1. PNSD –Asse I – Istruzione – Fondo Sociale Europeo (FSE)- Obiettivo specifico 10.8 “Diffusione della
società della conoscenza nel mondo della scuola e della formazione e adozione di approcci didattici
innovativi” – Azione 10.8.4 “Formazione del personale della scuola e della formazione su tecnologie e
approcci metodologici innovativi” –10.8.4.A1-FSEPO-SI-2016-2
Snodo formativo Liceo Classico Internazionale Statale «Meli» - Palermo
Modulo Personale amministrativo “Amministrazione digitale”
Formatore: prof. Alessandro Greco
l’Amministrazione digitale
2. Amministrazione digitale
Se i suoi processi prevedono l’impiego delle tecnologie dell’informazione e
della comunicazione (ICT) per:
Accrescere
l’efficienza
Ridurre i
costi
migliorare la qualità
dei servizi resi
all’utenza
3. e-governement
Attuare i principi dell’art. 97
della Costituzione di
imparzialità e buon andamento
della PA
Migliorare il livello democratico
del paese stimolando la
partecipazione all’attività
amministrativa
Attuare i presupposti dell’art.
1 della L 241/90 di
economicità, efficacia,
pubblicità e trasparenza
4. L’e-government italiano ed europeo
DESI 2016DESI (Digital Economy and Society Index) è l’indice elaborato dalla Commissione
Europea per valutare lo stato di avanzamento degli Stati membri dell'UE verso
un'economia e una società digitali
18°
5. La Normativa vigente
Legge n. 241/1990
uso della telematica quale principio al quale improntare
l’attività amministrativa.
D. Lgs. 82/2005 CAD (Codice Amministrazione Digitale)
D. Lgs. 150/2009 Legge Brunetta
D. Lgs. 235/2010 Nuovo CAD
D.L. 83/2012 >L. 134/2012 Decreto Semplificazioni (istituisce l’AgID)
D.L. 95/2012 >L. 135/2012 Decreto Sviluppo
D.L. 179/2012 >L. 221/2012 Spending Rewiew
L. 228/2012 Legge di stabilità
compendio normativo in materia di Amministrazione Digitale (aggiornato al Dicembre 2014)
http://formiur.formez.it/sites/default/files/attachments/compendio_normativo_amministrazione_digitale_agg._12.2014.pdf
art. 1
L’attività amministrativa è retta da
criteri: di economicità, efficacia, di
pubblicità e trasparenza
6. La Normativa vigente
D. Lgs. 33/2013
Obblighi pubblicità, trasparenza e
diffusione di informazioni nelle PA
DPCM 3/12/2013
Protocollo informatico (IndicePA)
Conservazione a lungo termine
D. L. 90/2014 > L. 114/2014 Semplificazione e trasparenza amministrativa
DPCM 24/10/2014 Gestione SPID
DPCM 13/11/2014 Regole tecniche sul Documento informatico
L. 124/2015 Legge Madia (Riforma PA)
D. Lgs. 97/2016 FOIA (Decreto sulla trasparenza)
D. Lgs. 179/2016 Modifica nuovo CAD (3.0)
compendio normativo in materia di Amministrazione Digitale (aggiornato al Dicembre 2014)
http://formiur.formez.it/sites/default/files/attachments/compendio_normativo_amministrazione_digitale_agg._12.2014.pdf
7. Il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale)
Stabilisce le regole per la
digitalizzazione delle PA
Promuove soluzioni tecnologiche ed innovative
per la modernizzazione delle PA
Prevede che le Amministrazioni siano tenute a gestire
tutti i procedimenti attraverso le tecnologie
dell’informazione e della comunicazione
Promuove la semplificazione e la trasparenza
degli atti amministrativi delle PA
8. La P.A. digitale
Le Amministrazioni cooperano tra loro e costituiscono una
RETE INTEGRATA
Con princìpi e finalità:
Riorganizzazione gestionale e dei servizi
(art. 12)
Gestione informatica dei procedimenti
(art. 41)
Trasmissione informatica dei documenti
(art. 45 ss.)
Disponibilità dei dati
(artt. 50-58)
Basi di dati di interesse nazionale
(art. 60)
9. Nuovi diritti
Diritto all’uso delle tecnologie
(art. 3)
Diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali
(art. 4)
Diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale
(art. 5)
Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e-mail
(art. 7)
Diritto all’alfabetizzazione informatica
(art. 8)
Diritto alla partecipazione (e-democraty)
(art. 9)
Diritto a trovare on-line tutti i moduli e i formulari validi
(art. 57)
10. Strumenti innovativi
Garantiscono i nuovi diritti
Documenti informatici
Siti internet delle P.A.Posta elettronica ordinaria
e certificata (PEO e PEC)
Archiviazione ottica e
conservazione sostitutiva
Firme elettroniche
12. Amministrazione digitale
Back-office Front-office
la firma digitale;
il protocollo informatico;
la posta elettronica certificata (PEC);
l’archiviazione digitale.
http://slideplayer.it/slide/930082/
introduzione di nuovi diritti
modalità di accesso ai dati
Trasparenza, siti pubblici e modulistica
Comunicazioni da e per la PA
13. Dematerializzazione
Evitare la produzione di
nuova carta
Eliminare il cartaceo
esistente non di interesse
«storico» o «culturale»
Attivare risparmi indiretti
(tempo, efficienza, ecc.)
Ottenere risparmi diretti
(carta, spazi, ecc.)
Ottenere benefici tangibili
ed immediati per il
cittadino
progressivo incremento della gestione documentale
informatizzata e la conseguente sostituzione dei
supporti tradizionali della documentazione
amministrativa in favore del documento informatico.
14. Vantaggi della dematerializzazione
Risparmio di carta, di energia e di spazio.
Riduzione degli errori legati ad una gestione
manuale dei processi.
Centralizzazione e automazione dei processi
amministrativi e contabili.
Semplificazione della gestione e tracciabilità in
tempo reale dei documenti.
Facilitazione dell’archiviazione digitale e della
conservazione elettronica dei documenti.
15. Maggiore sensibilità verso tematiche green di sostenibilità
ambientale e rispetto delle politiche ecologiche.
Vantaggi della dematerializzazione
Drastica riduzione dei canoni e dei materiali di
consumo legati al ciclo della stampa.
Velocizzazione e semplificazione
dell’accesso ai documenti.
Accesso ai documenti svincolato dal luogo
fisico (unico vincolo la connessione ad Internet).
16. Il Documento informatico al centro del CAD
Documento
informatico
Gestione
Conservazione
TrasmissioneFormazione
Firma
digitale
Protocollo
informatico
Archiviazione
digitale
PEC
17. Amministrazione digitale
impiego delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT) per:
Dematerializzazione dei
processi amministrativi
Interoperabilità
dei sistemi
18. Firma elettronica Formazione
CAD
EIDAS
4 tipologie
3 tipologie
1. Firma elettronica;
2. Firma elettronica avanzata;
3. Firma elettronica qualificata;
4. Firma digitale;
1. Firma elettronica;
2. Firma elettronica avanzata;
3. Firma elettronica qualificata;
19. Firma elettronica Formazione
Art. 1, c. 1, lett. q, CAD
“l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite
associazione logica ad altri dati elettronici ed utilizzati come metodo di
identificazione informatica”
art. 21, lett. s, CAD
«il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano
probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue
caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità»
Non è predefinita alcuna caratteristica tecnica, né specifici livelli di sicurezza.
Una firma autografa apposta su un documento poi scansionato ne è già un esempio.
20. Firma elettronica avanzata Formazione
Art. 1, c. 1, lett. q-bis, CAD
“l’insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un
documento informatico che:
deve rispettare determinati requisiti di sicurezza.
• consentono l'identificazione del firmatario del documento
• garantiscono la connessione univoca al firmatario
• sono creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un
controllo esclusivo
• sono collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da
consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente
modificati”
art. 21, lett. s, CAD
Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata formato nel
rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano
l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha
l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile
21. Firma elettronica qualificata Formazione
Art. 1, c. 1, lett. r, CAD
“un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un
certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la
creazione della firma”
art. 21, lett. s, CAD
Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata
formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3,
che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità
del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile
in genere con una smart card o un token usb.
22. Firma digitale (non presente nell’Eidas) Formazione
Art. 1, c. 1, lett. s, CAD
“particolare tipo di firma elettronica avanzata “basata su un certificato
qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una
privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave
privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di
rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un
documento informatico o di un insieme di documenti informatici””
Valore della Firma digitale:
- autenticità: certezza dell’autore non è una “firma falsa”
- integrità: non modificabilità del documento originale (dopo che è
stato firmato)
- non ripudiabilità: l’autore non può negare di aver firmato il
documento
Le soluzioni di firma digitale più diffuse sono tre: Smart Card, Business Key e Firma
Remota.
23. Firma digitale
Può essere utilizzata per
Indicare che è stata eseguita
la revisione di un documento
Accettare i termini di
un documento
Certificare di essere
l’autore di un documento
Approvare un
documento
Formazione
24. Firma digitale
Cosa cambia con il CAD 3.0 (D. Lgs 26 agosto 2016 n. 179)
per il resto vige il principio della non
discriminazione: non può essere negato valore
giuridico ad un documento informatico per il
solo fatto che è in forma elettronica. Pertanto
il documento informatico, con o senza firma
elettronica, è liberamente valutabile in giudizio,
tenuto conto delle sue caratteristiche
oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed
immodificabilità.
solo la firma
qualificata è
equivalente alla
sottoscrizione
autografa;
Formazione
25. Posta Elettronica Certificata Trasmissione
La posta elettronica certificata (PEC) è uno strumento che permette di dare ad
un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata
con avviso di ricevimento tradizionale.
la Posta Elettronica Certificata ha la finalità di garantire i momenti dell’invio e
della ricezione dei messaggi di posta elettronica, rendendo in tal modo, la
trasmissione della comunicazione opponibile a terzi.
26. • Può essere inviato ogni formato digitale;
• I messaggi possono essere consultati da ogni computer connesso a internet;
• Certificazione degli allegati al messaggio;
• L'avvenuta consegna della mail viene garantita;
• Le ricevute di consegna hanno validità legale;
• Tracciabilità della casella mittente;
• Vi è certezza sulla destinazione dei messaggi;
• L'invio dei messaggi può avere costi inferiori a quello delle raccomandate;
• Obbligo da parte del gestore di archiviazione per un periodo di trenta mesi;
• Obbligo da parte del gestore di applicare le procedure per il rispetto della
privacy.
Vantaggi
P E C
27. • La tecnologia PEC, a differenza di altre tecniche di firma digitale
e di tracciamento della consegna non è riconosciuta come
standard internazionale.
• La data di notifica del file depositato coincide con la data del
deposito, e si andrà a scaricare dopo molto tempo un atto.
• Il file depositato sulla casella pec potrebbe essere cancellato o
inavvertitamente dallo stesso destinatario o da hacker che,
entrando abusivamente nella casella, potrebbero cancellare
illegalmente mail certificate non a loro indirizzate comportando
gravi danni al destinatario.
Svantaggi
P E C
28. L’archivistica della P.A. digitale
Efficacia
Efficienza
Trasparenza
Registrazione
Classificazione e selezione
Fascicolo e diritto di accesso
29. Protocollo informatico Gestione
costituisce l’infrastruttura di base tecnico - funzionale su cui
avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza
dell’Amministrazione
gestione del flusso informativo e documentale interno della
Scuola anche ai fini dello snellimento delle procedure e della
trasparenza dell’attività amministrativa.
I documenti della PA vanno “registrati”
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 53, comma 5
Documenti uguali per forma ma diversi per
contenuto
REGISTRAZIONE
Protocollo
Repertorio
Arrivo, partenza e interni (scambiati tra uffici
della stessa AOO)
30. Evoluzione non solo lessicale
DPR 20 ottobre 1998, n. 428
“Protocollo informatico”
DPR 28 dicembre 2000, n. 445
“Sistema di gestione dei flussi
documentali e degli archivi”
Workflow documentale
31. Work Flow documentale
Smistamento
Non protocollabili
Da
protocollare
Da digitalizzare
già digitali
Protocollo del
documento
individuazione
responsabile
implementazione
documento
Fascicoli
e cartelle
32. Registrazione dei documenti
le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della
pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e
altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori
interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli
inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a
registrazione particolare dell’amministrazione (repertoriati).
registrazione
obbligatoria
documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i
documenti informatici.
Esclusi da
registrazione
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 53, comma 5
33. Workflow documentale Gestione
per associare i documenti ai fascicoli che dovranno
contenerli e ai relativi procedimenti;
registrazione di
protocollo
l’attribuzione di un codice identificativo di
almeno sette cifre numeriche;
segnatura di
protocollo
viene apposta all’originale e, oltre a richiamare il
progressivo e la data di protocollo, identifica
l’amministrazione o l’area organizzativa che ha prodotto
il documento;
Classificazione dei
documenti
Sistema complesso di gestione dei procedimenti amministrativi
34. Figure e strumenti del workflow documentale
RSP
Responsabile del Servizio per la tenuta del
Protocollo informatico, la gestione dei
flussi documentali e degli archivi;
RPA
Responsabile del Procedimento Amministrativo
il dipendente che ha la responsabilità
dell’esecuzione degli adempimenti
amministrativi relativi ad un affare;
Manuale
dei flussi documentali e del protocollo
informatico
Fascicolo informatico
formato in modo da garantire la corretta
collocazione, la facile reperibilità e la
collegabilità, in relazione al contenuto ed
alle finalità, dei singoli documenti;
35. Effettuata su ogni documento ricevuto o spedito dall'Area
Organizzativa Omogenea con il sistema di gestione del
protocollo informatico.
Registrazione di protocollo
consiste nella memorizzazione dei dati obbligatori.
Tale registrazione è eseguita in un'unica operazione,
senza possibilità per l'operatore di inserire le informazioni
in più fasi successive.
Workflow documentale Gestione
36. requisiti necessari per registrazione di protocollo
a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non
modificabile;
b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma
non modificabile;
c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti;
d) oggetto del documento;
e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili;
f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non
modificabile;
g) identificativo di chi ha protocollato il documento;
h) classificazione;
i) assegnazione;
j) data di arrivo, registrata in forma non modificabile;
k) allegati;
l) mezzo di ricezione/spedizione;
inoltre possono essere aggiunti:
m) estremi provvedimento differimento termini di registrazione;
n) tipo documento;
o) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario;
p) eventuali altre informazioni connesse al documento.
37. Per attivare il registro di protocollo di emergenza si devono verificare tre
condizioni, non necessariamente dipendenti una dall’altra:
Protocollo di emergenza
(art.63 del DPR 445/2000)
Quando si verifica la condizione numero 1 si deve attivare un protocollo di
emergenza su supporto informatico.
Quando si verificano le condizioni numeri 2 e 3 si deve attivare un protocollo di
emergenza su supporto cartaceo.
1. guasto al software di protocollazione informatica;
2. guasto al sistema informatico di gestione;
3. mancanza di energia elettrica.
Compito del Responsabile della Gestione
Al termine dell’emergenza si deve:
a) revocare l’autorizzazione al protocollo di emergenza
b) inserire le registrazioni di emergenza nel protocollo informatico attivando l’apposita funzione, come
previsto dal manuale di gestione;
38. Archiviazione digitale Conservazione
La definizione di un sistema di conservazione digitale deve prevedere:
• La nomina di un responsabile interno o esterno all’ente della
conservazione (art 44 CAD),
• La definizione di un manuale della conservazione,
• L’individuazione di un conservatore accreditato (art 44-bis
CAD)
• L’autenticità del documento
• L’integrità
• La leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti
• Il rispetto delle misure di sicurezza della privacy
Il sistema di conservazione digitale deve garantire (art 44 CAD):
39. Conservazione sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva è una procedura informatica che ha come scopo
quello di garantire nel tempo la validità legale di un documento ed il suo valore
probatorio.
sul file di chiusura (o Indice del Pacchetto di
Archiviazione) che riporta i metadati e le
impronte, costituite dalla sequenza di simboli
binari in grado di identificarne univocamente il
contenuto, associate ai documenti selezionati
attribuisce ai documenti informatici valore
legale e probatorio.
Apposizione della firma digitale marca temporale
40. Sistema della conservazione
Archivio corrente
Archivio di deposito
Archivio storico
I documenti e i fascicoli vengono trasferiti
giornalmente attraverso la generazione di un
pacchetto di versamento
il riversamento nell’archivio di deposito dei
documenti, fascicoli e/o aggregazioni
documentali avviene almeno una volta all’anno
i documenti selezionati per la conservazione
permanente vengono trasferiti nell’archivio
storico ossia negli Archivi di Stato
competenti
