2. TUJUAN PELATIHAN
Memberikan Pemahaman tentang latar belakang audit internal Sistem
Manajemen Mutu.
Memberikan wawasan kepada peserta tentang persiapan audit , pelaksanaan
audit serta evaluasi hasil audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 2015
Memberikan wawasan kepada peserta bagaimana melakukan analisa proses
dan pengembangan checklist audit
Memberikan kemampuan peserta dalam menjalankan Audit Internal
3. Maksud dan Tujuan Audit Sistem
• Memenuhi Persyaratan :
Pelanggan / Pasar
Peraturan / Undang-undang
Sistem Manajemen Organisasi ------ Kebutuhan Organisasi
Sebagai Alat Manajemen untuk pengawasan dan peningkatan kinerja
Menemukan dan mencegah potensi masalah yang akan timbul
Memperbaiki dan menyelesaikan masalah yang terjadi
Meningkatkan kualitas proses maupun sumber daya
Mengukur efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu
Meningkatkan komunikasi antar departemen/fungs
4. Referensi ISO 9001:2015
Suatu program audit harus direncanakan, dengan mempertimbangkan status dan
kepentingan dari proses dan bagian yang akan diaudit serta hasil audit sebelumnya.
Kriteria, lingkup frekuensi dan metode audit harus didefinisikan.
Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan objektifitas dan keadilan dari
proses audit.
Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.
Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, dan untuk
melaporkan hasilnya dan pemeliharaan catatan harus didefinisikan dalam suatu prosedur
terdokumentasi.
Manajemen bagian yang diaudit harus memastikan tindakan (koreksi) yang diambil tidak
terlambat untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya.
indak lanjut harus mencakup verifikasi tindakan yang diambil dan pelaporan hasil verifikasi.
5. Jenis-jenis Audit Sistem
Audit Internal (Pihak Pertama) :
Audit atas Sistem Manajemen Mutu Organisasi yang dilakukan oleh
personal dari organisasi itu sendiri.
Audit Eksternal (Pihak Kedua) :
Audit atas Sistem Manajemen Mutu yang dilakukan oleh pihak dari
luar organisasi seperti pelanggan, supplier, konsultan, sister-company
dll, selain Badan Sertifikasi.
Audit Eksternal (Pihak Ketiga) :
Audit atas Sistem Manajemen Mutu yang dilakukan oleh pihak Badan
Sertifikasi.
6.
7.
8.
9. AUDITOR
Auditor adalah seseorang yang memiliki kompetensi untuk melakukan
kegiatan Audit atas suatu Sistem Manajemen Mutu
KUALIFIKASI AUDITOR
Pendidikan : Memiliki latar belakang sesuai persyaratan organisasi
Pelatihan : Mengikuti pelatihan Audit Mutu Internal
Pengalaman : Organisasi dapat menetapkan perlu atau tidaknya
pengalaman seorang untuk menjadi auditor.
Pengetahuan dan Keahlian : Memiliki pengetahuan dan keahlian
khusus
10. Independensi Auditor
Seorang Auditor harus bersifat independen atau bebas dimana
tidak terpengaruh oleh pihak lain dalam area yang akan
diauditnya baik secara langsung maupun tidak langsung dalam
kapasitas pribadi maupun profesional.
Auditor tidak boleh mengaudit bagian atau pekerjaannya
11. AUDITEE
Auditee adalah Pihak atau fungsi yang akan diaudit terhadap
sistem mutu yang dijalankannya.
Auditee dapat merupakan suatu bagian ataupun personal yang
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem mutu yang
ditetapkan.
Auditee bertanggung jawab untuk memberikan penjelasan dan
keterangan kepada pihak Auditor selama proses audit berlangsung
14. Pemilihan Tim Auditor
Tim Auditor untuk tiap proses/area terdiri atas 1 – 2 orang.
Auditor dipilih dengan dasar :
- Telah mendapatkan pelatihan Audit Mutu Internal
- Memiliki kompetensi sebagai Auditor
Auditor & Auditee pada tingkatan yang sama
- Umumnya dari tingkatan Mid-Management
Auditor pemula dapat disertakan sebagai pendamping
16. Tanggungjawab Auditor
Melakukan Persiapan untuk Audit
Melakukan Audit Tepat Waktu
Menjelaskan temuan audit kepada Auditee
Menyepakati temuan audit dengan Auditee
Memastikan Auditee menetapkan tindakan
koreksi
Menyiapkan Laporan Audit tepat waktu
Melakukan tindak lanjut Audit
Menutup Laporan Audit.
Tanggung Jawab Auditee
Mempersiapkan diri dalam audit
Memastikan dokumen , prosedur, serta
obyek audit di persiapkan
Menjawab pertanyaan dari auditor
Menjelaskan ke lapangan tentang
proses yang di jalankan
Memberikan dokumen yang di minta
oleh auditor
Menindaklanjuti temuan dan saran
Melaporkan kepada manajemen
18. PENGEMBANGAN CHECKLIST
Checklist Audit/ Daftar Periksa
Checklist adalah alat bantu Auditor untuk
menjaminkelengkapan cakupan kegiatan audit yang
dilakukannya serta mencatat hasil pemeriksaan yang
dilakukannya sehingga pelaksanaan audit dapat berjalan
dengan efektif dan efisien.
Disarankan untuk membuat checklist sendiri sebagai hasil
peninjauan dokumen dan memastikan kelengkapan pertanyaan
sesuai dengan tujuan dan arah pelaksanaan Audit.
25. Pemeriksaan Dokumentasi :
Kesesuaian Dokumentasi
Perusahaan telah memenuhi
persyaratan standar.
Identifikasi/kode dokumen
Bentuk/Layout
Konsistensi antar dokumen
Kelengkapan Dokumen.
Dokumen yang dimiliki oleh
auditee sesuai dengan
distribusi yang ditetapkan.
Status Pengesahan dan
pengendalian dokumen.
Pemahaman Auditee
Isi dan penggunaan
Pemeriksaan Pemeriksaan Hasil
Proses:
Pemenuhan atas kesesuaian
Produk
Persyaratan/spesifikasi
pelanggan
Persyaratan organisasi
Persyaratan standar atau
perundang-undangan
tertentu
Pencatatan Data
Perhitungan Data
Validitas Data --- tanda
tangan
Arti Data
Kinerja Pencapaian Sasaran
Mutu
Rencana vs Realisasi
26. Pemeriksaan Catatan
Pemeriksaan catatan dilakukan untuk
mengetahui dan memeriksa bukti bahwa
proses telah dilakukan.
Periksa dan pastikan bahwa antara catatan
yang berhubungan dapat ditelusuri dengan
Metode untuk menelusuri antar catatan
dapat menggunakan :
Identifikasi Catatan ; kode dokumen, no.
urut catatan
Identifikasi Proses ; nama proses; nama
pelaksana
Identifikasi Produk ; nama produk; no.
order
Penelusuran catatan dapat dilakukan
melintas lingkup proses/bagian yang
sedang diaudit.
Catatan yang perlu diperiksa :
Laporan Internal Audit
Daftar Induk Dokumen
Hasil Tinjauan Manajemen
Hasil Survey Pelanggan
Laporan Keluhan Pelanggan
Catatan Hasil Pelatihan
Hasil Tinjauan Order
Daftar Supplier
Hasil Evaluasi Supplier
Hasil-hasil Kegiatan Desain dan
Pengembangan
Laporan & Status Kalibrasi
Hasil Pencapaian Sasaran Mutu/Operasi
Proses
Hasil Pengukuran Produk & Proses
Hasil Analisa Data
