Dokumen tersebut membahas tentang kantor maya (virtual office) dan otomatisasi kantor. Kantor maya memungkinkan pegawai bekerja dari berbagai lokasi asalkan terhubung dengan perusahaan melalui komunikasi elektronik, sehingga mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Otomatisasi kantor menggunakan teknologi untuk mempermudah pekerjaan kantor seperti pengolahan kata, surat elektronik, kalender elektronik

1. Pengguna dan Pengembang Sistem
Nama
NIM
Dosen Pengampu
Mata kuliah
: Widiya Puji Astuti
: 43215010118
: Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA
: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN –
Kamis 13:15-15:45 (B-203)

2. Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an pada saat komputer mikro
dan peralatan komunikasi mulai terjangkau secara personal sehingga
memungkinkan seseorang bekerja di rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing
digunakan untuk menjelaskan komunikasi data, selanjutnya istilah telecomutting
diperkenalkan karena kelihatannya hal itu merupakan cara yang tepat untuk
menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” (comutte) ke tempat kerja
secara elektronik. Telecommuter pertama antara lain adalah ilmuwan komputer
seperti progamer sistem, yang menyadari bahwa mereka dapat menciptakan
perangkat lunak di rumah sama seperti di kantor.(1
Anonim, 2011)
Konsep Kantor Maya ( virtual office ) mengakui bahwa pekerjaan kantor dapat
dilakukan hampir di semua lokasi geografis selama tempat kerja tersebut terhubung
dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan
komunikasi elektronik. Konsep ini dimulai dengan telecommuting, dan
disempurnakan oleh hoteling. (2
Liliani, 2015)
Keuntungan Kantor Maya
Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga
menghasilkan beberapa keuntungan, sebagai berikut:
1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas
kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain,
sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor
bagi tiap pegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti
halnya para peserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya.
3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi
dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih
banyak perhatian daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor
tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui percakapan
dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter
berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua
pegawai bekerja di lokasi tetap.
4. Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam seperti:
banjir, angin rebut, dan sejenisnya yang membuat pegawai tidak mungkin
pergi ke tempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun,
dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan,
asalkan jaringan suprastukturnya tidak mengalami gangguan. Dalam hal
ini listrik tidak padam, dan penyedia jasa komunikasi juga tidak mengalami
kemacetan.
5. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan
memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk
bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil
dapat bekerja di rumah. Oleh karena itu kantor maya lebih memungkinkan
perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya. Keuntungan

3. kontribusi sosial dapat dibagikan ke pegawai yang tadinya tidak mungkin
memperoleh pekerjaan, sebelum kantor maya.
Kerugian Kantor Maya
Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itu
melakukannya dengan menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya,
antara lain:
1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya
setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari
suatu organisasi.
2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas
dari operasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka
dapat dibuang sewaktu-waktu. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap
orang dengan computer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan
bahwa mereka mungkin menjadi korban “pemecatan elektronik”.
3. Semangat kerja yang rendah, sjumlah fakor dapat menyebabkan
rendahnya semangat kerja pegawai. Fakor pertama adalah tidak adanya
umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan
dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji telecommuter
cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di
tempat kantor tetap.
4. Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter
tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat
meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah
cara untuk menghindari tanggung jawab rumah tangga.
Semua kerugian ini adalah kerugian bagi pegawai. Perusahaan mungkin tidak
menyadari dampak negatif tersebut kecuali mereka memantau perasaan pegawai
secara cermat. Oleh karena itu supaya kantor maya berhasil, perusahaan harus
melakukan upaya khusus untuk memastikan bahwa pegawai tidak menderita.

4. Sistem Informasi Perkantoran (Office
Automation/OA) yang banyak di implementasikan
pada perkantoran modern saat ini
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat
elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan
dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan
untuk meningkatkan produktivitas.
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan
produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM
menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik
listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut
Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik
kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Para pengguna OA :
1. Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka
dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
3. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai
tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur
jadwal pertemuan.
4. Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti
mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan
dokumen, dll.
Tujuan otomatisasi kantor
Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan
memperpendek jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi kantor
adalah:
 Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material,
waktu dan mesin atau alat-alat kerja.
 Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
 Meningkatkan produksi.
Menurut 3
Ranta, 2012 Implementasi Otomatisasi Kantor pada perusahaan pada
zaman modern seperti sekaraang ini :
1. Pengolahan Kata (word Processing).

5. Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak
tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan
diketik atau dicetak.
contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll
2. Surat Elektronik (electronik mail).
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai
mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan
terminal komputer dan alat penyimpanan.
contoh: yahoo mail, google mail , dll.
3. Voice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio
dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk
audio saat dipanggil.
4. Kalender Elektronik (electronik calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil
kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat
memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah
kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik
sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal
pertemuan yang sangat padat.
5. Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan
audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk
melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama
konfrensi audio yang masih digunakan.
6. Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta
konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan
hubungan audio dan video.
7. Konfrensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim
pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan
dipecahkan.
8. Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu
ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX
berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen
kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
9. Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan
grafik yang tersimpan.
10.Desktop Publishing

6. Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang
kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan
kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor
 Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi
tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
 Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada
konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
 Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh
sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.

7. Daftar Pustaka
1
Anonim, 2011. http://wonder-ol.blogspot.co.id/2011/03/pengguna-dan-
pengembang-sistem.html
2
Liliani, 2015. http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-
virtual-office-kantor-maya.html
3
Ranta, 2012. https://rantauld.wordpress.com/2012/11/08/pemanfaatan-teknologi-
informasi-dalam-manajemen-kantor/