1. TUGAS : PERTEMUAN
1. Petunjuk Pengerjaan
a. Buatlah notula dari pelaksanaan kegiatan Rapat Tri Wulan tentang Evaluasi kinerja
pegawai
b. Cetaklah notula yang telah dibuat
2. Bahan dan Alat
a. Komputer
b. Printer
c. Kerta HVS A4
3. Hasil yang diharapkan
a. Notula rapat dibuat dengan baik dan benar
2. SOAL RAPAT
Rapat Tri Wulan tentang kinerja pegawai PT. Gaarda Asuransi
Rapat diselenggarakan pada hari Jum’at, 4 Oktober 2019, di R. Rapat Lt. 2, Jam 8.00 WIB dengan
dihadiri oleh
1. Kepala Bagian Kepegawaian
2. Kepala Bagian Keuangan
3. Kepala Bagian Pemasaran
4. Kepala Bagian Rumah Tangga
5. Tiga orang staf administrasi masing-masing Andini, Arman dan anda sendiri sebagai
notulis
Agenda Rapat :
1. Laporan Kinerja Pegawai
2. Peningkatan Profesionalisme
3. Lain-lain
Soal :
Rapat dibuka oleh pimpinan Ka. Bag. Kepegawaian yang intinya mengucapkan terimakasih atas
kehadiran para peserta dan menyampaikan tentang tujuan diadakannya rapat.
Selanjutnya kepala bagian kepegawaian menyampaikan materi selanjutnya yaitu tentang
kinerja pegawai. Berdasarkan data yang telah dihimpun oleh para staf kepegawaian ternyata
kinerja pegawai selama 3 bulan pertama menunjukkan hasil yang lebih baik dibandingkan tahun
sebelumnya. Hal ini ditunjukkan dengan tingkat kehadiran pegawai yang mencapai 95%.
Angka ini lebih tinggi 5 % dari tahun sebelumnya. Namun demikian, tingkat keterlambatan
pegawai masih cukup tinggi, mencapai angka 10 %.
Sedangkan keterlambatan di setiap bagian bervariasi. Disamping tingkat kehadiran pegawai,
beliau juga menyampaikan tentang hal lainnya, seperti disiplin, kemampuan kerja pegawai dan
kaitannya dengan peningkatan keuntungan yang telah dicapai oleh perusahaan. Setelah
dibandingkan dengan adanya peningkatan keuntungan perusahaan, pimpinan juga menganalisa
bahwa kinerja pegawai turut mempengaruhi pencapaian tersebut. Selanjutnya beliau meminta
Andini untuk menyampaikan laporan kinerja pegawai, khususnya berkaitan dengan kehadiran.
Andini : Berdasarkan data dari kehadiran pegawai, dapat disimpulkan :
1. Dari data pegawai sebanyak 100 orang, tingkat kehadiran mereka rata-rata
mencapai 95 %
2. Tingkat keterlambatan pegawai rata-rata mencapai 10 %
3. Ketidakhadiran pegawai paling besar karena sakit
4. Sedangkan keterlambatan sebagian besar karena alasan perjalanan
3. Selanjutnya pimpinan meminta masukan, tanggapan dan saran dari para peserta tentang data
yang telah disampaikan berikut untuk perbaikan ke dapan.
Hartono, SE ( Kepala Bagian Keuangan) menyampaikan tanggapan sebagai berikut : perlu
ada kebijakan yang dapat membuat pegawai untuk bekerja lebih rajin misalnya dengan
memberi insentif bagi mereka yang hadir 100 % setiap bulan, diberikan penghargaan juga
berupa sertifikat sehingga hal ini dapat memotivasi mereka.
Dendi Aryono, SE (Ka. Bag. Pemasaran) menyampaikan bahwa data yang sudah
disampaikan sebaiknya diumumkan kepada setiap bagian, kalau perlu dipasang di
pengumuman
Drs. Riri Arifin (Ka. Bag. Rumah Tangga) menyampaikan bahwa selain diberikan reward
kepada mereka yang berprestasi, bagi mereka yang rendah kinerjanya juga diberikan
peringatan, seperti, mereka yang terlambat dipotong gajinya, atau uang makannya dikurangi
Arman , menyampaikan bahwa banyak pegawai yang menyampaikan kepadanya mereka
sudah berusaha untuk datang tepat waktu, tetapi terkadang banyak hambatan selama dalam
perjalanan, sehingga mereka keberatan kalau ada pemotongan gaji untuk mereka yang
terlambat. Mereka berharap ada kebijakan dari manajemen.
Setelah adanya masukan pimpinan memberikan alternatif solusi dalam meningkatkan
kehadiran mereka, yaitu ada toleransi keterlambatan sebanyak 3 kali dalam sebulan,
selebihnya keterlambatan mereka dipotong sebesar Rp. 20.000, yang disetujui peserta.
Selanjutnya pimpinan mengharapkan masukan dari peserta untuk meningkatkan
profesionalisme kerja mereka.
Tentang hal ini mereka pada umumnya mempunyai pendapat yang hampir sama yaitu
perlunya ada peningkatan gaji bagi mereka, pelatihan dan diklat pegawai yang terus menerus dan
berkesinambungan, rewards yang adil dan fasilitas kerja dipenuhi, seperti transport yang
memadai, makanan dengan gizi yang baik dan sebagainya.
Rapat ditutup pada pukul 10.00 WIB.
