La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.

1. Relatori:
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
La conservazione dei documenti informatici
per i professionisti, le aziende e la P.A.
DirICTo

2. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
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2
I concetti
La dematerializzazione: processo attraverso cui il documento
giuridico viene formato (e conservato) utilizzando supporti di
natura informatica.
La conservazione: processo finalizzato al mantenimento dei
requisiti di validità giuridica ed integrità informativa dei
documenti, al fine di consentirne l'accesso o l'esibizione.

3. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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3
La conservazione dei documenti
(coordinamento con altre regole)
Formazione
Trasmissione
Firme elettroniche (firma elettronica semplice,
avanzata, qualificata e firma digitale)
Marcatura temporale
Acquisizione Protocollo informatico
Archiviazione
Posta elettronica certificata (PEC)
Gli archivi della P.A. (Codice dei beni culturali)
Contenuto Trattamento dei dati personali (Codice della Privacy)

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4
Fonte: Libro Bianco sulla dematerializzazione della documentazione amministrativa (2006)
2% PIL per la gestione dei documenti amministrativi
digitale
cartaceo
90%
10%
Risparmio annuo:
3 mld €
Amministrazioni centrali (indagine del 2004):
 110 milioni di documenti prodotti,
 160 milioni di registrazioni di protocollo
 147 milioni di documenti archiviati
 55 mila persone e 19 mila uffici impegnati
nello smistamento e protocollazione
Numeri e statistiche
Fogli stipendio di 1,5 milioni di dipendenti
pubblici:
 40 milioni € l’anno
 più di 1.100 impiegati per la gestione.
 oltre 1 miliardo € l’anno tra dipendenti
pubblici e privati (più di 16 milioni)

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5
Numeri e statistiche
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
high satisfaction
(i_igov12rt_sidx_hi)
medium satisfaction
(i_igov12rt_sidx_me)
low satisfaction
(i_igov12rt_sidx_lo)
Citizens sending filled forms online and
level of satisfaction with eGovernment
services (EUROSTAT - 2014)
Italia
21% cittadini utilizza servizi di eGov
10% cittadini utilizza canali online PA
85% imprese utilizza servizi di eGov
58% imprese utilizza canali online PA
Fonte: EU Digital Agenda
Al di sotto della media europea

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6
Numeri e statistiche

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 L. 7 agosto 1990, n. 241 - “Procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai
documenti amministrativi”
 D. Lgs. 12 febbraio 1993, n. 39 - “Sistemi informativi automatizzati nella P.A.”
 Legge 24 dicembre 1993, n. 537 - Introduce una norma su validità del documento su
supporto ottico
 Direttiva del Presidente del Consiglio 5 settembre 1995 “Rete unitaria della pubblica
amministrazione”
 DPCM 6 dicembre 1996, n. 694 “Riproduzione sostitutiva dei documenti di archivi e
di altri atti dei privati”
 L. 15 marzo 1997, n. 59 “Delega al Governo per la riforma della Pubblica
Amministrazione e per la semplificazione amministrativa”
 D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513 Regolamento sulla formazione, l'archiviazione e la
trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici
Evoluzione normativa
7

8. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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 Del. AIPA 30 luglio 1998, n. 24 “Reg. Tecn. riproduzione e conservazione di
documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli
originali”
 D. Lgs. 20 ottobre 1998, n. 368 “Istituzione del Ministero per i beni e le attività
culturali”
 DPCM 8 febbraio 1999 “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la
conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei
documenti informatici ai sensi dell’art. 3, comma 1, del D.P.R. 10 novembre 1997, n.
513”
 DPCM 22 ottobre 1999, n. 437 “Carta di identità elettronica e del documento di
identità elettronico”
 Direttiva del Presidente del Consiglio del 28 ottobre 1999 “Gestione informatica dei
flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni”
Evoluzione normativa
8

9. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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 Direttiva C.E. 13 dicembre 1999, n. 93 “Direttiva del Parlamento europeo e del
Consiglio relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche”
 DPCM 31 ottobre 2000 “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto
del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428
 Del. AIPA 23 novembre 2000, n. 51 “Regole tecniche in materia di formazione e
conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”
 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa” (TUDA)
 Del. AIPA 16 febbraio 2001, n. 27 “utilizzo della firma digitale nelle pubbliche
amministrazioni”
 Del. AIPA 13 dicembre 2001, n. 42 “Regole tecniche per la riproduzione e
conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei
documenti agli originali” - D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (TUDA)
Evoluzione normativa
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10. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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 D. Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10 “Attuazione della Dir. 1999/93/CE relativa ad un
quadro comunitario per le firme elettroniche”
 DPCM 13 gennaio 2004 “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la
conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei
documenti informatici”
 D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 “Codice dei beni culturali”
 DMEF 23 gennaio 2004 “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai
documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”
 Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 “Regole tecniche per la riproduzione e
conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità”
 Del. CNIPA 17 febbraio 2005, n. 4 “Regole per il riconoscimento e la verifica del
documento informatico”
 D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 “Codice della amministrazione digitale” (CAD)
Evoluzione normativa
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 D. Lgs. 4 aprile 2006, n. 159 "Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo
7 marzo 2005, n. 82 recante codice dell'amministrazione digitale"
 DPCM 30 marzo 2009 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e
verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici”
abrogato il DPCM 13 gennaio 2004
 Del. CNIPA 21 maggio 2009 n. 45 “Regole per il riconoscimento e la verifica del
documento informatico” abroga Circ. AIPA 19 giugno 2000, n. 24
 Circ. DigitPA 29 dicembre 2011 , n. 59 “ Modalità per presentare la domanda di
accreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono attività di
conservazione dei documenti informatici”
 DPCM 22 febbraio 2013 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e
verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”
 Det. Commissariale Agid. 30 Aprile 2014 n. 63 “Modalità di attuazione dell’articolo
19, comma 7, del DPCM 22 febbraio 2013”
Evoluzione normativa
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12. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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 DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”
abroga Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 “Regole tecniche per la riproduzione e
conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità”
 Circ. Agid 10 aprile 2014 n. 65 “Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui
soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti
informatici”
Evoluzione normativa
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13. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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La normativa sulla conservazione attualmente in vigore
D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 “Codice della amministrazione digitale” (CAD)
DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di
conservazione”, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 marzo 2014 (suppl. ord.
n. 20, serie gen. 59)
D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati
personali”
Circ. Agid 10 aprile 2014 n. 65 “Modalità per l’accreditamento e la vigilanza
sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei
documenti informatici”
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14. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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14
La digitalizzazione e l’informatizzazione della pubblica amministrazione
AIPA (Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione)
Istituito con D. Lgs. 12 febbraio 1993 n. 39 organismo pubblico con il compito di
promuovere, coordinare, pianificare e controllare lo sviluppo di sistemi informativi
automatizzati delle amministrazioni pubbliche, secondo criteri di standardizzazione,
interconnessione ed integrazione dei sistemi stessi.
CNIPA (Centro nazionale per l'informatica nella pubblica
amministrazione)
Istituito dall’art. 176 del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 in sostituzione dell’AIPA,
con le medesime funzioni.
DigitPA (Ente nazionale per la Digitalizzazione della Pubblica
Amministrazione)
Istituito ai sensi del D. Lgs.. 1 dicembre 2009, n. 177 “Riorganizzazione del Centro
nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione, a norma dell'articolo 24
della legge 18 giugno 2009, n. 69”, il CNIPA ha cambiato nome in DigitPA.

15. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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15
La digitalizzazione e l’informatizzazione della pubblica amministrazione
AgID (Agenzia per l’Italia Digitale)
Istituito con D.L. 22 giugno 2012, n. 83 "Misure urgenti per la crescita del Paese"
(convertito con Legge 7 agosto 2012, n. 134), viene soppresso il DigitPA.
L’ente ha il compito di coordinare le azioni in materia di innovazione per
promuovere le tecnologie ICT a supporto della pubblica amministrazione,
garantendo la realizzazione degli obiettivi dell’Agenda digitale italiana in coerenza
con l’Agenda digitale europea.
L’Agenda Digitale Italiana
• Istituita il 1 marzo 2012 con Decreto Ministeriale
• Una delle sette iniziative individuate nella Strategia EU2020, finalizzata a una
crescita inclusiva, intelligente e sostenibile dell’Unione Europea
• Istituzione di agende digitali regionali

16. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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16
Regole tecniche in materia
di sistema di conservazione
DPCM 3 dicembre 2013
(pubbl. in Gazzetta Ufficiale il 12 marzo 2014 -
suppl. ord. n. 20, serie gen. 59)
Art. 71, comma 1 CAD
I. Le regole tecniche previste nel presente codice sono dettate, con decreti del Presidente
del Consiglio dei Ministri o del Ministro delegato per la pubblica amministrazione e
l'innovazione, di concerto con i Ministri competenti, sentita la Conferenza unificata di
cui all'articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, ed il Garante per la
protezione dei dati personali nelle materie di competenza, previa acquisizione
obbligatoria del parere tecnico di DigitPA. Le amministrazioni competenti, la
Conferenza unificata e il Garante per la protezione dei dati personali rispondono
entro trenta giorni dalla richiesta di parere. In mancanza di risposta nel termine
indicato nel periodo precedente, il parere si intende interamente favorevole.
Codice dell’Amministrazione Digitale: Art. 20, commi 3 e 5-bis, Art. 23-ter, comma 4,
Art. 43, commi 1 e 3, Art. 44, Art. 44-bis

17. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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17
DPCM 3 dicembre 2013
Regole tecniche in materia di
sistema di conservazione
Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11
“Regole tecniche per la riproduzione e
conservazione di documenti su supporto
ottico idoneo a garantire la conformità”
Entrata in vigore
11 aprile 2014
Sistemi di conservazione già esistenti?

18. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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18
Sistemi di conservazione già esistenti?
Art. 14 delle Regole Tecniche (DPCM 3 dicembre 2013)
(…) 2. I sistemi di conservazione già esistenti alla data di entrata in vigore del
presente decreto sono adeguati entro e non oltre 36 mesi dall’entrata in
vigore del presente decreto secondo un piano dettagliato allegato al manuale
di conservazione. Fino al completamento di tale processo per tali sistemi
possono essere applicate le previgenti regole tecniche. Decorso tale termine si
applicano in ogni caso le regole tecniche di cui al presente decreto.
3. Fino al completamento del processo di cui al comma 2, restano validi i
sistemi di conservazione realizzati ai sensi della deliberazione CNIPA n.
11/2004. Il Responsabile della conservazione valuta l’opportunità di riversare
nel nuovo sistema di conservazione gli archivi precedentemente formati o di
mantenerli invariati fino al termine di scadenza di conservazione dei
documenti in essi contenuti.

19. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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19
Sistemi di conservazione già esistenti?
Nuovi sistemi di conservazione Nuove regole tecniche
(DPCM 3 Dicembre 2013)
Vecchi sistemi di conservazione
(Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11)
Facoltà di adeguarli alle nuove regole entro l’11 aprile 2017
(in tal caso vi è l’obbligo di disporre un piano dettagliato nel manuale di
conservazione)
Validi ed efficaci
fino all’11 Aprile 2017
Dopo l’11 Aprile 2017 sarà obbligatorio adeguare tutti i sistemi
esistenti alle nuove regole tecniche

20. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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20
DPCM 3 dicembre 2013
Regole tecniche in materia di sistema di conservazione
All. 1: Glossario e definizioni.
All. 2: Formati dei documenti informatici, criteri per la scelta e formati
per la conservazione.
All. 3: Standard e specifiche tecniche di riferimento nell’ambito della
formazione, gestione e conservazione di documenti informatici e
documenti amministrativi informatici.
All. 4: Struttura descrittiva dell’indice del pacchetto di archiviazione.
All. 5: Metadati relativi al documento informatico, al documento
amministrativo informatico e al fascicolo informatico o aggregazione
documentale informatica
Allegati

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21
LE NOVITÀ DELLE REGOLE TECNICHE
1) Superamento della distinzione tra conservazione dei documenti
analogici e conservazione dei documenti digitali
2) Nuovo concetto di “sistema di conservazione”, definito come un
sistema che assicura la conservazione, dalla presa in carico sino
all'eventuale scarto, dei documenti informatici e dei fascicoli
informatici con i metadati associati, garantendo, al contempo,
autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
3) Il responsabile della conservazione, il “dominus” del sistema a cui è
affidata la gestione e la definizione delle politiche di conservazione
dei documenti informatici
4) Rispetto del principio della neutralità tecnologica

22. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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22
Vecchie regole tecniche
Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11
Conservazione dei documenti analogici
Conservazione documenti digitali
Conservazione sostitutiva (“a norma”)
Nuove regole tecniche
DPCM 3 dicembre 2013
Sistema di conservazione (sostitutiva)
In passato...
Oggi…
Nuova concezione
del documento informatico
(Art. 3, bozza di regole tecniche
sul documento informatico)

23. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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23
Definizione del CAD del documento informatico:
rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti
Valido ed efficace, a condizione che siano rispettate
le norme del CAD e le regole tecniche
Come avviene la formazione?
Articolo 3.
Formazione del documento informatico
1. Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità:
a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico,
acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico,
acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o
dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni,
provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una
struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

24. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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24
Documenti informatici “nativi”
Redazione con appositi strumenti software
Acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico
Servizi in Cloud
Download
Supporti di memoria
Duplicati informatici ≠ copie informatiche

25. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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25
Acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento
analogico
Documento cartaceo Copia per immagine
Acquisizione della copia informatica di un documento analogico
Documento cartaceo
Contenuto identico all’originale

26. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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26
Documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti
o dati giuridicamente rilevanti, direttamente ottenuto in formato
digitale oppure ottenuto dalla trasformazione dal cartaceo al digitale.
Nuova concezione
Nuove regole tecniche
DPCM 3 dicembre 2013
Sistema di conservazione unico

27. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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Ambito soggettivo di applicazione
(art. 2 Reg. Tecn., art. 2, commi 2 e 3 CAD)
27
Amministrazioni dello Stato
Istituti, scuole e università
Regioni, le Province, i Comuni e relativi enti
pubblici
Camere di commercio, industria, artigianato
e agricoltura
Aziende ed enti del Servizio sanitario nazionale
Privati
Persone giuridiche
Società di persone
Enti e associazioni
Soggetti esterni a cui è affidata la gestione o la conservazione dei documenti informatici e ai
conservatori accreditati ai sensi dell’art. 44-bis del CAD
Capo II del CAD
(documento informatico e
firme elettroniche,
trasferimenti, libri e
scritture)
Relative regole tecniche

28. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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Ambito oggettivo di applicazione
28
Quali soggetti hanno l’obbligo di adottare un sistema di conservazione?
Obbligo di conservare
Obbligo di produrre documenti direttamente ed
unicamente in formato digitale
Art. 20, comma 5 del CAD
Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti, si intendono
soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se
le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche in materia di
sistemi di conservazione di cui al D.P.C.M. 3 dicembre 2013.
Tutti i soggetti che hanno l’obbligo di conservare documenti per i quali è prevista la
produzione direttamente ed unicamente in formato digitale originale, senza poter
utilizzare il formato cartaceo ai fini della validità legale dello stesso

29. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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Ambito oggettivo di applicazione
29
Quali soggetti hanno l’obbligo di adottare un sistema di conservazione?
Amministrazioni dello Stato
Diversi settori dove è obbligatorio produrre in
formato elettronico
Assenza di norme generali che obbligano la P.A.
 Dal 2013, le pubblicazioni effettuate in sola forma analogica non hanno effetto di pubblicità
legale. Obbligo di pubblicità legale mediante pubblicazione online (Albo pretorio).
 La presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti,
tra le imprese e le amministrazioni pubbliche deve avvenire esclusivamente utilizzando le
tecnologie dell'informazione e della comunicazione
 Sanità elettronica le amministrazioni regionali hanno già introdotto nuovi strumenti, quali la
cartella sanitaria elettronica, il fascicolo sanitario elettronico, la ricetta elettronica
Obbligo di produrre documenti direttamente ed
unicamente in formato digitale

30. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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Ambito oggettivo di applicazione
30
Amministrazioni dello Stato
Norma di indirizzo generale, art. 12 CAD
 Ricorso alle tecnologie dell'informazione nei procedimenti amministrativi per
realizzare gli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza e
semplificazione.
 Le P.A. adottano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione nei rapporti
interni, tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati.
• Uso dei mezzi informatici per la formazione dei
documenti originali
• Protocollo informatico
• Gestione digitale dei flussi documentali
esigenze di carattere pubblico
per garantire il corretto funzionamento
ragioni di interesse storico
Esempi
Obbligo di conservare

31. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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Ambito oggettivo di applicazione
31
Quali soggetti hanno l’obbligo di adottare un sistema di conservazione?
Obbligo di conservare per i privati
Art. 2220 Codice Civile
Obbligo di conservazione per dieci anni dei
documenti contabili, delle fatture, delle lettere
e dei telegrammi ricevuti e delle copie delle
fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti
Imprenditori commerciali: libro giornale,
libro degli inventari, scritture contabili.
S.p.a.: libro soci, libro delle obbligazioni,
libro delle adunanze delle assemblee, del
consiglio di amministrazione, ecc...
S.r.l.: libro soci, libro delle decisioni dei
soci, degli amministratori, libro del
collegio sindacale o del revisore
Art. 22, D.P.R. 29 settembre 1973, n.600
Obbligo di conservazione delle scritture contabili
obbligatorie e la relativa documentazione fino a
quando non siano definiti gli accertamenti
relativi al corrispondente periodo d'imposta
Obblighi di conservazione in materia fiscale:
registri IVA, il registro dei corrispettivi per
mancato o irregolare funzionamento del
registratore di cassa, il registro delle ricevute
fiscali, il registro merci, il registro onorari
Datori di lavoro: libro matricola, del libro
paga e registro degli infortuni

32. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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Ambito oggettivo di applicazione
32
Quali soggetti hanno l’obbligo di adottare un sistema di conservazione?
Privati
Unico obbligo, sancito da una norma di legge, che preveda l’obbligo di
conservare e l’uso esclusivo del formato digitale per la validità legale del
documento stesso
La fattura elettronica emessa in favore della P.A.
Obbligo di produrre documenti direttamente ed
unicamente in formato digitale

33. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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Ambito oggettivo di applicazione
33
Fin dove si estende?
Solo nel caso di obbligo di
conservazione dei documenti
L’adozione di un sistema di conservazione è FACOLTATIVA quando:
In via residuale
Vantaggi economici,
pratici e di gestione
produzione esclusiva in
formato elettronico
riconosciuta la validità legale del
documento cartaceo
non è previsto un obbligo di legge che
impone la produzione di documenti
digitali
assenza di obbligo di conservazione

34. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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DirICTo
La conservazione dei documenti nel CAD
34
Art. 43 – Riproduzione e conservazione dei documenti
1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o
documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti
informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel
tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto
delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.
Facoltativo. La conservazione digitale garantisce validità giuridica
del documento solo se effettuata secondo le specifiche tecniche di cui
al DPCM 3 dicembre 2013.

35. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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Giuliano Marconi
DirICTo
La conservazione dei documenti nel CAD
35
Art. 43 – Riproduzione e conservazione dei documenti
3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono
essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo
permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.
Facoltativo. L’archiviazione dei documenti informatici può avvenire
con modalità cartacea, ma solo per rispondere ad esigenze correnti.
Archiviazione: attività di inserimento e ordinamento
del documento all’interno dell’archivio
Complesso organico di documenti, di fascicoli e di
aggregazioni documentali di qualunque natura e
formato, prodotti o comunque acquisiti da un
soggetto produttore durante lo svolgimento
dell’attività

36. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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La conservazione e le regole sulla privacy
36
Le norme previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale e le regole sulla
conservazione dei documenti informatici devono essere applicate nel rispetto della
disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali
qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata
o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a
qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di
identificazione personale
dato personale
Tutti i documenti oggetto di conservazione, salvo qualche eccezione particolare,
contengono dati o informazioni personali
trattamento
la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la
consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione,
l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la
comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati
Parere del Garante per la protezione dei dati personali n. 214 del 24 aprile 2013
sullo schema delle regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici

37. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
La conservazione e le regole sulla privacy
37
Conservare un documento implica, quindi, trattare i dati personali in esso contenuti
Misure minime
(All. B al Codice Privacy)
Articoli da 31 a 36
Disciplinare tecnico di cui all’allegato B
Codice in materia di protezione
dei dati personali
D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196
Misure idonee
(artt. 31-36 Codice Privacy)
MISURE DI SICUREZZA

38. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
CARATTERISTICHE DELLE
CREDENZIALI DI
AUTENTICAZIONE
 Lunghezza minima della password di 8
caratteri
 non riconducibile al soggetto
GESTIONE DELLE
CREDENZIALI
DI AUTENTICAZIONE
 Modifica dopo il primo utilizzo, ogni 6 o
3 mesi a seconda dei dati trattati
 Disattivazione in caso di non uso per
almeno 6 mesi o di perdita della qualità
che permette l’accesso ai dati
 Garanzia della disponibilità dei dati o
degli strumenti elettronici in caso di
prolungata assenza o impedimento
dell’incaricato che goda delle credenziali
di autenticazione
SISTEMA DI AUTORIZZAZIONE
 Verifica almeno annuale delle condizioni
per l’autorizzazione
MISURE MINIME DI SICUREZZA
38

39. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
PROTEZIONE CONTRO IL
RISCHIO DI INTRUSIONE
 Attivazione di idonei strumenti elettronici
da aggiornare con cadenza almeno
semestrale.
AGGIORNAMENTI PERIODICI
DEI PROGRAMMI PER
ELABORATORE
 Almeno annuale per dati comuni
 Almeno semestrale per dati sensibili e/o
giudiziari
BACK UP
 Salvataggio dei dati con frequenza almeno
settimanale
DISASTER RECOVERY
 Ripristino entro il termine massimo di
una settimana
MISURE MINIME DI SICUREZZA
39

40. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
MISURE IDONEE DI SICUREZZA
Nessuna definizione normativa
Sono individuabili sulla base delle tecnologie al momento conosciute e alle
caratteristiche del trattamento, e sono definite in modo tale da ridurre al
minimo i rischi che il sistema di conservazione concretamente comporta.
L’analisi deve tener conto dei rischi di distruzione
e perdita dei dati, di accesso non autorizzato e di
trattamento eseguito per finalità diverse dalla
conservazione.
40
Misure minime di sicurezza
Misure idonee di sicurezza Sanzioni civili (art. 2050 c.c.)
Sanzioni amministrative e penali
(Codice Privacy)

41. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
La conservazione e le regole sulla privacy
41
Responsabile del trattamentoResponsabile della conservazione
opera di intesa con
Responsabile della sicurezza
Responsabile della
gestione documentale
Amministratori di sistema
Responsabile del trattamento (art. 4, lett. g, Codice della Privacy)
La persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro
ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali.

42. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
La conservazione e le regole sulla privacy
42
Responsabile del trattamento Responsabile della conservazione
limitatamente ai dati personali
contenuti nei documenti oggetto
del sistema di conservazione.
Non sempre è possibile…
1) Il titolare non è obbligato a nominare un
responsabile del trattamento
2) la conservazione è affidata ad un
soggetto esterno ai sensi dell’art. 5 delle
regole tecniche

43. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
La conservazione e le regole sulla privacy
43
1) Il titolare non è obbligato a nominare un responsabile del trattamento
Non è escluso l’obbligo di nominare il responsabile della conservazione
Si dovrà coordinare direttamente con il titolare del trattamento
Titolare del trattamento
Delega di funzioni
Responsabile del trattamento
Rapporto

44. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
La conservazione e le regole sulla privacy
44
Il soggetto esterno affidatario della
conservazione dei documenti
informatici assume il ruolo di
responsabile esterno del trattamento
La nomina ai sensi del Codice Privacy deve essere eseguita con atto espresso, non
essendo implicita nella nomina del soggetto responsabile della conservazione, o
nell’atto con cui quest’ultimo affida la gestione all’esterno
2) la conservazione è affidata ad un soggetto esterno ai sensi dell’art. 5 delle regole tecniche
Responsabile del trattamento + responsabile conservazione
non possono più coesistere in capo alla stessa persona
Il responsabile della conservazione rimane
sempre interno all’amministrazione o ente
(pubblico o privato)

45. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
IL SISTEMA DI
CONSERVAZIONE
45

46. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
IL SISTEMA DI CONSERVAZIONE
• degli oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche
di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.
LA CONSERVAZIONE
• per l’intero ciclo di gestione, ovverossia per l’intero arco
temporale di esistenza del documento informatico.
IL TRATTAMENTO DELL’OGGETTO
• indipendentemente dall’evoluzione del contesto tecnologico.
ACCESSO ALL’OGGETTO CONSERVATO
46

47. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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Giuliano Marconi
DirICTo
IL SISTEMA DI CONSERVAZIONE
• È quel complesso di procedure e soluzioni tecnologiche necessarie ad
assicurare la conservazione a norma dei documenti elettronici e la
disponibilità dei fascicoli informatici mediante l’adozione di regole,
procedure, tecnologie e modelli organizzativi per la gestione di tali
processi.
• Le prerogative del sistema di conservazione sono regolamentate dal
combinato disposto dell’art. 3 del D.P.C.M. del 3.12.13 e dall’art. 44 del
Codice dell’Amministrazione Digitale.
• Assicura la conservazione dei documenti informatici (o, nel caso di una
pubblica amministrazione, i documenti amministrativi informatici) nonché
i fascicoli informatici - ovvero le aggregazioni documentali informatiche -
contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti
documentali che appartengono al fascicolo o all’aggregazione
documentale nonché dei metadati ad essi associati.
47

48. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
I SOGGETTI COINVOLTI DEL PROCEDIMENTO DI
CONSERVAZIONE
PROCEDIMENTO DI
CONSERVAZIONE
Responsabile
della
conservazione
Utente Produttore
48

49. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
RUOLI E RESPONSABILITÀ DEI SOGGETTI COINVOLTI DEL
PROCEDIMENTO DI CONSERVAZIONE
L’art. 6 e segg. del D.P.C.M. 3.12.’13 individua i seguenti ruoli:
Il produttore è una persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto
che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è
responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di
conservazione. Nelle p.a., tale figura si identifica con responsabile della
gestione documentale (ovvero il responsabile del servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi);
l’utente è la persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema
di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione
dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di suo interesse.
Tali informazioni vengono fornite dal sistema di conservazione all’utente
mediante la produzione del pacchetto di distribuzione selettiva.
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50. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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DirICTo
RUOLI E FACOLTÀ DEI SOGGETTI COINVOLTI DEL
PROCEDIMENTO DI CONSERVAZIONE
Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive
del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena
responsabilità ed autonomia.
Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può
delegare lo svolgimento del processo di conservazione, o di parte di esso, ad
uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle
attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente
il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze
affidate al delegato.
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51. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
GLI OGGETTI DELLA CONSERVAZIONE
PACCHETTI DI
VERSAMENTO
• è lo strumento
mediante il quale il
produttore invia al
sistema di conserva-
zione il pacchetto
informativo che
racchiude al suo
interno gli oggetti da
conservare oppure
anche i soli metadati
riferiti a quegli
oggetti.
PACCHETTI DI
ARCHIVIAZIONE
• è un pacchetto
informativo composto
dalla trasformazione
di uno o più pacchetti
di versamento.
PACCHETTI DI
DISTRIBUZIONE
• è un pacchetto
informativo inviato
dal sistema di
conservazione
all’utente in risposta
ad una richiesta di
quest’ultimo.
51

52. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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Giuliano Marconi
DirICTo
IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE
Al fine di acquisire i documenti il sistema di conservazione dovrà:
•acquisire il “pacchetto di versamento” e verificare che i contenuti di questo
siano compatibili con quanto previsto dal manuale di conservazione e
dall’art.11 del decreto.
Nel caso in cui, a seguito delle verifiche effettuate dovessero riscontrarsi delle
anomalie nell’anzidetto pacchetto di versamento, il Responsabile della
Conservazione rifiuterà il versamento all’interno nel sistema.
•nel caso in cui il versamento sia accettato, il sistema genererà il “rapporto di
versamento” contenente il riferimento temporale (secondo il protocollo UTC)
ed una o più impronte calcolate sull’intero pacchetto di versamento (secondo
le modalità prescritte dal manuale).
•Se previsto dal manuale di conservazione, il responsabile della conserva-
zione apporrà al rapporto anche la sua firma digitale o elettronica qualificata.
52

53. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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Giuliano Marconi
DirICTo
IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE
La fase della archiviazione e della distribuzione dei documenti conservati.
•Il pacchetto di archiviazione deve essere preparato, sottoscritto con firma
digitale – o firma elettronica qualificata – e gestito sulla base delle specifiche
tecniche contenute del decreto (alleg. 4) e delle modalità previste dal
manuale di conservazione.
•Il pacchetto di distribuzione dovrà essere preparato ed eventualmente
sottoscritto (se previsto nel manuale) ai fini dell’esibizione all’utente.
•La produzione di duplicati informatici – o copie informatiche – effettuata su
richiesta degli utenti dovrà comunque rispettare quanto previsto dalle regole
tecniche in materia di formazione del documento informatico. Quanto al
formato utilizzato, le copie informatiche dovranno essere adeguate a quanto
previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento
informatico.
53

54. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
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DirICTo
IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE
La fase finale del ciclo di vita del documento coincide con lo scarto, in questo
caso il D.P.C.M 3.12.2013. prevede che:
• alla scadenza dei termini di conservazione previsti, prima di darsi luogo allo
scarto dovrà darsi informativa al produttore e, nel caso in cui l’archivio (sia
pubblico che privato) rivesta un particolare valore storico, il produttore dovrà
previamente ricevere l’autorizzazione allo scarto da parte del Ministero dei
beni e delle attività culturali e del turismo;
• per garantire il potere di vigilanza conferito all’Agenzia per l’Italia digitale,
fatte salve le previsioni del Codice dei Beni Culturali, i dati – e le relative copie
di sicurezza - dovranno essere conservati sul territorio nazionale e l’accesso a
questi ultimi dovrà essere garantita presso la sede del produttore il quale
dovrà adottare misure di sicurezza conformi a quelle stabilite dal decreto
anzidetto.
54

55. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
MODELLI ORGANIZZATIVI
Soggetti pubblici: il servizio
dovrà essere
obbligatoriamente affidato,
fatto salvo quanto previsto
dal Codice dei Beni Culturali,
ad un conservatore
accreditato presso l’Agenzia
per l’Italia Digitale.
Soggetti privati: deve essere
eseguita da soggetti pubblici
o privati che offrono idonee
garanzie organizzative e
tecnologiche o, in alternativa
da conservatori accreditati
presso l’Agenzia per l’Italia
Digitale.
Quando la conservazione
è svolta esternamente
alla struttura organizzativa
del produttore
55

56. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
MODELLI ORGANIZZATIVI
Come si realizza concretamente l’affidamento del
processo di conservazione ad un soggetto esterno?
Deve essere effettuato mediante contratto o convenzione di servizio che
preveda l’obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal
responsabile della stessa.
Stante le previsioni del d.lgs. 196/2003 il soggetto esterno cui è affidato il
processo di conservazione assume anche il ruolo di responsabile del
trattamento dei dati.
Resta ferma la competenza del Ministero dei beni e delle attività culturali e del
turismo in materia di tutela dei sistemi di conservazione degli archivi pubblici o
degli archivi privati che rivestono interesse storico particolarmente importante.
56

57. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
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DirICTo
IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
Non opera da
solo ma
d’intesa con
altre figure.
Il responsabile
dei sistemi
informativi
Il responsabile del
trattamento dei dati
personali
Nelle P.A. con più
A.O.O. con il
coordinatore della
gestione
documentale
Il responsabile
della gestione
documentale
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58. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
RUOLO E FUNZIONI DEL RESPONSABILE DELLA
CONSERVAZIONE
Profiligenerali Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di
conservazione in funzione della tipologia dei documenti
da conservare.
Gestisce il processo di conservazione in modo da
garantirne nel tempo la conformità alla normativa
vigente.
Predispone il manuale di conservazione e ne cura
l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti
normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici
rilevanti.
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59. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
INCOMBENZE E LE FUNZIONI DEL RESPONSABILE
DELLA CONSERVAZIONE.
Funzioni di impulso: genera il rapporto di versamento e il pacchetto di
distribuzione che poi sottoscrive con firma digitale o firma elettronica
qualificata.
Funzioni di controllo: verifica periodicamente che il sistema di conservazione
e si accerta che gli archivi in esso contenuto siano sempre integri e leggibili.
Adotta tutte le misure necessarie al fine di rilevare tempestivamente
l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove
necessario, ripristina la loro corretta funzionalità.
Rilevata l’evoluzione del contesto tecnologico – e quindi l’obsolescenza del
formato del documento conservato -, effettua duplicati o copie dei documenti
informatici conservati.
Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di
conservazione.
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60. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
INCOMBENZE E LE FUNZIONI DEL RESPONSABILE
DELLA CONSERVAZIONE.
Funzione di garanzia e assistenza nei confronti dei soggetti che, per ragioni
del loro ufficio, debbano relazionarsi con la struttura del sistema di
conservazione e garantisce a questi l’assistenza e le risorse necessarie per
l’espletamento delle loro attività.
In particolare:
•assicura, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, la presenza di un
pubblico ufficiale;
•coadiuva gli organismi competenti per l’espletamento delle attività di verifica
e di vigilanza;
•provvede, quando gli sia richiesto dagli organi giudiziari e amministrativi
dello Stato, al versamento dei documenti conservati presso l’archivio centrale
dello Stato e negli archivi di Stato.
60

61. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
CERTIFICAZIONE DELLA CONFORMITÀ DEL PROCESSO
DI CONSERVAZIONE
Il responsabile della conservazione, ai sensi dell’art. 44, co. 1-ter del C.A.D.,
può chiedere di certificare la conformità del processo di conservazione. La
norma detta una disciplina diversa a seconda che si tratti di soggetti privati o
pubblici.
Soggetti privati: potranno richiedere la certificazione a soggetti, pubblici o
privati, che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche, ovvero a
soggetti cui è stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all’art. 44-bis,
co.1, del C.A.D., distinti dai conservatori o dai conservatori accreditati.
Soggetti pubblici: potranno richiedere la certificazione della conformità del
processo di conservazione solo a soggetti, pubblici o privati, cui è stato
riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all’art. 44-bis, co. 1, del C.A.D.,
distinti dai conservatori accreditati.
61

62. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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Giuliano Marconi
DirICTo
IL MANUALE DI CONSERVAZIONE
Il sistema di conservazione dei
documenti informatici nel suo insieme,
unitamente alle architetture ed
infrastrutture utilizzate.
Il modello di funzionamento adottato e la
descrizione del processo di
conservazione, anche con riferimento
alle modalità di verifica del
funzionamento, nel tempo, del sistema di
conservazione.
Le misure di sicurezza
necessarie alla salvaguardia dei
documenti conservati
I soggetti coinvolti ed i ruoli
svolti dagli stessi nel
procedimento di conservazione
È LO STRUMENTO
CHE DESCRIVE
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63. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
IL MANUALE DI CONSERVAZIONE
Rispetto alla struttura organizzativa, il Manuale di Conservazione deve
riportare:
•le funzioni, le responsabilità e gli obblighi dei diversi soggetti che
intervengono nel processo di conservazione;
•i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema
di conservazione;
•se, e a chi, hanno concesso deleghe e, nel caso affermativo, gli ambiti
oggetto della delega e le funzioni espletate dai delegati.
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64. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
IL MANUALE DI CONSERVAZIONE
Con riferimento particolare agli oggetti sottoposti a conservazione, il Manuale
di Conservazione deve indicare:
•i formati gestiti dal sistema di conservazione;
•i metadati da associare alle diverse tipologie di documenti (e le eventuali
eccezioni);
•la descrizione della modalità di presa in carico dei pacchetti di versamento -
comprensiva della predisposizione del relativo rapporto di versamento -;
•la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti
di archiviazione, i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono
essere scartati ovvero trasferiti in conservazione;
•le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.
64

65. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
IL MANUALE DI CONSERVAZIONE
Disciplina le funzioni svolte dal responsabile della conservazione e le modalità
con cui intervenire. In particolare:
•descrive le procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di
conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi, evidenziando le
soluzioni da adottare in caso di anomalie;
•quando sono rilevati come obsoleti, descrive le procedure per la produzione
di duplicati o delle copie dei documenti conservati;
•le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale ed i
casi per i quali è previsto il suo intervento;
•il manuale deve anche trattare le modalità con cui l’utente può accedere ai
documenti conservati e quindi come si deve svolgere il processo di esibizione:
dalla fase di esportazione dal sistema di conservazione fino alla produzione
del “pacchetto di distribuzione” nei confronti del richiedente.
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66. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
MISURE DI SICUREZZA
I soggetti privati appartenenti ad organizzazioni che già adottano particolari
regole di settore per la sicurezza dei sistemi informativi adeguano quelle
previste per il sistema di conservazione alle regole sulla sicurezza già in
vigore; gli altri soggetti – diversi da quelli precedentemente riportati e che
quindi non hanno adottato all’interno della loro organizzazione particolari
regole sulla sicurezza dei sistemi informatici - potranno adottare le regole di
sicurezza indicate dagli articoli 50-bis e 51 del Codice dell’Amministrazione
Digitale nonché le relative linee guida emanate dall’Agenzia per l’Italia
digitale.
Tutti i sistemi di conservazione rispettano le misure di sicurezza previste dagli
articoli da 31 a 36 del Codice Privacy e dal disciplinare tecnico contenuto
nell’allegato B del d.lgs. n.196/’03.
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67. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
MISURE DI SICUREZZA
Nelle pubbliche amministrazioni il responsabile della conservazione (di
concerto con il responsabile della sicurezza e, nel caso delle pubbliche
amministrazioni centrali, anche con il responsabile dell’ufficio) predispone,
nell’ambito del più ampio e generale piano della sicurezza, il piano della
sicurezza del sistema di conservazione.
Il piano della sicurezza del sistema di conservazione dovrà essere redatto nel
pieno rispetto delle misure di sicurezza portate dagli artt.31 a 36 del Codice
Privacy (ed ovviamente di quanto previsto nel disciplinare tecnico
dell’allegato B), degli artt. 50-bis e 51 del Codice dell’Amministrazione Digitale
e delle linee guida emanate dall’Agenzia per l’Italia digitale.
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68. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
Gianluca Satta
Giuliano Marconi
DirICTo
Grazie per l’attenzione
www.diricto.it
ict4forensics.diee.unica.it
www.gianlucasatta.it
gianluca@gianlucasatta.it
avv.giuliano.marconi@gmail.com
68

69. La conservazione dei documenti informatici per i professionisti, le aziende e la P.A.
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