มารยาททางธุรกิจเพื่อการเจรจาต่อรอง

1. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ

2. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 มารยาททางธุรกิจนับว่ามีความจาเป็นอย่างยิ่งในการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างกันและใน
กระบวนการเจรจาต่อรอง รวมทั้งการดาเนินการในทางธุรกิจ นี่อาจเป็นตัวกาหนดถึง
ความสาเร็จหรือความล้มเหลวเลยทีเดียว มารยาทและโดยเฉพาะมารยาทในทางธุรกิจ จึง
นับเป็นวิถีในการที่จะทาให้ศักยภาพทางธุรกิจของคุณสูงขึ้นหรือต่าลง
 กล่าวถึงมารยาททางธุรกิจแล้วก็คือการที่เราอยู่หรือติดต่อกับใครได้อย่างผ่อนคลาย รู้สึกดี
แบบสบายๆ สื่อสารกันได้ เข้ากันดี มีความไว้วางใจ สิ่งเหล่านี้เป็นบทบาทมารยาททางธุรกิจ
และมารยาททางสังคมที่จะเป็นตัวกาหนดให้เกิดขึ้นได้

3. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 มารยาททางธุรกิจมีความแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศและวัฒนธรรมแต่ก็อาจกล่าวได้
ว่ามีเรื่องหลักๆที่เราควรให้ความสนใจก็คือ
 เรื่องของพฤติกรรม กริยาท่าทางและทัศนคติที่แต่ละคนมีจะเป็นเครื่องบ่งบอกตัวตนของ
คน และจะบอกได้ถึงคุณลักษณะข้างในของคนๆนั้น หากว่าเป็นคนที่ชอบเห็นแก่ตัว ไม่มี
วินัยซุ่มซ่ามไม่มีมารยาท ย่อมแน่นอนว่าความสัมพันธ์กับคนอื่นคงไปไม่รอด ดังนั้น การมี
มารยาทที่เหมาะสมจะส่งผลเชิงบวกต่ออุปนิสัยที่แสดงออก

4. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 ความซื่อสัตย์ชื่อเสียงของคุณที่ได้รับการกล่าวขวัญจะไปในโลกธุรกิจ ขอให้ละลึกว่า
ความซื่อสัตย์สร้างขึ้นมาได้อย่างช้าๆ แต่ก็อาจสูญเสียไปได้อย่างรวดเร็ว
 คุณลักษณะ คุณลักษณะของคุณที่สุดแล้วก็เชื่อมโยงไปสู่การทาธุรกิจ มารยาททางธุรกิจ
จะช่วยในการที่คุณจะแสดงออกได้ถึงคุณภาพเชิงบวกของคุณ เช่น ให้รู้ถึงกาลเทศะ การ
แสดงออกของอารมณ์ ความรู้สึกหรือความมั่นใจจนไม่ถึงกับหยิ่งผยอง

5. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 ความอ่อนไหว ความอ่อนไหวต่อสิ่งสาคัญรอบข้าง ตอบสนองอย่างคนที่มีดุลยพินิจและคิด
รอบคอบซึ่งก็ไม่ได้จากประสบการณ์และรู้ถึงมารยาททางธุรกิจนั่นเอง การหลีกเลี่ยงความไม่เข้าใจ
และการตีความผิดๆที่จะเกิดขึ้นได้ย่อมเป็นรากฐานการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่เข้มแข็ง
 ว่าด้วยการทูต หลีกเลี่ยงคาพูดออกไปที่ปราศจากความคิด รวมทั้งการกระทาไม่เหมาะสม หาไม่
แล้วจะมีผลกระทบเชิงลบตามมา มารยาททางธุรกิจจึงเปรียบเสมือนการแสดงออกอย่างเหมาะสม
การระมัดระวังในเรื่องผลประโยชน์ของผู้อื่น และการแสดงออกในแบบที่เป็นที่ยอมรับนับว่าสาคัญ
 รูปลักษณ์ที่ปรากฏ การแต่งตัวที่เหมาะสมต่อกาลเทศะ รวมทั้งเรื่องของการยืน การเดิน การนั่ง ที่
ถูกเวลา ท่าทาง เมื่อมองดูแล้วมีความเจริญหูเจริญตา ล้วนสร้างความประทับใจ เรื่องของมารยาท
ทางธุรกิจจะช่วยสอนคุณได้ในเรื่องเหล่านี้

6. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
หากได้มีการวิเคราะห์ทาความเข้าใจ และก็ดาเนินการให้ได้อย่างถูกต้องเหมาะสมก็
จะเป็นกุญแจที่จะไขไปสู่ความสาเร็จของการติดต่อกับคนต่างประเทศ และยังจะช่วยแก้ไข
ผ่อนคลายปัญหาอื่นๆ เช่น การที่อาจสื่อสารกันอย่างกะพร่องกะแพร่ง หรือความไม่เข้าใจ
ต่างๆ ก็จะช่วยนาไปสู่ความสาเร็จในชั้นต่อไปได้ สาหรับมารยาทที่สาคัญๆได้แก่

7. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
การเขียนจดหมายติดต่อทางธุรกิจอาจไม่ใช่เรื่องการที่จะสื่อและแสดงออกทาง
ความคิดได้ชัดเจนทั้งหมด และหากไม่สามารถปฏิบัติได้อย่างถูกต้องก็อาจส่งผลเชิงลบ
ตามมา รากฐานจริงๆ ของการเขียนจดหมายทางธุรกิจที่ดีก็คือ ขอให้คิดให้ดีก่อนที่จะเขียน
อะไรลงไป ขอให้พิจารณาให้มากกว่าจดหมายกาลังจะส่งถึงใคร อย่างไร และทาไม และนั่น
จะเป็นตัวกาหนดสไตล์เนื้อหาและโครงสร้างของจดหมาย
ต่อไปนี้เป็นข้อแนะนาแนวทางที่ดีในการเขียน

8. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 การจ่าหน้านาเรียน ขอให้ตรวจสอบให้ถูกต้องเสมอเกี่ยวกับการสะกดชื่อผู้รับให้ถูกต้อง ดู
- เหมือนว่าจะเป็นเรื่องง่ายแต่เห็นอยู่ไม่น้อยที่มีความผิดพลาด คนที่รับย่อมหงุดหงิดแน่ ในการระบุชื่อ
ผู้รับ ควรที่จะต้องใส่พวกคานาหน้า (นาย นาง นางสาว) และยศ ตาแหน่งทางวิชาการต่างๆ ที่สาคัญ
ด้วย (ดร.)
- คนทั่วไปใช้คาขึ้นต้นลงท้าย Dear Sir / Yours Faithfully นี่นับว่าเป็นการ
ใช้ทั่วไป เป็นปกติประจา
- และไม่ระบุบุคคลนัก แต่ถ้าหากเป็นเรื่องที่ต้องการรู้ มีข้อสอบถาม หรือการร้องเรียน ควรใช้ว่า
Dear Mr. …/ Yours Sincerely จะเหมาะสมกว่า
- และหากว่ามีความคุ้นเคยกันพอควรแล้วก็อาจใช้คาลงท้ายที่เป็นกันเองได้โดยไม่ถือว่าเสียมารยาท
เช่น Kind Regards หรือ All the Best

9. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 ความลับ หากว่าเนื้อหาของจดหมายมีประเด็นอ่อนไหวเป็นส่วนตัวหรือมีความลับอยู่ ก็ควร
จะต้องมีการระบุไว้ที่จดหมายและที่ซองอย่างเหมาะสม โดยอาจระบุว่า “ลับ”
(Confidential) หากต้องการให้ผู้รับเป็นคนอ่านโดยตรงคนเดียว (เช่น ไม่
ต้องการให้มีการเปิดซองประทับตราลงรับ) ก็ขอให้ระบุว่า PA หรือ Private หรือ
Personal หรือ Strictly Confidential หากคุณได้รับจดหมายแบบนั้น
ในการตอบกลับก็อาจรักษาความลับในระดับเดียวกันในการสื่อสารกลับไป

10. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 สไตล์ สไตล์การเขียนจดหมายธุรกิจจะต้องมีความชัดเจนและก็ถือเป็นกฎว่าการเขียนควร
จะเป็นทางการถึงแม้ว่าผู้รับจะมีความคุ้นเคยกับคุณแล้วก็ตาม การรักษาระดับไว้ก็เพื่อที่ว่า
อาจมีการนาไปใช้อ้างอิงโดยบุคคลที่สามในโอกาสต่อไปอย่างไรก็ตามไม่ได้หมายถึงว่าการ
เขียนจดหมายนั้นจะใช้คาที่ยาวยืดยาด คาศัพท์แบบผิดปกติธรรมดาไปนัก เพราะนี่อาจดู
แปลกและทาให้จดหมายไม่น่าอ่าน เป็นการดีที่คนเขียนจะลองอ่านจดหมายดูก่อนและ
พิจารณาดูว่าหากเป็นการพูดคุยกันต่อหน้าคุณจะใช้ภาษาแบบนั้นหรือเปล่า หากไม่ก็ขอให้
ปรับเสียใหม่จดหมายนั้นควรเป็นการลงนามด้วยตนเอง หากเป็นการใช้เลขาหรือประทับตรา
ก็จะดูไม่ใช่การปฏิบัติที่ให้น้าหนักนัก

11. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 อารมณ์ขัน อาจมีคาถามว่าเราจะใช้อารมณ์ขันในจดหมายได้มากน้อยเพียงใด ว่าไปแล้วก็
อาจใช้ได้แต่ต้องเป็นไปแบบออกเชิงบวกต่อผู้รับและก็เป็นที่เข้าใจได้ แต่เป็นการดีกว่าหาก
จะเลี่ยงในการที่จะใส่อารมณ์ขันในจดหมาย ทั้งนี้เพราะว่าจดหมายฉบับนั้นอาจถูกอ่าน
ในช่วงที่ผู้รับกาลังอยู่ในระหว่างวิกฤตอะไรสักอย่างอยู่ก็ได้ (ใครจะไปมีอารมณ์ขันใน
ช่วงเวลาดังกล่าว) หรือไม่ก็กาลังเพิ่งได้รับข่าวร้ายหรือสถานการณ์ที่เลวร้ายอะไรบางอย่าง
ประการต่อมา การเขียนอาจทาให้การตีความที่ต่างออกไป ถ้าหากเป็นการพูดต่อหน้าก็
พอที่จะทาให้เห็นตลกได้บ้าง ดังนั้น อาจทาให้ผู้รับตีความหมายผิดไปเลย ประการสุดท้ายก็
คือเป็นไปได้ว่าจดหมายอาจถูกอ่านโดยบุคคลที่สามในโอกาสต่อไปที่อาจเห็นว่าการตลก
แบบนั้นดูไม่เหมาะสมและอาจกลายเป็นการขาดความน่าเชื่อถือไปได้

12. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 การตอบโต้ จดหมายทางธุรกิจที่ดีจะต้องมีการตอบโต้อย่างเหมาะกับเวลาหรือภายใต้
แนวทางที่แน่นอน โดยปกติคือการตอบให้ได้ภายใน 5 วันทาการ แต่ถ้าหากทาไม่ได้ก็
อาจต้องส่งข่าวให้รู้อาจโดยแฟกซ์ โทรศัพท์ หรืออีเมล์ เป็นต้น ขอให้ใช้ตัวเลขอ้างอิง
หนังสือให้ดี ระบุหัวข้อที่จะโต้ตอบให้ชัดว่าเป็นเรื่องอะไร เพื่อให้ผู้รับรู้ได้ทันทีและจัด
เตรียมการได้อย่างถูกต้องว่าเป็นของใคร อย่างไร และในการตอบกลับนั้นก็ควรมีการ
เรียงลาดับเนื้อหา และหัวข้อจดหมายให้รับกับจดหมายที่อีกฝ่ายส่งมาด้วย

13. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 การจัดการกับความขัดแย้ง บ่อยครั้งที่จดหมายก็เป็นเรื่องของข้อขัดแย้งและการโต้เถียงเรื่อง
ใดเรื่องหนึ่ง ในกรณีนี้หากว่าคุณเป็นฝ่ายเริ่มต้นประเด็นโต้เถียงก่อนก็ควรที่จะอธิบายให้
ชัดเจนถึงประเด็นและให้ทุกคนรู้มากที่สุด ให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องแก่อีกฝ่ายเพื่อช่วยในการที่อีก
ฝ่ายจะให้คาตอบได้เร็วขึ้นและการกาหนดกรอบเวลาว่าจะให้อีกฝ่ายตอบภายในเมื่อใด
แต่ถ้าหากว่าคุณเป็นฝ่ายที่ได้รับจดหมายที่มีข้อโต้แย้งมากก็ควรที่จะรีบแจ้งให้ผู้บริหาร
ผู้อาวุโสทราบเพื่อจะได้ช่วยในการหาทางออกช่วยเหลือ
ประการถัดมาก็คือ เสนอร่างตอบโต้อีกฝ่ายให้ผู้บริหารพิจารณาดู ควรตอบโต้ด้วยเหตุผล
และข้อมูลมากกว่าด้วยอารมณ์เข้ามาเกี่ยวข้อง ประการสุดท้ายคือ ขอให้มีความสุภาพ อดทน
และมีมารยาทเอื้อเฟื้อ

14. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 ในการทาธุรกิจเกี่ยวกับต่างประเทศนั้น การใช้นามบัตรนับว่ามีความสาคัญมากในบาง
ประเทศ อาทิ ญี่ปุ่น แต่ในบางภูมิภาคอาจมีความสาคัญรองลงไปบ้าง เช่น อเมริกาเหนือ
และยุโรป
 ต่อไปนี้คือแนวทางทั่วไปของการจัดทาและแลกเปลี่ยนนามบัตรระหว่างกัน
 นามบัตรนับเป็นเครื่องมือสาคัญที่จะช่วยบ่งบอกรายละเอียดบุคคลที่จะติดต่อกันต่อไป
 นามบัตรเป็นการเสนอตัวคุณเอง และจะบ่งบอกบุคลิกภาพและตัวตน

15. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 การเดินทางไปต่างประเทศ การจัดทานามบัตรอีกด้านเป็นภาษาของประเทศนั้นด้วยก็จะ
เป็นการดี
 จะมีการแลกนามบัตรกันอาจเป็นช่วงเริ่มต้นหรือช่วงท้ายก็ได้
 การยื่นนามบัตรให้อีกฝ่ายควรเป็นด้านภาษาที่เป็นของผู้รับแบบทิศทางที่อ่านได้
 พยายามหาจุดพูดคุยเกี่ยวกับนามบัตรนั้น แบบว่าแสดงถึงความสนใจถึงเจ้าของ
นามบัตร ก่อนจะมีการเก็บหรือวางไว้บนโต๊ะที่พูดคุยกันสักพัก

16. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 การใช้โทรศัพท์นับว่าเป็นเครื่องมือการสื่อสารที่สาคัญ แต่การใช้โทรศัพท์ใช่ว่าง่าย
สังเกตได้จากว่าเวลาเราวางหูโทรศัพท์ภายหลังจากการพูดคุยแล้วนับว่ามีอารมณ์ที่
หลากหลายทั้งเข้าใจ ไม่เข้าใจ ไม่ชัดเจน หรือแม้แต่อารมณ์โกรธ
 การพูดคุยทางธุรกิจนั้นต้องมีการเตรียมตัว การพูดคุยทางโทรศัพท์ก็เช่นกันต้องแบบว่า
สั้นและกระชับ รวมทั้งมีความชัดเจน ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่สาคัญ คือ

17. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 ให้รู้จุดเฉพาะที่จะพูดคุย เบื้องหลังความคิดว่าต้องการอะไร อย่าทึกทักเอาว่าอีกฝ่าย
เข้าใจอยู่แล้วว่าคุณโทรมาหาเพราะเหตุอะไร ดังนั้น จึงควรให้ข้อมูลและอธิบาย
วัตถุประสงค์ให้ชัดเจน
 การส่งผ่านข้อมูล ที่ผู้รับจะเข้าใจได้ ยินดีกับข้อมูลและเห็นว่ามีประโยชน์หากพูดเรื่อง
ทั่วๆไปก็จะทาให้ขาดความน่าสนใจและสะท้อนถึงผู้โทรที่อาจถูกมองว่าไม่ได้เรื่อง
 การพูดคุยกับคนที่ไม่รูจัก ขอให้หลีกเลี่ยงการพูดคุยแบบไม่เป็นทางการ แต่เมื่อคุ้นเคยกัน
มากแล้วจึงจะเป็นแบบเป็นกันเอง

18. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 ความเป็นส่วนตัว ขอให้ระมัดระวังประเด็นนี้หรือการพูดคุยในประเด็นที่อ่อนไหวทาง
โทรศัพท์ก็อาจต้องสอบถามผู้รับว่าเหมาะสมหรือไม่ อย่างไรก่อน หรือควรจะพูดคุยกันซึ่ง
หน้าดี
 ความอดทน การแสดงออกถึงมารยาทที่ดีก็คือขอให้มีความสงบใจเย็นและทนต่อสิ่งกดดัน
ต่างๆในทุกสถานการณ์ หากอดทนได้ก็จะส่งผลให้เกิดการยอมรับนับถือในที่สุด

19. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 การรับประทานอาหารกลางวันแล้วมีการพูดคุยเชิงธุรกิจไปด้วยนับว่าเป็นธรรมเนียมปฏิบัติ
ทางวัฒนธรรมอย่างหนึ่งที่พบเห็นกันได้ทั่วไป ทั้งนี้อาหารนับเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมที่มัก
นามาแสดงออกให้อีกฝ่ายเห็นและมีไม่น้อยที่แต่ละชาติก็จะมีความภูมิใจในอาหารของชาติ
ตนและอยากที่จะให้คนอื่นๆได้ลิ้มลอง แต่อย่างไรก็ตาม ในระหว่างการรับประทานอาหาร
วัฒนธรรมของการพูดคุยทางธุรกิจก็จะมีความแตกต่างกันไป บางวัฒนธรรมเห็นเป็นเพียง
โอกาสการพูดคุยเท่านั้น แต่ในบางวัฒนธรรมนี่คือโอกาสสาคัญในการที่จะพูดคุยทางธุรกิจ
แบบให้ได้เรื่องได้ราวกันเลย หรือแบบที่เรียกกันว่ารับประทานอาหารกลางวันแบบให้ได้งาน
(Working Lunch)
 ดังที่ได้กล่าวแล้วว่าแต่ละวัฒนธรรมในเรื่องนี้ที่แตกต่างกันไปของคนทั่วโลก ซึ่งต่อไปนี้เป็น

20. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 อาหารกลางวันไม่ใช่กิจกรรมใหญ่โตอะไรกับประเทศในเครือสหราชอาณาจักร โดยปกติ
ทั่วไปแล้วคนก็จะรับประทานกันแบบง่ายๆ เช่น แซนด์วิช โดยรับประธานกันที่โต๊ะทางานกัน
เลย ดังนั้น การรับประทานอาหารกลางวันในเชิงธุรกิจจึงจะไปจัดกันที่ภัตตาคารหรือผับ
สาหรับคนอังกฤษชอบที่จะมีความเป็นส่วนตัวแบบแยกชีวิตส่วนตัวกับงานออกจากกัน
เว้นเสียแต่ว่าหากมีความคุ้นเคยกันมากแล้วอาจมีการพูดคุยธุรกิจในยามรับประทานอาหาร
กลางวันไปด้วยได้ แต่หากไม่แล้วการพูดคุยจะเป็นเรื่องทั่วๆไป ที่มักเป็นเรื่องของกีฬา
การเมือง หรือ ไม่ก็สภาพภูมิอากาศ

21. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 การวางตัวบนโต๊ะอาหารมีรูปแบบพอควร มีการใช้มีดและส้อม ผ้าเช็ดปาก หากจัดไว้ก็จะ
นามาวางที่ตัก ต้องการของอะไรบนโต๊ะก็ควรใช้วิธีร้องขอให้คนส่งให้ มากกว่าการเอนตัว
การเอื้อมผ่านคนอื่นไปและก็ควรหลีกเลี่ยงการพูดคุยเสียงดัง

22. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 มื้อกลางวันนับว่าเป็นมื้อหลักของวัน ดังนั้นหากอยู่ในประเทศญี่ปุ่นก็ขอให้ตระหนักว่าคนญี่ปุ่นชอบที่จะ
รับประทาน ดังนั้น อาหารมื้อนี้จึงอาจประกอบด้วยหลายๆ จานตามมา
 ร้านอาหารในญี่ปุ่นส่วนใหญ่ในปัจจุบันมีการจัดโต๊ะที่นั่งในแบบทางตะวันตกอยู่มาก แต่ก็มีการจัดที่นั่ง
แบบของญี่ปุ่นแบบโต๊ะพื้นเตียงก็ยังนับว่ามีอยู่ทั่วไปเช่นกัน การใช้ตะเกียบนับว่าพบเห็นทั่วไป คุณควร
หัดใช้และเมื่อใช้แล้วควรวางให้ถูกกับที่ที่จัดไว้ อย่าทาแบบว่าเอาตะเกียบทิ่มไว้กับชามข้าวหรือชาม
อาหาร และก็ไม่ควรใช้ตะเกียบคีบอาหารส่งผ่านให้คนอื่น และในยามเครื่องดื่มเหล้าก็ควรเป็นลักษณะ
การช่วยเสิร์ฟรินให้กับคนอื่นไม่ใช่ลักษณะรินให้กับตัวเอง
 การพูดคุยกันแบบเบาๆถึงแม้มีเรื่องธุรกิจก็จะไม่เป็นแบบทางการเหมือนกาลังปฏิบัติหน้าที่ และก็
พยายามทาอะไรตามแบบของเจ้าภาพ

23. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 อาหารกลางวันนับว่าเป็นมื้อที่ดีจะมีความสุขกับการดื่มกินและการพูดคุยกัน ไม่ควรจะ
มีการพูดธุรกิจกันในตอนนี้เพราะดูเหมือนว่าทุกคนพยายามผ่อนคลายแบบว่าหลบลม
ร้อน การที่จะมีอาหารมื้อกลางวันจึงเป็นเพื่อสร้างความสัมพันธ์กันให้ดียิ่งขึ้น ดังนั้น จึง
สนุกกับการพูดคุยกันอย่างมากในเรื่องเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบัน เรื่องกีฬา หรืออาจ
พูดคุยซักถามเกี่ยวกับเรื่องของประเทศของเขา แต่ขอให้ระวังที่จะไม่พูดถามเกี่ยวกับ
เรื่องของการเมือง ศาสนา รวมทั้งการไปถามเรื่องอะไรเกี่ยวกับครอบครัวที่มากเกินไปก็
ไม่ดี

24. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 หากมีการจัดมื้ออาหารตามแบบเดิมๆก็จะเป็นการรับประทานกันที่พื้น การนั่งควรจะเป็น
การนั่งแบบขัดสมาธิ หรือไม่ก็แบบพับเพียบ อย่านั่งแบบว่าขาเหยียดยาวออกไป หาก
เป็นการรับประทานอาหารด้วยมือก็อาจใช้มือกอบอาหารแบบเป็นคาๆแล้วป้ อนเข้าปาก
และก็ขอให้ตระหนักว่าห้ามใช้มือซ้ายไม่ว่าจะเป็นการรับประทานอาหารหรือหยิบอาหาร
ส่งผ่านให้ใคร

25. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 การประชุมทางธุรกิจนับว่ามีความสาคัญต่อการนาไปสู่ความสาเร็จในการทาธุรกิจ
ร่วมกัน ดังนั้น การทาความเข้าใจในเรื่องนี้นับว่าเป็นความจาเป็น ในที่นี้จะอธิบายถึง
มารยาทในการประชุมทั้งที่ไม่เป็นทางการและแบบที่เป็นทางการ

26. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 เป็นการประชุมแบบผ่อนคลายและก็อาจไม่เป็นการประชุมที่จัดในสานักงานหรือแบบเป็น
ห้องประชุม แต่ก็ใช่ว่าจะทาตัวแบบอะไรก็ได้ การมีมารยาทที่ดีนับว่าจาเป็น โดยมีประเด็น
สาคัญ 7 ประเด็นที่ควรใส่ใจ คือ
 ตามมารยาททางธุรกิจหากใครเรียกประชุมคนนั้นก็ควรเป็นประธาน ควรเป็นผู้อาวุโสและ
เกี่ยวข้องโดยตรงกับเรื่องนั้น
 ประธานควรเป็นคนกาหนดเวลา สถานที่ และวาระการประชุม รายละเอียดเหล่านี้ควรที่
จะมีการแจ้งให้ทุกคนได้ทราบโดยทั่วกันเพื่อความเห็นชอบและหลีกเลี่ยงเรื่องความไม่
สะดวก

27. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 ประธานทาหน้าที่บอกกล่าวให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เข้าใจวัตถุประสงค์ให้แจ่มแจ้ง รวมทั้งจะ
ใช้เวลาประมาณเท่าไร และคาดหวังอะไรจากผู้ที่เข้าประชุม เช่น ข้อมูลหรือเอกสารอะไรที่
ต้องการประกอบการประชุม การให้ข้อมูลไม่ควรนับว่าเป็นเรื่องเลวร้าย
 การตรงต่อเวลานับว่าเป็นเรื่องสาคัญอย่างยิ่งไม่ควรให้ใครต้องรอ
 ประธานต้องดาเนินการให้มั่นใจว่าทุกอย่างเดินไปตามกรอบตามวาระที่กาหนด ดังนั้นจึง
ควรให้การประชุมสั้นที่สุด ควรให้มีข้อที่ไม่เห็นด้วยให้น้อยที่สุด

28. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 ประธานควรมอบหมายให้ใครบางคนบันทึกการประชุม จัดเตรียมเอกสารที่ต้องมีการ
ตัดสินใจหรือที่ต้องดาเนินการ ซึ่งก็อาจเป็นการส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมในภายหลังเพื่อใช้
เป็นการอ้างอิงได้
 ถ้าหากว่าผลการประชุมมีผลกระทบต่อผู้อื่นที่ไม่ได้เข้าประชุม ก็ควรที่จะต้องแจ้งให้เขา
ได้ทราบโดยเร็ว

29. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 การประชุมที่เป็นทางการเป็นรูปแบบการประชุมของหน่วยงาน คณะกรรมการหรือการ
เจรจาต่อรอง การประชุมดังกล่าวนี้นับว่ามีรูปแบบ ตัวอย่าง เช่น ประธานมักจะเป็นคน
เดิม วาระ บันทึกการประชุม รายงาน มักจะมีการแจ้งล่วงหน้า
 ต่อไปนี้คือ 10 ประเด็น สาคัญที่ควรใส่ใจในการประชุมแบบเป็นทางการ
 ขอให้เตรียมตัวให้พร้อม การมีส่วนร่วมของคุณต่อการเข้าสู่การประชุมนับว่าสาคัญ และ
การใช้สถิติ รายงาน หรือเอกสารต่างๆ ควรที่จะต้องมีการส่งให้ผู้เข้าร่วมอย่างน้อย 3
วันล่วงหน้าก่อนการประชุม

30. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 ขอให้แต่งตัวให้ดี มาให้ตรงเวลา แสดงถึงความเป็นมืออาชีพ
 ขอให้ปิดโทรศัพท์มือถือระหว่างการประชุมเสมอ
 หากมีการกาหนดที่นั่งก็ให้ว่าไปตามนั้น หากไม่แน่ใจก็ให้ถาม
 ขอให้กล่าวตอบเอ่ยถึงบุคคลอื่นที่พูดถึงหรือขอบคุณปรานทุกครั้งที่พูดถึงแบบมีมารยาท
 เมื่อเริ่มดาเนินการพูดคุยหรือกล่าวเปิดแล้ว เป็นการดีที่จะให้ผู้อาวุโสได้กล่าวอะไรก่อน

31. ดร.ธีทัต ตรีศิริโชติ
 ไม่ควรไปขัดจังหวะใครในยามที่กาลังพูด แม้คุณจะรู้สึกไม่เห็นด้วยอย่างแรง ควรต้องรอ
ให้พูดจบ แล้วยกมือขออนุญาตประธานเพื่อให้ความเห็น
 ในยามที่คุณพูดขอให้สั้นกระชับ และตรงประเด็นที่เกี่ยวข้อง
 ขอให้พูดกับประธานเว้นแต่ว่าคนอื่นๆ ไม่ได้ทากัน
 ไม่ควรเปิดเผยข้อมูลให้กับบุคคลภายนอกอื่นทราบ ขอให้พิจารณาว่าทุกการพูดคุยเป็น
ความลับ