2. KORESPONDENSI
Communication by exchange of letters, letters that passed between
correspondents ( Webster)
TEKNIK BERKOMUNIKASI ANTARA DUA PIHAK ATAU LEBIH
DENGAN MENGGUNAKAN SURAT MENYURAT
TUJUAN :
- Mengirimkan pesan
- Sampai, dimengerti, dipahami
- Penerima mengambil langkah/respon yang dikehendaki
5. FUNGSI SURAT
Pengganti pertemuan
Wakil/duta organisasi
Alat pengingat
Pedoman kerja
Alat bukti (historis, yuridis dan
administratif)
6. SYARAT SURAT YANG BAIK
JELAS
TEGAS
RINGKAS
LENGKAP
TEPAT
SOPAN
MENARIK TAPI WAJAR
UNTUK SURAT DINAS : FORMAL, CIRI-CIRI KEDINASAN
KESERAGAMAN BENTUK
7. BAGIAN-BAGIAN SURAT
Kepala Surat
Tanggal Surat
Nomor Surat
Lampiran
Sifat
Hal/ Perihal
Alamat Dalam
Salam Pembuka
Isi Surat
Salam Penutup
Penutup Surat
Initial/T
anda
tangan
Tembusan
9. SYARAT DASAR MENULIS SURAT
Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan
Pengusaan bahasa (bhs.Tulisan)
Penguasaan pikiran dan perasaan
Pengetahuan posisi dalam hubungan kerja (penulis
dan pembaca)
Pengetahuan teknik korespondensi
11. BENTUK BENTUK SURAT
BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK
STYLE)
BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B.S.)
BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED
STYLE)
BENTUK PARAGRAF GANTUNG (HANGING
PARAGRAF)
16. JENIS-JENIS SURAT DINAS
1. Surat Dinas
2. Nota Dinas
3. Memo
4. Surat Pengantar (biasa & kolom)
5. Surat Kawat
6. Surat Keputusan
7. Surat Edaran
8. Surat / Kartu Undangan
9. Surat Tugas (biasa & kolom)
10. Surat Kuasa
11. Pengumuman
12. Surat Pernyataan
13. Surat Keterangan
14. Berita Acara
17. DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
Nomor : 4 April 2001
Lampiran :
Hal :
Yth…………….
…………………..
nama jabatan
tanda tangan
Tembusan nama pejabat
NIP
SURAT DINAS
21. SURAT EDARAN
SURAT EDARAN
Nomor:
Lampiran :
hal :
Yth…………….
…………………..
…………
Tembusan
tanggal surat
nama jabatan
tanda tangan
nama pejabat
NIP
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
22. Nomor : 4April 2001
Lampiran :
Hal : Undangan
Yth…………….
…………………..
Hari & Tgl.:………………..
Waktu :………………..
Tempat :………………..
Acara :………………..
Tembusan
nama jabatan
tanda tangan
nama pejabat
NIP
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
SURAT UNDANGAN
23. SURAT TUGAS
SURAT TUGAS
Nomor:
Yth…………….
…………………..
Kepala Pusdiklat memberikan tugas kepada:
untuk …………………………………..
Tanggal ………………………………..
Di ……………………………………..
Setelah melaksanakan tugas, harap Saudara
menyampaikan laporan tertulis.
Tembusan
tanggal surat
nama jabatan
tanda tangan
nama pejabat
NIP
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
No. Nama/NIP Pangkat/Gol. Jabatan
26. PENGURUSAN SURAT
( MAIL HANDLING )
SURAT MASUK SURAT KELUAR
Sarana Pencatatan :
• Buku Agenda
• Kartu Kendali
•Draf/Konsep/Final
•Pengiriman
•Pencatatan
30. PENGERTIAN ARSIP
Arsip Arche
(Yunani)
Ta arche
Archion
Archivum (Latin)
Archives (Inggris)
Archief (Belanda)
Arsip(Indonesia)
* Permulaan
* Jabatan
* Fungsi
* Kuasa Hukum
* Dokumen atau
* Catatan – catatan
* Balai Kota,
Gd.Pemerintah
Tempat penyimpanan
dokumen pemerintah
* Tempat Dokumen
* Semua kata yang
tertulis
* Semua warkat yang
telah disimpan
31. PENGERTIAN ARSIP
ODELL dan STRONG
Fakta – fakta tertulis
Mengenai peristiwa – peristiwa dan kegiatan
Warkat dapat berwujud dalam surat – surat, data, barang – barang
cetakan, kata – kata, lembaran – lembaran atau buku – buku yang
menyebutkan tentang fakta – fakta tersebut.
32. PENGERTIAN ARSIP
SCHELLENBERG
Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari
suatu badan Pemerintahan atau Swasta yang
diputuskan sebagai bahan berharga untuk
diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari
keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah
dipilih untuk disimpan pada suatu badan
kearsipan.
33. PENGERTIAN ARSIP
MULER dan Kawan – kawan
Keseluruhan dokumen tertulis, tulisan – tulisan dan
barang–barang cetakan yang secara resmi diterima atau
dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah
seorang dari pejabat – pejabat sepanjang dokumen –
dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah
pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut.
34. PENGERTIAN ARSIP
DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI
23 FEBRUARI – 2 MARET 1957
1. Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi
oleh karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak –tanduk
dokumen yang disimpan sehingga pada setiap saat
dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan
– tindakan selanjutnya.
2. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan,
penyimpanan, serta pengolahan tentang segala surat, baik
dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik
kedalam maupun keluar, dengan suatu sistem tertentu yang
dapat dipertanggung jawabkan.
35. PENGERTIAN ARSIP
PERATURAN PRESIDEN No.61 TH 1961
TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN
1.
2.
Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis
bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok,
maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya.
Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya
dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi
negara dibuat secara physis dengan perkembangan
organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
36. PENGERTIAN ARSIP
UNDANG – UNDANG NO. 7 TAHUN 1971
TENTANG KETENTUAN – KETENTUAN POKOK
KEARSIPAN
Pasal 1 ayat a :
- Naskah – naskah yang dibuat dan diterima.
- oleh lembaga – lembaga Negara dan Badan –
badan pemerintahan;
- dalam bentuk corak apapun.
- baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
- dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahaan.
37. Lanjutan UU No.7 tahun 1971
Pasal 1 ayat b
- Naskah – naskah yang dibuat dan diterima
- oleh badan – badan swasta, dan / atau perorangan
- dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok.
- dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
38. a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan
dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan
pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan
dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitungan
perhitungan,grafik, data, ataupun informasi lainnya serta cara
penemuannya kembali apabila sewaktu –waktu diperlukan
b.Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan
menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada
saat dibutuhkan.
c.Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang
dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan
pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun
dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk
kegiatan administrasi sehari-hari
PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN
39. FUNGSI ARSIP
Pasal 2 UU
No.7/1971
Fungsi ARSIP
1. ARSIP DINAMIS
Arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan admisistrasi negara.
a.Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih
digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di
lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.
b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu
– waktu informasinya masih diperlukan.
c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus
menurus.
2. ARSIP STATIS
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kebangsaan pada umumnya, maupun pada
penyelenggaraan administrasi sehari – hari. Arsip
statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah
40. FUNGSI ARSIP
1.Mendukung proses pengambilan
keputusan.
2. Menunjang proses perencanaan.
3. Mendukung pengawasan.
Fungsi / kegunaan
ARSIP sebagai
Sumber informasi 4. Sebagai alat pembuktian.
5. Memori perusahaan.
6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi.
41. PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971
TUJUAN KEARSIPAN
Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi
pemerintah.
Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu
menyediakan informasi dengan tepat,
lengkap,akurat,relevan,dan tepat waktu secara efisien
TUJUAN KEARSIPAN
43. NILAI GUNA ARSIP
ALFRED ?
Administrative Value
Legal Value
Fiscal Value
Research Value
Educational Value
Documentary Value
44. SISTEM KEARSIPAN
Sistem Kearsipan
Pola Baru
Kebijaksanaan pengendalian surat
dengan menggunakan kartu kendali
Kebijaksanaan penataan berkas
dengan menggunakan metode
pemberkasan.
Kebijaksanaan penggunaan arsip
dengan melaksanakan penyusutan
45. JENIS ARSIP
JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA :
1. Arsip berbasis kertas.
2. Arsip pandang dengar (Audio Visual Record).
3. Arsip kartografik dan arsitektual
4. Arsip elektronik (Mechine readable)
46. MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
TERRY D.LUNDGREN dan CAROL LUNDGREN
Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh
daur hidup arsip (Life Cycle OfA Record).
MARY ROBEK, GERALD BROWN dan WILMERO MEDKO
Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang
sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang
dibutuhkan.
IRAA.PENN
Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis
terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan
penyusutan arsip
47. TUJUAN MANAJEMEN ARSIP
DINAMIS
1. Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang
disimpan hanya arsip yang penting saja.
2. Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.
3. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat.
48. ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP
Asas Pengorganisasian
Arsip Dinamis
1. Azas Sentralisasi
2. Asas Desentralisasi
3. Asas Gabungan
Sentralisasi dan
desentralisasi
49. MODERN FILING & RECORD
RETENTION
1. Pengertian
2. Dasar-dasar pokok
penyelenggaraan filing
3. Peralatan-peralatan filing
4. Perkembangannya
5. Record retention schedule
6. Klasifikasi record
50. a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan
dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan
pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan
dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitungan-
perhitungan,grafik, data, ataupun informasi lainnya serta cara
penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan
b.Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan
menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada
saat dibutuhkan.
c.Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang
dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan
pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun
dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk
kegiatan administrasi sehari-hari
PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN
51. KESIMPULAN
Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan
sebagai segala sesuatu yang mengandung
berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi
organisasi yang diputuskan utk disimpan karena
kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan
datang.
52. TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP
Sebagai referensi, bila diperlukan suatu
keterangan tertentu.
Memberikan data/informasi kepada
pimpinan/manajer untuk mengambil
keputusan.
Memberi keterangan-keterangan vital,
sebagai bukti sesuai dengan ketentuan
hukum
53. 12. Surat-surat kepegawaian
13. Indeks harga-harga
14. Kutipan-kutipan/petikan-
petikan surat
15. Grafik, data, skema-skema
16. Laporan-laporan
17. Formulir-pormulir
18. Surat-surat tuntutan
19. Surat-surat permohonan
20. Surat-surat pajak
21. Surat-surat keputusan
22. Surat-surat rutin lainnya
1. Surat penyerahan barang
2. Program pembangunan
3. Petunjuk-petunjuk pemesanan
4. Surat-surat perejanjian
5. Surat-surat utang piutang
6. Surat-surat asuransi
7. Surat-surat pembelian
8. Surat-surat penjualan
9. Surat-surat pengiriman
10. Surat-surat pesanan
11. Nota-nota pernyataan
YANG DIMAKSUD “PAPERS”
54. 5 DASAR POKOK SISTEM
MENYELENGGARAKAN FILING
Menurut abjad (alphabetical)
Menurut subyek (by subject)
Menurut nomor (numerical)
Menurut daerah (geographical)
Menurut urutan (chronological)
55. 1. MENURUT ABJAD (ALPHABETICAL)
Dinamakan sistem abjad karena dasar
pengaturan arsip berdasarkan urutan abjad.
Arsip diklasifikasikan berdasarkan :
- Nama perusahaan,
- Nama orang,
- Nama instansi,
- Nama tempat atau nama barang
56. 2. MENURUT SUBYEK (BY SUBJECT)
Sistem ini merupakan modifikasi dari penyusunan
menurut abjad. Penyusunan lebih didasarkan :
- Subyek surat
- Pembidangan
- Perihal dari pokok surat
57. 3. MENURUT NOMOR (NUMERICAL)
Penyusunan file ini dengan cara membubuhkan
Nomor urut pada item dari masing-masing file dan
menempatkan (menyusunnya) menurut nomor
urut. Filing cara ini dipakai untuk papers seperti :
- Surat-surat cek, daftar pembelian,
- Surat-surat mobil, dsbnya
Misalnya untuk bidang politik,
diberi nomor kode “12” bidang politik ini dibagi; politik luar negeri, dalam
negeri, dan penerangan. Maka nomor-nomor serinya disusun sbb :
a. Pol. Luar negeri 12 - 01
b. Pol. Dalam ngeri 12 - 02
c. Penerangan 12 - 03
59. PERKEMBANGAN
Sesuai dengan kemajuan zaman serta
perkembangan iptek, maka bidang filing ini selain
dikenal adanya cara-cara konvensional,
dipergunakan juga mesin-mesin electronic data
processing :
1. Dengan micro film
2. Tape
3. Hard disc
4. Compact Disc
60. RECORDS RETENTION SCHEDULE
Disamping filing, salah satu masalah urgen lainnya
yg dihadapi oleh setiap Instansi, kantor, ataupun
organisasi ialah tentang penentuan-penentuan
jangka waktu berapa lama surat-surat, dokumen,
warkat, atau Records yang manakah yang harus
dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi.
61. JADWAL RETENSI
1. Penentuan jangka waktu lamanya penyimpanan
records
2. Penentuan kapan jenis-jenis record tertentu
dimusnahkan
62. KLASIFIKASI RECORDS
Records yang tidak penting (non esensial)
Records yang dapat dimanfaatkan
(helpful)
Records yang penting (important)
Records yang sangat penting (vital)
63. FUNGSI ARSIP
Pasal 2 UU
No.7/1971
Fungsi
ARSIP
ARSIP DINAMIS
Arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi
negara.
a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih
digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan
satuan kerja pada suatu organisasi.
b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu – waktu
informasinya masih diperlukan.
c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus
menurus.
ARSIP STATIS
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada
umumnya, maupun pada penyelenggaraan administrasi
sehari – hari. Arsip statis ini terutama berguna untuk
penelitian ilmiah
64. Setelah suatu periode kegiatan kantor, arsip sudah semakin
menumpuk ditempat penyimpanan. Jika hal ini terus berlangsung,
tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak, sehingga jika
sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan.
Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu dengan apa yang
disebut proses “pemindahan arsip”
PENYUSUTAN ARSIP
65. Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan
“inaktif”, biasanya setelah suatu priode tertentu,
misalnya 1 tahun, dimana arsip sudah/jarang sekali
digunakan.
DASAR PEMINDAHAN ARSIP
66. Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau
“inaktif”, tergantung pada kebijakan masing-masing instasi.
Biasanya suatu instansi menyusun jadwal retensi arsip (jra).
Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat
penyimpanan khusus, seperti filing kabinet, tempat untuk
penyimpanan arsip (Unit Arsip)
DASAR PEMINDAHAN ARSIP
