Il processo di dematerializzazione dei documenti che ormai da tempo è consentito dalla normativa italiana, permette di ottenere numerosi e significativi vantaggi.

1. 05
23 LUGLIO 2009
APPUNTI
DIGITALI
Quaderni
Dematerializzazione e
conservazione sostitutiva
Contenuti:
Premessa e definizioni
Archiviazione e conservazione
Ambito di applicazione della conservazione
Il software applicativo di conservazione
La conservazione come servizio
Documenti informatici di rilevanza tributaria
Il responsabile della conservazione sostitutiva
Responsabilità
Riferimenti
Premessa e definizioni
Il processo di dematerializzazione dei documenti che ormai da tempo è consentito
dalla normativa italiana, permette di ottenere numerosi ed ovvi vantaggi. Il primo è
quello di consentire, in una forma legalmente riconosciuta, la sostituzione della carta
con documenti digitali opportunamente trattati; inoltre risulta economicamente
vantaggioso essendo ormai facilmente realizzabile attraverso le diverse soluzioni
presenti sul mercato.
I costi e le inefficienze della gestione cartacea dei documenti sono facilmente
individuabili da chiunque, e trovano i principali problemi nel dispendio di tempo e
risorse per la gestione fisica della stampa, dell’invio, della copia, degli spazi di
stoccaggio necessari, nella difficoltà di ricerca e reperimento, nella perdita e
nell’alterazione della qualità del supporto.
Alcuni concetti
e definizioni In uno studio di Infocamere del 2006 fu ad esempio stimato che i costi della gestione
cartacea dei documenti, a livello nazionale, potevano essere stimati fra il 3 % ed il 5 %
Documento informatico del PIL nazionale, anche se, naturalmente, la parte principale di essi andava imputata
agli Enti ed alla Pubblica Amministrazione. Nelle imprese, diverse analisi condotte nel
tempo, hanno portato a stimare nella gestione delle fatture attive e passive, un
possibile risparmio di costi dell’ordine del 50 % (da 9 € a 4 € per il costo medio di una
fattura attiva e da 18 € a 9 € per una fattura passiva).
Rimandando, per il dettaglio, alla normativa indicata nei riferimenti in appendice,
richiamiamo qui alcune delle definizioni e dei concetti di base su cui è fondato il
processo.
La legge definisce come documento informatico la rappresentazione informatica di
atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Nella pratica, come tutti sanno, un documento
informatico è una sequenza di caratteri binari che possono rappresentare testo,
immagini, sequenze audio o video.
1

2. Un documento informatico non è soggetto, per sua natura e per la norma, ad una
distinzione tra copia ed originale. La distinzione sussite invece per il documento
analogico, formato attraverso una grandezza fisica che assume valori continui: un
documento cartaceo, le immagini su di una pellicola ecc.
Per un documento analogico si distingue: originale e copia.
Un documento analogico originale può inoltre essere unico o non unico; nel
secondo caso è possibile risalire al suo contenuto attraverso delle altre scritture o dei
documenti di cui è obbligatoria la conservazione.
Un documento statico non modificabile è un documento informatico redatto in
modo tale per cui il suo contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di
conservazione.
La firma elettronica è l’insieme di dati in forma elettronica che, connessi al
documento informatico, permettono l’identificazione informatica del firmatario. La
firma elettronica qualificata è una procedura informatica, basata su un certificato
Alcuni concetti qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma, che
e definizioni garantisce l’associazione univoca al firmatario. Quando ci si riferisce alla firma
digitale di un documento, ci si riferisce implicitamente, per legge, alla sua firma
Documento analogico
Unico e non unico elettronica qualificata.
Firma elettronica
Firma elettronica qualificata Il riferimento temporale è l’informazione contenente la data e l’ora “che può essere
Firma digitale associata ad uno o più documenti informatici. Di fatto consiste in una procedura
Riferimento temporale
Marca temporale software che effettua l’associazione di tali informazioni al documento e, in generale,
Impronta non è opponibile a terzi. La marca temporale è un procedimento più esteso atto ad
assegnare ad un documento informatico un’evidenza temporale opponibile a terzi.
L’operazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate dalla
legge e dai procolli di attuazione.
L’impronta di un documento informatico è una sua rappresentazione sintetica. Per
come essa è costruita non è possibile avere due documenti informatici diversi che
generano la medesima impronta. Dall’impronta non è possibile ricostruire il
documento da cui è stata generata.
Per un approfondimento dell’applicazione a documenti informatici della firma digitale,
della marca temporale è possibile anche fare riferimento al documento dello stesso
autore:
Documenti elettronici: cifratura, firma elettronica e marca temporale
http://lnx.gallerani.it/wordpress/wp-content/uploads/2010/01/A03-Documenti-elettronici-Cifratura-firma-elettronica-e-marca-temporale-V001.pdf
Archiviazione e conservazione
Direttamente dal vocabolario archiviare significa raccogliere ordinatamente e
sistematicamente atti e documenti; lo scopo è evidentemente quello di ottenere il più
semplice e rapido accesso ai documenti desiderati. L’archiviazione elettronica dei
documenti è di fatto l’impiego di procedure ed applicazioni software in grado di gestire
Archiviare e documenti informatici e le informazioni associate.
conservare: Conservare dal vocabolario significa mantenere qualcosa nel tempo in modo che
significato non subisca alterazioni; pertanto la conservazione sostitutiva è un processo
finalizzato a rendere uno o più documenti informatici non deteriorabili, autentici e
quindi disponibili nel tempo nella loro integrità.
L’archiviazione elettronica è propedeutica ma facoltativa alla conservazione nei
termini descritti. E’ evidente che nella pratica un buon sistema di archiviazione
eletttronica dei documenti è il naturale fondamento di un sistema di conservazione
sostitutiva.
2
© ing. Roberto Gallerani

3. Negli ultimi tempi si tende a parlare sempre più di archiviazione e conservazione
digitale dei documenti, a rafforzare il concetto che i documenti nascono in misura
sempre maggiore direttamente in formato digitale, e non dalla conversione della carta
al digitale, per l’appunto in forma sostitutiva come era nei presupposti iniziali della
terminologia e della norma.
Ambito di applicazione della conservazione
La legge indica esplicitamente solo quando non si può procedere con la
conservazione sostitutiva, ossia per la documentazione rilevante nel settore doganale,
delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell’Agenzia delle dogane.
Pertanto l’ambito di applicazione si ricava “in negativo” e tipicamente può quindi
riguardare: fatture, lettere, telegrammi ricevuti/spediti, libro giornale, inventario, registri
IVA, registro dei cespiti, contratti, ecc., i quali se non nascono direttamente in formato
digitale, sono prima trattati attraverso un procedimento di conversione con scanner,
sistemi OCR di riconoscimento dei caratteri ecc.
La conservazione sostitutiva può essere limitata a una o più tipologie di documenti e
Ambiti della non necessariamente tutte; tuttavia se viene scelto di porre in conservazione un tipo di
documenti, tutti i documenti di tal tipo devono essere conservati in questa forma dal
conservazione momento della scelta. La norma prevede ad oggi anche la reversibilità, ossia il ritorno
alla gestione tradizionale.
Nella formazione dell’archivio di conservazione, i documenti digitali devono essere
statici, ossia non devono contenere al loro interno elementi, come macro o codici
eseguibili, in grado di apportare delle modifiche di rappresentazione del documento
dopo la generazione della firma digitale. Tipicamente si utilizzano formati TIFF o PDF.
L’emissione del documento viene effettuata attraverso l’apposizione di una firma
digitale atta a garantirne l’autenticità e l’integrità, ed una marca temporale che ne
attesta la precisa collocazione temporale.
Nella norma l’apposizione della marca temporale può essere anche in alternativa su:
l’insieme dei documenti
un’unica impronta dei documenti
più impronte che rappresentino i singoli documenti o l’insieme di essi
Per l’insieme di documenti deve essere inoltre assicurato l’ordine cronologico (ad
esempio l’ordine delle fatture) e per quelli di carattere fiscale ed amministrativo deve
essere garantita una soluzione di continuità per ogni periodo di imposta
(determinato dal periodo fiscale , dall’anno solare). Ancora devono essere possibili
funzioni di ricerca attraverso informazioni come nome, cognome, partita iva, codice
fiscale, ecc, al fine di consentire l’esibizione di documenti in caso di ispezioni,
controlli o verifiche.
L’insieme di documenti così trattati deve essere memorizzato su un qualsiasi supporto
che garantisca la leggibilità nel tempo e con il soddisfacimento di alcuni obblighi quali
la memorizzazione in almeno due copie distinte (una di sicurezza) e la verifica
periodica della leggibilità dei supporti almeno ogni 5 anni.
Le regole, a cui devono attenersi tutti i fornitori di prodotti o di servizi di conservazione
sostitutiva , sono quelle della deliberazione CNIPA n. 11/2004.
Per i documenti di rilevanza tributaria, la norma, ribadita dalla recente risoluzione
dell’Agenzia delle Entrate n.158 del 15 giugno 2009, prevede anche che l’impronta
dell’intero archivio venga inviata all’amministrazione finanziaria entro quattro
mesi dalla scadenza scadenza dei termini previsti per la presentazione delle
dichiarazioni relative ai rispettivi documenti (il termine era fino a poco tempo fa di un
3
© ing. Roberto Gallerani

4. mese, ed è stato portato a quattro con il decreto del 6 marzo 2009 con pubblicazione
n. 80 della Gazzetta Ufficiale in data 6 aprile 2009).
Nelle condizioni menzionate le copie di documenti originali non unici formati in
origine su supporto cartaceo o comunque non informatico, sostituiscono a tutti
gli effetti di legge gli originali da cui sono stati tratti, attraverso la certificazione
della loro conformità all’originale effettuata ed autenticata dal responsabile della
conservazione con l’apposizione della propria firma digitale.
Nel caso della conservazione sostitutiva di documenti analogici unici, era prescritta,
fino a poco tempo fa, l’ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma
digitale da parte di un pubblico ufficiale.
E’ opportuno segnalare che all’art. 16 del Decreto Legge 185/2008 convertito nella
legge n.2 del 28 gennaio 2009 è stato definitivamente eliminato l'obbligo di intervento
del pubblico ufficiale nei processi di conservazione sostitutiva dei documenti originali
unici. Viene previsto, infatti, che le copie su supporto informatico di "qualsiasi
tipologia" di documento analogico originale (unico e non unico), formato in origine su
supporto cartaceo, sostituiscono a ogni effetto di legge gli originali da cui sono tratte,
se la loro conformità alla versione autentica è garantita da chi la detiene mediante
l'utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche previste dal
Ambiti della Codice dell'amministrazione digitale (Dlgs 82/2005). Quindi, d'ora innanzi, per portare
conservazione in conservazione i documenti originali unici non sarà più necessario ricorrere al notaio,
ma basterà la firma digitale del responsabile della conservazione sostitutiva, di cui
all'articolo 5 della deliberazione Cnipa 11/2004. In futuro con successivi decreti
ministeriali potranno essere specificate con precisione le categorie di documenti per le
quali debba essere contemplato l’obbligo di conservazione dell'originale analogico o si
renda indispensabile una sostituzione "certificata" del documento analogico unico con
la sua copia conforme digitale, a cura di un pubblico ufficiale.
La norma infine prevede esplicitamente che i documenti, una volta posti in
conservazione, possano essere oggetto di un processo di riversamento del loro
contenuto da un supporto all’altro in concomitanza di un eventuale modificazione del
formato di rappresentazione informatica (ad es da PDF a XML a seguito di un
aggiornamento tecnologico o dello standard dell’archivio).
Il processo di riversamento si dice:
diretto quando è di mera duplicazione del contenuto da un supporto all’altro senza
alcuna alterazione del contenuto (backup)
sostitutivo quando, nel corso del trasferimento di tutto o una parte di esso, avvenga
una modificazione della rappresentazione informatica
4
© ing. Roberto Gallerani

5. Il software applicativo di conservazione
Può essere schematizzato come segue.
Il software di
conservazione
Una funzionalità di invio/ricevimento dei documenti e delle loro relative informazioni
da:
un sistema di archiviazione documentale
manualmente da una ricerca effettuata nel sistema di archiviazione o
automaticamente con criteri predefiniti
un sistema esterno come l’ERP
manualmente da una ricerca effettuata dal sistema ERP o automaticamente con
criteri predefiniti
una pagina o una maschera su cui manualmente l’utente indica i documenti e le
Funzioni di relative informazioni
riferimento
Una funzione di chiusura che effettua la preparazione del lotto di documenti secondo
Invio/Ricevimento le norme prescritte per la conservazione.
Chiusura
Riversamento diretto
Riversamento sostitutivo Le funzioni di riversamento diretto per l’effettuazione di copie di sicurezza e backup
Ricerca dei supporti e di riversamento sostitutivo al fine di gestire la riunificazione del
contenuto di più supporti su di un unico media, oppure al fine di effettuare variazioni
del formato di rappresentazione digitale dei documenti.
Una funzione di ricerca per il rintracciamento rapido e semplice dei documenti ai fini
di una richiesta di esibizione.
La funzione di invio/ricevimento è importante nel qualificare il grado di integrazione
con gli altri sistemi aziendali, ed in particolare con il sistema di archiviazione
documentale che, pur non essendo obbligatorio, è ovviamente un componente
fondamentale per l’utilizzo efficiente di documenti digitali all’interno dell’azienda. Le
funzioni di ricerca sono in generale minimali essendo finalizzate al reperimento dei
5
© ing. Roberto Gallerani

6. documenti a fini di esibizione, alla catalogazione dei supporti e delle operazioni svolte
sul sistema dal responsabile della conservazione sostitutiva e dagli eventuali altri
incaricati. Sono infatti demandate al sistema di archiviazione tutte le altre funzioni
attinenti alla gestione ed alla ricerca di documenti che utilizzano concetti e strumenti di
fascicolazione manuale o automatica, ricerca per parole chiave del contenuto. Un
compito però essenziale e quello di garantire efficientemente anche la ricerca di
documenti posti su di un supporto, al di fuori della sede aziendale. Ad esempio nel
caso in un’ispezione venga fornita la copia di un supporto (un DVD per esempio) ad
un ispettore, è importante che il supporto inserito in un altro PC in un altro ufficio,
possa essere consultabile senza bisogno dell’infrastruttura software che lo ha
generato.
La funzione di chiusura, attivata manualmente o automaticamente secondo criteri
predefiniti (es. tutte le fatture attive in archivio con data di emissione negli ultimi
quindici giorni), esegue le operazioni prescritte:
indicizzazione, intesa come creazione dell’elenco (indice) dei documenti del lotto
con le relative informazioni
calcolo dell’impronta e firma digitale di ognuno dei documenti coinvolti
La funzione di firma digitale nella sua interezza dell’intero lotto di documenti con la chiave privata
del responsabile della sicurezza, ad esempio attraverso la propria smartcard
chiusura inserita nell’apposito lettore collegato al PC da cui viene eseguita l’operazione
apposizione della marca temporale nella sua interezza all’intero lotto di
documenti, prelevandola automaticamente via internet dalla CA presso cui ne è
stato effettuato il precedente acquisto
preparazione dell’immagine dell’archivio per il supporto di memorizzazione
scrittura dei supporti in almeno due copie, una principale ed una secondaria di
backup
preparazione delle etitchette da applicare ai supporti esterni
registrazione dettagliata nel sistema di tutte le operazioni effettuate (data e ora,
utente responsabile della conservazione), dello stato di conservazione in cui i
documenti sono passati e la loro ubicazione sui supporti
Prima di effettuare la chiusura di un lotto di documenti, nel caso fossero presenti
documenti digitali ottenuti da originali unici, il sistema deve prevedere la possibilità di
permetere ad un Pubblico Ufficale di firmare digitalmente tali documenti mediante la
propria smartcard.
L’impiego di supporti ottici esterni quali CD, DVD, BLUE RAY, secondo le ultime
risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate, non esclude la possibilità di utilizzare anche
dispositivi come hard disk e similari. Tuttavia si deve osservare che, anche in
considerazione delle misure minime di sicurezza comunque da adottare, è
necessario dotarsi di un metodo che garantisca di non rischiare la perdita degli archivi
generati. Se si utilizzano supporti esterni essi, oltre a poter essere collocati in armadi
Attenzione alle ignifughi e resistenti ad acqua e disastri in genere, sono anche facilmente posizionabili
misure minime in luoghi geograficamente diversi. Se invece si registrano le due copie del generico
archivio, sui dischi di due server diversi dell’azienda o peggio ancora sui dischi dello
di sicurezza stesso server, in caso di particolari eventi potrebbe essere assai difficile garantirne il
recupero. In tali casi sarebbe quindi necessario valutare soluzioni alternative del tipo:
server collocati in due luoghi geograficamente diversi (ad esempio due data
center uno a Bologna ed uno a Milano) periodicamente sottoposti a procedure di
backup
utilizzo di due SAN (Storage Area Network) con funzioni di replica automatica
poste in due zone geografiche distinte e sottoposte comunque a periodiche
procedure di backup ad esempio su librerie hardware dedicate
6
© ing. Roberto Gallerani

7. Soluzioni miste: un server aziendale in sede o in un data center unito alla
immediata generazione di un backup su di un supporto esterno
Il sistema deve essere comunque in grado di recepire e registrare il log delle
operazioni di scrittura, copia e duplicazione effettuate.
I software presenti sul mercati italiano sono di due tipi:
Client/Server
Esiste un software da installare sia sul server di gestione centrale che sui singoli
Software PC di lavoro. L’utilizzo è tipicamente effettuato dalla rete locale oppure, da remoto
client/server e via internet, attraverso la configurazione di una VPN.
su piattaforma Su piattaforma Web
web
Tutta l’”intelligenza” del software è collocata sul server centrale ed i singoli posti
di lavoro accedono attraverso un comune browser internet (MS Internet Explorer,
Mozilla Firefox, ecc) sia in rete locale che da remoto via internet
Anche se la tendenza è verso l’impiego di soluzioni di tipo web, le applicazioni
client/server hanno di solito interfacce più comode ed ergonomiche. Per contro
l’approccio web meglio si sposa alla possibilità di offrire le funzionalità anche in
modalita ASP (Application Service Provisioning) o con l’altro acronimo ormai diffuso
SaaS (Software as a Service), con accesso cioè via web ad un servizio a canone,
piuttosto che ad un software proprio acquistato o noleggiato.
Tutti sono basati sull’impiego di database relazionali come MS SQL SERVER,
RDBMDS ORACLE o in alcuni casi open source come MYSQL o POSTGRES.
La conservazione sostitutiva come servizio
La
conservazione
come servizio
La proposta come servizio, accessibile via web, è in generale basata sui seguenti
elementi:
7
© ing. Roberto Gallerani

8. possibilità di invio dei documenti già in formato digitale attraverso un portale
web apposito o via email, oppure via fax o, in alcuni casi, anche in formato
cartaceo
Caratteristiche capacità interna del servizio di acquisizione/cattura/indicizzazione dei
documenti e delle informazioni
del servizio
archiviazione dei documenti indicizzati secondo la normativa e in accordo con il
cliente, fornendo funzioni di ricerca e consultazione che permettano la semplice
esibizione del documento
un motore per la preparazione dei lotti da porre in conservazione con firma
digitale e marca temporale
Nell’invio dei documenti le differenze tra i diversi operatori possono essere molte, in
funzione delle capacità interne del gestore di trattare i documenti. In taluni casi
l’operazione è estremamente minimale, nel senso che il cliente trasmette per ogni
documento le informazioni relative attraverso un file XML o TXT, potendole inserire
anche manualmente, se necessario, sul modulo di una pagina web opportunamente
predisposta. Altri possono ricevere direttamente il contenuto degli spool di stampa in
formato TXT generando autonomamente documenti PDF ed estraendo le
informazioni. In altre proposte si accettano i documenti cartacei, applicando poi delle
funzioni di estrazione delle informazioni basate sull’applicazione di software di OCR
(Optical Character Recognition) e motori di configurazione di regole di analisi dei
contenuti. Alcuni gestori propongono dei plug-in per alcuni dei più diffusi ERP che
permettono la trasmissione diretta, via internet, di documenti ed informazioni. Nel caso
del trattamento di documenti cartacei, il tutto è reso più complicato dal fatto che
spesso la qualità dei documenti è tuttaltro che adatta per un processo di “acquisizione
intelligente” (inteso come digitalizzazione più estrazione delle informazioni).
In ogni caso, data anche la novità di questo genere di proposta e l’estrema varietà di
condizioni, formati, esigenze, di aspetti legati alla qualità dei documenti (per il
cartaceo) ecc., è raccomandabile, per l’utente finale, un’attenta valutazione prima
delle proprie esigenze anche in relazione alla propria situazione organizzativa ed
informatica, e quindi un’accurata selezione delle diverse proposte di servizio, con la
valutazione concreta delle funzioni effettivamente praticabili.
Per l’operazione di chiusura del lotto di documenti è richiesta la firma digitale del
responsabile della conservazione. Nella maggior parte dei casi il gestore si propone e
può essere delegato a svolgere funzione di responsabile della conservazione per
conto del cliente, come prescritto dalla legge. Tuttavia con il Decreto del Presidente
Nuova del Consiglio dei Ministri del 30 marzo 2009 pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 129
del 06/06/2009 e la cui entrata in vigore è prevista per il 3 dicembre 2009, viene reso
possibilità di concretamente possibile al gestore certificato e qualificato di utilizzare e conservare
impiego di presso i propri locali degli opportuni dispositivi di firma denominati HSM (Hardware
Security Module). Questi dispositivi contengono al loro interno, in forma sicura, le
apparati HSM chiavi private di titolari firmatari (utilizzabili per apporre una firma digitale). Il generico
(Hardware titolare può quindi attivare da remoto il dispositivo HSM e apporre la firma digitiale
Security mediante l’impiego sicuro della propria chiave privata. Come noto utilizzando una
smartcard collegata localmente al PC, il titolare deve introdurre un PIN per l’accesso
Module) e l’attivazione della firma attraverso la smartcard stessa. Impiegando un HSM il
titolare non utilizzerà nessuna smartcard e, di conseguenza, non dovrà neppure aver
collegato un lettore USB al proprio PC. Il titolare disporrà di un dispositivo per la
generazione automatica di un PIN (diverso ad ogni richiesta) simile a quelli ormai
d’uso comune per l’utilizzo dei servizi di home banking, per l’attivazione del
dispositivo remoto HSM da utilizzare per apporre la firma digitale. In questa maniera si
svincola il titolare dalla necessità di disporre della smartcard, del relativo lettore USB
collegato al proprio PC e del programma software necessario.
8
© ing. Roberto Gallerani

9. Documenti informatici di rilevanza tributaria
Per i documenti rilevanti a fini tributari la disciplina che governa la tempistica con cui
deve essere effettuata la conservazione dei documenti, è quella dell’art.3 comma 2,
D.M.E.F. 23 gennaio 2004: almeno quindicinale per le fatture ed annuale per gli altri
documenti, tenendo anche conto del fatto che l’inizio del procedimento di
Alcuni aspetti di conservazione può avvenire in qualsiasi momento e quindi non necessariamente
all’inizio dell’esercizio.
rilevanza
tributaria L’imposizione dell’imposta di bollo sui documenti informatici, in ragione della loro
immaterialità, è di tipo virtuale, in funzione del tipo di documento e del numero di
registrazioni. Il pagamento avviene attraverso un modello F23 e con un meccanismo
di comunicazione e pagamento a preventivo seguito da un “conguaglio” a consuntivo
(per il procedimento si veda la Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36 del 6
dicembre 2006 -
http://www.agenziaentrate.it/ilwwcm/resources/file/ebf9d545c638a91/circolare_36.pdf
)
Il responsabile della conservazione sostitutiva
L’Agenzia delle Entrate ha chiaramento indicato che il responsabile della
conservazione si identifica di norma con il contribuente, fatta salva per quest’ultimo, la
facoltà di designare un terzo. L’Amministrazione finanziaria ha inoltre precisato che la
Il responsabile delega, in tutto o in parte delle funzioni, possa essere effettuata nei confronti di
della soggetti pubblici o privati che garantiscano, per competenza ed esperienza, la corretta
esecuzione delle operazioni di conservazione.
conservazione
sostitutiva In relazione alla normativa, il responsabile della conservazione assolve le seguenti
funzioni:
Definire le caratteristiche ed i requisiti del sistema di conservazione in funzione
della tipologia dei documenti da conservare, mantenendone un’evidenza
documentata. Organizzare di conseguenza il contenuto dei supporti, gestendo le
procedure di sicurezza e di tracciablità che garantiscono la corretta
conservazione anche ai fini di esibizione di ciascun documento conservato
Per ogni supporto archivia e rende disponibili, per mezzo di adeguate procedure
software e servizi, le seguenti informazioni:
• descrizione del contenuto del lotto di documenti
• i propri estremi identificativi
• gli estremi identificativi e l’indicazione dei compiti delle eventuali
persone alle quali abbia a sua volta delegato
Funzioni del • indicazione delle copie di sicurezza
responsabile
Mantiene e rende accessibile un archivio delle versioni del software
della eventualmente utilizzato
conservazione Verifica la corretta funzionalità dei programmi o del servizio di gestione
sostitutiva
Adotta tutte le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di
conservazione e delle copie dei supporti
Richiede la presenza del Pubblico Ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo
intervento, assicurandogli l’assistenza per l’espletamento delle sue funzioni
Definisce e documenta le procedure di sicurezza per l’apposizione della firma
digitale e della marca temporale
Verifica periodicamente, con cadenza non superiore ai cinque anni, l’effettiva
leggibilità dei documenti conservati sui supporti, curando, quando necessario, il
riversamento diretto o sostitutivo dei contenuti.
9
© ing. Roberto Gallerani

10. Responsabilità
Verso il fisco la responsabilità è di chi affida l’incarico al responsabile, ossia del
contribuente. Il responsabile risponde a chi gli ha affidato l’incarico, in termini di
responsabilità contrattuale, e se commette errori propri risponde dei danni (art.1218
Responsabilità c.c.)
generali Per concludere è giusto osservare la stretta relazione, o forse è meglio dire
collaborazione, tra Responsabile della conservazione e Responsabile del trattamento
dei dati (Codice della Privacy). Entrambi in comune devono avere competenze di tipo
informatico ed organizzativo. Il primo anche competenze di natura legale e fiscale
attinenti alla conservazione della documentazione ed il secondo attinenti al Codice
della Privacy.
Riferimenti
• Codice dell’Amministrazione digitale (d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82) -
http://www.cnipa.gov.it/site/_files/Opuscolo%2013II.pdf
• Deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11 recante le regole tecniche per la
riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la
conformità dei documenti agli originali -
Alcuni http://www.cnipa.gov.it/site/_files/DELIBERAZIONE%2019%20febbraio%202004_v1.p
df
riferimenti
Circolare 6 dicembre 2006, n. 36 dell’Agenzia delle entrate - “Decreto ministeriale 23
gennaio 2004 – Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti
informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.” -
http://www.agenziaentrate.it/ilwwcm/resources/file/ebf9d545c638a91/circolare_36.pdf
Circolare 19 ottobre 2005, n. 45 dell’Agenzia delle entrate - “Decreto legislativo 20
febbraio 2004, n. 52 - Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed
armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA.” -
10
© ing. Roberto Gallerani

11. ing. Roberto Gallerani
a partire dal 1984, nella PMI, ha maturato esperienze nella conduzione di attività nelle seguenti aree:
Esame delle esigenze, valutazione, selezione, avviamento di soluzioni:
• Gestione elettronica dei documenti
• Fattura elettronica e conservazione sostitutiva
• Acquisizione dei documenti cartacei con riconoscimento del tipo di documento ed estrazione automatica
delle informazioni
• BPM: Business Process Management (workflow e processi assistiti di trattamento dei documenti)
• CRM: Customer Relationship Management
• Integrazione di ERP e CRM con sistemi di gestione documentale
• CMS: Content Management Systems per la gestione di contenuti/portali aziendali
• Sistemi informativi tecnici CAD 2D/3D, PDM/PLM con integrazione ai componenti di produzione, nel
settore manifatturiero meccanico
Esame delle esigenze, valutazione e individuazione delle soluzioni hardware e software per l’ “adaptive enterprise“
e la “business continuity”:
• Architetture di elaborazione in cluster
• Virtualizzazione e consolidamento
• Storage Area Network, Network Attached Storage, Tape Libraries e backup
• Sistemi di monitoraggio di reti di comunicazione ed elaborazione
• Sicurezza e sistemi di sicurezza a livello di comunicazioni ed applicativi
• Collocazione in “data center” di sistemi ed Application Service Provisioning
• Analisi dei rischi legati alla stilazione del DPS
Studio, progettazione e direzione dello sviluppo di sistemi:
• Electronic Document Management
• Product Data Management / Product Lifecycle Management
• Gestione delle funzioni pre-vendita e post-vendita nel settore manifatturiero meccanico
• Database di sintesi per il supporto alle decisioni in area CRM
• Gestione dei processi di formazione aziendali
Progetti speciali
• Gestione del progetto software di acquisizione e archiviazione dei dati di esercizio, l'analisi statistica ed il
controllo di macchine per il confezionamento di prodotti nel settore farmaceutico.
• Gestione del progetto software di sistemi di supporto alla progettazione ed alla documentazione di
componenti per l'edilizia (dimensionamento strutturale dei componenti, generazione automatica dei disegni
esecutivi 2D e della relazione per il Genio Civile)
• Analisi e progettazione del sistema di pianificazione della produzione di una primaria azienda manifatturiera
del settore tessile
Quaderni 05 23 LUGLIO 2009
Iscrizione all'Albo degli Ingegneri della provincia di Bologna, n. 4421
Email: roberto.gallerani@ordingbo.it - Mobile: +39 339 5003435 - http://www.gallerani.it
Via Berlinguer n. 1 - 40024 Castel San Pietro Terme - BO
11
© ing. Roberto Gallerani