Презентация портала документационного управления IRM portalDoc для агрохолдингов.

1. ПОРТАЛ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ
для агрохолдингов
Докладчик / Руководитель проекта
Имя, Фамилия

2. Агрохолдинг
Особенности объекта
АГРОХОЛДИНГ
Вертикально-интегрированный производственный холдинг, производящий
сельскохозяйственную продукцию для розничного и промышленного
потребления на локальном, региональном и национальном рынке.
ПРОДУКТОВАЯ
ЛИНЕЙКА
Продукция животноводства, культуры растениеводства, семенной и генетический
материал и другая продукция.
СТРУКТУРА
УПРАВЛЕНИЯ
Многоотраслевая, представленная дивизионами и компаниями
ОБЪЕКТЫ
УПРАВЛЕНИЯ
Земельные участки, поля, здания, строения, комплексы и т.п.
РАБОТА НАД
ПРОЕКТАМИ
Покупка животных, оборудование, внедрение новых технологий, строительство
новых и реконструкция старых объектов управления и т.п. По каждому проекту
осуществляется планирование этапов работ и задач с большим обменом
корреспонденции, совещаниями, протоколами и отчетами об исполнении.
КОНТРАГЕНТЫ
Взаимодействие с большим количеством внешних контрагентов, которые
являются поставщиками и покупателями продукции и услуг.
ЗАКУПКИ
Производятся в больших объемах и по широкой номенклатуре, например,
удобрений, ветеринарных препаратов, расходных материалов, запчастей и иных
товарно-материальных ценностей, влияющих на результативность работы
дивизионов и компаний агрохолдинга.

3. Агрохолдинг
Инструмент эффективного управления
ЭЛЕКТРОННАЯ
КАНЦЕЛЯРИЯ
Автоматизация делопроизводства и управления документами
УПРАВЛЕНИЕ
ПРОЦЕССАМИ
Автоматизация регламентов различных бизнес-процессов ,
средства автоматизированного контроля
АРХИВНОЕ
ДЕЛО
Автоматизация задач управления бумажными и электронными
архивами
ЭЛЕКТРОННОЕ
ХРАНИЛИЩЕ
Централизованное унифицированное управление файлами
произвольного формата
ЛИЧНЫЙ
КАБИНЕТ
Оперативная и аналитическая информация по исполнению
документов и процессов, сетевым графикам и производственным
показателям
ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ
ЯДРО
Взаимодействие всех компонент системы, интеграция с внешним
аппаратно-программным обеспечением
Портал документационного управления

4. НТЦ ИРМ
Крупнейшие заказчики, продукты и технологии
НТЦ ИРМ входит в группу компаний «Системы и Проекты»
и является поставщиком решения
Интегрированная система документационного
обеспечения Строительного комплекса Москвы –
ИСИО-Портал
Интегрированная система документационного
обеспечения Строительного комплекса Москвы –
ИСИО-Портал
Технологии
Интеграционные решения в портальных
сервис- ориентированных технологиях
Заказчики
Органы исполнительной власти
Государственные корпорации
Коммерческие структуры
Направления автоматизации
Государственное управление
Управление проектированием и строительством
Управление регламентами и бизнес-процессами
холдингов, корпораций, больших и небольших организаций
Создание защищенных электронных архивов
Энергосбережение и энергообеспечение
Государственный сектор
Коммерческий сектор
Портал документационного управления

5. НТЦ ИРМ предлагает
Портал документационного управления
НТЦ ИРМ входит в группу компаний «Системы и Проекты»
и является поставщиком решения
• Инновационное решение в области корпоративного управления
• ИС ПДУ предназначена для формирования единой информационной
среды, обеспечивающей управленческий документооборот и
автоматизированную поддержку бизнес-процессов организации
Корпоративность
• Единое информационное пространство всей организации, включая её
территориальные подразделения
• Удаленный контроль над исполнением документов в
производственных подразделениях
• Мгновенная доставка зарегистрированных или разосланных
документов
• Участие в бизнес-процессах сотрудников территориальных
подразделений
• Организация мобильного и web доступа к электронным документам
ИС ПДУ

6. НТЦ ИРМ предлагает
Портал документационного управления
НТЦ ИРМ входит в группу компаний «Системы и Проекты»
и является поставщиком решения
Функциональная масштабируемость
• Наращивание функционала системы в соответствии с потребностями организации
• Развитие системы по мере увеличения количества рабочих мест
• Ввод в действие системы на неограниченном числе подразделений
ИС ПДУ - Инновационное решение в области корпоративного управления
Гибкость
• Простота установки
• Оперативное управление функционалом системы за счет переключения настроек
• Настройка экранных форм на уровне администратора
Открытость
• Возможность интеграции с электронной почтой, электронным факсом
• Широкая возможность интеграции с информационными системами на основе открытых
технологий, включая SAP, 1C, CAD / ГИС - системы
• Возможность интеграции с различным аппаратным обеспечением

7. НТЦ ИРМ предлагает
Портал документационного управления
НТЦ ИРМ входит в группу компаний «Системы и Проекты»
и является поставщиком решения
Защищенность
• Многоуровневое администрирование прав доступа
• Создание и проверка электронной цифровой подписи (ЭЦП)
• Защищенные протоколы передачи данных
• Сертифицированные средства криптографической защиты
• Современные методы аутентификации
ИС ПДУ - Инновационное решение в области корпоративного управления
Надежность
• Автоматическое восстановление работоспособности системы
• Резервное копирование данных
• Удаленный мониторинг и сопровождение

8. НТЦ ИРМ предлагает
Портал документационного управления
НТЦ ИРМ входит в группу компаний «Системы и Проекты»
и является поставщиком решения
Цель проекта
• обеспечить полный жизненный цикл обработки административного документа от
момента его создания или поступления до перевода в архив или уничтожения
• обеспечить контроль исполнительской дисциплины при работе с документами и
поручениями, задачами бизнес-процессов
• оптимизировать процессы проведения совещаний от согласования повестки совещания
до контроля исполнения поручений по принятым решениям в рамках протокола
• решать задачи обеспечения административных регламентов подготовки и согласования
договоров, проведения тендерных процедур
• решать задачи создания основ технологий проектного управления, единого
информационного пространства, обеспечивающего хранение и обработку массива
информации, и эффективное распределение информации между участниками на всех
стадиях проектов - от инициации до завершения
• обеспечить контроль состояния объектов управления, формировать единый реестр
объектов управления
• формировать бумажный и электронный архив проектной, административной и
корпоративной документации
ИС ПДУ - Инновационное решение в области корпоративного управления.
Предоставить Заказчику инструменты позволяющие:

9. НТЦ ИРМ предлагает
Портал документационного управления
НТЦ ИРМ входит в группу компаний «Системы и Проекты»
и является поставщиком решения
Задачи проекта
• Автоматизация процесса регистрации корреспонденции, управляющих и иных
административных документов
• Автоматизация бизнес-процессов согласования организационно-распорядительной
документации, договоров, тендерных процедур
• Централизованный контроль над выполнением задач бизнес-процессов
• Автоматизация проведения совещаний в части формирования и рассылки повестки
совещаний, формирования протоколов совещаний, контроль исполнения решений
• Формирование защищенного электронного хранилища (электронная библиотека) документов
и обеспечение многоаспектного поиска по нему
• Формирование единого информационного пространства управления проектами,
обеспечивающего эффективное распределение информации между участниками проектов
• Формирование технологической платформы как основы для дальнейшей интеграции
информационных систем Заказчика в единое информационное пространство
ИС ПДУ - Инновационное решение в области корпоративного управления.

10. Структура ИС ПДУ
Портал документационного управления
ПОРТАЛ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ
(Интеграционный модуль)
Функциональные подсистемы
Административный
документооборот
Корпоративные
документы Управление проектами
Архивное
дело
Управление конкурсами,
договорами
Управление
совещаниями и
протоколами
Реестр
контрагентов
Реестр объектов
управления
Обеспечивающие подсистемы
Портал
управления
Администрирование
Управление
бизнес-процессами
ГИС
подсистема
Управление совещаниями
и протоколами
Внешние системы
Универсальный
web-клиент
Мобильный
клиент
Толстый
клиент
Учетные
системы
Системы
бюджетирования
Производственные
системы
Почтовый
сервер
● ● ●

11. Административный документооборот
Функциональные подсистемы
Функции
• Создание многозадачных поручений по
документу с отдельными контрольными
сроками и исполнителями
• Формирование и отправка поручений
исполнителям в личный кабинет и на
электронную почту
• Перенаправление поручений по
иерархии исполнения
• Создание конечного отчета об исполнении
поручения на основе полученных отчетов
от соисполнителей
• Отображение индивидуального списка
полученных / выданных поручений
• Назначение контролера и ответственного
по поручению
• Создание аналитических отчетов по
исполнительской дисциплине
• Рассылка уведомлений о приближении и
истечении срока исполнения поручений
и задач согласования
• Визуальное выделение контрольных
поручений

12. Управление совещаниями и протоколами
Функциональные подсистемы
Функции
• Организация и подготовка периодических
и оперативных совещаний
• Формирование повесток совещаний, сбор
материалов по вопросам
• Формирование протоколов, согласование
проектов решений
• Формирование поручений исполнителям
по протоколам
• Привязка повесток, протоколов совещаний,
материалов к совещанию по одной тематике
• Поиск и просмотр протоколов, поручений
• Рассылка уведомлений о событиях, связанных
с подготовкой и проведением совещаний
• Сбор отчетов об исполнении поручений
• Контроль сроков исполнения поручений
• Отображение событий в личном календаре
пользователя

13. Управление проектами
Функциональные подсистемы
Функции
• Формирование проектной библиотеки
• Формирование структуры команды и
участников проекта
• Обеспечение разграниченного доступа
к проектам в соответствии с ролями
участников проекта
• Обеспечение привязки поручений,
процессов и административных
документов к проекту
• Ведение календарных графиков работ
по проекту
• Автоматическое информирование по
электронной почте о ключевых

14. Корпоративные документы
Функциональные подсистемы
Функции
• Управление структурой библиотеки
корпоративных документов
• Публикация/редактирование/ удаление
карточки корпоративного документа
• Поддержка версионности документов
• Поиск и просмотр корпоративных
документов
• Предоставление доступа к
корпоративным документам

15. Реестр контрагентов
Функциональные подсистемы
Функции
• Формирование реестра контрагентов
• Формирование паспорта контрагента
• Ведение истории договорных отношений
• Присвоение статуса надежности
контрагенту
• Привязка документов к паспорту
контрагента
• Поиск контрагента по реквизитам
карточки

16. Реестр объектов управления
Функциональные подсистемы
Функции
• Формирование реестра объектов
управления
• Формирование паспорта объекта
управления
• Поиск объектов управления
• Привязка объектов управления к
объектам функциональных подсистем
• Отображение объектов управления
на картографической подложке –
как площадных объектов (поле, сад,
пастбище и т.д.), так и сооружений
(ферма, гараж, элеватор,
кормопроизводство и т.д.)

17. Управление конкурсами, договорами
Функциональные подсистемы
Функции
• Графическое описание регламента процесса (создание шаблона)
• Автоматическая маршрутизация задач процесса между исполнителями
в соответствии с описанным регламентом
• Возможность последовательного и параллельного выполнения задач,
создания условных переходов
• Оперативный визуальный контроль выполнения процесса
• Автоматическое создание документов (договоров, заявок
и пр.) при исполнении задач процесса
• Ведение истории исполнения процесса и создание промежуточных
отчетов о ходе исполнения
• Использование специализированных отчетов в ходе выполнения
процесса (лист согласования, обходной лист и другие)
Выбор вида тендера
КД УК
КД УК
Обоснование признания
поставщика эксклюзивным
Менеджер
Обоснование отсутствия
иных поставщиков
Инициатор
Обоснование отсутствия конкурен-
ции на закупаемый товар / услугу
ТК
Рассмотрение обоснования.
Оформление протокола
Коммерческий директор УК
Необходимость проведения
открытого тендера
ДЗР
Согласование проведения
открытого тендера
3
4
Закрытый тендер Открытый тендер
Безальтернативный
Согласовано
Не согласовано
5

18. Архивное дело
Функциональные подсистемы
Функции
• Создание номенклатуры дел организации
• Формирование архивных дел;
• Массовая загрузка документов в архив
• Поиск дел и документов в электронном
архиве
• Выдача дел во временное пользование
• Исполнение запросов в архив
• Формирование и печать описей дел и актов
о выделении дел к уничтожению
• Учет мест хранения архивных дел

19. Портал управления
Обеспечение единой точки входа к подсистемам и различным видам информации

20. Администрирование
Обеспечивающие подсистемы
Функции
• Управление ролями и правами доступа
сотрудников
• Консолидация и хранение данных
справочников и классификаторов
• Централизованное управление структурой и
составом справочников и классификаторов,
изменениями данных
• Формирование персонифицированного
представления нормативно-справочной
информации пользователям в соответствии
с их задачами и правами доступа
• Предоставление пользователям
возможности осуществлять поиск данных,
просматривать каталог справочников и
классификаторов

21. Управление бизнес-процессами
Обеспечивающие подсистемы
Функции
• Графическое формирование шаблонов процессов
• Управление выполнением процесса
• Графическое представление хода исполнения процесса
• Автоматическое создание документов в ходе исполнения процесса
• Создание подпроцессов
• Ведение календарей рабочего времени
Инициатор заявки
Создание заявки
(плановая / экстренная)
Логист склада
Корректность указания ном-ры,
остатки на складе, стоимость
Финансово-экономический отдел
Бюджетный контроль
Руководитель направления
Согласование руководителя
направления
Логист
Закрытие заказа
Руководитель направления
Принятие решения о способе
исполнения заказа
Кладовщик
Отгрузка со склада
Ответственный специалист
дивизиона
Собственная закупка
КД УК
Коммерческий заказ
2

22. Геоинформационная система
Обеспечивающие подсистемы
Функции
• Картографическое представление
объектов управления
• Отображение основной атрибутивной
информации по объекту управления
• Хранение информации о географической
позиции объекта управления
Объект
Адрес объекта
Название проекта
Состояние:
Начало работ:
Плановый год завершения:
Фактический год завершения:

23. Единое хранилище документов
Обеспечивающие подсистемы
Функции
Размещение электронных документов в единое хранилище с поддержкой территориально-распределенной структуры организации

24. Архитектура ИС ПДУ
Сервер
БД (DB)
• Сервер баз данных
• Сервер приложений
• Сервер резервного хранения данных
• Дисковый массив для хранения проектной
документации и графических файлов
Техническое обеспечение
Сервер резервного
хранения данных
Почтовый
сервер
Сервер
приложений (AS1)
Файрвол
(Firewall)
ПДУ. Зона промышленной эксплуатации
Дисковый
массив
Файрвол
(Firewall)
АРМ руководителя
(Мобильный клиент)
Пользователь ПДУ
(Web-клиент)
Пользователь ПДУ
(Web-клиент)
Пользователь ПДУ
(Smart-клиент)
Центральный офис компании
АРМ руководителя
(Мобильный клиент)
Пользователь ПДУ
(Web-клиент)
Пользователь ПДУ
(Smart-клиент)
Пользователь ПДУ
(Web-клиент)
Удаленные подразделения
Интернет Сканер
USB
Сканер
USB

25. ИС ПДУ
План проекта и ориентировочная стоимость работ
 Техническое задание на проектирование и разработку ИС ПД
Предпроектное обследование и анализ
1-2 месяца
0,8 млн. руб.
1 этап
 Поставка персональных лицензий, предоставляющих неисключительное право на
бессрочное использование подсистем ИС ПДУ (100 шт.)
* При покупке более 100 лицензий предлагаются скидки
Поставка лицензий ИС ПДУ – 100 шт.
1-2 недели
2,0 млн. руб.
2 этап
 Осуществлена адаптация и настройка программного обеспечения ИС ПДУ в соответствии с
техническим заданием
 Разработаны и настроены бизнес-процессы по согласованию организационно-
распорядительных документов (до 5 процессов). Автоматизированы бизнес-процессы
согласования договоров, тендерных процедур, протоколов и подготовки к совещаниям (до
10 процессов)
 Внедрены подсистемы ИС ПДУ. Разработаны необходимые отчетные формы, формы ввода.
Подготовлены инструкции пользователя и администратора по работе в ИС ПДУ. Проведено
обучение пользователей (до 100 человек)
 Проведена опытная эксплуатация информационной системы
Внедрение ИС ПДУ
3-5 месяца
3,6 млн. Руб.
3 этап
Итого: 4-7 месяцев
6,4 млн.руб.

26. ИС ПДУ
Результаты внедрения
Функции
• Полная автоматизация документооборота и бизнес-
процессов
• Минимизация ручного труда
• Перенаправление поручений по иерархии исполнения
• Повышение производительности труда и контроля
исполнительской дисциплины
• Прозрачность всех бизнес-процессов
• Комплексная интеграция на основе открытых
стандартов
• Адаптация для мобильных устройств
• Универсальное защищенное хранение электронного
контента

27. ПОРТАЛ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ
для агрохолдингов
115114, Москва, 2-ой Кожевнический пер., д. 12
Тел.: +7 (495) 645-02-99, +7 (495) 645-02-66
Факс:+7 (495) 645-84-30
Е- mail: marketing@mdi.ru