Flussi documentali in genere: dal GEDOC al CAD

1. IL FLUSSO
TELEMATICO
Bisetto Enrico Maria
Remanzacco, 31 maggio 2011

2. Programma
 Normativa  Posta Elettronica
 Codice Certificata
dell’Amministrazione  Definizioni
Digitale  PEC quando utilizzarla e
quali garanzie fornisce
 Documento informatico  Come funziona il sistema
 Valore probatorio di invio e ricezione PEC
 Formazione, gestione  Gestione delle ricevute
 Norma di riferimento  Norma di riferimento
 Firma Digitale  Metodologia
 Le tipologie di firme  Proposta di modello
 Come funziona
 Norma di riferimento

3. Quadro giuridico
 L. 15 marzo 1997, n. 59 (Bassanini)
 DPR n. 513/1997 – Regolamento recante criteri e modalità per la formazione, l’archiviazione e la trasmissione di
documenti con strumenti informatici e telematici a norma dell’art. 15 comma 2, della L. 15 marzo 1997, n. 59
 DPCM 8 febbraio 1999 – Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la
riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell’art. 3, comma 1, del D.P.R.
10 Novembre 1997, n. 513.
 Circ. AIPA 19 giugno 2000 n. CR/24 – Linee guida per l’interoperabilità tra i certificatori iscritti nell’elenco pubblico
di cui all’art. 8, comma 3, del D.P.R. n. 513/1997
 DPR 28 dicembre 2000, n. 445 – Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa
 Direttiva n. 93/1999/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche
 Legge 16 gennaio 2003, n. 3 – Disposizioni ordinamentali in materia di pubblica amministrazione
 D.L.gs 23 gennaio 2002 n. 10 – Attuazione della direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le
firme elettroniche
 DPR 7 aprile 2003, n. 137 – Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a
norma dell’art. 13 del D.L.vo n. 10/2002
 Decisione Commissione CE 14 luglio 2003
 DPCM 30 ottobre 2003 – Approvazione dello schema nazionale per la valutazione e la certificazione della
sicurezza nel settore della tecnologia dell’informazione, ai sensi dell’art. n. 10, comma 1, del D.L.vo n. 10/2002
 Direttiva 27 novembre 2003 – Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni
 DPCM 13 gennaio 2004 – Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la
duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici

4. Quadro giuridico
 Deliberazione 11/2004, 19 febbraio 2004 – Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su
supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico
delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del
Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. (Deliberazione n. 11/2004). (G.U. 9 marzo 2004, n. 57)
 DPCM 2 luglio 2004 – Competenza di materia di certificatori di firma elettronica
 DPR 11 febbraio 2005, n.68 – Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a
norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3.
 Deliberazione 4/2005, 17 febbraio 2005 – Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico.
(G.U. 3 marzo 2005, n. 51)
 Decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale
 Decreto Ministeriale del 2 novembre 2005 – Regole tecniche per la formazioni, la trasmissione e la
validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata (G.U. del 14 novembre 2005, n. 265)
 Direttiva del 18 novembre 2005 – Linee guida per la Pubblica amministrazione digitale.
 Legge 28 gennaio 2009, n. 2 – Conversione in legge, con modificazioni, del decreto legge 29 novembre 2008, n.
185 (G.U. n. 22 del 28 gennaio 2009- Supplemento Ordinario n. 14)
 DPCM 30 marzo 2009 – Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e
validazione temporale dei documenti informatici
 DPCM 06 maggio 2009 – Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata
assegnata ai cittadini (G.U. del 25 maggio 2009)
 Circolare n. 1/2010/DDI – Uso della Posta Elettronica Certificata nelle amministrazioni pubbliche
 D.LGS n. 110/2010 “Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, a norma dell'articolo 65
della legge 18 giugno 2009, n. 69”

5. Norma italiana
La storia del documento informatico e della firma
digitale inizia con l’articolo 15, comma 2 della
Legge 15 marzo 1997, n. 59 (Bassanini)
“Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica
amministrazione e dai privati con strumenti
informatici o telematici, i contratti stipulati nelle
medesime forme, nonché la loro archiviazione
e trasmissione con strumenti informatici sono
validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge”

6. GEDOC2
“Lo sviluppo degli strumenti quali la firma digitale
ed il protocollo informatico, adeguati
all’imponente espansione delle reti di
comunicazione telematica e dei servizi di
interoperabilità elettronica, rende possibile la
realizzazione effettiva di una gestione
completamente automatizzata dei flussi
documentali e la conseguente attuazione di
profonde innovazioni nelle modalità di lavoro
delle amministrazioni”
Fonte: L’interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico in ambiente distribuito - AIPA 18 ottobre 2000

7. Riordino normativo
 Il Codice dell’Amministrazione Digitale (Decreto
legislativo 7 marzo 2005, n. 82) stabilisce le
regole per il documento informatico, posta
elettronica certificata e firma elettronica
 Quest’ultima si consolida nell’ordinamento nelle
forme di firma elettronica c.d. “leggera” e di firma
elettronica qualificata, categoria nella quale rientra
la firma digitale, la cui apposizione al documento
informatico definisce giuridicamente quest’ultimo
come pienamente equivalente dal punto di vista
giuridico al documento cartaceo con
sottoscrizione autografa, cioè alla scrittura privata

8. Documento informatico
Definizioni
Normativa

9. CAD - Definizioni
 DOCUMENTO INFORMATICO: la
rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti
 Viene modificato (art 23, 1° comma) l’art. 2712 del
codice civile, inserendo tra le varie tipologie di
riproduzione anche quelle “informatiche”, le quali
“fanno piena prova dei fatti e delle cose rappresentate
se colui contro il quale sono prodotte non ne
disconosce la conformità ai fatti o alle cose
medesime”
 “Le riproduzioni fotografiche, informatiche o
cinematografiche, le registrazioni fotografiche e, in

10. Efficacia probatoria
 Il documento informatico
è una riproduzione meccanica se si appone una
firma elettronica ed è liberamente valutabile dal
giudice
 se, invece, si appone una firma elettronica
qualificata o digitale si entra nel campo del
2702 cc. quindi: ”La scrittura privata fa piena
prova, fino a querela di falso, della provenienza
delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui
contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce
la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente
considerata come riconosciuta”

11. Formazione documenti
informatici
 Art. 40
 comma 1: Le pubbliche amministrazioni che
dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli
originali dei propri documenti con mezzi informatici
secondo le disposizioni di cui al presente codice e le
regole tecniche di cui all'articolo 71
 comma 2: Fermo restando quanto previsto dal comma
1, la redazione di documenti originali su supporto
cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul
medesimo supporto è consentita solo ove risulti
necessaria e comunque nel rispetto del principio
dell'economicità

12. Documenti informatici
CAD – art. 23
 c. 3) I documenti informatici contenenti copia o riproduzione di atti
pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e
documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o rilasciati dai
depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena
efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad
essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o
rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata
 c. 6) La spedizione o il rilascio di copie di atti e documenti di cui al
comma 3, esonera dalla produzione e dalla esibizione dell’originale
formato su supporto cartaceo quando richieste ad ogni effetto di
legge
 c. 7) Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti
previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli
effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure
utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate ai sensi
dell’articolo 71 di concerto con il Ministro dell’economia e delle
finanze

13. Archiviazione documenti
 CAD – art. 43
 Riproduzione e conservazione dei documenti
 I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o
documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove
riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la
riproduzione sia effettuata in modo da garantire la conformità dei documenti agli
originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche stabilite
ai sensi dell’articolo 71
 Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed
ogni atto, dato o documento già conservati mediante riproduzione su supporto
fotografico, su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità
dei documenti agli originali
 I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o
regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità
cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali.
 Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli
archivi delle pubbliche amministrazioni e sugli archivi privati dichiarati di notevole
interesse storico ai sensi delle disposizioni del decreto legislativo 22 gennaio
2004, n. 42

14. Archiviazione documenti
CAD – art. 44
Il sistema di conservazione dei documenti informatici
garantisce:
 l'identificazione certa del soggetto che ha formato il
documento e dell'amministrazione o dell'area organizzativa
omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del
decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445
 l'integrità del documento
 la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle
informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di
classificazione originari
 il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31
a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal
disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto

15. Archiviazione documenti
 L’archiviazione risponde al bisogno di conservare il
materiale documentario in modo razionale, uniforme e
per renderlo recuperabile nella ricerca
 Una archiviazione dei dati e dei documenti condotta in
maniera sistematica riserva notevoli vantaggi quali:
 consentire un accesso immediato tramite internet/intranet
ai documenti da parte del personale autorizzato;
 consentire un aggiornamento costante dell’archivio
digitale
 eliminare i ritardi di stampa e distribuzione dei documenti
 ridurre i costi di ricerca dei documenti
 garantire la sicurezza nella conservazione dei documenti

16. TAR Lazio 16 aprile 2003 n.
8356
La difficoltà di reperimento del fascicolo non può
costituire ostacolo all’esercizio del diritto di
accesso, se protratto oltre termini ragionevoli.
L’interesse alla conoscenza di atti amministrativi
assurge a bene della vita, autonomo rispetto alla
posizione di diritto o di interesse legittimo di tipo
sostanziale, il cui esercizio nella specie viene di
fatto precluso dall’Amministrazione, in assenza di
ragionevole giustificazione […].
Conclusivamente, […], l’Amministrazione non può
esimersi dal rilasciare al ricorrente la
documentazione reclamata, per quanto laboriose
possano essere le ricerche d’archivio.

17. TAR Veneto 25 febbraio 2009 n.
466
Quando l'amministrazione dichiara di non essere in
grado di rintracciare un documento che essa risulta
detenere, e da essa stessa richiesto all'interessato per
attribuirgli un'utilità, nonostante questi abbia fornito
specifici elementi per individuarlo, la stessa potrà
legittimamente negargli tale utilità, appunto perché la
domanda è carente del documento, ma soltanto se
riesca a dimostrare che l'irreperibilità del documento
non è imputabile a sua negligenza […].
Invero, la data - seppure approssimativa - e il
nominativo sono di solito elementi oggettivamente
necessari e sufficienti per la ricerca di
documenti, ferma la possibilità per l'Amministrazione
di dimostrare il contrario, ma non certamente
invocando le proprie soggettive carenze
organizzative.

18. Firma digitale
Definizioni
Normativa

19. CAD - Definizioni. Art. 1
 FIRMA ELETTRONICA: l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati
oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati
come metodo di identificazione informatica;
 FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA: la firma elettronica ottenuta
attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione
univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare
un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da
consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente
modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante
un dispositivo sicuro per la creazione della firma;
 FIRMA DIGITALE: un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata
su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate
tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario
tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di
verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un
insieme di documenti informatici;

20. Componenti di un sistema di
firma
 Gli algoritmi crittografici
 Le chiavi: pubblica e privata
 Il documento informatico
 L’impronta
 Il dispositivo per la generazione di una firma
 Il titolare
 Il certificato elettronico
 Il certificatore

21. Firma Digitale
 La firma digitale è uno strumento che non
consente né di modificare un documento né di
estrapolarne la firma ed allegarla ad un altro
oggetto e che impedisce all’autore di negarne
la proprietà

22. Firma Digitale
Com’è possibile che la firma dia ad un
documento informatico:
1) garanzia che non sia stato modificato?
 integrità
2) garanzia dell'identità del sottoscrittore?
 autenticità
3) garanzia che non venga disconosciuto?
 non ripudio

23. Firma Digitale
1) Garanzia che il documento non sia stato
modificato
 Prima della cifratura si applica al documento
informatico originale una funzione matematica detta
“hash” che genera un estratto del documento
condensandolo in una sequenza di simboli binari sui
cui viene apposta la firma (.p7m)
 La sequenza di simboli binari detta “impronta” ha le
seguenti caratteristiche:
 è impossibile ricostruire dall’impronta il documento che l’ha
generata (non invertibile);
 è impossibile che due documenti generino la stessa
impronta (assenza di collisione);

24. Firma Digitale
2) Garanzia dell’identità del sottoscrittore
 Il destinatario apre il testo cifrato con la chiave
pubblica del mittente e riapplica la funzione di
hash per ricalcolare l’impronta; se e due
impronte risultano uguali, si ottiene la certezza
sull'identità del mittente e sulla integrità del
contenuto

25. Firma Digitale
3) Garanzia che non venga disconosciuto
 Il carattere di univocità di una firma impedisce
al relativo proprietario di disconoscerla.
Provare (in modo incontestabile) che è
coinvolto nell’evento

26. Il Certificatore
 Affinché l’intero processo funzioni è necessario
l’intervento di una "terza parte fidata" come
Certification Authority (CA), in italiano il
“Certificatore"
 Il Certificatore è l’organismo che attesta che la
chiave pubblica di Bisetto Enrico Maria appartiene
effettivamente a lui e non ad un altra persona
 Il Certificatore ha il compito di gestire in scrittura e
modifica il database delle chiavi pubbliche e dei
relativi certificati di firma nonché del rilascio dei
dispositivi di firma

27. Firma Digitale
Il dispositivo di firma
 È un apparato elettronico programmabile solo
all’origine, facente parte del sistema di
validazione, in grado di conservare in modo
protetto ed indelebile le chiavi private e generare
al suo interno firme digitali
 Nella sua forma più comune è costituito da una
smart card oppure da una chiavetta usb, entrambi
provvisti di un microprocessore e di una certa
quantità di memoria destinata a contenere i dati di
autenticazione ed i certificati

28. Firma Digitale
Il dispositivo di firma
 Contiene:
 la firma digitale dell'ente certificatore che la
emette e che è garante della correlazione tra il
numero della carta/token e l'identità del titolare;
 i dati identificativi del titolare presso il
certificatore;
 il certificato rilasciato al titolare;
 i certificati relativi alle chiavi di certificazione del
certificatore;

29. Firma Digitale - articoli principali
 CAD – art. 20 c.2
 Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma
digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo
71, che garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del
documento, si presume riconducibile al titolare del dispositivo di firma ai sensi
dell’articolo 21, comma 2, e soddisfa comunque il requisito della forma
scritta, anche nei casi previsti, sotto pena di nullità, dall’articolo 1350, primo
comma, numeri da 1 a 12 del codice civile
 CAD – art. 21 c. 2
 Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma
elettronica qualificata, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile
(Valore probatorio). L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al
titolare, salvo che questi dia la prova contraria
 CAD – art. 24 c.2
 L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di
sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine
previsto dalla normativa vigente
 CAD – art. 32
 Il titolare del certificato di firma è tenuto ad assicurare la custodia del dispositivo
di firma e ad adottare tutte le misure organizzative e tecniche idonee ad evitare
danno ad altri; è altresì tenuto ad utilizzare personalmente il dispositivo di firma

30. Posta elettronica certificata
Definizioni
Normativa

31. Definizioni
Definizione di posta elettronica:
 Sistema elettronico di trasmissione dei documenti
informatici (DPR 68/2005; art 1, 1° comma lett. h)
Definizione di posta elettronica certificata:
 ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al
mittente documentazione elettronica attestante
l’invio e la consegna di documenti informatici (DPR
68/2005; art 1, 1° comma lett. g)
La differenza fondamentale tra i due sistemi è nelle
“attestazioni”

32. Posta Elettronica Certificata
 La posta elettronica certificata è un servizio
che ha lo scopo di accettare dei messaggi
elettronici da un mittente e di farli pervenire al
destinatario, dandone certezza della data e
dell’ora in cui il messaggio è stato spedito e
della data e dell’ora in cui è stato recapitato
 La posta elettronica certificata ha pertanto lo
stesso valore legale della tradizionale
posta raccomandata con avviso di
ricevimento

33. Posta Elettronica Certificata
 Vengono certificati dal gestore di posta l'invio e la
ricezione, cioè i due momenti fondamentali nello
scambio dei documenti informatici, fornendo al
mittente:
 una ricevuta dell’avvenuta spedizione con precisa
indicazione temporale che costituisce prova legale
dell’invio del messaggio e dell’eventuale
documentazione;
 una ricevuta con precisa indicazione temporale
quando il messaggio perviene al destinatario;
 Oppure
 una ricevuta di mancata consegna con precisa
indicazione temporale;

34. PEC – Elementi fondamentali
 Ricevuta di accettazione:
 sono contenuti i dati di certificazione che costituiscono prova
dell'avvenuta spedizione di un messaggio PEC
 Ricevuta di avvenuta consegna:
 fornisce al mittente prova che il suo messaggio di posta
elettronica certificata è effettivamente pervenuto all'indirizzo PEC
dichiarato dal destinatario e certifica il momento della consegna
tramite un testo, leggibile dal mittente, contenente i dati di
certificazione
 Avviso di mancata consegna:
 Avviso ricevuto dal mittente entro le ventiquattro ore successive
all'invio
 Busta di trasporto
 è sottoscritta con una firma elettronica che garantisce la
provenienza, l'integrità e l'autenticità del messaggio di posta
elettronica certificata

35. Flusso principale
Ente certificatore
Ente certificatore
A
B
ACCETTAZIONE
AVVENUTA CONSEGNA DESTINATARIO
MITTENTE

36. Fonte: www.cnipa.gov.it - Minigrafia n. 11

37. CAD - Art. 6
 c.1: Le pubbliche amministrazioni centrali
utilizzano la posta elettronica certificata, […]
per ogni scambio di documenti e informazioni
con i soggetti interessati che ne fanno
richiesta e che hanno preventivamente
dichiarato il proprio indirizzo di posta
elettronica certificata
 c. 2: Le disposizioni di cui al comma 1 si
applicano anche alle pubbliche
amministrazioni regionali e locali salvo che
non sia diversamente stabilito

38. CAD - Art. 45
Valore giuridico delle trasmissioni
 c.1: I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica
amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o
informatico, ivi compreso il fax, idoneo ad accertarne la fonte
di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la
loro trasmissione non deve essere seguita da quella del
documento originale
 c. 2: Il documento informatico trasmesso per via telematica si
intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si
intende consegnato al destinatario se reso disponibile
all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di
posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal
gestore

39. CAD - Art. 48
 c. 1: La trasmissione telematica di comunicazioni che
necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di
consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai
sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio
2005, n. 68
 c. 2: La trasmissione del documento informatico per via
telematica, effettuata mediante la posta elettronica
certificata, equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla
notificazione per mezzo della posta
 c. 3: La data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un
documento informatico trasmesso mediante posta elettronica
certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni
di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio
2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche

40. Presidenza del Consiglio dei
Ministri - Circolare 1/2010
Punti salienti
 […] È altresì indispensabile che le predette amministrazioni divulghino i
propri indirizzi di Posta Elettronica Certificata utilizzando gli strumenti già
oggi disponibili, quali il proprio sito istituzionale e l'Indice delle
amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee gestito da
DigitPA
 Le amministrazioni si adopereranno inoltre affinché le comunicazioni
istituzionali utilizzino in percentuale sempre maggiore il canale della Posta
Elettronica Certificata, non solo realizzando il collegamento tra le caselle di
posta elettronica ed i sistemi per il protocollo informatico dei documenti, ma
anche dotandosi di strumenti per l’apposizione della firma digitale sui
documenti da trasmettere, nei casi previsti dalla legge
 […] La mancata disponibilità di almeno una casella di Posta Elettronica
Certificata per ciascun registro di protocollo e la prosecuzione delle
tradizionali forme di comunicazione configurano l’inosservanza di
disposizioni di legge e una fattispecie di improprio uso di denaro pubblico

41. Ministero dell’interno
Circolare 23/2009
 Linee guida sulla dematerializzazione nella trasmissione degli
atti di stato civile fra Consolati e Comuni tramite posta
elettronica certificata (PEC) per successiva trascrizione nei
registri dello stato civile
 “Per ogni atto da trascrivere, il Consolato trasmetterà a mezzo
PEC al Comune interessato un file compresso in formato PDF
firmato digitalmente dal funzionario consolare”
 “L’ufficiale di stato civile provvederà alla stampa della
documentazione ricevuta apponendovi, al fine di procedere alla
debita trascrizione, una propria dichiarazione che certifichi la
conformità del documento stampato rispetto a quanto ricevuto
per via telematica” (CAD – art. 23 c .2bis)
 “Si pregano le Prefetture competenti di informare i Sigg. Sindaci
perché si dia esatta e tempestiva esecuzione, verificando
l’eventuale esistenza di Comuni tutt’ora sprovvisti di sistemi di
ricezione di posta elettronica”

42. Ministero dell’interno
Circolare 13/2010
 Ulteriori interventi nel processo di digitalizzazione dei sistemi di
comunicazione elettronica e relative integrazioni nella trasmissione degli
atti di stato civile fra Consolati e Comuni tramite posta elettronica certificata
(PEC) per successiva trascrizione nei registri dello stato civile
 “Come è noto, tutte le amministrazioni pubbliche sono tenute a dotarsi di uno o
più indirizzo di PEC in conformità con le disposizioni normative vigenti, come
ricordate dalla Circolare 1/2010”
 “Si ricorda che l’indirizzo PEC dovrà essere immediatamente reso noto al
pubblico sul sito istituzionale del Comune, nonché comunicato a DigitPa che lo
inserisce nell’IPA”
 “A tale riguardo si precisa che tale elenco sarà di ausilio per le Rappresentanze
consolari. Resta fermo che per i Comuni che non siano ancora in possesso di
PEC, l’invio da parte dei Consolati proseguirà sulla posta elettronica ordinaria per
il tempo strettamente necessario da parte dei Comuni a dotarsi di PEC, tenendo
conto dell’urgenza richiesta”
 “A tal riguardo, si fa presente che il Ministero degli Affari Esteri ha segnalato molti
casi nei quali risulta impossibile inviare messaggi alla casella PEC dei Comuni, in
quanto tale casella risulta sovraccarica, e pertanto si richiede che vengano
adottate misure organizzative idonee a superare l'inconveniente evidenziato”
 “Si evidenzia altresì che sono in corso di emanazione appropriate direttive anche
per la trasmissione da Comune a Comune di atti di stato civile con modalità
telematiche, che richiederanno l'utilizzo della firma digitale”

43. Metodologia
Una proposta di modello organizzativo

44. Esempio di flusso

45. Entrata
 Posta elettronica in entrata
 Invio Conferma o Ripudio
 Verifica documento firmato
 Protocollazione messaggio in ingresso
 Smistamento messaggio
 Assegnazione al responsabile

46. Passaggi in entrata
EMAIL
• ricezione delle e-mail
PROTOCOLLO
• scelta della mail da protocollare
• eventuale completamento dati
• associazione automatica degli allegati al numero di
protocollo/gestione documentale
COMUNICAZIONE
• invio documentazione informatica al responsabile dell’ufficio

47. Uscita
 Produzione del documento informatico
 Firma del documento informatico
 Composizione messaggio
 Consultazione indici sul sito IPA
 Protocollazione messaggio in uscita
 Posta Elettronica in uscita
 Rendere sicuro e trasmettere il messaggio
 Allegato xml
 Gestione ricevute PEC

48. Passaggi in uscita
COMUNICAZIONE
• scelta destinatario, oggetto, corpo, allegati (apposizione firma digitale)
• invio comunicazione al protocollo
PROTOCOLLO
• scelta della comunicazione da protocollare o protocollazione automatica
• eventuale completamento dati
• associazione automatica degli allegati al numero di protocollo/gestione
documentale
EMAIL
• invio email (segnatura.xml)
• gestione delle ricevute PEC