Phương thức tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại thư viện tạ quang bửu – trường đại học bách khoa hà nội

Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Hồng Thắm
Lời cảm ơn
Trong quá trình triển khai thực hiện đề tài, do thời gian có hạn, cùng trình độ
chuyên môn còn hạn chế, do đó không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong
nhận được sự đóng góp, chỉ bảo của các thầy, cô để hoàn chỉnh bài viết của mình
Qua đây, em cũng muốn gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới thầy,
cô giáo trong Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội &
Nhân văn Hà Nội, các cán bộ công tác tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại
học Bách Khoa Hà Nội trong suốt thời gian qua đã tận tình chỉ bảo, dạy dỗ và
truyền đạt cho em có được những hành trang kiến thức cần thiết cho bản thân.
Đặc biệt em xin cảm ơn cô giáo hướng dẫn - Th.s Tô Hiền, người đã trực tiếp
hướng dẫn và tận tình chỉ bảo em trong suốt quá trình làm khóa luận.
Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2010
Sinh viên
Nguyễn Thị Hồng Thắm
K 51 Thông tin – Thư viện
1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐHQGHN
KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN
-----------------------
NGUYỄN THỊ HỒNG THẮM
PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU VÀ PHỤC VỤ
NGƯỜI DÙNG TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU -
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
NGÀNH : THÔNG TIN - THƯ VIỆN
KHÓA HỌC : 51 (2006- 2010)
HỆ ĐÀO TẠO : CHÍNH QUY
HÀ NỘI, 2010

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................................ 1
......................................................................................................................................
1. Tính cấp thiết của đề tài............................................................................................... 1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................................... 3
3. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài ..................................................................... 3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu................................................................................ 4
5. Phương pháp nghiên cứu............................................................................................. 4
6. Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn............................................................................. 5
7. Bố cục của khóa luận................................................................................................... 5
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU VÀ CÔNG TÁC
TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU, PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN………......................
.............................................................................................................6
1.2. Giới thiệu về Thư viện Tạ Quang Bửu.................................................................. 6
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển..................................................................... 6
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ..................................................................................... 7
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ...................................................................... 8
1.1.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị.............................................................................. 10
1.1.5. Đặc điểm vốn tài liệu......................................................................................... 10
1.1.6. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin............................................................ 11
1.2. Những vấn đề chung về tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại
Thư viện Tạ Quang Bửu
13
1.2.1. Khái niệm tổ chức vốn tài liệu........................................................................... 13
1.2.2. Khái niệm phục vụ người dùng tin.................................................................... 14
1.2.3. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin
tại Thư viện Tạ Quang Bửu
..........
..........15
..........
CHƯƠNG 2: PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN
TẠ QUANG BỬU
2
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐHQGHN
KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN
-----------------------
NGUYỄN THỊ HỒNG THẮM
PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU VÀ PHỤC VỤ
NGƯỜI DÙNG TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU -
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
NGÀNH : THÔNG TIN – THƯ VIỆN
KHÓA HỌC : 51 (2006- 2010)
HỆ ĐÀO TẠO : CHÍNH QUY
NGƯỜI HƯỚNG DẪN : TH.S TÔ HIỀN
HÀ NỘI, 2010

19
2.1. Xử lý tài liệu – cơ sở khoa học cho việc tổ chức vốn tài liệu............................... 19
2.1.1. Đăng ký tài liệu.................................................................................................. 20
2.1.2. Xử lý tài liệu .................................................................................................21
2.2. Phương thức tổ chức vốn tài liệu........................................................................... 25
2.2.1. Kho đóng…... .................................................................................................27
2.2.2. Kho mở……. .................................................................................................30
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................ 1
..................................................................................................................
1. Tính cấp thiết của đề tài........................................................................... 1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu........................................................... 3
3. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài ................................................. 3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................ 4
5. Phương pháp nghiên cứu......................................................................... 4
6. Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn......................................................... 5
7. Bố cục của khóa luận............................................................................... 5
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU VÀ
CÔNG TÁC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU, PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG
TIN………..................................................................................................
6
1.2. Giới thiệu về Thư viện Tạ Quang Bửu.............................................. 6
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển.................................................. 6
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ.................................................................. 7
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ................................................... 8
1.1.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị........................................................... 10
1.1.5. Đặc điểm vốn tài liệu...................................................................... 10
3

1.1.6. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin......................................... 11
1.2. Những vấn đề chung về tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người
dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu
13
1.2.1. Khái niệm tổ chức vốn tài liệu........................................................ 13
1.2.2. Khái niệm phục vụ người dùng tin................................................. 14
1.2.3. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ
người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu
........
........15
........
CHƯƠNG 2: PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU TẠI
THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU
19
2.1. Xử lý tài liệu – cơ sở khoa học cho việc tổ chức vốn tài liệu........... 19
2.1.1. Đăng ký tài liệu............................................................................... 20
2.1.2. Xử lý tài liệu................................................................................... 21
2.2. Phương thức tổ chức vốn tài liệu....................................................... 25
2.2.1. Kho đóng….................................................................................... 27
2.2.2. Kho mở……................................................................................... 30
2.2.3. Kho đóng- mở................................................................................. 38
CHƯƠNG 3: PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC PHỤC VỤ NGƯỜI
DÙNG TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU.....................................
43
3.1. Các hình thức phục vụ người dùng tin ............................................. 43
3.1.1. Phục vụ tại chỗ................................................................................ 43
3.1.2. Phục vụ mượn về nhà..................................................................... 48
4

3.1.3. Phục vụ tra cứu thông tin................................................................ 50
3.1.4. Các hình thức phục vụ khác............................................................ 53
3.2. Công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu.......................................... 56
3.2.1. Triển lãm…..................................................................................... 56
3.2.2. Giới thiệu sách mới......................................................................... 57
3.2.3. Pano Thư viện................................................................................ 58
CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT
NHẰM GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ
CHỨC VỐN TÀI LIỆU VÀ PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI
THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU..................................................................
59
4.1. Nhận xét, đánh giá............................................................................... 59
4.1.1. Về công tác tổ chức vốn tài liệu......................................................... 59
4.1.1.1. Ưu điểm…................................................................................... 59
4.1.1.2. Hạn chế….................................................................................... 61
4.1.2. Về công tác phục vụ người dùng tin.................................................. 62
4.1.2.1. Ưu điểm…................................................................................... 65
4.1.2.2. Hạn chế….................................................................................... 68
4.2. Đề xuất giải pháp................................................................................. 70
4.2.1. Hoàn thiện công tác tổ chức vốn tài liệu........................................ 70
4.2.2. Đổi mới phương thức phục vụ........................................................ 71
4.2.3. Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị........................................ 75
4.2.4. Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ........................... 76
4.2.5. Đẩy mạnh việc đào tạo, hướng dẫn người dùng tin........................ 77
KẾT LUẬN................................................................................................. 78
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
5

LỜI NÓI ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Thử hình dung, nếu một thành phố ngày nay không có những số nhà, tên phố,
chỉ có những ngôi nhà nối tiếp theo nhau, sẽ thật là khó khăn để gọi ra một địa chỉ
cụ thể. Và nếu trong một thư viện, những cuốn sách cũng giống như những ngôi
nhà ấy, thì có lẽ việc tìm kiếm chúng chẳng khác nào một bài toán lịch sử đang
thách thức trí nhớ của con người.
Từ thời xưa, những người trông sách đã hiểu rằng, cần phải tạo một ra một trật
tự thống nhất, logic cho kho sách quý của mình. Họ đã bắt đầu tổ chức, phân chia
6

chúng theo những môn loại tri thức, theo ngôn ngữ, theo chất liệu…những tài liệu
theo cách phân chia đó được để gần nhau, và người ta thấy được tri thức, sự hiểu
biết của con người qua thời gian đang ngày một biến đổi, phát triển. Qua một kho
sách có tổ chức, người ta còn có thể thấy được quá khứ và hiện tại, có thể nhìn
nhận được một vấn đề theo sự chảy trôi của dòng thời gian. Bởi vậy việc tổ chức
vốn tài liệu cũng giống như một nghệ thuật sắp đặt có mục đích và ý nghĩa to lớn.
Cho đến ngày hôm nay cũng vậy, bất cứ một thư viện nào cũng đều phải tiến
hành tổ chức vốn tài liệu sao cho khoa học, hợp lý. Và công tác này thêm khó khăn
hơn, ngày càng đòi hỏi cao hơn khi mà nguồn lực thông tin trong thư viện không
ngừng tăng lên nhanh chóng, và nếu không có một phương thức để ứng phó với sự
gia tăng đó, kho sách sẽ trở nên khó kiểm soát, khó sử dụng và kém hiệu quả. Tổ
chức, sắp xếp tài liệu trong kho không khó, nhưng tổ chức, sắp xếp làm sao để lấy
ra được tài liệu trong khoảng thời gian ngắn nhất, đồng thời vẫn bảo quản tốt tài
liệu, tạo thuận lợi cho việc sử dụng, nâng cao hiệu quả sử dụng, thì đó mới là một
vấn đề lớn. Cũng chính vì vậy, công tác tổ chức vốn tài liệu luôn là một trong
những khâu quan trọng nhất của hoạt động nghiệp vụ tại mỗi cơ quan thông tin,
thư viện. Thông qua công tác này giúp cho thư viện quản lý vốn tài liệu và phục vụ
người dùng tin khai thác, sử dụng nguồn tin một cách hiệu quả nhất.
Và cũng có thể nói rằng, tổ chức vốn tài liệu tạo đà cho công tác phục vụ
người dùng tin, nhưng chỉ thông qua phục vụ Thư viện mới có thể đánh giá được
hiệu quả của công tác tổ chức vốn tài liệu, đồng thời qua việc phục vụ, bạn đọc sẽ
hiểu rõ hơn về cách thức tổ chức vốn tài liệu và tìm kiếm nguồn thông tin một cách
khoa học. Đó là hai công đoạn kế tiếp và hỗ trợ cho nhau rất nhiều. Nếu một trong
hai khâu đó làm chưa tốt, cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khâu còn lại, và làm
giảm đi hiệu quả hoạt động của Thư viện.
Thư viện Tạ Quang Bửu là một thư viện điện tử hiện đại, và là thư viện
trường đại học khoa học kỹ thuật lớn nhất cả nước. Thư viện có truyền thống hoạt
động hơn 50 năm và được biết đến không chỉ nhờ quy mô rộng lớn, được đầu tư kỹ
7

lưỡng về cơ sở vật chất, trang thiết bị, có chất lượng hoạt động hiệu quả, mà còn ở
nguồn tài liệu khoa học kỹ thuật đa dạng về loại hình và lĩnh vực, đứng đầu cả
nước. Công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ
Quang Bửu trong những năm qua đã trở thành một nhiệm vụ không dễ dàng, khi
mà xã hội đang đứng trước sự gia tăng khổng lồ của khối lượng thông tin, đặc biệt
là những thông tin thuộc lĩnh vực khoa học, kỹ thuật và công nghệ. Thư viện cũng
đã không ngừng phát triển nguồn thông tin của mình để đáp ứng tốt nhất nhu cầu
học tập, nghiên cứu, giảng dạy của Trường. Đi cùng với sự phát triển về số lượng
của nguồn tin, Thư viện lại phải có những phương pháp tổ chức nguồn vốn đó và
phục vụ bạn đọc một cách hiệu quả, tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm, sử dụng của
người dùng tin. Do vậy mà công tác tổ chức vốn tài liệu phải luôn được ưu tiên đi
trước một bước, và vừa phải đảm bảo phù hợp cho sự phát triển lâu dài trong một
tương lai xa của Thư viện, nhưng lại phải gắn bó với phục vụ và thân thiết với
người dùng tin. Và để giải quyết tốt mối quan hệ đó, Thư viện Tạ Quang Bửu cũng
gặp phải những khó khăn cần sớm được khắc phục. Chính vì lý do đó, em đã chọn
hướng nghiên cứu: “Phương thức tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại
Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” làm đề tài khóa
luận tốt nghiệp của mình.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Mục đích:
• Tìm hiểu rõ thực trạng công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin
tại Thư viện Tạ Quang Bửu.
• Qua đó, đánh giá những mặt tích cực và hạn chế, đồng thời đề xuất một số giải
pháp có tính khả thi, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức vốn tài
liệu và phục vụ người dùng tin.
Nhiệm vụ:
• Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Tạ Quang Bửu
8

• Nêu rõ vai trò, tầm quan trọng của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ
người dùng tin đối với Thư viện Tạ Quang Bửu.
• Mô tả thực trạng của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin.
oCơ sở khoa học của việc tổ chức vốn tài liệu
oPhương pháp tổ chức vốn tài liệu.
oCác hình thức phục vụ.
oCác hoạt động tuyên truyền, giới thiệu tài liệu.
• Phân tích, đánh giá những ưu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức vốn tài liệu
và phục vụ người dùng tin.
• Đưa ra giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức vốn tài
liệu và phục vụ người dùng tin.
3. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài
Tổ chức vốn tài liệu là một vấn đề không còn xa lạ, nhưng vẫn luôn nhận
được sự quan tâm, nghiên cứu, tìm hiểu của đông đảo những người yêu mến công
tác này. Bên cạnh đó, việc tổ chức vốn tài liệu trong giai đoạn hiện nay đã có nhiểu
đổi thay, tiến bộ, cũng như những vấn đề còn tồn tại cần sớm được khắc phục, giải
quyết. Ngay ở Khóa luận tốt nghiệp năm 2008 của Ngô Thị Mỹ Hạnh, sinh viên
khoa Thông tin- Thư viện khóa K49(2004- 2008) hệ chính quy đã đề cập đến công
tác tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu với tên đề tài đầy đủ là: “ Công
tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại
học Bách Khoa Hà Nội”. Tuy nhiên khi xem xét khóa luận này, tôi nhận thấy với
thực tế hiện nay của Thư viện Tạ Quang Bửu, công tác tổ chức vốn tài liệu đã có
nhiều thay đổi.
Qua đề tài của mình, tôi cũng muốn đi sâu tìm hiểu công tác tổ chức vốn tài
liệu. Đồng thời có những nhận xét và đóng góp ý kiến cá nhân mình, nhằm góp
phần nâng cao hơn nữa công tác tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu.
Ngoài ra, tôi còn muốn mở rộng phạm vi nghiên cứu của mình tới công tác phục vụ
người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu, bởi đây là một mảng quan trọng gắn
9

liền với công tác tổ chức vốn tài liệu, và có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của hoạt
động thư viện. Với lý do đó, tôi đã lựa chọn đề tài: “Phương thức tổ chức vốn tài
liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách
Khoa Hà Nội”.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và giải quyết tốt những nhiệm vụ đã đặt ra
trong đề tài khóa luận, đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định và giới hạn
như sau:
• Đối tượng: Công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin.
• Phạm vi: Công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư
viện Tạ Quang Bửu, trong giai đoạn hiện nay.
5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
• Phương pháp duy vật biện chứng.
• Phương pháp tiếp cận:
o Nghiên cứu tài liệu
o Quan sát
o Phỏng vấn
o Thống kê số liệu
6. Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn của khóa luận
Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung
về ý nghĩa của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin đối với hoạt
động thư viện.
Về mặt thực tiễn: Khóa luận mô tả thực trạng của công tác tổ chức vốn tài liệu
và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu. Đánh giá những điểm
mạnh, yếu của công tác này, thông qua đó đưa ra một số giải pháp góp phần nâng
10

cao hiệu quả công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin, đáp ứng tốt
nhu cầu của bạn đọc.
7. Bố cục của khóa luận
Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục,
khoá luận bao gồm 4 chương sau:
Chương 1: Khái quát về Thư viện Tạ Quang Bửu và công tác tổ chức vốn tài liệu,
phục vụ người dùng tin.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu.
Chương 3: Hoạt động tổ chức phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu.
Chương 4: Nhận xét, đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng
cao hiệu quả công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại
Thư viện Tạ Quang Bửu.
CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU VÀ CÔNG TÁC
TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU, PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN.
1.1. Giới thiệu về Thư viện Tạ Quang Bửu
Địa chỉ: Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Số 1 Đại Cồ Việt, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
11

Điện thoại: (84-4) 3869 2243
Website : http://library.hut.edu.vn/
Email : bklib@mail.hut.edu.vn
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện Tạ Quang Bửu
Thư viện Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội được thành lập từ năm 1956
(ngay sau ngày thành lập trường). Trải qua quá trình xây dựng và phát triển, Thư
viện đã có nhiều đóng góp quan trọng trong việc đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học
kỹ thuật đông đảo, đóng góp tích cực vào sự nghiệp phát triển kinh tế - khoa học -
kỹ thuật của đất nước.
Nhìn lại chặng đường đã qua, trong những năm đầu mới thành lập, với số vốn
tài liệu ban đầu là 5000 cuốn sách, cơ sở vật chất nghèo nàn và 2 cán bộ phụ trách
không có nghiệp vụ thư viện, Thư viện là một bộ phận trực thuộc Phòng Giáo vụ.
Có thể nói điều kiện hoạt động của Thư viện lúc bấy giờ rất khó khăn, cơ sở vật
chất thiếu thốn do tình hình chung của Trường và đất nước trong những năm tháng
chiến tranh. Tuy nhiên, Thư viện vẫn không ngừng phấn đấu để đảm bảo phục vụ
tốt cho cán bộ và sinh viên trong trường, kể cả trong thời gian sơ tán.
Trong thời kỳ đổi mới, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tiến hành hiện
đại hóa công tác đào tạo, nâng cao chất lượng dạy và học. Trường cũng đã đầu tư
đáng kể cho Thư viện, như tăng thêm kinh phí bổ sung, nâng cấp cơ sở vật chất
cho xứng đáng với tầm vóc 50 năm phát triển và trưởng thành của Trường, cũng
như Thư viện, nhất là đầu tư xây dựng Thư viện điện tử rất quy mô và hiện đại.
Tháng 11/2003, “Thư viện” và “Trung tâm Thông tin và Mạng” đã sáp nhập
thành đơn vị mới là “Thư viện và Mạng thông tin” với hai nhiệm vụ chính: vận
hành và khai thác Thư viện điện tử mới và quản lý điều hành Mạng thông tin của
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội.
Từ năm học 2006 - 2007, Thư viện điện tử Trường Đại học Bách Khoa Hà
Nội mở cửa phục vụ bạn đọc với hệ thống các phòng đọc tự chọn, cùng 2000 chỗ
ngồi và tăng cường khả năng truy cập vào các học liệu điện tử trực tuyến.
12

Đầu tháng 9/2008, theo sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu, để phù hợp với tình
hình mới, Bộ phận Thư viện tách ra và trở thành đơn vị “Thư viện Tạ Quang Bửu”
độc lập, bước vào một giai đoạn phát triển mới, cùng với sự phát triển mạnh mẽ
của trường ĐHBK Hà Nội.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
1.1.2.1. Chức năng
Thư viện Tạ Quang Bửu trực thuộc trường Đại học Bách khoa Hà Nội, có
chức năng tham mưu, tư vấn cho Hiệu trưởng trong việc quản lý, nghiên cứu phát
triển, tổ chức khai thác các nguồn thông tin thư viện phục vụ công tác đào tạo,
nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý
của nhà trường.
1.1.2.2. Nhiệm vụ
• Quản lý, phát triển nguồn lực thông tin thư viện
o Quản lý, phát triển nguồn lực thông tin của Thư viện thông qua việc khai
thác, sử dụng các loại tài liệu từ nhiều nguồn trong nước, ngoài nước, có
trong thư viện và từ các thư viện khác ( Tài liệu truyền thống, tài liệu điện
tử, mạng Internet….)
o Thu nhận lưu chiểu các tài liệu do nhà trường xuất bản, các
công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội nghị, hội
thảo, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, chương trình đào tạo, giáo trình, tập
bài giảng, các dạng tài liệu khác của cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên
trong nhà trường.
o Phối hợp chặt chẽ với các thư viện, các nhà xuất bản, các trung tâm thông
tin trong và ngoài nước trong công tác bổ sung nguồn lực thông tin cho
Thư viện.
o Tổ chức bổ sung, điều phối toàn bộ hệ thống thông tin tư liệu thư viện
trong nhà trường.
13

• Tổ chức khai thác nguồn thông tin thư viện phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa
học và quản lý của trường.
o Tổ chức khai thác nguồn thông tin Thư viện truyền thống
o Tổ chức hệ thống thông tin Thư viện số
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Thư viện Tạ Quang Bửu bao gồm 04 bộ phận, dưới sự chỉ
đạo của Ban Giám đốc.
14

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện Tạ Quang Bửu
1.1.3.2. Đội ngũ cán bộ
Hiện nay Thư viện Tạ Quang Bửu có 43 cán bộ, trong đó:
• 10 Thạc sỹ Thông tin Thư viện và Công nghệ thông tin
• 05 Kỹ sư công nghệ thông tin và các ngành kỹ thuật
Ban
Giám đốc
Văn
phòng
Phòng
Xử lý
thông tin
Phòng
Dịch vụ
thông tin,
tư liệu
Phòng
Công
nghệ và
Thư viện
điện tử
Bộ phận
Phát triển
nguồn tin
Bộ phận
Biên mục
Bộ phận
Phòng Đọc
Bộ phận
Mượn trả
Bộ phận
Quản lý kho
Dịch vụ
Tham khảo
hướng dẫn
bạn đọc
Bộ phận
Nghiên cứu
phát triển
Bộ phận
Kỹ thuật
Phục vụ
Multimedia
Xây dựng
Dự án,
Hành chính
tổng hợp
15

• 23 Cử nhân Thông tin Thư viện
• 02 Cử nhân Ngoại ngữ
• 03 Cử nhân Kinh tế
1.1.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị
Thư viện Tạ Quang Bửu hiện là một trong những thư viện lớn nhất trong hệ
thống thư viện đại học ở Việt Nam, Thư viện bao gồm 1 toà nhà 10 tầng với tổng
diện tích 37.000m². Trên thực tế, Thư viện chỉ được sử dụng 5 tầng đầu tiên để
phục vụ bạn đọc, với hệ thống phòng đọc mở (người đọc có thể tự tìm kiếm, tra
cứu tài liệu), hai phòng mượn, năm phòng tự học, tám phòng học nhóm, hai phòng
đa phương tiện với khoảng 80 máy tính được kết nối Internet, giúp người dùng tin
truy cập miễn phí. Thư viện có khả năng phục vụ cùng một lúc hơn 2000 bạn đọc.
• Máy chủ phần mềm thư viện và máy chủ cơ sở dữ liệu của Thư viện do hãng
Sun Micro System cung cấp hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Oracle; máy chủ khác
sử dụng phần mềm HP.
• Thư viện được trang bị 10 máy in, 5 máy photocopy, 3 máy scanner, 02 máy
khử từ và nạp từ, 20 đầu đọc mã vạch và hệ thống 7 phòng đọc cho kho mở,
với mỗi phòng được trang bị bàn ghế cho bạn đọc: phòng đọc nhỏ là: 80 chỗ
ngồi, phòng đọc lớn là 145 chỗ ngồi.
• Thư viện được trang bị hệ thống thiết bị hiện đại như: Camera giám sát tòa nhà,
giám sát tất cả các tầng và các phòng quan trọng của tòa nhà (24/24h). Hệ
thống kiểm soát sách qua nhiều tầng và các công nghệ khác nhau. Hệ thống
kiểm soát vào- ra bằng thẻ từ, mã vạch và máy quét mã vạch.
1.1.5. Đặc điểm vốn tài liệu
Thư viện Tạ Quang Bửu là một thư viện chuyên ngành khoa học kỹ thuật lớn
nhất cả nước, có vốn tài liệu phong phú, đa dạng. Hiện nay kho tài liệu của thư
viện có khoảng 700.000 tài liệu với các ngôn ngữ Việt, Anh, Nga, Pháp…Trong đó
bao gồm: tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử.
16

1.1.5.1. Tài liệu truyền thống
 Sách:
Sách là loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn nhất trong thành phần vốn tài liệu
của Thư viện Tạ Quang Bửu. Hiện nay, Thư viện có khoảng 400.000 cuốn sách,
với nhiều ngôn ngữ, thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
 Báo:
Hiện nay, Thư viện có 78 loại báo, bao gồm các loại báo hàng ngày, báo
tuần…với nhiều chủ đề khác nhau, mang đến những thông tin thời sự nhất về nhiều
lĩnh vực: chính trị, xã hội, văn hóa, thể thao, đời sống…
 Tạp chí:
o Tạp chí Việt: khoảng 100 tên
o Tạp chí ngoại: khoảng 1503 tên
 Luận án, luận văn:
Luận án, luận văn có 6036 cuốn, thuộc tất cả các chuyên ngành của trường đào
tạo, bảo vệ trong và ngoài nước. Trong đó, có một số tài liệu tiếng nước ngoài
được biếu tặng như: Nga, Anh, Pháp, Hung, Tiệp. Đây là nguồn “chất xám” có giá
trị khoa học, thực tiễn, đã được thẩm định, và có khả năng ứng dụng vào thực tế.
Đó là dạng tài liệu đặc biệt quý của Thư viện Tạ Quang Bửu, là tâm huyết, sản
phẩm trí tuệ của đội ngũ những người làm nghiên cứu khoa học, là nguồn tài liệu
tham khảo vô cùng ý nghĩa đối với bạn đọc.
1.1.5.2. Tài liệu điện tử
 Khoảng 3000 đĩa CD Luận văn, Luận Án.
 Gần 500 cuốn tài liệu toàn văn đã đưa vào Thư viện số (E-book).
 Một số CSDL điện tử online của các nhà xuất bản đang dùng thử.
 Liên kết đến nhiều CSDL điện tử miễn phí khác.
1.1.6. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
17

Thư viện Tạ Quang Bửu có số lượng người dùng tin đông đảo, hơn 43.000
người và đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoạt động của Thư viện
không ngừng đi lên. Người dùng tin tại Thư viện được chia thành ba nhóm chính:
 Nhóm cán bộ, giảng viên
 Nhóm sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh
 Nhóm bạn đọc ngoài trường
• Nhóm cán bộ, giảng viên: có khoảng 3.000 người, (chiếm 6,9 %) trong
tổng số bạn đọc của Thư viện. Tuy nhiên, họ đóng vai trò nòng cốt của xã hội, là “
nguyên khí của quốc gia”. Họ vừa là đối tượng sử dụng thư viện, vừa là người tạo
ra nguồn thông tin có giá trị khoa học cao cho thư viện. Với đặc thù là hoạt động
trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật, nhu cầu tin của họ chuyên sâu. Họ quan tâm tới
những thông tin mới, kịp thời. Bên cạnh tài liệu tiếng Việt, họ rất cần các tài liệu
tiếng nước ngoài: tiếng Anh, Pháp, Nhật…những nước có nền khoa học, kỹ thuật
phát triển trên thế giới.
• Nhóm sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh : có số lượng lên tới 40.000
người, (chiếm tới 92 %). Nhiệm vụ chính của họ là học tập và họ là đối tượng
người dùng tin chủ yếu của Thư viện. Với mô hình đào tạo theo hình thức tín chỉ,
đòi hỏi họ phải đọc, tìm hiểu thêm thông tin từ nhiều nguồn có trong các tài liệu
dạng truyền thống và hiện đại: tài liệu tham khảo, báo, tạp chí khoa học, luận án,
luận văn, cơ sở dữ liệu trực tuyến… Đặc biệt họ là những người trẻ tuổi và đam mê
kỹ thuật, do vậy họ tiếp thu nhanh về khoa học công nghệ và cũng thường sử dụng
các loại sản phẩm, dịch vụ hiện đại, cung cấp thông tin nhanh chóng: tài liệu điện
tử, tài liệu nước ngoài, tài liệu mới, cập nhật.
• Nhóm bạn đọc ngoài trường: khoảng 500 bạn đọc (chiếm 1,1 %)
Đối tượng:
o Cán bộ hưu trí của trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
o Bạn đọc ngoài trường có nhu cầu sử dụng Thư viện
18

Đây là nhóm người dùng tin khá đặc biệt của Thư viện Tạ Quang Bửu. Họ
chiếm một số lượng khiêm tốn, nhưng có chung sự quan tâm về lĩnh vực khoa học
kỹ thuật. Nhu cầu tin của họ chủ yếu là những thông tin chuyên sâu, mới cập nhật.
Mỗi nhóm người dùng tin lại có những đặc điểm tâm lý, ngành nghề khác
nhau, ảnh hưởng lớn đến nhu cầu tin khác nhau của họ. Việc phân chia người dùng
tin thành những nhóm nhỏ, giúp thư viện quản lý được bạn đọc tốt hơn, đồng thời
phục vụ tốt hơn. Qua đó, việc bổ sung nguồn tin sẽ đi sát và phù hợp với nhu cầu
từng nhóm người dùng tin, giúp cho Thư viện có những chính sách ưu đãi, kế
hoạch xây dựng và phát triển các sản phẩm, dịch vụ hiệu quả, trên cơ sở nắm vững
từng loại nhu cầu. Từ đó, sẽ nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện đối với
mọi đối tượng người dùng tin khi đến thư viện.
1.2. Những vấn đề chung về công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người
dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu
1.2.1. Khái niệm tổ chức vốn tài liệu
Năm 1934, nhà Thư viện học người Nga U.V.Grigorev đã đưa vào trong thành
ngữ khoa học khái niệm “ Tổ chức kho sách thư viện”. Ông cùng với một số nhà
thư viện học khác đã nghiên cứu những vấn đề về tổ chức vốn tài liệu với một
phương pháp luận đúng đắn, góp phần làm phong phú thêm lý luận Thư viện học.
Dưới danh từ tổ chức kho sách thư viện, người ta hiểu đây là một loạt các
nghiệp vụ nhằm làm cho vốn tài liệu “có một trật tự nhất định”. Yêu cầu của việc
tổ chức vốn tài liệu, là trước hết phải phân chia toàn bộ vốn tài liệu thành nhiều
kho, phù hợp với điều kiện thực tế của Thư viện, và giữa các kho đó có mối liên
quan mật thiết, hữu cơ với nhau, tạo thành một chỉnh thể thống nhất, nhằm phục vụ
bạn đọc hiệu quả nhất.
Tổ chức kho theo nghĩa rộng, bao gồm từ việc nhận, đăng ký, xử lý, sắp xếp
và bảo quản vốn tài liệu.
19

Như vậy, tổ chức kho là một loạt những quá trình và thao tác liên tục, với mục
đích vừa sử dụng vốn tài liệu tốt nhất cho bạn đọc, vừa bảo quản tài sản đảm bảo
nhất.
Tổ chức vốn tài liệu trong Thư viện bị quy định bởi các yếu tố cơ bản sau:
• Quy mô- loại hình của Thư viện.
• Chức năng – nhiệm vụ của Thư viện
• Cơ sở vật chất, trang thiết bị của Thư viện
• Số lượng, chất lượng vốn tài liệu
• Số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ Thư viện
Nhiệm vụ tổ chức kho tối ưu, là làm sao đạt được:
• Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu
• Bảo quản tốt tài liệu
• Tạo thuận lợi cho việc sử dụng: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy tài liệu
• Nâng cao hiệu quả sử dụng: tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ và
bạn đọc.
Để tổ chức vốn tài liệu hiệu quả, bên cạnh việc đáp ứng bốn tiêu chí trên, còn
phải phát huy được hết các nguồn lực của thư viện. Bởi một thư viện có vốn tài
liệu phong phú, đa dạng, nhiều tài liệu quý hiếm, nhưng nếu không được tổ chức
khoa học, hợp lý, trang thiết bị không đảm bảo… cũng sẽ làm cho vốn tài liệu
không phát huy được giá trị, làm cho công tác tổ chức phục vụ vốn tài liệu bị hạn
chế và kém hiệu quả. Chính vì vậy, công tác tổ chức vốn tài liệu cần được xem xét,
nghiên cứu chặt chẽ cùng những mối liên hệ với các công tác chuyên môn, nghiệp
vụ khác của thư viện. Chỉ có khi đó, hoạt động của thư viện mới đồng bộ, ăn khớp
với nhau và thực sự mang lại hiệu quả cao, có ý nghĩa đối với không chỉ thư viện,
mà còn mang lại sự hài lòng cho bạn đọc.
1.2.2. Khái niệm công tác phục vụ người dùng tin
Công tác phục vụ người dùng tin, là nghiên cứu mối quan hệ giữa tài liệu và
con người, trên cơ sở tâm lý học, giáo dục học và xã hội học cụ thể. Công tác phục
20

vụ người dùng tin nghiên cứu mối quan hệ giữa cung và cầu trong công tác Thông
tin – Thư viện - Thư mục, về tài liệu sách báo trong các ngành khoa học và các lĩnh
vực. Công tác phục vụ người dùng tin nghiên cứu hình thức, phương pháp tuyên
truyền, giới thiệu tài liệu sách, báo, hướng dẫn đọc sách báo, tổ chức phục vụ và
thỏa mãn nhu cầu thông tin, hứng thú đọc sách của người dùng tin trong và ngoài
thư viện. Công tác phục vụ người dùng tin là thước đo hiệu quả việc luân chuyển
tài liệu, sách báo và vai trò của nó trong đời sống xã hội.
Có thể hiểu rằng, công tác phục vụ người dùng tin, là chiếc cầu nối giữa kho
tài liệu với người dùng tin, sử dụng nguồn lực thông tin, thư viện. Nếu không có
công tác này, vốn tài liệu thư viện vẫn chỉ nằm lại trong kho, và người dùng tin
cũng không có khả năng tiếp cận được tới tài liệu.
Bên cạnh đó, công tác phục vụ người dùng tin còn là hoạt động tuyên truyền,
hướng dẫn người dùng tin sử dụng vốn tài liệu của thư viện, nhằm phục vụ cho nhu
cầu nghiên cứu, học tập, giảng dạy, lao động sản xuất và giải trí. Nguồn tin trong
mỗi cơ quan thông tin, thư viện được tổ chức và phân bố khác nhau, vì vậy muốn
người dùng tin có thể nắm bắt được cách thức tổ chức, sắp xếp, phân bố nội dung
tài liệu, đòi hỏi cơ quan thông tin, thư viện phải hướng dẫn, giúp đỡ họ, nhằm sử
dụng thư viện một cách hiệu quả.
Công tác phục vụ người dùng tin còn là việc hướng dẫn, sử dụng đọc sách
đúng đối tượng và tổ chức sử dụng sách báo một cách hợp lý, tiết kiệm sức người,
tiền của và thời gian cho người dùng tin, qua đó góp phần nâng cao năng suất, hiệu
quả lao động cho họ.
Đồng thời, thông qua công tác phục vụ sẽ trang bị cho người dùng tin phương
pháp đọc sách, ghi chép có kế hoạch, có hệ thống, nhằm mục đích tự học, tự nâng
cao trình độ văn hóa, khoa học kỹ thuật, nâng cao nghề nghiệp, trình độ chuyên
môn cho mọi tầng lớp người dùng tin.
Công tác phục vụ người dùng tin có nhiều điều để nói, để làm và đòi hỏi nghệ
thuật, trách nhiệm của người cán bộ phục vụ. Khái quát lại, chúng ta có thể hiểu:
21

“Phục vụ bạn đọc là hoạt động của thư viện, nhằm tuyên truyền và đưa ra phục vụ
các dạng tài liệu hoặc là bản sao của chúng, giúp đỡ người tới thư viện trong việc
lựa chọn và sử dụng tài liệu đó. Công tác này được xây dựng trên sự kết hợp các
quá trình liên quan chặt chẽ với nhau của việc phục vụ thư viện, phục vụ thông tin,
tra cứu”. [7.370].
1.2.3. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng
tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu
1.2.3.1. Đối với công tác tổ chức vốn tài liệu:
Hình ảnh của thư viện, thường gắn liền với những giá sách chứa đựng nguồn
thông tin lớn lao. Thông thường, thư viện càng lớn và lâu đời, thì càng tỉ lệ thuận với
kho sách trong thư viện đó. Đến với Thư viện Alexandria, hình ảnh về những kho
sách tại đây đã gây ấn tượng mạnh ngay từ lần đầu tiên. Bên trong một tòa nhà hiện
đại, cao lớn, những giá sách được xếp vòng quanh bức tường của thư viện, như
những viên gạch gắn kết với nhau, tạo dựng nên một lâu đài sách. Và người ta tự hỏi
tại sao, bằng cách nào, con người lại có thể tổ chức được kho sách vừa khoa học,
ngăn nắp, trật tự, vừa tìm kiếm dễ dàng, hiệu quả ?
Điều đó được lý giải bởi nó xuất phát từ yêu cầu của thực tiễn. Thư viện là nơi
lưu giữ kho tàng thông tin, tri thức của nhân loại. Trải qua bao năm tháng đổi thay,
cùng với sự phát triển của xã hội về mọi mặt, sự thay đổi trong tư duy, nhận thức,
nguồn tri thức được tích lũy theo thời gian không ngừng tăng lên, phát triển nhanh
chóng. Nhìn lại từng năm, khối lượng thông tin mà con người tạo ra cứ theo đà tăng
vụt và không có khi nào dừng lại. Những con số phản ánh nguồn thông tin cứ mãi
kéo dài đến vô tận. Một cơ quan thông, thư viện để duy trì và tồn tại hoạt động cũng
phải nuôi dưỡng nguồn vốn tài liệu của mình, để phù hợp với sự vận động mau
chóng của xã hội bên ngoài, để đáp ứng nhu cầu, đòi hỏi của người dùng tin. Do đó
22

mà vốn tài liệu trong mỗi cơ quan thông tin, thư viện mỗi ngày một lớn dần hơn và
việc tổ chức vốn tài liệu hiệu quả trở thành một yêu cầu cấp bách.
Nhờ tổ chức vốn tài liệu, mà một cán bộ có thể không nhớ được đầy đủ những
tài liệu có trong thư viện của mình, nhưng họ có thể biết được tài liệu đó có hay
không có trong thư viện, và nếu có hoàn toàn có thể xác định được tọa độ mà tài liệu
đang nằm trên giá. Công tác này do đó cũng tiết kiệm được nhân lực, phương tiện
cho thư viện.
Khi tổ chức vốn tài liệu, thư viện sẽ phải phân chia kho sách của mình ra thành
những bộ phận nhỏ hơn theo những dấu hiệu cụ thể. Cán bộ và cả bạn đọc có thể
nắm bắt được cách thức tổ chức và theo những chỉ dẫn, phân chia có quy tắc nhất
định đó, sẽ nhanh chóng tìm ra được vốn tài liệu cần. Cách thức tổ chức càng khoa
học, hợp lý thì sẽ càng dễ dàng, thuận tiện cho cán bộ và bạn đọc, vì thế sẽ góp phần
tiết kiệm được thời gian, công sức của cả hai, đồng thời tăng hiệu quả chất lượng
phục vụ.
Bên cạnh đó, tổ chức vốn tài liệu khoa học, giải quyết được một nhiệm vụ quan
trọng là bảo quản tốt kho tài liệu, với tư cách là một tài sản quốc gia, làm cho vốn tài
liệu nói chung và từng cuốn sách nói riêng được bảo quản trong điều kiện tốt nhất.
Tổ chức vốn tài liệu khoa học, tiết kiệm được ngân sách cho thư viện trong việc
phục hồi, phục chế tài liệu bị rách nát, hư hỏng.
Tổ chức vốn tài liệu khoa học, còn giải quyết được đồng thời hai nhiệm vụ mâu
thuẫn nhau, nhưng có quan hệ biện chứng với nhau, đó là: sử dụng tích cực vốn tài
liệu và bảo quản chúng lâu dài.
Cũng xuất phát từ nhu cầu thực tế đó, Thư viện Tạ Quang Bửu đã đặt ra những
yêu cầu khắt khe đối với công tác tổ chức vốn tài liệu. Với đặc điểm là thư viện
trường đại học chuyên về lĩnh vực khoa học kỹ thuật, lĩnh vực luôn đổi mới nhanh,
đòi hỏi nội dung tài liệu cũng luôn được cập nhật, ngôn ngữ tài liệu phải đa dạng,
chú trọng phát triển đến cả những tài liệu tiếng nước ngoài; đối tượng người dùng tin
23

lại đông đảo… Đòi hỏi Thư viện phải có cách thức tổ chức vốn tài liệu thật khoa
học, hợp lý, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh thực tế của mình.
Ý thức được vai trò to lớn của công tác tổ chức vốn tài liệu, Thư viện Tạ Quang
Bửu trong những năm qua đã tích cực đổi mới công tác này, nhằm tạo ra một không
gian vốn tài liệu vừa phong phú, vừa gần gũi. Trong nỗ lực mang tài liệu đến gần
hơn với bạn đọc, thư viện xác định: công tác tổ chức vốn tài liệu là người bạn đắc
lực nhất phục vụ, tạo động lực hỗ trợ cho việc hoàn thành nhiệm vụ này.
1.3.2.2. Đối với công tác phục vụ người dùng tin:
Công tác phục vụ người dùng tin bao giờ cũng là khâu công tác cuối cùng và
đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của thư viện. Không chỉ là việc mang
tài liệu trong kho đến gần với người dùng tin, mà công tác này còn cho thấy được tất
cả công tác chuẩn bị trước khi phục vụ của thư viện, từ khâu bổ sung, biên mục, tổ
chức, đến bảo quản tài liệu… ra sao, tốt hay không tốt. Đây là khâu mà những mặt
mạnh, cũng như những mặt yếu của thư viện đều được bộc lộ. Do đó, thư viện có thể
lấy kết quả của công tác này, làm thước đo để đánh giá toàn bộ các khâu trong hoạt
động của mình, để thư viện có thể nhìn ra được những điểm thiếu sót, qua đó đề ra
những hướng giải quyết để khắc phục và không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động.
Bên cạnh đó, công tác phục vụ người dùng tin còn tạo điều kiện đưa thư viện
đi vào vận hành có mục đích và ý nghĩa, nhằm giải quyết mối quan hệ giữa người
dùng tin, người sử dụng thư viện và vốn tài liệu thư viện. Nếu thiếu đi công tác này,
thư viện sẽ chẳng khác nào nấm mồ chôn sách.
Đối với Thư viện Tạ Quang Bửu, công tác phục vụ bạn đọc được xem là tấm
gương phản chiếu mọi vấn đề của các khâu công tác trước đó, là chất xúc tác mạnh
mẽ để Thư viện nhìn ra thực trạng hoạt động của mình, và qua đó không ngừng hoàn
thiện hơn về mọi mặt để ngày càng phát triển toàn diện.
Công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin, tuy là hai khâu
nghiệp vụ khác nhau của hoạt động Thông tin - Thư viện, nhưng lại hỗ trợ đắc lực
24

cho nhau, và đều có một vai trò quan trọng không gì có thể thay thế. Hơn thế nữa,
khi xã hội ngày càng phát triển, số lượng và chất lượng nguồn tin không ngừng tăng
lên, hai công tác này sẽ là chìa khóa để các cơ quan thông tin, thư viện mở ra kho
tàng tri thức, và quản trị tri thức, phục vụ cho nhu cầu thông tin của con người.
25

CHƯƠNG 2
PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU
TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU
Ngay từ khi mới thành lập, trong những điều kiện hết sức khó khăn, thiếu
thốn, do chiến tranh và điều kiện chung của đất nước còn nghèo, lạc hậu, nhưng
thư viện vẫn luôn cố gắng làm những gì có thể, để đáp ứng tài liệu, phục vụ học
tập, giảng dạy và nghiên cứu cho cán bộ và sinh viên. Cùng với những năm tháng
khó khăn qua đi, đất nước phát triển và hiện đại hơn, Thư viện Trường Đại học
Bách Khoa ngày ấy, bây giờ được đầu tư xây dựng quy mô lớn và trở thành thư
viện điện tử hàng đầu của cả nước. Năm 2006, Thư viện đã tiến hành một cuộc
cách mạng đổi mới đồng bộ, toàn diện về nhiều mặt. Cái tên Thư viện Tạ Quang
Bửu như một sự khởi đầu cho những thay đổi mang tính bước ngoặt. Thư viện đã
chuẩn hóa các thao tác, bằng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong lĩnh vực thư
viện của khu vực và quốc tế. Đây là một bước đầu tư lâu dài của Trường Đại học
Bách Khoa Hà Nội cho giáo dục, mang một tầm nhìn chiến lược đúng đắn. Có thể
nói, Thư viện Tạ Quang Bửu đang là một trong những thư viện điện tử hiện đại
hàng đầu của cả nước nói chung và đi tiên phong trong hệ thống thư viện các
trường Đại học và Cao đẳng nói riêng.
Tiếp cận với công tác tổ chức vốn tài liệu, dễ nhận thấy những điểm mới và
mang bản sắc rất riêng của Thư viện Tạ Quang Bửu. Từ phương thức tổ chức loại
hình tài liệu, đến phân chia kho, sắp xếp tài liệu… Trên thực tế, công tác tổ chức
vốn tài liệu của Thư viện đã mang lại một hiệu ứng tích cực, tạo thói quen sử dụng
thư viện của bạn đọc, mang lại cảm giác thoái mái, thích thú cho bạn đọc trong và
ngoài trường, kích thích việc sử dụng thư viện một cách hiệu quả.
2.1. Xử lý tài liệu – cơ sở khoa học cho việc tổ chức vốn tài liệu.
Để tài liệu có thể phục vụ được người dùng tin, chúng cần thiết phải trải qua
một quá trình dài, với những thao tác xử lý kỹ thuật theo một quy trình liên tục,
26

nhịp nhàng, linh hoạt. Công việc đó càng được thực hiện tốt bao nhiêu, thì việc tổ
chức vốn tài liệu càng thuận lợi bấy nhiêu.
2.1.1. Đăng ký tài liệu
Sau khi được bổ sung về, tài liệu muốn trở thành tài sản chính thức của thư
viện, và được bảo quản lâu dài, cần phải tiến hành đăng ký tài liệu.
Đăng ký tài liệu là việc chứng nhận tài liệu được bổ sung vào thư viện. Công
việc này được tiến hành trên những sổ sách đặc biệt. Nhờ có đăng ký, cán bộ Thư
viện mới có thể nắm vững tổng số tài liệu, loại hình tài liệu, môn loại tài liệu, số
lượng tài liệu, nguồn bổ sung, giá tiền…, giúp theo dõi được hoạt động bổ sung,
thanh lý, tạo thuận lợi cho việc kiểm kê, kiểm tra khi cần. Cũng qua đó, thư viện
định hướng bổ sung cân đối, phù hợp trong giai đoạn tiếp theo.
Đăng ký tài liệu còn có ý nghĩa to lớn trong việc tìm hiểu, theo dõi, bảo quản
tài liệu, tuyền truyền việc sử dụng vốn tài liệu một cách thuận lợi, không mất nhiều
thời gian. Đó còn là cơ sở thiết yếu để cán bộ thông tin, thư viện sử dụng mỗi khi
viết báo cáo, hoặc tổng kết, tính toán thống kê. Chính vì vậy đòi hỏi thư viện phải
tiến hành đăng ký đều đặn, thường xuyên và kịp thời. Ý thức vấn đề này, Thư viện
Tạ Quang Bửu đã thực hiện nghiêm túc công tác đăng ký tài liệu, cả đăng ký tổng
quát và đăng ký cá biệt.
 Đăng ký tổng quát
Là đăng ký từng lô sách, đợt sách theo một hóa đơn, chứng từ nhập về. Việc
đăng ký tổng quát cho chúng ta biết được một bức tranh tổng thể về vốn tài liệu có
trong thư viện, cũng như thành phần, môn loại tri thức, loại hình tài liệu, ngôn ngữ
tài liệu... Thư viện Tạ Quang Bửu tiến hành đăng ký theo những dấu hiệu sau:
 Ghi ngày, tháng , năm của lô sách nhập về
 Số thứ tự của lô sách nhập về
 Nguồn cung cấp lô sách nhập về
 Số và ngày ghi trên hóa đơn lô sách nhập về
 Tổng số sách của lô sách nhập về
27

 Số lượng mỗi loại sách theo môn loại, thành phần, ngôn ngữ…
 Phần ghi chú: người đăng ký, chữ ký.
 Đăng ký cá biệt
Đăng ký cá biệt là việc đăng ký cho từng tài liệu được nhập về với những
thông tin chi tiết. Đăng ký cá biệt và đăng ký tổng quát có mối liên hệ chặt chẽ với
nhau. Nhìn vào số Đăng ký cá biệt, có thể biết tài liệu đó nằm ở lô sách nào trong
sổ Đăng ký tổng quát.
Khi vào sổ, cán bộ thư viện tuân thủ theo hướng dẫn ở trang đầu tiên của sổ
đăng ký cá biệt
 Ngày vào sổ
 Số thứ tự
 Tác giả và tên sách
 Nơi xuất bản
 Năm xuất bản
 Giá tiền
 Số vào sổ tổng quát
 Phụ chú
Khi vào sổ xong, phải ghi số đăng ký cá biệt của cuốn sách lên trang tên sách
và trang 17 của cuốn sách .
2.1.2. Xử lý tài liệu
Sau khi đã được đăng ký vào sổ Đăng ký tổng quát và Đăng ký cá biệt, tài liệu
được chuyển sang một thao tác kỹ thuật khác, đó là xử lý tài liệu. Đây là một hoạt
động chuyên môn nghiệp vụ đặc biệt quan trọng. Nó là cơ sở, nền tảng để thư viện
tổ chức vốn tài liệu, tổ chức phục vụ bạn đọc, phục vụ tra cứu, tìm kiếm, khai thác
tài liệu… Xử lý tài liệu bao gồm hai công đoạn: xử lý hình thức và xử lý nội dung
tài liệu.
2.1.2.1. Xử lý hình thức
Giúp cán bộ và bạn đọc nhận diện được tài liệu, thông qua những đặc điểm,
yếu tố bên ngoài. Bao gồm:
 Đóng dấu
Mỗi thư viện đều có một con dấu riêng, trên đó thể hiện tên chính thức của
đơn vị. Đó được coi là yếu tố thể hiện giá trị về mặt pháp lý, đại diện cho thư viện.
28

Khi tài liệu được đóng dấu, có nghĩa tài liệu đã được chứng nhận là tài sản riêng
của thư viện. Nó không chỉ khẳng định quyền sở hữu, mà nhiều khi còn là căn cứ
để xác định bạn đọc có vi phạm mang tài liệu ra khỏi thư viện khi chưa được cán
bộ cho phép hay không. Dấu sẽ được đóng vào vị trí trống của trang tên sách.
Tại Thư viện Tạ Quang Bửu, một con dấu cũ mang tên “Thư viện Trường Đại
học Bách Khoa”, vẫn còn được sử dụng song hành, để đóng dấu đối với tài liệu
giáo trình ở trang tên sách và trang 17. Đối với báo- tạp chí cũng sử dụng con dấu
này, nhưng chỉ đóng vào một vị trí của tên cơ quan chủ biên.
 Dán Mã vạch (Barcode )
Mã vạch được dán ở chính giữa, cách mép dưới 1,5 cm của mặt trước trang
bìa tài liệu. Nếu vị trí đó có chữ, thì dán lệch sang bên trái tài liệu. Thư viện quản
lý tài liệu qua mã vạch, các hoạt động lưu thông tài liệu diễn ra đều lấy mã vạch
làm cơ sở. Bởi một tài liệu chỉ có duy nhất một mã vạch, và không trùng với bất kỳ
tài liệu nào khác. Số mã vạch còn được đóng trên trang tên sách và trang 17 của tài
liệu.
 Dán chỉ từ
Đối với tài liệu tại kho mở, Thư viện dán chỉ từ vào một trang bất kỳ của tài
liệu. Mục đích của việc này là để quản lý tài liệu dễ dàng trong việc tổ chức kho
mở. Bạn đọc được tự do lựa chọn tài liệu, nhưng vẫn được thư viện quản lý chặt
chẽ. Khi tài liệu mang ra ngoài thư viện, nếu chưa được cán bộ khử từ, thì khi đi
qua cổng từ, lập tức sẽ phát ra âm thanh báo động. Do vậy, tránh được tình trạng
mất mát, giúp bảo vệ vốn tài liệu của thư viện một cách hiệu quả.
2.1.2.2. Xử lý nội dung
Xử lý nội dung là quá trình phân tích nội dung của tài liệu, để tiến hành các
công đoạn: phân loại, định chủ đề, tóm tắt và chú giải.
Xử lý nội dung là một khâu đặc biệt quan trọng, giúp thể hiện những thông tin
về nội dung tài liệu thuộc lĩnh vực nào, chuyên ngành gì. Xử lý nội dung còn có
một ý nghĩa to lớn đối với việc tuyên truyền tài liệu của thư viện theo những chủ
29

đề, và đặc biệt đối với người dùng tin trong việc tra cứu. Xử lý nội dung giúp khắc
họa tinh thần cốt lõi, ý nghĩa, công dụng của một tài liệu.
 Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là việc xác định các tài liệu theo từng môn loại tri thức. Dựa
trên cơ sở nội dung của tài liệu, gắn cho tài liệu ấy ký hiệu phân loại và sắp xếp
chúng theo một trật tự nhất định, nhằm tổ chức kho tài liệu theo nội dung, tổ chức
hệ thống tra cứu tài liệu theo ký hiệu phân loại một cách hiệu quả. Việc phân loại
tài liệu dựa vào công cụ : khung phân loại. Từ cuối năm 2005 cho đến nay, Thư
viện Tạ Quang Bửu bắt đầu sử dụng bảng phân loại LCC của Thư viện Quốc hội
Mỹ. Tất cả vốn tài liệu của Thư viện được phân chia thành 21 lớp cơ bản, trong
mỗi lớp cơ bản lại có nhiều phân lớp và trong mỗi phân lớp được phân chia chi tiết
để xác định các khía cạnh về hình thức, địa điểm, thời gian và chủ đề cụ thể.
Ví dụ:
A : Tổng loại
B : Triết học, Tâm lý học, Tôn giáo
…….
Q : Khoa học (tổng hợp)
QA : Toán học
QB: Thiên văn học
QC : Vật lý
QD : Hóa học
QD 1- 69 Tổng (bao gồm cả giả kim)
71-142 Hóa phân tích
146-197 Hóa vô cơ
 Biên mục tài liệu
Vốn xuất phát từ thư viện truyền thống, nên công tác biên mục tài liệu của
Thư viện trước đây cũng trải qua thời kỳ mô tả thủ công trên giấy, hoặc đánh máy
30

chữ. Từ năm 2006, Thư viện chuyển sang biên mục trên máy, áp dụng các chuẩn
biên mục hiện đại: Khổ mẫu MARC 21, quy tắc mô tả AACR 2. Đặc biệt, bên
cạnh nguồn tài liệu truyền thống, Thư viện còn xây dựng, phát triển tài liệu điện tử.
Thư viện đã tiến hành biên mục dạng tài liệu này trên cơ sở khổ mẫu Dublin Core.
Nhờ đó, cho phép mô tả các đặc trưng của tài liệu khá toàn diện, tạo thuận lợi cho
người dùng tin tra cứu tài liệu và lựa chọn tài liệu chính xác, phù hợp với nhu cầu,
ngay cả khi họ chưa được tiếp cận trực tiếp với tài liệu.
Kết quả của việc xử lý tài liệu, giúp cho Thư viện xây dựng được cơ sở dữ
liệu, để quản lý tài liệu, lưu giữ thông tin thư mục và cả thông tin dữ kiện, toàn
văn, xây dựng hệ thống tra tìm tài liệu, biên soạn các thư mục chuyên đề… và đó
còn là cơ sở hàng đầu để tổ chức, sắp xếp tài liệu theo cả khía cạnh hình thức và
nội dung của tài liệu.
 Định ký hiệu xếp giá
Một trong những kết quả của xử lý tài liệu được thể hiện một cách ngắn gọn
nhưng không kém cụ thể về một tài liệu, đó chính là ký hiệu xếp giá.
Ký hiệu xếp giá là cơ sở để định vị, sắp xếp tài liệu lên giá. Tùy thuộc vào
cách tổ chức kho tài liệu của từng thư viện mà ưu tiên lựa chọn dấu hiệu nào làm
căn cứ quan trọng nhất. Đối với Thư viện Tạ Quang Bửu, không chỉ có một
phương pháp định ký hiệu xếp giá, mà ở các kho tài liệu lại có sự khác biệt.
Đối với sách trong kho mở, ký hiệu xếp giá được cấu tạo bởi hai thành phần
cơ bản là: ký hiệu phân loại của bảng phân loại LCC, kết hợp với ký hiệu tác giả
được mã hóa theo chỉ số Cutter Sanborn ba chữ số. Trên cơ sở đó, Thư viện sẽ tổ
chức kho mở một cách thuận lợi, những tài liệu có cùng một lĩnh vực tri thức được
sắp xếp gần nhau. Đồng thời tài liệu phản ánh về một nội dung của cùng một tác
giả, được tập trung về một vị trí, do vậy bạn đọc sẽ dễ dàng tìm hiểu vấn đề một
cách hệ thống và toàn diện.
Ký hiệu xếp giá được dán ở gáy tài liệu, cách mép dưới 1,5 cm.
oNếu là tài liệu dày, thì dán dọc.
31

o Nếu là tài liệu mỏng, thì dán ngang. Ưu tiên ký hiệu phân loại và chỉ số
Cutter ở gáy sách, để dễ nhìn thấy nhất khi xếp giá.
Ví dụ:
Kiểu dán dọc Kiểu dán ngang
2.2. Phương thức tổ chức vốn tài liệu
Phương thức tổ chức vốn tài liệu phổ biến nhất là kho đóng và kho mở. Ngay
ở cái tên cũng đã nói lên sự khác biệt và đối lập nhau, nhưng chúng vẫn thường đi
cùng với nhau để hỗ trợ và khắc phục những nhược điểm cho nhau. Hiện nay, ở
Thư viện Tạ Quang Bửu tồn tại cả hai phương thức này, ngoài ra còn tổ chức vốn
tài liệu theo hình thức kết hợp đóng- mở và điều đó tạo cho vốn tài liệu được quản
lý, khai thác, sử dụng một cách hiệu quả.
QA300
.NG375T
2001
NV 12/A
QA300
.NG375T
32

Sơ đồ tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu
Bên trong mỗi kho, tài liệu lại được sắp xếp theo những cách khác nhau, căn
cứ vào hai dấu hiệu chính: nội dung và hình thức.
 Sắp xếp theo nội dung tài liệu:
• Sắp xếp theo môn loại tri thức
• Sắp xếp theo chủ đề, chuyên đề
 Sắp xếp theo hình thức tài liệu:
• Sắp xếp theo loại hình tài liệu
• Sắp xếp theo trật tự chữ cái tên tác giả (hoặc tên sách, nếu khuyết
tên tác giả hoặc sách có từ 4 tác giả trở lên)
• Sắp xếp theo ngôn ngữ
• Sắp xếp theo thời gian
• Sắp xếp theo khổ cỡ
Phương thức
tổ chức vốn tài liệu
Kho
đóng
Kho
mở
Kho
đóng -
mở
Phòng
mượn
sách
giáo trình
Phòng
Multi
media
Phòng
luận án,
luận văn
Phòng
đọc
chuyên
ngành
Phòng
mượn sách
tham
khảo
Phòng
báo
Phòng
tạp chí
33

• Sắp xếp theo số đăng ký cá biệt
• Sắp xếp cố định
Tuy nhiên, để tối ưu cách sắp xếp, Thư viện Tạ Quang Bửu đã kết hợp các
phương pháp sắp xếp với nhau một cách linh hoạt, để tăng ưu điểm và giảm bớt
nhược điểm của mỗi cách sắp xếp.
Quy tắc sắp xếp: Thư viện Tạ Quang Bửu cũng tuân thủ theo đúng quy tắc sắp
xếp chung: từ trên xuống dưới, từ trái sang phải, từ trong ra ngoài, sắp xếp đi dọc
theo từng giá sách thuận theo chiều quan sát của bạn đọc từ trên xuống dưới.
Nếu sắp xếp tài liệu có thể phản ánh được hình thức hoặc nội dung tài liệu,
cho biết được vị trí và tìm kiếm tài liệu được dễ dàng theo những quy tắc thống
nhất, thì tổ chức kho tài liệu lại có ảnh hưởng đến nhu cầu, thói quen sử dụng, cách
tiếp cận tài liệu, và cả mối quan hệ tương quan giữa bạn đọc với người cán bộ thư
viện. Vì vậy, tổ chức kho và phương pháp sắp xếp luôn phải có sự ăn ý, kết hợp
nhuần nhuyễn với nhau, thể hiện ý đồ tổ chức vốn tài liệu khoa học, hợp lý nhất.
2.2.1. Kho đóng
Dù không chiếm ưu thế và không phải là xu hướng của thời đại, nhưng hình
thức kho đóng vẫn là một trong những lựa chọn đối với Thư viện Tạ Quang Bửu
cho: Phòng mượn sách giáo trình và Phòng Mutilmedia.
Ở các kho này, người dùng tin không trực tiếp tiếp xúc với tài liệu, mà phải
tìm kiếm tài liệu thông qua các công cụ tra cứu, cơ sở dữ liệu : tủ mục lục, cơ sở dữ
liệu trực tuyến.
Người dùng tin phải viết phiếu yêu cầu, ghi các nội dung thông tin: Số đăng
ký cá biệt, tên tài liệu, tác giả… Căn cứ vào các thông tin trên phiếu yêu cầu, thủ
thư sẽ vào kho lấy tài liệu.
 Hình thức này có ưu điểm là:
• Tài liệu trên giá được sắp xếp theo một trật tự, ít bị xáo trộn và kho tài liệu
có tính thẩm mỹ cao.
34

• Tiết kiệm được diện tích kho, vì ở kho đóng thường được sắp xếp theo
đăng kí cá biệt, kết hợp với khổ cỡ, nên không phải để lại nhiều khoảng
trống để dành cho sách bổ sung sau này.
• Bảo quản tài liệu dễ dàng: tránh mất mát tài liệu, ít hư hỏng hơn và kiểm
kê dễ dàng
 Nhược điểm
• Cán bộ thư viện vất vả vào kho lấy, xếp tài liệu, đặc biệt lúc bạn đọc tới
đông, mượn nhiều tài liệu.
• Bạn đọc không được trực tiếp chọn sách trên giá, nên bị hạn chế nhu cầu.
Việc không được xem trước nội dung tài liệu, mà phải trải qua các công
đoạn: tra cứu, viết phiếu yêu cầu, lại phải chờ cán bộ vào kho lấy tài liệu,
sau đó mới được sử dụng tài liệu, dẫn đến nhiều trường hợp là tài liệu lấy
ra nhưng không phù hợp với nhu cầu bạn đọc, hoặc tài liệu khi tra là rỗi,
nhưng yêu cầu vẫn bị từ chối … Khi đó, bạn đọc sẽ lại phải lặp lại các
công đoạn trên, để có thể tìm được tài liệu theo đúng yêu cầu. Trong khi
đó, kết quả của việc tra cứu, tìm kiếm lại phụ thuộc vào biểu thức tìm tin,
khả năng diễn đạt yêu cầu, mà không phải bạn đọc nào cũng có kỹ năng
tốt. Do vậy, kết quả tìm kiếm so với nhu cầu thực, không có sự tương
thích. Điều đó phần nào khiến cho bạn đọc ức chế và bị động.
• Tài liệu để cạnh nhau, nhưng không có mối quan hệ với nhau về nội dung,
tác giả. Ví dụ: tài liệu có nội dung về toán học được xếp cạnh tài liệu văn
học; tác giả người Việt xếp cạnh tác giả nước ngoài…Do đó tài liệu có
cùng nội dung, hoặc tài liệu cùng một tác giả bị phân tán nhiều nơi trong
kho. Đồng thời gây khó khăn cho việc tuyên truyền, phục vụ của cán bộ,
khó đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc khi cần một tài liệu có nội dung
tương đương để thay thế.
35

2.2.1.1 Phòng mượn sách giáo trình (Phòng 111)
Tài liệu tại đây được xử lý hình thức ngắn gọn: chỉ dán mã vạch và đóng dấu
thư viện, không có ký hiệu xếp giá.
Tài liệu được sắp xếp theo các khoa đào tạo của Trường, bao gồm: Công
nghiệp hóa học, Chế tạo máy, Dệt may, Điện, Điện tử viễn thông, Động lực, Kinh
tế, Luyện kim, Công nghệ thông tin, Toán- Lý, Thực phẩm, Dệt may.
Trong mỗi khoa, tài liệu lại được sắp xếp theo trật tự vần chữ cái của tên giáo
trình, từ A – Z.
Ví dụ:
Khoa: Điện. Trong đó tài liệu được sắp xếp như sau:
An toàn điện → Bài tập kỹ thuật điện → Bài tập kỹ thuật lạnh
→ Bài tập máy điện → Bài tập nhà máy nhiệt điện…
Khoa: Chế tạo máy:
Atlas Đồ giá → Bài tập chế tạo máy → Bài tập sức bền vật liệu…
Ở trong kho này, vì một đầu sách thường có nhiều bản để phục vụ cho sinh
viên, và lại thường xuyên phải lấy sách ra và xếp lên giá, nên không sắp xếp theo
thứ tự số đăng ký cá biệt của từng cuốn, mà chỉ sắp xếp theo loại giáo trình. Trong
trường hợp cùng một tên sách, nhưng có tác giả, số tập khác nhau, thì ứng với mỗi
loại sẽ lại phân ra, để dễ nhận biết và sắp xếp sách.
2.2.1.2. Phòng Multimedia (Phòng 220)
Tại đây có lưu giữ các đĩa CD, DVD, đĩa mềm luận án, luận văn; băng, đĩa đi
kèm với sách. Với dạng tài liệu đặc biệt này, Thư viện đã tổ chức sắp xếp theo hai
phương pháp sau:
 Sắp xếp theo số đăng ký cá biệt
Ví dụ: Cuốn sách có tên: 50 fast digital video techniques / Bonnie Blake and
Doug Sahlin. Có ký hiệu xếp giá TR860. Gồm 4 cuốn sách, kèm 4 đĩa CD.
Đĩa CD đi kèm với sách được lưu giữ tại Phòng đa phương tiện có ký hiệu là:
CD 238633 → CD 238682 →CD 238684 → CD 238681
36

Trong kho, đĩa CD được sắp xếp theo trật tự tăng dần của số tự nhiên:
238633 → 238681 → 238682 → 238684
 Sắp xếp theo Ngôn ngữ + Khổ cỡ + Số đăng ký cá biệt (đối với đĩa đi kèm với
sách cũ, được lấy chung ký hiệu xếp giá của chính cuốn sách có chứa đĩa đi kèm).
Ví dụ: Cuốn sách có tên: Shocking the Web / Cathy Claske, Lee Swearingen,
David K. Anderson. Gồm có 1 đĩa CD. Ký hiệu xếp giá trong kho đóng của cuốn
sách là: NV 1000/A.
Do vậy, đĩa đi kèm với sách được lưu giữ tại kho đĩa Phòng đa phương tiện có
ký hiệu là: NV 1000/A
2.2.2. Kho mở
Nếu như trước đây hình thức kho đóng là chủ đạo, thì hiện nay một hình thức
hoàn toàn đối lập với kho đóng đã được Thư viện Tạ Quang Bửu tổ chức khá thành
công, khắc phục được những nhược điểm của hình thức cũ và ngày càng khẳng
định ưu thế, cũng như sự đón nhận, hưởng ứng tích cực từ phía bạn đọc.
Ở kho mở, bạn đọc được tự do vào trong kho sách, được tiếp xúc trực tiếp,
được lựa chọn, tự lấy ra những tài liệu có nội dung phù hợp với nhu cầu của mình
mà không cần phải thông qua cán bộ thư viện. Do vậy, người dùng tin cần phải
nắm được cách sắp xếp tài liệu, vì họ đang ở vị trí của người cán bộ thư viện trước
37

đây. Cho nên phương thức sắp xếp không chỉ tạo ra một trật tự thống nhất, mà còn
phải thật dễ dàng cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu.
 Ưu điểm
• Người dùng tin được trực tiếp tiếp xúc với tài liệu, để đáp ứng nhu cầu của
mình. Nếu không thấy tài liệu mình cần, có thể tự thay thế những sách
khác có nội dung tương tự.
• Luôn sắp xếp theo môn loại khoa học (theo bảng phân loại), bạn đọc dễ
thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu.
• Dễ phát hiện và nảy sinh nhu cầu mới. Tại những thời điểm khác nhau, nhu
cầu của bạn đọc cũng có sự thay đổi và trong môi trường thuận lợi như ở
kho mở, khi toàn bộ tài liệu với nhiều nội dung khác nhau đều được đưa
lên sắp xếp trên giá, bạn đọc được tiếp cận nhiều vấn đề khác nhau trong
cùng một kho tài liệu, sẽ khích thích nhu cầu của bạn đọc và giúp bạn đọc
thỏa mãn được nhu cầu đa dạng của mình một cách dễ dàng, hiệu quả.
• Rút ngắn thời gian chờ đợi, bạn đọc không phải viết phiếu yêu cầu, không
phải chờ đợi cán bộ vào kho lấy sách.
• Tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ thư viện, vì không phải đi lại
nhiều lần để lấy và cất tài liệu như ở kho đóng.
 Nhược điểm
• Tài liệu dễ mất mát, khó khăn trong việc bảo quản, tài liệu chóng hư hỏng
do lượt bạn đọc ra vào, tiếp xúc hàng ngày với tài liệu rất lớn.
• Cán bộ mất thời gian chỉnh lý, vì sau mỗi buổi phục vụ, tài liệu lại bị xáo
trộn. Do vậy, để tài liệu trong kho luôn ngăn nắp, đúng trật tự, đòi hỏi cán
bộ phải thường xuyên chấn chỉnh, sắp xếp, đảm bảo cho việc tìm kiếm tài
liệu của bạn đọc được dễ dàng.
• Tốn diện tích kho và khoảng trống giữa các giá, trên giá. Vì vừa phải đủ
không gian cho bạn đọc có lối đi lại để tìm kiếm tài liệu, đồng thời với
38

từng lĩnh vực phải có một khoảng trống nhất định để chờ tài liệu cho đợt
bổ sung tiếp theo.
• Đặt ra yêu cầu đối với thư viện, là phải đầu tư nhiều trang thiết bị hiện đại
như: cổng từ, camera, công nghệ RFID,… để kiểm soát bạn đọc và bảo vệ
tài liệu trong kho mở.
2.2.2.1. Hệ thống Phòng đọc chuyên ngành tầng 4 và 5
Tài liệu tại hệ thống Phòng đọc chuyên ngành chiếm 0,31% tổng số vốn tài
liệu của Thư viện. Tài liệu trong các phòng này bao quát toàn bộ các lĩnh vực của
đời sống xã hội: kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội…bên cạnh đó còn có cả các tài
liệu tra cứu như: từ điển, sổ tay…Đặc biệt là các tài liệu kỹ thuật thuộc lĩnh vực
chuyên sâu đào tạo của Nhà trường.
Hệ thống Phòng đọc chuyên ngành gồm có 4 phòng sau:
1 Phòng đọc chuyên ngành từ vần A- P
(thuộc lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn)
Phòng 402 3167 (cuốn)
2 Phòng đọc chuyên ngành từ vần Q- S
(thuộc các lĩnh vực khoa học tự nhiên)
3 Phòng đọc chuyên ngành từ vần T- TJ
(thuộc các lĩnh vực khoa học công nghệ)
4 Phòng đọc chuyên ngành từ vần TK- Z
(thuộc các lĩnh vực khoa học công nghệ)
Tổng 21.359 (cuốn)
Việc sắp xếp tài liệu tại đây không phân biệt ngôn ngữ, cụ thể theo trình tự ưu
tiên như sau:
39

(1) Ký hiệu phân loại: sử dụng bảng phân loại LCC. Đây là tiêu chí chủ yếu
để sắp xếp tài liệu.
(2) Chỉ số Cutter: dựa vào tên tiêu đề mô tả chính (thường là tên tác giả) để
sắp xếp các tài liệu trong cùng một chuyên ngành.
(3) Số thứ tự tập
(4) Năm xuất bản của tài liệu
(5) Số thứ tự bản copy
Các ký hiệu được thể hiện như sau:
Ký hiệu phân loại
Chỉ số Cutter
Số thứ tự tập - Năm xuất bản của tập - Số thứ tự bản copy
Số barcode / Số đăng ký cá biệt
Ví dụ:
Trong đó:
AS496: Ký hiệu phân loại
V302s: Chỉ số Cutter
T.1: Số thứ tự tập
2007: Năm xuất bản của tập
C1: Số thứ tự bản copy
000000104234: Số barcode
Tài liệu được xếp trên giá theo quy tắc tăng dần của bảng chữ cái và chữ số,
tính từ trái qua phải, từ trên xuống dưới.
 Ký hiệu phân loại
Bảng phân loại LCC sử dụng 1 hệ thống các kí hiệu, gồm các chữ cái trong
bảng chữ cái Latinh và các số Arập. Các lớp và phân lớp được gán bởi 1, 2 hay 3
AS496
.V302s
T.1 – 2007 – C1
000000104234
40

chữ cái hoa. Một chữ hoa đơn được đại diện cho lớp chính, và hầu hết các phân lớp
được đại diện bởi 2 chữ cái. Trong mỗi lớp, chữ cái đại diện cho lớp chính sẽ được
xếp đầu tiên, sau đó lần lượt các phân lớp được xếp theo thứ tự bảng chữ cái.
Ví dụ:
T : Kỹ thuật
→ TA : Kỹ thuật (đại cương). Kỹ thuật dân dụng (đại cương)
→ TC : Kỹ thuật thuỷ lực
→ TD : Công nghệ môi trường. Kỹ thuật vệ sinh.
Trong bảng phân loại LCC, việc phân chia, sắp xếp nội dung trong các lớp,
phân lớp theo thứ tự từ cái chung tới cái riêng, từ cái đơn giản tới chuyên sâu.
Các kí hiệu phân loại trong bảng LCC được trình bày hỗn hợp cả chữ và số :
1, 2, 3 chữ hoa được theo sau bởi các số nguyên từ 1-9999 với phần thập phân,
hoặc phần mở rộng, để chia nhỏ các chủ đề. Các phân lớp có thể được mở rộng
bằng cách thêm phân số thập phân cho các chủ đề, hoặc bằng cách sử dụng các số
Cutter đại diện các thuật ngữ chủ đề (ví dụ QA76.73.C153).
Việc sắp xếp các chủ đề nội dung dựa vào sự sắp xếp tăng dần từ nhỏ tới lớn
trong dãy số nguyên và phân số thập phân, các số nguyên được xếp theo thứ tự từ
nhỏ tới lớn và tăng dần từ 1 đến 9999 (chú ý thứ tự sắp xếp phần nguyên là: 1, 2, 3,
... 10, 11, .., 99, ... 9999), sau các số nguyên là các số thập phân và cũng xếp theo
thứ tự từ nhỏ tới lớn (chú ý thứ tự sắp xếp phần thập phân là: .1 < .11 < .1111 <.2 <
41

.... <.9 < .9999). Theo nguyên tắc này các số nguyên luôn đứng trước phần thập
phân và ngăn cách bằng dấu chấm (.).
Ví dụ : QB9 ; QA76.9 ; QA76.22 ; Q12; QA76.79
Thư tự sắp xếp như sau: Q12 → QA76.22 → QA76.79 → QA76.9 → QB9
 Chỉ số Cutter
Thư viện Tạ Quang Bửu đã xây dựng thành công phần mềm Cutter cho riêng
mình, dựa trên bảng Cutter- Sanborn 3 chữ số.
Theo định nghĩa trong Đại từ điển của nhà Random (Random House
Unabridged Dictionary) xuất bản năm 1993: “Số Cutter là một mã kết hợp các số
thập phân với các chữ cái lấy từ họ tác giả, được sử dụng trong hệ thống xếp theo
chữ cái ”.
Tuy nhiên, đối với những tài liệu từ 4 tác giả trở lên và sách không có tên tác
giả (tác phẩm khuyết danh), định chỉ số Cutter theo hai từ đầu của tên tài liệu.
Chỉ số Cutter bao gồm ba thành phần
 Thành phần 1: bao gồm 1,2 hoặc 3 chữ cái đại diện cho họ tác giả, hay
từ đầu của tên sách.
 Thành phần 2: bao gồm 3 chữ số (là phần còn lại của họ tác giả hay phần
còn lại của từ đầu của tên sách)
 Thành phần 3: gồm 1 chữ cái đại diện cho từ đầu tiên của tên tác giả hay
từ thứ 2 của tên sách.
Khi sắp xếp sẽ căn cứ vào thành phần thứ nhất (theo trật tự vần chữ cái), rồi
đến thành phần thứ hai (theo số tăng dần từ nhỏ đến lớn), và cuối cùng là thành
phần thứ ba (theo trật tự vần chữ cái).
Ví dụ 1:
Nguyễn Doãn Phước: NG527P
Trong đó: Thành phần 1: NG (2 chữ cái đầu tiên của họ tác giả)
Thành phần 2: 527 (phần chữ còn lại của họ tác giả)
Thành phần 3: Phước (1 chữ cái đầu tiên của tên tác giả)
42

Ví dụ 2:
Nguyễn Doãn Phước: NG527P
Nguyễn Xuân Bích: NG527B
Nhã Tường Linh: NH100L
Trần Văn Địch: TR121Đ
Máy điện: M112đ
Blake, Bonnie: B103B
Thư tự sắp xếp như sau: B103B → M112đ → NG527B →
NG527P → NH100L → TR121Đ
 Số thứ tự tập
Một tài liệu có thể có nhiều tập, trong trường hợp đó tài liệu sẽ được sắp xếp
theo số thư tự của tập: từ nhỏ đến lớn.
Ví dụ : Máy điện / Vũ Gia Hạnh (chủ biên),…[và những người khác]
 Năm xuất bản
Tài liệu xuất bản trước thì được xếp trước, tài liệu xuất bản muộn hơn sẽ xếp
kế sau, theo thứ tự thời gian tăng dần.
Ví dụ:
 Số thứ tự bản copy
Một tên tài liệu thường có nhiều bản, khi mô tả sẽ đánh số thứ tự của từng
cuốn một. Đó cũng là một căn cứ để xác định thứ tự của một bản trong một nhóm
tài liệu giống nhau khi xếp trên giá, đồng thời tạo điều kiện cho việc kiểm kê.
TK2000
.M112đ
T.2 - 2006
00000012468
TK2000
.M112đ
T.1 - 2006
00000012465
QA76.76
B207J
1997
NV 862/A
QA76.76
B207J
1998
NV 1280/A
43

Ví dụ:
Tài liệu tra cứu: từ điển, sổ tay, bảng tra,… được xếp thành những giá riêng ở
phía cuối, tạo thuận lợi cho bạn đọc khi tra cứu tài liệu đối với những sách tiếng
nước ngoài, hay là tra cứu các từ thuộc chuyên ngành.
2.2.2.2. Phòng luận án, luận văn
Bao gồm 6036 cuốn luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ thuộc tất cả các ngành
trường đào tạo. Đây là nguồn tài liệu được bổ sung định kỳ hàng năm và là tài liệu
tham khảo, nghiên cứu khoa học vô cùng ý nghĩa.
Luận án và luận văn được xếp riêng trên giá, hiện nay vẫn đang trong quá
trình chuyển đổi từ sắp xếp theo số đăng ký cá biệt, sang chỉ số phân loại theo bảng
LCC, nên vẫn tồn tại cả hai hình thức sắp xếp này.
 Đối với luận án, luận văn từ năm 2002 cho đến nay: được sắp xếp theo ký
hiệu xếp giá, căn cứ theo thứ tự ưu tiên như sau:
(1). Ký hiệu phân loại
(2). Năm bảo vệ
(3). Chỉ số Cutter
(4). Số Barcode.
Ví dụ:
AG243
.Ch527L
2001 – C2
000000147425
AG243
.Ch 527L
2001 – C1
000000147424
AG243
.Ch527L
2001 – C3
000000147443
44

 Đối với luận án, luận văn từ năm 2001 trở về trước, được xắp xếp theo ký hiệu
xếp giá: Loại hình + số đăng ký cá biệt
Luận văn: TS , Luận án: LA
Ví dụ : TS 1 → TS 2 → TS 3
LA 1 → LA 2 → LA 3 → LA 4
2.2.3. Kho đóng – mở
Đây là hình thức có đầy đủ các ưu điểm của hai thình thức kho đóng và kho
mở, đồng thời lại hạn chế được cả nhược điểm của cả hai loại kho đó. Do vậy, Thư
viện Tạ Quang Bửu đã tận dụng phương thức này cho khá nhiều kho tài liệu của
mình. Trong kho đóng- mở đó, kho mở áp dụng cho những tài liệu mới, còn kho
đóng áp dụng đối với tài liệu cũ, ít được sử dụng hơn. Điều đó cũng góp phần bảo
quản tài liệu tốt hơn.
2.2.3.1. Phòng mượn sách tham khảo 102
Phòng mượn sách tham khảo có vốn tài liệu đa dạng, bao quát nhiều lĩnh vực:
khoa học xã hội, khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật. Bên cạnh những tài liệu
thuộc chuyên ngành đào tạo của Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, các tài liệu về
văn học, nghệ thuật… chiếm một số lượng lớn, góp phần nâng cao đời sống văn
hóa, tinh thần cho bạn đọc.
Vì là một phòng nhưng lại lưu giữ tài liệu ở nhiều lĩnh vực, mỗi đầu sách lại
có khoảng 5 bản, nên kho sách được phân chia thành nhiều giá, với các ký hiệu
phân loại từ chung đến chuyên sâu, từ chuyên ngành rộng, đến chuyên ngành hẹp..
Bộ phận mở:
HD30.4
.NG527H
2002 – C1
000000133557
HD30.4
.NG527T
2002 – C1
000000133563
HD30.4
.NG527Đ
2003 – C1
000000129568
45

Đối với bộ phận mở, lưu giữ các sách tham khảo được xuất bản từ những
năm 1990 trở lại đây. Trong đó, tài liệu được sắp xếp theo ký hiệu xếp giá giống
với phòng đọc chuyên ngành, dựa trên các yếu tố:
• Bảng phân loại LCC
• Chỉ số Cutter
• Số thứ tự tập
• Năm xuất bản của tài liệu
• Số thứ tự bản copy
Bộ phận đóng:
Đối với bộ phận đóng, lưu giữ các sách được xuất bản từ những năm 1990 trở
về trước, trong đó sách tiếng Nga, tiếng Trung chiếm một phần lớn. Hiện nay, số
sách này đang ở trong tình trạng xấu, sách đã bạc màu, ố vàng. Chỉ khi nào bạn
đọc có yêu cầu, Thư viện mới phục vụ cho mượn về nhà.
Những tài liệu này được sắp xếp theo ký hiệu phân loại cũ, chưa chuyển đổi
theo quy tắc hiện nay. Đó là: Ngôn ngữ + Khổ cỡ + Đăng ký cá biệt
• Ngôn ngữ :
 Sách tiếng Nga trước 1985 được ký hiệu là : X
 Sách tiếng Nga từ 1986 đến 1990 ký hiêu là: S
 Sách Âu được ký hiệu là: N
• Khổ cỡ:
 Sách khổ lớn ( 27 - 35 cm) được ký hiệu là: L
 Sách khổ vừa ( 20 - 26 cm) được ký hiệu là: V
 Sách khổ nhỏ (<19 cm) được ký hiệu là: N
• Đăng ký cá biệt
46

Tài liệu được sắp xếp theo đăng ký cá biệt, có nghĩa là tài liệu được sắp xếp
theo thứ tự năm bổ sung, tài liệu nhập về trước thì được xếp trước, tài liệu nhập về
sau thì xếp sau.
Ví dụ: XN21595 → XN21598 → XN21601→ XN21603
2.2.3.2. Phòng báo
Phòng báo trưng bày các loại báo hàng ngày, hàng tuần, nguyệt san…, gồm cả
báo tiếng Việt và báo tiếng nước ngoài. Mỗi loại báo thường có từ 1 đến 3 bản để
phục vụ được nhiều lượt bạn đọc cùng một lúc. Sau khi được chuyển về Thư viện,
báo sẽ được ghim, đóng dấu và nhập vào cơ sở dữ liệu cho từng số báo, rồi nhanh
chóng được xếp lên phục vụ kịp thời.
Bộ phận mở:
Đối với những báo vừa chuyển tới Thư viện, được phục vụ theo hình thức kho
mở. Tại đó, báo được sắp xếp theo thứ tự vần chữ cái của tên báo, bắt đầu từ A – V.
Ví dụ:
An ninh thế giới → An ninh thủ đô→ An ninh trật tự → Bảo vệ pháp luật
Để giúp bạn đọc dễ quan sát, tìm kiếm hơn, báo được chia thành bốn nhóm
nhỏ sau:
1. Tên báo từ vần A- H
2. Tên báo từ vần K- P
3. Tên báo từ vần P – T
4. Tên báo từ vần T- V
Trên mỗi tủ báo luôn để trống phía dưới, dành chỗ cho báo mới nhập về.
Bộ phận đóng:
Với báo ngày thì sau khoảng 1 tuần, đối với báo không thường nhật thì có thể
là 2 tuần, hoặc 1 tháng… sẽ được chuyển vào kho đóng.
Trong kho đóng, báo được sắp xếp theo quy tắc: Chữ cái + Thời gian. Đó là
sự kết hợp giữa yếu tố chính: thứ tự vần chữ cái của tên báo và yếu tố phụ: thời
gian phát hành. Như vậy, trong cùng một tên báo, nhưng có nhiều số báo, số báo ra
trước sẽ xếp dưới, số báo mới sẽ xếp lên trên.
2.2.3.3. Phòng tạp chí
47
Tải bản FULL (103 trang): https://bit.ly/3fQM1u2
Dự phòng: fb.com/KhoTaiLieuAZ

Khi tạp chí được chuyển tới Thư viện, cán bộ sẽ đóng dấu, ghi số đăng ký cá
biệt và nhập vào cơ sở dữ liệu cho từng số tạp chí.
Bộ phận mở:
Đối với những tạp chí vừa chuyển tới Thư viện, được phục vụ theo hình thức
kho mở. Tại đó, tạp chí được chia theo chuyên ngành, không phân biệt ngôn ngữ.
Trong chuyên ngành, tạp chí lại được sắp xếp theo trật tự vần chữ cái của tên tạp
chí. Tạp chí tại thư viện được chia thành 9 chuyên ngành:
1. Văn học nghệ thuật
2. Y dược
3. Công nghiệp cơ khí
4. Năng lượng
5. Kinh tế
6. Hóa học, Công nghệ hóa học, Môi
trường, Sinh học thực phẩm
7. Khoa học và công nghệ
8. Toán, Lý, Tin học
9. Công nghệ thông tin, Điện tử viễn thông
Ví dụ:
Trong chuyên ngành : Công nghiệp cơ khí. Tạp chí được sắp xếp như
sau: Automobil → Bảo hộ lao động → Công nghiệp
Bộ phận đóng:
Sau 01 năm, tạp chí được đưa vào kho đóng, và được sắp xếp theo quy tắc:
Ngôn ngữ + Số đăng ký cá biệt + Thời gian. Cụ thể như sau:
• Đầu tiên là sắp xếp theo ngôn ngữ
B: Tạp chí tiếng Nga
C, D: Tạp chí tiếng Anh
E: Tạp chí tiếng Việt
• Sau ngôn ngữ là số đăng ký cá biệt, tương ứng với mỗi tên tạp chí sẽ có
một số đăng ký xếp giá riêng.
Ví dụ: D1: Tài chính→ D3: Hóa học và Công nghiệp hóa chất →D4: Tạp chí
lao động và xã hội
• Cuối cùng là xếp theo số, thời gian phát hành của tạp chí. Số mới xếp trước,
số cũ xếp sau.
48
Tải bản FULL (103 trang): https://bit.ly/3fQM1u2
Dự phòng: fb.com/KhoTaiLieuAZ

Qua cách thức tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu, đã cho thấy sự
đầu tư, nghiên cứu, tìm tòi rất lớn của Thư viện đối với công tác này. Nhìn lại từng
kho tài liệu với những đặc điểm về số lượng, nội dung, thành phần… khác nhau,
nhưng đã được Thư viện lựa chọn những phương thức tổ chức, sắp xếp khá phù
hợp. Chính điều đó, đã góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu của người
dùng tin, cũng như góp phần thúc đẩy hoạt động chung của Thư viện ngày một
khởi sắc.
49

Phương thức tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại thư viện tạ quang bửu – trường đại học bách khoa hà nội

Phương thức tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại thư viện tạ quang bửu – trường đại học bách khoa hà nội

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Phương thức tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại thư viện tạ quang bửu – trường đại học bách khoa hà nội

Similar to Phương thức tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại thư viện tạ quang bửu – trường đại học bách khoa hà nội (20)

More from nataliej4

More from nataliej4 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Phương thức tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại thư viện tạ quang bửu – trường đại học bách khoa hà nội