3. Pengertian Korespondensi Bisnis
● Istilah korespondensi berpadanan dengan istilah
correspondence dalam bahasa Inggris, yang artinya
surat-menyurat atau komunikasi dengan surat.
● Korespondensi Bisnis adalah berbagai macam aktivitas
pertukaran informasi melalui media surat-menyurat
dalam menunjang aktivitas bisnis.
4. ● Korespondensi bisnis mempunyai tiga bagian penting yaitu; surat
keluar, surat masuk, dan penyimpanan surat (arsip)
● Surat keluar, menggunakan lembar kertas standar yang berisi
logo, nama, alamat, nomor telepon, fax dan e-mail perusahaan.
Surat keluar diberi nomor dan kode tertentu.
● Surat masuk, ditampung dulu di bagian sekretariat, kemudian
dicatat, dan didistribusikan pada bagian yang menangani surat
tsb.
● File (pengarsipan), yaitu penyimpanan surat. Ini dapat dilakukan
oleh masing-masing bagian atau dipusatkan di sekretariat
5. ● Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau
badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis
seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.
(Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:80)
● Termasuk surat bisnis antara lain surat pesanan, surat
penawaran, surat pengiriman barang, surat penagihan,
surat pembayaran, dan surat aduan.
Pengertian Surat Bisnis
6. 1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengiriman
surat. Dalam kaitanya dalam dunia bisnis, surat bisnis berfungsi
untuk pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan ke pada
pihak lain.
2. Alat untuk menyimpan pemberitahuan, permintaan, atau
permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan
masalah-maslah bisnis.
3. Alat buktu tertulis (dokumen tertulis).
4. Alat untuk mengingat.
Fungsi Surat Bisnis
7. 1. Correctness (kebenaran)
Surat harus ditulis secara benar dan baik sehingga akan membawa pesan
yang sebenarnya dan tidak menimbulkan “miscommunication” . Untuk itu
hindari kesalahan dalam ejaan, tanda baca ,maupun kalimat.
2. Concisceness (keringkasan)
Surat harus menggunakan bahasa yang lugas yaitu gaya bahasa yang
sederhana dan tidak bertele-tele.
3. Completeness (kelengkapan)
Surat harus memuat informasi yang lengkap shg penerima dpt mengerti
isi pesan dan memberikan respon sesuai yang diharapkan pengirim
4. Clarity (kejelasan)
Menggunakan bahasa yang jelas, yaitu yang tidak menimbulkan
penafsiran makna yang berbeda.
5. Courtesy (kesopanan)
Surat harus sopan, dalam arti dapat menjaga perasaan orang lain dan
menghormati hak-haknya.
Prinsip Penulisan Surat
8. a. Surat Bersampul
Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang
terdiri atas kertas dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran.
b. Kartu Pos
Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk mnyampaikan pesan-pesan
singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran10cm x 15 cm yang
dikeluarkan oleh PT pos Indonesia.
c. Warkat Pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop. Kertas warkat
pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan membuat amplop.
d. Telegram dan Teleks
Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh,
sedangkan gram (graf) berarti tanda tang tercetak.
e. Memorandum (Memo) dan Nota
Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan
singkat yag berupa pemberitahuaan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal
Organisasi.
Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya
9. a. Surat Pribadi
Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.
b. Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang isinya berkaitan dengan
kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah.
c. Surat Bisnis
Surat bisnis (business letters) adalah surat yang digunakan orang atau badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.
d. Surat Sosial
Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-
lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat
pada umumnya.
Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya
10. a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang
ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu
informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi atau privasi.
b. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan
kepada seorang atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang atau
lembaga lain dalam jumlah yang banyak.
c. Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang
suatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu
organisasi atupun masyarakat luas.
Pengelompokan Surat menurut Banyaknya (Jumlah)
Sasaran yang Dituju
11. a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa
(bukan rahasia), dapat beramplop dan tanpa amplop.
b. Surat Konfidensial (terbatas)
Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia,
terbatas untuk kalangan tertentu.
c. Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh
dibuka dan dibaca oleh orang/pejabat tertentu.
Pengelompokan Surat Menurut
Sifatnya
12. 1. Kepala surat (kop surat)
2. Tanggal surat
3. Nomor,lampiran dan hal
4. Alamat dalam
5. Salam pembuka
6. Isi surat
7. Salam penutup
8. Nama Jabatan
9. Tembusan
10. Inisial
Bagian Surat Dan Bentuk Surat
13. ● Format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagia dari
etika yang berkorespondensi dalam dunia bisnis.Bentuk lipatan
yang terkesan asal-asalan akan membentuk kesan atau citra yang
tidak baik bagi pengiriman.
● Ada beberapa bentuk format lipatan surat yang lazim digunakan
dalam korespondensi bisnis,antara lain;
1. Lipatan Baku (standad Fold)
2. Lipatan Setengah Baku (semi standar fold)
3. Lipatan Akordeon (accordion Flod)
4. Lipatan Setengah Akordeon (Semi accordion fold)
5. Lipatan Tunggal (Singel Flod)
6. Lipatan Ganda atau Pararel (Pararel/double flod)
Format Lipatan Surat
14.
15. 1. Surat Pemesanan
Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu surat bisnis yang lazim
dijumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak pada proses
pengolahan (manufacturing), perdagangan (trade), maupun jasa (service)
2. Surat Konfirmasi
Surat konfirmasi (confirmation letters) addalah surat yang berisi tentang penjelasan
tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan
atas sesuatu
3. Surat Pengaduan
Surat pengaduuan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain
dengan cara-cara yang baik karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan,
agar memperoleh solusi terbaik bagi kedua belah pihak
Contoh-contoh Surat Bisnis
16. 4. Surat Permintaan Informasi
Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang,
kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting
kepada pihak lain baik perseorangan atau lembaga
5. Surat Ucapan Selamat
Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan,
kelompok, maupun lembaga yang berisi pemberian ucapan selamat atas
keberhasilan seseorang.
6. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau
organisasi yang berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan
maupun organisasi.
Contoh-contoh Surat Bisnis (2)
17. 7. Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak lain yang
telah melampaui waktu yag telah ditentukan.
8. Surat Peringatan
Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang
ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan
atas sesuatu hal.
9. Surat Perintah Kerja
Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan
kepada pihak lain, yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam
kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang telah diseepakati.
10. Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi
untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang atau organisasi, yang
dilakukan dengan cara-cara tertentu.
Contoh-contoh Surat Bisnis (3)
18. 11. Surat Undangan RUPS
RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis
yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis.
12. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua
pihak, yaitu pihak pertama sebagai orangg yang memberikan kuasa kepada
pihak lain sebagai orang yang menerima kuasa untuk melakukan dan
bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa
13. Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian yang dilakukan antara
pihak yang satu kepada pihak yang lain tentang suatu hal.
Contoh-contoh Surat Bisnis (4)
19. 1. Menciptakan Surat Yang Baik Dan Jelas
Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisan berbagai
surat masih banyak terjadi.
2. Menciptakan Kerja Sama Yang Baik
Perusahan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama
dengan pihak lain. Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain,
perusahan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan
mendukung terciptanya kerja sama yang baik.
2. Menyebarkan Kegiatan
Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis
mengetahui kegiatan yang terjadi anatara perusahaan denngan
pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam
menyebarkan.
Peranan Korespondensi Dalam Bisnis
20. 1) Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)
Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal
perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan.
Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain
bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan
menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita
2) Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)
Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order)
maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan
usaha bisnis tersebut.
3) Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)
Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik
akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau
dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua
sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan
kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya.
Pentingnya Korespondensi Bisnis
