Digitalizzazione e reti

1. DIGITALIZZAZIONE DEI
DOCUMENTI
RETI ED INTERNET

2. Un mercato del lavoro in trasformazione costante, come quello odierno, necessita di un
adeguamento normativo e di nuovi processi che sappiano tutelare tutte le nuove attività e
professioni, combinando le competenze già note con le nuove esigenze di mercato e con
l’inarrestabile innovazione tecnologica.
In particolare la digitalizzazione dei documenti è ormai considerata alla stregua di una
rivoluzione industriale, la cui portata ha inevitabilmente investito enti pubblici e privati.
I benefici di una gestione digitale dei documenti sono molteplici: riduzione dei costi,
maggiore efficienza nei processi aziendali, liberazione di spazio utile e maggiore
tutela ambientale.
I benefici non restano limitati ai processi interni di amministrazioni e aziende, ma coinvolgono
anche i loro reciproci rapporti e la relazione con cittadini e utenti.

3. • La gestione digitale della documentazione e dei processi associati nella pubblica
amministrazione è oggi possibile attraverso il disegno di soluzioni basate su quattro
componenti fondamentali.
• TUTTE REGOLATE DA NORMATIVA SPECIFICA:
• DOCUMENTO INFORMATICO,
• FIRMA DIGITALE,
• VALIDAZIONE TEMPORALE
• CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA.

4. Open Data, trasparenza e pubblicità legale online
Responsabile dell’Open Data
o Open Data Manager
Linee guida nazionali per la valorizzazione del patrimonio
informativo pubblico 2014
Responsabile della trasparenza e
della pubblicità legale online
Linee guida del 09/ gennaio 2020 sull’Accessibilità degli
strumenti informatici
D.Lgs. 33/2013 – art. 43 (di norma coincide con il
responsabile per la prevenzione della corruzione, di cui
all'articolo 1, comma 7, della legge 6 novembre 2012, n.
190)
Linee Guida del Garante nella sezione
Responsabile della trasparenza e Responsabile
della pubblicità online e del procedimento di
pubblicazione
Direttiva 8/2009 del Ministro per la pubblica
amministrazione e l’innovazione - art. 5;
Linee Guida siti web della PA (versione 2011), emanate
ai sensi dell’art. 4 della Direttiva 8/09

5. Gestione elettronica dei documenti
Responsabile della formazione e
gestione elettronica dei
documenti
Linee guida del 6 giugno 2019 (Le Regole Tecniche e Raccomandazioni afferenti la
generazione di certificati elettronici qualificati, firme e sigilli elettronici)
DPR 445/2000 - art. 61;
DPCM 13 novembre 2014, comprensivo dei suoi allegati e delgi standard
ivi richiamati
D. Lgs. 82/2005
Legge 241/1990
D.Lgs. 82/2005, art. 15, comma 1 e 2
Legge 183/2011, art. 15 – D.L. 5/2012
DPR 184/2006
Responsabile della
conservazione digitale
D.Lgs. 82/2005 - art. 44;
DPCM 3 dicembre 2013, comprensivo dei suoi allegati e degli standard in
ivi richiamati
Documento sulle figure professionali allegato alla Circolare AgID n.
65/2010
ISO/IEC 27001:2013, Information technology - Security techniques - Information
security management systems – Requirements, Requisiti di un ISMS (Information
Security Management System).
ETSI TS 101 533-1 V1.3.1 (2012-04) Technical Specification, Electronic Signatures
and Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 1:
Requirements for Implementation and Management,
ETSI TS 101 533-2 V1.3.1 (2012-04) Technical Report, Electronic Signatures and
Infrastructures (ESI); Information Preservation Systems Security; Part 2:
Guidelines for Assessors,
UNI_TR_11465-1_2012_IT Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili
per la conservazione elettronica delle informazioni.
UNI_TR_11465-2_2012_IT Linee guida per valutare sistemi sicuri e affidabili per la
conservazione elettronica delle informazioni.

6. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NEI SISTEMI DI
GESTIONE DOCUMENTALE
Responsabile del
trattamento dei dati
personali nei sistemi di
gestione documentale
Reg UE 679/2016 ( Protezione delle persone fisiche con
riguardo al trattamento dei dati personali)
D.Lgs. 196/2003, art. 29
Nuovo Regolamento Europeo sulla privacy (nuovo
Regolamento UE 2016/679 )
Direttiva 95/46/CE
Convenzione Europa dei diritti dell’uomo (CEDU)
Convenzione n. 198 del Consiglio d’Europa
Carta dei diritti fondamentali dell’Unione Europea
Linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
(29/1/2022) (youtube.com)
Nuove linee guida AGID - commento di Stefano Saracchi (16/1/2022)

8. I Professionisti della digitalizzazione documentale

9. LE ETÀ DEI DOCUMENTI
Protocollo
e Archivio corrente
Affari in corso di trattazione
Archivio di deposito
Affari esauriti entro i 40 anni
Archivio storico
Affari esauriti da oltre 40 anni,
dopo le operazioni di scarto

14. DATABASE COME ARCHIVIO

15. LE FASI DEL DOCUMENTO INFORMATICO
Le Regole Tecniche
FORMAZIONE
(originale informatico, copia per immagine,
copia informatica, duplicato)
GESTIONE DOCUMENTALE
(protocollo - registrazione e segnatura di
protocollo, classificazione, organizzazione
e fascicolazione, assegnazione,
reperimento)
Integrità,
immodificabilità,
autenticità
Contestualizzazione,
archiviazione,
ricercabilità
CONSERVAZIONE (verifica, consolidamento,
mantenimento leggibilità nel tempo, sicurezza)

19. DEFINIZIONE DI PROTOCOLLO INFORMATICO
• ART. 1 DEL DPR 445/2000
(ART. 1 DPR 428/98)
• L’INSIEME DELLE RISORSE DI CALCOLO, DEGLI APPARATI, DELLE RETI DI
COMUNICAZIONE E DELLE PROCEDURE INFORMATICHE UTILIZZATI DALLE
AMMINISTRAZIONI PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI.

20. DPR 445/2000, ART. 50 COMMA 1
(NB < DPR 428/1998)
«LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI PROVVEDONO AD INTRODURRE NEI
PIANI DI SVILUPPO DEI SISTEMI INFORMATIVI AUTOMATIZZATI
PROGETTI PER LA REALIZZAZIONE DI SISTEMI DI PROTOCOLLO
INFORMATICO IN ATTUAZIONE DELLE DISPOSIZIONI DEL PRESENTE
TESTO UNICO»:
QUESTO IMPLICA: ANALISI
DELL’ESISTENTE E PROGETTAZIONE
DEL FUTURO ATTRAVERSO
REINGEGNERIZZAZIONE DEI
PROCESSI TENENDO BEN PRESENTI

21. FINALITÀ DEL SISTEMA
• PRODURRE DOCUMENTI NECESSARI PER L’ESPLETAMENTO
DELL’ATTIVITÀ PROPRIA DEL SOGGETTO PRODUTTORE [CIVILTÀ
GIURIDICA DEL DOCUMENTO SCRITTO]
• ORGANIZZARE I DOCUMENTI IN MODO CHE L’ARCHIVIO SIA
EFFETTIVAMENTE STRUMENTO DI GOVERNO DELL’ENTE, DI
GESTIONE AMMINISTRATIVA E DI CONTROLLO
• CONSERVARE I DOCUMENTI PRODOTTI IN MODO CHE ESSI
MANTENGANO LA LORO CAPACITÀ PROBATORIA E SERVANO
ALLA STORIA

22. RIPENSARE LE FASI DI VITA
DELL’ARCHIVIO
• PROPOSTA DI NUOVO DI NUOVO CICLO VITALE:
• CONCEZIONE (PROGETTAZIONE DEL SISTEMA E
DEFINIZIONE DEI REQUISITI ESSENZIALI PER LA
GESTIONE, SELEZIONE E CONSERVAZIONI DEI
DOCUMENTI)
• FASE ATTIVA (ARCHIVIO CORRENTE)
• FASE SEMI-ATTIVA (ARCHIVIO DI DEPOSITO)
• FASE DI CONSERVAZIONE PERMANENTE (ARCHIVIO
STORICO)
• CONCETTO DI RECORDS CONTINUUM = COSTANTE
CONVIVENZA DELLE DIVERSE ATTIVITÀ TIPICHE DI
CIASCUNA FASE IN OGNI MOMENTO DELLA VITA DEL
DOCUMENTO

23. DIRITTO DELLA SOCIETÀ ALLA STORIA
• GLI ARCHIVI DELLE AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE SONO BENI
CULTURALI (CODICE DEI BENI CULTURALI E DEL PAESAGGIO):
RIBADITO ANCHE NEL DIC. 2013
• ANCHE I PRIVATI HANNO L’OBBLIGO MORALE DI CONSENTIRE ALLA
SOCIETÀ DI INDAGARE LA PROPRIA STORIA ATTRAVERSO I
DOCUMENTI D’ARCHIVIO
• GLI ARCHIVI DEVONO ESSERE CONSERVATI
• LA CONSERVAZIONE INIZIA DAL MOMENTO DELLA FORMAZIONE
(SCELTA SUPPORTI E FORMATI), MA QUESTA È UN’ALTRA STORIA

24. IN UN SISTEMA DI GESTIONE
DOCUMENTALE
• I DOCUMENTI SONO CREATI, RICEVUTI E USATI
DURANTE LO SVOLGIMENTO DI UN’ATTIVITÀ
ISTITUZIONALE
• COSTITUISCONO IL SUPPORTO ALL’ATTIVITÀ
ISTITUZIONALE
• DEVONO ESSERE GESTITI PER ASSICURARE
• LA CONSERVAZIONE DELL’AUTENTICITÀ,
• LA LORO AFFIDABILITÀ E
• LA LORO “USABILITÀ”

25. DPCM 31 OTTOBRE 2000, ART. 3
+ DPCM 3 DIC. 2013, ART. 3
LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI PERSEGUONO I SEGUENTI
OBIETTIVI DI ADEGUAMENTO ORGANIZZATIVO:
INDIVIDUAZIONE DELLE AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE (=
INSIEME DI FUNZIONI E DI STRUTTURE CHE OPERA SU
TEMATICHE OMOGENEE E PRESENTA ESIGENZE DI
GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE IN MODO
UNITARIO E COORDINATO)
ISTITUZIONE DEL SERVIZIO ARCHIVISTICO
NOMINA DEL RESPONSABILE DEL SERVIZIO (+ COORDINATORE)
ADOZIONE, SU PROPOSTA DEL RESPONSABILE DEL SERVIZIO, DEL
MANUALE DI GESTIONE
LA DEFINIZIONE, SU INDICAZIONE DEL RESPONSABILE DEL
SERVIZIO, DEI TEMPI, DELLE MODALITÀ E DELLE MISURE
ORGANIZZATIVE E TECNICHE PER L’ELIMINAZIONE DEI
PROTOCOLLI PARTICOLARI

26. CHE COSA SI DEVE SPECIFICARE ?
DPCM 3 DIC. 2013, ART. 5:
a) PIANIFICAZIONE DEGLI INTERVENTI ORGANIZZATIVI (EX ART. 3)
b) PIANO DI SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI
c) MODALITÀ DI UTILIZZO DEGLI STRUMENTI INFORMATICI
d) FORMATI DEI DOCUMENTI INFORMATICI
e) INSIEME MINIMO DEI METADATI
f) FLUSSI DOCUMENTALI
g) REGOLE DI SMISTAMENTO
h) MODALITÀ DI FORMAZIONE, IMPLEMENTAZIONE E GESTIONE DEI
FASCICOLI E ALTRE AGGREGAZIONI

27. CONCETTO DI RETE
DAL MONDO DIGITALE ALLO SCENARIO
ORGANIZZATIVO: LAVORO IN TEAM > AMBIENTE NEL
QUALE CIASCUNO METTE A DISPOSIZIONE
DELL’ORGANIZZAZIONE LE PROPRIE CONOSCENZE:
LEARNING ORGANIZATION
CIRCOLARITÀ DELLE CONOSCENZE
COINVOLGIMENTO DI OGNI COMPONENTE
DELL’ORGANIZZAZIONE
FORTE MOTIVAZIONE DELLE PERSONE COINVOLTE
RETE ESTERNA ALLA SINGOLA ORGANIZZAZIONE

28. VANTAGGI DEGLI STRUMENTI
INFORMATICI
A PATTO CHE SIANO CORRETTAMENTE
ADOTTATI IN UN’OTTICA DI SISTEMA
• PROTOCOLLO UNICO
• RECORDS MANAGEMENT + WORK FLOW MANAGEMENT
• GESTIONE ARCHIVI IBRIDI TRAMITE STRUMENTI APPROPRIATI: AD
ESEMPIO, IL REPERTORIO DEI FASCICOLI
• FACILITÀ DI ACCESSO MULTIPLO, PURCHÉ REGOLAMENTATO
• POSSIBILITÀ DI RIELABORAZIONE DEI DATI
• ELABORAZIONE AUTOMATICA DI STATISTICHE ETC.

29. • CONTROLLO DI GESTIONE DA PARTE DEGLI AMMINISTRATORI
E DEI RESPONSABILI
• GESTIONE INTEGRATA DELL’ARCHIVIO NELLE VARIE FASI DI
VITA
• DISPONIBILITÀ IMMEDIATA DI STRUMENTI DESCRITTIVI
• DISPONIBILITÀ DI CONOSCENZA ALLARGATA E DISPONIBILE
PER QUALSIASI USO

30. GOVERNO DEGLI STRUMENTI INFORMATICI:
DPR 445/2000, ART. 52
IL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI DEVE:
a) GARANTIRE LA SICUREZZA E L’INTEGRITÀ DEL SISTEMA
b) GARANTIRE LA CORRETTA E PUNTUALE REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI IN
ENTRATA E IN USCITA
c) FORNIRE INFORMAZIONI SUL COLLEGAMENTO ESISTENTE TRA CIASCUN
DOCUMENTO RICEVUTO DALL’AMMINISTRAZIONE E I DOCUMENTI DALLA STESSA
FORMATI NELL’ADOZIONE DEI PROVVEDIMENTI FINALI

31. D) CONSENTIRE IL REPERIMENTO DELLE INFORMAZIONI
RIGUARDANTI I DOCUMENTI REGISTRATI
E) CONSENTIRE, IN CONDIZIONI DI SICUREZZA, L’ACCESSO ALLE
INFORMAZIONI DEL SISTEMA DA PARTE DEI SOGGETTI
INTERESSATI, NEL RISPETTO DELLE DISPOSIZIONI IN MATERIA DI
TUTELA DELLE PERSONE E DI ALTRI SOGGETTI RISPETTO AL
TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
F) GARANTIRE LA CORRETTA ORGANIZZAZIONE DEI DOCUMENTI
NELL’AMBITO DEL SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE D’ARCHIVIO
ADOTTATO

32. VALIDITÀ DEGLI ELEMENTI OBBLIGATORI
DEL PROTOCOLLO (SUPPORTO INFORMATICO)
Gli elementi obbligatori del protocollo sono validi solo se
viene dimostrata (e tutelata) la loro immodificabilità:
In via informatica:
 campi riempibili una sola volta (irreversibilità)
 stampa giornaliera del protocollo vistato dal
direttore dell’archivio generale
 schermatura e blocco di campi determinati
I dati devono essere registrati in un’unica soluzione e
resi contestualmente immodificabili dal sistema
informatico

33. DPR 28 DICEMBRE 2000, N. 445 - ART. 62
• 1. IL RESPONSABILE PER LA TENUTA DEL SISTEMA DI GESTIONE
INFORMATICA DEI DOCUMENTI DISPONE PER LA CORRETTA
ESECUZIONE DELLE OPERAZIONI DI SALVATAGGIO DEI DATI SU
SUPPORTO INFORMATICO RIMOVIBILE.
• 2. È CONSENTITO IL TRASFERIMENTO SU SUPPORTO INFORMATICO
RIMOVIBILE DELLE INFORMAZIONI DI PROTOCOLLO RELATIVE AI
FASCICOLI CHE FANNO RIFERIMENTO A PROCEDIMENTI CONCLUSI.
• 3. LE INFORMAZIONI TRASFERITE SONO SEMPRE CONSULTABILI. A
TAL FINE, IL RESPONSABILE PER LA TENUTA DEL SISTEMA DI
GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI DISPONE, IN RELAZIONE
ALL’EVOLUZIONE DELLE CONOSCENZE SCIENTIFICHE E
TECNOLOGICHE, CON CADENZA ALMENO QUINQUENNALE, LA
RIPRODUZIONE DELLE INFORMAZIONI DEL PROTOCOLLO
INFORMATICO SU NUOVI SUPPORTI INFORMATICI.
• 4. LE INFORMAZIONI RELATIVE ALLA GESTIONE INFORMATICA DEI
DOCUMENTI COSTITUISCONO PARTE INTEGRANTE DEL SISTEMA DI
INDICIZZAZIONE E DI ORGANIZZAZIONE DEI DOCUMENTI CHE
SONO OGGETTO DELLE PROCEDURE DI CONSERVAZIONE

34. 2. Il sistema deve consentire la produzione del registro
giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni
inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco
di uno stesso giorno.
IL REGISTRO GIORNALIERO
DPR 28 DICEMBRE 2000, N. 445 - ART. 53

35. ART. 44 CAD (REQUISITI PER LA
CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
INFORMATICI)
1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura:
a)l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e
dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di
riferimento di cui all’articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente
della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;
b) l’integrità del documento;
c)la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle
informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di
classificazione originari;
d)il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a
36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare
tecnico pubblicato in Allegato B a tale decreto.
Chiave interpretativa per la normativa sulla conservazione dei
documenti informatici e sulla fatturazione elettronica

36. 57
GOOGLE DRIVE
Google Drive è un servizio di memorizzazione e sincronizzazione online introdotto da
Google nel 2012. Il servizio comprende: il file hosting, il file sharing e la modifica
collaborativa dei documenti mediante le applicazioni della suite Google Docs.
Google drive è sostanzialmente un disco cloud corredato da una ampia serie di
componenti applicative.
Tutti i documenti prodotti
con Google Docs vengono
visualizzati nel pannello di
gestione di Google Drive.
Il servizio Google Drive può
essere usato online,
caricando e visualizzando i
file mediante un browser …
https://drive.google.com/

37. 58
… oppure tramite un'applicazione desktop, appositamente installata sul computer, che
sincronizza in modo automatico la cartella locale sul pc con quella condivisa nel cloud.
In questo caso i documenti di Google Drive risultano accessibili direttamente dalle
"risorse del computer".

38. 63
ONEDRIVE
Microsoft OneDrive (precedentemente conosciuto come Microsoft SkyDrive) è un
servizio di cloud storage e backup offerto dalla Microsoft accessibile sia mediante
browser che applicazione desktop o smartphone.
Per accedervi è necessario possedere un account Microsoft. L'opzione gratuita offre
all'utente uno spazio limitato espandibile solo a pagamento.
I documenti prodotti con
Office Online sono messi
a disposizione mediante
il pannello di gestione di
OneDrive.

39. 64
Anche la versione desktop della suite di Office della Microsoft permette di salvare il
proprio lavoro direttamente su OneDrive.
D.I.M.I

40. 65
I documenti presenti in OneDrive, oltre ad essere consultabili via WEB, possono essere
raggiunti direttamente dalle "risorse del computer" utilizzando l’icona OneDrive che
viene installata con la versione desktop di Microsoft Office oppure scaricando un
apposito software dal sito della Microsoft.
D.I.M.I

41. 73
iCloud Drive è un servizio, in ambiente cloud computing, di memorizzazione e
sincronizzazione online introdotto dalla Apple nel 2011. Il servizio comprende il file
hosting, il file sharing e la modifica collaborativa dei documenti mediante l'uso delle
applicazioni presenti nella web-suite della Apple. iCloud Drive è sostanzialmente un disco
cloud.
Il servizio può essere usato via web, caricando e visualizzando i file tramite un browser …
ICLOUD DRIVE

42. 74
… oppure direttamente dalle
risorse del computer utilizzando
l’icona iCloud drive (che in
ambiente Windows viene
installata scaricando un apposito
software dal sito della Apple).

43. 93 Digitalizziamo un documento per modificarlo e firmarlo da PC |Daniele
Castelletti | AssMaggiolina (youtube.com)
DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI e digitalizzazione processi Aziendali
(youtube.com)
DIGITALIZZAZIONE AZIENDALE - COSA FARE e cosa deve sapere l'imprenditore
- Digital Transformation (youtube.com)
CONSERVAZIONE DIGITALE a NORMA - Come applicare le normative
(youtube.com)
CONSERVAZIONE DIGITALE - Nuove linee guida AGID per il 2022 -
YouTube
Da digitalizzatore:
CONSERVAZIONE DIGITALE delle fatture elettroniche - Sicuro di essere
compliant? - YouTube

44. Rapporto tra Computer ed
Utente

48. Un mondo interconnesso
Internet ha rivoluzionato il modo di vivere, di pensare e di
lavorare
• Telelavoro
• Social network
• Messaggistica istantanea
Tutti i dispositivi possono essere connessi in rete
• Internet of Things ( o Internet delle cose)- oggetti “intelligenti” tra
loro interconnessi

49. Internet ha più di 30 anni, ma quasi 3 miliardi di persone non usano il World Wide Web
(youtube.com)
MONDO DI INTERNET
Il mondo delle reti e Internet - YouTube

50. Generalità sulle reti

61. POSSIBILI PROBLEMI DELLA RETE
1. Personale specializzato
- Progettazione della rete
- Ridondanza
- Problemi
2. Sicurezza
- Interna
- Esterna
3. Costi elevati
- Personale
- Attrezzature
- Macchine
- Manutenzione
Molte aziende si affidano quindi al cloud

62. CLOUD
Cloud è un servizio che permette di usare applicazioni che non sono
installate sul proprio computer ma che risiedono su server remoti ai quali
ci si collega usando il browser.

63. VANTAGGI DEL CLOUD
 Costi ridotti;
 Meno personale necessario;
 Non è necessario installare e aggiornare i programmi sul pc;
 I file sul cloud sono soggetti a backup automatico;
 È possibile accedere ai file da qualsiasi postazione collegata
a Internet;
 È possibile sincronizzare i file su tutti i dispositivi e
condividerli con gli atri;
 È possibile ripristinare vecchie versioni di file o file
cancellati;
 L’utente può scegliere Il cloud in base a:
- Necessità

64. SVANTAGGI DEL CLOUD
 Dipendenza del servizio dal provider, che potrebbe
interromperlo;
 Rischi di violazione della privacy da parte dei gestori
del servizio;
 Per le aziende, rischio di esposizione allo spionaggio
industriale;
 Dipendenza dalla qualità della connessione Internet;
 Difficoltà nell’effettuare la migrazione dei dati se si
decide di cambiare provider.

66. Un
dispositiv
o
connesso
in rete

67. VIDEO
Storia e tecnologia delle reti di computer
(youtube.com)
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68. COME INDIVIDUARE IP DEL ROUTER