Narasumber: Kanaidi, SE., M.Si., cSAP HP. 0812 2353 284, WA.: 0878 2330 6608 e-mail : kanaidi63@gmail.com atau kanaidi@yahoo.com ---------------------------------------------

1. Pengertian, Fungsi dan
Bagian-Bagian Surat
Correspondence Skills Training

2. Pengorganisasian Pesan yang Baik
• Pentingnya pengorganisasian pesan dengan
baik akan :
1. Menghemat waktu.
2. Mempermudah pekerjaan komunikator.
.

3. Pengorganisasian Pesan
Melalui Outline
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide
a. Mulailah dengan ide pokok
b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
c. Ilustrasi dengan bukti-bukti.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana
Organisasional Pesan
a. Pendekatan langsung (pendekatan deduktif),
yaitu ide pokok muncul paling awal, diikuti bukti
pendukungnya.
b. Pendekatan tidak langsung (pendekatan induktif),
yaitu bukti-bukti muncul lebih dulu kemudian
baru ide pokoknya.

4. Ide pokok
Poin
pendukung
Poin
pendukung
Poin
pendukung
Bukti
A
Bukti
A
Bukti
A
Bukti
A
Bukti
A
Bukti
A
Gambar. Bagan organisasi untuk pengorganisasian pesan deduktif .

5. Reaksi
Audience
Rencana
Organisasional
Pembuka Isi Penutup
1. Tertarik Direct request Mulai dg permintaan
atau ide pokok
Rinci/detail Rasa hormat
dan adanya
tindakan
khusus.
2. Senang Pesan rutin, good
news, good will
Mulai dg ide pokok
atau good news
Rinci/detail Rasa hormat,
referensi ke
good news
3. Tidak
senang
Bad news,
pernyataan
netral sebagai
transisi ke bad
news.
Mulai dg pernyataan
netral, nyatakan bad
news dan beri saran
positif.
Beri alasan
yang rasional.
Rasa hormat.
4. Tidak
tertarik
Pesan persuasif Mulai dengan
pernyataan yang
mengundang
perhatian
Tumbuhkan
hasrat audiens
Perlu tindakan
Tabel : Empat rencana organisasional untuk Pesan –Pesan Singkat

6. Jika
Senang
Jika
Netral
Jika tidak
Tertarik
Jika tidak
Senang
Jika
Bermusuhan
Jika agak
Tertarik
PENDEKATAN
LANGSUNG
-----------
Berita baik--------------
Atau ide utama---------
-----------------------------
-----------------------------
-----------------------------
-----------------------------
--------------
PENDEKATAN
TIDAK LANGSUNG
--------------
-----------------------------
-----------------------------
-----------------------------
Berita Buruk------------
Atau ide utama---------
-----------------------------
-------------

7. 1. Saudara sebagai manajer meminta karyawan
bekerja lembur untuk memenuhi tenggat waktu
yang penting.
2. Manajer Saudara mempromosikan Saudara dari
staf manajer SDM menjadi wakil manajer SDM.
3. Saudara meminta cuti kepada bos Saudara
karena harus menghadiri pernikahan adik
Saudara.
DIRECT or INDIRECT APPROACH ?

8. Surat Dinas
Pengertian Surat:
Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan
untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain.

9. Pengertian Surat
Pengertian Surat adalah suatu sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan pada
kertas oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik
perorangan maupun organisasi.
Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis dimana di dalamnya
terdapat beberapa unsur, diantaranya:
• Pengirim surat, yaitu pihak yang menyampaikan pesan
• Pesan surat, yaitu isi dari surat yang disampaikan
(Pemberitahuan, Permohonan/ permintaan, Pernyataan,
Perintah, Laporan, dan lainnya)
• Penerima surat, yaitu pihak yang menerima pesan
• Saluran, yaitu cara penyampaian pesan surat tersebut sesuai
dengan keperluannya (format tulisan, tata bahasa)

10. Fungsi Surat
• Alat untuk menyampaikan pemberitahuan,
permintaan atau permohonan, buah pikiran
atau gagasan.
• Alat bukti tertulis (mis; surat jual beli).
• Alat untuk mengingat (mis; surat yang
diarsipkan).
• Bukti historis (mis;surat-surat bersejarah).
• Pedoman Kerja (mis; surat keputusan dan
surat perintah).

11. Bagian Surat
Bagian Surat
1. Kepala surat (kop surat)
2. Tanggal Surat
3. Nomor surat, lampiran dan perihal
4. Alamat Surat
5. Salam Pembuka
6. Isi Surat
7. Salam penutup
8. Tanda tangan
9. Nama jelas penanda tangan
10. Tembusan
11. Inisial

26. www.slideshare.net/kenkanaidi
(Narasumber)
www.ken-spektakuler.blogspot.com