Электронный архив документов (электронное хранилище данных) – внедрение, ведение и создание электронного архива документов, программа электронного архива

1. Электронные
архивы

2. IRM archiveDocСистема IRM archiveDoc предназначена для создания и
ведения электронных архивов. Обеспечивает автоматизацию процессов комплек-
тования архива организации, учета и использования архивных дел и документов,
передачи архивных документов на постоянное хранение и уничтожение.
Относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise
Content Management) и соответствует всем требованиям нормативных актов РФ,
относящихся к архивному делу.
Система позволяет развернуть электронные архивы следующих видов:
• Деловой переписки
• Организационно-распределительной документации
• Финансово-договорной документации
• Проектной документации
• Технической документации
• Кадровой документации
• Конструкторской документации
IRM archiveDoc обеспечивает высокую надежность хранения, конфиденциаль-
ность и разграничение прав доступа, быстрый и удобный поиск документов архива:
• Доступность архива в режиме 24x7 с любого числа рабочих мест, в том числе удален-
ных и мобильных
• Высокаястепеньинформационнойбезопасности,защитаданныхотнесанкциониро-
ванного доступа
• Управление документацией, которая хранится как в электронном виде, так и на бу-
мажных носителях
• Быстрый и удобный поиск по номенклатурам, атрибутам и тексту документов и дел
• Подтверждение достоверности, авторства и юридической значимости электронных
документов
• Учет выдачи оригиналов документов и дел
Функционал
• Ведение архивных фондов, описей и дел, управление номенклатурой дел
• Регламентированный (ограниченный правами) оперативный доступ к документам
• Многоаспектный (в том числе текстовый) поиск дел и документов
• Потоковое сканирование, распознавание и индексация документов (с использова-
нием ABBYY Recognition Server)
• Хранение электронного контента, созданного в различных прикладных программ-
ных приложениях, с сохранением оригинальных форматов документа, включая циф-
ровые аудио- и видеоматериалы, CAD-форматы
• Встроенноесредстводляпросмотраипечатидокументовраспространенныхграфи-
ческих и текстовых форматов
• Формированиеипечатьсдаточныхисводныхописей,актововыделенииделкунич-
тожению
• Управление местами хранения дел организации, учет перемещения архивных дел,
внутренних описей обложек и заверительных листов дел
• Реализациядоступакхранилищуизвнешнихпрограммныхприложений,интеграция
спрограммно-аппаратнымикомплексамидолговременногохраненияэлектронного
контента
Компоненты
• Модуль «Архивное дело» обеспечивает автоматизацию задач управления бумажны-
ми и электронными архивами организации в соответствии с требованиями законо-
дательства.
• Модуль «Электронное хранилище данных и документов» обеспечивает централизо-
ванное унифицированное хранение и предоставление регламентированного досту-
па к электронным документам и файлам произвольных форматов.
• Модуль «Технологическое ядро» обеспечивает взаимодействие всех компонент си-
стемы, интеграцию с внешним аппаратно-программным обеспечением, управление
установкой клиентских приложений, а также правами доступа и передачей данных.
• Модуль распознавания и контекстного поиска (с использованием ABBYY Recognition
Server).

3. Ключевые клиенты
• Страховая компания «ОРАНТА»
• Телекоммуникационная корпорация «КОМКОР»
• Архив Аппарата Мэра и Правительства Москвы
• Мосгосстройнадзор
• Мосгосэкспертиза
Техническиетребованияксерверусистемы
Оборудование:
• Процессор: Intel, от 1.6 ГГц
• Оперативная память: не менее 8 ГБ
• Дисковая подсистема: 2х1000 Гб в составе RAID level 1
• Опционально: Комплекс потокового сканирования
Программное обеспечение:
• ОС: 64-битная (Windows 2003 Server,Windows 2008 Server,Windows 2012 Server, Linux)
• СУБД: MS SQL Server (Express), Oracle (Express), PostgreSQL
• Java Runtime Environment (JRE) 6 Update 7 и выше
• Опционально: ABBYY Recognition Server

4. Функционал
О а Н –
а
а а а
а а
а а
Н –
а а а
а -
П а
( а
)
Х а
( а
а а )
И а
а
а а
Н
а
Э
а
Б а
а
П а а
Ф а а а а
П а а а
Ра а а а
Ра , а а а а
• Строгорегламентированныйдоступ,надежнаязащитаотподменыдокументов
• Минимизация времени и трудозатрат на поиск требуемых документов (поиск по
штрих-коду, реквизитам и распознанному тексту)
• Обеспечение гарантированной доступности и удобства использования необходи-
мых документов
• Безопасное хранение и передача электронных копий документов по зашифрован-
ным каналам связи
• Гарантированное обеспечение подлинности документов за счет использования
электронной подписи
• Автоматический учет движения документов: поступление, выдача во временное
пользование, передача на постоянное хранение или уничтожение
• Обеспечение целостности и сохранности бумажного фонда: вместо бумажных доку-
ментов по запросам выдаются их электронные копии
• Сокращение затрат на содержание помещений для хранения традиционных бумаж-
ных архивов, а также на обеспечение в них необходимых технических и климатиче-
ских условий, требующихся для долговременного хранения документов без риска
их порчи или безвозвратной потери
• Сокращение времени и затрат на предоставление документов заинтересованным
лицам – вместо копирования и рассылки документов обеспечивается оперативный
доступ к их электронным копиям
Преимущества

5. Полнофункциональная ECM-система комплексного управле-
ния документами и бизнес-процессами; ориентирована на
предприятия и организации всех отраслей экономики, чья
деятельность подразумевает сложный технологический про-
цесс и множество участников в территориально-распреде-
ленной структуре.
Система классической электронной канцелярии. Предназна-
чена для автоматизации функций федеральных и муниципаль-
ных органов власти, коммерческих и общественных органи-
заций с иерархической структурой управления. Используется
для построения систем, обеспечивающих перевод государ-
ственных услуг в электронный вид.
Относится к классу ECM-систем и позволяет организовать хра-
нилище электронных и бумажных документов. Включает про-
цессы комплектования архива организации электронными и
бумажными документами, учета, использования и передачи
архивных документов на постоянное хранение в соответствии
с российским законодательством.

6. История «НТЦ ИРМ» берет начало в 1989 году в НИИ
информационных систем Мосгорисполкома. Таким об-
разом, дальнейшая работа компании оказалась прочно
связана с деятельностью Правительства Москвы, разви-
тием столицы, реализацией градостроительных и соци-
альных программ.
ЗАО «НТЦ ИРМ» входит в состав группы компаний «Си-
стемы и Проекты» и является признанным экспертом
на рынке СЭД. Мы создаем и внедряем комплексные
решения по автоматизации строительства, энергетики,
страхования и других отраслей. Высокий профессио-
нальный уровень наших специалистов, многолетняя
компетенция и понимание рынка воплощены в линейке
продуктов IRM Doc. В нее входит система управления
документами и бизнес-процессами IRM businessDoc, си-
стема электронной канцелярии IRM classicDoc и систе-
ма хранения бумажных и электронных документов IRM
archiveDoc.
Системы разработаны с помощью современных инфор-
мационных технологий, на платформах ведущих вендо-
ров и с учетом последних тенденций IT. Наши продукты
и решения отличает богатый функционал, удобное и
надежное управление, широкие возможности для инте-
грации.
Адрес: 115114, Москва, 2-ой Кожевнический пер., 12
Телефон: +7 (495) 645-02-66/99. Факс: +7 (495) 645-84-30
E-mail: marketing@mdi.ru
www.mdi.ru