KETERAMPILAN BERBAHASA

1. KOMUNIKASI
TERTULIS
Disusun Oleh :

2. PENGERTIAN
Komunikasi tertulis merupakan suatu proses penyampaian pesan komunikasi
dengan menggunakan kata-kata dalam bentuk tulisan yang memilki makna tertentu
meliputi memo, surat, e-mail, pesan instan, majalah organisasional, pengumuman
yang ditempel di papan bulletin, atau sarana – sarana lain yang disampaikan melalui
tulisan atau simbol.

3. Fungsi Komunikasi Tertulis
• Sebagai tanda bukti tertulis yang otentik, seperti surat perjanjian
• Alat pengingat/berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yang telah diarsipkan
• Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau
• Jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan
• Pedoman atau dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan
• Lebih efisien dari komunikasi melalui telepon, bila jarak antara perusahaan dan langganan jauh

4. BENTUK – BENTUK KOMUNIKASI
TERTULIS
Contoh- contoh komunikasi tertulis ini antara lain:
• Naskah, yang biasanya dipergunakan untuk menyampaikan berita yang bersifat komplek.
• Blangko-blangko, yang dipergunakan untuk mengirimkan berita dalam suatu daftar.
• Spanduk, yang biasa dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada banyak orang

5. PRINSIP – PRINSIP KOMUNIKASI
TERTULIS
Terdapat prinsip dasar yang harus diperhatikan dalam komunikasi tertulis disebut dengan Prinsip 7 C’s yaitu:
1. Completeness (Lengkap), Pesan – pesan yang digunakan akan disebut lengkap, bila mengandung semua fakta- fakta yang
diinginkan oleh pembicara. Karena itu pesan harus menjawab semua pertanyaan, memberikan informasi tambahan yang
dibutuhkan dan periksa kembali apakah telah mencakup 5W+1H(who, what , when, where, when, why, dan how).
2. Conciseness (Ringkas), Suatu pesan yang menghilangkan beberapa kata sehingga menjadi lebih efektif dengan menghilangkan
kata – kata yang kurang penting dan menghindari pengulangan kata-kata.
3. Consideration (Pertimbangan), Berarti anda harus benar – benar menyiapkan apa yang akan ditulis dan coba memahami orang
/ pihak lain, apa masalahnya, keinginannya dan lain – lain.

6. 4. Concerteness (Konkrit), Penulisan yang konkrit berarti spesifik, mengandung kepastian yang gamblang (jelas), hindari kekaburan dan
penulisan secara umum. Untuk itu sebaiknya anda menggunakan fakta – fakta / data yang spesifik/ jelas dan lebih baik menggunkan
kalimat aktif.
5. Clarity (Jelas), Pesan yang disampaikan harus benar – benar jelas dan dapat dimengerti oleh pembaca sehingga perlu diperhatikan
pemilihan kata – kata yang sering digunakan, hindari kata- kata asing .
6. Courtesy (Sopan), Sopan disini bukan berarti menggunakan kata – kata maaf, silahkan, terimakasih, tetapi yang dimaksud adalah jangan
menyinggung perasaan pembaca, bijaksana dan untuk tidak menyakiti hati komunikan.
7. Correectness (Benar), Yang dimaksud benar adalah menggunakan bahasa yang sesuai dengan level pengetahuan komunikan dan gunakan
kata akurat, grafik gambar yang menunjang.
PRINSIP – PRINSIP KOMUNIKASI
TERTULIS

7. Komunikasi Tertulis Dapat Dipilih Bilamana
Pesan atau subjek yang ingin disampaikan cukup banyak dan komplek, memerlukan
penjelasan yang panjang lebar, memerlukan visualisasi pesan dalam bentuk angka-
angka, grafik, gambar, data statistik.
Penerima pesan terpisah jarak jauh dengan pemberi pesan.
Memerlukan laporan, data atau dokumen tertulis untuk arsip.
Tidak dibutuhkan tanggapan cepat dari penerima pesan.

8. Syarat Komunikasi Tertulis Secara Efektif
 Menciptakan suasana yang menguntungkan.
 Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti.
 Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan.
 Pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang dapat menguntungkannya.
Berbicara tentang minat di pihak komunikan, dapat dikemukakan bahwa minat akan timbul bilamana ada unsur unsur sebagai berikut :
 Tersedianya suatu hal yang menarik minat.
 Terdapat harapan untuk mendapat keuntungan dari hal yang dimaksudkan.

9. Keuntungan Penyampaian Pesan Secara
Tertulis
Adanya peluang untuk mengontrol pesan.
Isi pesan yang disampaikan dapat memuat informasi yang sangat kompleks dan memerlukan uraian
sangat detail.
Pesan yang disampaikan dapat didokumentasikan, sehingga dapat dimanfaatkan untuk rujukan pada
masa mendatang.
Pesan dapat disebarkan secara luas, ketika khalayak yang ingin dijangkau sangat besardan terpisah
secara geografis.

10. Kerugian Penyampaian Pesan Secara Tertulis
• Memakan waktu lama untuk membuatnya
• Memakan biaya yang mahal
• Komunikasi tertulis cenderung lebih formal
• Dapat menimbulkan masalah karena salah penafsiran
• Susah untuk mendapatkan umpan balik segera
• Bentuk dan isi surat tidak dapat di ubah bila telah dikirimkan
• Bila penulisan kurang baik maka akan membingungkan si pembaca

11. Langkah-Langkah Penulisan
1. Menetapkan tujuan
2. Menetapkan siapa pembaca / audiencenya
3. Menentukan ide apa yang akan disampaikan
4. Menggunakan fakta-fakta apa yang akurat
5. Menyusun ide-ide tersebut kedalam suatu susunan yang terencana
6. Memulai penulisan, mengecek kembali penulisan dan memperbaiki penulisan