<ul><li>Si possono archiviare i  documenti contabili generati in   formato elettronico,  senza l’obbligo di conservare la ...
<ul><li>Si possono eliminare i  documenti contabili in   formato cartaceo  soltanto dopo il completamento della procedura ...
<ul><li>Nominare il Responsabile della conservazione:   </li></ul><ul><li>definisce il processo, archivia, delega fasi del...
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<ul><li>Recupero spazi destinati ad archivi </li></ul><ul><li>Riduzione costi di archiviazione cartacea </li></ul><ul><li>...
<ul><li>D.P.R. 445/2000 (Testo unico e succ. modif.) </li></ul><ul><li>D.P.C.M. 13/01/2004 (Regole tecniche per i document...
Evoluzione delle norme che,  per la prima volta , consentono la smaterializzazione del documento cartaceo Quadro   Legisla...
Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti  su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei ...
CNIPA n. 11/2004: Quadro   Sinottico Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
Ge.CNIPA  - Archiviazione Sostitutiva <ul><li>Il modulo di Ge.DOC denominato Ge.CNIPA, consente di effettuare la conservaz...
<ul><li>Ge.EXPORT  consente di: </li></ul><ul><li>Estrarre i files per effettuare l’archiviazione sostitutiva; </li></ul><...
Ge.CNIPA  consente di  effettuare  le operazioni di chiusura e di preparare i files per l’apposizione della firma digitale...
Dike  - Apposizione Firma Digitale <ul><li>L’operazione viene effettuata mediante: </li></ul><ul><li>il software   Dike  (...
DiKe ,  effettua la verifica del dispositivo di  Firma Digitale Verificata la validità della Firma Digitale,   contente di...
Il processo guidato di masterizzazione semplifica le attività del dba Ge.BURN  - Masterizzazione Guidata <ul><li>Ge-Burn  ...
Ge.DocViewer: è il modulo autoinstallante ed autoconsistente, basato su database XML, visualizzatore di immagini e dati, p...
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6 Modulo Ge[1].Cnipa

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6 Modulo Ge[1].Cnipa

  1. 1. <ul><li>Si possono archiviare i documenti contabili generati in formato elettronico, senza l’obbligo di conservare la carta </li></ul><ul><li>ad eccezione di: </li></ul><ul><li>Scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale </li></ul><ul><li>Accise e imposte di competenza dell’agenzia delle Dogane </li></ul>COSA SI PUÒ SOSTITUIRE E COSA NO Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  2. 2. <ul><li>Si possono eliminare i documenti contabili in formato cartaceo soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale </li></ul><ul><li>ad eccezione di: </li></ul><ul><li>Documenti analogici originali unici </li></ul><ul><li>Documenti in cui NON si può risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione anche presso terzi (p.e. assegni girati, cartelle cliniche, contratti) per i quali è necessaria l’ulteriore apposizione di una sottoscrizione elettronica e di una marca temporale da parte di un pubblico ufficiale, che attesti la conformità di quanto memorizzato, al documento originale </li></ul>COSA SI PUÒ SOSTITUIRE E COSA NO Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  3. 3. <ul><li>Nominare il Responsabile della conservazione: </li></ul><ul><li>definisce il processo, archivia, delega fasi del processo, cura, convoca il pubblico ufficiale, verifica i CD/DvD, comunica con le Agenzie Fiscali </li></ul><ul><li>Creare Documenti informatici: </li></ul><ul><li>Il documento statico non modificabile, è creato in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, con garanzia di integrità e autenticità </li></ul><ul><li>Dotarsi di dispositivi per la Firma Digitale </li></ul><ul><li>Per l’apposizione della firma elettronica qualificata, basata su un certificato qualificato e creata attraverso un dispositivo sicuro per la sua creazione (smart card + certificato rilasciato da una CA) </li></ul><ul><li>Dotarsi di Marca Temporale : </li></ul><ul><li>Per inserire sui documenti fiscali l’evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale </li></ul><ul><li>Dotarsi di software applicativo </li></ul><ul><li>che consente l’effettuazione a norme CNIPA del processo sostitutivo </li></ul>COSA FARE PER REALIZZARLA Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  4. 4. <ul><li>Definisce e progetta sotto il profilo organizzativo e tecnologico il sistema di conservazione, ivi incluse le procedure di sicurezza fisiche e logiche, anche per quanto concerne l’apposizione del riferimento temporale; </li></ul><ul><li>Archivia e rende disponibili, con l’impiego di applicazioni software, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato: </li></ul><ul><ul><li>Descrizione del contenuto dell’insieme di documenti; </li></ul></ul><ul><ul><li>Estremi identificativi del responsabile della conservazione; </li></ul></ul><ul><ul><li>Estremi identificativi delle persone eventualmente delegate; </li></ul></ul><ul><ul><li>lndicazione delle copie di sicurezza; </li></ul></ul><ul><li>Cura che il sistema e le procedure operino in conformità con il piano stabilito e siano mantenute aggiornate e funzionanti; </li></ul><ul><li>Convoca il pubblico ufficiale quando necessario; </li></ul><ul><li>Verifica periodicamente, con cadenza non superiore, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati e provvede, se necessario, al riversamento; </li></ul><ul><li>Definisce la gestione del processo di esibizione dei documenti; </li></ul><ul><li>Comunica alle Agenzie Fiscali i dati relativi ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari (impronte, sottoscrizione elettronica, marca temp.); </li></ul>IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  5. 5. Scanner di produzione Processo di conservazione sostitutiva Masterizzatore CD/DVD / UDO Postazione di Conservazione Legale basata su Ge.DOC (1) Acquisizione documentale (2) Firma e/o marca Marcatura temporale Lettore smart card (3) Processo di masterizzazione a lotti Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  6. 6. <ul><li>Recupero spazi destinati ad archivi </li></ul><ul><li>Riduzione costi di archiviazione cartacea </li></ul><ul><li>Riduzione costi per ricerche cartacee in caso di verifiche </li></ul><ul><li>Riduzione costi del materiale di consumo (carta, toner, ecc) </li></ul><ul><li>Riduzione costi di manutenzione dei sistemi di stampa </li></ul><ul><li>Impiego di risorse umane in altre attività </li></ul>VANTAGGI ECONOMICI Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  7. 7. <ul><li>D.P.R. 445/2000 (Testo unico e succ. modif.) </li></ul><ul><li>D.P.C.M. 13/01/2004 (Regole tecniche per i documenti informatici) </li></ul><ul><li>Deliberazione CNIPA 11/2004 (Regole tecniche conservazione) </li></ul><ul><li>Decreto Ministro Economia e Finanze 23/01/2004 (Obblighi fiscali relativi ai documenti informatici) </li></ul><ul><li>D.L. 20/02/2004 n. 52 (Fatture elettroniche) </li></ul><ul><li>...e altre, tra cui il Codice in Materia di Protezione dei Dati Personali (Privacy) </li></ul>Quadro Legislativo Archiviazione Sostitutiva Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  8. 8. Evoluzione delle norme che, per la prima volta , consentono la smaterializzazione del documento cartaceo Quadro Legislativo Archiviazione Sostitutiva Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  9. 9. Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali Quadro Legislativo Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  10. 10. CNIPA n. 11/2004: Quadro Sinottico Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  11. 11. Ge.CNIPA - Archiviazione Sostitutiva <ul><li>Il modulo di Ge.DOC denominato Ge.CNIPA, consente di effettuare la conservazione dei documenti a norma della Deliberazione n. 11/2004 CNIPA e delle altre norme e leggi collegate </li></ul><ul><li>E’ costituito da funzioni distinte ed indipendenti, da utilizzare in sequenza: </li></ul><ul><ul><li>Ge.EXPORT: per l’esportazione della porzione di dati del database e dei documenti, soggetti all’archiviazione sostitutiva; </li></ul></ul><ul><ul><li>Ge.CNIPA: per la chiusura e la firma dei files </li></ul></ul><ul><ul><li>DiKe: il software di Firma Digitale gratuito di Infocamere SpA </li></ul></ul><ul><ul><li>Ge-Burn: consente di guidare il processo di masterizzazione su CD/DVD </li></ul></ul><ul><ul><li>Ge.DocViewer: è il software autoconsistente, basato su database XML, visualizzatore di immagini e dati, precedentemente archiviati con il software Ge.Doc®. </li></ul></ul>Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  12. 12. <ul><li>Ge.EXPORT consente di: </li></ul><ul><li>Estrarre i files per effettuare l’archiviazione sostitutiva; </li></ul><ul><li>Effettuare esportazioni per altre attività di amministrazione del db; </li></ul>Ge.EXPORT - Export files da conservare <ul><li>È possibile esportare: </li></ul><ul><li>la tipologia dei documenti </li></ul><ul><li>le cartelle contenenti i documenti </li></ul>Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  13. 13. Ge.CNIPA consente di effettuare le operazioni di chiusura e di preparare i files per l’apposizione della firma digitale Ge.CNIPA - Archiviazione Sostitutiva Ge.CNIPA si collega automaticamente a DiKe , il software di Firma Digitale gratuito di Infocamere SpA Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  14. 14. Dike - Apposizione Firma Digitale <ul><li>L’operazione viene effettuata mediante: </li></ul><ul><li>il software Dike (installato sul client); </li></ul><ul><li>un lettore di smart card ; </li></ul><ul><li>la smart card contenente la Firma Digitale del Responsabile della conservazione sostitutiva. Il quale inserisce il proprio codice PIN </li></ul>Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  15. 15. DiKe , effettua la verifica del dispositivo di Firma Digitale Verificata la validità della Firma Digitale, contente di apporre la propria Firma Digitale sul/sui files da firmare Alla fine dell’operazione viene visualizzato un messaggio che certifica che l’operazione effettuata è corretta Dike - Apposizione Firma Digitale Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  16. 16. Il processo guidato di masterizzazione semplifica le attività del dba Ge.BURN - Masterizzazione Guidata <ul><li>Ge-Burn consente di: </li></ul><ul><li>Estrarre i files da masterizzare </li></ul><ul><li>Selezionare il Devise su cui risiedono i files </li></ul><ul><li>Selezionare il masterizzatore di CD/DVD </li></ul><ul><li>Masterizzare il CD/DVD </li></ul><ul><li>Creare il CD/DVD eseguibile con Ge.DocViewer </li></ul>Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
  17. 17. Ge.DocViewer: è il modulo autoinstallante ed autoconsistente, basato su database XML, visualizzatore di immagini e dati, precedentemente archiviati con il software Ge.Doc®. Ge.DocViewer Consente di eseguire ricerche sull’archivio masterizzato su CD/DVD, esibire l’archivio sostitutivo a norme CNIPA, ristampare documenti, senza poter effettuare modifiche all’archivio Consente di dimostrare l’originalità dei documenti conservati a norme CNIPA Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

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