SIM, Bintang Wijaya Andita, Prof. Hapzi Ali, Kantor Maya, Universitas Mercu Buana, 2017

1. KANTOR MAYA
Yang dimaksud dengan Kantor Maya (Virtual office) adalah suatu konsep yang mengenalkan
pekerjaan kantor yang dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara
pekerja yang satu dengan yang lainya di tempat yang berbeda unuk menyelesaikan pekerjaan
kantor, biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem komunikasi
elektrik.
Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada
penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan
lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang
signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor
virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang
bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas
kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke
kantor secara cepatyang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara
virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.
Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran,
melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan
untuk bekerja melalui konsep kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi
karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi
perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional. Sedangkan infrastruktur
otomasi perkantoran atau yang dimaksud dengan Office Automation ialah penggunaan alat
elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan
komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk
meningkatkan produktivitas kerja. Awalnya penggunaan office automation atau otomatisasi
kantor hanya terbatas pada kalangan pabrik industry saja. Namun, saat ini penggunaanny sudah
menyebar hingga kalangan perkantoran. Otomatisasi kantor dimulai pada tahun 1964, ketika
IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu
mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara
otomatis.
Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu perusahaan secara luas,
biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama
pekerja, tidak peduli apakah pekerja tadi berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak.
Tujuan dari office automation ialah :
* Membantu kegiatan sekertariat dan karyawan administrasi

2. * Menaikkan produktifitas
* Membantu memfasilitasi komunikasi formal dan informal atar karyawan di dalam dan di luar
organisasi
* Mengurangi penghentian kerja
* Pengurangan biaya peralatan
Pengguna office autmation biasanya merupakan orang-orang yang bekerja di dalam kantor.
Pengguna office automation dibagi ke dalam 4 kategori, yaitu :
1. Manajer
2. Profesional
3. Sekretaris
4. Pegawai Administratif
Aplikasi Office Automation
Ada beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam office automation, diantaranya ialah :
1. Pengolah Kata
Merupakan aplikasi yang biasa digunakan untuk mengolah data tertulis, sehingga
memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
2. Surat Elektronik
Tujuan digunakannya surat elektronik ialah untuk mempermudah manajer berkomunikasi
secara cepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik atau biasa disebut email efektif jika
tidak diperlukan percakapan 2 arah dan jika penyampaian pesan berjarak jauh.
3. Voice Mail
Syarat utama agar setiap karyawan dapat berkirim pesan melalui voice mail ialah setiap orang
harus mempunyai voice mailbox sebagai penerima pesan. Selain itu diperlukan komputer
dengan kemampuan menyimpanan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian
merubahnya kembali menjadi pesan audio ketika pesan tersebut dipanggil. Keuntungan dari
voice mail ini ialah manajer tidak perlu mengetik pesan yang akan disampaikan.
4. Kalender Elektronik atau Electronic Calendering
Electronic calendering merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
mengambil kalender pertemuan.

3. 5. Konferensi Audio
Biasa digunakan untuk perusahaan yang tersebar luas di berbagai daerah, sehingga dapat
mengefisiensikan waktu penyampaian pesan. Syarat-syarat terjadinya kenferensi audio atau
audio converencin ialah:
* Ada moderator
* Jumlah peserta maksimal 6 orang
* Mengirimkan agenda konferensi terlebih dahulu
* Mengidentifikasi diri terlebih dahulu sebelum berbicara
* Rekaman hasil konferensi harus disimpan
* Salinan rekaman dibagikan kepada peserta
* Audio conferncing merupakan komunikasi sinkron yang mengharuskan para peserta hadir
tepat waktu.
6. Konferensi Video
Merupakan salah satu bentuk telekomunikasi dengan penggunaan televisi untuk
menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar di berbagai daerah. Ada 3 jenis
konfigurasi konferensi video, yaitu:
* One-way video and audio
Sinyal video dan audio dikirim ke satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat
penerimaan
* One-way video and two-way audio
Kemampuan audio 2 arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang
ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar yang sama.
* Two-way video and audio
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung 2 arah.
7. Konferensi Komputer
Konferensi komputer atau computer converencing ialah salah satu bentuk komunikasi dengan
menggunakan jaringan komputer sehingga memungkinkan para anggota dengan karakteristik
bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu. Computer converencing dapat
terdiri dari banyak peserta dan bisa dipakai untuk banyak topik yang berbeda.Selain itu,
computer converencing juga dapat digunakan dalam satu tempat geografis.
8. Transmisi Faksimili
Dalam office automation juga terdapat aplikasi transmisi faksimili yang digunakan untuk
mengirim informasi dengan menggunakan peralatan khusus yang dapat membaca citra

4. dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan kemudian membuat salinannya diujung yang
lain. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para
anggota tim pemecah masalah scr cepat dan mudah tanpa dibatasi oleh lokasi geografis
9. Video Text
Ialah komunikasi dengan menggunaan komputer untuk menampilkan narasi dan grafik yang
tersimpan ke layar CRT
10. Pencitraan
Pencitraan ialah enggunaan karakter secara optik untuk mengubah dokumen-dokumen kertas
atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan ke dalam penyimpanan sekunder. Proses
pencitraan dilakukan oleh sistem manajemen dokumen. Sistem tersebut terdiri dari satu atau
beberapa unit pengenal karakter (OCR) untuk mengubah citra dokumen ke dalam data digital.
Pencitraan digunakan jika dokumen historis perlu ditelaah dengan maksud memahami suatu
masalah
11. Desktop Publishing (DTP)
Tiga aplikasi Desktop Publishing :
* Administrative
meliputi dokumen-dokumen yang dimaksud untuk penggunaan intern seperti korespondensi,
laporan, dan warta
* Technical
meliputi materi pelatihan, seperti : slides, overhead tranparancies, dan manual
* Corporate
meliputi periklanan, brosur, dan dokumen yang digunakan di luar perusahaan
Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph Gregory
mendirikan "Virtual Office, Inc", di Boulder, Colorado. Perusahaan ini diperluas di seluruh
Amerika Utara dan sekarang dikenal sebagai "Intelligent Office".
Kini dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan Kantor Virtual,
memudahkan individu untuk mengembangkan usahanya tanpa harus memikirkan infratruktur
otomasi perkantoran. Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan layanan dan
bantuan yang terkait dengan kantor fisik, seperti alamat kantor yang bergengsi, layanan

5. menjawab telepon profesional dan menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lain-
lain.
Kantor virtual saat ini bukan hanya sebagai pemanfaatan ”ruang kerja” di dunia maya, tetapi
juga merupakan aplikasi lengkap termasuk komunikasi profesional.
Layanan Kantor Virtual
Layanan Komunikasi Kantor Virtual
Resepsionis Jarak Jauh - Sebuah tim pekerja kantor virtual bekerja menggunakan teknologi
Telepon Integrasi dengan perangkat lunak Komputer untuk menggantikan resepsionis
tradisional.
Asisten Virtual - Sebuah asisten virtual sering kali merupakan sekretaris bagi yang bekerja dari
rumah, yang jarang bertemu atau bertatap muka dengan klien.
Layanan Jawab / call centerberoperasi dari lokasi terpusat untuk tujuan menerima dan
mengirimkan sejumlah besar permintaan melalui telepon. Layanan telepon kantor virtual
menjembatani kesenjangan antara Anda dan klien.
Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara elektronik.
Gedung Kantor Virtual - kantor virtual memberi Anda untuk memiliki kantor nyata di kota
pilihan Anda, agar dapat digunakan untuk bertatap muka, rapat, pertemuan dengan karyawan
lain atau relasi.
Layanan Ruang Kantor Virtual
Alamat Profesional - Sebuah bangunan bergengsi untuk digunakan sebagai alamat bisnis.
Alamat surat - Alamat profesional dapat digunakan untuk menerima, mengirim surat tanpa
konotasi dari sebuah PO Box.
Resepsionis – Tenaga Resepsionis sebagai ”wakil” untuk menerima dan menandatangani paket
atau dokumen.
Bisnis Meeting Space - Penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan permintaan (per jam,
harian atau mingguan) untuk melakukan pertemuan atau rapat.
Sebuah kantor layanan lengkap virtual akan menyediakan internet broadband, fax, fotokopi,
printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing, lobi / ruang tunggu dan
dapur.

6. Live Resepsionis Virtual - Sebuah layanan menjawab virtual adalah sebuah sistem otomatis
dengan resepsionis virtual hidup. Ini jenis layanan dapat dinikmati tanpa membeli peralatan
mahal.
KEUNTUNGAN KANTOR MAYA
1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial
KERUGIAN KANTOR MAYA
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja yang rendah
4. Ketegangan keluarga
STRATEGI KANTOR MAYA
Menurut Linda T Risse (konsultan Synergi Planning Incorporated)
1. Sediakan sumber daya komputer
2. Sediakan akses sumber daya informasi
3. Sediakan fasilitas telephone
4. Gunakan konferensi telepon
5. Jadwalkan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja
DAFTAR PUSTAKA :
http://wasisriyanto2903.blogspot.co.id/2013/04/kantor-maya.html?m=1
http://blogmonapunya.blogspot.co.id/2012/12/kantor-maya.html?m=1
https://permanaderry.wordpress.com/kumpulan-tugas/pengertian-office-automation/