Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Ngành Quản Trị Văn Phòng, 9 điểm.docx

Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
0
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP PHƯƠNG ĐÔNG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
TẠI: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ HCOM
Giáo viên hướng dẫn:
Sinh viên thực hiện:
Mã số sinh viên:
Th.s Võ Mạnh Hà
Nguyễn Thị Bích Ngọc
518403008
Hà Nội

1
KHOA KINH TẾ QUẢN TRỊ KINH DOANH
BẢN NHẬN XÉT
BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP
 Giáo viên hướng dẫn:…………………………………………………..
 Sinh viên thực hiện : ………………………………Mã
số:……………
NHẬN XÉT
………………………………………………………………………………….…
……………………………………………………………………………….……
…………………………………………………………………………….………
………………………………………………………………………………….…
……………………………………………………………………………….……
…………………………………………………………………………….………
………………………………………………………………………………….…
……………………………………………………………………………….……
…………………………………………………………………………….………
…………………………………………………………………………….....……
………………….…………………………………………………………………
…………………...……………………….…………………………….…………
……………………….……………………………………………………………
……………………….……………………………………………………………
……………………….……………………………………………………………
………………………...……………………….………………….………………
Hà Nội, ngày tháng năm 2022
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

1
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................ 1
LỜI MỞ ĐẦU...................................................................................................... 2
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ HCOM.... 3
1.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư HCOM......................................... 3
1.1.1. Một số nét khái quát về Công ty. ............................................................. 3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ
phần Đầu tư HCOM ........................................................................................... 4
CHƯƠNG II. TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ HCOM..................................................................................... 9
2.1. Vị trí, chức năng của phòng Hành chính Tổng hợp Công ty Cổ phần
Đầu tư HCOM ................................................................................................... 10
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Tổng hợp Công ty Cổ
phần Đầu tư HCOM ......................................................................................... 10
2.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổng hợp .................................. 13
2.4. Nhiệm vụ công việc của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp............. 16
CHƯƠNG III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT
ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ HCOM...................................Error! Bookmark not defined.
3.1. Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng .Error! Bookmark not defined.
3.1.1. Vai trò của Phòng Hành chính Tổng hợp trong việc thực hiện chức
năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần trong công ty.
.............................................................................Error! Bookmark not defined.
3.1.2. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo cơ quan
3.1.3. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty cổ
phần Đầu tư HCOM. ........................................Error! Bookmark not defined.
3.1.4. Công tác tổ chức một cuộc họp của Công ty cổ phần Đầu tư HCOM.
3.2. Khảo sát về công tác Văn thư....................Error! Bookmark not defined.
3.3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Trưởng phòng Hành
chính Tổng hợp..................................................Error! Bookmark not defined.
LỜI CẢM ƠN....................................................Error! Bookmark not defined.

2
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không
thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên
môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý ở các cơ
quan còn rất thiếu và bị hạn hẹp.
Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo
của Trường ĐHDL Phương Đông nói chung và Khoa Kinh tế - Quản trị kinh
doanh, trong đó có ngành Quản trị văn phòng nói riêng. Lấy lý luận làm điểm tựa,
làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến
thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận.
Để đáp ứng được phương châm đó, Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã đề
ra kế hoạch thực tập ngành Quản trị văn phòng, khóa 518 tại các cơ quan, đơn vị,
tổ chức. Đợt thực tập này giúp sinh viên làm quen với công việc, tại cơ quan, vận
dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào
công việc thực tế tại cơ quan. Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại
kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một quản trị viên, là cơ hội
cho sinh viên đúc kết ra những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp, phục vụ cho công
tác sau này.

3
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ HCOM
1.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư HCOM
1.1.1. Một số nét khái quát về Công ty.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ HCOM
Tên giao dịch quốc tế: HCOM INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY
Trụ sở chính: số 3, ngách 70/2 , phố Ngọc Khánh, phường Ngọc Khánh, quận Ba
Đình, thành phố Hà Nội.
Văn phòng giao dịch: Tầng 3, Tòa nhà 35, Ngõ 45, phố Trần Thái Tông, quận
Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
Số điện thoại: (+84) – 24 - 37 481 381
Số Fax: (+84) – 24 - 37 481 382
Website: www.hcom.vn
E-mail: contact@hcom.vn
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0105010157 do Sở Kế hoạch và Đầu
tư thành phố Hà Nội cấp ngày 03 tháng 12 năm 2010
Vốn điều lệ: 50 tỷ VNĐ
Tổng số nhân lực: 30 người
Công ty Cổ phần Đầu tư HCOM là một trong những Công ty chuyên cung cấp
các sản phẩm về sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, điện máy trong văn phòng;
với đội ngũ kỹ sư dày dặn kinh nghiệm, được cấp chứng chỉ đào tạo chuyên ngành
cùng sự trang bị về phương tiện, vật chất kỹ thuật hiện đại đáp ứng đầy đủ mọi yêu
cầu của thị trường và người tiêu dùng.
Các ngành nghề sản xuất kinh doanh chủ yếu của Công ty:
+ Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm;
+ Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác;

4
+ Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến
máy vi tính;
+ Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các
cửa hàng chuyên doanh;
+ Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp;
+ Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử viễn thông;
+ Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ
đèn điện, đồ dùng gia đình khác trong các cửa hàng chuyên doanh;
+ Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác;
+ Lắp đặt hệ thống điện;
+ Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí;
+ Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình;
+ Sửa chữa thiết bị nghe nhìn, điện tử gia dụng.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ
phần Đầu tư HCOM
 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Chức năng, nhiệm vụ chính của Công ty Cổ phần Đầu tư HCOM là kinh
doanh theo giấy phép chứng nhận kinh doanh. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
chính của công ty là:
- Phải tính toán cân đối trong việc ký kết hợp đồng với các công ty đối
tác liên kết kinh doanh;
- Tư vấn lập dự án thiết kế, giám sát, quản lý dự án thi công các công
trình kỹ thuật dân dụng;
- Kinh doanh các ngành nghề khác mà pháp luật không cấm;

5
- Thương thảo đàm phán hợp đồng sản xuất và cung cấp bảng thông tin
điện tử, máy tính, thiết bị ngoại vi;
- Thực hiện các hợp đồng mua bán điện tử dân dụng, các thiết bị máy
công nghiệp, nông nghiệp với các công ty phân phối kinh doanh;
- Kiểm tra hồ sơ thanh toán;
- Thực hiện thanh toán, quyết toán các hợp đồng;
- Tham gia vận hành thị trường thiết bị nội bộ, thị trường phát triển thiết
bị cạnh tranh.
 Mục tiêu, phương châm hoạt động
Với tình hình phát triển của xã hội, việc xây dựng và phát triển thị trường
cung ứng thiết bị ngoại vi, phần mềm điện tử, đồ dùng dân dụng nhằm mục tiêu
chiến lược:
- Đáp ứng được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn;
- Tăng hiệu quả sản xuất;
- Tăng quyền lựa chọn mua bán cho khách hàng;
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ các loại máy móc công nghiệp, thiết bị điện
tử, phần mềm ổn định, tin cậy và chất lượng;
- Phát triển bền vững, phát triển qua từng cấp độ tăng dần tính cạnh
tranh.
 Các hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư HCOM
- Hoạt động đoàn thể: Toàn thể công nhân viên trong công ty phải thực
hiện có hiệu quả các phong trào thi đua nhằm khơi gợi ý thức trách nhiệm lao

6
động sáng tạo của từng cá nhân, phát huy tính sáng tạo và sức mạnh tập thể góp
phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ được giao và nhiệm vụ đơn vị của Công ty.
Thực hành tiết kiệm chống lãng phí, chống tham nhũng và các tệ nạn xã hội.
- Các hoạt động chung: Song song với các phong trào thi đua trong lao
động sản xuất công ty còn tổ chức các hoạt động tham quan dã ngoại, thể dục
thể thao nhằm nâng cao sức khỏe; đồng thời tạo cơ hội giao lưu, học hỏi tăng
tính đoàn kết giữa các công nhân viên chức trong công ty.
- Hoạt động giao lưu hợp tác Quốc tế: Công ty đã cử các đoàn cán bộ
quản lý, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đi làm việc, tham quan khảo sát, đào tạo
và chuyển giao công nghệ, trao đổi kinh nghiệm về mô hình tổ chức, mô hình thị
trường trong nước và nước ngoài.
 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty gồm
+ Giám đốc;
+ Phó Giám đốc: giúp việc cho Giám đốc;
+ Các phòng chuyên môn nghiệp vụ:
+ Phòng Hành chính Tổng hợp: Tham mưu giúp Ban Giám đốc công ty trong công
tác tổ chức Hành chính cơ quan.
+ Phòng Tài chính Kế toán: Giúp lãnh đạo cơ quan quản lý, chỉ đạo, điều
hành công tác Tài chính Kế toán, tổng hợp kết quả kinh doanh và hoạch toán
kinh tế;
+ Phòng Kiểm soát chất lượng: Giám sát chất lượng sản phẩm sản xuất
kinh doanh, thống kê kết quả hoạt động trong từng lĩnh vực;
+ Phòng thiết kế: Đảm nhận việc thiết kế các mẫu sản phẩm để đưa vào
sản xuất;
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
CÁC TRƯỞNG PHÒNG

7
Hình 1: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức công ty.
Nguồn: Phòng Hành chính Tổng hợp công ty HCOM
 Nhân sự của Công ty Cổ phần Đầu tư HCOM
Công ty HCOM có đội ngũ nhân sự chủ chốt gồm hơn 20 người trong đó trên
70% là kỹ sư Công nghệ thông tin, điện, điện tử viễn thông. Các kỹ sư chính
chuyên nghiên cứu, thiết kế, phát triển các giải pháp kỹ thuật.
Ngoài ra công ty HCOM còn có đội ngũ kinh doanh và xuất nhập khẩu nhiều
kinh nghiệm trong việc hợp tác với các đối tác, tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị
trường trong và ngoài nước. Đội ngũ kinh doanh chuyên tư vấn cho khách hàng
các sản phẩm, giải pháp phù hợp với chất lượng tốt nhất và đạt hiệu quả cao trong
đầu tư.
DANH SÁCH CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN
TT Họ tên Trình độ chuyên môn Vị trí công tác
1. Lê Minh Đốc Thạc sĩ Kinh Tế Chủ tịch HĐQT
2. Phạm Chí Hiếu Cử nhân Tin học – Khoa học Giám đốc
3. Hoàng Quân
Kỹ sư Cơ khí
Cử nhân Kinh tế
Phó Giám đốc
4. Đàm Hồng Sơn
Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh;
Kỹ sư CNTT
Phó Giám đốc

8
5. Trần Thị Ngọc Diệp
Thạc sỹ maketing; Cử nhân
Đại học Ngoại Thương
Trưởng Phòng Tài chính
Kế toán
6. Nguyễn Thị Mỹ Hạnh Cử nhân Kế toán Tài chính Kế toán Trưởng
7. Phạm Thị Thương Lan Cử nhân Kế Toán Kế toán viên
8. Nguyễn Thị Hằng Cử nhân Ngoại ngữ Kế toán viên
9. Nguyễn Đăng Trung Cử nhân Ngoại ngữ
Trưởng phòng Hành
chính Tổng hợp
10. Nguyễn Thị Phúc Cử nhân Kinh tế
Phó phòng Hành chính
Tổng hợp
11. Đào Thanh Cao Cử nhân
Phòng Hành chính Tổng
hợp
12. Bùi Văn Hải Cử nhân
hợp
13. Lê Thế Trưởng Cử nhân
hợp
14. Nguyễn Thanh Tùng Cử nhân
hợp
15. Đặng Như Mẫn Kỹ sư Điện tử Viễn Thông
Trưởng Phòng Kiểm soát
Chất lượng
16. Trần Ngọc Quý Kỹ sư CNTT
Phòng Kiểm soát
Chất lượng
17. Nguyễn Vũ Nghĩa Kỹ sư CNTT
Phòng Kiểm soát
Chất lượng
18. Hoàng Mạnh Huy Kỹ sư điện công nghiệp
Phòng Kiểm soát
Chất lượng
19. Nguyễn Văn Lâm Kỹ sư CNTT
Phòng Kiểm soát
Chất lượng
20. Đỗ Thành Đạt Kỹ sư CNTT
Phòng Kiểm soát
Chất lượng
21. Phí Hoài Việt Kỹ sư CNTT Trưởng Phòng Thiết kế
22. Ngô Mạnh Tuân Cao đẳng Điện - Điện tử Phòng Thiết kế

9
23. Phạm Hồng Thái Kỹ sư CNTT Phòng Thiết kế
24. Bùi Xuân Hiệp Kỹ sư CNTT
Phòng Thiết kế
25. Lê Văn Tuấn Kỹ sư Điện tử viễn thông
Phòng Thiết kế
26. Nguyễn Mạnh Hùng Kỹ sư CNTT Phòng Thiết kế
27. Nguyễn Đăng Khoa Kỹ sư Thiết bị điện, điện tử Phòng Thiết kế
28. Lê Mạnh Cường Kỹ sư CNTT
Phòng Thiết kế
29. Vũ Văn Tân Kỹ sư CNTT Phòng Thiết kế
30. Đỗ Cao Chiến Kỹ sư Thiết bị điện, điện tử
Phòng Thiết kế
CHƯƠNG II. TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ HCOM.

10
2.1. Vị trí, chức năng của phòng Hành chính Tổng hợp Công ty Cổ
- Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị chuyên môn, bộ máy giúp việc
cho hoạt động của công ty và lãnh đạo công ty. Phòng Hành chính tổng hợp có
chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho toàn công ty,
điều hòa, phối hợp các hoạt động chung giữa các Phòng, Ban chuyên môn. Đảm
bảo đầy đủ các điều kiện vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động
của Công ty.
- Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được cấp kinh phí
hoạt động và mở tài khoản riêng tại Ngân hàng Nhà nước theo quy định;
- Tham mưu cho Giám đốc Công ty trong việc chỉ đạo, quản lý về các
lĩnh vực:
+ Hành chính, Quản trị, Văn thư - Lưu trữ, Đối ngoại, Lễ tân, Khánh tiết
và công bố lịch công tác trên cơ sở yêu cầu;
+ Quản lý công tác thi đua, công tác tuyên truyền và quan hệ công chúng;
+ Xây dựng và giáo dục truyền thống, văn hóa doanh nghiệp trong Công
ty và công tác quan hệ Quốc tế.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Tổng hợp Công ty Cổ
 Phòng Hành chính Tổng hợp là bộ máy không thể thiếu được trong một cơ
quan, tổ chức; ở đó nhân viên Văn phòng có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng
hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo – cán bộ văn phòng, là bộ máy giúp cho các
nhà quản lý điều hành công việc; đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật
cho hoạt động chung của toàn thể cơ quan, tổ chức. Phòng Hành chính Tổng hợp
có trách nhiệm tham mưu – tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho toàn thể
cơ quan, tổ chức:

11
- Đóng góp ý kiến mang tính chất chỉ đạo, giúp lãnh đạo trong việc đặt và
tổ chức thực hiện kế hoạch;
- Tham mưu trong việc tổ chức triển khai thực hiện công tác Văn thư –
Lưu trữ;
- Tham mưu trong việc tổ chức hệ thống thông tin liên lạc qua điện thoại,
giao tiếp với khách hàng….
- Tham mưu trong việc tổng hợp và báo cáo tình hình hoạt động của các
đơn vị đoàn thể cơ quan như công tác thi đua khen thưởng, lao động tiên tiến….
- Tham mưu trong việc soạn thảo văn bản trình lãnh đạo cơ quan duyệt
ban hành;
- Giúp công ty xây dựng các chương trình, kế hoạch; lịch làm việc tuần,
tháng, quý, năm, đôn đốc theo dõi các đơn vị thực hiện kế hoạch. Điều phối các
hoạt động chung của cơ quan như: tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo… Tổ
chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan.
- Đảm bảo đầy đủ các điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện đi lại,
công cụ tài chính, y tế, tạp vụ, bảo vệ, lễ tân. Tu sửa nâng cấp cơ sở hạ tầng,
mua sắm bảo dưỡng các trang thiết bị, điều hành phương tiện đi lại cho lãnh đạo
và cán bộ trong cơ quan; quản lý, điều phối hoạt động tài chính cho văn phòng
cơ quan.
 Phòng Hành chính Tổng hợp là bộ máy tham mưu tổng hợp, hành chính
quản trị, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho toàn thể công ty:
- Trình ban Giám đốc Công ty chương trình làm việc, kế hoạch công tác
tuần, tháng, quý, năm của Công ty. Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chương
trình, kế hoạch công tác của Công ty; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối
hợp giữa các Phòng, Ban theo đúng quy chế làm việc của Công ty và quy định.

12
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ công tác lãnh
đạo, chỉ đạo điều hành của công ty theo quy định của pháp luật. Thực hiện công
tác thong tin, báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của Công ty;
- Điều phối việc xử lý các văn bản, tài liệu, các thông báo gửi tới công
ty. Thực hiện rà soát, ghi số và phát hành tài liệu, công văn, quyết định (do các
Phòng soạn thảo) từ công ty đến các cơ quan, đơn vị khác; đảm bảo theo đúng
thủ tục Hành chính theo quy định của Nhà nước, Công ty và Pháp luật;
- Xây dựng và duyệt các Quy định thể thức trình văn bản; Quy định quản
lý và xử lý văn bản; Quy định quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn đi – đến
của Công ty theo quy định hiện hành;
- Theo dõi, đôn đốc các Phòng, Ban trong Công ty về việc soạn thảo,
chuẩn bị các đề án được phân công, phụ trách;
- Bố trí chỗ làm việc, phương tiện làm việc, phương tiện đi lại phục vụ
mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Bố trí chỗ ăn, nghỉ cho khách đến làm
việc với Công ty, đại biểu về dự hội nghị, hội thảo và các lớp đào tạo do Công ty
tổ chức;
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, đào tạo lại, xây dựng kế hoạch
bồi dưỡng nâng cao tay nghề công nhân kỹ thuật. Phối hợp cùng các Phòng, Ban
kiểm tra tổ chức thi nâng bậc cho công nhân kỹ thuật;
- Lập chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm của công ty và của
lãnh đạo Công ty;
- Thực hiện công tác chăm sóc sức khỏe, khám sức khỏe định kỳ cho cán
bộ, viên chức trong Công ty; cấp phát thuốc đối với các bệnh thông thường;
- Thực hiện công tác quản trị của Công ty bao gồm: quản lý trụ sở làm
việc, các trang thiết bị, dụng cụ làm việc và phương tiện đi lại của Công ty. Quản
lý và khai thác cơ sở hạ tầng, quản lý mọi tài sản khác của Công ty;

13
- Tổ chức, quản lý công tác an ninh trật tự, bảo vệ tài sản trong phạm vi
trụ sở của Công ty. Thực hiện các quy định của chinhd quyền địa phương nơi
công ty đóng trụ sở, thay mặt lãnh đạo Công ty làm việc vói chính quyền địa
phương để giải quyết những công việc có lien quan;
- Lập kế hoạch, tổ chức mua sắm và cấp phát các phương tiện, dụng cụ
làm việc, trang bị bảo hộ lao động. Tổ chức quản lý kiểm kê định kỳ, thanh xử lý
vật tư thiết bị và tài sản trong Công ty theo quy chế hiện hành;
- Đề xuất và tổ chức thực hiện quy hoạch cán bộ, đề bạt, bổ nhiệm, miễn
nhiêm, nâng lương cán bộ theo phân cấp của Công ty và quy định của Nhà nước;
- Trưởng phòng thừa lệnh Giám đốc Công ty ký các văn bản liên quan
đến giấy đi đường, giấy giới thiệu… và các văn bản khác có liên quan đến chức
năng, nhiệm vụ của của Văn phòng. Thông báo kết luận cuộc họp do lãnh đạo
Công ty chủ trì;
- Theo dõi, đôn đốc các phòng thực hiện các nhiệm vụ do lãnh đạo Công
ty giao phó;
- Triển khai, thực hiện công tác tiết kiệm chống lãng phí trong Công ty.
2.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổng hợp
 Phòng Hành chính Tổng hợp của Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư
HCOM bao gồm:
 Trưởng phòng;
 Phó phòng;
 Chuyên viên Văn phòng.
TRƯỞNG PHÒNG
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
CHUYÊN VIÊN
HÀNH CHÍNH
CHUYÊN VIÊN
VĂN THƯ
CHUYÊN VIÊN
ĐẢNG ỦY
CHUYÊN VIÊN
KẾ HOẠCH

14
Hình 2: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính tổng hợp.
 Chức trách của từng cá nhân trong Văn phòng:
- Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp: là người lãnh đạo mọi hoạt động của
phòng, thực hiện các nhiệm vụ của Phòng theo đúng pháp luật của nhà nước quy
định và quy chế hoạt động của Công ty:
+ Giúp ban Giám đốc xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý,
năm, tổng hợp xây dựng báo cáo năm cho công ty;
+ Quản lý và chịu trách nhiệm trong việc phát hành văn bản do các
Phòng, Ban chuyên môn trong công ty cung cấp;
+ Thừa lệnh Giám đốc ký kết luận thông báo của Công ty đối với một số
công việc cụ thể: ký các công văn hành chính giao dịch, Giấy giới thiệu, Giấy đi
đường, giấy mời dự họp…. Được ký vào các văn bản trình Giám đốc, Phó Giám
đốc ký ban hành;
+ Trực tiếp quản lý bộ phận tiếp nhận văn bản, hồ sơ, giấy tờ, công tác
Văn thư – Lưu trữ;
+ Quản lý và chịu trách nhiệm vể hiệu quả sử dụng cán bộ, nhân viên văn
phòng theo chế độ. Tổ chức thực hiện đầy đủ các chính sách, chế độ cho công
chức, viên chức trong văn phòng; chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và nâng cao
trình độ cho cán bộ, nhân viên trong phòng.
- Phó phòng Hành chính Tổng hợp:

15
+ Phụ trách hành chính, giúp Trưởng phòng đảm bảo các điều kiện vật
chất phục vụ cho hoạt động của Công ty;
+ Thay Trưởng phòng điều hành các hoạt động của Văn phòng Công ty,
thực hiện nhiệm vụ quyền Trưởng phòng khi Trưởng phòng đi vắng;
+ Giúp Trưởng phòng đề xuất tham mưu từng bước xây dựng cơ sở hạ
tầng, nơi làm việc, trang thiết bị, tài sản cho các Phòng, Ban đổi mới khang
trang trụ sở làm việc, đảm bảo chất lượng, thẩm mỹ có hiệu quả;
+ Lập kế hoạch dự trù kinh phí các cuộc họp, hội nghị, hội thảo trình
Giám đốc phê duyệt;
+ Được Trưởng phòng giao phụ trách các công việc khác khi cần thiết, ký
thay Trưởng phòng các công văn, giấy tờ, chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụ
cho hoạt động của Công ty và ban Giám đốc;
+ Theo dõi quản lý về hoạt động y tế chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công
nhân viên, công tác thi đua khen thưởng.
- Chuyên viên phòng Hành chính Tổng hợp:
+ Chủ động nghiên cứu, tham mưu về lĩnh vực chuyên môn được phân công theo
dõi;
+ Chịu trách nhiệm cá nhân trước Ban Giám đốc, Trưởng phòng và trước pháp luật
về ý kiến đề xuất, tiến độ chất lượng, hiệu quả công việc được giao;
+ Giúp Trưởng phòng trong việc tổ chức quản lý, tiếp nhận giấy tờ, công văn đi –
đến theo đúng thể thức quy định và nhanh chóng chuyển đến người có trách nhiệm
giải quyết. Thực hiện công tác lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ, thực hiện nghiêm
tuc quy chế bảo mật. Quản lý chặt chẽ thủ tục hành chính đảm bảo thể thức văn
bản của Công ty khi phát hành và văn bản của các Công ty khác khi gửi đến Công
ty;

16
+ Thực hiện tốt các Quy định về giữ gìn bảo mật quản lý tài sản và quản lý sử dụng
con dấu chặt chẽ theo đúng nguyên tắc thẩm quyền;
+ Tổ chức thu thập, chỉnh lý tài liệu và bảo quản hồ sơ lưu trữ của công ty;
+ Thực hiện các quy định khác của pháp luật và các quy định, quy chế làm việc
của công ty.
2.4. Nhiệm vụ công việc của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp
Chức danh Trưởng phòng
Bộ phận Phòng Hành chính Tổng hợp
Cán bộ quản lý trực tiếp Giám đốc
Thời gian làm việc Hành chính
Ngày nghỉ Chủ nhật, ngày lễ theo quy định của pháp luật
 Các trách nhiệm chính:
 Tham mưu cho Giám đốc xây dựng và kiện toàn, cải tiến và tổ chức áp
dụng cơ chế quản lý hành chính của Công ty.
 Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng, nhiệm vụ và
theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
 Chỉ đạo công tác Văn thư - lưu trữ và quản lý thong itn nội bộ trong
công ty.
 Chỉ đạo, tổ chức quản lý trang thiết bị, phương tiện và cơ sở hạ tầng
công ty; Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản,
trang thiết bị của Công ty.
 Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về trất tự an toàn
lao động, vệ sinh an toàn lao động và phòng chống cháy nổ.

17
 Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực
hành chính.
 Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác hành chính của công ty.
 Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.
 Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng Hành chính.
 Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên
trong phòng.
 Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh
giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc.
 Đề xuất, khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển… đối với nhân viên trong
phòng.
 Giải quyết các đề xuất của các cá nhân trong bộ phận khác dựa trên nội
quy, quy định Công ty và pháp luật hiện hành.
 Thừa ủy quyền của Ban Giám đốc truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của
Ban Giám đốc, nhà nước để nhân viên trong công ty thực hiện.
 Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được Ban Giám đốc ủy quyền.
 Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của phòng Hành
chính Tổng hợp.
 Thừa ủy quyền của Ban Giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ
phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiên theo đúng nội dung chỉ
đạo, chỉ thị của Ban Giám đốc.

Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Ngành Quản Trị Văn Phòng, 9 điểm.docx

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Ngành Quản Trị Văn Phòng, 9 điểm.docx

Similar to Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Ngành Quản Trị Văn Phòng, 9 điểm.docx (20)

More from Nhận viết đề tài trọn gói Số điện thoại / zalo / tele: 0917.193.864

More from Nhận viết đề tài trọn gói Số điện thoại / zalo / tele: 0917.193.864 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Báo Cáo Thực Tập Tổng Hợp Ngành Quản Trị Văn Phòng, 9 điểm.docx