giaûn ôû goùc ñoä doanh nghieäp, ñoù laø quaù trình kieán taïo, khai thaùc, söû duïng vaø phaùt trieån nguoàn taøi saûn tri thöùc trong toå chöùc vaø bieán nhöõng tri thöùc ñoù thaønh giaù trò kinh teá hay vaät chaát. Coù nhieàu khaùi nieäm, thuaät ngöõ veà QLTT, nhöng chaéc chöa caàn vaø cuõng chöa neân ñi quaù saâu trong luùc naøy. Thieát nghó luùc naøy neân xem xeùt vaán ñeà, tìm hieåu, hoïc hoûi thieân haï xung quanh ñeå nghó caùch maø aùp duïng vaøo caùc doanh nghieäp hay caùc toå chöùc noùi chung, sao cho coù hieäu quaû nhaát. Quaûn lyù tri thöùc khoâng phaûi laø taïo ra moät cô sôû döõ lieäu khoång loà nhö moät baûn sao hoaøn chænh cuûa nhöõng gì maø nhaân vieân naém ñöôïc hay nhöõng gì naèm trong heä thoáng maø hoï ñang vaän haønh. Traùi laïi, quaûn lyù tri thöùc laø vieäc laøm chuû ñö ôïc caùc nguoàn tri thöùc raát ña daïng töø ñoäi nguõ nhaân vieân, töø caùc ñoái taùc vaø töø Internet thoâng qua vieäc khai thaùc hieäu quaû caùc nguoàn ñoù vaø bieán chuùng thaønh nhöõng giaù trò vaät chaát cho toå chöùc. Quaûn lyù trí thöùc coù hai muïc tieâu cô baûn: Thöù nhaát laø bieán nhöõng tri thöùc tieàm aån cuûa moãi caù nhaân thaønh tri thöùc cuûa toaøn toå chöùc. Thöù hai laø ñöa tieàm naêng vaø naêng löïc trí tueä cuûa toå chöùc ñeán vôùi moãi caù nhaân, nhöõng ngöôøi haøng ngaøy phaûi ñöa ra nhöõng quyeát ñònh trong coâng vieäc cuûa mình vaø ñoùng vai troø quyeát ñònh trong söï thaønh coâng hay thaát baïi cuûa toå chöùc. * Hoûi: Quaûn lyù tri thöùc laø khaùi nieäm qua môùi ôû Vieät Nam. Laøm sao ñeå caùc doanh nghieäp coù theå tieáp caän vaán ñeà naøy ? Doanh nghieäp hieän nay môùi quen vôùi caùc caùch thöùc quaûn lyù môùi nhôø ISO 9000, HACCP, TQM... Ñöa theâm khaùi nieäm môùi, lieäu coù taïo ra söï roái raém cho doanh nghieäp? - Traû lôøi: Chuùng ta ñang noùi quaù nhieàu veà tuït haäu, veà ruùt ngaén khoaûng caùch, veà hoäi nhaäp... Ñoù laø nhöõng thaùch thöùc, vaø chuùng cuõng khoâng theå coù con ñöôøng naøo ñeå luøi böôùc. Chæ coù moät caùch laø coá maø chaïy, maø ñuoåi baét, laáy laïi caùi maø ta ñaõ ñeå tuoät tay, ñoù laø söï thua keùm caùc nöôùc xung quanh veà kinh teá. Vì vaäy caùc doanh nghieäp noùi rieâng vaø moïi ngöôøi noùi chung ñeàu phaûi hoïc, hoïc nhieàu hôn, ñeå hoøng ruùt ngaén khoaûng caùch tuït haäu. Treân thöïc teá, caùc doanh nghieäp chuùng ta, caùc doanh nhaân nghieâm tuùc ñaõ vaøo cuoäc vaø coù leõ cuõng khoâng ñeán noãi roái raém. Khoâng ai baét eùp ai. Giôùi thieäu nhöõng vaán ñeà môùi ñeå heã ai thaáy caàn thì quan taâm, chöa caàn thì haõy taïm xeáp laïi ñoù, khi naøo thaáy thöùc söï caàn thieát cho mình, cho doanh nghieäp cuûa mình hay cho toå chöùc cuûa mình, thì haõy nghieân cöùu vaø aùp duïng. ��������������������������Phaùt trieån, nhaän thöùc ñeàu laø nhöõng quaù trình, caàn coù thôøi gian. Tuy nhieân thôøi gian khoâng chôø ai. Nhöng cuõng caán traùnh xu höôùng töø thaùi cöïc naøy sang thaùi cöïc khaùc. QLTT laø söï tieáp noái cuûa nhöõng coâng ngheä quaûn lyù tröôùc ñoù nhö ISO 9000, HACCP, TQM... Taát caû nhöõng thöïc ñôn ñoù, duø coù hay ñeán maáy, cuõng khoâng phaûi laø nhöõng chieác ñuõa thaàn, giuùp ta trong choác laùc coù ñöôïc taát caû. Trong khi giôùi thieäu veà quaûn lyù tri thöùc, veà caùc coâng cuï vaø coâng ngheä quaûn lyù tieàn tieán theo caùc chuaån möïc quoác teá, thieát nghó raèng caùc doanh nghieäp cuûa ta caàn ñi leân moät caùch baøi baûn. Haõy laáy moät ví duï: Caùch ñaây vaøi tuaàn, Thuû tôùng Singapore ñaõ phaùt ñoäng moät chieán dòch keùo daøi 3 naêm ñeå xoùa muø coâng ngheä tin hoïc (IT) cho 300.000 coâng chöùc cuûa nöôùc Singapore vôùi daân soá khoâng quaù 3 trieäu ngöôøi. Neân chaêng ôû nöôùc ta cuõng coù nhöõng chieán dòch töông töï, coù theå hay hieån nhieân laø ôû möùc thaáp hôn, ví nhö, chæ daùm noùi lieân quan ñeán lónh vöïc naêng suaát chaát löôïng, haõy xoùa muø trong lónh vöïc naøy cho haøng traêm ngaøn doanh nghieäp, ñeå caùc doanh nghieäp lieân tuïc ñöôïc phaùt trieån. Vaïn söï khôûi ñaàu nan. q
- 22. 20 QUAÛN LYÙ TRI THÖÙC Cách đây hơn một thập niên, vào giữa nhưng năm 1990, các nước tiên tiến đã quan tâm đến Quản lý tri thức: Knowledge Management (KM). Trên nhiều diễn đàn, các khái niềm về KM được bàn đến. Bản tin xin trích đăng để Bạn đọc tham nghiên cứu. Tổng hợp từ http:// www.km-forum.org/what_is.htm. In This portion of the Knowledge Management Forum a summaries of various descriptions of knowledge management are provided .Authors have been encouraged to include links to more complete remarks or to referenced works. From the introduction to “An Open Discussion of Knowledge Management”, Brian (Bo) Newman: Knowledge Management is the collection of processes that govern the creation, dissemination, and utilization of knowledge. In one form or another, knowledge management has been around for a very long time. Practitioners have included philosophers, priests, teachers, politicians, scribes, Liberians, etc. So if Knowledge Management is such an ageless and broad topic what role does it serve in today’s Information Age? These processes exist whether we acknowledge them or not and they have a profound effect on the decisions we make and the actions we take, both of which are enabled by knowledge of some type. If this is the case, and we agree that many of our decisions and actions have profound and long lasting effects, it makes sense to recognize and understand the processes that effect or actions and decision and, where possible, take steps to improve the quality these processes and in turn improve the qualityofthoseactionsanddecisions for which we are responsible? Knowledge management is not a, “a technology thing” or a, “computer thing” If we accept the premise that knowledge management is concerned with the entire process of discoveryandcreationofknowledge, dissemination of knowledge , and the utilization of knowledge then we are strongly driven to accept that knowledge management is much more than a “technology thing” and that elements of it exist in each of our jobs. Dr. Arthur J. Murray provides the following Knowledge Management Argot: • Argot: The vocabulary used by a particular group, usually an underworld group. • Corporate Knowledge: The collective body of experience and understanding of an organization's processes for managing both planned and unplanned situations. • C o r p o r a t e K n o w l e d g e Management: The process whereby knowledge seekers are linked with knowledge sources, and knowledge is transferred. • Corporate Knowledge Server: • Epistemology: The study of the nature and foundations of knowledge. • Etymology: The study of the history of change of a linguistic expression. • Knowledge: A set of models describing various properties and behaviors within a domain. • Morphology: The study of patterns and structure of word formations in language. •Ontology:Thestudyofrelationships that give rise to meaning of expressions. • Taxonomy: A framework for the classification and arrangement of objects (used to build a classification hierarchy). Thomas Bertels provides the following definition of Knowledge Management: Knowledge management is the management of the organization towards the continuous renewal of the organizational knowledge base - this means e.g. creation of supportive organizational structures, facilitation of organizational members, putting IT-instruments with emphasis on teamwork and diffusion of knowledge (as e.g. groupware) into place. As I am a very practical person I am focussed rather more on the practical aspects, how we can improve the reality. Maarten Sierhuis provides the following definition of Knowledge Management and supporting concepts: Knowledge Management (KM): This is, as the word implies, the ability to manage “knowledge”. We are all familiar with the term Information Management. This term came about when people realized that information is a resource that can and needs to be managed to be useful in an organization. From this, the ideas of Information Analysis and Information Planning What Is Knowledge Management
- 23. 21 came about. Organizations are now starting to look at “knowledge” as a resource as well. This means that we need ways for managing the knowledge in an organization. We can use techniques and methods that were developed as part of Knowledge Technology to analyze the knowledge sources in an organization.Usingthesetechniques we can perform KnowledgeAnalysis and Knowledge Planning. Knowledge Analysis (KA): In Knowledge Analysis we model a knowledge source in such a way that we can analyze its usefulness, its weaknesses and its appropriateness within the organization. Knowledge Analysis is a necessary step for the ability to manage knowledge. Within Knowledge Analysis we can use knowledge modeling and knowledge acquisition techniques. Knowledge Planning (KP): When an organization has a grip on its knowledge (i.e. has performed Knowledge Analysis), it will be able to plan for the future.An organization will now be able to develop a multi- year knowledge plan that defines how the organization will develop its knowledge resources, either by training its human agents, or by developing knowledge-based systems to support the human agents, or by other means that allow the organization to stay competitive. Knowledge Technology (KT): This is, as the word already implies, the (application of) techniques and methods from the field of AI, or to be more specific, the field of knowledge-based systems. KT has been around for quite some time, and most people know about the application of KT in the form of expert systems, and decision support systems. Techniques and methods to design these kind of systems are well known; The best known methodology for building knowledge-based systems is CommonKADS (formerly known as KADS). Computer Supported Work Systems (CSWS): This is a formal and informal (human) activity system, within an organization where the (human) agents are supported by computer systems. The application of Knowledge Technology is very helpful in such work systems, although definitely *not* the only important factor in the analysis and design, nor in the effectiveness of the activity system. Denham Grey offers the following views on knowledge and knowledge management: What is knowledge? Knowledge is the full utilization of information and data, coupled with the potential of people’s skills, competencies, ideas, intuitions, commitments and motivations. In today’s economy, knowledge is people, money, leverage, learning, flexibility, power, and competitive advantage. Knowledge is more relevant to sustained business than capital, labor or land. Nevertheless, it remains the most neglected asset. It is more than justified true belief and is essential for action, performance and adaption. Knowledge provides the ability to respond to novel situations. Aholistic view considers knowledge to be present in ideas, judgments, talents, root causes, relationships, perspectives and concepts. Knowledge is stored in the individual brain or encoded in organizational processes, documents, products, services, facilities and systems. Knowledge is the basis for, and the driver of, our post-industrial economy. Knowledge is the result of learning which provides the only sustainable competitive advantage. Knowledge is the next paradigm shift in computing following data processing 1945-1965 and information management 1966- 1995. Knowledge is action, focused innovation, pooled expertise, special relationships and alliances. Knowledge is value-added behavior and activities. For knowledge to be of value it must be focused, current, tested and shared. What is Knowledge Management? Knowledge management is an audit of “intellectual assets” that highlights unique sources, critical functions and potential bottlenecks which hinder knowledge flows to the point of use. It protects intellectual assets from decay, seeks opportunities to enhance decisions, services and products through adding intelligence, increasing value and providing flexibility. K n o w l e d g e m a n a g e m e n t complements and enhances other organizational initiatives such as QUAÛN LYÙ TRI THÖÙC