Presentasi Seminar Proyek Perubahan Diklat PIM III

1. Inspektorat Utama BPOM
Teknik
Pengawasan
Intern
Berbantuan
Komputer yang
Terintegrasi
pada Badan
POM
Ali Yudhi Hartanto, SF, Apt, MM
Kepala Bagian Tata Usaha

2. Bagian Tata Usaha
Kasubbag TU I Kasubbag TU II
Inspektur I Inspektur II
Kasubbag P & E Kasubbag K & U
Kabag TU
Inspektur Utama
STRUKTUR ORGANISASI
INSPEKTORAT UTAMA
○ Tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas
dan pemberian dukungan administrasi Inspektorat
Utama
○ Fungsi:
1. Koordinasi dan penyusunan rencana, program,
anggaran, pemantauan, dan evaluasi; dan
2. Pelaksanaan urusan pengelolaan keuangan dan
kerumahtanggaan.
Tugas pokok dan fungsi
Pasal 373 dan Pasal 374

4. NAME OR LOGO
Manfaat Bagi Pimpinan
Data dan Informasi
Data dan informasi
komprehensif,
terstruktur, cepat, tepat,
akurat, akuntabel dan
real time.
Decision Support System
Integrasi dengan Badan
POM Command Center
Profil Kinerja
Profil kinerja seluruh
satuan kerja dan Unit
Kerja Badan POM
Web Based
Media interaksi virtual
berbasis internet (web-
based)
Performance
Meningkatkan kepatuhan
dan akselerasi kinerja
satuan kerja/unit kerja.
4

5. NAME OR LOGO 5

6. NAME OR LOGO
Manfaat
Bagi Stakeholders
Data dan
Informasi
Komprehensif,
terstruktur, cepat,
tepat, akurat,
akuntabel dan real
time
Peningkatan Nilai
Reformasi Birokrasi
Bidang Penguatan
Pengawasan dan
Bidang Akuntabilitas
Harmonisasi
TPBK dengan
kebijakan satu data
Pusat Data dan
Informasi
6

7. NAME OR LOGO
Manfaat
Project Leader
Pemeliharaan
Pemeliharaan data dan
informasi secara
online
Collecting
Mempercepat dan
mempermudah
Meningkatkan Kinerja
Tugas dan Fungsi
serta layanan kepada
pimpinan
Road Map
Tersedianya road map
pengembangan TPBK
7

8. TEKNIK
PENGAWASAN
INTERN
BERBANTUAN
KOMPUTER
OKT-NOV
2018
01 02
PEMBENTUKAN TIM
EFEKTIF
03
KOORDINASI TIM
EFEKTIF
04
BRAINSTORMING
DENGAN
STAKEHOLDER
05
BENCHMARKING
06
07
DESIGN APLIKASI
08
KOORDINASI
09
EVALUASI MOCK
UP
10
UJI COBA
APLIKASI
11
12
MANUAL BOOK
13
DISEMINASI
14
INPUT DATA
15
PENYUSUNAN
SOP
1716
INTERNALISASI
RENCANA PROYEK
PERUBAHAN
IDENTIFIKASI AREA
OF IMPROVEMENT
UNIT INTEGRATION
TESTING
INTEGRASI BADAN
POM COMMAND
CENTER
EVALUASI
TAMPILAN
CAPAIAN PROYEK
PERUBAHAN

9. INTERNALISASI RENCANA
PROYEK PERUBAHAN
Rapat Internalisasi Proyek perubahan::
- Nota Dinas Undangan Rapat Nomor B-TU.05,73,10,18,1827 tertanggal 03 Oktober 2018
- Presentasi
- Notulen Rapat
- Daftar Hadir
- Photo dan Video Rapat
Rapat Tanggal 03 Oktober 2018

10. Aditya
Nugraha, S.Si,
Apt, M.Sc
Ketua Tim Teknis
Pembuatan aplikasi
Menentukan teknis aplikasi.
Memastikan pengembangan
TPBK dapat berjalan dengan
baik.
Menjamin keamanan data
pada sistem informasi
Dra. Zulaimah,
Apt, M.Si
Mentor
Ali Yudhi H, SF,
Apt, MM
Project Leader
Hayati
Nurhistianti A,
S.Si, Apt
Ketua Tim Administratif
Tri Apriadi,
SE
Ketua Tim Itegrasi
dengan BCC
Memastikan kelancaran
setiap pertemuan
Mengadminitrasikan serta
mendokumentasikan surat
menyurat, data dan
informasi.
Menyusun Laporan
Memastikan Integrasi
data dan informasi
pengawasan intern
dengan Badan POM
Command Center.
Moch Fachrul
Rizal SH
Ketua Tim Substansi
Menjamin kebenaran
dan keakuratan data
dan informasi
pengawasan Intern
Tersusunnya profile
kinerja Unit Kerja
BPOM
Merancang Proyek Perubahan;
Menggalang dukungan
stakeholders; Implementasikan
rancangan Memobilisasi Tim
Efektif ; Memastikan milestone
tercapai; Evaluasi dan
Pengendalian
Bimbingan dalam
mengidentifikasi permasalahan;
mengatasi kendala; memetakan
agenda pelaksanaan; memantau
pelaksanaan capaian milestones;
Evaluasi dan Pengendalian,
memberikan feedback
02 PEMBENTUKAN TIM
EFEKTIF

11. • Tanda Terima Surat Keputusan
Tim TPBK
03
KOORDINASI TIM
EFEKTIF

12. Rapat koordinasi dengan Pusat
Data dan Informasi Badan POM
tanggal 04 Oktober 2018
04
BRAINSTORMING
DENGAN STAKEHOLDER

13. Pusat Informasi Pengawasan Badan Pengawasan
Keuangan dan Pembangunan (BPKP)
Hasil Benchmark :
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengembangan system
Informasi :
a. Legalitas dari platform dan Bahasa program yang digunakan
b. Pengembang aplikasi harus menyerahkan dokumen program
kepada users
c. Menjamin keberlangsungan kemanfaatan aplikasi
d. Maintenance dari aplikasi
e. Kesiapan infrastruktur (server, bandwith)
f. Menyusun SOP dengan informasi yang rinci dan lengkap
sebelum memulai pengembangan aplikasi
05
BENCHMARKING
Benchmarking tanggal 16 Oktober 2018

14. 06IDENTIFIKASI AREA
OF IMPROVEMENT
Governme
nt…
Manaj…
Pengendalia
n Intern, 4
PRIORITAS
PENGEMBANGAN TPBK
Perencan
aan , 11
Pelaksanaa…
Pelapor…
PRIORITAS PENGEMBANGAN
TPBK ASPEK GOVERNANCE
Lingkungan
Pengendali…
Penilai
an
Risiko,
8
Aktifita
s
Pengen
dalian,
9
Monev
, 0
Peman
tauan,
10
PRIORITAS PENGEMBANGAN
TPBK ASPEK RISK
MANAGEMENT
Rapat Tanggal 15 Oktober 2018 https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScXNTRUgAsQUB1
pE7XazyELu6y3wFbTLCF2DDI5U7ijMIWNrg/viewform

15. 07
DESIGN APLIKASI

16. 08
KOORDINASI
Rapat koordinasi dan
kolaborasi pengembangan
system aplikasi tanggal 25
Oktober 2018

17. 09
EVALUASI MOCK UP

18. 10
UJI COBA APLIKASI
Rapat uji coba aplikasi
tanggal 12 November
2018

19. 11UNIT INTEGRATION
TESTING
Rapat System Integration Testing
(SIT) tanggal 13 November 2018

20. 12
MANUAL BOOK
Manual Book aplikasi Simolekdesi
Mock up video informasi Teknik
Pengawasan Intern Berbantuan Komputer

21. 13
DISEMINASI
Sosialisasi Pembangunan Teknik Pengawasan Intern Berbantuan
Komputer oleh Project Leader pada Pertemuan Nasional
Peningkatan Kompetensi Three Lines of Defence Dalam
Implementasi Manajemen Risiko yang Terintegrasi ISO
9001:2018
Kamis, 08 November 2018 bertempat di Best Western Hotel
Belitung
Penyampaian Sosialisasi Pembangunan Teknik Pengawasan Intern
Berbantuan Komputer oleh Inspektur Utama Badan POM pada
Rapat Evaluasi Nasional (REN) Badan POM Tahun 2018
Selasa, 27 November 2018 bertempat di Padma Hotel Legian
Denpasar

22. 14
INPUT DATA

23. 15
PENYUSUNAN SOP

24. 16
INTEGRASI BADAN POM
COMMAND CENTER
Data pada Aplikasi Data pada Badan POM Command Center
https://command-center.pom.go.id/inspektorat/maphttps://simolekdesi.pom.go.id

25. 17
EVALUASI TAMPILAN PADA
LAYAR BADAN POM COMMAND
CENTER
Tampilan data pengawasan intern secara
Geographical Informational System (GIS) pada
Badan POM Command Center

26. NAME OR LOGONet Map
Projek
Leader
Kepala BPOM
Sekretaris
Utama
Ka Pusdatin
Ka Biro DSP
Ka Bid Sistem
Informasi
Ka Bid Tata
Kelola SI
Auditor
Kasubbag TU I
Kasubbag TU II
Deputi
Ka Biro Keu
Kabag Evaluasi
Kabag
Infrastruktur
Kasubbag K & U
Kasubbag P & E
Inspektur
Utama
Inspektur I
Inspektur II
BPK RI
BPKP RI
Kemenpan RB
Ombudsman
Informal,
Advokasi
Instruksi,
Disposisi
Pembiayaan
Koordinasi,
Sharing
Info
Auditor
Eksternal
Internal Ittama
Internal BPOM
AnalisisStakeholderSemula
Utama
Primer

27. NAME OR LOGONet Map
Projek
Leader
Kepala BPOM
Sekretaris
Utama
Ka Pusdatin
Ka Biro
DSP
Ka Bid Sistem
Informasi
Ka Bid Tata
Kelola SI
Auditor
Kasubbag TU I
Kasubbag TU II
Deputi
Kabag
Evaluasi
Kabag
Infrastruktur
Kasubbag K & U
Kasubbag P & E
Inspektur
Utama
Inspektur I
Inspektur II
BPK RI
BPKP RI
Kemenpan RB
Ombudsman
Informal,
Advokasi
Instruksi,
Disposisi
Pembiayaan
Koordinasi,
Sharing
Info
Auditor
Eksternal
Internal Ittama
Internal BPOM
AnalisisStakeholderMenjadi
Utama
Primer
Ka Biro Umum
dan SDM
Ka Biro
Hukor
Ka Biro
Keu

28. before after
28
Stakeholder Kwadran Mapping

29. ANALISIS STAKEHOLDER
29
PROMOTORS
DEFENDERSAPATHETICS
LATENS
1. Badan Pemeriksa Keuangan
2. Badan Pengawasan Keuangan
dan Pembangunan
3. Ombudsman RI
4. Kemenpan RB
5. Kepala Pusat Data dan
Informasi
6. Kepala Biro Hukum dan
Organisasi
7. Kabag Tata Kelola IT
8. Kabag Aplikasi
9. Kabag Organisasi
10. Kepala UPT
1. Auditor Inspektorat I
2. Auditor Inspektorat II
3. Kasubbag TU
Inspektorat I
4. Kasubbag TU
Inspektorat II
5. Kasubbag Keuangan
dan Umum
1. Kepala Badan POM
2. Inspektur Utama
3. Sekretaris Utama
4. Deputi Badan POM
5. Inspektur I
6. Inspektur II
7. Kepala Biro Perencanaan dan
Keuangan
8. Kepala Biro Umum dan SDM
9. Kepala Biro HDSP
10. Kepala Subbag Program dan
Evaluasi

30. Strategi Komunikasi

31. 31
Kendala
Komitmen Stakeholder
rendah
Keengganan anggota tim
kerja untuk terlibat
Kurangnya SDM yang
terlibat dalam proyek
perubahan
Aktifitas pengawasan
intern menyita waktu kerja
anggota tim.
Anggaran tidak tersedia.
Penyebab
Stakeholder mempunyai
kepentingan sendiri dan
ego sektoral tinggi
Kurangnya kesadaran/
komitmen dari anggota tim
SDM di Inspektorat Utama
terbatas
Beban kerja dari masing-
masing personil Tim
Tidak terdapat
perencanaan anggaran
kegiatan
Risiko
Keterlibatan stakeholder
rendah
Rendahnya keterlibatan
anggota tim
Ketiadaan SDM yang
menangani tahapan dan
rincian kegiatan
Milestone tidak tercapai
Ketiadaan Anggaran
Strategi
Penanganan
Dukungan dari Mentor dan
Coach
Koordinasi dengan seluruh
anggota Tim Efektif dan
Supervisi Langsung
Kolaborasi dengan
stakeholder
Penetapan quick win dan
monev untuk setiap
tahapan.
Revisi anggaran
IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA DAN STRATEGI PENANGANAN

32. Sustainability
(sustainability) ditentukan: (1)
kemampuan untuk melakukan
penyelarasan internal (internal
alignment), (2) kemampuan
mencapai kualitas pelaksanaan
program (quality of execution), (3)
serta kapasitas untuk memperbarui
diri (renewal capacity)
Membangun Kolaborasi
Proses bersama di dalam tim efektif
dan dengan stakeholder yang
bekerja bersama untuk
menyelesaikan proyek perubahan
Membangun Tim Efektif
Membangun tim efektif dalam suatu
teamwork yang solid, saling mendukung,
kooperatif dan kolaboratif. (Super tim)
untuk mewujudkan sinergi untuk
keberhasilan pencapaian milestone
Komitmen Stakeholder
Komitemen seluruh stakeholder
untuk mendukung proyek
perubahan diperlukan sebagai
prasyarat agar proyek perubahan
tersebut dapat berhasil guna dan
berdaya guna
Adaptif Leadership
Kepemimpinan yang mengedepankan
kolaborasi dan partisipasi seluruh
stakeholder untuk mewujudkan gagasan
(Inovasi) dan menyelesaikan
permasalahan dengan menggunakan
cara-cara non teknikal
01
05
04 03
02
Faktor Kunci Keberhasilan

33. NAME OR LOGO
Biro Humas dan
Dukungan
Strategis Pimpinan
Biro Umum dan
Sumber Daya
Manusia
Biro Perencanaan
dan Keuangan
Biro Hukum dan
Organisasi
Pusat Data dan
Informasi BPOM
34
Dukungan Stakeholder

34. Dra. Reri Indriani, Apt, M.Si
Inspektur Utama Deputi II
Dra. Zulaimah, Apt, MM
Inspektur II
Drs. Mustofa, Apt, M.Kes
Inspektur I
Auditor
Auditor Inspektorat I
dan Inspektorat II
Dukungan Stakeholder
Dra. Rr. Maya Gustina A, Apt,
M.Sc

35. Bimbingan dengan Coach

36. Rencana dan Capaian
Jangka Pendek
1 2 3 4 1 2 3 4 5
1 Internalisasi Rencana Proyek Perubahan Project Leader Notulen Rapat
2 Pembentukan Tim Efektif Mentor dan Project
Leader
Surat Ketetapan Inspektur
Utama
3 Konsolidasi tim efektif terkait Job description Project Leader Job desk Tim TPBK
4 Koordinasi dan Brainstroming dengan
Stakeholder terkait konsep Aplikasi
Tim Efektif dan
Stakeholder
Notulen Rapat
5 Benchmarking penerapan TPBK ke APIP K/L
Lain
Tim Efektif Laporan Benchmarking
6 Mengidentifikasi area of improvement da road
map pengembangan TPBK
Tim Teknis dan
Auditor
Dok. Area of improvement
7 Penyusunan desain dan bisnis proses sistem
aplikasi
Project Leader dan
Tim Teknis
- Table of Authority
8 Koordinasi dan kolaborasi pengembangan
sistem aplikasi
Mentor, Tim Teknis
dan Stakeholder
Notulen Rapat
9 Evaluasi Mock Up Aplikasi Tim Teknis dan
Stakeholder
Laporan Evaluasi
10 Uji Coba Aplikasi dan Perbaikan Sistem
Informasi
Tim Teknis dan
Stakeholder
Laporan Uji Coba
11 Unit Integration Tesing & System Intergration
Testing
Tim Teknis dan
Stakeholder
Berita Acara System
Integration Testing
12 Penyusunan Manual Book/video Tim Efektif Manual Book
13 Diseminasi Layanan aplikasi kepada
Stakeholder
Tim Efektif dan
Stakeholder
Notulen Rapat
14 Input Data dan Informasi Pengawasan Intern Tim Substantif Input Data ke Aplikasi
15 Penyusunan SOP Tim Teknis Dok. SOP
16 Integrasi dengan BCC Tim Integrasi Tampilan pada BCC
17 Evaluasi Tampilan Data pada BCC Tim Integrasi Tampian pada BCC
Tahap IV - Integrasi dengan BCC
NovemberOktoberUraian Kegiatan Pelaksana
Waktu Pelaksanaan
No
Tahap I – Persiapan
Tahap II - Perancangan Sistem dan Uji Coba
Tahap III - Implementasi dan pemantauan
Output
Milestone

37. Capaian
Jangka Pendek

38. Capaian
Jangka Pendek

39. Jangka Menengah
Telah Tercapai
Des 18 Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des
1 Penyusunan dan
penetapan Road Map
pengembangan TPBK
Irtama dan Tim
Efektif
Road Map TPBK
2 Securitisasi aplikasi oleh
BSSN
Tim Teknis Sertifikat
Securitisaasi
3 Koordinasi dan
kolaborasi
pengembangan sistem
aplikasi
Tim Efektif Lap Kegiatan
4 Pengembangan Modul
Pengawasan Intern
Tim Efektif Modul Aplikasi
5 Integrasi dengan BCC Tim Integrasi Tampilan integrasi
6 Updating Data
Pemanfaatan
Tim Substantif Input Data online
7 Pemeliharaan aplikasi Tim Teknis Laporan
Pemeliharaan
8 Monitoring dan Evaluasi
Pelaksanaan TPBK
Tim Teknis Laporan
Monitoring
9 Pelatihan e-audit Tahap
I (Beginner)
Tim Efektif Sertifikat Peserta
OutputNo Uraian Kegiatan Pelaksana
Waktu Pelaksanaan - Jangka Menengah 2019

40. Jangka Panjang
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des
1 Pelatihan e-audit Tahap
II (Advance)
Tim Administratif Sertfikat Peserta
2 FGD Pengembangan E-
Audit
Tim Efektif Laporan Disiminasi
3 Koordinasi dan
kolaborasi
pengembangan sistem
aplikasi
Tim Efektif Lap Kegiatan
4 Pengembangan Modul
Pengawasan Intern
Tim Efektif Modul Aplikasi
5 Integrasi dengan BCC Tim Integrasi Tampilan integrasi
6 Updating Data
Pemanfaatan
Tim Substantif Input Data online
7 Pemeliharaan aplikasi Tim Teknis Laporan
Pemeliharaan
8 Monitoring dan Evaluasi
Pelaksanaan TPBK
Tim Teknis Laporan
Monitoring
9 Diseminasi Pemanfaatan
TPBK
Tim Substantif Laporan Disiminasi
No Uraian Kegiatan Pelaksana Output
Waktu Pelaksanaan - Jangka Panjang 2010