Báo Cáo Thực Tập Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Vào Công Tác Quản Lý Đã Chia Sẻ Đến Cho Các Bạn Sinh Viên Một Bài Mẫu Báo Cáo Cực Đỉnh, Mới Mẽ Và Nội Dung Siêu Chất Lượng Sẽ Giúp Bạn Có Thêm Thật Nhiều Thông Tin Và Kiến Thức Cho Nên Các Bạn Không Thể Bỏ Qua Bài Mẫu Này Nhá. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO/TELEGRAM NHẮN TIN TRAO ĐỔI : 0909 232 620 - TẢI FLIE TÀI LIỆU: BAOCAOTHUCTAP.NET

1. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM : 0909 232 620
TẢI FLIE TÀI LIỆU – BAOCAOTHUCTAP.NET
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ỨNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC QUẢN
LÝ LỊCH CÔNG TÁC VÀ NHẮC NHỞ CHO
CÁN BỘ NHÂN VIÊN TẠI UBND HUYỆN
CHI LĂNG, TỈNH LẠNG SƠN
CHUYÊN NGÀNH : CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

2. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM : 0909 232 620
TẢI FLIE TÀI LIỆU – BAOCAOTHUCTAP.NET
LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian thực tập khóa luận, bản thân em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt
tình của ác thầy, cô giáo đặc biệt là thầy ………………
Trong suốt quá trình thực hiện đề tài, em đã gặp không ít khó khăn về kiến
thức liên quan đến các nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cũng như các khó khăn
trong phân tích, xây dựng chương trình hoàn thiện. Vậy em mong các thầy, cô góp ý
cho bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng, em chân thành cảm ơn đến các thầy cô giáo khác trong khoa
……………..– Trường Đại học ………………………., cùng các bạn đã giúp đỡ em
trong đợt báo cáo này để em có thể hoàn thiện đề tài thực tập khóa luận tốt nhất.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên

3. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM : 0909 232 620
TẢI FLIE TÀI LIỆU – BAOCAOTHUCTAP.NET
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ
1 UBND Ủy ban nhân dân
2 HĐND Hội đồng nhân dân
3 ĐH Đại học
4 CNTT Công nghệ thông tin
5 LĐ – TBXH Lao động thương binh xã hội
6 TC – KH Tài chính kế hoạch
7 KT – HT Kinh tế hạ tầng
8 VH – TT Văn hóa và thông tin
9 GD – ĐT Giáo dục đào tạo
10 TN – MT Tài nguyên môi trường
11 NN & PTNT Nông nghiệp và phát triển nông thôn

4. DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM : 0909 232 620
TẢI FLIE TÀI LIỆU – BAOCAOTHUCTAP.NET
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU ................................................................................................................. 1
Chương 1.......................................................................................................................... 4
CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC................................ 4
1.1.Khái quát chung về quản lý........................................................................................ 4
1.1.1.Khái niệm quản lý ................................................................................................... 4
1.1.2.Đặc điểm của quản lý.............................................................................................. 5
1.2.3.Mục tiêu của quản lý............................................................................................... 5
1.2.Quản lý lịch làm việc ................................................................................................. 6
1.2.1.Khái niệm quản lý lịch làm việc ............................................................................. 6
1.2.2.Nội dung của quản lý lịch làm việc ........................................................................ 6
Chương 2.:THỰC TRẠNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH CÔNG TÁC VÀ
NHẮC NHỞ CHO CÁN BỘ NHÂN VIÊN TẠI UBND HUYỆN CHI LĂNG ........... 10
2.1.Giới thiệu khái quát về UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn............................. 10
2.1.1.Địa giới hành chính............................................................................................... 10
2.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn ........................................................................................ 10
2.1.3.Sơ đồ Cơ cấu tổ chức bộ máy của đơn vị: ............................................................ 11
2.2.Thực trạng công tác quản lý lịch công tác và nhắc nhở của UBND huyện Chi Lăng,
tỉnh Lạng Sơn ................................................................................................................. 12
2.2.1.Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Chi Lăng .............. 12
2.2.2.Quy trình quản lý lịch làm việc:........................................................................... 15
2.3.Ứng dụng phần mềm Essential Pim trong công tác quản lý lịch công tác và nhắc
nhở cho cán bộ nhân viên tại ubnd huyện chi lăng ........................................................ 16
2.3.1.Giao diện phần mềm Essential PIM...................................................................... 16
2.3.2.Tính năng của phần mềm Essential PIM .............................................................. 19
KẾT LUẬN.................................................................................................................... 27
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................. 28

5. 1
LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Sự bùng nổ công nghệ thông tin nói riêng và khoa học công nghệ nói chung
đang tác động mạnh mẽ vào sự phát triển của các ngành trong đời sống xã hội. Nền
khoa khọc máy tính ngày nay đang giữ một vị trí trung tâm trong hầu hết các lĩnh vực
của xã hội. Với những lợi ích do công nghệ thông tin mang lại, các nhà quản lý đã
kịp thời đưa những ứng dụng tin học vào phục vụ cho công tác quản lý lịch cá
nhân.Việc ứng dụng của ngành công nghệ thông tin vào cuộc sống giúp cho chúng ta xử
lý công việc nhanh hơn, thuận tiện hơn.
Hoạt động quản lý tại cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã
hội… gọi chung là cơ quan, tổ chức luôn cần được duy trì tính liên tục và phải có
trình tự. Hay nói cách khác là cần phải có sự sắp xếp, quản lý một cách khoa học quá
trình hoạt động của mỗi cá nhân, của cơ quan. Phần lớn mỗi cá nhân, cơ quan, tổ
chức đều có lịch làm việc phù hợp với tính chất công việc cũng như chức năng,
nhiệm vụ riêng của mình. Song trên thực tế để quản lý lịch làm việc của cá nhân, cơ
quan một cách khoa học, hiệu quả nhất cần tốn nhiều thời gian và công sức. Chính vì
vậy cần có biện pháp cải thiện hiện trạng trên để đáp ứng yêu cầu về công việc và
giảm bớt thời gian, công sức cho công tác quản lý tại mỗi cơ quan, tổ chức.
Qua một thời gian phân tích tìm hiểu nghiên cứu bám sát thực tế công tác quản
lý lịch làm việc tại UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn, yêu cầu nâng cao chất
lượng làm việc trong công tác quản lý lịch làm việc của văn phòng Ủy ban và góp
phần tin học hóa công tác hành chính văn phòng, em đã quyết định lựa chọn đề tài:
“Ứng dụng CNTT vào công tác quản lý lịch công tác và nhắc nhở cho cán bộ
nhân viên tại UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn”.
2. Mục đích của đề tài:
Ứng dụng thành tựu của công nghệ thông tin vào công tác quản lý lịch làm việc.
Giúp cho con người thuận tiện và dễ dàng hơn trong việc xem lịch công tác cá
nhân.
Nắm được những kiến thức cơ bản về công tác quản lý, hiểu rõ về quy trình
quản lý lịch làm việc, thực trạng cũng như giải pháp giải quyết những khó khăn còn
tồn tại trong công tác quản lý lịch làm việc của địa phương.
Xây dựng được quy trình quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên Văn
phòng UBND huyện Chi Lăng đồng thời ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
quản lý lịch làm việc.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác quản lý lịch làm việc.
- Đánh giá so sánh thực trạng việc quản lý lịch công tác và nhắc nhở tại UBND

6. 2
huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn.
- Đề xuất những giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý lịch làm việc tại
văn phòng UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn.
4. Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu
- Công tác Quản lý lịch làm việc tại văn phòng UBND huyện Chi Lăng,
tỉnh Lạng Sơn.
- Phần mềm Quản lý lịch làm việc Essential PIM
Phạm vi nghiên cứu
- Tại văn phòng Ủyban nhân dân huyện Chi Lăng
5. Phương pháp nghiên cứu:
Nghiên cứu về công tác quản lý lịch làm việc của UBND huyện Chi Lăng, tỉnh
Lạng Sơn. Khảo sát thực tế để áp dụng vào quản lý lịch làm việc của UBND huyện.
6. Ý nghĩa lý luận:
Các kết quả nghiên cứu đã góp phần và làm giàu thêm cơ sở lý luận của việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý lịch công tác và nhắc nhở tại UBND
huyện Chi Lăng.
7. Ý nghĩa thực tiễn:
Ứng dụng chương trình của đề tài vào thực tiễn công tác quản lý lịch làm việc
tại địa phương để nâng cao vai trò của công nghệ thông tin, nằm nâng cao chất lượng
quản lý của công tác này.
Ứng dụng phần mềm sẽ giúp cho công tác quản lý lịch làm việc tra tìm một
cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi cũng như giải quyết công
việc được chính xác, kịp thời và hiểu quả hơn,rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin
của lịch làm việc.
Sử dụng máy tính vào các công việc tìm kiếm các thông tin chi tiết về công việc
sẽ dễ dàng nhanh chóng và thuận tiện. Việc lưu trữ sẽ đơn giản, không cần phải có nơi
lưu trữ lớn, các thông tin về công việc cần giải quyết được nhanh chóng.Việc thống kê
định kỳ từng kỳ, từng năm thuận tiện, nhanhchóng.
Ứng dụng phần mềm sẽ giúp giảm bớt chi phí về thời gian, công sức. Ngoài ra,
ứng dụng phần mềm sẽ giúp cho việc quản lý, cập nhật lich làm việc, những thay đổi
trong lịch làm việc được thuận lợi và nhanh chóng hơn giúp công tác quản lý, giúp nắm
bắt công việc tốt hơn. Sắp xếp công việc hợp lí để ưu tiên giải quyết những công việc
quan trọng
Với kết quả đạt được, đề tài có thể làm công cụ để phát triển tư duy cho sinh viên
ngành Quản Trị Văn Phòng cũng như các ngành khác của Trường ĐH Công Nghệ Thông
Tin và TruyềnThông.

7. 3
8. Nội dung đề tài gồm 3 chương:
Khóa luận có bố cụ chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết chung về quản lý lịch làm việc
Chương 2: Thực trạng và quy trình công tác quản lý lịch công tác và nhắc nhở
cho cán bộ nhân viên tại UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn
Chương 3: Ứng dụng phần mềm Essential PIM trong công tác quản lý lịch
công tác và nhắc nhở cho cán bộ nhân viên tại UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng
Sơn

8. 4
Chương 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC
1.1.Khái quát chung về quản lý
1.1.1.Khái niệm quản lý
“Quản lý là gì” chắc hẳn là câu hỏi mà bất cứ người học quản lý ban đầu nào
cũng cần hiểu và mong muốn lý giải.Vậy suy cho cùng quản lý thời gian là gì?
Xét
trên phương diện nghĩa của từ, quản lý thường được hiểu là chủ trì hay phụ
trách một công việc nào đó.
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối
tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ
của tôt chưc để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động.
Bản thân khái niệm quản lý đã có tính đa nghĩa nên có sự khác biệt giữa nghĩa
rộng và nghĩa hẹp.Hơn nữa, do sự khác biệt về thời đại, xa hội, chế độ, nghề nghiệp
nên có nhiều giải thích, lý giải khác nhau. Cùng với sự phát triển của phương thức xã
hội hóa sản xuất và sự mở rộng trong nhận thức của con người thì sự khác biệt về
nhận thức và lý giải khái niệm quản lý càng trở nên rõ rệt.Xuất phát từ những góc độ
nghiên cứu khác nhau có rất nhiều quan điểm và nhận định về quản lý khác nhau.
Xuất hiện các trường phái quan niệm như sau:
Theo F.W TayLor (1856-1915): là một trong những người đầu tiên khai sinh
ra khoa học quản lý và là “ ông tổ” của trường phái “ quản lý theo khoa học”, tiếp
cận dưới góc độ kinh tế- kỹ thuật đã cho rằng: Quản lý là hoàn thành công việc của
mình thông qua người khác à biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công
việc một cách tốt nhất và rẻ nhất.
Theo Henry Fayol (1886-1925): là người đầu tiên tiếp cận quản lý theo quy
trình và là người có tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ
cận
– hiện đại tới nay thì: Quản lý là một tiến trình bao gồm tất cả các khâu:
lập kế hoạch , tổ chức, phân công điều khiển và kiểm soát các nỗ lực của cá nhân, bộ
phận và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực vật chất khác của tổ chức để đạt được
mục tiêu đề ra.
J.H Donnelly, James Gibson và J.M Ivancevich trong khi nhấn mạnh tới hiệu
quả sự phối hợp hoạt động của nhiều người đã cho rằng: Quản lý là một quá trình do
một người hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người
khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được.
Stephan Robbins quan niệm: Quản lý là tiến trình hoạch định, tổ chức lãnh đạo
và kiểm soát những hành động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các

9. 5
nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Từ những cách tiếp cận khác nhau, có nhiều khái niệm khác nhau về quản lý
như:
- Quản lý là nghệ thuật nhằm đạt mục đích thông qua nỗ lực của người khác.
- Quản lý là hoạt động của các cơ quan quản lý nhằm đưa ra các quyết định
- Quản lý là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng
sự trong cùng một tổ chức.
- Quản lý là quá trình phối hợp các nguồn lực nhằm đạt được những mục
đích của tổ chức. Hoặc đơn giản hơn nữa, quản lý là sự có trách nhiệm về một cái gì
đó…
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối
tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ
của tôt chưc để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động
Theo cách tiếp cận hệ thống, mọi tổ chức, (cơ quan quản lý nhà nước đơn vị
sự nghiệp, doanh nghiệp…) đều có thể được xem như một hệ thống gồm hai phân hệ
là: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý.Mỗi hệ thống bao giờ cũng hoạt động trong
môi trường nhất định.
1.1.2.Đặc điểm của quản lý
- Quản lý là sự tác động có mục đích đã được đề ra theo đúng ý chí của chủ
thể quản lý đối với chính đối tượng chịu sự quản lý.
- Quản lý muốn thự hiện được phải dựa trên cơ sở tổ chức và quyền uy.
- Quản lý xuât hiện ở bất cứ nơi nào có hoạt động chung của con người.
- Quản lý hoạt động mang tính tất yếu.
- Quản lý là hoạt động để phối hợp các nguồn lực.
1.2.3.Mục tiêu của quản lý
Mục tiêu của quản lý là trạng thái tương lai mà chủ thể mong muốn đạt được
trong quá trình vận động của hệ thống tại thời gian và không gian xác định. Nó là tiêu
đích mà mọi hoạt động của hệ thống hướng tới, nó định hướng và chi phối sự vận
động của toàn bộ hệ thống quản lý. Mục tiêu quản lý phải được xác định trước để chi
phối, dẫn dắt cả chủ thể và đối tượng quản lý trong toàn bộ quá trình hoạt động. Việc
xác định mục tiêu trong quản lý có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và
phát triển của toàn bộ hệ thống quản lý bởi vì nếu xác định mục tiêu sai, mọi hoạt
động của hệ thống sẽ trở thành vô nghĩa, thậm chí gây ra những hậu quả nghiêm
trọng.

10. 6
1.2.Quản lý lịch làm việc
1.2.1.Khái niệm quản lý lịch làm việc
Quản lý lịch làm việc là một quá trình bao gồm các công việc như sắp xếp
thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu
trong khoảng thời gian hoạch định.
Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, người biết quản lý lịch làm việc
khoa học sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình, nhờ đó tạo
nên hiệu quả công việc cao.
1.2.2.Nội dung của quản lý lịch làm việc
Để quản lý tốt tất cả các công việc, đạt được hiệu quả tốt nhất thì cần phải có
các bước chuẩn bị , đặc biệt quản lý lịch làm việc cần có quy trình và có phương
pháp quản lý khoa học thì hiệu suất sẽ tăng cao. Theo nghiên cứu, muốn quản lý lịch
làm việc cần phải chuẩn bị đúng quy trình sau:
- Lập kế hoạch
- Tổ chức
- Lãnh đạo, điều hành
- Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh
Để hiểu được bản chất của quy trình quản lý lịch làm việc, chúng ta cùng đi
tìm hiểu từng bước của quy trình quản lý công việc.
 Lập kế hoạch
Khái niệm
- Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổ chức
về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý là các nguồn lực được chương trình hóa
- Từ kế hoạch có thể hiểu lập kế hoạch là: tổng thể các hoạt động liên quan
tới đánh giá, dự đoán- dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng chương trình
hành động tương lai cho tổ chức.
Vai trò của kế hoạch
Việc lập kế hoạch có tầm quan trọng đặc biệt đối với công việc quản lý. Nó là
chức năng cơ bản của mọi nhà quản lý. Các kế hoạch được xây dựng ra một cách
hiệu quả sẽ đóng những vai trò cơ bản như sau:
- Kế hoạch là cơ sở cho các chức năng khác của quản lý.
- Giúp tổ chức ứng phó với sự thay đổi của môi trường.
- Kế hoạch chỉ ra phương án tốt nhất để phối hợp các nguồn lực đạt mục tiêu.
- Tạo sự thống nhất trong hoạt động của tổ chức.
- Là cơ sở cho chức năng kiểm tra.
Yêu cầu của lập kế hoạch
+ Công tác lập kế hoạch phải được ưu tiên đặc biệt: ưu tiên về mặt nhân lực,
vật lực, tài lực và mặt thời gian.

11. 7
+ Lập kế hoạch phải mang tính khách quan.
+ Kế hoạch phải mang tính kế thừa
+ Kế hoạch phải mang tính khả thi
+ Kế hoạch phải mang tính hiệu quả
+ Quá trình lập kế hoạch phải đảm bảo tính dân chủ.
 Tổ chức
Khái niệm
Tổ chức là quy trình thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển
các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung.
Vai trò của tổ chức
- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý cùng với cơ chế vận hành, phối
hợp giữa các bộ phận.
- Nhằm phát huy cao nhất các tiềm năng và khả năng của từng thành viên.
- Phối hợp các sức mạnh riêng lẻ thành một hợp lực.
- Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý.
Nội dung chức năng của tổ chức
Chức năng của tổ chức bao gồm có nhiều nội dung phong phú và đa dạng và tổ
chức thì có 3 nội dung sau:
Thiết kế bộ máy: thiết kế cơ cấu tổ chức
Khái niệm cơ cấu tổ chức: là tổng hợp các bộ phận được chuyê môn hóa, có
quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, được bố trí theo một cách thức nhất định và có mối
quan hệ qua lại với nhau nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu, chức năng nhiệm vụ
đã định trước.
Phân công công việc
- Mục tiêu phân công công việc
Các nghiên cứu đều khẳng định, thiết kế và phân công công việc khoa học là
một phương pháp nâng cao lao động và hiệu quả sử dụng các nguồn lực trong tổ
chức. Trong đó cần phải thỏa mãn những yêu cầu sau:
+ Chia nhiệm vụ thành những nhiệm vụ đơn giản hơn
+ Có khả năng tác nghiệp và quy trình hóa việc thực hiện các nhiệm vụ
+ Tạo sự hấp dẫn, hứng thú trong khi thực hiện công vệc
+ Nâng cao được chất lượng công việc và tiết kiệm được chi phí lao động
- Cơ sở phân công công việc
+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ chung ( mục tiêu chung )
+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ cụ thể ( mục tiêu bộ phận )
+ Căn cứ vào công việc của từng vị trí
+ Căn cứ vào đặc điểm, năng lực của từng cá nhân
- Các yêu cầu khi phân công công việc
Để phân công công việc được hiệu quả nhà quản lý cần phải thực hiện yêu cầu:

12. 8
+ Xuất phát từ yêu cầu của công việc để sắp xếp
+ Tập hợp các công việc tương tự vào cùng một nhóm
+ Quy định rõ ràng, chính xác nhiệm vụ của mỗi bộ phận
+ Cung cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật để thực thi công việc
+ Trao quyền tương xúng cho chủ thể phụ trách các bộ phận
- Các nguyên tắc kiểm soát chất lượng hoạt động thiết kế và phân công
công việc trong tổ chức:
+ Chuyên môn hóa công việc
+ Phù hợp với năng lực và khả năng của con người và các nguồn lực, vật
chất kỹ thuật hiện có
+ Hiệu quả, tiết kiệm chi phí duy trì hoạt động
+ Công việc có tính phong phú, hấp dẫn
+ Phát huy được tính độc lập, tự chủ, sáng tạo của người lao động.v.v..
 Lãnh đạo, điều hành
Khái niệm
Lãnh đạo là tác động bằng nghệ thuật và khoa học để duy trì kỷ luật, kỷ cương
của tổ chức và hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên nhằm phát huy cao nhất
tiềm năng và năng lực của họ hướng tới thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Đặc trưng của lãnh đạo
- Là một chức năng của quy trình quản lý gắn với chủ thể quản lý.
- Chức năng lãnh đạo có 2 phương diện cơ bản: Duy trì kỉ cương, kỷ luật
và động viên, khích lệ nhân viên.
- Vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì thế đòi hỏi chủ thể
quản lý phải vận dụng các tri thức của nhiều khoa học.
Vai trò của lãnh đạo
- Duy trì kỷ luật, kỷ cương nhằm ổn định tổ chức.
- Hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên để phát huy cao nhất tiềm
năng và năng lực của nhân viên nhằm phát triển tổ chức.
- Phối hợp các cố gắng riêng lẻ thành cố gắng chung.
- Xây dựng văn hóa tổ chức.
Nội dung của lãnh đạo
- Tác động quyền lực trong việc duy trì kỷ luật, kỷ cương đối với nhân viên.
- Hướng dẫn, thuyết phục và khích lệ nhân viên.
Phương thức thực hiện
Để thực hiện có hiệu quả những nội dung của chức năng lãnh đạo, nhà quản
lý phải thực thi:
- Các nguyên tắc quản lý
- Các phương pháp quản lý
- Lựa chọn một mô hình và phong cách quản lý phù hợp

13. 9
Những yêu cầu nhằm nâng cao hiệu quả của lãnh đạo
- Những yêu cầu để có nội dung tác động hiệu quả tới nhân viên
+ Những nội dung, quy chế của tổ chức phải phù hợp với pháp luật của nhà
nước và điều kiện của đơn vị.
+ Việc xây dựng và thực thi nó phải đảm bảo tính dân chủ: Là sản phẩm của
trí tuệ tập thể chứ không phải là sự áp đặt ý muốn chủ quan của chủ thể quản lý.
+ Để động viên khích lệ nhân viên, nhiệt tình phát huy tối đa tiềm năng và
năng lực của họ, nhà quản lý phải nhận thức được các lý thuyết về động cơ thúc đẩy
và vận dụng sáng tạo vào điều kiện của tổ chức.
- Những yêu cầu để có phương thức tác động hiệu quả
+ Chủ thể quản lý phải có năng lực, phẩm chất nhất định
+ Chủ thể quản lý phải biết vận dụng linh hoạt và sáng tạo hệ thống phương
pháp quản lý
+ Chủ thể quản lý phải lựa chọn phong cách quản lý phù hợp
+ Chủ thể quản lý phải tạo lập và hoàn thiện nghệ thuật quản lý
 Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh
Khái niệm
- Kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của tổ
chức trên cơ sở các tiêu chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu điểm và hạn
chế nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu.
- Đặc điểm
+ Kiểm tra là một quá trình
+ Kiểm tra là một chức năng của quy trình quản lý
+ Kiểm tra thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của nhà quản lý đối với hiệu
lực và hiệu quả của tổ chức
+ Kiểm tra là một quy trình mang tính phản hồi
- Vai trò
+ Thông qua kiểm tra nhà quản lý nắm được nhịp độ, tiến và mức độ thực hiện
công việc của các thành viên, nắm và kiểm soát được chất lượng các công việc được
hoàn thành.
+ Kiểm tra cung cấp các căn cứ cụ thể để hoàn thiện các quyết định quản lý.
Nhờ có kiểm tra mà nhà quản lý biết được quyết định, mệnh lệnh được ban hành có
phù hợp hay không, từ đó có sự điều chỉnh.

14. 10
Chương 2.
THỰC TRẠNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH CÔNG TÁC VÀ NHẮC
NHỞ CHO CÁN BỘ NHÂN VIÊN TẠI UBND HUYỆN CHI LĂNG
2.1.Giới thiệu khái quát về UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn.
2.1.1.Địa giới hành chính
Huyện Chi Lăng là một huyện miền núi nằm ở phía Tây Nam của tỉnh Lạng
Sơn, nằm ở độ cao trung bình so với mặt nước biển khoảng 240m. Toạ độ địa lý
21032’- 21048’ vĩ độ Bắc và 106025’- 106050” kinh độ Đông.
Ranh giới của huyện:
- Phía Bắc giáp với huyện Cao Lộc và thành phố Lạng Sơn;
- Phía Đông giáp huyện Lộc Bình;
- Phía Tây giáp huyện Văn Quan;
- Phía Nam giáp huyện Hữu Lũng và huyện Lục Ngạn của tỉnh Bắc Giang.
Đơn vị hành chính:
Huyện Chi Lăng có 21 xã, thị trấn đó là các xã: Bắc Thủy, Bằng Hữu, Bằng
Mạc, Chi Lăng,Chiến Thắng, Gia Lộc, Hòa Bình, Hữu Kiên, Lâm Sơn, Liên
Sơn, Mai Sao, Nhân Lý, Quan Sơn, Quang Lang, Thượng Cường, Vân An, Vạn
Linh, Vân Thủy, Y Tịch và 2 thị trấn: Đồng Mỏ, Chi Lăng. Trung tâm huyện đặt tại
thị trấn Đồng Mỏ.
2.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn
Xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, sáu tháng
và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện. Giúp Thường trực
HĐND, UBND huyện tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện, HĐND và UBND các xã, thị trấn thực hiện các chương trình, kế
hoạch công tác sau khi được ban hành.
Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Thường trực HĐND, UBND các xã, thị trấn trong
việc triển khai thực hiện các nội dung chỉ đạo của HĐND huyện, UBND huyện và trong
việc chuẩn bị các báo cáo, đề án; tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo
các đề án để HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện xem xét, quyếtđịnh.
Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thường xuyên, kịp
thời, chính xác, phục vụ cho công tác của HĐND và UBND, Thường trực HĐND và
chỉ đạo điều hành của UBND huyện. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ, đột
xuất được giao theo quy định của pháp luật.
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tiếp nhận và giải quyết đơn thư
khiếu nại, tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng.
Phối hợp với các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thực hiện

15. 11
các văn bản quy phạm pháp luật đến các phòng ban, UBND các xã, thị trấn và theo
dõi, đôn đốc thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó.
Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và phục vụ các kỳ họp
HĐND, các phiên họp UBND huyện; các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND,
UBND huyện với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân; bảo đảm các điều
kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật, hậu cần cho các hoạt động của HĐND và UBND huyện.
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND, UBND
huyện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của pháp luật.
Tổ chức, quản lý công tác hành chính của Thường trực HĐND, UBND huyện;
hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND và
UBND các xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính thống nhất trong toàn huyện theo quy
định của pháp luật.
Quản lý trực tiếp hệ thống “Một cửa điện tử”, tiếp nhận và trả kết quả một số
thủ tục hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện.
Quản lý tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức, kinh phí, tài sản, vật tư, hàng hóa
được giao theo đúng quy định của Nhà nước.
2.1.3.Sơ đồ Cơ cấu tổ chức bộ máy của đơn vị:
Uỷ ban nhân dân huyện gồm có 01 Chủ tịch UBND huyện và 03 Phó Chủ tịch
UBND ( 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế, Tài chính, Doanh nghiệp, Thương mại,
Du lịch; 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thủy lợi, Thủy sản,
Công nghiệp, Khoa học công nghệ và xây dựng nông nghiệp và xây dựng nông thôn; 01
Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa Xã hội và các lĩnh vực xã hội khác ) .
Các phòng ban chuyên môn: Bao gồm 13 phòng ban phụ trách chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn riêng. Các phòng ban chuyên môn có chức năng tham mưu ,
tư vấn, phối kết hợp với nhau để giúp việc cho UBND theo lĩnh vực riêng được phân
công, thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật, chịu trách
nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện và các Phó Chủ tịch UBND huyện về công tác ,
kết quả hoạt động của phòng ban mình.
Các phòng ban, đơn vị trực thuộc UBND huyện Chi Lăng
1. Phòng Tài chính kế hoạch
2. Phòng Kinh tế hạ tầng
3. Phòng LĐ - TBXH
4. Phòng Tư pháp
5. Phòng Tài nguyên môi trường
6. Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
7. Phòng Thanh tra
8. Phòng Nội vụ

16. 12
9. Phòng Giáo dục và đào tạo
10. Phòng Văn hóa và thông tin
11. Phòng Y tế
12. Phòng Dân tộc
13. Văn phòng HĐND và UBND huyện
2.2.Thực trạng công tác quản lý lịch công tác và nhắc nhở của UBND huyện Chi
Lăng, tỉnh Lạng Sơn
2.2.1.Thực trạng công tác quản lý lịch công tác và nhắc nhở của UBND huyện Chi
Lăng
Cán bộ nhân viên văn phòng xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch
công tác tháng, quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, UBND
huyện. Cán bộ văn phòng giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức theo
dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND và UBND các xã,
thị trấn thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác sau khi được ban hành.
Cán bộ nhân viên văn phòng giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND
huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Thường trực
HĐND, UBND các xã, thị trấn trong việc triển khai thực hiện các nội dung chỉ đạo của
HĐND huyện, UBND huyện và trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án; tham gia ý kiến
về nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án để HĐND, Thường trực HĐND, UBND
huyện xem xét, quyếtđịnh.
Cán bộ nhân viên văn phòng đảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý
thông tin thường xuyên, kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác của HĐND và
UBND, Thường trực HĐND và chỉ đạo điều hành của UBND huyện. Thực hiện chế
độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật.
Cán bộ văn phòng giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tiếp nhận và giải
quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng.
Cán bộ văn phòng phối hợp với các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn
triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật đến các phòng ban, UBND các
xã, thị trấn và theo dõi, đôn đốc thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó.
Cán bộ nhân viên văn phòng phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội
dung và phục vụ các kỳ họp HĐND, các phiên họp UBND huyện; các cuộc họp và
làm việc của Thường trực HĐND, UBND huyện với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và
công dân; bảo đảm các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật, hậu cần cho các hoạt
động của HĐND và UBND huyện.
Cán bộ nhân viên văn phòng quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của
Thường trực HĐND, UBND huyện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và
các quy định của pháp luật.

17. 13
Cán bộ nhân viên văn phòng tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật, quy hoạch, kế hoạch, các quy chuẩn và tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành được
phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi
lĩnh vực quản lý được giao.
Cán bộ nhân viên văn phòng hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ đối với
UBND các xã, thị trấn thuộc huyện trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong
lĩnh vực hoạt động.
Cán bộ nhân viên văn phòng giúp UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm
về việc thẩm định, đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và
thẩm quyền của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công
của UBND huyện.
Cán bộ nhân viên văn phòng giúp UBND huyện quản lý nhà nước đối với tổ
chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của các hội và
tổ chức phi Chính phủ trên địa bàn thuộc các lĩnh vực quản lý của phòng theo quy
định của pháp luật.
 Ưu điểm
- UBND huyện Chi Lăng đã chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị
văn phòng phục vụ cho công tác văn phòng, công tác quản lí và các công việc có
liên quan.
- Cách quản lí công việc của UBND huyện hiện nay đều thao tác bằng thủ
công, đơn giản, dễ thực hiện để quản lý.
- Lãnh đạo đơn vị chú trọng đến việc nâng cao trình độ chuyên môn,
nghiệp vụ cho các cán bộ, nhân viên trong đơn vị để làm tốt các công việc liên quan
tới thực hiện công việc và giải quyết công việc.
 Nhược điểm:
- Bên cạnh đó việc quản lí lịch làm việc chưa được chặt chẽ, cụ thể, đôi
khi có xảy ra sai sót nhầm lẫn trong thời gian công việc, trách nhiệm của người thực
hiện
- Gây khó khăn cho việc quản lí lịch làm việc, giảm hiệu quả của công
việc và chất lượng công việc được giao, thụ động trong bố trí tổ chức thời gian và
người thực hiện và đánh giá trình độ của cán bộ, nhân viên.
- Không phù hợp với yêu cầu quản lý trong thời kỳ hiện nay, thời kỳ công
nghiệp hóa, hiện đại hóa.
- Khó quản lý, khó kiểm soát hết được lượng công việc, dễ bị trùng lặp
hoặc thiếu sót.
 . Biện pháp khắc phục
Từ những nhược điểm mà trong công tác quản lý lịch làm việc của UBND

18. 14
huyện Chi Lăng gặp phải và gắn với sự phát triển của cuộc cách mạng khoa học công
nghệ ngày càng phát triển, để công tác quản lý theo kịp công nghệ hiện đại, giúp cho
công tác quản lý dễ dàng, thuận tiện, khoa học hơn các phương pháp cũ. Từ đó em đã
chọn đề tài “Tin học hóa công tác quản lý lịch làm việc cho cán bộ nhân viên tại
UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn”. Đề tài này sẽ phần nào giúp cho công tác
quản lý tại UBND huyện Chi Lăng đạt được hiểu quả cao, quản lý khoa học, tìm
kiếm dễ dàng, sử dụng được hết tiềm năng của phần mềm, nắm bắt khoa học công
nghệ, lưu trữ tài liệu trong thời gian dài, hạn chế diện tích lưu trữ tài liệu.
Vì vậy, em chọn phầm mềm Essential PIM vào quản lý lịch làm việc tại
UBND huyện, để khắc phục hết các hạn chế mà khi sử dụng các phương pháp quản
lý thủ công mắc phải, ngoài ra còn giúp cho hiểu quả công tác quản lý được nâng
cao, và bắt kịp với xu thế phát triển của công nghệ thông tin.
Bài toán “Quản lý lịch làm việc tại UBND huyện Chi Lăng” đã giúp giải quyết
và đáp ứng một cách hiệu quả các nhu cầu về mặt quản lý thông tin trong các hoạt
động của UBND. Tin học hoá trong công tác quản lý lịch làm việc nhằm giảm bớt
sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, độ chính xác cao, gọn nhẹ và
tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ như trước đây. Tin
học hoá giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hệ
thống hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con người.

19. 15
2.2.2.Quy trình quản lý lịch làm việc:
Gồm có 5 bước như sau:
Người thực hiện Sơ đồ quy trình quản lý lịch làm việc
Cán bộ văn phòng
Các bộ phận đăng ký công việc
Phân loại công việc,
Xây dựng dự thảo chương trình làm
Sai
Trình lãnh đạo duyệt
Chuyển giao đến lãnh đạo và từng bộ phận đơn vị
Ban hành, theo dõi đôn đốc thực hiện
Cán bộ văn phòng
Lãnh đạo
Cán bộ văn phòng
Văn thư
Hình 2.2. Quy trình quản lý lịch làm việc
Quy trình này được mô tả cụ thể như sau:
Bước 1: Các bộ phận đăng ký công việc
Các phòng ban đơn vị đăng kí lịch với cán bộ văn phòng dựa vào nhiệm vụ của
UBND tỉnh và UBND huyện để lên kế hoạch cụ thể.
Bước 2: Phân loại công việc, xây dựng dự thảo chương trình làm việc
Sau quá trình tiếp nhận công việc, cán bộ văn phòng chịu trách nhiệm phân

20. 16
loại công việc theo mức độ quan trọng, thời gian, địa điểm và người chịu trách nhiệm
giải quyết công việc. Cán bộ văn phòng sẽ lập kế hoạch xây dựng dự thảo chương
trình làm việc sắp xệp đặt lịch làm việc theo thời gian, địa điểm phù hợp.
Bước 3: Trình lãnh đạo duyệt
Kết thúc quá trình tiếp nhận và phân loại công việc, cán bộ văn phòng sẽ trình
lên Chủ tịch UBND huyện Chi Lăng xem xét và phê duyệt. Đồng thời, Chủ tịch sẽ là
người kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện công việc khi công việc đó kết thúc thông
qua báo cáo của cán bộ văn phòng.
Bước 4: Chuyển giao đến lãnh đạo và từng bộ phận đơn vị
Sau khi danh sách công việc được Chủ tịch UBND huyện phê duyệt, cán bộ văn
phòng tiến hành gửi tới các bộ phận có liên quan trong UBND huyện để giải quyết.
Bước 5: Ban hành, theo dõi đôn đốc thực hiện
Bộ phận văn phòng thực hiện ban hành và theo dõi quá trình thực hiện tiến
độ công việc của các bộ phân có liên quan.
2.3.Ứng dụng phần mềm Essential Pim trong công tác quản lý lịch công tác và
nhắc nhở cho cán bộ nhân viên tại ubnd huyện chi lăng
2.3.1.Giao diện phần mềm Essential PIM
Nhằm nâng cao công tác quản lý của UBND huyện Chi Lăng, đồng thời với
mục đích đưa việc sử dụng công nghệ thông tin vào công tác hành chính văn phòng,
phần mềm quản lý lịch làm việc Essential PIM sẽ giúp cho cán bộ, đặc biệt là người
làm văn phòng của UBND huyện Chi Lăng quản lý tốt lịch làm việc của mình nhờ
một số chức năng tiện lợi của phần mềm như:
 Tạo lịch cá nhân hoặc lịch nhóm làm việc.
 Hệ thống nhắc nhở các sự kiện, lịch hẹn.
 Hiển thị trực quan, linh hoạt trên biểu đồ thời gian.
Essential PIM Free là một phần mềm giúp cán bộ nhân viên văn phòng quản lý
các cơ sở thông tin và lịch làm việc cá nhân một cách đơn giản và hiệu quả. Chỉ bằng
một vài thao tác nhỏ, cán bộ nhân viên văn phòng đã có trong tay một trợ lí đắc lực
trong việc phân chia và quản lý thời gian làm việc của mình.
Ứng dụng phần mềm trong quản lí chương trình công tác là việc cài đặt, sử
dụng phần mềm nào đó để thực hiện chức năng quản lí chương trình công tác của cá
nhân, tổ chức thông qua cách con người tác động vào phần mềm để phần mềm sắp
xếp, xử lí và nhắc nhở công việc cần làm đúng thời gian nhằm phục vụ nhu cầu, lợi
ích của người dùng.
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông
tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và nâng cao
hiệu quả trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

21. 17
Việc ứng dụng CNTT vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để
tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng. Đối với công tác văn thư, lưu trữ
nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ. Bởi vì, công tác
văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý.
Essential PIM Free mang trong mình đầy đủ các chức năng cơ bản cần có của
một phần mềm quản lý tương tự như Microsoft Outlook từ thiết lập thời gian làm
việc (task-list), hẹn ngày giờ (to-do-list), ghi chú (note), cũng như sắp xếp theo trật tự
các thông tin khác (contacts).
Ứng dụng phần mềm là sử dụng một phần mềm một loại chương trình có khả
năng làm cho máy tính thực hiện trực tiếp một công việc nào đó mà cán bộ văn thư
muốn thực hiện.
Ứng dụng phần mềm trong quản lý lịch làm việc của cá nhân, tổ chức thông qua
cách con người tác động vào phần mềm để phần mềm sắp xếp, xử lý và nhắc nhở công
việc cần làm đúng thời gian nhằm phục vụ nhu cầu, lợi ích của cán bộ nhân viên văn
phòng.
Việc sử dụng phần mềm có tác dụng hiệu quả trong công việc nhờ đảm bảo về
trình tự công việc, thời gian, địa điểm… không những thế, còn có sự báo trước của
phần mềm giúp cán bộ văn thư có thời gian và điều kiện chuẩn bị cho công việc cần
làm được hoàn thành tốt nhất.
Essential PIM Free là người một trợ lý hiệu quả trong mọi dự định, kế hoạch
công việc hiện tại cũng như tương lai gần sắp tới của cán bộ nhân viên văn phòng. Vì
vậy, cán bộ nhân viên văn phòng sẽ không cần phải sử dụng bất kỳ phần mềm hỗ trợ
nào, tất cả mọi công việc sẽ nhanh chóng được giải quyết.
Cũng giống như những phần mềm quản lý cá nhân khác, Essential PIM Free
mang đến cho cán bộ văn thư một sự tiện nghi tối đa bằng cách phân chia rõ ràng các
mục cụ thể tùy theo thời gian hoặc màu sắc với giao diện gần gũi và quen thuộc.
Ngoài ra bởi chức năng đồng bộ hóa với các chương trình khác như Outlook,
Windows Mobile devices… chương trình sẽ giúp thiết lập môt lịch làm việc cực kỳ
hiệu quả.
Bên cạnh đó, Essential PIM Free còn cho phép cán bộ văn thưcài đặt password
để đảm bảo tính bảo mật hay lưu lại file dữ liệu lên mỗi lịch trình làm việc của
riêng.
Cửa giao diện của phần mềm Essential PIM

22. 18
Hình 2.2. Giao diện chính phần mềm Essential PIM
 Tìm hiểu giao diện của phần mềm Essential PIM
Các chức năng của phần mềm được chia thành 6 thẻ chính trên thanh tác vụ
taskbar.
Tên thẻ Mô tả
Files
(Tệp)
ThẻFiles gồm có các chức năng cơ bản như New, Open, Save,
Save
As, Close, Pass Word Protect, Import, Export, Page Set Up,
Print…
View
(Khung
nhìn)
Thẻ View gồm thanh trạng thái Stastus Bar, bảng điều hướng
Navigation Pane, cửa sổ nhắc nhở Reminder Windows.
Go (Đến) Thẻ Go là thẻ đi đến các hiển thị chính EPIM Today, lịch của 1
ngày
Calendar, To Do, Note, Contact, Mail, Pas Word, Trash.
Actions Các hành động Actions được thiết lập do người dùng thiết lập
khi

23. 19
(Hành
động)
được báo xong sẽ được lưu tại đây như một thừng rác dự trữ. Thông
thường khi không có dữ liệu được bỏ vào thùng rác thì chỉ có
Empty
Trash.
Tools
(Công
cụ)
Thẻ Toolsnày gồm tùy chọn Option và ngôn ngữ sử dụng đối với
phần mềm Language.
Help(Trợ
giúp)
Thẻ Helps gồm nội dung trợ giúp Help contents, thỏa thuận cấp
phép License Agreement, diễn đàn hỗ trợ Support Forum, hỗ trợ
qua email Email Suport, đặt tin dài hạn Subscribe to newletter,
website, kiểm tra phiên bản mới Check For New Version và một
cửa về
Essential PIM.
Bên cạnh đó, dọc phía trái cửa sổ giao diện chính của phần mềm là các hiển
thị trực quan như:cuộc hẹn mới, việc cần làm mới, ghi chú mới, mật khẩu mới cho
phép cán bộ văn thư nhập dữ liệu, thông tin theo nội dung công việc, EPIM Today,
Calendar, To Do, Note, Contact, Mail, Pas Word, Trash và phía dưới cùng là lịch
tháng rất tiện lợi cho việc theo dõi thời gian biểu.
2.3.2.Tính năng của phần mềm Essential PIM
- Tính năng tích hợp điện toán đám mây
Tính năng đồng bộ hóa với tất cả các thiết bị đám may điện toán phổ biện bao
gồm Google Calendar/Contacts/Tasks/Drive, iCloud, toodledo, SyncML, CalDav,…
Ngoài ra, chương trình còn hỗ trợ Dropbox.
- Tính năng động bộ hóa dữ liệu
Các dữ liệu khi được cập nhật trong một khoảng thời gian nhất định sẽ được
chuyển dữ liệu tới Android, iphone, iPad và quản lý thông tin trên đường đi. Hoặc,
đẩy dữ liệu vào và ra khỏi MS Outlook và Exchange Server. Đây được coi là một
trong những tính năng nổi bật và được đánh giá cao do đó cán bộ nhân viên văn
phòng dù ở bất kỳ đâu cũng có thể cập nhật thông tin nhanh chóng.
- Tính năng hoàn toàn di động
Essential PIM có thể hoạt động ngay từ ổ USB flash hoặc bất cứ thiết bị di
động nào khác. Tất cả các thiết bị và dữ liệu sẽ được lưu trữ trên thiết bị có thể tháo
rời vào thư mực đã định mà không để lại dấu vết nào trên hệ thống host. Tập tin
dữ liệu
còn có thể được mã hóa mạnh mẽ bằng cách sử dụng thuật toán AES 256 – bit
tiêu chuẩn ngành công nghiệp để ngăn chặn truy cập vào dữ liệu trong trường hợp
mất hoặc bị lấy cắp thiết bị.

24. 20
- Tính năng liên kết chéo
Liên kết bất cứ lúc nào với các mục khác nhau trong Essential PIM nên các dữ
liệu sẽ được kết nối với nhau. Quá trình liên kết đó diễn ra dễ dàng và nhanh chóng
mà chúng ta không ngờ tới. Có thể liên kết buổi hẹn của mình với người sẽ gặp và
các tác vụ phải làm trước khi gặp họ.
- Tính năng an toàn tuyệt đối
Đồng bộ hóa với thiệt bị điện toán đám mây được bảo vệ qua SSL, cùng công
nghệ được sử dụng trong ngân hàng online. Dữ liệu được bảo vệ trên máy tính và
được bảo vệ khi rời khỏi máy tính.
- Tính năng đa ngôn ngữ
Nếu ngôn ngữ bản địa không phải là tiếng anh, Essential PIM có thể hỗ trợ nó.
Một trong những ngôn ngữ phổ biến nhất và được hỗ trợ gồm: Bồ Đào Nha, Ý, Đức,
Pháp, Tây Ban Nha, Nga, Trung Quốc, Thổ Nhĩ Kỳ, Ba Lan, Hà Lan, Thụy Điển. Ở
nước ta hiện nay cán bộ văn thư đã có thể cài đặt và sử dụng bằng ngôn ngữ Tiếng
Việt để sử dụng phần mền dễ dàng.
- Tính năng dễ dàng di chuyển tới, dễ dàng lấy dữ liệu ra
Essential PIM cung cấp khả năng nhập xuất dữ liệu hơn hẳn các sản phẩm
phần mềm khác. Dữ liệu sẽ không bị khóa vì vậy có thể truyền tải chúng tới và lấy ra
khi cần thiết. Những định dạng dũ liệu được hỗ trợ bao gồm:EML, XML, HTMT,
RTF, CSV, TXT,… Tiềm kiếm toàn cầu.
- Tính năng ghi chú dán
Thường ngày cán bộ nhân viên văn phòng vẫn sử dụng giấy nhớ vàng nhỏ để
ghi chú, Essential PIM cung cấp ghi chú dán tích hợp để biến bất cứ ghi chú nào
thành mảnh giấy nhớ dán trên màn hình.
- Tính năng in dữ liệu
Nhóm, hạn chế và thêm dữ liệu tất cả đều có thể với bản báo cáo bản in linh
hoạt và đơn giản. Bất cứ dữ liệu nào trong Essential PIM đều có thể được in ra
nhiều
bố cục khác nhau. Tính năng này có thể sử dụng linh hoạt và hỗ trợ quá trình in
ấn, sao chép tài liệu được thuận tiện hơn.
- EPIM Today
Cung cấp thông tin tổng quan về những thứ cần làm trong một bố cục đơn giản
và màu sắc. Dữ liệu từ tất cả các module được thu thập ở đây để mang lại góc nhìn
ngắn và dài hạn. Thiết lập vượt trội để điều chỉnh trình xem như hiển thị dữ liệu nhất
định hoặc giới hạn trong khoảng thời gian. Nhóm nhiều cấp độ và công cụ lọc mạnh
mẽ đảm bảo danh bạ sẽ không bao giờ bị mất. Các trường tùy chỉnh cho phép lưu trữ
bất kỳ dạng dữ liệu nào. Tích hợp đồng bộ hóa với Microsoft Outlook, iOS, Android

25. 21
và Google. Tính năng xuất và in dữ liệu. Quay số ngay từ thẻ danh bạ.
- Calendar
Lịch trình ngày, tuần, tháng, năm dễ đọc và được mã hóa màu sắc. Danh mục
tùy chỉnh, tìm kiếm nhanh đảm bảo dữ liệu được tổ chức theo ý muốn. Template cho
phép chèn các mục mới nhanh chóng mà không có lỗi. Tính năng đồng bộ, in và xuất
cho phép cán bộ văn thư xử lý dữ liệu lịch trình theo cách mong muốn.
- Tính năng tiện ích
Essential PIM được thiết kế với giao diện trực quan, thuận tiện đồng thời cung
cấp nhiều shortcut bàn phím có thể tùy chỉnh để giúp thực hiện công việc nhanh
chóng và hiệu quả hơn.
Cài công cụ ngôn ngữ tiếng Việt thuận tiện cho việc sử dụng được thuận tiện
hơn bằng thao tác sau:
Tools/ Languages/ chọn Vietnam.
Hình 2.3. Giao diện tổng quan của chọn ngôn ngữ
 EPIM hôm nay
Mở EPIM được thực hiện theo 3 cách:
• Cách 1: Kích đúp chuột vào ô dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan.
• Cách 2: Thẻ đến/ Thư
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F5
Cửa sổ EPIM chỉ hiển thị những công việc được nhập trong chính ngày hôm
đó và sẽ xảy ra gần nhất với ngày hôm đó.
Dưới đây là hiển thị của PIM hôm nay:

26. 22
Hình 2.4.Giao diện của EPIM hôm nay
 Lịch
Mở Lịch được thực hiện theo 3 cách:
• Cách 1: Kích đúp chuột vào ô Lịch ở dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực
quan.
• Cách 2: Thẻ đến/ Lịch
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1
Lịch là mục cán bộ văn thư có thể thấy thông tin đã nhập, cán bộ văn thư có
thẻ xem được công việc của mình theo khung nhìn theo ngày, theo tuần, theo tháng,
theo năm tùy thuộc vào cán bộ văn thư để nắm bắt thông tin chính xác rõ rang
nhất…Và dưới đây là cửa sổ làm việc với Lịch:

27. 23
Hình 2.5. Giao diện tổng quan của Lịch
 Việc cần làm
Mở việc cần được thực hiện theo 3 cách:
• Cách 1: Kích đúp chuột vào ô Việc cần làm ở dọc phía trái cửa sổ hiển thị
trực quan.
• Cách 2: Thẻ đến/ Việc cần làm
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F2
Việc cần làm là mục cán bộ văn thư có thể thấy thông tin đã nhập, những công
việc đã được thực hiện hay chưa được thực hiện .…Và dưới đây là cửa sổ làm việc
với Việc cần làm:
 Ghi chú
Cách mở ghi chú mới:
 Cách 1: Nhấn vào ghi chú ở cửa sổ các hành động dọc phía trái cửa sổ
hiển thị trực quan.
 Cách 2: Thẻ đến/ Ghi chú.
 Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F3
Cần nhập tên cho ghi chú mới và nhập nội dung chú mới. Theo Khảo sát ta có
thể nhập thông tin tên Chánh văn phòng là Nguyễn Minh Nam và điền nội dung ghi
chú ta được kết quả như sau:

28. 24
Hình 2.7. Giao diện tổng quan của Ghi chú
 Liên hệ
Cửa sổ liên hệ được mở theo 3 cách sau:
• Cách 1: Nhấn vào liên hệ ở cửa sổ các hành động dọc phía trái cửa sổ
hiển thị trực quan.
• Cách 2: Tệp đến/ Liên hệ.
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4
Cửa sổ liên hệ bao gồm thông tin cá nhân, công việc, ghi chú, ảnh và thông tin
về những người cần liên hệ. Thông tin về người cần liên hệ bao gồm: họ tên, số di
động, email…tùy theo sự cài đặt của cán bộ văn thư về những thông tin gì cần sử
dụng. Ta có thể nhận biết rõ hơn cửa sổ hiển thị của Liên hệ qua hình ảnh sau:
 Thư
Mở hộp Thư được thực hiện theo 3 cách:
Cách 1: Kích đúp chuột vào ô Thư ở dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan.
Cách 2: Thẻ đến/ Thư
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F5
Thư là mục cán bộ văn thư có thể nhập thông tin về thư như gửi từ ai, từ
đâu, chủ đề là nhận thời gian nào,…Và dưới đây là cửa sổ làm việc với thư:
 Mật khẩu
Cửa sổ liên hệ được mở theo 2 cách sau:
Cách 1: Nhấn vào mật khẩu mới ở cửa sổ các hành động dọc phía trái cửa sổ

29. 25
hiển thị trực quan.
Cách 2: Tệp/Mới/ mật khẩu
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Shift + Ctrl + P
Mật khẩu được sử dụng khi mà cán bộ văn thư muốn bảo mật hay giữa an toàn
thông tin trong lịch làm việc của mình. Cửa sổ làm việc với mật khẩu bao gồm các
nội dung cần nhập như: nhan đề, tên người dùng, mật khẩu, .... cửa sổ hiển thị của
mật khẩu như sau:
 Rác
Mở hộp rác được thực hiện theo 3 cách:
Cách 1: Kích đúp chuột vào ô rác ở dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan.
Cách 2: Thẻ đến/ Rác
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F9
Rác chứa các công việc, cuộc hẹn, ghi chú đã được xóa và sắp xếp thông tin
theo thời gian được tạo ra, được hiệu chỉnh và được xóa, có chủ đề, địa điểm hạng
mục nào. Và dưới đây là cửa sổ hiển thị của Rác:
 Đồng bộ
Cửa sổ đồng bộ được mở bằng cách sau:
 Thẻ tệp/ đồng bộ/ thêm sự đồng bộ( iphon, android…)
Các dữ liệu khi được cập nhật trong một khoảng thời gian nhất định sẽ được
chuyển dữ liệu tới Android, iphone, iPad và quản lý thông tin trên đường đi.
Hình 2.12.Giao diện tổng quan của Đồng bộ
 Trình nhắc Cuộc hẹn/ Việc cần làm
Cửa sổ trình nhắc cuộc hẹn/ việc cần làm được hiện ra khi ta mở phần mềm

30. 26
sau khi đã được nhập dữ liệu trong cuộc hẹn mới, việc cần làm đã đánh dấu vào ô
trình nhắc.
 Độ ưu tiên/ Sự hoàn tất/ Thể loại công việc
Khi thực hiện lập lịch làm việc tùy theo nội dung của công việc cán bộ văn thư
sẽ đặt mức độ ưu tiên cho lịch làm việc theo mức độ cao nhất, cao, trung bình không,
thấp, thấp nhất,… tương tự Sự hoàn tất công việc theo từng mức độ hoàn thiện theo
Hình 2.14 Bảng đánh giá Mức độ ưu tiên/ Sự hoàn tất/ Thể loại công việc

31. 27
KẾT LUẬN
Kết quả đạt được: Nhờ có phần mềm quản lý lịch làm việc Essential PIM mà
tất cả các công việc như tham dự cuộc họp, trả lời công văn, thư từ, giải quyết giấy
tờ, văn bản, tiếp dân… trong một tháng hay một khoảng thời gian nào đó của UBND
huyện Chi Lăng được thực hiện một cách đầy đủ, nhanh chóng và đúng thời gian.
Bởi có sự báo trước hay nhắc nhở đã được nhập sẵn nên công việc có sự chuẩn bị
trước sẽ được hoàn thành tốt hơn. Qua đó ta thấy được tác dụng to lớn của việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính văn phòng. Tin học hóa công tác
hành chính văn phòng không những giảm bớt được thời gian, công sức mà còn góp
phần tạo nên hiệu quả công việc trong hệ thống quản lí. Không những thế, góp phần
tạo nên phong cách làm việc chuyên nghiệp đáp ứng yêu cầu của thời buổi công nghệ
thông tin trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Hạn chế: Trong thời gian làm đề tài thực tập tốt nghiệp, em đã hết sức nghiêm
túc và cố gắng tìm tòi học hỏi nhưng do thời gian và kiến thức còn hạn chế nên đề tài
của em không thể không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo
của thầy cô và các bạn giúp em hoàn thiện hơn.
Định hướng phát triển trong tương lai: Trong tương lai, em sẽ cố gắng phát
triển đề tài theo hướng sâu hơn, với quy mô rộng hơn và có tính thực tế cao hơn, giúp
cho công việc của người quản lý dễ dàng hơn. Em sẽ cố gắng xây dựng được một
phần mềm quản lý lịch làm việc hoàn thiện và chi tiết hơn nữa.

32. 28
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Trường Đại Học Lao Động – Xã Hội, (2011), Giáo trình Quản trị nguồn
nhân lực, Nhà xuất bản Lao Động – Xã Hội.
[2]. Lương Minh Việt, (2005), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, Nhà xuất bản Hà
Nội.
[3]. Đào Xuân Chúc, (2006), Bài giảng Quản trị văn phòng, Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
[4]. Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xuân Lự, (1999),
Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính, Nhà xuất bản
Thống kê. [5]. https://download.com.vn/Essential PIM -
pro/download.