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GESTIONE E ORGANIZZAZIONE PER
LA COMUNICAZIONE D’IMPRESA
A.A. 2010-2011




          Modulo: Prof. Lucio Fumagalli
          (canale M-Z)
Il Project Management
Obiettivi della Lezione

 Fornire una risposta alle domande:

 Cos’è un Progetto?

 Cos’è il Project Management Professionale?

 Cos’è la funzione di PM?

 Come si pianifica un progetto?




                                               3
Cos’è un Progetto ?




                      Pagina 4
Progetto – linee generali

Il progetto è una risposta a un problema  opportunità che
risponde alle seguenti caratteristiche:

   non è un’operazione di routine;

   è finalizzato al raggiungimento di precisi risultati
    operativi;

   ha determinati limiti di tempi e costi;

   Coinvolge più unitàruoli organizzativi di funzioni diverse
    aggregate contemporaneamente in un team interfunzionale



                                                                  5
Progetto – linee generali (segue)

Viene definito come attività non ripetuta, unica, finalizzata
a raggiungere un obiettivo entro limiti temporali definiti, sfruttando
uno sforzo congiunto di un pool di risorse, spesso con competenze
differenziate, attraverso:
•   strumenti che permettono di legare attività a tempi
•   definizioni e caratteristiche dell’obiettivo
•   sistema informativo (Knowledge Management)
•   problematiche relative alle dinamiche di gruppo




                                                                     6
Progetto – linee generali (segue)

                            Attività non
                             ripetitiva




     Utilizza lo sforzo
         congiunto

                          Progetto
                                             Vincolato dal
       di un pool di                            tempo
          risorse




                            Finalizzato al
                           raggiungimento
                           di un obiettivo




                                                             7
Programma, progetto e compiti

   Programma: un’iniziativa (di norma a lungo termine)
    attraverso la quale si coordinano più di un progetto.

   Progetto: uno sforzo complesso, di regola di durata
    inferiore ai tre anni, comportante compiti interrelati eseguiti
    da varie organizzazioni/individui, con obiettivi,
    schedulazioni, attribuzioni e budget ben definiti.

   Compito: uno sforzo a breve termine (dalle settimane ad
    alcuni mesi) eseguito da una organizzazione/individuo, che
    insieme ad altri compiti, può costituire un progetto.




                                                                      8
Il documento di progetto

   Contesto (generalità, aspetti settoriali, beneficiari e parti
    coinvolte, analisi dei problemi, ..)

   Descrizione dell’intervento (obiettivi generali e specifici,
    risultati attesi, attività)

   Modalità di realizzazione (risorse umane e materiali,
    procedure di organizzazione e implementazione, tempi, costi
    e piano finanziario)

   Modalità di controllo e valutazione (indicatori di controllo
    - KPI, rapporti di valutazione – reporting, SAL)



                                                                    9
Caratteristiche dei progetti

   Fanno parte di una strategia

   Sono caratterizzati da obiettivi generali, obiettivi specifici,
    risultati ed attività

   La loro vita procede attraverso fasi caratteristiche ed il
    carattere del progetto cambia ad ogni fase

   L’incertezza per i tempi e costi complessivi diminuisce man
    mano che il progetto procede

   Il costo di accelerazione di un progetto aumenta
    esponenzialmente man mano che ci si avvicina al
    completamento
                                                                      10
Contesto (1)

Fattori di successo di un progetto:

   Fattori interni (Logica, consequenzialità della distribuzione
    dei ruoli, delle responsabilità e risorse, etc.)
   Fattori esterni (Adattamento delle varie parti agli elementi
    esterni – autorità, enti di controllo nazionali e locali, fornitori
    di beni, beneficiari finali, cioè a tutti coloro che sono
    maggiormente interessati al suo successo)
   Gli Stakeholder




                                                                     11
Contesto (2)

Elementi del contesto:

   Attori: individui, gruppi, istituzioni, organizzazioni, enti o
    altri elementi che possono compiere (o omettere) azioni che
    hanno conseguenze sul progetto
   Fattori: entità ed elementi senza facoltà di intervento diretto
    che hanno influenza sul progetto solo per il fatto di esistere
    (leggi, regolamenti, propensioni, usi e costumi, condizioni
    materiali ed economiche, etc.)




                                                                 12
Contesto (3)

Esempi di nessi fra progetto e suo contesto:

   Istituzione di comitati guida;
   Accoglimento dei principali soggetti esterni nel consiglio
    direttivo dell’organizzazione che conduce il progetto.
   Partecipazione del PM ai comitati delle organizzazioni
    esterne più influenti.
   Nomina di responsabili per il collegamento con i soggetti
    esterni.
   Etc.




                                                                 13
Il ciclo di progetto



                                PROGETTO

Identificazione   Definizione    Finanziamento   Realizzazione   Valutazione




                                                                         14
Caratteristiche dei progetti


 Unicità:
  un progetto è finalizzato alla realizzazione di un
  oggetto o un servizio non preesistente, e per il quale il
  contenuto di novità non consente l’applicazione di
  procedure standardizzate




                                                          15
Caratteristiche dei progetti


 Temporaneità:
  un progetto ha una data di inizio e una di fine
  prestabilite, e le organizzazioni che devono eseguirlo
  vengono create appositamente per la durata del
  progetto




                                                           16
Caratteristiche dei progetti


 Incertezza/Elaborazione Progressiva:
  i progetti sono pianificati prima della loro
  realizzazione, ma sia la missione sia l’ambito (scope)
  sia la tempistica sono continuamente oggetto di
  revisione




                                                       17
Struttura


       SPONSOR DI        Promotore
        PROGETTO


                        Responsabile
     PROJECT MANAGER



    PROJECT CORE TEAM    Realizzatore




                                       18
Struttura (segue)

                                SPONSOR DI
                                PROGETTO
Origina il progetto:                                   Definisce e descrive il
     ha l’idea                                         problema,ma non ne
                                                       dà la soluzione




   Finanzia il
    progetto                                          Individua a chi affidare
  nelle sue fasi                                      la soluzione del problema


                       E’ il promotore del progetto



                                                                         19
Struttura (segue)

Si può fare una distinzione fra chi origina il progetto e lo sponsor



         Chi origina                           Lo sponsor



         Ha l’idea                            Finanzia l’idea



                                                                20
Struttura (segue)
                                                     Collabora con lo Sponsor nella
                                                     definizione delle fasi del progetto
                                      DEFINIZIONE
Indica i principali componenti
del team di progetto in base
alle rispettive capacità e abilità

                                      COSTITUZIONE
                                         DELLA
                                        SQUADRA

                                                     Coordina il progetto in tutte le sue
Controlla in ogni momento lo                         fasi : è il principale responsabile
stato di avanzamento del                             e ha quindi l’autorità per indicare
progetto ;apporta eventuali          COORDINAMENTO   tutte le direttive al team di progetto
modifiche e, se necessario,
informa lo Sponsor degli
slittamenti dei tempi
                                       CONTROLLO



                                                                                         21
Struttura (segue)


                  Team che esegue materialmente il progetto

                  La squadra è scelta dal project manager in base alle abilità

                  Rispondono del loro operato al project manager
PROJECT CORE
    TEAM          Sono come un’interfaccia fra l’organizzazione del progetto e
                    la sua gestione

                  Per una maggior motivazione è necessario tenere informato
                   il team sull’andamento del progetto




                                                                            22
Struttura (segue)


Sponsor di progetto   Il project manager ricopre quindi una
                      posizione centrale nella gestione del
                      progetto : è il tramite fra lo sponsor e
                      il project core team (fra finanziatore
                      ed esecutore). Inoltre interagisce con
 Project manager      entrambi per una miglior riuscita del
                      progetto.



 Project core team
                       Maggiori responsabilità,ma anche
                       maggiori meriti in caso di buona
                       riuscita del progetto

                                                           23
Caratteristiche dei progetti -
obiettivo
 Un prodotto finale, un servizio o comunque un output,
 tipicamente definibili in termini di tempo, costo e
 qualità (il triplo vincolo)

                    Simple
                  Measurable
                  Achievable
                   Realistic
                     Time

                                                     24
Caratteristiche dei progetti -
             obiettivo (segue)
E’ possibile ricondurlo                            Stimola il proprio
a entità misurabili                                raggiungimento,.
fisicamente.               Misurabile   Sfidante




                                                   Elude ogni dubbio sulle
 Individua gli specifici                           sue caratteristiche e
 campi in cui devo                                 specificità.
 operare.                  Specifico     Chiaro




                                                                   25
Caratteristiche dei progetti -ciclo
    di vita
          il progetto si sviluppa attraverso fasi successive, ed è
RISORSE             decomponibile in attività elementari




                                                                     TEMPI
     Concezione   Definizione   Sviluppo   Esecuzione    Termine
                                                                     26
Caratteristiche dei progetti - ciclo
           di vita (segue)
Ho un’esigenza        CONCEZIONE                         Naturalmente questo è uno schema di massima:
                                                         ogni prodotto o procedimento che necessita di
                                                         una definizione progettuale ha le sue specifiche
                                                         caratteristiche ed è focalizzato sui
   Individuo la soluzione       DEFINIZIONE              determinati aspetti qui elencati.




                    Definisco la soluzione        SVILUPPO



                                  Sviluppo il progetto       ESECUZIONE


  tempo                                                                             TERMINE



                                                                                                27
Caratteristiche dei progetti - ciclo di vita
   (segue)
 La CONCEZIONE  DEFINIZIONE e l’ESECUZIONE
 individuano due macroclassi caratteristiche del ciclo di vita

CONCEZIONE  DEFINIZIONE                      ESECUZIONE
Riguarda l’aspetto più organizzativo e di     Riguarda l’aspetto più operativo e
pianificazione del progetto.                  tecnico del progetto.



 Punti critici
 - Necessità di definire l’obiettivo          L’aspetto tecnico e organizzativo si
 - Individuare lo sponsor(quando non          integrano fra loro.
  coincide con l’ideatore del progetto)
 - Identificare la cultura di progetto
 - Attenzione all’ambiente in cui si svolge
   il progetto
 - La chiara definizione dei ruoli
 - Ci sono le risorse necessarie?
 - Ci sono gli strumenti necessari?

                                                                                     28
Cos’è il Project Management
Professionale ?
Definizione


 “Gestione sistemica di un’impresa complessa, unica e
    di durata limitata, rivolta al raggiungimento di un
 obiettivo predefinito mediante un processo continuo di
    pianificazione e controllo di risorse differenziate e
  limitate, con vincoli interdipendenti di tempo-costo-
                           qualità”




                                                       30
Obiettivi del PM professionale

 Assicurare che i progetti, già da quando sono
  concepiti, abbiano rischi accettabili per obiettivi di
  merito, costi e scadenze.
 Effettuare la pianificazione, il controllo e la conduzione
  di ogni progetto anche in concomitanza con altri
  progetti in modo che ognuno consegua i suoi obiettivi
  producendo risultati stabili e rispettando costi e
  scadenze




                                                           31
Il project management
professionale
Il project management professionale fornisce:

              concetti
              metodi
              strumenti

per una gestione ottimale dei progetti




                                                32
Fondamenti del Project
Management Professionale
 L’ esplicitazione delle responsabilità per l’integrazione
  dei singoli apporti al progetto
 I sistemi di pianificazione e di controllo, per la
  predizione e l’integrazione dei singoli apporti al
  progetto
 Il team di progetto, come luogo d’integrazione degli
  apporti di tutti i partecipanti al progetto




                                                              33
Il PM è necessario quando: (1)

 ci sono ritardi nei completamenti e penalità;

 costi troppo elevati;

 rotazione alta nello staff del progetto;

 duplicazione degli sforzi e uso inefficiente degli
  specialisti funzionali;

 eccessivo coinvolgimento dell’alta direzione
  nell’esecuzione del progetto;

                                                       34
Il PM è necessario quando: (2)

 sono frequenti conflitti interpersonali quando si
  riscontrano ritardi, si superano i budget previsti, non
  c’è chiarezza di rapporti;
 sono in corso di realizzazione molti progetti
  contemporaneamente;
 non si riesce a contabilizzare i costi del progetto;
 gli utili attesi si trasformano in perdite per i costi
  eccessivi, i ritardi, le penali,
 …………...




                                                            35
Criteri per individuare i progetti
che richiedono un PM
professionale
 Complessità del progetto (tecnica, commerciale, di
  produzione, etc.).
 Innovazione del prodotto o servizio (alto grado di
  innovazione o di rischio tecnico).
 Pluralità di organizzazioni (presenza di molte funzioni
  specialistiche, molti subappaltatori, etc.)
 Rischio economico (elevate % delle entrate dipendono
  dal progetto, esposizione a penali, elevati investimenti
  umani o di attrezzature, etc.)


                                                         36
I vantaggi del PM

   L’attribuzione a una sola persona delle responsabilità dei
    risultati del progetto.
   La certezza che le decisioni vengono prese tenendo conto
    dell’obiettivo globale del progetto e non a beneficio di settori
    funzionali.
   La tempestiva identificazione di problemi e rapidità
    d’attuazione dei correttivi.
   Il coordinamento di tutti gli apporti funzionali al progetto.
   Certezza di conoscere le conseguenze di ogni scelta in
    particolare per assegnare le priorità a progetti/attività
    concorrenti.
   Maggiore motivazione del personale.



                                                                  37
Costi aggiuntivi per il PM


 Stipendi e spese del PM e di eventuali collaboratori.

 Costi per funzioni centralizzate di pianificazione e
  controllo.

 Oneri per elaborazione dati.




                                                          38
Progetti e Strutture Organizzative


 La gestione per progetti è una modalità di
  organizzazione e di gestione dei processi aziendali
  fondata sul lavoro a progetto

 Questa modalità di gestione può avere un profondo
  impatto sulla strutturazione delle attività aziendali




                                                          39
Organizzazione funzionale


 L’organizzazione di tipo funzionale è gerarchica
 Esistono esplicite relazioni di subordinazione tra
  dipendenti
 Il personale è organizzato per funzioni (ricerca e
  sviluppo, progettazione, produzione, marketing…)




                                                       40
41
Organizzazione funzionale


  L’organizzazione funzionale è tipicamente, ma non
  sempre, orientata a un mercato stazionario, in cui la
   domanda di beni e servizi è relativamente stabile.
        La rigidità è compensata dall’efficienza




                                                          42
Progetti in un’organizzazione
funzionale

 Per seguire un mercato sempre più rapido, è
  necessario organizzarsi in modo più flessibile

 Per questo nascono i project team, guidati da un
  project manager




                                                     43
Progetti in un’organizzazione
funzionale
 Anche in un’azienda organizzata in modo gerarchico
  possono prendere forma progetti, ma di solito sono
  interni a ogni singola funzione
 Passaggio delle informazioni avviene tra i manager
  delle diverse funzioni




                                                       44
Progetti in un’organizzazione
funzionale

 Inoltre, aspetti delicati come la costituzione del project
  team e l’assegnazione di responsabilità nell’ambito del
  progetto possono creare conflitti con le responsabilità
  individuali nell’ambito della rispettiva funzione




                                                          45
Progetti in un’organizzazione
funzionale
 Il project manager può non essere dipendente
  dell’azienda in cui si svolge il progetto, e dunque non
  avere autorità immediata sui componenti il project
  team

 All’autorità si sostituisce l’autorevolezza….




                                                            46
Organizzazione orientata ai progetti

 Le organizzazioni che operano prevalentemente per
  progetti sono strutturate in project team (od
  organizzazioni per competenza o per mercato, non per
  funzioni operative; con meccanismi/organismi di
  scheduling delle risorse)
 Ciascun project manager è anche il diretto superiore
  dei propri dipendenti.
 Le aree funzionali svolgono solo attività di supporto
  comuni ai progetti




                                                      47
Altre organizzazioni


 Tra i due estremi esistono varie soluzioni intermedie
 Organizzazioni “a matrice”, più o meno vicine
  all’organizzazione orientata ai progetti




                                                          48
49
Il team di progetto

 Un progetto si compone di vari compiti (tasks) per
  ciascuno dei quali è richiesto personale di determinata
  esperienza e qualificazione.
 In senso lato, tutti i partecipanti a un certo progetto si
  possono considerare membri del team di progetto.
 Figure tipiche del team di progetto sono: il project
  manager, i functional project leaders, specialisti vari,
  talvolta i rappresentanti di organizzazioni esterne.




                                                           50
Condizioni per costituire un team
di progetto
 Individuazione esplicita dei membri del team con
  definizione del ruolo e delle responsabilità

 Obiettivi di progetto chiari

 Piano di lavoro realistico, con scadenze chiare

 Regole ben ragionate sul flusso delle informazioni

 Leadership del PM



                                                       51
Il “commitment”

 Comportamenti che rafforzano l’adesione altrui:

   Concentrarsi e fare concentrare su ciò che conta

    Dare l’esempio (quando si tratta di influire sugli altri,
    l’esempio non è la cosa principale; è tutto)

   Premiare la collaborazione ed i risultati

   Reagire ai comportamenti denigratori



                                                             52
Le funzioni del Project Manager (1)

Il PM pianifica, organizza, selezione ed inserisce il
personale, valuta, dirige, controlla e guida dall’inizio alla
fine il progetto.
In particolare:
 collaborare alla definizione degli obiettivi e delle
    strategie;
 individuare i membri del team di progetto e definirne
    le responsabilità;
 pianificare (programmare) il progetto;
 accertare che tutte le attività siano programmate,
    preventivate, controllate e monitorate;
 allocare le risorse alle singole attività;

                                                                53
Le funzioni del Project Manager (2)

 assicurarsi che i pagamenti vengano effettuati
  secondo le condizioni di contratto;
 dirimere e risolvere conflitti e divergenze;
 garantire le comunicazioni con i livelli gerarchici
  superiori;
 gestire tutte le relazioni in materia contrattuali;
 stabilire la schedulazione che assicuri il rispetto degli
  obblighi contrattuali;
 approvare decisioni sul produrre o acquistare.




                                                              54
La pianificazione di un progetto
Obiettivi della pianificazione


 allocare le risorse al tempo giusto e per la durata
  necessaria

 assegnare al team di progetto le persone più adatte
  impegnandole a tempo pieno

 realizzare un monitoraggio ed un controllo efficace




                                                        56
La pianificazione
                                 COSA
                 WBS/Work Breakdown Structure
                                 COME
                      Sequenza di lavoro         Vincoli:
Risorse                                          • durata
                                                 • risorse
                                 QUANDO

                        Schedulazione
                                  QUANTO COSTA
 Costo risorse
                       Budget dei costi

                                                       57
Output della pianificazione:
il piano rIassuntivo del progetto
E’ un piano dettagliato della realizzazione dell’opera in
termini di:
 analisi del contesto (Contesto)
 requisiti del prodotto e del processo da realizzare
   (Obiettivo)
 attività elementari da svolgere e loro sequenza logica
   (Cosa e come fare)
 di risorse (umane e materiali) (Risorse necessarie)
 economici di budget (Quanto costa)
 temporali di schedulazione (Quando fare)
 individuazione di responsabilità (Chi?)


                                                            58
Il processo di pianificazione

 Il processo di pianificazione si ripete sempre con un
  diverso grado di approfondimento:

 I Livello: pianificazione nella fase di proposta del
  progetto (team di proposta);

 II Livello: definizione del piano operativo del progetto
  (team di progetto);

 III Livello: definizione del piano operativo di dettaglio
  dopo “il contratto”


                                                              59
Passi della PIANIFICAZIONE

 identificazione delle attività necessarie;
 stima della durata e delle risorse;
 definizione della successione logica delle attività;
 determinazione del cammino critico (15% delle
  attività);
 determinazione del budget di progetto;
 identificazione delle responsabilità per le singole
  attività.




                                                         60
Strumenti operativi della
pianificazione
 Project Breakdown Structure (PBS o WBS)

 Tecniche reticolari PERT e CPM (Schedulazione)

 Diagramma di GANTT (Schedulazione)

 Organisation Breakdown Structure (OBS)

 Costplan




                                                   61
La WBS (Struttura analitica di
progetto)


   La WBS (Work Breakdown Structure) consiste nello
    scomporre il progetto in sottoprogetti e questi in
  macroattività e così via fino alle attività o componenti
elementari che possono essere correttamente pianificati,
       valutati, budgetati, schedulati e controllati




                                                         62
La WBS (Struttura analitica di
      progetto) - segue
                                             Obiettivo
                                               A1_


                 Sottoobiettivo                                     Sottoobiettivo
                     A1_1                                               A1_2


      Attività                    Attività               Attività                    Attività
      A1_1.1                      A1_1.2                 A1_2.1                      A1_2.2


Compito     Compito      Compito        Compito    Compito     Compito      Compito       Compito
A1_1.1.1    A1_1.1.2     A1_1.2.1       A1_1.2.2   A1_2.1.1    A1_2.1.2     A1_2.2.1      A1_2.2.2




                                                                                                63
Passi della WBS

 sviluppo della WBS partendo dagli aspetti generali
  (Project manager e capi funzionali);
 disamina della WBS con gli specialisti interessati sino
  al raggiungimento dell’accordo;
 identificazione dei compiti da pianificare (work control
  package), valutare, budgetare, schedulare,
  controllare;
 definizione delle caratteristiche di ogni elemento finale
  della WBS (responsabile, specifiche, risorse, costi,
  ecc.);
 iterazione del processo.


                                                          64
WBS - Progetto casa


                                  Progetto casa



  Fondamenta               Corpo casa                Coperture


    Fondazioni e cantina     Muri di elevazione       Solaio di copertura
    Solaio cantina           Tavolati interni         Maturazione solaio di copertura
                             Intonaci esterni         Tetto e pluviali
                             Rivestimenti facciata
                              Intonaci interni

                                                         Work control package
                                                                                    65
Tipi di compiti

   compiti   di progettazione/sviluppo;
   compiti   di produzione;
   compiti   di approvvigionamento;
   compiti   di management;
   compiti   finanziari.




                                           66
Gli eventi

 Un evento è un accadimento che segna l’inizio o il
  completamento di uno o più compiti o attività (eventi
  di interfaccia);
 L’evento deve essere comprensibile a tutti, descritto
  chiaramente, facilmente riconoscibile.
 Le date di un evento sono: la data schedulata, ultima
  data consentita, data stabilita (impegno formale del
  management o verso il cliente), data effettiva.




                                                      67
Milestones

Le milestones sono eventi (tempo zero) intermedi e finali
di controllo necessari per:

 valutare lo stato di avanzamento globale;

 presentare rendiconti all’alta direzione;

 avviare attività di interfaccia.




                                                        68
La schedulazione


  La schedulazione è la programmazione temporale di
       ogni “compito” individuato tramite la WBS.
   La schedulazione consiste nell’assegnare le date di
             inizio e di fine di ogni compito.




                                                         69
Funzioni della schedulazione

 Consentire di programmare e controllare
  l’avanzamento della realizzazione del progetto.
 Integrare aspetti tecnici con aspetti economici e
  finanziari attraverso il posizionamento nel tempo di
  eventi a cui sono associate entrate o uscite.
 Essere uno strumento per una migliore comprensione
  dell’evoluzione del progetto nonché delle
  concatenazioni delle varie fasi.
 Essere uno strumento di integrazione tra tutti gli attori
  del processo di realizzazione (specialisti, fornitori,
  subappaltatori, etc.)



                                                         70
Tecniche reticolari

                                                             122 Tavolati interni
                 112 Solaio Cant.

                                                          132 Maturaz. solaio       125 Intonaci int.
   111 Fond. Cant.                      131 Solaio cop.

                     121 Muri elev.                               133 Tetto pluv.               Cons.


                                                                         124 Rivest. Fac.

                                      123 Intonaci est.
Sequenza logica


                                                                                                        71
Tecniche reticolari – PERT/CPM




 Con la tecnica PERT/CPM si rappresenta il flusso
 logico delle attività mediante un reticolo detto
 "ad arco" formato da:
 - frecce, che rappresentano le attività
 - nodi, punti di inizio/fine delle attività, che
 rappresentano eventi nel tempo

                                                    72
Il diagramma di GANTT




                        73
Metodi di ottimizzazione della
schedulazione
 Schedulazione a tempi fissi: sfruttando i float delle
  attività si cerca di eliminare gli overloads (di risorse)
  senza ritardare la data di fine progetto
 Schedulazione a risorse fisse: si eliminano
  completamente gli overloads ritardando il meno
  possibile la data di fine progetto




                                                          74
Organization breakdown structure
(OBS)               WBS

                  x       x
                      x                x
 Organizzazione



                              x
                                  x
                                            x
                  x                     x
                              x                 x
                                      x x

                                                    75
Matrice compiti responsabilità

• Mette in relazione il lavoro definito dalla PBS

(che cosa) con le unità organizzative responsabili,

i sub-fornitori e i singoli interessati (chi)

• Consente l’individuazione degli assegnatari dei

compiti primari che devono dare informazioni

circa la schedulazione, i tempi, i costi, la

manodopera e gli aspetti tecnici del suo compito



                                                      76
Matrice compiti responsabilità -
          segue
1 Chi fa cosa?


                                      La matrice delle responsabilità risponde
2 Di chi è la responsabilità di       a queste domande ed è un importante
      una                             strumento di organizzazione e controllo
  determinata operazione?             del progetto.


    Come sfruttare al meglio le
3
    potenzialità delle mie risorse?




                                                                        77
Matrice compiti responsabilità -
            segue
                                                                 La definizione precisa delle
                                  Per esempio:
Si possono utilizzare sigle                                      responsabilità stimola l’esecutore
                                  CO = Coordinatore
per indicare le diverse                                          (aspetto motivazionale) e facilita
                                  D = Decisore
responsabilità.                                                  i coordinatori del progetto nella
                                  O = Operativo
                                                                 Loro funzione di controllo (aspetto
                                  I = Informato sulle azioni
                                                                      di controllo).




                              L’assegnazione delle diverse
                              responsabilità deve avvenire
                              in base alle effettive capacità,
                              competenze e conoscenze.



                                                                                            78
Matrice compiti responsabilità - segue
                                                                                Responsabilità Unità Organizzativa
                                                                 B4C S.r.l.                                CLIENTE XXX
                             Attività                   Artusi   De Paola     Barani  Amm. DLG Dir. MRK         Dir. VEND   Resp. Funzione
Set-Up
Def. Obiettivi                                            O          O          O           O           O
Def. Specifiche                                           O          O          O           O           O
Condivisione con il MGMT                                  O          O          O           O           O
Analisi
Analisi Macro (Analisi stato dell'arte)
Def. Dati                                                O/D        O/D        O/D          O           O
Spec. Form Dati                                           D                                 O           O          O
Recupero e Analisi Form Dati                             I/CO                               O           O
Creazione Report                                         I/CO        O          O           D
Condivisione MGMT                                         O                                 D           D           I
Questionario (Analisi stato dell'arte)
Def. Domande e struttura                                  O          O                      D           D          D
Condivisione con il MGMT                                  O                                 D           D          D
Distribuzione Questionario (Analisi stato dell'arte)
Formazione Agenti                                         I                                 I           O          CO
Compilazione Campo                                        I                                 I                      CO             O
Analisi Questionario (Analisi sistema d'offerta)
Analisi e Creazione Report                               I/CO        O          O
Consegna Report Questionario e condivisione MGMT          O                                 D           D
Analisi catena del valore (Analisi sistema d'offerta)
Analisi processi                                        O/CO         O                      I           I                         O
Realizzazione Report processi                            O/C0        O                      D           D
Sviluppo
Definizione obiettivi                                   O/CO         O          O           I           I
Definizione Pianoi intervento                           O/CO         O          O           I           I
Condivisione MGTM                                         O                                 D           D
Formazione on the job                                   O/CO         O          O           I           I           I




                                                                                                                                      79
Risultati del budget del progetto

 raggruppare i costi elementari del progetto secondo la
  WBS e la OBS (costi diretti)
 realizzare il conto economico previsionale (costi diretti
  ed indiretti)
 realizzare il cash-flow previsionale (aspetti finanziari)




                                                          80
Per approfondire

 E’ possibile reperire una versione del tool mostrato
  durante la lezione, al seguente link Openproject




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Project management

  • 1. GESTIONE E ORGANIZZAZIONE PER LA COMUNICAZIONE D’IMPRESA A.A. 2010-2011 Modulo: Prof. Lucio Fumagalli (canale M-Z)
  • 3. Obiettivi della Lezione  Fornire una risposta alle domande:  Cos’è un Progetto?  Cos’è il Project Management Professionale?  Cos’è la funzione di PM?  Come si pianifica un progetto? 3
  • 4. Cos’è un Progetto ? Pagina 4
  • 5. Progetto – linee generali Il progetto è una risposta a un problema opportunità che risponde alle seguenti caratteristiche:  non è un’operazione di routine;  è finalizzato al raggiungimento di precisi risultati operativi;  ha determinati limiti di tempi e costi;  Coinvolge più unitàruoli organizzativi di funzioni diverse aggregate contemporaneamente in un team interfunzionale 5
  • 6. Progetto – linee generali (segue) Viene definito come attività non ripetuta, unica, finalizzata a raggiungere un obiettivo entro limiti temporali definiti, sfruttando uno sforzo congiunto di un pool di risorse, spesso con competenze differenziate, attraverso: • strumenti che permettono di legare attività a tempi • definizioni e caratteristiche dell’obiettivo • sistema informativo (Knowledge Management) • problematiche relative alle dinamiche di gruppo 6
  • 7. Progetto – linee generali (segue) Attività non ripetitiva Utilizza lo sforzo congiunto Progetto Vincolato dal di un pool di tempo risorse Finalizzato al raggiungimento di un obiettivo 7
  • 8. Programma, progetto e compiti  Programma: un’iniziativa (di norma a lungo termine) attraverso la quale si coordinano più di un progetto.  Progetto: uno sforzo complesso, di regola di durata inferiore ai tre anni, comportante compiti interrelati eseguiti da varie organizzazioni/individui, con obiettivi, schedulazioni, attribuzioni e budget ben definiti.  Compito: uno sforzo a breve termine (dalle settimane ad alcuni mesi) eseguito da una organizzazione/individuo, che insieme ad altri compiti, può costituire un progetto. 8
  • 9. Il documento di progetto  Contesto (generalità, aspetti settoriali, beneficiari e parti coinvolte, analisi dei problemi, ..)  Descrizione dell’intervento (obiettivi generali e specifici, risultati attesi, attività)  Modalità di realizzazione (risorse umane e materiali, procedure di organizzazione e implementazione, tempi, costi e piano finanziario)  Modalità di controllo e valutazione (indicatori di controllo - KPI, rapporti di valutazione – reporting, SAL) 9
  • 10. Caratteristiche dei progetti  Fanno parte di una strategia  Sono caratterizzati da obiettivi generali, obiettivi specifici, risultati ed attività  La loro vita procede attraverso fasi caratteristiche ed il carattere del progetto cambia ad ogni fase  L’incertezza per i tempi e costi complessivi diminuisce man mano che il progetto procede  Il costo di accelerazione di un progetto aumenta esponenzialmente man mano che ci si avvicina al completamento 10
  • 11. Contesto (1) Fattori di successo di un progetto:  Fattori interni (Logica, consequenzialità della distribuzione dei ruoli, delle responsabilità e risorse, etc.)  Fattori esterni (Adattamento delle varie parti agli elementi esterni – autorità, enti di controllo nazionali e locali, fornitori di beni, beneficiari finali, cioè a tutti coloro che sono maggiormente interessati al suo successo)  Gli Stakeholder 11
  • 12. Contesto (2) Elementi del contesto:  Attori: individui, gruppi, istituzioni, organizzazioni, enti o altri elementi che possono compiere (o omettere) azioni che hanno conseguenze sul progetto  Fattori: entità ed elementi senza facoltà di intervento diretto che hanno influenza sul progetto solo per il fatto di esistere (leggi, regolamenti, propensioni, usi e costumi, condizioni materiali ed economiche, etc.) 12
  • 13. Contesto (3) Esempi di nessi fra progetto e suo contesto:  Istituzione di comitati guida;  Accoglimento dei principali soggetti esterni nel consiglio direttivo dell’organizzazione che conduce il progetto.  Partecipazione del PM ai comitati delle organizzazioni esterne più influenti.  Nomina di responsabili per il collegamento con i soggetti esterni.  Etc. 13
  • 14. Il ciclo di progetto PROGETTO Identificazione Definizione Finanziamento Realizzazione Valutazione 14
  • 15. Caratteristiche dei progetti  Unicità: un progetto è finalizzato alla realizzazione di un oggetto o un servizio non preesistente, e per il quale il contenuto di novità non consente l’applicazione di procedure standardizzate 15
  • 16. Caratteristiche dei progetti  Temporaneità: un progetto ha una data di inizio e una di fine prestabilite, e le organizzazioni che devono eseguirlo vengono create appositamente per la durata del progetto 16
  • 17. Caratteristiche dei progetti  Incertezza/Elaborazione Progressiva: i progetti sono pianificati prima della loro realizzazione, ma sia la missione sia l’ambito (scope) sia la tempistica sono continuamente oggetto di revisione 17
  • 18. Struttura SPONSOR DI Promotore PROGETTO Responsabile PROJECT MANAGER PROJECT CORE TEAM Realizzatore 18
  • 19. Struttura (segue) SPONSOR DI PROGETTO Origina il progetto: Definisce e descrive il ha l’idea problema,ma non ne dà la soluzione Finanzia il progetto Individua a chi affidare nelle sue fasi la soluzione del problema E’ il promotore del progetto 19
  • 20. Struttura (segue) Si può fare una distinzione fra chi origina il progetto e lo sponsor Chi origina Lo sponsor Ha l’idea Finanzia l’idea 20
  • 21. Struttura (segue) Collabora con lo Sponsor nella definizione delle fasi del progetto DEFINIZIONE Indica i principali componenti del team di progetto in base alle rispettive capacità e abilità COSTITUZIONE DELLA SQUADRA Coordina il progetto in tutte le sue Controlla in ogni momento lo fasi : è il principale responsabile stato di avanzamento del e ha quindi l’autorità per indicare progetto ;apporta eventuali COORDINAMENTO tutte le direttive al team di progetto modifiche e, se necessario, informa lo Sponsor degli slittamenti dei tempi CONTROLLO 21
  • 22. Struttura (segue)  Team che esegue materialmente il progetto  La squadra è scelta dal project manager in base alle abilità  Rispondono del loro operato al project manager PROJECT CORE TEAM  Sono come un’interfaccia fra l’organizzazione del progetto e la sua gestione  Per una maggior motivazione è necessario tenere informato il team sull’andamento del progetto 22
  • 23. Struttura (segue) Sponsor di progetto Il project manager ricopre quindi una posizione centrale nella gestione del progetto : è il tramite fra lo sponsor e il project core team (fra finanziatore ed esecutore). Inoltre interagisce con Project manager entrambi per una miglior riuscita del progetto. Project core team Maggiori responsabilità,ma anche maggiori meriti in caso di buona riuscita del progetto 23
  • 24. Caratteristiche dei progetti - obiettivo Un prodotto finale, un servizio o comunque un output, tipicamente definibili in termini di tempo, costo e qualità (il triplo vincolo) Simple Measurable Achievable Realistic Time 24
  • 25. Caratteristiche dei progetti - obiettivo (segue) E’ possibile ricondurlo Stimola il proprio a entità misurabili raggiungimento,. fisicamente. Misurabile Sfidante Elude ogni dubbio sulle Individua gli specifici sue caratteristiche e campi in cui devo specificità. operare. Specifico Chiaro 25
  • 26. Caratteristiche dei progetti -ciclo di vita il progetto si sviluppa attraverso fasi successive, ed è RISORSE decomponibile in attività elementari TEMPI Concezione Definizione Sviluppo Esecuzione Termine 26
  • 27. Caratteristiche dei progetti - ciclo di vita (segue) Ho un’esigenza CONCEZIONE Naturalmente questo è uno schema di massima: ogni prodotto o procedimento che necessita di una definizione progettuale ha le sue specifiche caratteristiche ed è focalizzato sui Individuo la soluzione DEFINIZIONE determinati aspetti qui elencati. Definisco la soluzione SVILUPPO Sviluppo il progetto ESECUZIONE tempo TERMINE 27
  • 28. Caratteristiche dei progetti - ciclo di vita (segue) La CONCEZIONE DEFINIZIONE e l’ESECUZIONE individuano due macroclassi caratteristiche del ciclo di vita CONCEZIONE DEFINIZIONE ESECUZIONE Riguarda l’aspetto più organizzativo e di Riguarda l’aspetto più operativo e pianificazione del progetto. tecnico del progetto. Punti critici - Necessità di definire l’obiettivo L’aspetto tecnico e organizzativo si - Individuare lo sponsor(quando non integrano fra loro. coincide con l’ideatore del progetto) - Identificare la cultura di progetto - Attenzione all’ambiente in cui si svolge il progetto - La chiara definizione dei ruoli - Ci sono le risorse necessarie? - Ci sono gli strumenti necessari? 28
  • 29. Cos’è il Project Management Professionale ?
  • 30. Definizione “Gestione sistemica di un’impresa complessa, unica e di durata limitata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo predefinito mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e limitate, con vincoli interdipendenti di tempo-costo- qualità” 30
  • 31. Obiettivi del PM professionale  Assicurare che i progetti, già da quando sono concepiti, abbiano rischi accettabili per obiettivi di merito, costi e scadenze.  Effettuare la pianificazione, il controllo e la conduzione di ogni progetto anche in concomitanza con altri progetti in modo che ognuno consegua i suoi obiettivi producendo risultati stabili e rispettando costi e scadenze 31
  • 32. Il project management professionale Il project management professionale fornisce:  concetti  metodi  strumenti per una gestione ottimale dei progetti 32
  • 33. Fondamenti del Project Management Professionale  L’ esplicitazione delle responsabilità per l’integrazione dei singoli apporti al progetto  I sistemi di pianificazione e di controllo, per la predizione e l’integrazione dei singoli apporti al progetto  Il team di progetto, come luogo d’integrazione degli apporti di tutti i partecipanti al progetto 33
  • 34. Il PM è necessario quando: (1)  ci sono ritardi nei completamenti e penalità;  costi troppo elevati;  rotazione alta nello staff del progetto;  duplicazione degli sforzi e uso inefficiente degli specialisti funzionali;  eccessivo coinvolgimento dell’alta direzione nell’esecuzione del progetto; 34
  • 35. Il PM è necessario quando: (2)  sono frequenti conflitti interpersonali quando si riscontrano ritardi, si superano i budget previsti, non c’è chiarezza di rapporti;  sono in corso di realizzazione molti progetti contemporaneamente;  non si riesce a contabilizzare i costi del progetto;  gli utili attesi si trasformano in perdite per i costi eccessivi, i ritardi, le penali,  …………... 35
  • 36. Criteri per individuare i progetti che richiedono un PM professionale  Complessità del progetto (tecnica, commerciale, di produzione, etc.).  Innovazione del prodotto o servizio (alto grado di innovazione o di rischio tecnico).  Pluralità di organizzazioni (presenza di molte funzioni specialistiche, molti subappaltatori, etc.)  Rischio economico (elevate % delle entrate dipendono dal progetto, esposizione a penali, elevati investimenti umani o di attrezzature, etc.) 36
  • 37. I vantaggi del PM  L’attribuzione a una sola persona delle responsabilità dei risultati del progetto.  La certezza che le decisioni vengono prese tenendo conto dell’obiettivo globale del progetto e non a beneficio di settori funzionali.  La tempestiva identificazione di problemi e rapidità d’attuazione dei correttivi.  Il coordinamento di tutti gli apporti funzionali al progetto.  Certezza di conoscere le conseguenze di ogni scelta in particolare per assegnare le priorità a progetti/attività concorrenti.  Maggiore motivazione del personale. 37
  • 38. Costi aggiuntivi per il PM  Stipendi e spese del PM e di eventuali collaboratori.  Costi per funzioni centralizzate di pianificazione e controllo.  Oneri per elaborazione dati. 38
  • 39. Progetti e Strutture Organizzative  La gestione per progetti è una modalità di organizzazione e di gestione dei processi aziendali fondata sul lavoro a progetto  Questa modalità di gestione può avere un profondo impatto sulla strutturazione delle attività aziendali 39
  • 40. Organizzazione funzionale  L’organizzazione di tipo funzionale è gerarchica  Esistono esplicite relazioni di subordinazione tra dipendenti  Il personale è organizzato per funzioni (ricerca e sviluppo, progettazione, produzione, marketing…) 40
  • 41. 41
  • 42. Organizzazione funzionale L’organizzazione funzionale è tipicamente, ma non sempre, orientata a un mercato stazionario, in cui la domanda di beni e servizi è relativamente stabile. La rigidità è compensata dall’efficienza 42
  • 43. Progetti in un’organizzazione funzionale  Per seguire un mercato sempre più rapido, è necessario organizzarsi in modo più flessibile  Per questo nascono i project team, guidati da un project manager 43
  • 44. Progetti in un’organizzazione funzionale  Anche in un’azienda organizzata in modo gerarchico possono prendere forma progetti, ma di solito sono interni a ogni singola funzione  Passaggio delle informazioni avviene tra i manager delle diverse funzioni 44
  • 45. Progetti in un’organizzazione funzionale  Inoltre, aspetti delicati come la costituzione del project team e l’assegnazione di responsabilità nell’ambito del progetto possono creare conflitti con le responsabilità individuali nell’ambito della rispettiva funzione 45
  • 46. Progetti in un’organizzazione funzionale  Il project manager può non essere dipendente dell’azienda in cui si svolge il progetto, e dunque non avere autorità immediata sui componenti il project team  All’autorità si sostituisce l’autorevolezza…. 46
  • 47. Organizzazione orientata ai progetti  Le organizzazioni che operano prevalentemente per progetti sono strutturate in project team (od organizzazioni per competenza o per mercato, non per funzioni operative; con meccanismi/organismi di scheduling delle risorse)  Ciascun project manager è anche il diretto superiore dei propri dipendenti.  Le aree funzionali svolgono solo attività di supporto comuni ai progetti 47
  • 48. Altre organizzazioni  Tra i due estremi esistono varie soluzioni intermedie  Organizzazioni “a matrice”, più o meno vicine all’organizzazione orientata ai progetti 48
  • 49. 49
  • 50. Il team di progetto  Un progetto si compone di vari compiti (tasks) per ciascuno dei quali è richiesto personale di determinata esperienza e qualificazione.  In senso lato, tutti i partecipanti a un certo progetto si possono considerare membri del team di progetto.  Figure tipiche del team di progetto sono: il project manager, i functional project leaders, specialisti vari, talvolta i rappresentanti di organizzazioni esterne. 50
  • 51. Condizioni per costituire un team di progetto  Individuazione esplicita dei membri del team con definizione del ruolo e delle responsabilità  Obiettivi di progetto chiari  Piano di lavoro realistico, con scadenze chiare  Regole ben ragionate sul flusso delle informazioni  Leadership del PM 51
  • 52. Il “commitment”  Comportamenti che rafforzano l’adesione altrui:  Concentrarsi e fare concentrare su ciò che conta  Dare l’esempio (quando si tratta di influire sugli altri, l’esempio non è la cosa principale; è tutto)  Premiare la collaborazione ed i risultati  Reagire ai comportamenti denigratori 52
  • 53. Le funzioni del Project Manager (1) Il PM pianifica, organizza, selezione ed inserisce il personale, valuta, dirige, controlla e guida dall’inizio alla fine il progetto. In particolare:  collaborare alla definizione degli obiettivi e delle strategie;  individuare i membri del team di progetto e definirne le responsabilità;  pianificare (programmare) il progetto;  accertare che tutte le attività siano programmate, preventivate, controllate e monitorate;  allocare le risorse alle singole attività; 53
  • 54. Le funzioni del Project Manager (2)  assicurarsi che i pagamenti vengano effettuati secondo le condizioni di contratto;  dirimere e risolvere conflitti e divergenze;  garantire le comunicazioni con i livelli gerarchici superiori;  gestire tutte le relazioni in materia contrattuali;  stabilire la schedulazione che assicuri il rispetto degli obblighi contrattuali;  approvare decisioni sul produrre o acquistare. 54
  • 55. La pianificazione di un progetto
  • 56. Obiettivi della pianificazione  allocare le risorse al tempo giusto e per la durata necessaria  assegnare al team di progetto le persone più adatte impegnandole a tempo pieno  realizzare un monitoraggio ed un controllo efficace 56
  • 57. La pianificazione COSA WBS/Work Breakdown Structure COME Sequenza di lavoro Vincoli: Risorse • durata • risorse QUANDO Schedulazione QUANTO COSTA Costo risorse Budget dei costi 57
  • 58. Output della pianificazione: il piano rIassuntivo del progetto E’ un piano dettagliato della realizzazione dell’opera in termini di:  analisi del contesto (Contesto)  requisiti del prodotto e del processo da realizzare (Obiettivo)  attività elementari da svolgere e loro sequenza logica (Cosa e come fare)  di risorse (umane e materiali) (Risorse necessarie)  economici di budget (Quanto costa)  temporali di schedulazione (Quando fare)  individuazione di responsabilità (Chi?) 58
  • 59. Il processo di pianificazione  Il processo di pianificazione si ripete sempre con un diverso grado di approfondimento:  I Livello: pianificazione nella fase di proposta del progetto (team di proposta);  II Livello: definizione del piano operativo del progetto (team di progetto);  III Livello: definizione del piano operativo di dettaglio dopo “il contratto” 59
  • 60. Passi della PIANIFICAZIONE  identificazione delle attività necessarie;  stima della durata e delle risorse;  definizione della successione logica delle attività;  determinazione del cammino critico (15% delle attività);  determinazione del budget di progetto;  identificazione delle responsabilità per le singole attività. 60
  • 61. Strumenti operativi della pianificazione  Project Breakdown Structure (PBS o WBS)  Tecniche reticolari PERT e CPM (Schedulazione)  Diagramma di GANTT (Schedulazione)  Organisation Breakdown Structure (OBS)  Costplan 61
  • 62. La WBS (Struttura analitica di progetto) La WBS (Work Breakdown Structure) consiste nello scomporre il progetto in sottoprogetti e questi in macroattività e così via fino alle attività o componenti elementari che possono essere correttamente pianificati, valutati, budgetati, schedulati e controllati 62
  • 63. La WBS (Struttura analitica di progetto) - segue Obiettivo A1_ Sottoobiettivo Sottoobiettivo A1_1 A1_2 Attività Attività Attività Attività A1_1.1 A1_1.2 A1_2.1 A1_2.2 Compito Compito Compito Compito Compito Compito Compito Compito A1_1.1.1 A1_1.1.2 A1_1.2.1 A1_1.2.2 A1_2.1.1 A1_2.1.2 A1_2.2.1 A1_2.2.2 63
  • 64. Passi della WBS  sviluppo della WBS partendo dagli aspetti generali (Project manager e capi funzionali);  disamina della WBS con gli specialisti interessati sino al raggiungimento dell’accordo;  identificazione dei compiti da pianificare (work control package), valutare, budgetare, schedulare, controllare;  definizione delle caratteristiche di ogni elemento finale della WBS (responsabile, specifiche, risorse, costi, ecc.);  iterazione del processo. 64
  • 65. WBS - Progetto casa Progetto casa Fondamenta Corpo casa Coperture Fondazioni e cantina Muri di elevazione Solaio di copertura Solaio cantina Tavolati interni Maturazione solaio di copertura Intonaci esterni Tetto e pluviali Rivestimenti facciata Intonaci interni Work control package 65
  • 66. Tipi di compiti  compiti di progettazione/sviluppo;  compiti di produzione;  compiti di approvvigionamento;  compiti di management;  compiti finanziari. 66
  • 67. Gli eventi  Un evento è un accadimento che segna l’inizio o il completamento di uno o più compiti o attività (eventi di interfaccia);  L’evento deve essere comprensibile a tutti, descritto chiaramente, facilmente riconoscibile.  Le date di un evento sono: la data schedulata, ultima data consentita, data stabilita (impegno formale del management o verso il cliente), data effettiva. 67
  • 68. Milestones Le milestones sono eventi (tempo zero) intermedi e finali di controllo necessari per:  valutare lo stato di avanzamento globale;  presentare rendiconti all’alta direzione;  avviare attività di interfaccia. 68
  • 69. La schedulazione La schedulazione è la programmazione temporale di ogni “compito” individuato tramite la WBS. La schedulazione consiste nell’assegnare le date di inizio e di fine di ogni compito. 69
  • 70. Funzioni della schedulazione  Consentire di programmare e controllare l’avanzamento della realizzazione del progetto.  Integrare aspetti tecnici con aspetti economici e finanziari attraverso il posizionamento nel tempo di eventi a cui sono associate entrate o uscite.  Essere uno strumento per una migliore comprensione dell’evoluzione del progetto nonché delle concatenazioni delle varie fasi.  Essere uno strumento di integrazione tra tutti gli attori del processo di realizzazione (specialisti, fornitori, subappaltatori, etc.) 70
  • 71. Tecniche reticolari 122 Tavolati interni 112 Solaio Cant. 132 Maturaz. solaio 125 Intonaci int. 111 Fond. Cant. 131 Solaio cop. 121 Muri elev. 133 Tetto pluv. Cons. 124 Rivest. Fac. 123 Intonaci est. Sequenza logica 71
  • 72. Tecniche reticolari – PERT/CPM Con la tecnica PERT/CPM si rappresenta il flusso logico delle attività mediante un reticolo detto "ad arco" formato da: - frecce, che rappresentano le attività - nodi, punti di inizio/fine delle attività, che rappresentano eventi nel tempo 72
  • 73. Il diagramma di GANTT 73
  • 74. Metodi di ottimizzazione della schedulazione  Schedulazione a tempi fissi: sfruttando i float delle attività si cerca di eliminare gli overloads (di risorse) senza ritardare la data di fine progetto  Schedulazione a risorse fisse: si eliminano completamente gli overloads ritardando il meno possibile la data di fine progetto 74
  • 75. Organization breakdown structure (OBS) WBS x x x x Organizzazione x x x x x x x x x 75
  • 76. Matrice compiti responsabilità • Mette in relazione il lavoro definito dalla PBS (che cosa) con le unità organizzative responsabili, i sub-fornitori e i singoli interessati (chi) • Consente l’individuazione degli assegnatari dei compiti primari che devono dare informazioni circa la schedulazione, i tempi, i costi, la manodopera e gli aspetti tecnici del suo compito 76
  • 77. Matrice compiti responsabilità - segue 1 Chi fa cosa? La matrice delle responsabilità risponde 2 Di chi è la responsabilità di a queste domande ed è un importante una strumento di organizzazione e controllo determinata operazione? del progetto. Come sfruttare al meglio le 3 potenzialità delle mie risorse? 77
  • 78. Matrice compiti responsabilità - segue La definizione precisa delle Per esempio: Si possono utilizzare sigle responsabilità stimola l’esecutore CO = Coordinatore per indicare le diverse (aspetto motivazionale) e facilita D = Decisore responsabilità. i coordinatori del progetto nella O = Operativo Loro funzione di controllo (aspetto I = Informato sulle azioni di controllo). L’assegnazione delle diverse responsabilità deve avvenire in base alle effettive capacità, competenze e conoscenze. 78
  • 79. Matrice compiti responsabilità - segue Responsabilità Unità Organizzativa B4C S.r.l. CLIENTE XXX Attività Artusi De Paola Barani Amm. DLG Dir. MRK Dir. VEND Resp. Funzione Set-Up Def. Obiettivi O O O O O Def. Specifiche O O O O O Condivisione con il MGMT O O O O O Analisi Analisi Macro (Analisi stato dell'arte) Def. Dati O/D O/D O/D O O Spec. Form Dati D O O O Recupero e Analisi Form Dati I/CO O O Creazione Report I/CO O O D Condivisione MGMT O D D I Questionario (Analisi stato dell'arte) Def. Domande e struttura O O D D D Condivisione con il MGMT O D D D Distribuzione Questionario (Analisi stato dell'arte) Formazione Agenti I I O CO Compilazione Campo I I CO O Analisi Questionario (Analisi sistema d'offerta) Analisi e Creazione Report I/CO O O Consegna Report Questionario e condivisione MGMT O D D Analisi catena del valore (Analisi sistema d'offerta) Analisi processi O/CO O I I O Realizzazione Report processi O/C0 O D D Sviluppo Definizione obiettivi O/CO O O I I Definizione Pianoi intervento O/CO O O I I Condivisione MGTM O D D Formazione on the job O/CO O O I I I 79
  • 80. Risultati del budget del progetto  raggruppare i costi elementari del progetto secondo la WBS e la OBS (costi diretti)  realizzare il conto economico previsionale (costi diretti ed indiretti)  realizzare il cash-flow previsionale (aspetti finanziari) 80
  • 81. Per approfondire  E’ possibile reperire una versione del tool mostrato durante la lezione, al seguente link Openproject 81