Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Y Hà Nội_08322512092019

Khóa luận tốt nghiệp
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, do thời gian có hạn
cộng với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm thực tế
còn hạn chế, mặc dù rất cố gắng song khóa luận chắc chắn không tránh
khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp, chỉ bảo của
các thầy cô, các cán bộ tại thư viện và bạn bè để khóa luận của em được
hoàn chỉnh hơn.
Qua đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới toàn thể các thầy, cô
trong khoa Thông tin – Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội – Nhân
văn đã dạy dỗ và truyền đạt kiến thức cho em trong suốt quá trình học tập.
Em cũng xin chân thành cảm ơn đến các cán bộ đang làm việc tại
Trung tâm thông tin - thư viện Đại học Y Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ
em trong quá trình viết khóa luận và thực tập tại Trung tâm, đặc biệt là sự
hướng dẫn tận tình của cô giáo - Thạc sỹ Trịnh Khánh Vân, người đã trực
tiếp hướng dẫn và chỉ bảo em trong suốt quá trình làm khóa luận.
Hà Nội, ngày 10 tháng 3 năm 2014
Sinh viên
Nguyễn Thị Lý
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
1.CBTV Cán bộ thư viện
2.CD – ROM Compact Disk – Read – Only – Memory
3.CSDL Cơ sở dữ liệu
4.ĐH Y HN Đại học Y Hà Nội
5.MeSH Medical Subject Heading
6.NCKH Nghiên cứu khoa học
7.NDT Người dùng tin
8.ISBD International Standard Bibliographic Description
9.TT-TV Thông tin- Thư viện
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
STT Tên bảng biểu
1 Bảng 1: Tài liệu truyền thống của thư viện ĐH Y HN
2 Bảng 2. CSDL điện tử trên phần mềm ILIB 4.0
3 Bảng 3. CSDL trên CD- ROM, băng ghi hình và toàn văn luận án
của thư viện ĐH Y HN
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
STT Tên sơ đồ
1 Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức thư viện ĐH Y HN
DANH MỤC HÌNH ẢNH
STT Tên hình ảnh
1 Hình ảnh 1: Thư viện trường Đại học Y Hà Nội
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................1
1.Tính cấp thiết của đề tài...............................................................................6
2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................7
2.1.Mục đích nghiên cứu........................................................................................................7
2.2.Nhiệm vụ nghiên cứu.......................................................................................................8
3. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài...................................................8
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..............................................................8
4.1. Đối tượng nghiên cứu......................................................................................................8
4.2. Phạm vi nghiên cứu.........................................................................................................8
5. Phương pháp nghiên cứu............................................................................8
6. Đóng góp của khoá luận..............................................................................9
6.1. Đóng góp về mặt lý luận.................................................................................................9
6.2.Về mặt thực tiễn...............................................................................................................9
7. Bố cục của khoá luận...................................................................................9
CHƯƠNG 1....................................................................................................10
THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ............10
BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU......................................................................10
1.1. Khái quát về thư viện Đại học Y Hà Nội......................................................................10
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển.........................................................10
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ.........................................................................12
1.1.3. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................13
1.1.4. Vốn tài liệu............................................................................................15
1.2. Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở thư viện Đại học Y Hà Nội........18
1.2.1. Những vấn đề về tổ chức vốn tài liệu....................................................18
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

1.2.2. Những vấn đề về bảo quản kho tài liệu.................................................19
1.3. Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện Đại học Y Hà Nội..20
CHƯƠNG 2....................................................................................................22
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI
LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI............................................22
2.1. Xử lý tài liệu..................................................................................................................22
2.1.1.Xử lý hình thức...................................................................................22
2.1.2.Xử lý nội dung........................................................................................27
2.2. Phương pháp tổ chức kho tài liệu..................................................................................34
2.2.1. Kho đóng. .............................................................................................34
2.2.2. Kho mở..................................................................................................38
2.3. Các yếu tố huỷ hoại tài liệu. .........................................................................................42
2.3.1. Tác động của môi trường tự nhiên........................................................42
2.3.2. Vi sinh vật, nấm mốc, côn trùng, động vật............................................43
2.3.3. Thiên tai, hoả hoạn................................................................................44
2.3.4. Sự lão hoá của tài liệu...........................................................................45
2.3.5. Sự tác động của con người....................................................................46
2.4. Các biện pháp bảo quản vốn tài liệu tại thư viện Đại học Y Hà Nội............................46
2.4.1. Đảm bảo môi trường bảo quản..............................................................46
2.4.2.Chuyển tài liệu từ dạng giấy sang các dạng vật mang tin khác..............47
2.4.3. Áp dụng thành tựu công nghệ thông tin vào trong việc bảo quản tài liệu.
.........................................................................................................................48
2.4.4. Tổ chức phòng ngừa mối mọt, nấm mốc, côn trùng, chuột...................48
2.4.5. Đóng bìa cứng, tu sửa lại những tài liệu bị rách nát..............................49
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

2.4.6. Giáo dục ý thức bảo quản đối với bạn đọc............................................50
CHƯƠNG 3....................................................................................................52
MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ...........52
NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN .........52
VỐN TÀI LIỆU Ở THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI.............................52
3.1. Nhận xét........................................................................................................................52
3.1.1. Ưu điểm.................................................................................................52
3.1.2. Nhược điểm...........................................................................................53
3.2. Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài
liệu của thư viện Đại học Y Hà Nội.....................................................................................54
3.2.1. Vấn đề về tổ chức vốn tài liệu...............................................................55
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................61
LỜI MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài.
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã làm cho khối lượng
thông tin- trí thức của mỗi quốc gia, dân tộc nói riêng và nhân loại nói chung
tăng lên nhanh chóng. Với khối lượng thông tin khổng lồ như hiện nay, đòi
hỏi chúng ta phải có những biện pháp tổ chức và bảo quản nó một cách hợp
lý, khoa học.
Bản chất của các cơ quan thông- tin thư viện và sự nghiệp thông tin
thư viện là một hiện tượng xã hội, được hình thành do nhu cầu trao đổi thông
tin từ thực tiễn đời sống của con người. Chính vì thế, các cơ quan thông tin –
thư viện luôn không ngừng hoàn thiện và phát triển để thực hiện tốt chức
năng của mình về văn hoá, giáo dục, thông tin và giải trí nhằm hoàn thành
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

nhiệm vụ quan trọng cho công cuộc phát triển sự nghiệp văn hoá, giáo dục và
đào tạo, khoa học công nghệ, đảm bảo an ninh quốc phòng.
Thư viện ĐH Y Hà Nội (ĐH Y HN), với tư cách là một thiết chế văn
hoá, thực hiện các chức năng của mình thông qua những hoạt động nhằm thoả
mãn nhu cầu của độc giả. Trong thành tích chung của Thư viện ĐH Y HN có
sự đóng góp của vốn tài liệu. Để có được vốn tài liệu phong phú, bên cạnh
việc thực hiện chính sách tạo nguồn tốt, Thư viện đã luôn chú trọng các hoạt
động của mình đặc biệt là công tác tổ chức và bảo quản vốn tài.
Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu có một vai trò hết sức quan trọng
trong các hoạt động lưu trữ, thông tin – thư viện. Tổ chức và bảo quản không
những đảm bảo được quyền lực thông tin, nâng cao uy tín chất lượng hoạt
động của thư viện, tiết kiệm ngân sách mà còn quyết định sự tồn tại và phát
triển của cơ quan thông tin - thư viện. Đối với những tài liệu khác nhau cần có
cách tổ chức, bảo quản khác nhau, đó là một việc làm không hề dễ, và có ý
nghĩa đặc biệt quan trọng đối với mỗi cơ quan thông tin thư viện.
Ý thức được vấn đề này, Thư viện ĐH Y HN đã rất quan tâm đến việc
tổ chức, xây dựng và bảo quản vốn tài liệu của thư viện, phục vụ đắc lực cho
sự nghiệp phát triển kinh tế- văn hoá- xã hội của đất nước, mà cụ thể là việc
đào tạo đội ngũ y, bác sỹ.
Với ý nghĩa quan trọng như vậy, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “Tổ
chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Y Hà Nội” để làm để tài
khoá luận tốt nghiệp của mình.
2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
2.1.Mục đích nghiên cứu.
Đề tài này được nghiên cứu với mục đích tìm hiểu công tác tổ chức và
bảo quản vốn tài liệu tại thư viện ĐH Y HN. Qua đây, tác giả muốn đưa ra
những nhận xét, đánh giá về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của
Thư viện ĐH Y HN; đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác này trong thời gian
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

tới nhằm góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác tổ chức và
bảo quản tại Thư viện.
2.2.Nhiệm vụ nghiên cứu.
Để thực hiện được mục đích trên, khoá luận có nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu đặc điểm của Thư viện và các loại hình kho tài liệu.
- Phân tích, đánh giá các hình thức sắp xếp và tổ chức bảo quản tài liệu.
- Đưa ra nhận xét, đánh giá và đề xuất những biện pháp cụ thể để
hoàn chỉnh công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của thư viện.
3. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài
Cho đến nay đã có nhiều công trình nghiên cứu về Thư viện ĐH Y
HN trên các khía cạnh như: sản phẩm và dịch vụ, tổ chức và phát triển vốn tài
liệu, công tác tổ chức và hoạt động, tìm hiểu nhu cầu tin hay ứng dụng công
nghệ thông tin, tìm hiểu bộ máy tra cứu tin…
Về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đã có một số đề tài đề
cập đến nhưng cùng với thời gian, công tác này cũng có những thay đổi, vì
vậy tôi quyết định chọn đề tài: “ Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư
viện Đại học Y Hà Nội” để làm đề tài khoá luận của mình.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
4.1. Đối tượng nghiên cứu.
Khoá luận tập trung nghiên cứu tất cả các nội dung liên quan đến
công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện Đại học Y Hà Nội.
4.2. Phạm vi nghiên cứu.
- Phạm vi về không gian: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
tại Thư viện ĐH Y HN.
- Phạm vi về thời gian: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của
Thư viện trong những năm gần đây.
5. Phương pháp nghiên cứu
Bên cạnh việc vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật
lịch sử của Chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, dựa trên các quan
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

điểm, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển khoa học và
công nghệ, giáo dục và đào tạo. Trong khóa luận tôi sử dụng các phương pháp
nghiên cứu cụ thể sau:
- Phương pháp khảo sát thực tế
- Phương pháp so sánh
- Phương pháp điều tra, phỏng vấn
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp phân tích, tổng hợp và đánh giá.
6. Đóng góp của khoá luận
6.1. Đóng góp về mặt lý luận
Khoá luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung về ý
nghĩa và giá trị khoa học của công tác tổ chức và bảo quản tài liệu của Thư
viện.
6.2.Về mặt thực tiễn
- Giới thiệu chung về Thư viện với công tác tổ chức và bảo quản vốn
tài liệu
- Tìm hiểu về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện.
- Phân tích ưu, nhược điểm từ đó đưa ra những kiến nghị và giải pháp
nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện ĐH Y HN.
7. Bố cục của khoá luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, khoá luận
gồm 3 chương:
Chương 1: Thư viện Đại học Y Hà Nội với vấn đề tổ chức và bảo
quản vốn tài liệu.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở
thư viện Đại học Y Hà Nội.
Chương 3: Một số nhận xét, kiến nghị và đề xuất giải pháp nhằm
hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện đại học Y Hà Nội
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

CHƯƠNG 1
THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ
BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU.
1.1. Khái quát về thư viện Đại học Y Hà Nội.
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển.
Ngày 8/11/1902 trường Đại học Y Hà Nội đã được thành lập do toàn
quyền Pháp tại Đông Dương Pôn-Đu-Me (PaulDoumer) với nhiệm vụ đào tạo
các thầy thuốc cho ba nước Đông Dương.
Do vậy, Thư viện trường ĐH Y HN là một trong những thư viện ra
đời sớm nhất trong hệ thống thư viện các trường Đại học trong cả nước. Được
hình thành từ năm 1903, trải qua hơn 100 năm hoạt động, Thư viện trường
ĐH Y HN đã và đang từng bước xây dựng và phát triển, phục vụ đắc lực cho
sự nghiệp chung là đào tạo đội ngũ cán bộ y, bác sỹ giỏi cho đất nước.
Tiền thân của Thư viện ĐH Y HN là Thư viện Y Dược Khoa Việt
Nam được đặt tại 13 đường Lê Thánh Tông- Hà Nội.
Năm 1962 Thư viện Đại học Y Dược Khoa được chia thànhThư viện
ĐH Y HN và thư viện Đại học Dược Khoa.
Năm 1969 Thư viện Đại học Y HN lại tách thành hai thư viện: Viện
Thông tin- Thư viện Y Học Trung ương và Thư viện ĐH Y HN.
Năm 1980 toàn bộ cơ sở vật chất của trường ĐH Y HN ở 13 Lê Thánh
Tông chuyển về đường Tôn Thất Tùng nên thư viện ĐH Y HN cũng chuyển
về đó.
Từ năm 1985 do sự ký kết hợp tác song phương giữa nhà trường với
các trường học Y dược ở Pháp viện nên thư viện cũng được cộng hoà Pháp hỗ
trợ sách báo y dược cũng như một số trang thiết bị và tư liệu.
Năm 1987, Thư viện trường ĐH Y HN đã tổ chức hội thảo về công tác
thư viện đầu tiên với Australia và thư viện cũng được thư viện bạn hỗ trợ số
lượng lớn sách báo về chuyên ngành y học.
Từ năm 1988, Thư viện tách ra thành một đơn vị độc lập trực thuộc
Ban Giám hiệu trường và lúc này thư viện mới có điều kiện thuận lợi để tổ
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

chức và phát triển như: tăng cường cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị hiện
đại, bổ sung nguồn nhân lực...
Năm 2001 đến nay, Thư viện ĐH Y HN đang từng bước tin học hoá
nhằm đạt được mục tiêu trở thành một trong những thư viện lớn thuộc hệ
thống các trường đại học trong cả nước ngành y học .
Thư viện ĐH Y HN nằm trong tòa nhà được xây dựng trên khuôn viên
đẹp với diện tích 1.500 m2, thư viện sử dụng 2 tầng của tòa nhà, được trang bị
hệ thống điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, bàn ghế tủ, quầy
được trang bị đúng yêu cầu của thư viện hiện đại. Phòng phục vụ có thể phục
vụ cùng 1 lúc khoảng 200 bạn đọc.
Hình 1: Thư viện Đại học Y Hà Nội
Cơ sở vật chất hạ tầng của Thư viện với hệ thống trang thiết bị: 02
máy chủ và 52 máy trạm (Phòng đọc 05 máy, phòng máy tính 40 máy, phòng
ngoại văn 2 máy, phòng thư mục 3 máy, phòng giáo trình 02 máy) máy phục
vụ nhu cầu tra cứu thông tin của sinh viên, học viên cao học và 2 máy tính
cho cán bộ làm việc; 03 tủ mục lục truyền thống; 02 máy in, 02 máy
photocopy và 01 máy scan tài liệu phục vụ việc in ấn, sao chụp; các máy đọc
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

đĩa laze. Hệ thống wifi đầy đủ, giúp bạn đọc có thể truy cập internet mà
không cần phải đến phòng máy tính.
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ
 Chức năng
Thư viện trường ĐH Y HN có chức năng phục vụ hoạt động giảng
dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của đội ngũ cán bộ, giảng viên, sinh viên,
học viên trong toàn trường. Bên cạnh đó thư viện còn thực hiện chức năng
quản lý công tác thông tin – thư viện, thu thập, khai thác, bảo quản và cung
cấp thông tin tư liệu bằng nhiều hình thức khác nhau đáp ứng nhu cầu của
người dạy và người học trong trường. Đồng thời, Thư viện cũng là đầu mối
trong hợp tác quốc tế với các cá nhân, các tổ chức y tế nước ngoài.
 Nhiệm vụ
Thư viện có nhiệm vụ:
- Tuyên truyền sách báo phục vụ cho việc giáo dục chính trị, tư tưởng
và mở rộng tầm hiểu biết về văn hoá cho sinh viên.
- Phục vụ, hướng dẫn người dùng tin khai thác, tìm kiếm, sử dụng
hiệu quả các nguồn tài liệu, các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện.
- Xây dựng chiến lược phát triển, các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của
Thư viện trình lên Ban Giám hiệu để tổ chức, quản lý và triển khai các hoạt
động thông tin – thư viện phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học.
- Xây dựng qui hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn
nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho đội ngũ cán bộ thư viện để phát triển nguồn
nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác.
- Giới thiệu, cung cấp các thông tin về chuyên ngành, tuyên truyền
thông qua sách, báo, tư liệu để mở rộng hiểu biết cho sinh viên, học viên…
tạo cho họ niềm hứng thú tìm hiểu, trau dồi thêm kinh nghiệm, có thói quen
độc lập trong học tập và nghiên cứu.
- Xây dựng các báo cáo, thực hiện việc khai thác, bổ sung, quản lý và
phát triển nguồn lực thông tin. Thư viện đã phối hợp với các Viện, Khoa, Bộ
môn trong việc lựa chọn bổ sung kịp thời tài liệu. Thu nhận, lưu trữ các tài
liệu do trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

thu, các luận văn, luận án đã được bảo vệ thành công. Thư viện còn thường
xuyên liên kết với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước cùng lĩnh vực để
để xin nguồn viện trợ tài liệu nhằm phát huy hiệu quả, phục vụ tốt nhất cho
mục tiêu đào tạo của Nhà trường.
- Xử lý nghiệp vụ tất cả các tài liệu bổ sung vào thư viện. Nghiên
cứu, ứng dụng các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến vào công tác nghiệp vụ. Tổ chức
hệ thống tra cứu đáp ứng nhu cầu của người dùng tin. Quản lý và phát triển
các dịch vụ thông tin - thư viện. Sắp xếp, lưu trữ và bảo quản thông tin tư
liệu. Kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, tiến hành thanh lý, loại bỏ các tài liệu cũ
nát theo quy định. Phối hợp với các phòng Công tác học sinh – sinh viên,
phòng Đào tạo trong công tác cấp thẻ và quản lý bạn đọc.
- Quản lý, vận hành, kiểm kê định kỳ các trang thiết bị, khai thác
phần mềm thư viện, xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu, triển khai ứng
dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện.
- Tổ chức các buổi nói chuyện chuyên đề, đối thoại với sinh viên, trả
lời những thắc mắc về tài liệu, giờ giấc phục vụ, thái độ phục vụ… để làm tốt
hơn nữa chức năng và nhiệm vụ của mình.
- Mở rộng hợp tác quốc tế về đào tạo NCKH với các trường đại học y
dược cả nước và trên thế giới.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Thư viện Đại học Y Hà Nội được hình thành và phát triển dựa trên
nguyên tắc chỉ đạo tập trung và có sự hỗ trợ chặt chẽ của các bộ phận với
nhau. Về cơ cấu tổ chức : Thư viện Đại hoc y Hà Nội là một đơn vị độc lập,
cơ cấu có 5 phòng, nhân lực hoạt động trong các phòng bố trí dựa vào chức
năng, số lượng công việc của từng phòng.
Về cơ cấu nhân lực : Hiện nay Thư viện ĐHYHN có tổng số 14 cán bộ
viên chức, cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành là 08 người (trong đó có 2
người có trình độ thạc sĩ), 02 cán bộ tốt nghiệp đại học khác, 01 cán bộ tốt
nghiệp trung học chuyên nghiệp, 01 cán bộ tốt nghiệp trường ĐHYHN.
Cơ cấu tổ chức của Thư viện được thể hiện qua sơ đồ sau:
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

Sơ đồ1 : Cơ cấu tổ chức của Thư viện Đại học Y Hà Nội
Chức năng cụ thể của các phòng Thư viện như sau :
 Phòng biên mục
Có nhiệm vụ xây dựng, thu nhận, bổ sung tài liệu, đồng thời có
nhiệm vụ xử lý tài liệu theo các chu trình, nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, tổ
chức hệ thống tra cứu theo đúng yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ thư viện, nhập
mã thẻ quản lý bạn đọc và các hoạt động khác.
 Phòng máy tính: Phòng máy tính đảm nhận nhiệm vụ:
- Xây dựng vận hành mạng thông tin máy tính của thư viện.
- Phục vụ NDT khai thác thông tin y dược và các thông tin
khác thông qua mạng máy tính.
- Lưu trữ và khai thác thông tin trên CSDL MEDLINE
 Phòng giáo trình
Chủ yếu phục vụ sách giáo trình cho sinh viên chính quy và học
viên sau đại học mượn về nhà.
 Phòng đọc
Nhiệm vụ cung cấp các tài liệu như: luận văn, luận án, các bài báo,
tạp chí, các loại từ điển… chuyên ngành y dược nhằm đáp ứng nhu cầu của
người dùng tin (NDT) trong và ngoài nhà trường. Phòng đọc sinh viên tổ chức
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV
Trưởng phòng
Phó phòng
Phòng
biên
mục
Phòng
ngoại
văn
Phòng
đọc
sinh
viên
Phòng
Máy
tính
Phòng
Giáo
trình

dưới hình thức các kho phục vụ, thuận lợi việc tổ chức, quản lý và khai thác
tài liệu.
 Phòng đọc ngoại văn: (hình thức kho mở tự chọn)
Là nơi cung cấp sách, tạp chí nước ngoài chủ yếu là tiếng Anh và
tiếng Pháp cho tất cả các đối tượng trong và ngoài nhà trường.
1.1.4. Vốn tài liệu
• Tài liệu truyền thống
Tài liệu công bố
Đây là loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số vốn tài liệu của
thư viện. Bao gồm: sách giáo trình, các loại tài liệu tham khảo (sách, báo
tham khảo tiếng Việt; sách, báo tham khảo tiếng nước ngoài; từ điển tra cứu),
luận văn, luận án. Thư viện đã tiến hành xử lý, sắp xếp tại các kho theo hướng
tiện lợi cho việc tra cứu, sử dụng và đưa ra phục vụ kịp thời, tránh sự lỗi thời
về thông tin.
Theo số liệu thống kê tính đến tháng 10/2013 số lượng tài liệu truyền
thống tại Thư viện trường ĐHYHN bao gồm:
Loại tài liệu Số bản Tỷ lệ (%)
Sách giáo trình 31.957 33,5%
Sách tham khảo tiếng Việt 7.866 8,3%
Sách tham khảo ngoại văn 6.289 6,6%
Tạp chí tiếng Việt, tiếng nước ngoài 38.861 40,8 %
Tài liệu tra cứu 835 0,9 %
Tổng số 85808 100%
Bảng 1. Tài liệu truyền thống ơ thư viện ĐH Y HN
•Sách giáo trình:
Sách giáo trình hiện nay có 198 đầu sách,với 31.957 số bản. Do đặc thù
là trường đại học chuyên về y học nên hầu hết các tài liệu đều thuộc về
chuyên ngành y và chỉ có một số sách chính trị, sách kinh điển, tài liệu tra
cứu... phục vụ cho mục đích dạy và học.Trong những năm gần đây để chống
học chay,được sự quan tâm của Ban Giám hiệu trường nguồn kinh phí bổ
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

sung cho sách giáo trình tăng lên đáng kể. Thư viện thường xuyên liên hệ với
các bộ môn, các nhà xuất bản cập nhật những đầu sách mới để bổ sung kịp
thời phục vụ giáo trình cho sinh viên các khối. Tuy nhiên do qui mô đào tạo
của Nhà trường ngày càng mở rộng, sách giáo trình các bộ môn viết còn hạn
chế, ít đổi mới nên việc bổ sung còn gặp khó khăn, chưa đáp ứng đủ nhu cầu
của sinh viên.
• Tài liệu tham khảo:
 Sách tham khảo tiếng Việt: Hầu hết các sách tham khảo tiếng
Việt là các sách chuyên ngành y có nội dung bám sát vào chương trình đào
tạo của trường, số ít còn lại là các sách kinh điển, các loại từ điển… Điểm hạn
chế của loại tài liệu này là số lượng cuốn bổ sung của mỗi đầu sách còn ít(5 bản).
 Sách tham khảo ngoại văn: Chủ yếu là sách tiếng Anh và tiếng
Pháp được xuất bản từ năm 2011 trở về trước với số lượng rất khiêm tốn.
Trên thực tế nguồn chính của kho sách ngoại văn là do tặng, biếu từ các cá
nhân, các tổ chức, tài trợ từ các dự án. Kinh phí dành cho việc bổ sung loại
hình tài liệu này hầu như không có do giá tài liệu quá đắt. Trong 2 năm gần
đây, thư viện liên tục nhận được nguồn tài trợ sách ngoại văn từ quỹ Châu Á
Thái Bình Dương nên số lượng sách ngoại văn cũng tăng lên đáng kể.
 Báo, tạp chí: Bao gồm tạp chí y học trong nước và phần lớn là
tạp chí y học nước ngoài. Hiện nay thư viện có 46 loại tạp chí tiếng Việt từ
năm1961 đến nay và khoảng 407 loại tạp chí tiếng Anh và tiếng Pháp từ năm
2011 trở về trước. Thông qua nguồn tài liệu này NDT có thể nắm được những
thông tin về y học trong và ngoài nước. Bên cạnh đó thư viện còn có các loại
báo ngày, báo tuần nhằm đáp ứng nhu cầu văn hóa giải trí, nâng cao hiểu biết
về mọi mặt trong xã hội cho NDT.
Do diện tích quá hẹp nên Thư viện trường ĐH Y HN không có kho
báo- tạp chí riêng biệt nhưng với sự sắp xếp hợp lý của cán bộ thư viện đã đáp
ứng được nhu cầu tin của bạn đọc trên mọi lĩnh vực, chủ yếu là y- dược. Các
loại báo- tạp chí Tiếng Việt được đặt tại phòng đọc, còn báo – tạp chí ngoại
văn được đặt tại phòng ngoại văn của Thư viện
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

Tạp chí của Thư viện đã trở thành nguồn tin quan trọng góp phần mở
rộng, nâng cao kiến thức về mọ mặt, rèn luyện bản lĩnh chính trị, tu dưỡng
đạo đức, góp phần giúp bạn đọc tiếp cận với sự phát triển của khoa học kỹ
thuật hiện đại, nhanh chóng hoà nhập và đáp ứng những đòi hỏi của thời ký
công nghiệp hoá, hiện địa hoá đất nước.
 Tài liệu tra cứu: Gồm các loại bách khoa toàn thư, từ điển phổ
thông, từ điển chuyên ngành, sổ tay tra cứu…Hiện nay thư viện đang lưu giữ
rất nhiều tài liệu quý hiếm như: Bách khoa toàn thư bệnh học, EMC…
 Tài liệu không công bố:
Thông tin trong các tài liệu không công bố thường rất cập nhật, phong
phú , đa dạng nên nó là loại hình thông tin tham khảo rất có ích cho cán bộ và
sinh viên trong trường. Hiện nay, Thư viện có 9484 luận án, bao gồm luận án
tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, bác sỹ chuyên khoa cấp 1, bác sỹ chuyên khoa cấp 2,
bác sỹ nội trú…của cán bộ và học viên sau đại học, các chuyên đề của nghiên
cứu sinh và nguồn tài liệu này được cập nhật từng ngày. Đây là nguồn tài liệu
“xám” có giá trị tham khảo, giá trị thực tiễn và có ý nghĩa như một tài tài liệu
tra cứu về một vấn đề, một đề tài cụ thể.
• Loại hình tài liệu hiện đại
Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật trong đó có công
nghệ thông tin. Bên cạnh các dạng tài liệu truyền thống còn xuất hiện các loại
hình tài liệu điện tử ngày càng phát triển. Như vậy ngoài việc quản lý các tài
liệu truyền thống tại các kho, thư viện còn phải quản lý nguồn tài liệu điện tử.
Thư viện trường ĐH Y HN có 2 mảng dữ liệu điện tử: CSDL thư mục,
CSDL quản lý bạn đọc trên phần mềm Ilib4.0 và CSDL khai thác trên mạng
thông qua các trang Web hoặc trên CD-ROM. Theo số liệu thống kê tính đến
tháng 10 năm 2013 CSDL của thư viện như sau:
Cơ sở dữ liệu Số biểu ghi Tỷ lệ (%)
CSDL thư mục sách giáo trình 31.957 33,6%
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

CSDL thư mục sách tham khảo
tiếngViệt và tiếng nước ngoài
11.358 11,9%
CSDL thư mục bài báo, tạp chí
tiếng Việt và tiếng nước ngoài
36.161 37,9%
CSDL thư mục luận văn, luận án 9.484 16,6%
Tổng số 88960 100%
Bảng 2. Cơ sở dữ liệu điện tử trên phần mềm Ilib4.0
Cơ sở dữ liệu điện tử trên CD-ROM Medline, băng ghi hình và CSDL
toàn văn luận văn, luận án tính đến tháng 10 năm 2013 của Thư viện như sau:
Cơ sở dữ liệu điện tử Số lượng
CD-ROM Medline 460 đĩa
Băng ghi hình 50 băng
CSDL toàn văn luận văn, luận án 7883 đĩa
Bảng 3. Cơ sở dữ liệu trên CD-ROM, băng ghi hình và toàn văn
luận án, luận văn
1.2. Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở thư viện Đại học
Y Hà Nội
Vốn tài liệu là cơ sở, nền tảng của mọi hoạt động thư viện, quyết định
sự tồn tại và phát triển của mọi thư viện. Để có tài liệu phong phú và đa dạng,
đáp ứng được nhu cầu của người đọc, bên cạnh việc bổ sung tài liệu thường
xuyên cần phải có cách tổ chức và bảo quản chúng một cách khoa học, hợp lý.
1.2.1. Những vấn đề về tổ chức vốn tài liệu.
Tổ chức kho sách là một loạt các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm
làm cho vốn tài liệu có một trật tự nhất định trên các giá để sẵn sàng phục vụ
độc giả khi có yêu cầu và có chính sách bảo quản hợp lý nhất. Công tác tổ
chức kho sách trong mỗi thư viện phụ thuộc vào những chức năng , nhiệm vụ,
loại hình và thể loại thư viện. Ví dụ như quy trình tổ chức vốn tài liệu của một
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

thư viện khoa hoc tổng hợp không thể giống như quy trình của một thư viện
chuyên ngành hay một thư viện phổ thông.
Ngoài ra Thư viện cũng cần hiểu rõ thành phần bạn đọc , trình độ học
vấn, nhu cầu, hứng thú của bạn đọc… khi tổ chức kho sách, để có thể tổ chức
kho sách và mục lục của mình một cách đúng đắn.
Các thao tác bao gồm:
• Xử lý tài liệu:
- Xử lý hình thức
- Xử lý nội dung
• Phương thức tổ chức vốn tài liệu
Phương thức tổ chức vốn tài liệu trong thư viện thực chất là cách tổ
chức tài liệu theo những tiêu chí khác nhau như theo loại hình tài liệu, theo
ngôn ngữ tài liệu, theo hình thức phục vụ… với mục đích:
- Tạo ra một trật tự trong kho tài liệu
- Tạo thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu
- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu
- Bảo quản lâu dài, tráng mất mát, hư hỏng
- Sử dụng được lâu bền, từ đó có thể tiết kiệm chi phí
Quá trình tổ chức kho có ý nghĩa to lớn đối với việc sử dụng tài liệu
của độc giả, bởi chỉ cần có những thiếu xót nhỏ cũng ảnh hưởng đến chất
lượng phục vụ bạn đọc.
1.2.2. Những vấn đề về bảo quản kho tài liệu.
Nhằm mục đích phục vụ bạn đọc ngày càng tốt hơn, ngoài việc làm thế
nào để bổ sung được nhiều tài liệu quý hiếm, sách có giá trị Thư viện Đại học
Y Hà Nội còn rất quan tâm, chú ý đặc biệt đến công tác bảo quản vốn tài liệu.
Bảo quản vốn tài liệu xét về mặt tổng thể chỉ là một khâu trong quy trình
nghiệp vụ của thư viện, song lại có vai trò cực kỳ quan trọng. Đó chỉ là những
chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ các tài liệu thư viện và
lưu giữ chúng không bị làm hỏng, huỷ hoại. Tất cả những công việc bảo quản
là nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu, tránh sự mất mát, hư hỏng.
Cùng với tiềm năng về nhân lực, vật lực, nguồn lực thông tin, bảo
quản tốt tài liệu không những nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động của thư
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

viện mà còn tiết kiệm được ngân sách, quyết định đến sự tồn tại và phát triển
của Thư viện. Một thư viện có quy mô lớn, vốn tài liệu phong phú đa dạng,
tài liệu quý hiếm càng nhiều thì công tác bảo quản càng phải khoa học, chính
xác, quy trình quản lý càng phải nghiêm ngặt.
Việc bảo quản vốn tài liệu trong cơ quan thông tin thư viện được phân
chia thành hai loại: bảo quản dự phòng và bảo quản phục chế.
- Bảo quản dự phòng chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp
của toàn bộ tài liệu nói chung.
- Bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt hoá
tính hoặc vật lý của tài liệu
1.3. Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện Đại
học Y Hà Nội.
Việc tổ chức kho tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng, đã quyết định
nhiều vấn đề quan trọng như việc bảo quản và sử dụng tối đa tài liệu của thư
viện, việc thoã mãn nhu cầu của người đọc.
Trong quá trình tổ chức kho tài liệu, các thư viện đồng thời phải giải
quyết hai nhiệm vụ trái ngược nhau nhưng có mối quan hệ biện chứng với
nhau. Đó là việc sử dụng tích cực vốn tài liệu và việc bảo quản chúng lâu dài.
Nếu như tài liệu được sử dụng thường xuyên, đáp ứng được nhu cầu độc giả,
thì vốn tài liệu đó sẽ nhanh bị hư hỏng, ngược lại tài liệu ít được sử dụng thì
sẽ được bảo quản tốt. Chính vì vậy, nhiệm vụ của thư viện là phải giải quyết,
điều hoà hai mối mâu thuẫn đó, đảm bảo vừa có thể phục vụ bạn đọc một
cách tối đa nhưng vừa có thể bảo quản được vốn tài liệu một cách tốt nhất.
Thư viện ĐH Y HN cũng không nằm ngoài quy luật đó. Để giải quyết được
vấn đề này có hiệu quả thì phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó phải kể
đến công tác tổ chức vốn tài liệu.
Tổ chức kho sách còn giải quyết nhiệm vụ quan trọng đó là bảo quản
kho sách với tư cách là tài sản chung của xã hội, làm cho từng cuốn sách được
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

bảo quản tốt nhất, nâng cao tuổi thọ của sách, phục chế các sách, báo, tạp chí
bị mất mát hư hỏng trước thời hạn.
Bảo quản vốn tài liệu là quá trình tác động nhằm giữ gìn chống mọi ảnh
hưởng xấu đến tài liệu và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Để bảo quản lâu dài
vốn tài liệu Thư viện ĐH Y HN có nhiều hình thức, biện pháp hữu hiện khắc
phục và phòng ngừa những nguyên nhân gây hư hỏng, mất mát tài liệu.
Bảo quản lâu dài vốn tài liệu nhằm mục đích đáp ứng thoả mãn nhu cầu
bạn đọc, giảm bớt số lần từ chối, phát huy giá trị vốn tài liệu, giảm bớt chi phí
không cần thiết để mua tài liệu bị mất, hư hỏng.
Những ý nghĩa trên đây cho thấy tầm quan trọng của công tác bảo quản
vốn tài liệu. Chính vì thế, khi đánh giá chất lượng công tác thư viện, bên cạnh
các hoạt động nghiệp vụ và hoạt động chuyên môn khác thì chúng ta còn phải
căn cứ vào kết quả hoạt động của công tác bảo quản, giữ gìn vốn tài liệu của
thư viện đó.
Tóm lại, các cơ quan thông tin - thư viện có nhiệm vụ thường xuyên
sưu tầm - tổ chức, sử dụng và bảo quản kho tài liệu nên mục đích chung của
việc tổ chức và bảo quản tài liệu là nhằm:
o Tạo ra một trật tự nhất định trong kho
o Tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu
o Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu.
o Bảo quản lâu dài, tránh mất mát, hư hỏng.
o Sử dụng lâu bền, tiết kiệm chi phí.
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI
LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI
2.1. Xử lý tài liệu
Xử lý tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ không thể thiếu trong các thư
viện và cơ quan thông tin. Nó bao gồm hàng loạt các thao tác nghiệp vụ từ
tiếp nhận tài liệu, vào sổ đăng ký tổng quát, , mô tả tài liệu,phân loại, định từ
khoá, tóm tắt, chú giải tài liệu.. Đòi hỏi cán bộ phải có trình độ nghiệp vụ
chuyên môn cao. Từ kết quả xử lý tài liệu được sắp xếp một cách đúng đắn,
khoa học hợp lý.
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của KHCN, đặc biệt là công nghệ
thông tin đã làm gia tăng thông tin với một khối lượng khổng lồ đó là hiện
tượng “bùng nổ thông tin”. Hiện tượng này đã tạo ra sự mất tin, nhiễu tin. Vì
vậy, để NDT có được nguồn tin chính xác, đầy đủ, nhanh chóng là việc khó
khăn và phức tạp, đòi hỏi những người làm công tác thư viện cần thực hiện tốt
công tác xử lý tài liệu của cơ quan đó.
Ý thức được điều đó, Thư viện ĐH Y HN đã luôn làm tố công tác xử lý
tài liệu, có những kế hoạch, định hướng để công tác tổ chức vốn tài liệu hoạt
động có hiệu quả nhanh chóng hội nhập với các thư viện trong nước cũng như
trên thế giới.
Công tác xử lý tài liệu bao gồm xử lý hình thức và xử lý nội dung của
sách.
2.1.1.Xử lý hình thức.
Xử lý hình thức hay còn gọi là mô tả thư mục tài liệu là quá trình lựa
chọn các chi tiết đặc trưng của một tài liệu và trình bày chúng theo một quy
tắc nhất định nhằm giúp người dùng tin dễ dàng tìm thấy tài liệu. Kết quả của
việc xử lý là sách được sắp xếp một cách đúng đắn trên giá, lựa chọn sách
nhanh chóng và chính xác theo đúng yêu cầu của độc giả.
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

Ở Thư viện ĐH Y HN, công tác xử lý tài liệu về hình thức bao gồm
các công đoạn: đăng ký tài liệu, đóng dấu, dán nhãn, ghi ký hiệu xếp giá.
•Đăng ký vốn tài liệu
Đăng ký vốn tài liệu là một khâu nghiệp vụ khá quan trọng trong công
tác thư viện nói chung và quá trình xử lý nói riêng. Đăng ký vốn tài liệu góp
phần bảo quản kho sách. Mỗi xuất bản phẩm nhập hay xuất ra khỏi thư viện
đều phải tiến hành công tác đăng ký để nắm được toàn bộ vốn tài liệu của thư
viện. Những cuốn sổ đăng ký được coi là nhưng tài liệu pháp lý chứng minh
tất cả các xuất bản phẩm đã được mua từ trước và mới mua về đều phải có
mặt. Qua đó thủ thư có thể báo cáo tình hình tài sản của thư viện và có thể
tiến hành kiểm tra thường xuyên kho sách.Và những tài liệu đã đăng ký là cơ
sở để thanh toán tài chính về công tác thư viện một cách rõ ràng, chính xác.
Để tiến hành đăng ký tài liệu có hiệu quả, phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ những tin tức về vốn tài liệu
của thư viện
- Hình thức đăng ký đơn giản
- Phương pháp và hình thức đăng ký phải thống nhất
- Việc đăng ký phải kịp thời, linh hoạt
- Các tài liệu nhập và xuất ra khỏi thư viện phải được đăng ký
Khi tiến hành đăng ký, cán bộ thư viện đã thống nhất đơn vị đăng ký.
Đối với Thư viện ĐH Y HN có quy định đơn vị đăng ký cho sách là cuốn;
báo, tạp chí là từng số; đơn vị đăng ký tranh ảnh, bản đồ là tờ…
Tác dụng của việc đăng ký tài liệu:
- Đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của tài liệu trong Thư viện,
thông qua việc vào sổ, mỗi một tài liệu của Thư viện sẽ có đầy đủ bằng chứng
để tra cứu, ngăn ngừa tổn thất nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ.
- Thông qua việc đăng ký tài liệu có thể kịp thời phản ánh tình hình
hoạt động của toàn Thư viện, làm cơ sở để hoạch định kế hoạch công tác thư
viện nói chung và kế hoạch xây dựng kho sách nói riêng.
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

- Việc đăng ký tài liệu có thể nêu lên những thống kê gọn và chính
xác làm cơ sở để báo cáo, tổng kết công tác của Thư viện.
Tài liệu sau khi được nhập về tiến hành dưới hai hình thức đăng ký là
đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt.
 Đăng ký tổng quát: là đăng ký cho từng lô sách, từng đợt sách,
theo hoá đơn chứng từ nhập vào Thư viện, giúp cho Thư viện nắm được tình
hình chung về vốn tài liệu của cơ quan.
Ở Thư viện ĐH Y HN việc đăng ký tổng quát cho tài liệu, bao
gồm các công việc:
- Ghi ngày, tháng, năm của lô sách mới nhập về
- Số thứ tự của lô sách mới nhập về
- Nguồn cung cấp sách
- Tổng số hoá đơn nhập về
- Số lượng mỗi loại sách là bao nhiêu
- Phần ghi chú đó là những điều cần lưu ý của lô sách
 Đăng ký cá biệt: là đăng ký từng cuốn sách, ghi vào sổ tài sản của
thư viện để nắm vững tình hình lưu thông của từng cuốn sách. Việc đăng ký
cá biệt còn có chức năng thông tin. Vì qua đó Thư viện có thể nắm rõ được
tình trạng của kho sách; sự phân phối kho sách theo từng loại hình ấn phẩm,
theo ngôn ngữ, theo đối tượng; nắm rõ thư viện có sách gì và thiếu sách gì.
Ở Thư viện ĐH Y HN một cuốn sổ đăng ký cá biệt bao gồm các cột:
- Cột ghi ngày vào sổ: phải ghi đúng ngày vào sổ
- Cột số thứ tự: ghi số thứ tự của mỗi cuốn sách khi vào sổ
mỗi cuốn có một ký hiệu riêng
- Cột tác giả và tên sách:họ đệm trước, tên tác giả sau, sau đó
đến sách.
- Cột kiểm kê.
- Cột xuất bản: ghi năm xuất bản mới nhất của cuốn sách.
- Cột giá tiền: ghi giá tiền( nếu có), còn nếu là sách tặng thì
ghi vào cột ghi chú.
- Cột số vào sổ tổng quát: ghi số thứ tự của số đăng ký tổng quát
- Cột môn loại: ghi tên môn loại tri thức của cuốn sách đó.
- Cột ngày vào sổ.
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

- Cột phụ chú: ghi những thông tin bổ sung liên quan đến
cuốn sách đó, do người nhận sách ký.
Ở Thư viện ĐH Y HN việc đăng ký tài liệu được thực hiện một
cách đều đặn, nghiêm túc, chính xác và thống nhất. Các tài liệu nhập về Thư
viện được tiến hành đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt, do phòng Biên mục
đảm nhiệm. Sổ ĐKCB là tài liệu rất quan trọng của Thư viện nên được giữ
gìn, bảo quản lâu dài, cẩn thận. Số ĐKCB: là số liên tục – không được đảo số,
nhảy số.
Việc đăng ký cá biệt có những ưu và nhược điểm sau:
- Về ưu điểm:
+ Mỗi tài liệu trong Thư viện được đăng ký rõ ràng
+ Mỗi tài liệu có một số đăng ký riêng;
+ Nhìn vào sổ đăng ký và các trang đăng ký có thể biết rõ tài
liệu nhập vào kho.
- Nhược điểm của sổ ĐKCB:
+ Số ĐKCB tăng nhanh, bộ phận phòng Biên mục phải quản lý
nhiều sổ.
+ Đăng ký trùng nhiều động tác lặp nên mất thời gian. Ví dụ một
tài liệu có 30 bản sẽ phải đăng ký 30 lần.
• Đóng dấu:
Chỉ đóng dấu những tài liệu nhập vào thư viện. Ý nghĩa của việc làm
này là xác định chủ quyền của tài liệu thuộc về thư viện và cố định chúng vào
thư viện.
- Tài liệu sau khi đóng dấu trở thành tài sản của thư viện.
- Tránh nhầm lẫn tài liệu giữa các thư viện.
- Giúp cán bộ thư viện kiểm tra tài liệu thuộc thư viện mình.
Ở Thư viện ĐH Y HN, dấu có hình chữ nhật kèm theo ô để ghi số ĐKCB
của tài liệu, dấu được đóng ở trang tên sách trên những yếu tố xuất bản.
Ví dụ:
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

ĐLB1842
Đối với những tài liệu quí hiếm dấu được đóng ở mặt sau của trang tên
sách. Dấu thứ hai được đóng ở trang 17 hoặc ở một trang tên sách . Nếu tài
liệu có các phụ bản rời thì các phụ bản phải được đóng dấu. Nếu tài liệu
không đủ 17 trang thì dấu thứ hai được đóng ở trang trước của trang cuối cùng.
Đối với báo, tạp chí đóng dấu ở trang bìa hoặc trang đầu tiên ở góc trên
bên trái của báo, tạp chí.
• Dán nhãn
Ở Thư viện ĐH Y HN việc in và dán nhãn do phòng Biên mục phụ
trách. Việc dán nhãn giúp cho việc sắp xếp tài liệu trong kho và tìm kiếm tài
liệu được dễ dàng.
Nhãn sách được Thư viện viết bằng mực không phai, rõ ràng. Đối với
sách mỏng, nhãn được dán vào góc phải bìa sau cách gáy sách và cạnh trên
1,5cm. Nếu vị trí đó có thông tin, dán nhãn ở góc dưới bìa sau tài liệu cách
gáy sách và cạnh dưới 1,5cm. Đối với tài liệu dày có gáy sách từ 1,5cm trở
lên thì nhãn được dán ở gáy cách mép dưới 1,5cm.
Đối với báo, tạp chí thư viện không thực hiện dán nhãn mà chỉ đóng dấu.
• Ghi ký hiệu xếp giá.
Ở Thư viện ĐH Y HN việc định ký hiệu xếp giá do phòng Biên mục
đảm nhiệm.Ghi ký hiệu xếp giá là việc xác định cho mỗi tài liệu có một kí
hiệu riêng được sắp xếp một cách trật tự logic trên giá sách trong các kho sách
của thư viện với mục đích là giúp cho việc tìm kiếm tài liệu của cán bộ hay
độc giả được thực hiện một cách rõ ràng.
Ký hiệu xếp giá được ghi lên nhãn sách và bên phải trang tên sách
chính. Ký hiệu này được cấu tạo theo dạng phân số, số trên là ký hiệu phân
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

loại, số giữa là ký hiệu tên tác giả hoặc tên tài liệu đã mã hóa theo qui định
( chỉ số Cutter), số dưới cùng là số ĐKCB của tài liệu.
Ở Thư viện ĐH Y HN nhãn xếp giá như sau:
2.1.2.Xử lý nội dung
Xử lý tài liệu về mặt nội dung cho phép ta nắm được thông tin về mọi
mặt của tài liệu. Xử lý nội dung bao gồm các bước: Mô tả tài liệu, phân loại
tài liệu, định từ khoá, tóm tắt và chú giải.
• Mô tả tài liệu
Là cơ sở để xác định được đặc tính của tài liệu về nhiều phương diện,
để có thể nhận dạng nó một cách chính xác và không bị nhầm lẫn với các tài
liệu khác.
Từ khi thành lập đến năm 2010 thư viện trường ĐH Y HN sử dụng qui
tắc mô tả thư mục quốc tế ISBD (International Standard Bibliographic
Description) , các phiếu mô tả gồm 7 vùng mô tả. Các mô tả này đảm bảo
tính chính xác, thông nhất giữa các thư viện trong nước và trên thế giới.
Ví dụ về một tài liệu được mô tả theo ISBD:
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV
KHPL
Chỉ số Cutter
ĐKCB
ĐVC 5974-5975. TRẦN ĐỨC PHẤN
Điều tra cơ bản về bệnh đái
tháo đường ở người Việt Nam /Trần
Đức Phấn.- H.: Y học, 2002.

Tuy nhiên, hệ thống mục lục truyền thống tại Thư viện không được bổ
sung thêm phiếu mô tả vì tiến tới Thư viện sẽ bỏ dần hình thức tra cứu truyền
thống. Hầu hết các phiếu mô tả đều thể hiện của những tài liệu cũ nên số
lượng NDT sử dụng rất ít. Hiện nay NDT đến Thư viện chủ yếu họ tra cứu
trên CSDL thư mục của phần mềm Ilib 4.0.
Từ năm 2010 đến nay, Thư viện đã chuyển đổi sang sử dụng chuẩn
mô tả AACR2 (Anglo American Cataloguing Rules, Second Edition). Với
chuẩn mô tả AACR2 tài liệu được xử lý trên máy theo khổ mẫu MARC 21.
AACR2 có 8 vùng dữ liệu:
- Vùng 1: Nhan đề và thông tin về trách nhiệm (nhan đề chính,
nhan đề song song, thông tin về nhan đề, xác minh đầu tiên về trách nhiệm,
các xác minh tiếp theo về trách nhiệm)
- Vùng 2: Vùng lần xuất bản (lần xuất bản và trách nhiệm liên quan
đến lần xuất bản).
- Vùng 3: Vùng đặc biệt (dành cho ấn phẩm nhiều kỳ, tệp máy tính,
bản đồ, đồ biểu, tác phẩm âm nhạc).
- Vùng 4: Vùng xuất bản (nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản).
- Vùng 5: Vùng mô tả vật lý (quy mô của tài liệu, các chi tiết vật
chất khác, kích thước, các tài liệu đi kèm).
- Vùng 6: Vùng tùng thư (tên tùng thư, thông tin trách nhiệm liên
quan đến tùng thư…)
- Vùng 7: Vùng ghi chú (các ghi chú về nhan đề, về trách nhiệm, về
xuất bản, về vật chất… cung cấp thêm thông tin cho phần mô tả).
- Vùng 8: Vùng số tiêu chuẩn (ISBN, ISSN, điều kiện có được tài liệu).
Việc Thư viện ĐH Y HN tiến hành áp dụng mô tả tài liệu theo chuẩn
AACR2 có một số thuận lợi và khó khăn như sau:
- Về thuận lợi:
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

+ Việc mô tả tài liệu được thực hiện trên máy nên tiết kiệm được
thời gian và công sức của cán bộ so với mô tả tài liệu trên phiếu.
+ AACR2 là quy tắc biên mục Anh – Mỹ, không có nhiều khác
biệt so với ISBD nên không phức tạp và mới mẻ đối với cán bộ biên mục.
- Về khó khăn:
+ Do Thư viện mới đưa vào sử dụng nên cán bộ chưa thực sự thành
thạo trong việc mô tả tài liệu trên máy.
+ Trình độ của cán bộ Thư viện về kỹ năng tin học, về y học và khả
năng định từ khóa chưa cao. Cách thể hiện của mỗi cán bộ biên mục chưa có
sự thống nhất trong quy trình định từ khóa dẫn đến độ chính xác chưa cao,
gây khó khăn cho bạn đọc khi tra cứu tài liệu.
• Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là khâu xử lý nội dung của tài liệu dựa theo khung
phân loại mà thư viện áp dụng. Hiện nay thư viện có 3 cán bộ làm công tác
phân loại, trong đó có 3 cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành thông tin - thư viện
và một cán bộ chuyên ngành y. Thư viện ĐH Y HN là một thư viện chuyên
ngành y. Vì vậy, việc lựa chọn khung phân loại có nhiều điểm khác so với các
thư viện khác.
Từ khi thành lập đến năm 1985 Thư viện Đại học Y Hà Nội sử dụng
khung phân loại UDC. Tuy nhiên, sau khi sử dụng thư viện nhận thấy có một
số hạn chế, không phù hợp và gặp một số khó khăn. Chính vì vậy, từ năm
1985, thư viện đã kết hợp với một số y, bác sỹ, chuyên gia y tế mà đứng đầu
là bác sỹ Đặng Vũ Viêm đã nghiên cứu và xây dựng một khung phân loại
giành riêng cho thư viện mình với tên gọi là “Bảng phân loại các ngành”.
Khung phân loại này được xây dựng dựa trên khung phân loại thập tiến quốc
tế UDC và BBK, bao gồm 100 đề mục chính phản ánh từng chuyên ngành cụ
thể. Đó là sự kết hợp giữ chữ cái latinh và số Ả Rập từ 0 đến 9 để sắp xếp
theo phân loại chuyên khoa sâu trong ngành, ví dụ D1: Da liễu; M1: Mắt- thị giác.
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

Ví dụ 1: Kết quả kiểm tra về di truyền tế bào khi sử dụng cây làm dược
liệu điều trị các tổn thương ở hệ miễn dịch.
Trong ví dụ trên thì cán bộ thư viện sẽ phân loại sẽ phân tích các yếu tố
mà tài liệu đề cập đến, sau đó sắp xếp nó vào M3 Miễn dịch học và D6 dược.
Ví dụ 2: Bước đầu nghiên cứu phẫu thuật đục thể thuỷ tinh ngoài bao
kết hợp đặt thể thuỷ tinh nhân tạo hậu phòng ở người lớn tuổi Việt Nam.
Trong ví dụ trên tài liệu được xếp vào M1(Mắt- thị giác) và L2(Lão khoa)
Về ưu điểm của khung phân loại này:
-Khung phân loại này rất phù hợp với tài liệu chuyên ngành, vốn
tài liệu ít như ở Thư viện ĐH Y HN và áp dụng cho việc phân loại tài liệu ở
kho ngoại văn.
-Khung phân loại của Thư viện ĐH Y HN biên soạn nhằm mục
đích phân loại chính xác các chuyên ngành y học, vì vậy rất dễ dàng cho sinh
viên, bác sỹ, chuyên gia nghiên cứu về y học trong quá trình tìm kiếm tài liệu.
-Một trong những ứng dụng quan trọng của khung phân loại là để
tổ chức, sắp xếp kho mở trong Thư viện, cụ thể là phòng đọc ngoại văn, giúp
bạn đọc tự lựa chọn tài liệu. Nếu không tìm thấy cuốn sách mình cần, bạn đọc
có thể có những cuốn sách tương tự về vấn đề đó gợi ý cho bạn đọc thay thế.
Tuy nhiên khung phân loại này cũng có những nhược điểm:
-Vì khung phân loại biên soạn nhằm mục đích biên soạn riêng
cho thư viện của mình, nên đây cũng là một khó khăn cho việc hợp tác liên
thư viện và hoà mạng với các thư viện thế giới.
-Vì đây là một khung phân loại chuyên ngành nên rất khó khăn
cho cán bộ trong quá trình phân loại nếu như không có kiến thức chuyên môn.
Từ năm 2010 Thư viện ĐH Y HN đã chuyển sang thử nghiệm bảng
phân loại NLM (National Library of Medicine) của thư viện Y–Dược học Hoa Kỳ.
Bảng phân loại NLM bao gồm lĩnh vực y học và các ngành khoa học
liên quan, sử dụng hai chữ cái là Q và W, gồm các mục QS–QZ và W–WZ
(lấy theo nhánh W và phần cuối nhánh Q của Bảng phân loại LC). Trật tự các
ký hiệu tương tự như bảng phân loại LC: Gồm các chữ cái và các chữ số
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

Ví dụ: WE - Hệ cơ xương; WF – Hệ hô hấp.
Bảng phân loại NLM gồm có bảng tra chính (khung phân loại), bảng
tra chủ đề và bảng G (bảng ký hiệu địa lý).
- Cấu trúc khung phân loại: Gồm có
+ Các ngành khoa học cơ bản:
QS Giải phẫu người
QT Sinh lý học
QU Hóa sinh
QV Dược lý học
QW Vi sinh học và miễn dịch học
QX Ký sinh trùng học
QY Bệnh học lâm sàng
QZ Bệnh học
+ Y học và các chủ đề có liên quan:
W Nghề y
WA Sức khỏe cộng đồng
WB Thực hành y học
WC Các bệnh truyền nhiễm
……
WZ Lịch sử y học
Tiêu đề của mỗi mục được đặt ngắn gọn (Ví dụ: WE–Hệ cơ xương
khớp; WG–Hệ tim mạch) và được hiểu rộng ra như các hệ sinh lý, các ngành
và chuyên ngành có liên quan. Ưu tiên phần chia theo cơ quan nội tạng. Trong
phần đầu của mỗi mục, sau mỗi ký hiệu chữ cái là một nhóm các con số
thường từ 1-39/49 đại diện cho dạng xuất bản của tài liệu.
- Bảng tra chủ đề: Trong bảng phân loại NLM trước tiên bao
gồm các thuật ngữ có trong MeSH (Medical Subject Heading), có nội dung
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

liên quan tới các ký hiệu phân loại của bảng phân loại NLM, được sắp xếp
theo trật tự chữ cái. Nó cũng bao gồm các thuật ngữ cũ và những thuật ngữ
mới xuất hiện lần đầu trong phiên bản MeSH mới nhất. Tương ứng với những
thuật ngữ này là các chỉ số phân loại phản ánh chính xác hoặc sát nhất với
thuật ngữ của nội dung cần thể hiện thay thế cho MeSH.
- Bảng G (bảng tra địa lý): Được áp dụng cho tất cả các chỉ số
phân loại có chú thích “ bảng G ” trong khung phân loại NLM. Các ký hiệu
trong bảng tra địa lý thể hiện tên mới nhất của vùng địa lý đó. Đối với tất cả
các ký hiệu phân loại có phần chú dẫn “ bảng G ” bên cạnh thì cán bộ biên
mục phải xác định được một hoặc nhiều hơn các vùng địa lý được đề cập tới
trong tài liệu đó. Nếu tài liệu đó có nhiều vùng địa lý nhưng không nhấn
mạnh tới một vùng cụ thể thì ta xác định ký hiệu địa lý cho vùng đầu tiên
được nhắc tới. Đối với các ký hiệu phân loại có phần chú dẫn “ không có
trong bảng G ” được xác định cho những tài liệu viết về cùng chủ đề đó
nhưng không nhấn mạnh tới vùng địa lý. Ví dụ: WG 11 Lịch sử (bảng G) là
ký hiệu phân loại về lịch sử bệnh tim mạch trong những khu vực địa lý cụ thể
và WG 11.1 là ký hiệu phân loại cho tài liệu về lịch sử bệnh tim nói chung
(không thuộc bảng G).
Sau khi đã xác định chính xác vị trí của tài liệu trong khung phân loại,
cán bộ sắp xếp chúng vào kho.
Khung phân loại này được Thư viện áp dụng cho việc phân loại tài liệu
ở phòng đọc và đã hạn chế được phần nào nhược điểm của khung phân loại
do Thư viện biên soạn.
Với khung phân loại này, trong quá trình phân loại cán bộ thư viện
cũng gặp nhiều khó khăn như kiến thức về ngành y nhưng cùng với sự giúp
đỡ của cán bộ chuyên ngành việc phân loại trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn,
đáp ứng yêu cầu của bạn đọc một cách nhanh chóng, chính xác.
• Định từ khoá
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

Công tác định từ khoá ở Thư viện ĐH Y HN đã phản ánh được nội
dung chủ yếu của vốn tài liệu và mang lại hiệu quả cao cho độc giả. Tuy
nhiên, Thư viện vẫn chưa có bộ từ khoá chuẩn đảm bảo tính nhất quán cho
quá trình định từ khoá, chủ yếu là ý kiến người xử lý tài liệu, nặng về cảm
tính. Do vậy, cùng một tài liệu mà có hiện tượng mỗi cán bộ lại có cách định
từ khoá khác nhau hay hai thời điểm khác nhau định từ khoá khác nhau.
Ví dụ: Cuốn sách “ Tình hình bệnh đái tháo đường ở người cao tuổi tại
Thanh Hoá”
Có cán bộ thư viện sẽ định từ khoá cho tài liệu này như sau:
→ đái tháo đường.
người cao tuổi.
Cán bộ khác lại định từ khoá cho tài liệu này :
→ đái tháo đường
người già.
Hay ví dụ như lỗi không thống nhất giữa các từ “i” và “y”, mà điển
hình là các từ “bác sỹ”- “bác sĩ”.
Việc định từ khoá cho các tài liệu nước ngoài cũng chưa thực sự chính
xác và đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin, việc định từ khoá chỉ mang
tính chung chung, do hạn chế về ngoại ngữ cùng với kiến thức chuyên môn về
ngành y của cán bộ ở Thư viện.
• Tóm tắt và chú giải.
Đây là quá trình xử lý ngữ nghĩa và viết tóm tắt nội dung của tài liệu
nhằm mục đích thông tin cho người sử dụng nội dung của tài liệu được tóm
tắt. Đây là khâu quan trọng giúp người dùng tin có thể rút ngắn thời gian tra
tìm tài liệu thông qua một bài tóm tắt ngắn gọn, súc tích, phản ánh đầy đủ nội
dung tài liệu. Tuy nhiên, để có thể nắm bắt được nội dung chính của tài liệu
để tóm tắt được chính xác thì cần có những cán bộ chuyên môn về tóm tắt, và
hơn nữa họ phải có kiến thức về y học.
Hiện nay Thư viện áp dụng hình thức tóm tắt cho việc xử lý luận án,
luận văn và các bài trích báo- tạp chí.
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

2.2. Phương pháp tổ chức kho tài liệu.
Hiện nay nhu cầu thông tin của bạn đọc ngày càng lớn và khả năng
khai thác thông tin của họ cũng tốt hơn. NDT không chỉ có khả năng tìm
kiếm, khai thác thông tin mà còn có khả năng tạo ra nhiều thông tin mới. Việc
tổ chức kho tài liệu cũng là một cách để thư viện tiến gần hơn đến với bạn đọc
và bạn đọc tiếp cận gần hơn với thư viện. Ngoài hình thức tổ chức tài liệu
theo kho đóng thì ngày nay hình thức tổ chức kho mở cũng đang được áp
dụng phổ biến với những ưu điểm riêng biệt.
Phương pháp tổ chức kho sách phải đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng, phù hợp
với trình độ nghiệp vụ của thư viện và phải có cơ sở khoa học vững chắc.Thư
viện ĐH Y HN tổ chức kho sách theo các hình thức như sau:
2.2.1. Kho đóng.
Theo hình thức tổ chức này, tài liệu được tổ chức thành một dạng độc
lập, tách biệt với người đọc. Bạn đọc muốn tìm tài liệu nhất thiết phải thông
qua bộ máy tra cứu và cán bộ thư viện. Ở Thư viện ĐH Y HN kho đóng bao
gồm: kho giáo trình và kho phòng đọc.
• Sắp xếp tài liệu trong kho đóng.
Tài liệu trong các kho này được sắp xếp dựa trên hình thức của tài liệu,
theo nguyên tắc: loại hình tài liệu- ngôn ngữ- khổ tài liệu- số đăng ký các
biệt-thời gian.
- Sắp xếp theo loại hình tài liệu: Các loại hình tài liệu sách, báo, tạp
chí, bản vẽ, tài liệu nghe nhìn được phân chia thành những khu vực và những
giá riêng biệt. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phục vụ tài
liệu cho người đọc, dễ dàng trong việc bảo quản tài liệu.
- Sắp xếp theo ngôn ngữ tài liệu: trong từng loại hình tài liệu lại được
sắp xếp theo từng nhóm ngôn ngữ: Việt, Anh, Pháp… và trong ký hiệu xếp
giá bắt buộc phải ghi ký hiệu ngôn ngữ.
Ví dụ: V- Sách tiếng Việt
A- Sách tiếng Anh
P- Sách tiếng Pháp
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

Sắp xếp theo ngôn ngữ giúp cho cán bộ Thư viện ĐH Y HN nắm
chắc kho tài liệu hơn, định hướng tìm kiếm và phục vụ tài liệu cho người
đọc nhanh chóng.
- Sắp xếp theo khổ cỡ tài liệu: trong từng loại hình ngôn ngữ, tài
liệu tiếp tục được phân chia và sắp xếp căn cứ vào chiều cao của gáy sách
thành các nhóm: lớn, vừa và nhỏ.
+ Khổ nhỏ: chiều cao của tài liệu từ trên 19cm trở xuống ký hiệu là A
+ Khổ vừa: chiều cao của tài liệu trên 19cm đến 26cm ký hiệu là B
+ Khổ lớn: chiều cao của tài liệu từ 26cm trở lên ký hiệu là C.
- Sắp xếp tài liệu theo số đăng ký cá biệt. Trong từng loại tài liệu lớn,
vừa và nhỏ,tài liệu được sắp xếp theo thứ tự đăng ký cá biệt mà không cần
biết đến nội dung của chúng. Các số đăng ký cá biệt này đồng thời cũng dùng
làm ký tự xếp giá. Cách sắp xếp này có ưu điểm là tiết kiệm diện tích kho và
nhanh chóng tìm được tài liệu phục vụ người đọc.
- Sắp xếp theo thời gian: tài liệu được sắp xếp theo thời gian nghĩa là
theo thứ tự năm xuất bản của tài liệu. Việc áp dụng nguyên tắc thời gian cho
phép phân chia kho sách thành từng nhóm theo năm. Những sách mới, kịp
thời nhất được tách riêng. Cuối mỗi phần bao giờ cũng xếp những sách mới
nhất. Đối với báo, tạp chí việc phân chia được cụ thể ra từng năm, quý, tháng,
ngày, số.
• Ký hiệu xếp giá trong kho đóng.
- Tại thư viện ĐH Y HN, tài liệu trong kho đóng có nhãn như sau:
KHPL
Chỉ số Cutter
ĐKCB
- Số đăng ký cá biệt của các tài liệu trong thư viện là sự tích hợp của
những thông tin sau: kho, ngôn ngữ, khổ cỡ, số thứ tự đăng ký cá biệt.
Ví dụ: Cuốn sách “Bệnh học nội khoa” có nhãn xếp giá như sau:
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

WB115
B256
ĐVC.002934
Trong đó nhãn ĐVC.002934 là biểu thị của các thông tin sau:
- Đ là ký hiệu kho phòng đọc
- V: tài liệu có ngôn ngữ tiếng Việt
- 002934: số đăng ký cá biệt của tài liệu.
• Kho giáo trình.
Chủ yếu phục vụ cho sinh viên, học viên, học viên đại học mượn về
nhà. Hình thức mượn chủ yếu là trên thẻ mượn và một phần tiền thuê nhỏ, và
một phần tiền đặt cọc đối với học viên sau đại học để hồi cố tài liệu bị rách
nát trong quá trình mượn đọc.
- Tài liệu trong kho giáo trình được sắp xếp theo môn loại tri thức.
- Ký hiệu xếp giá trong kho giáo trình:
Ví dụ: Cuốn sách “ Sinh lý học” có ký hiệu như sau:
QT9
S312
GT.004598
Trong đó:
- QT9: tên tài liệu dựa theo ký hiệu phân loại trong khung phân
loại, QT: Sinh lý học. 09: bài giảng
- S312: Tên tài liệu đã được mã hoá, S là ký hiệu chữ cái đầu tên
của cuốn sách và “inh” được mã hoá là 312.
- GT.004598: Số ĐKCB của tài liệu.GT: ký hiệu kho- 004598: số
thứ tự đăng ký cá biệt của tài liệu.
• Kho phòng đọc.
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

- Phòng phục vụ bạn đọc được thực hiện theo hình thức kho đóng,
có 2 máy tính để bạn đọc tra tìm tài liệu, 2 máy tính để cán bộ thư viện quét
thẻ, quản lý bạn đọc
- Kho tài liệu khá phong phú như sách, luận án, luận văn, báo, tạp
chí…, trung bình số độc giả ở đây là 35.000 lượt bạn đọc/1năm
- Kho phòng đọc ký hiệu là Đ (đọc).
 Sắp xếp tài liệu ở phòng đọc
Kho tài liệu được sắp xếp theo khổ cỡ, theo đăng ký cá biệt và theo
ngôn ngữ.
- Sách tiếng Việt được sắp xếp theo ngôn ngữ:
Ví dụ: ĐVA: sách khổ nhỏ
ĐVB: sách khổ vừa
ĐVC: sách khổ lớn
- Báo tiếng Việt được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt và theo thời gian.
Ví dụ: BV1:Y học Việt Nam
BV2: Nội khoa
BV3: Ngoại khoa
- Sách luận văn, luận án, khoá luận sinh viên ký hiệu là ĐL, được sắp
xếp theo số đăng ký cá biệt từ 1 đến tận cùng theo thời gian.
Ví dụ: ĐL8190; ĐL8191; ĐL8192…
 Ký tự xếp giá tài liệu.
Ký tự xếp giá trong kho phòng phòng đọc cũng giống như ở kho giáo
trình, được cấu tạo bằng ký hiệu phân loại (theo khung phân loại NLM), kết
hợp với kí hiệu tên tài liệu đã được mã hoá và số đăng kí cá biệt của tài liệu.
Ví dụ: Cuốn sách “ Khoa học hành vi và truyền thống giáo dục sức
khoẻ” có nhãn xếp giá như sau:
WA590
KH408
ĐVC.004347
Trong đó:
- WA590: ký hiệu phân loại về nghề y trong khung phân loại
NLM. Cụ thể, WA: sức khoẻ cộng đồng, 590: giáo dục sức khoẻ
- KH408: là ký hiệu mã hoá tên tài liệu, KH là chữ cái đầu trong
tên tài liệu và “oa” được mã hoá là 408.
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

- ĐVC.004347: số ĐKCB của tài liệu. Đ: ký hiệu phòng đọc, V là
tiếng Việt, C là khổ lớn. 004347 là số thứ tự ĐKCB của tài liệu.
 Hình thức tổ chức tài liệu theo dạng kho đóng ở thư viện ĐH
Y HN có những ưu điểm sau:
- Tiết kiệm được diện tích kho, giá sách vì tài liệu ở kho đóng
được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt, theo cùng kích cỡ nên không phải chừa
nhiều khoảng trống dự trữ như các kiểu sắp xếp khác.
- Hình thức tổ chức theo kho đóng mang tính thẩm mỹ cao do tài
liệu được sắp xếp theo ngôn ngữ , khổ cỡ nên trông rất đẹp mắt, khi bạn đọc
trả lại sách cũng dễ dàng hơn cho cán bộ trong việc sắp xếp chúng vào vị trí
cũ.
- Tài liệu trong kho được bảo quản tốt, tránh tình trạng mất mát,
hư hỏng.
- Thuận lợi cho công tác tìm kiếm tài liệu, kiểm kê hay kế hoạch
bổ sung bổ sung của cán bộ Thư viện.
 Tuy vậy, tổ chức kho đóng của thư viện ĐH Y HN cũng có một
số hạn chế như:
- Với hình thức tổ chức kho đóng bạn đọc không được tiếp xúc với
tài liệu nên hạn chế trong việc tìm kiếm tài liệu, không bổ sung nhu cầu thông
tin mới trong quá trình tiếm kiếm.
- NDT mất thời gian tra cứu, đợi chờ cán bộ tìm và trả tài liệu theo
yêu cầu.
- Tổ chức tài liệu theo dạng kho đóng cán bộ sẽ mất thời gian,
công sức phục vụ nhiều lượt bạn đọc.
- Do tài liệu trong kho đóng mà cụ thể là phòng giáo trình được
sắp xếp theo khổ cỡ nên những cuốn nằm cạnh nhau không có mối quan hệ
logic về nội dung, do vậy tài liệu dễ bị phân tán ở nhiều ngăn giá, gây khó
khăn cho cán bộ trong việc tìm kiếm và sắp xếp chúng vào kho.
2.2.2. Kho mở
Kho mở được tổ chức thực hiện đầu tiên ở một số thư viện Mỹ vào
những năm cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX.sau đó truyền rộng sang các nước
châu Âu và các nước trên thế giới. Ở Việt Nam phải từ những năm 90 của thế
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

kỷ XX trở lại đây mới bắt đầu tổ chức kho mở mà chủ yếu là áp dụng ở các
thư viện lớn.
Tổ chức theo kho mở là hệ thống phục vụ cho phép người đọc trực tiếp
vào kho tự chọn lấy những tài liệu mà họ cần. Kho mở tạo hứng thú cho
người đọc, cho phép người đọc tự do lựa chọn tài liệu của mình. Tuy nhiên
cũng yêu cầu trình độ và mức độ đọc riêng của người đọc.
Thực tế hiện nay cho thấy, các thư viện chủ yếu tập trung xây dựng tổ
chức kho mở để trực tiếp giới thiệu kho sách cho bạn đọc, kích thích sự hứng
thú đọc sách và việc tìm đến thư viện của bạn đọc. Từ đó tìm mọi cách dễ
dàng thoả mãn nhu cầu đa dạng, phức tạp của bạn đọc.
Ở Thư viện ĐH Y HN kho mở được áp dụng cho kho ngoại văn. Kho
ngoại văn lưu trữ toàn bộ sách báo mới của chuyên khoa, tài liệu tra cứu phục
vụ nghiên cứu của cán bộ, học viên, sinh viên năm cuối, chủ yếu là tiếng Anh.
Tài liệu trong kho được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành. Mỗi lĩnh vực
chuyên ngành phản ánh một chủ đề trong bảng phân loại mà Thư viện biên
soạn.
• Ký hiệu xếp giá trong kho mở:
Trong kho mở (kho ngoại văn) của Thư viện ĐH Y HN ký hiệu xếp giá
được cấu tạo bằng ký hiệu phân loại của khung phân loại mà Thư viện đang
dùng kết hợp với ký hiệu tên tài liệu, và số ĐKCB của tài liệu. Mỗi tài liệu
trong kho được mang một chỉ số xếp giá, ký hiệu xếp giá được dán ở gáy bên
phải trên cùng mặt sau của cuốn sách.
Ví dụ: Cuốn sách “ Operative obstetrics” có nhãn xếp giá như sau:
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

WQ400
PH125
ĐLC.001157
Trong đó:
- WQ400: ký hiệu phân loại của tài liệu theo khung phân loại
NLM. WQ: phẫu thuật. 400: sản khoa.
- PH125: ký hiệu tên sách. PH là hai chữ cái đầu trong tên tài
liệu, vần “âu” có ký hiệu là 125, kết hợp ta được ký hiệu PH125.
- ĐLC.00157: là số ĐKCB của cuốn sách.
• Sắp xếp tài liệu trong kho mở
Hiện nay kho mở của Thư viện ĐH Y HN các tài liệu được sắp xếp
theo môn loại tri thức dựa theo cấu trúc của bảng phân loại chuyên ngành do
Thư viện biên soạn. Trong đó từng ngành khoa học lớn lại được chia thành
từng ngành khoa học nhỏ hơn, trong từng ngành hẹp sách lại được sắp xếp
theo vần chữ cái A, B, C. Điều này giúp cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu một
cách nhanh nhất
Ví dụ: Chữ cái B có các chuyên ngành :
B1 Bệnh học
B2 Bệnh hệ thống
B3 Bệnh nghề nghiệp
B4 Bỏng
Trong mỗi chủ đề lại sắp xếp theo khổ cỡ và theo đăng ký cá biệt, trong
mỗi tủ tài liệu được sắp xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới theo đúng
quy trình nghiệp vụ. Sách ngoại văn trong kho được ký hiệu lần lượt là ĐLA,
ĐLB, ĐLC.
Trong đó:
- Đ: phòng đọc
- L: tiếng latinh
- A: khổ nhỏ
- B: khổ trung bình
- C: khổ lớn
Nguyễn Thị Lý
K55 TT-TV

Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Y Hà Nội_08322512092019

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Y Hà Nội_08322512092019

Similar to Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Y Hà Nội_08322512092019 (20)

More from PinkHandmade

More from PinkHandmade (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Y Hà Nội_08322512092019