Cơ sở lý luận và pháp lý về hiệu quả công tác quản lý văn bản.docx

Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆU
QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Những khái niệm liên quan đến văn bản đến, văn bản đi
1.1.1. Khái niệm văn bản đến
Khái niệm văn bản đến được trình bày trong cuốn Giáo trình nghiệp vụ
văn thư lưu trữ của tác giả Hoàng Lê Minh như sau: “Văn bản đến là những
văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu
cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công” [7].
Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan” định
nghĩa: “Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua
mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là
văn bản đến.[19]
Các loại văn bản đến chứa đựng các nội dung thông tin liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan nhận văn bản phải giải quyết. Văn bản đến
phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung: luật, pháp lệnh, nghị quyết của
Quốc hội và UBTV Quốc hội, nghị định, nghị quyết của Chính phủ, lệnh, quyết
định của Chủ tịch nước, thông tư của các Bộ, quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá
biệt), báo cáo, hướng dẫn, công văn, công hàm, hiệp định...
Văn bản đến từ nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau: loại từ cấp trên gửi
xuống để chỉ đạo, hướng dẫn; loại từ cấp dưới gửi lên để báo cáo tình hình, đề
xuất hoặc xin ý kiến giải quyết một công việc cụ thể; loại do các cơ quan ngang
cấp gửi đến để phối hợp công tác; loại là đơn thư của nhân dân gửi đến để góp
ý hay khiếu nại, tố cáo...
6

Là một công cụ và phương tiện quan trọng trong chỉ đạo, điều hành hoạt
động của cơ quan, tổ chức, văn bản đến phải được giải quyết triệt để nhằm nâng
cao hiệu suất và chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức.
1.1.2. Khái niệm văn bản đi
Khái niệm văn bản đi được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau. Ta
có thể xem văn bản đi là “tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảođể gửi
đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ của đươn vị mình”. Điều 17, Nghị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 08-4-2004 quy định: “Văn bản đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức
phát hành”[8]. Bên cạnh đó, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 định
nghĩa: “ Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu
chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung
là văn bản đi”[10]
Như vậy, dù có diễn đạt khác nhau thì chúng ta vẫn hiểu văn bản đi là tất
cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đi phong phú về
thể loại, đa dạng về nội dung. Đó có thể là các văn bản quy phạm pháp luật như:
nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ, thông tư của
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, chỉ thị, quyết định của Uỷ ban nhân
dân...Đó có thể là văn bản hành chính như: kế hoạch, thông báo, báo cáo, công
văn hoặc văn bản chuyên ngành như công hàm, hiệp định, dự toán, hóa đơn,
chứng từ... Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành và được chuyển giao trong
nội bộ cơ quan, không chuyển phát ra bên ngoài cũng được coi là văn bản đi.
Ngoài ra, văn bản đi còn là văn bản của cơ quan khác gửi đến và cơ quan tiến
hành sao lại như Sao y bản chính, sao lục, trích sao phục vụ cho quá trình giải
quyết công việc của cơ quan, tổ chức.

7

1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp
vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn
bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn
bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng. Việc quản lý văn bản là một
khâu của công tác văn thư. “Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin
bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc
của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức
Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũ trang Nhân dân” (dưới đây gọi chung là các
cơ quan, tổ chức)[16]
Quản lý văn bản nhằm mục tiêu phục vụ thông tin trong công việc.
“Quản trị hành chính văn phòng trong đó đặc biệt là quản trị thông tin đều
nhằm mục đích phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan” (Nghiêm Kỳ Hồng,
Kỷ yếu Hội nghị khoa học Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn Trường
Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, (2005)[5]
Hành động quản lý văn bản do các cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm
vụ theo quy định của pháp luật thực hiện trong lĩnh vực của mình, nhằm tiếp
nhận, xử lý, chuyển giao văn bản nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn cho
văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ
văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin trong văn bản đó
vì: “Trong thế giới thương mại, công nghiệp và chính quyền hiện nay, thông tin
là nguồn lực quan trọng nhất hiện có” [1].
“Việc tổ chức giải quyết tốt văn bản góp phần giải quyết công việc nhanh
chóng, chính xác trong các cơ quan tổ chức”.[15]
1.1.4. Phân loại văn bản hành chính
Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn
thảo văn bản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình,

8

vì mỗi loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chức năng khác
nhau.
Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất của
văn bản , chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính pháp lý
của văn bản, hình thức của văn bản. Theo nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ, hệ thống văn bản được chia thành các
loại: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản hành chính.[12]
Trong đó, hệ thống văn bản hành chính gồm:
Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông
tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực
hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành
chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ
biến trong các cơ quan, tổ chức.
Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ chỉ thị ( cá biệt) và thông
cáo quy định rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác định
thẩm quyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị,
cá nhân tùy theo thẩm quyền giãi quyết công việc có thể ban hành loại văn bản
phù hợp.
Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản
hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không
có tên loại.
* Văn bản cá biệt:
- Quyết định (cá biệt) : Là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về
chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác
dưới hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Việc áp dụng này chỉ
được thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề cụ thể.
Do đặc điểm nói trên, chủ thể ban hành quyết định là Thủ trưởng các cơ quan
quản lý Nhà nước (Thủ tướng, Bộ trưởng hoặc thủ Trưởng cơ quan

9

ngang Bộ, UBND các cấp), Thủ trưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp,
Thủ trưởng các doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp dân doanh.
- Chỉ thị (cá biệt): Là loại văn bản dùng để giải quyết những công việc
mang tính chất cá biệt của các cơ quan quản lý Nhà nước. Chỉ thị (cá biệt) do
Thủ tướng, Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ ban hành.
* Văn bản hành chính thông thường có tên loại:
- Thông cáo: Là văn bản do các cơ quan quản lý Nhà nước trung ương
dùng để công bố với Nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về
đối nội, đối ngoại của quốc gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ
Quốc hội, Chính phủ, Ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Việt nam ban
hành.
- Thông báo: Là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt
động của các cơ quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân… để các đối tượng có liên quan
biết hoặc thực thi.
- Chương trình: Là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch
làm việc cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định.
- Kế hoạch: Là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu,
chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất định và các biện
pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
- Phương án : Là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến
hành công việc trong hoàn cảnh, điều kiện nhất định.
- Đề án: Đề án là văn bản dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế hoạch
thực hiện công tác trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở những
đặc điểm, tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị.
- Báo cáo: Là loại văn bản dùng để phổ biến tình hình, sự việc, vụ việc,
hoạt động của các cơ quan, tổ chức,đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời
10

gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên cho phương
hướng xử lý.
- Biên bản: Là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã hoặc đang
xảy ra để làm chứng cứ pháp lý. Biên bản được sử dụng trong các hoạt động
của cơ quan, doanh nghiệp hoặc trong hoạt động giữa cơ quan nhà nước với
công dân.
-Tờ trình : Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê chuẩn hay
xét duyệt một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tự
quyết định được.
- Hợp đồng : Là văn bản dùng để ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều
bên bằng văn bản, trong đó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về
quyền lợi và nghiã vụ.
- Công điện: Là loại văn bản đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh một
mệnh lệnh, một nội dung công việc đến cơ quan, đơn vị, tổ chức để thực hiện
trong trường hợp khẩn cấp.
- Giấy chứng nhận: Là văn bản dùng để xác nhận một sự việc, một đối
tượng có liên quan đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
- Giấy uỷ nhiệm: Là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa
người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm.
Theo đó, người được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người
có quyền ( hoặc người đại diện theo pháp luật).
- Giấy mời : Là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng khi cần
triệu tập công dân đến trụ sở cơ quan để giải quyết những vấn đề liên quan đến
yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân đó (giấy mời của cơ quan hành chính).
- Giấy giới thiệu: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên
liên hệ giao dịch, giải quyết các nhiệm vụ được giao khi đi công tác.
11

- Giấy nghỉ phép: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên
được nghỉ phép tho Luật lao động để giải quyết các công việc của cá nhân.
- Giấy đi đường: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên đi
công tác để tính phụ cấp đi đường, không có giá trị thay cho giấy giới thiệu.
- Giấy biên nhận hồ sơ: Là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và
loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quan hoặc cá nhân khác gửi đến.
- Phiếu gửi: Là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức
đơn vị, cá nhân này đến cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác. Phiếu gửi không
thay thế cho công văn.
- Phiếu chuyển: Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ
quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết hoặc do
chủ thể chuyển không có thẩm quyền giải quyết.
* Văn bản hành chính thông thường không có tên loại:
- Công văn (hành chính) Là loại văn bản dùng làm phương tiện giao dịch
hành chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân.
Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnh vực hoạt động
thường xuyên của cơ quan, tổ chức.
1.2. Hiệu quả công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi
1.2.1. Khái niệm hiệu quả và hiệu quả công tác quản lý văn bản
Cuốn điển tiếng Pháp Lepetit Lasousse định nghĩa, “hiệu quả” là kết quả
đạt được trong việc thực hiện một nhiệm vụ nhất định (Từ điển Lepetit
Lasousse, Paris, năm 1905)[22]. Còn từ điển Bách khoa Tiếng Việt lại định
nghĩa, “hiệu quả” là kết quả đạt được giống nhau nhưng sử dụng ít thời gian,
công sức và nguồn lực nhất[8]
Trong lĩnh vực ngôn ngữ học, các nhà ngôn ngữ học định nghĩa khái
niệm hiệu quả là kết quả như yêu cầu của việc làm mang lại. Trong khi đó, ở
lĩnh vực quản lý hành chính, các nhà quản lý hành chính lại cho rằng, hiệu quả
là mục tiêu chủ yếu của khoa học hành chính, là sự so sánh giữa các chi

12

phí đầu tư với các giá trị của đầu ra, sự tăng đối đa lợi nhuận và tối thiểu chi
phí, là mối tương quan giữa sử dụng nguồn lực và tỷ lệ đầu ra – đầu vào.
Trong lĩnh vực kinh tế, xác định hiệu quả thường gắn với một hoạt động
kinh tế cụ thể và thường cho chúng ta những con số chính xác và cụ thể. Còn
đối với các hoạt động xã hội nói chung, hiệu quả thông tin báo chí nói riêng, để
tính được hiệu quả đạt được như thế nào sẽ rất khó khăn và phức tạp. Bởi đây
là hoạt động mang tính chất định tính nhiều hơn định lượng.
Như vậy, thuật ngữ hiệu quả tương đối phong phú về khái niệm, để tối
ưu hóa cách hiểu về khái niệm này, chúng ta nên gắn khái niệm với một nội
dung, bối cảnh cụ thể để phân tích. Cụ thể, trong phạm vi luận văn này, chúng
ta hiểu “hiệu quả là phép so sánh dùng để chỉ mối quan hệ giữa kết quả thực
hiện các mục tiêu, hoạt động của chủ thể và chi phí mà chủ thể bỏ ra để có kết
quả đó trong những điều kiện nhất định”.
Theo các khái niệm về công tác quản lý văn bản ở phần trên và khái niệm
về hiệu quả được đề cập đến ở phần này, ta có thể hiểu “Hiệu quả công tác
quản lý văn bản là kết quả thực của hành động quản lý văn bản mang lại”.
1.2.2. Tiêu chí đánh giá hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi,
văn bản đến
1.2.2.1. Kinh phí dành cho công tác quản lý văn bản
Kiểm soát kinh phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ đơn vị, cơ quan, tổ
chức nào. Hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng
ta có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu
sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị. Dù cung
cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động của các cơ quan
quản lý Nhà nước là chuyển hoá các dạng khác nhau của nguồn lực kinh tế
thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người dân
13

cũng như mục tiêu quản lý đối với xã hội. Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh
tế ban đầu của các cơ quan Nhà nước được xem là chi phí. Như vậy, chi phí là
khoản tiêu hao của các nguồn lực đã sử dụng cho một mục đích, biểu hiện bằng
tiền.
Để đạt được một mục tiêu, hoặc thực hiện một nhiệm vụ, cần chi phí.
Chi phí càng thấp, hiệu quả càng cao, xét trên khía cạnh kinh tế.
Kinh phí dành cho công tác quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế Hà Nội
gồm lương, thưởng, chi phí vận hành các thiết bị hỗ trợ, chi phí chỉnh sửa, lưu
kho tài liệu. Đây là những khoản chi bắt buộc và thường xuyên hàng năm.
1.2.2.2. Thời gian
Thời gian là một nguồn lực đặc biệt, chúng ta không thể lưu trữ hay tiết
kiệm thời gian để ngày mai mang ra dùng. Mỗi người đều có cùng một lượng
thời gian giống nhau trong ngày. Lãng phí thời gian sẽ không thể lấy lại được.
Vì thế, để có thể giải quyết một khối lượng công việc hay nhiệm vụ cụ thể được
giao, việc sắp xếp thời gian là vô cùng quan trọng. Thời gian càng ít, càng có
thể giải quyết được nhiều công việc, hiệu quả công việc càng cao. Với hoạt
động quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế, hiệu quả về thời gian được xét trên
lĩnh vực giờ làm thêm hàng ngày, vì quy định của Nhà nước là 8h/ngày và
5ngày/tuần là không thay đổi và với thực tế là khối lượng văn bản quá lớn, việc
phải làm thêm giờ hàng ngày ở Sở là thường xuyên.
1.2.2.3. Tính hợp lý của công việc
Khi giải quyết công việc, ngoài chi phí và thời gian bỏ ra, chúng ta cũng
cần xét đến sự hợp lý khi công việc được giải quyết xong, tức là kết quả công
việc. Công việc không thể xem là có hiệu quả khi những khâu tiếp theo trong
quá trình vận hành bị ảnh hưởng. Xét trong phạm vi công tác xử lý văn bản đi
và đến, hiệu quả công việc còn phải xem xét ở khía cạnh phục vụ và hỗ trợ cho
công tác của các đơn vị có liên quan như thế nào cũng như sử dụng và

14

phân bố nguồn nhân lực ra sao, ứng dụng được các máy móc, công nghệ gì vào
công việc để giảm bớt sức lao động của con người, nâng cao năng suất.
1.2.2.4. Đảm bảo tuân thủ theo quy trình và nguyên tắc quản lý được
pháp luật quy định
Để đánh giá hoạt động quản lý văn bản có hiệu quả hay không, ngoài các
tiêu chí trên, chúng ta cần phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật.
Chúng ta không thể vi phạm các quy định này để đạt được các yêu cầu về thời
gian, chi phí. Đây là yêu cầu tối quan trọng mà những người thực hiện công
việc phải tuân thủ.
Quy trình quản lý văn bản
Văn bản đến
Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến
Tất cả các loại văn bản đến cơ quan, tổ chức từ các nguồn khác nhau đều
phải tập trung tại văn thư cơ quan. Việc thống nhất quản lý văn bản đến ở văn
thư cơ quan sẽ giúp lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành công việc của cơ quan
một cách thuận lợi, thống nhất, khoa học, nắm và phân loại được tầm quan
trọng của từng công việc mà cơ quan cần giải quyết.
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối
chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản
có đóng "HỎA TỐC HẸN GIỜ" ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần
thiết; phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

15

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, văn
thư kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có
sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm
xem xét, giải quyết.
Đối với tài liệu mật: Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ
các nguồn đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển
đến người có trách nhiệm giải quyết.
Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi
không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải
quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu,
vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ bí mật nhà
nước hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng … thì người nhận phải báo cáo
ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
* Phân loại sơ bộ
- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ mật, gửi
đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư
chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn
bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn
bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký.
*Bóc bì văn bản đến
- Những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời.
16

- Khi bóc bì văn bản không được gây hư hại đối với văn bản, không bỏ
sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và
dấu bưu điện để tiện cho việc kiểm tra khi cần thiết.
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với
phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn
bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi hoặc người có nhiệm
vụ biết để giải quyết.
- Đối với văn bản là đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải
kiểm tra, xác minh hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản, khi bóc bì cần giữ lại bì đính kèm văn bản để làm bằng
chứng.
- Trường hợp tài liệu mang bí mật nhà nước đến mà trên bì có dấu “Chỉ
người có tên mới được bóc bì”, văn thư vào sổ số văn bản ghi ngoài bì và chuyển
ngay đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì văn bản
này.
Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần
thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu đến. Những văn bản đến không
thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh) thì chuyển cho nơi nhận
mà không phải đóng đấu đến.
Đóng dấu đến và ghi thông tin trên dấu đến
Đóng dấu đến trên văn bản nhằm mục đích xác định văn bản đã đến cơ quan,
tổ chức, tiện cho việc quản lý, tra tìm và quy trách nhiệm khi cần thiết.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới
số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung

17

(đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban
hành văn bản.
Dấu đến có kích thước 35mm x 50mm. Việc ghi các thông tin trên dấu
đến được thực hiện như sau:
- Tên cơ quan, tổ chức: Tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản.
- Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục,
bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Ngày đến: Là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản
hoặc đơn thư được giải quyết. Đối với ngày dưới 10 và tháng 1, 2 phải thêm số
0 ở trước để tránh việc sửa chữa. Đối với những văn bản đến có dấu hiệu
KHẨN, văn thư cơ quan phải ghi chính xác giờ, phút nhận để khi cần thiết (Giải
quyết văn bản chậm trễ) có thể quy trách nhiệm cho các đối tượng có liên quan.
- Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết theo ý
kiến phân phối của người có thẩm quyền.
- Lưu hồ sơ số: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh
mục hồ sơ cơ quan
Đăng ký văn bản đến
Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi
chuyển giao văn bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan. Cũng như văn bản
đi, hiện nay ở hầu hết các cơ quan đều áp dụng cả hai phương pháp đăng ký
văn bản đến: Đăng ký truyền thống (bằng sổ) và đăng ký bằng máy vi tính. Tất
cả các văn bản đến đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn hoặc đăng
ký vào cơ sở dữ liệu phải rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục theo mẫu quy
định . Khi đăng ký văn bản đến bằng sổ không được dùng bút chì, không tẩy
xóa, viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn, khó khăn trong
việc tra tìm.
18

Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan[19], việc lập sổ đăng ký văn bản đến được quy định như sau : Căn cứ
số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại
sổ đăng ký cho phù hợp:
Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản
đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký
văn bản mật đến;
Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký
văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến
của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;
Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ
quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;
Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố
cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;
Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng
lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ
quan, tổ chức và công dân thì lập thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo
quy định của pháp luật.
- Đối với văn bản mật : Các văn bản đến có dấu "MẬT"; "TỐI MẬT";
"TUYỆT MẬT" thì cần lập sổ đăng ký riêng. Mẫu sổ đăng ký giống như sổ
đăng ký văn bản đến loại thường nhưng thêm cột “ Mức độ mật “ sau cột
“ Tên loại và trích yếu nội dung” văn bản.
- Đăng ký đơn thư :
Khi đăng ký các đơn thư khiếu nại, tố cáo cũng tiến hành bình thường
như đăng ký các văn bản đến, nhưng cần chú ý:
+ Phần lớn các đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc về cá nhân hoặc một đơn
vị tập thể nên hầu như không có số và ký hiệu, vì vậy ở cột 3 Tên người

19

hoặc đơn vị gửi và cột số 6 trích yếu nội dung phải ghi cụ thể rõ ràng, chính
xác để tiện cho việc kiểm tra và đề ra hướng giải quyết thích hợp.
+ Nội dung đơn thư không thuộc thẩm quyền và phạm vi giải quyết của
cơ quan cần báo cho lãnh đạo văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để
chuyển trả cơ quan có liên quan hoặc trả lời đương sự trong thời gian sớm nhất.
+ Đơn thư của các cá nhân, đơn vị là vấn đề rất nhạy cảm cho nên cần
được xem xét và giải quyết kịp thời vừa bảo đảm quyền lợi chính đáng của
người hoặc đơn vị có khiếu nại, vừa đề cao vai trò, trách nhiệm và quyền hạn
của cơ quan.
Những cơ quan lớn hoặc cơ quan hành chính thường nhận được nhiều
đơn thư khiếu nại, tố cáo của các tập thể hoặc cá nhân. Để giúp cho công việc
xử lý giải quyết được thuận lợi, nhanh chóng, những đơn thư này cần được
thống kê đăng ký vào sổ đăng ký đơn thư.
Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu
của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”.
Trình và chuyển giao văn bản đến
B1: .Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng
đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao
trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho
ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn
phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Căn cứ nội dung của văn bản đến,căn cứ Quy chế làm việc của cơ quan,
tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị,
cá nhân, người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối ,ý kiến chỉ đạo giải quyết
và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).
20

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì
cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời
hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”.
Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến cần được
ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức
quy định cụ thể.
B2: Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn
bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí
mật nội dung văn bản, khi chuyển giao người nhận phải ký nhận đầy đủ vào sổ
chuyển giao.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình
người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải
quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị
chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,
Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của
bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị
hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển
giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn
bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lập Sổ chuyển
giao văn bản đến.
Xử lý văn bản đến
Giải quyết văn bản đến

21

Giải quyết văn bản là công việc mang tính chất trí tuệ cao, khó khăn,
phức tạp đòi hỏi người giải quyết công việc phải nắm vững pháp luật của Nhà
nước, quy chế của cơ quan, có hiểu biết xã hội và sâu sát với thực tế. Nó thể
hiện năng lực, là thước đo hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, viên chức
trong cơ quan, tổ chức.
Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp
thời theo thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan tổ
chức. Đối với những văn bản đến có đóng dấu khẩn phải giải quyết trước.
Khi giải quyết văn bản, các đơn vị, cá nhân có ý kiến đề xuất thì ghi vào
phiếu giải quyết văn bản đến.
Để đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định giải quyết
văn bản đến chính xác, có hiệu quả, các đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm
phải nghiên cứu kỹ nội dung văn bản, sưu tầm, tập hợp các tài liệu, tư liệu và
khảo sát thực tế liên quan đến công việc cần giải quyết. Tùy nội dung và tính
chất của từng công việc, cá nhân, đơn vị tham mưu để đề xuất cách giải quyết
thích hợp.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương
án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý
kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu
cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình
kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
Đối với những vấn đề có liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận giải
quyết, Thủ trưởng cơ quan phải triệu tập các cán bộ, bộ phận có liên quan họp
22

bàn thống nhất ý kiến giải quyết và phân công trách nhiệm giải quyết, sau khi
đã giải quyết xong văn bản cán bộ ghi vào sổ theo dõi tiến độ giải quyết văn
bản, "đã giải quyết ngày nào" bằng việc ban hành văn bản mới trả lời, hoặc trao
đổi bằng điện thoại...
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quả
giải quyết công việc của cơ quan. Mục đích của việc theo dõi giải quyết văn
bản đến là tránh để sót văn bản đến không được giải quyết, giải quyết không
kịp thời, chậm trễ, không đúng quy định của pháp luật, dẫn đến mất uy tín, giảm
sút lòng tin đối với các cơ quan, tổ chức. Tất cả các văn bản đến có ấn định thời
hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức
đều phải theo dõi đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng
phòng Hành chính hoặc người đứng đầu đơn vị thực hiện theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến. Căn cứ nội dung văn bản, căn cứ tổng hợp của văn thư
cơ quan, căn cứ vào thông tin từ cơ quan gửi văn bản,cơ quan cấp trên; căn cứ
chương trình, kế hoạch công tác năm, người được giao đôn đốc việc giải quyết
văn bản phải thường xuyên nhắc nhở các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết văn bản đúng chính sách, đúng thời hạn quy định.
Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm
theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Căn cứ vào “Sổ đăng ký văn bản
đến” và “Sổ chuyển giao văn bản đến” để nắm được những văn bản đã giải
quyết và những văn bản chưa giải quyết hoặc giải quyết chậm trễ. Trường hợp
cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần
lập “Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến”. “Sổ theo dõi
việc giải quyết văn bản đến”giúp người đứng đầu cơ quan nắm được tình hình
giải quyết văn bản đến cuả cơ quan, những thuận lợi và khó khăn của

23

việc giải quyết từng nội dung công việc của cơ quan, tổ chức từ đó có chỉ đạo
kịp thời giải quyết văn bản đúng pháp luật và đúng tiến độ.
Văn bản đi
Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày
Mục đích của việc này nhằm đảm bảo văn bản ban hành đúng quy định
của Nhà nước, quy chế của cơ quan, không còn sai sót trước khi đến đối tượng
tiếp nhận và giải quyết văn bản.
Trước khi phát hành bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Để văn bản phát hành đảm bảo đúng thể
thức và kỹ thuật trình bày, cơ quan phải phổ biến cho cán bộ, công chức, viên
chức những văn bản quy định về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày của
cơ quan có thẩm quyền. Căn cứ vào những quy định hiện hành, văn thư cơ quan
phải kiểm tra xem văn bản có đảm bảo các yếu tố về thể thức hay không, kỹ
thuật trình bày văn bản có đúng theo quy định không; nếu phát hiện sai sót thì
báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Những văn bản không đảm
bảo về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày phải sửa lại trước khi chuyển giao
đến các đối tượng có liên quan.
Ghi số, ngày, tháng, năm văn bản
Ghi số và ngày tháng văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản
đi. Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định. Ghi số, ngày tháng
năm văn bản giúp cơ quan quản lý chặt chẽ văn bản, giúp cho việc tra tìm văn
bản được nhanh chóng, chính xác và tạo thuận lợi cho việc thống kê, trích dẫn
văn bản.
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác.
Đăng ký văn bản đi

24

Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết
về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu
nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.
Đăng ký văn bản đi nhằm các mục đích sau:
Thứ nhất: Đăng ký văn bản giúp cơ quan, tổ chức quản lý chặt chẽ văn
bản: Khi văn bản được đăng ký vào sổ hoặc máy vi tính, cán bộ văn thư sẽ dễ
dàng nắm được thành phần, nội dung và số lượng văn bản do cơ quan gửi đi,
tránh tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu. Khi cần kiểm tra một văn bản nào
đó của cơ quan ban hành đã được gửi đi hay chưa, gửi đi ngày nào, nơi nào
nhận văn bản...đều có thể dựa vào các cột mục trên sổ đăng ký văn bản hay cơ
sở quản lý văn bản trên máy vi tính.
Thứ hai: Đăng ký văn bản đi giúp cán bộ cơ quan và thủ trưởng cơ quan
trong việc theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản của các đơn vị,
ngăn ngừa được tình trạng giải quyết văn bản chậm trễ, không kịp thời...
Thứ ba: Đăng ký văn bản giúp tra tìm văn bản được thuận tiện. Sổ đăng
ký văn bản là công cụ để tra tìm văn bản, kiểm tra việc tiếp nhận, chuyển giao
và giải quyết văn bản.
Thứ tư: Đăng ký văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê văn
bản: Nhờ sổ đăng ký và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính, cán bộ
văn thư giúp thủ trưởng cơ quan nắm được số lượng văn bản một năm gửi ra
ngoài là bao nhiêu, gửi cấp trên bao nhiêu, gồm các loại văn bản nào...
Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải
thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện
nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: đăng ký truyền
thống (bằng sổ), đăng ký văn bản bằng máy tính.
25

Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một
cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký không
dùng bút chì, không dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây sự
nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm.
Đối với các văn bản "Mật", "Tối mật", "Tuyệt mật" cần phải được đăng
ký và bảo quản riêng theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban
hành.
Đăng ký văn bản đi bằng sổ
Trước khi đăng ký, cơ quan, tổ chức phải lập sổ đăng ký văn bản đi theo
quy định hiện hành. Các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi dựa theo
cách đánh số văn bản đi, mỗi hệ thống số lập một quyển sổ đăng ký.
Ví dụ: Cơ quan vừa ban hành văn bản quy phạm pháp luật, vừa ban hành
văn bản hành chính sẽ phải lập các loại sổ sau:
- Sổ đăng ký cho từng loại văn bản QPPL mà cơ quan ban hành (Mỗi
văn bản đăng ký vào một sổ và lấy một hệ thống số riêng);
- Sổ đăng ký văn bản mật;
- Sổ đăng ký Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn;
- Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính khác.
Sổ in sẵn theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan”.
1.3.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn.
Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần
Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản
1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 03 năm 2002 Quy

26

định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước[10], Điều 6, Điều 8,
Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 07 năm 2015 của Bộ Công an
hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NDD-CP ngày 28
tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí
mật nhà nước[21]. Cụ thể như sau:
- Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn và do lãnh đạo của cơ
quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương trực tiếp quản lý tài liệu, vật mang
bí mật nhà nước đó quy định.
- Người có trách nhiệm lập danh mục bí mật nhà nước hoặc người được
ủy quyền quyết định việc in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước và
ghi cụ thể số lượng được in, sao, chụp. Tài liệu vật in, sao, chụp phải được bảo
mật như tài liệu vật gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định. Sau
khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay bản dư thừa và những bản
in, sao, chụp hỏng.
- Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu
thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi
nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao, chụp tài liệu.
- Không sử dụng máy tính đã nối mạng Internet đánh máy, in, sao tài
liệu mật.
- Bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và
đóng dấu độ mật ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.
Đóng dấu văn bản đi
Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của
văn bản, đảm bảo thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan,
các tổ chức và công dân. Dấu được coi là tài sản đặc biệt của cơ quan, tổ chức
a) Đóng dấu cơ quan lên văn bản
27

Tất cả các văn bản trước khi phát hành đều phải đóng dấu cơ quan. Việc
đóng dấu cơ quan lên văn bản nhằm khẳng định giá trị pháp lý và độ tin cậy
của văn bản, là yếu tố quan trọng để các cơ quan nhận văn bản bắt buộc phải
thi hành.
Theo quy định hiện hành, việc đóng dấu lên văn bản phải tuân thủ các
quy định sau:
- Văn thư cơ quan phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ
quan, tổ chức;
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn
bản của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp
lệ của người có thẩm quyền. Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng
(đóng dấu khống).
- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ
quan, tổ chức;
- Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi
quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó
- Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng màu mực dấu theo quy định
chung của Nhà nước. Dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên
trái.
- Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ
chức hoặc tên phụ lục.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên
ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan quản lý ngành. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép
phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu
đóng tối đa 05 trang văn bản.

28

b) Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định
độ khẩn theo bốn mức sau: “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và
“Khẩn”. Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn trên văn bản do đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm
x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG
KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa,
phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt
cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng dưới số,
ký hiệu (đối với văn bản có tên loại) hoặc đóng dưới trích yếu nội dung đối với
công văn. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”),
dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)[11]:
Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết
định, khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật nhà nước, người soạn thảo tài
liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách nhiệm
quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) và phạm vi lưu hành
tài liệu mang bí mật nhà nước.
Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật nhà nước sử dụng trong trường hợp tài
liệu mật chỉ được phát ra trong một thời hạn nhất định, người sử dụng chỉ được
sử dụng trong thời hạn đó rồi nộp lại cho nơi phát tài liệu. Khi đóng dấu “Tài
liệu thu hồi” vào tài liệu phát ra, ở dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu hồi
tài liệu trước ngày, giờ cụ thể.
Dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” sử dụng trong trường hợp
chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật mà chỉ người nhận
29

mới được bóc bì để bảo đảm bí mật của tài liệu, ngoài bì ghi rõ tên người nhận,
bộ phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên trên bì.
Mực dùng để đóng các loại con dấu trên là mực màu đỏ tươi.
Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mang bí mật nhà nước của cơ quan, đơn
vị, chịu trách nhiệm quản lý và đóng các loại con dấu trên theo sự chỉ đạo của
thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền xác định độ mật theo quy
định.
Phát hành văn bản
Nguyên tắc chung
Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có
liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng
và kịp thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển
giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ về thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải
quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành.
Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người
soạn thảo văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng
những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan
mà quyết định việc gửi và sao văn bản.
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối
với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký
văn bản.
Thủ tục phát hành
Thông thường văn bản của cơ quan trước khi chuyển đến cho các đối
tượng có liên quan phải được để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ
thông tin. Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn
rõ chữ bên trong, không bị ẩm ướt, rách, mủn. Tùy theo số lượng văn bản đi
nhiều hay ít và độ dày của văn bản mà lựa chọn bì cho thích hợp. Khi

30

trình bày bì không viết tắt những từ không thông dụng, không xuống dòng tùy
tiện; không nên dùng phong bì quá hẹp và giấy quá mỏng.
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản
để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm
nhàu văn bản.
Chuyển phát văn bản đi
Văn bản sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng
và đăng ký vào sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao
nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư
thì phải lập Sổ chuyển giao riêng.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao
ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ
đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người
nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ
chức chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Chuyển giao văn bản trực tiếp áp dụng đối với những cá nhân, đơn vị
trong cơ quan nơi có trụ sở cùng hoặc gần nơi phát hành văn bản.Với các cơ
quan lớn ở Trung ương như Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Chính
phủ, Văn phòng Quốc hội có hệ thống giao thông Trung ương chuyển giao văn
bản trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn cùng thành phố.
Chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan và trực tiếp cho các cơ quan
thì đăng ký vào sổ "Chuyển giao văn bản đi".
Sổ chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan khác hoặc cho các đơn vị, cá
nhân trong cơ quan, tổ chức phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
b) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện:
31

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào
sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và
đóng dấu vào sổ"Gửi văn bản đi bưu điện".
Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn, kích thước: 210mm x
297mm hoặc 148mm x 210mm.
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của
sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”.
c) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho
nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
d) Chuyển phát văn bản mật: Việc chuyển phải văn bản mật được thực
hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy
định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11):
Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi vận chuyển phải được đựng trong
bao bì chắc chắn bằng loại vật liệu phù hợp; khi cần thiết phải niêm phong theo
quy định; có phương tiện vận chuyển bảo đảm an toàn trong mọi tình huống;
trường hợp xét thấy cần thiết thì phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển các
tài liệu, vật đó.
Chuyển giao tài liệu, vật mang bí mật nhà nước ở trong nước do cán bộ
làm công tác bảo mật, hoặc cán bộ giao liên riêng của cơ quan, tổ chức thực
hiện. Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy
định riêng của ngành bưu điện. Chuyển giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà
nước giữa các cơ quan, tổ chức trong nước với các cơ quan, tổ chức của Nhà
nước Việt Nam ở nước ngoài do lực lượng giao liên ngoại giao thực hiện.
Cán bộ đi công tác chỉ được mang những tài liệu, vật thuộc phạm vi bí
mật nhà nước có liên quan đến nhiệm vụ được giao; phải được lãnh đạo trực
tiếp duyệt và đăng ký với bộ phận bảo mật; phải có kế hoạch bảo vệ tài liệu,
32

vật mang bí mật nhà nước trong thời gian mang đi công tác; khi hoàn thành
nhiệm vụ phải cùng bộ phận bảo mật kiểm tra và nộp lại cơ quan.
Nội dung bí mật nhà nước nếu truyền đưa bằng phương tiện viễn thông
và máy tính thì phải được mã hoá theo quy định của pháp luật về cơ yếu.
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể
như sau:
- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu Tài liệu thu hồi, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn
bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì
phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú
vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người
có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Đối với tài liệu mật: Nơi gửi và nơi nhận phải tổ chức kiểm tra, đối
chiếu nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý kịp thời; việc giao nhận
phải được ghi đầy đủ vào sổ theo dõi riêng, người nhận phải ký nhận.
Lưu văn bản
Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính
lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.[5]
33

Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc
thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác
nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ
các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà
nước.
Bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng bản lưu
Tùy theo số lượng văn bản đi của cơ quan ban hành mà tập lưu hình thành
theo tháng, theo quý hoặc theo năm. Văn thư cơ quan đưa văn bản lưu vào tờ
bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục, chứng từ kết thúc và viết bìa tập lưu. Sau
đó được đưa vào cặp, hộp và xếp lên giá, tủ tài liệu.
Các tập lưu phải do bộ phận văn thư thuộc phòng Hành chính hoặc Văn
phòng cơ quan quản lý chặt chẽ và thống nhất. Yêu cầu tra cứu của lãnh đạo
hoặc của cán bộ công chức của cơ quan vì nhiệm vụ chung phải được phục vụ
nhanh chóng, chính xác, tại chỗ; phải được ghi sổ và ký nhận đầy đủ để tiện
theo dõi, kiểm tra. Người ngoài cơ quan muốn tra cứu, sử dụng các bản lưu phải
được phép của Thủ trưởng cơ quan ban hành văn bản. Cán bộ công chức tùy
theo chức trách đều có nghĩa vụ bảo vệ an toàn và chặt chẽ bản lưu của cơ quan.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức. Sổ sử dụng bản lưu phải được in sẵn, kích thước: 210mm x
297mm.
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của
sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng bản lưu”.
Lưu văn bản đến
34

- Giao nộp hồ sơ tài liệu vào bộ phận lưu trữ
- Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong Cơ quan
Các đơn vị và cá nhân trong Cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài
liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ của Cơ quan theo thời hạn được quy định ;
Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã
đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của Cơ quan
nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm;
Mọi cán bộ công nhân viên trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển
công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế
nhiệm.
- Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như
sau:
Tài liệu hành chính:phải nộp trong thời hạn một năm kể từ năm công
việc kết thúc;
Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ:
trong thời hạn một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
Tài liệu xây dựng cơ bản: trong thời hạn ba tháng kể từ khi công
trình được quyết toán;
Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình
và tài liệu khác: trong thời hạn ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
- Thủ tục giao nộp
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”
và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu
và lưu trữ hiện hành của Cơ quan giữ mỗi loại một bản.
Nguyên tắc quản lý văn bản theo quy định của pháp luật
Tập trung

35

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý
tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại
văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến
không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải
quyết. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản của cơ
quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm.
Nhanh chóng, kịp thời
Tổ chức quản lý văn bản là công việc quan trọng, chiếm nhiều thời gian,
công sức làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức.
Đó là thước đo để đánh giá năng lực lãnh đạo cũng như đánh giá kỹ năng, trình
độ chuyên môn của cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện chức năng,
nhiệm vụ mà cơ quan giao phó, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ
chức, tạo sự tin cậy cho nhân dân và các cơ quan.
Nguyên tắc tổ chức quản lý nhanh chóng, kịp thời được thể hiện qua các
nội dung:
Văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản
đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát
hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Các cá nhân trong cơ quan phải có trách nhiệm giải quyết văn bản nhanh
chóng theo quy định của pháp luật, quy chế của cơ quan hay ý kiến chỉ đạo của
lãnh đạo cơ quan. Hạn chế việc gián đoạn, chồng chéo và kéo dài thời gian giữa
các khâu nghiệp vụ dẫn đến tình trạng giải quyết công chậm việc, nhỡ việc làm
giảm hiệu quả công việc và mất uy tín của các cơ quan, tổ chức.
Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và
giải quyết văn bản đang được áp dụng tại rất nhiều cơ quan, tổ chức. Điều này

36

giúp việc sửa chữa và gửi nhận văn bản nhanh chóng, kịp thời, dễ theo dõi quá
trình xử lý và giải quyết văn bản của các cơ quan, tổ chức.
Chính xác
Đây là một nguyên tắc quan trọng trong quy trình tổ chức quản lý và giải
quyết văn bản.
Thứ nhất: Phải chính xác về các khâu nghiệp vụ như quá trình đăng
ký,nhân bản, tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đến... không được để
sai sót, nhầm lẫn.
Thứ hai: Chính xác về đối tượng nhận và giải quyết văn bản. Nguyên tắc
này giúp cho việc giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn được
pháp luật và cơ quan quy định.
Thứ ba: Chính xác về quá trình giải quyết văn bản: Mỗi cá nhân trong cơ
quan khi được giao nhiệm vụ giải quyết công việc phải nắm vững các quy định
pháp luật của nhà nước và hướng dẫn của các cơ quan liên quan về lĩnh vực
mình phụ trách. Như vậy, việc giải quyết công việc mới đúng chế độ, đúng
chính sách. Trong trường hợp các cá nhân không dựa vào các quy định mà chỉ
dựa vào ý kiến chủ quan của mình, việc giải quyết sẽ thiếu chính xác, có thể
gây ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan tổ chức, làm mất lòng tin của cán bộ,
công chức, viên chức và quần chúng nhân dân...
An toàn, bí mật
Điều 1, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2000 quy định “ Bí mật
nhà nước là những tin về vụ, việc, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan
trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa
học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà nhà nước không công bố hoặc chưa công
bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam”.[9]

37

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (văn bản mật) được
đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà
nước.
Để thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo mật, các cơ quan phải
tuân thủ các quy định sau đây[11],[6]:
- Nắm vững các quy định của Đảng và Nhà nước về quản lý văn bản
mật;
- Xác định chính xác độ mật của văn bản …
- Lựa chọn cán bộ văn thư biết giữ gìn bí mật; Lựa chọn chính xác đối
tượng phổ biến, quản lý và giải quyết văn bản mật; không trao đổi nội dung văn
bản mật đối với những đối tượng không liên quan;
- Không mang tài liệu mật về nhà hoặc các nơi đông người; văn bản mật
phải để ở hòm, tủ có khóa; việc soạn thảo và chuyển giao văn bản mật phải làm
trên máy tính không được kết nối vào các mạng thông tin...
- Văn bản mật phải đăng ký riêng và giao cho người có trách nhiệm quản
lý và giải quyết; không chuyển giao văn bản mật qua mạng, máy fax nếu chưa
được mã hóa;
Đảm bảo quy trình
Tất cả các quy trình quản lý văn bản như: trình tự, thủ tục đăng ký,
chuyển giao văn bản đi, đều được tuân theo quy trình các bước, thống nhất theo
quy định của Nhà nước, theo quy chế của cơ quan.
Ví dụ: Quy trình quản lý văn bản đi phải tuân thủ theo quy định của Nhà
nước tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012: Kiểm tra thể thức, kỹ
thuật trình bày, ghi số ngày tháng năm văn bản; đăng ký văn bản; nhân bản,
đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn; làm thủ tục phát hành, chuyển
phát và theo dõi đôn đốc việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi. Không
được thực hiện đóng dấu trước khi nhân bản vì như vậy, chúng ta không có
được các bản chính có giá trị pháp lý để chuyển giao cho các cơ

38

quan có trách nhiệm giải quyết mà chỉ có các bản pho to dùng để cung cấp
thông tin.[10]
1.2.3. Yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả
1.2.3.1. Chuyên môn nghiệp vụ
Trình độ chuyên môn nghiệp vụ là yêu cầu tiên quyết để thực hiện công
việc một cách có hiệu quả. Đó là: “ Khả năng vận dụng những kiến thức thu
nhận được về một lĩnh vực nào đó vào công việc thực tế; là sự kết hợp giữa
kiến thức chuyên môn và kỹ năng tổ chức thực hiện các quy trình làm việc (Tô
Tử Hạ, Từ điển Hành chính, Nxb Lao động - Xã hội, 2003, tr 151).[2] Một cử
nhân văn thư lưu trữ sẽ có đủ kỹ năng và tay nghề để xử lý và thao tác thành
thục với văn bản, hồ sơ trong thời gian ngắn nhất mà vẫn đảm bảo quy định, an
toàn, hiệu quả.
1.2.3.2. Cơ sở vật chất phục vụ, hỗ trợ công việc
Cơ sở vật chất cũng là một yếu tố rất quan trọng, không chỉ đối với công
tác quản lý văn bản đi, đến mà còn với tất cả mọi hoạt động của đời sống con
người. Hệ thống máy móc, công cụ làm giảm thời gian thao tác, giảm chi phí,
giúp con người thao tác chuẩn xác hơn với công việc. Đặc biệt trong bối cảnh
công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như hiện nay, thời gian vận chuyển,
bàn giao, xử lý văn bản cũng như các chi phí, nhân lực giao nhận văn bản được
giảm đi đáng kể.
1.2.3.3. Động lực làm việc
Động lực làm việc là nhân tố chính thúc đẩy con người thực hiện nhiệm
vụ của mình. Mỗi người có một động lực làm việc khác nhau. Trong mọi lĩnh
vực của đời sống nói chung cũng như trong công tác quản lý và xử lý văn bản
nói riêng, động lực làm việc càng trùng khớp với mục tiêu của công việc thì
con người làm việc càng hăng say, càng có hiệu quả.

39

1.2.3.4. Sự quan tâm của lãnh đạo
Sự quan tâm của lãnh đạo là một yếu tố chi phối đến tất cả mọi yếu tố ở
trên. Nếu lãnh đạo quan tâm sẽ tạo điều kiện cho người lao động được làm việc
đúng với mục tiêu, mong muốn của học, nâng cao động lực làm việc, đồng thời
mua sắm, trang bị máy móc, công cụ hỗ trợ, cho người lao động đi học tập,
nâng cao trình độ, tay nghề. Nhìn chung, sự quan tâm của lãnh đạo gần như
quyết định lớn đến hiệu quả của mọi công việc, không chỉ trong công tác văn
thư mà còn trong nhiều lĩnh vực khác.

40

TIỂU KẾT
Công tác quản lý văn bản có một vai trò vô cùng quan trọng trong việc
triển khai các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì lý do đó, công tác này cần
được tổ chức dựa trên cơ sở pháp lý chặt chẽ cùng các căn cứ lý luận, căn cứ
khoa học rõ ràng. Những căn cứ, cơ sở này là thước đo để so sánh, đối chiếu
cũng như làm định hướng để phát huy mặt được, khắc phục mặt chưa đạt của
công tác quản lý văn bản.
Căn cứ vào nhận định trên, Chương 1của luận văn đã làm rõ một số khái
niệm về văn bản, hiệu quả quản lý văn bản, giới thiệu sơ lược về quy trình xử
lý văn bản đi, văn bản đến nói chung. Các kiến thức ở chương 1 là nền tảng lý
luận để có cơ sở nghiên cứu, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý văn bản ở Sở
Y tế Hà Nội tại chương 2 cũng như tìm kiếm giải pháp ở chương 3 của Luận
văn.

Cơ sở lý luận và pháp lý về hiệu quả công tác quản lý văn bản.docx

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Cơ sở lý luận và pháp lý về hiệu quả công tác quản lý văn bản.docx

Similar to Cơ sở lý luận và pháp lý về hiệu quả công tác quản lý văn bản.docx (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 🥳🥳 Liên hệ ZALO/TELE: 0917.193.864 ❤❤

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 🥳🥳 Liên hệ ZALO/TELE: 0917.193.864 ❤❤ (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (19)

Cơ sở lý luận và pháp lý về hiệu quả công tác quản lý văn bản.docx