Typical problems in enterprise the document circulation organization  Which means you can solve the problem of paper documents?  Benefits of implementing the electronic document management systems  PRONET approach to implement the electronic document management systems

1. Система электронного
документооборота
(СЭД)
Как навести
порядок в документообороте?
2013 год Фирма «ПРОНЕТ» (www.pronet.ua)

2. Компания ProNET
 15 лет на ИТ-рынке Украины
 Законченные проекты, отмеченные
наградами и дипломами
 Партнерские отношения с Вендорами
 Сертифицированные специалисты
 Индивидуальный подход к Заказчику
 Гибкая ценовая политика
 Автоматизированное управление
обработкой сервисных заявок
22

3. План
Типичные проблемы предприятия при
организации документооборота
Какими средствами можно решить проблемы
бумажного документооборота?
Выгоды внедрения СЭД
Подход PRONET к внедрению СЭД
3

4. Аудитория презентации
Ключевые
пользователи Пользователи
Руководители
4

5. Пример 1. Файловая свалка....
5

6. Пример 2. Сложный маршрут обработки документов
Эксперт
Инициатор
Бухгалтер/Юрист
Архивариус
Внес ли свои
коррективы
эксперт?
Согласован ли
документ с
Функциональным
руководителем?
Почему не
согласовали
бухгалтер и
юрист?
А
руководитель
подписал?
Функциональный
руководитель
Руководитель
Предприятия
6

7. Разработка
документа
Составление
отчета
Согласование
документа
Участие в
проекте
Пример 3. Задач много, пользователь - один
Исполнитель
7

8. Что и кому
я поручил?
Хм…
Руководитель
Исполнитель 3Исполнитель 1
Исполнитель 4Исполнитель 2
Пример 4. Постановка задач
8

9. Нет
данных..
Z-z-z..
Пример 5. Контроль исполнения
Руководитель
Исполнитель 2Исполнитель 1
Исполнить
!!! КОНТРОЛЬ !!!
Готовлю
отчет
Принял в
работу
9

10. Бумажный документооборот
Операция Затраченное время (среднее)
Поручения
ТРЕТЬ поручений не
выполняются в срок или не
выполняются вообще
Поиск одного документа ЧЕТВЕРТЬ ЧАСА
Подготовка и согласование
приказа по основной
деятельности
НЕДЕЛЯ
Подготовка и согласование
исходящего письма
ДЕНЬ
Поиск документов
ТРЕТЬ документов не находят
вовремя, до 10% теряется
безвозвратно
Подготовка отчета по
выполнению поручений
ПОЛОВИНА ДНЯ
Проблемы бумажного документооборота
10

11. Типичные задачи документооборота
 Оперативный поиск информации
 Эффективное использование ресурсов
 Централизованное хранение документов
 Управление доступом к информации
 Контроль сроков и этапов работ по документам
 И много другое…
С увеличением количества задач, связанных с обработкой
документов, возникает необходимость внедрения
современных систем электронного документооборота (СЭД)
11

12. Что такое СЭД ?
СЭД (Система электронного документооборота) информационная
система, обеспечивающая процесс создания, управления
доступом и распространения электронных документов, а также
обеспечивающая контроль над потоками документов на
предприятии.
12
Документ - совокупность сведений зафиксированных на материальном носителе для
хранения, ознакомления, повторного ознакомления. Обладает набором реквизитов.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания
или получения до завершения исполнения или отправления. Включает: прием,
регистрацию, рассылку, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное
использование документов, а также справочная работа.

13. Преимущества электронных документов
 Проще использовать, искать,
восстанавливать
 Выше скорость и эффективность
коллективной работы
 Поддержка удаленной работы
 Любые виды группировки и сортировки
 Повышенный уровень безопасности
 Экономия бумаги - сохранность
окружающей среды и площадей
предприятия
13

14. Возможности современных СЭД
 Одновременная работа большого количества
пользователей
 Поточное сканирование и полнотекстовый
поиск
 Многоуровневый доступ к документам и
удаленная работа с ними
 Поддержка шифрования и ЭЦП
 Отчеты любой сложности
 Широкие интеграционные возможности
14

15. Цели автоматизации документооборота
Создание управляемого предприятия за счет:
1. Своевременного предоставления достоверной
информации для принятия управленческих решений
2. Сокращение сроков выполнения бизнес-процессов
3. Информационная поддержка работы каждого
сотрудника
4. Непрерывного и независимого контроля
исполнительской дисциплины
5. Объединение всех прикладных информационных
систем
15

16. Возможности СЭД
• Управление документами (Document Management) —
регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и
библиотечные службы для деловых документов
• Управление потоками работ (Workflow) —поддержка БП и
маршрутизация контента в соответствии с рабочими
заданиями и состояниями
• Документ-ориентированная групповая работа (Document-
Centric Collaboration) —коллективная работа с документами и
поддержка проектных команд
16

17. Преимущества для руководителей
 Формирование целостной картины о
ходе работы с документами
 Эффективный инструментарий для
принятия своевременных
управленческих решений
 Повышение управляемости бизнес-
процессов
 Повышение уровня исполнительской
дисциплины подчиненных
17

18. Выгоды для Канцелярии
 Сокращение количества ручных операций
при регистрация документов - ускоренный
ввод документов
 Средства автоматизации создания
документов на базе шаблонов
 Сокращение ошибок в реквизитах
 Устранение потерь документов
 Хранение промежуточных версий
 Контроль выполнения задач
18

19. Способы доступа к документам
Способы доступа к документам
Почтовый сервер
Internet
Удаленный доступ
Web-сервер
Internet
Пользователи
1, 2, 3, 4 ……….
Локальная сеть
Сервер СЭД
19

20. Интеграция с ИТ-инфраструктурой
СЭД
20

21. Результаты внедрения СЭД
Показатель эффективности До После
Средняя длительность подготовки и
согласования документа, чел/час.
80 16
Процент согласованных в срок
документов, %
40 90
Средняя длительность поиска
документа сотрудником, чел/час.
4 0.5
Трудоемкость выполнения работ по
документу на этапе регистрации,
чел/час.
0.5 0.25
Среднее количество итераций
согласования документа в одном
подразделении, шт.
5 2
21

22. Выгоды от внедрения СЭД
 Единая база для хранения документов
 Разграничение прав доступа к документам
 Предотвращение потерь документов
 Ускоренный ввод и поиск документов
 Повышение уровня исполнительской дисциплины
 Обеспечение актуальной информацией для принятия
управленческих решений
22

23. Примеры интерфейсов
СЭД
23

24. Папки системы
Папки системы – упорядоченное хранение информации
24

25. Папки и регистрационные карточки
25

26. Прикрепленные документы
26

27. Задачи
27

28. Примеры интерфейсов СЭД
Атрибутивный и контекстный поиск
28

29. Примеры интерфейсов СЭД
Контрольная панель руководителя
29

30. Примеры интерфейсов СЭД
Анализ показателей эффективности
30

31. Web - интерфейс
31

32. Мобильное рабочее место руководитея
Мобильное рабочее место
32

33. систем электронного документооборота
Методология внедрения
33

34. Этапы внедрения
 Постановка задачи и целей проекта
 Сбор первичной информации
 Разработка макета решения
 Тестирование решения в виртуальной
среде
 Анализ выявленных недостатков и их
устранение
 Передача решения в промышленную
эксплуатацию, техническая поддержка
34

35. Почему ProNET?
 Ценим и уважаем каждого Заказчика
 Авторизованный партнёр лидирующих компаний
рынка - DocsVision и DIRECTUM
 Анкеты для сбора первичной информации о
требованиях Заказчика
 Разработка технического задания и
сопроводительных документов
 Предварительное тестирование предлагаемых
СЭД в виртуальной среде
 Гибкая ценовая политика, скидки Заказчикам
35

36. Выгоды от внедрения
 Автоматизация работы с документами и
бизнес-процессов
 Эффективное хранение информации
 Быстрый поиск документов
 Повышение исполнительской
дисциплины
 Сокращение затрат времени
руководителей и исполнителей
 Повышение конкурентоспособности
предприятия в целом
36

37. 04073, г. Киев, ул. Марка Вовчка, 18А
(+38) 044-390-09-11, 390-09-19
natasha.s@pronet.ua
www.pronet.ua
Спасибо за внимание !
Пожалуйста,
задавайте вопросы
37