CON OCCHI DIVERSI - catechesi per candidati alla Cresima
Pmbok 5 gestione degli stakeholder
1. Gestione degli stakeholderGestione degli stakeholder
di progettodi progetto
PMBOK®
5th Edition
PMI ®
, CAPM ®
, PMP®
, PMBOK®
, OPM3®
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Gli stakeholder di progetto sono persone o strutture organizzative attivamente coinvolte nel progetto o i cui interessi possono subire conseguenze dall’esecuzione o dal completamento del progetto. Possono influire sui risultati del progetto. Si trovano a diversi livelli dell’organizzazione con differenti livelli di autorità. Possono essere esterni alla performing organization. Av Pi Es MC Ch
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Esperti Direzione generale Altre unità dell’organizzazione Stakeholder chiave identificati PM che hanno lavorato in progetti nella stessa area Esperti di dominio Consulenti Associazioni professionali e tecniche Il parere può essere ottenuto con contatti individuali o per mezzo di azioni di gruppo. Av Pi Es MC Ch
Fase 1 Si identificano tutti i potenziali stakeholder di progetto e le informazioni rilevanti (ruoli, dipartimenti, interessi, livelli di conoscenza, aspettative e livelli di influenza). Gli stakeholder chiave sono facili da identificare. Includono chiunque sia in un ruolo decisionale o manageriale impattato dal risultato del progetto . L’identificazione degli altri stakeholder è realizzato con interviste a quelli già identificati e allargando la lista fino a che tutti i potenziali stakeholder siano inclusi. Fase2 Si accertano i potenziali impatti o supporto che ogni stakeholder può generare si classificano per definire l’approccio strategico. In grandi comunità è importante mettere in ordine di priorità gli stakeholder chiave per assicurare un uso efficiente della comunicazione e della gestione delle aspettative. Ci sono molteplici modelli di classificazione tra cui: Griglia Potere/Interesse – si raggruppano in base al livello di autorità (“potere”) e il livello di preoccupazione (“interesse”); Griglia Potere/Influenza – si raggruppano per il livello di autorità (“potere”) e il coinvolgimento attivo(“influenza”); Griglia Influenza/Impatto – si raggruppano per il coinvolgimento attivo(“influenza”) e l’abilità di determinare modifiche alla pianificazione o esecuzione del progetto (“impatto”); Modello saliente – si descrivono le classi degli stakeholder basandosi sul loro potere (abilità di imporre il proprio volere), urgenza (bisogno di immediata attenzione) e legittimazione (il loro coinvolgimento è appropriato) Fase 3 Si valuta come gli stakeholder chiave probabilmente reagiranno o risponderanno in varie situazioni, al fine di pianificare come influenzarli per aumentare il loro supporto e ridurre potenziali impatti negativi. Av Pi Es MC Ch
Spesso si usa una Stakeholder analysis matrix. A volte le informazioni sensibili non vengono inserite. È il PM a definire il livello di dettaglio e il tipo di informazioni che possano essere incluse. Av Pi Es MC Ch
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Attività di comunicazione Gestire attivamente le aspettative per aumentare la probabilità di accettazione del progetto negoziando ed influenzando i loro desideri per raggiungere e mantenere le mete del progetto. Dedicarsi agli interessi che non sono ancora diventati dei problemi, normalmente correlati all’anticipazione di problemi futuri. Devono essere scoperti e discussi ed i rischi valutati. Chiarire e risolvere i problemi identificati. La soluzione può portare ad una richiesta di modifica o essere rivolta al di fuori del progetto. Av Pi Es MC Ch
APO Requisiti di comunicazione dell’organizzazione. Procedure di gestione delle questioni. Procedure di controllo delle modifiche. Dati storici di precedenti progetti. Registro delle questioni Anche registro delle azioni, può essere usato per favorire la comunicazione ed assicurare una comune comprensione dei problemi, che di solito non assumono un’importanza tale da divenire dei veri e propri progetti o attività; ma trattate per mantenere buone e costruttive le relazioni lavorative tra i vari stakeholder, compresi i membri del gruppo di lavoro. Un problema è chiarito e verbalizzato in modo tale che possa essere risolto, è assegnato un titolare e viene normalmente stabilita una data obiettivo per la chiusura. I problemi non risolti possono divenire anche una fonte importante di conflitto e di ritardo del progetto. Av Pi Es MC Ch
Molte skill di comunicazione sono comuni al general management a al project management: Ascolto attivo ed efficace Domandare, sondare idee e situazioni per assicurare una migliore comprensione Educare per aumentare la conoscenza Indagare sui fatti per identificare o confermare le informazioni Definire e gestire le aspettative Convincere una persona o organizzazione a realizzare una azione Risolvere conflitti per prevenire impatti distruttivi Riassumere, ricapitolare e identificare i passi successivi La gestione è l’azione di dirigere e controllare un gruppo di persone allo scopo di coordinare ed armonizzare il gruppo per raggiungere una meta oltre l’ambito di uno sforzo individuale. Av Pi Es MC Ch
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