Smau Milano 2015 - Gianluca Satta

“Aspetti normativi e contrattuali
della conservazione dei
documenti informatici ”
Gianluca Satta
gianluca@gianlucasatta.it

ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA
CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Relatore: GIANLUCA SATTA
La dematerializzazione: processo attraverso cui il documento
giuridico viene formato (e conservato) utilizzando supporti di natura
informatica.
La conservazione: processo finalizzato al mantenimento dei
requisiti di validità giuridica ed integrità informativa dei documenti,
al fine di consentirne l'accesso o l'esibizione.
DefinizioniDefinizioni
2

Formazione
Trasmissione
 Firme elettroniche (firma elettronica semplice,
avanzata, qualificata e firma digitale)
 Marcatura temporale
 Documento informatico
Acquisizione Protocollo informatico
Archiviazione
Posta elettronica certificata (PEC)
Gli archivi della P.A. (Codice dei beni culturali)
Contenuto Trattamento dei dati personali (Codice della Privacy)
coordinamento con altre discipline
3
La conservazione dei documenti

DPCM 3 dicembre 2013 – Regole tecniche sul protocollo informatico
4
La conservazione dei documenti
Entrata in vigore: 11 Ottobre 2015
Adeguamento organizzativo e funzionale dei sistemi di gestione documentale delle pubbliche
amministrazioni. Registrazione di protocollo:
 dei documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione
 tutti i documenti informatici;
 le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica e/o PEC;
 le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica.
Registro giornaliero di Protocollo
Entro la giornata lavorativa successiva a quella della sua produzione
deve essere trasmesso al Sistema di Conservazione

 L. 7 agosto 1990, n. 241 - “Procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai
documenti amministrativi”
 D. Lgs. 12 febbraio 1993, n. 39 - “Sistemi informativi automatizzati nella P.A.”
 Legge 24 dicembre 1993, n. 537 - Introduce una norma su validità del documento su
supporto ottico
 Direttiva del Presidente del Consiglio 5 settembre 1995 “Rete unitaria della pubblica
amministrazione”
 DPCM 6 dicembre 1996, n. 694 “Riproduzione sostitutiva dei documenti di archivi e
di altri atti dei privati”
 L. 15 marzo 1997, n. 59 “Delega al Governo per la riforma della Pubblica
Amministrazione e per la semplificazione amministrativa”
 D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513 Regolamento sulla formazione, l'archiviazione e la
trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici
5
Evoluzione normativa

 Del. AIPA 30 luglio 1998, n. 24 “Reg. Tecn. riproduzione e conservazione di
documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli
originali”
 D. Lgs. 20 ottobre 1998, n. 368 “Istituzione del Ministero per i beni e le attività
culturali”
 DPCM 8 febbraio 1999 “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la
conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei
documenti informatici ai sensi dell’art. 3, comma 1, del D.P.R. 10 novembre 1997, n.
513”
 DPCM 22 ottobre 1999, n. 437 “Carta di identità elettronica e del documento di
identità elettronico”
 Direttiva del Presidente del Consiglio del 28 ottobre 1999 “Gestione informatica dei
flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni”
6

 Direttiva C.E. 13 dicembre 1999, n. 93 “Direttiva del Parlamento europeo e del
Consiglio relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche”
 DPCM 31 ottobre 2000 “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al
decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428
 Del. AIPA 23 novembre 2000, n. 51 “Regole tecniche in materia di formazione e
conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”
 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa” (TUDA)
 Del. AIPA 16 febbraio 2001, n. 27 “utilizzo della firma digitale nelle pubbliche
amministrazioni”
 Del. AIPA 13 dicembre 2001, n. 42 “Regole tecniche per la riproduzione e
conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei
documenti agli originali” - D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (TUDA)
7

 D. Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10 “Attuazione della Dir. 1999/93/CE relativa ad un
quadro comunitario per le firme elettroniche”
 DPCM 13 gennaio 2004 “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la
conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei
documenti informatici”
 D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 “Codice dei beni culturali”
 DMEF 23 gennaio 2004 “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai
documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”
 Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 “Regole tecniche per la riproduzione e
conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità”
 Del. CNIPA 17 febbraio 2005, n. 4 “Regole per il riconoscimento e la verifica del
documento informatico”
 D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 “Codice della amministrazione digitale” (CAD)
8

 D. Lgs. 4 aprile 2006, n. 159 "Disposizioni integrative e correttive al decreto
legislativo 7 marzo 2005, n. 82 recante codice dell'amministrazione digitale"
 DPCM 30 marzo 2009 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e
verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici”
abrogato il DPCM 13 gennaio 2004
 Del. CNIPA 21 maggio 2009 n. 45 “Regole per il riconoscimento e la verifica del
documento informatico” abroga Circ. AIPA 19 giugno 2000, n. 24
 Circ. DigitPA 29 dicembre 2011 , n. 59 “ Modalità per presentare la domanda di
accreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono attività di
conservazione dei documenti informatici”
 DPCM 22 febbraio 2013 “Regole tecniche in materia di generazione,
apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”
 Det. Commissariale Agid. 30 Aprile 2014 n. 63 “Modalità di attuazione dell’articolo
19, comma 7, del DPCM 22 febbraio 2013”
9

 DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di
conservazione” abroga Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 “Regole tecniche per la
riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la
conformità”
 DPCM 13 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di documenti
informatici”, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 gennaio 2015 (GU serie gen. 8)
 Circ. Agid 10 aprile 2014 n. 65 “Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui
soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti
informatici”
10

D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 “Codice della amministrazione digitale” (CAD)
DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”,
pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 marzo 2014 (suppl. ord. n. 20, serie gen. 59)
D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”
Circ. Agid 10 aprile 2014 n. 65 “Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui
soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti
informatici”
DPCM 13 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di documenti informatici”,
pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 gennaio 2015 (GU serie gen. 8)
11
Conservazione: normativa in vigore

Codice civile, art. 2215 bis – Documentazione informatica
Decreto Ministero Economia e Finanze del 3 aprile 2013, n. 55
“Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della
fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi
dell’art. 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007.
Pubblicato in G.U. n. 118 del 22 maggio 2013”
Decreto Ministero Economia e Finanze 17 giugno 2014 “Modalità di
assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed
alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5,
del decreto legislativo n. 82/2005”
12
Ulteriore normativa di riferimento

D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice
dell’Amministrazione Digitale
Art. 20, commi 3 e 5-bis, Art. 23-ter,
comma 4, Art. 43, commi 1 e 3, Art. 44,
Art. 44-bis
“Regole tecniche in materia di sistema
di conservazione”
DPCM 3 dicembre 2013, pubblicato in
Gazzetta Ufficiale il 12 marzo 2014
(suppl. ord. n. 20, serie gen. 59)
 atto a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità,
reperibilità dei documenti
 per l’intero ciclo di gestione, ovverossia per l’intero arco temporale di esistenza
del documento informatico
 indipendentemente dall’evoluzione del contesto tecnologico
Sistema per la conservazione dei documenti informatici
13

Nuovi sistemi di conservazione Nuove regole tecniche
(DPCM 3 Dicembre 2013)
Vecchi sistemi di conservazione
(Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11)
Facoltà di adeguarli alle nuove regole entro l’11 aprile 2017
(in tal caso vi è l’obbligo di disporre un piano dettagliato nel manuale di
conservazione)
Validi ed efficaci
fino all’11 Aprile 2017
Dopo l’11 Aprile 2017 sarà obbligatorio adeguare tutti i sistemi
esistenti alle nuove regole tecniche
14

Art. 20 del D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (CAD)
“Regole tecniche in materia di documenti informatici”
DPCM 13 novembre 2014 pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12
gennaio 2015 (GU serie gen. 8)
Il documento informatico assume piena validità e rilevanza agli effetti di legge,
solo se la sua formazione e, conseguentemente, la memorizzazione e
trasmissione telematica, è in linea con le regole tecniche previste ai sensi
dell’art. 71 del CAD
 Entrato in vigore l’11 febbraio 2015
 Completato quadro normativo della regolamentazione tecnica: firme elettroniche,
conservazione e protocollo informatico
15

Regole tecniche sul
documento informatico
Regole tecniche sul
sistema di conservazione
 Stesso ambito di applicazione
 Il sistema di conservazione è rivolto ad assicurare l’autenticità, l’integrità,
l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici.
Necessario determinare
cosa si intende per
“documento informatico”.
collegate
16
Il documento informatico nel sistema di conservazione

Amministrazioni dello Stato
Istituti, scuole e università
Regioni, le Province, i Comuni e relativi enti
pubblici
Camere di commercio, industria, artigianato e
agricoltura
Aziende ed enti del Servizio sanitario nazionale
Privati
(con sede legale in Italia o UE)
Persone fisiche
Persone giuridiche
Enti e associazioni
Soggetti esterni a cui è affidata la gestione o la conservazione dei documenti informatici
Capo II, artt. 40, 43 e 44 del
capo III, capo IV del CAD
(documento informatico e
firme elettroniche,
trasferimenti, libri e scritture)
Relative regole tecniche
(art. 2 Reg. Tecn., art. 2, commi 2 e 3 CAD)
17
Ambito soggettivo di applicazione

Quali soggetti hanno l’obbligo di adottare un sistema di conservazione?
Art. 20, comma 5-bis del CAD
Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti, si intendono soddisfatti a tutti gli
effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle
regole tecniche (in materia di sistemi di conservazione e in materia di formazione del documento
informatico).
18
Ambito oggettivo di applicazione
Art. 43 CAD – Riproduzione e conservazione dei documenti
1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento
di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti
informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la
conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli
originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. (…)
3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono
essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo
permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.

Obbligo di conservare
Obbligo di produrre documenti direttamente
ed unicamente in formato digitale
Tutti i soggetti che hanno l’obbligo di conservare documenti per i quali è prevista la
produzione direttamente ed unicamente in formato digitale originale, senza poter utilizzare
il formato cartaceo ai fini della validità legale dello stesso
19

Amministrazioni Pubbliche
Diversi settori dove è obbligatorio produrre in
formato elettronico
Assenza di norme generali che obbligano la
P.A.
 Dal 2013, le pubblicazioni effettuate in sola forma analogica non hanno effetto di
pubblicità legale. Obbligo di pubblicità legale mediante pubblicazione online (Albo
pretorio).
 La presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e
documenti, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche deve avvenire
esclusivamente utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione
Obbligo di produrre documenti direttamente ed
unicamente in formato digitale
20

La pubblica amministrazione
 Ricorso alle tecnologie dell'informazione nei procedimenti amministrativi per
realizzare gli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza e
semplificazione.
 Adotta le tecnologie dell'informazione e della comunicazione nei rapporti interni,
tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati.
• Uso dei mezzi informatici per la formazione dei
documenti originali
• Protocollo informatico
• Gestione digitale dei flussi documentali
esigenze di carattere pubblico
per garantire il corretto funzionamento
ragioni di interesse storico
Esempi
Obbligo di conservare
Art. 12 CAD - Norma di indirizzo generale
21

Obbligo di conservare per i privati
Art. 2220 Codice Civile
Obbligo di conservazione per dieci anni dei
documenti contabili, delle fatture, delle lettere e
dei telegrammi ricevuti e delle copie delle fatture,
delle lettere e dei telegrammi spediti
 Imprenditori commerciali: libro giornale,
libro degli inventari, scritture contabili.
 S.p.a.: libro soci, libro delle obbligazioni,
libro delle adunanze delle assemblee, del
consiglio di amministrazione, ecc...
 S.r.l.: libro soci, libro delle decisioni dei soci,
degli amministratori, libro del collegio
sindacale o del revisore
Art. 22, D.P.R. 29 settembre 1973, n.600
Obbligo di conservazione delle scritture contabili
obbligatorie e la relativa documentazione fino a
quando non siano definiti gli accertamenti relativi al
corrispondente periodo d'imposta
 Obblighi di conservazione in materia fiscale:
registri IVA, il registro dei corrispettivi per
mancato o irregolare funzionamento del
registratore di cassa, il registro delle ricevute fiscali,
il registro merci, il registro onorari
 Datori di lavoro: libro matricola, del libro paga e
registro degli infortuni
22

Privati
Unico caso in cui è previsto l’obbligo di conservare e l’uso esclusivo del
formato digitale per la validità legale del documento stesso
La fattura elettronica emessa in favore della P.A.
23

Fin dove si estende?
Solo nel caso di obbligo di conservazione dei documenti, la
cui produzione è prevista esclusivamente in formato elettronico
L’adozione di un sistema di conservazione è FACOLTATIVA quando:
In via residuale
riconosciuta la validità legale del
documento cartaceo
non è previsto un obbligo di legge che
impone la produzione di documenti
digitali
assenza di obbligo di conservazione
Obbligo di rispettare
le regole tecniche
24

Documenti cartacei di cui si possiede un solo esemplare originale
Art. 22 CAD
Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuate
particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di
esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale
analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve
essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con
dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.
Non possono essere
digitalizzati e conservati
in formato elettronico
Possono essere digitalizzati e conservati in
formato elettronico, a condizione che la
loro conformità all’originale sia autenticata
come previsto dall’art. 22 CAD
25
Limite: i documenti analogici originali unici

Documenti analogici originali unici
Documenti per i quali permane l’obbligo di conservazione del cartaceo originale
1. Atti contenuti nella raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica
2. Atti giudiziari, processuali e di polizia giudiziaria
3. Opere d’arte
4. Documenti di valore storico-artistico
5. Documenti conservati negli archivi, biblioteche di Stato
6. Atti notarili
7. Atti conservati dai notai prima della consegna agli Archivi notarili
8. Atti conservati presso gli Archivi notarili
Documenti per i quali è consentita la conservazione in formato elettronico (art. 22 CAD)
1. Decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, decreti ministeriali e interministeriali
2. Atti amministrativi da adottarsi nella forma del D.P.R.
3. Decreti dirigenziali e direttoriali
Per i vari ministeri sono elencati i documenti interessati, tra cui:
1. Documenti in materia di tutela dei diritti civili, confessioni religiose, di cittadinanza, immigrazione
2. Atti inerenti la tutela della sicurezza dello Stato, dell’ordine e della sicurezza pubblica
3. Piani paesaggistici e protocolli disciplinari degli stessi
26
DPCM 21 marzo 2013, Allegato A

 La norma consente quindi di conservare ed esibire validamente (a tutti gli
effetti di legge) qualunque documento (quindi anche cartaceo), a mezzo
di documenti informatici
 Il documento (cartaceo) per essere conservato a mezzo di documento
informatico, necessita di essere acquisito in un formato digitale
Art. 20, comma 5-bis del CAD
Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti, si intendono soddisfatti
a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure
utilizzate sono conformi alle regole tecniche (in materia di sistemi di
conservazione e in materia di formazione del documento informatico).
Facoltativa
Quali regole per il passaggio dal documento cartaceo al documento informatico?
27
La conservazione dei documenti informatici

Definizione del CAD del documento informatico:
rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti
Articolo 3, Regole Tecniche (DPCM 13 novembre 2014)
Formazione del documento informatico
1. Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità:
a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico,
acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento
analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici
o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili
all’utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o
registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti
interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
28
La formazione dei documenti informatici

Documenti informatici “nativi”
Redazione con appositi strumenti software (art. 3, comma 1, lett. a))
Acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico
(art. 3, comma 1, lett. b))
Servizi in Cloud
Download
Supporti di memoria
Duplicati informatici ≠ copie informatiche
29

Acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico
Documento cartaceo Copia per immagine
Acquisizione della copia informatica di un documento analogico
Documento cartaceo
Contenuto identico all’originale
30

Registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla
presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente
(art. 3, comma 1, lett. c))
31

Generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni,
provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo
una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica
(art. 3, comma 1, lett. d))
Database
Forma statica
32
…Registro giornaliero di protocollo

Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti
Nuove regole tecniche
DPCM 3 dicembre 2013
Sistema di conservazione unico
Formata con le modalità previste
dall’art. 3 del d.p.c.m. 13 novembre 2014
33
La nuova definizione di documento informatico

Vecchie regole tecniche
Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11
Conservazione dei documenti analogici
Conservazione documenti digitali
Conservazione sostitutiva (“a norma”)
Nuove regole tecniche
In passato...
Oggi…
Nuova concezione
del documento informatico
(Art. 3, regole tecniche
sul documento informatico)
34

Modelli organizzativi: in house e in outsourcing
35
Art. 5, Regole tecniche
2. Ai sensi dell’art. 44 del Codice, la conservazione può essere svolta:
a)all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da
conservare;
Persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento,
che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo
contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si
identifica con responsabile della gestione documentale
Titolare dei documenti
informatici da conservare Il titolare di documenti informatici, nel procedere alla
conservazione, può consegnare i documenti ad altro soggetto che
si occupa del versamento nel sistema di conservazione, il quale
assume il ruolo di produttore.può non coincidere
con il produttore

Art. 5, Regole tecniche
2. Ai sensi dell’art. 44 del Codice, la conservazione può essere svolta: (…)
b) affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee
garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia
digitale.
Modelli organizzativi: in house e in outsourcing
36
Outsourcing
Conservatori Conservatori
accreditati
Obbligatorio per la P.A.

Conservatori accreditati
37
Soggetti pubblici e privati che svolgono
attività di conservazione dei documenti
informatici e di certificazione dei relativi
processi
1. dimostrare l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere l’attività di conservazione;
2. utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e delle competenze necessarie per i servizi
forniti;
3. applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate;
4. utilizzare sistemi affidabili e sicuri di conservazione di documenti informatici realizzati e gestiti in conformità alle
disposizioni e ai criteri, standard e specifiche tecniche di sicurezza e di interoperabilità contenute nelle regole tecniche
previste dal CAD;
5. adottare adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la riservatezza, l’autenticità,
l’immodificabilità, l'integrità e la fruibilità dei documenti informatici oggetto di conservazione, come descritte nel
manuale di conservazione, parte integrante del contratto/convenzione di servizio.
Il conservatore, se soggetto privato, in aggiunta a quanto previsto dai precedenti punti, deve inoltre:
1. avere forma giuridica di società di capitali e un capitale sociale di almeno 200.000 Euro;
2. garantire il possesso, oltre che da parte dei rappresentanti legali, anche da parte dei soggetti preposti alla
amministrazione e da parte dei componenti degli organi preposti al controllo, dei requisiti di onorabilità

Attività di vigilanza
Requisiti per l’accreditamento
Albo dei conservatori
revoca l’iscrizione
cancellazione dall’elenco pubblico
Conservatori accreditati
38

a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia
dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa
vigente;
c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata,
nei casi previsti dal manuale di conservazione;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi
e della leggibilità degli stessi;
g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per
rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle
registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con
riguardo all’obsolescenza dei formati;
Art. 7, Regole Tecniche
Il responsabile della conservazione è il dominus del sistema di conservazione
Il ruolo del Responsabile della conservazione
39

40
h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del
contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi
dell’art. 12;
j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento,
garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo
attribuite;
k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per
l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti
conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme
vigenti;
m) predispone il manuale di conservazione di cui all’art. 8 e ne cura l’aggiornamento periodico
in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Art. 7, Regole Tecniche
Il responsabile della conservazione è il dominus del sistema di conservazione

41
Soggetto tenuto alla conservazione dei documenti informatici
Persona fisica Persona giuridica
Responsabile della
conservazione
Soggetto nominato
Responsabile della Conservazione (RdC)
Libero professionista
o Ditta individuale
Società o ente
(P.A: obbligo di nominare un
funzionario o un dirigente)

Soggetto nominato RdC
Conservazione
in house
Conservazione
in outsourcing
 Delega per lo svolgimento delle
proprie competenze ad uno o più
soggetti di specifica competenza ed
esperienza
 Interni alla struttura
 Sotto il diretto controllo del RdC
Delega solo per lo svolgimento delle attività
relative al processo di conservazione (art. 6)
 Il responsabile della conservazione è
sempre la persona fisica o giuridica, o
il soggetto all’uopo nominato
 Il ruolo di RdC resta sempre in capo
al soggetto incaricante, non al
conservatore.
Solo il RdC può decidere di affidare la
conservazione all’esterno. La scelta non può
essere di un soggetto delegato dal RdC.
42

Il contratto di affidamento esterno della conservazione
43
art. 44, comma 1-ter, dall’art. 44-bis, CAD, dall’art. 5, dall’art. 6, comma 7, d.p.c.m. 3 dicembre 2013
Aziende
Enti
Professionisti
 Attività complesse
 Adempimenti tecnici
 Obblighi imposti dalla normativa
 Gestione della sicurezza fisica e informatica
 Rispetto dei limiti temporali di conservazione
 Salvaguardia dell’integrità e leggibilità dei documenti
 Aggiornamento tecnologico e normativo
Conservatore

44
Soggetto affidante
(o incaricante)
Tenuto alla conservazione dei
documenti informatici
Affidatario del servizio
Società di servizi IT
 strutture informatiche
 competenze tecniche del proprio
personale
 realizza la conservazione dei
dell’affidante
 Legittimato a concludere il contratto
 Unico soggetto a cui la normativa attribuisce la
facoltà di affidare all’esterno la conservazione
(art. 44, comma 1-ter, CAD)
Responsabile della conservazione
Se persona giuridica, il contratto può essere validamente
sottoscritto dal legale rappresentante della stessa

45
Art. 6, comma 7, Regole Tecniche
“la conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzativi di
cui all’art. 5, mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l’obbligo del rispetto
del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa”
Contratto di affidamento del
servizio di conservazione
(Condizioni generali di contratto)
Manuale di conservazione
?
 aziende di medio - grande
dimensione
 forte potere contrattuale
 assenza di trattative
 strutture informatiche per
servizi standardizzati

46
IMPORTANTE
Prima della sottoscrizione del contratto, verificare il contenuto
del manuale della conservazione e delle condizioni generali di contratto
Presenza di carenze all’interno del sistema di conservazione
Mancato rispetto delle regole tecniche
Perdita del valore legale dei documenti conservati
in capo al titolare dei documenti informatici e al conservatore
Responsabilità civile Responsabilità amministrativaResponsabilità penale

47
Responsabilità civile
Responsabile della
conservazione
Professionista, tenuto a conservare i documenti di un proprio cliente, affida la conservazione all’esterno. La perdita di
valore legale dei documenti, dovuta al mancato rispetto delle regole sulla conservazione, potrebbe causare dei danni al
cliente (es. le sanzioni amministrative quando i documenti sono di natura fiscale, oppure il danno derivante
dall’impossibilità di tutelare un proprio diritto)
Risponde dei danni derivanti
da errata conservazione
Soggetto terzo a cui
i documenti si riferiscono
Terzo
in forza del rapporto contrattuale
Responsabile della
conservazione
risarcimento del danno
Conservatore
Come l’appaltatore, danni a terzi
nell’esecuzione del contratto

48
Il titolare dei
(In qualità di responsabile della conservazione
e parte nel contratto di fornitura del servizio)
può sempre agire Conservatore
Danni subiti dovuti all’inadempimento
del contratto di conservazione.
(nei limiti contrattuali)
Responsabilità amministrativa
Il titolare dei documenti informatici, essendo l’unico responsabile della loro
conservazione nei confronti dei terzi e di tutte le pubbliche autorità, sarà l’unico
soggetto chiamato a rispondere in caso di sanzioni amministrative derivanti da una
irregolare tenuta e conservazione dei documenti

Linee guida per la scelta del conservatore
49
Preliminarmente alla sottoscrizione del contratto di affidamento della conservazione,
è opportuno valutare:
 rispetto delle regole tecniche generali
 le modalità con cui esse sono concretamente attuate dal singolo conservatore
evolutiva
Disciplina sulla conservazione
dei documenti informatici
individuati i requisiti e gli
obiettivi generali del
sistema di conservazione
ai destinatari delle regole tecniche la scelta sulle misure da applicare al caso concreto
esame del manuale della conservazione e delle
condizioni generali di contratto predisposte

50
Analisi, da parte del responsabile della conservazione, delle tipologie di documenti
informatici che si intendono conservare, tenuto conto della vigente normativa in
materia di obblighi di conservazione
non tutti i conservatori, infatti, mettono a disposizione un servizio di conservazione valido per
ogni tipo di documento (limitati ad una particolare categoria di documenti informatici o ad un particolare
formato di files)
Caratteristiche di qualità e sicurezza del servizio offerto, eventualmente
attestate dal possesso di certificazioni, nonché gli anni di esperienza nel settore
Il manuale di conservazione è un documento informatico che deve descrivere (art. 8):
 l’organizzazione dell’ente conservatore;
 l’identità e i ruoli dei soggetti coinvolti;
 il modello di funzionamento;
 la descrizione del processo di conservazione e delle infrastrutture utilizzate;
 le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile.

51
Verifica dei ruoli predisposti nel manuale
Il ruolo di RdC sempre in
capo al fruitore del servizio
Il conservatore assume il
ruolo di responsabile del
servizio di conservazione
In alcuni manuali della conservazione, il
fruitore del servizio viene indicato con il
termine “cliente”
Non confondere con il ruolo di “responsabile
della conservazione” che, in linea con le
disposizioni normative, è svolto dal titolare dei
Quando è previsto dal manuale, al soggetto affidante può essere attribuito anche il ruolo di
produttore, con conseguente assunzione dei relativi obblighi e responsabilità
Al produttore compete la produzione del pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo
contenuto nel sistema di conservazione. Il produttore, quindi, deve assicurarsi che i documenti, oggetto del
trasferimento, siano statici, non modificabili e generati con uno dei formati previsti dal manuale; infine, è anche
l’unico responsabile dell’associazione dei metadati ai documenti, per garantirne la corretta indicizzazione nel
sistema del conservatore

52
Verifica delle misure di sicurezza adottate e previste dal
Codice in materia di protezione dei dati personali e dall’allegato B
Misure minime
(All. B al Codice Privacy)
Articoli da 31 a 36
Disciplinare tecnico di cui all’allegato B
Codice in materia di protezione
dei dati personali
D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196
Misure idonee
(artt. 31-36 Codice Privacy)
MISURE DI SICUREZZA

53
Responsabile del trattamentoResponsabile della conservazione
opera di intesa con
Responsabile della sicurezza
Responsabile della
gestione documentale
Amministratore di sistema
Responsabile del trattamento (art. 4, lett. g, Codice della Privacy)
La persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente,
associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali.
Art. 7. Regole Tecniche

54
Responsabile del trattamento Responsabile della conservazione
Limitatamente ai dati personali
contenuti nei documenti oggetto
del sistema di conservazione.
Non sempre è possibile…
1) Il titolare non è obbligato a nominare un
responsabile del trattamento
2) la conservazione è affidata ad un soggetto
esterno ai sensi dell’art. 5 delle regole tecniche
Parere del Garante per la protezione dei dati personali n. 214 del 24 aprile 2013
sullo schema delle regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici

55
1) Il titolare non è obbligato a nominare un responsabile del trattamento
Non è escluso l’obbligo di nominare il responsabile della conservazione
Si dovrà coordinare direttamente con il titolare del trattamento
Titolare del trattamento
Delega di funzioni
Responsabile del trattamento
Rapporto

56
Il soggetto esterno affidatario della
conservazione dei documenti informatici
assume il ruolo di responsabile esterno
del trattamento (art. 6, comma 8, RT)
La nomina ai sensi del Codice Privacy deve essere eseguita con atto espresso,
non essendo implicita nella nomina del soggetto responsabile della conservazione,
o nell’atto con cui quest’ultimo affida la gestione all’esterno
2) la conservazione è affidata ad un soggetto esterno (art. 5 delle regole tecniche)
Responsabile del trattamento + responsabile conservazione
non possono più coesistere in capo alla stessa persona
Il responsabile della conservazione rimane
sempre interno all’amministrazione o ente
(pubblico o privato)

57
Struttura fisica del
sistema di
conservazione
Sede legale e luogo di
conservazione (art. 2,
RT)
Residenza dei data
center (sicurezza)
Modalità di
esibizione dei
documenti
Accesso alla
documentazione
conservata
Estrazione copie,
consultazione
Servizio di distribuzione
Portabilità dei
documenti
Lunghi termini di
conservazione
Rapporto contrattuale
(dalla presa in carico allo
scarto)
Migrazione verso altri
sistemi

58
Condizioni generali di contratto
Diritti
Obblighi
Accordo
Recesso
 idonee garanzie affinché il titolare dei documenti non subisca alcun pregiudizio
in seguito all’eventuale esercizio del diritto di recesso.
 congrui tempi di preavviso per la comunicazione del recesso da parte del
conservatore
 restituzione dei documenti conservati, in modo da consentire al titolare dei
documenti di attivare un nuovo servizio di conservazione (portabilità)

Grazie per l’attenzione
Gianluca Satta
European Lawyer
Esperto in diritto dell’informatica e delle Nuove Tecnologie
www.gianlucasatta.it
gianluca@gianlucasatta.it
www.diricto.it
ict4forensics.diee.unica.it
www.andig.it
59

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