Webinarium odbyło się 30 czerwca 2021

1. Praca zdalna
Czerwiec 2021
- zmiana modelu biznesowego
a praktyczne wyzwania prawne i podatkowe

2. PwC
PwC
Agenda
2
Przykład praktyczny modelu pracy zdalnej
3
Aspekty prawne, podatkowe i ZUS pracy zdalnej, ze
szczególnym uwzględnieniem pracy zdalnej z zagranicy
2
Trend: transformacja modelu pracy w kierunku modelu
hybrydowego
1

3. PwC
Zapraszamy do zadawania pytań

4. Transformacja modelu pracy w kierunku modelu hybrydowego
Trendy

5. PwC
COVID-19 znacząco przyspieszył transformację naszego trybu pracy. Nieprzewidziane dotąd czynniki spowodowały istotną zmianę jak, gdzie i
kiedy pracujemy – co wpływa na nasze relacje zarówno w biznesie, jak i z pracownikami.
dla 69% firm z Polski priorytetem na najbliższy rok
będzie osiągnięcie efektywności operacyjnej,
a w perspektywie 3 lat - zwiększenie efektywności
kosztowej (82%) oraz transformacja cyfrowa (73%)
Zmiana przyspiesza – perspektywa biznesu
PwC, 24th Global CEO Survey
Nowe technologie redefiniują nasze interakcje
w miejscu pracy
Globalne megatrendy, takie jak zmiana klimatu
wpływają na oczekiwania ludzi wobec biznesu
Zmieniające się potrzeby pracowników
wymagają zwrócenia uwagi na model pracy i wellbeing
Jesteśmy jednocześnie bardziej i mniej
połączeni niż kiedykolwiek
43% polskich
pracodawców zamierza
zwiększyć zatrudnienie
w tym roku, a w ciągu
3 lat takie plany deklaruje
aż 78% badanych
90% polskich prezesów
niepokoi niepewność
regulacji podatkowych,
a 61% - dostępność
pracowników z
kluczowymi
kompetencjami

6. PwC
Praca w trybie hybrydowym jest preferencją większości pracowników
77%
pracowników
preferuje pracę
hybrydową
73% 56% 14%
Grupą najsilniej optującą za pracą w biurze są młodzi pracownicy, którzy obawiają się,
że w trybie zdalnym nie będą mieli wystarczających możliwości rozwoju
29%
tyle wynosi
Happiness Index
pracowników
pracujących
hybrydowo
młodych Polaków
preferuje pracę
w biurze
badanych
doświadcza
braku kontaktu
z kolegami z pracy
pracując zdalnie
Wiele badań, które realizowaliśmy na przestrzeni ubiegłego roku pokazuje, że nie ma złotego środka – jednego modelu pracy, który byłby
uniwersalny dla wszystkich firm i pracowników. Do opracowania optymalnego modelu każdorazowo kluczowe będzie dokładne zbadanie
potrzeb ludzi i organizacji.
respondentów
chciałoby na stałe
wrócić do pracy
w biurze
Co mówią pracownicy

7. PwC
Podejście organizacji do pracy
Odkąd ograniczenia związane z pandemią są stopniowo znoszone, organizacje zaczęły ujawniać swoje podejście do modelu pracy
w nowym, odmienionym świecie.
Praca hybrydowa Praca w biurze
Praca zdalna

8. PwC
W odpowiedzi na zmieniającą się rzeczywistość
opracowaliśmy propozycję Hybrid Transformation,
która umożliwia uelastycznienie dotychczasowego
podejścia do Ludzi, Miejsca pracy i Technologii
w sposób pozwalający na maksymalizację
wydajności i ograniczenie kosztów, osiągając
jednocześnie cele korporacyjne oraz ESG.
Cyber-
bezpieczeństwo
Środowisko
i społeczeństwo
Prawo /
regulacje
Klient
Opłacalność
finansowa
Raportowanie
Technologia
Miejsce
Ludzie
Cel i
strategia
Transformacja w kierunku
pracy hybrydowej – jak?

9. Aspekty prawne, podatkowe i ZUS pracy zdalnej
ze szczególnym uwzględnieniem pracy zdalnej z zagranicy

10. PwC
Tymczasowe rozwiązanie wynikające
z Tarcz Antykryzysowych
Stałe rozwiązanie wynikające z Kodeksu pracy
Istnieje równolegle z zapisami o telepracy
Na czas oznaczony z możliwością cofnięcia
w każdym czasie
Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy
zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia
pracodawca
Możliwość wystąpienia z wnioskiem o zaprzestanie
wykonywania pracy zdalnej
Obowiązki pracodawcy:
• Materiały i narzędzia
• Koszty serwisu, instalacji, eksploatacji konserwacji
• Pomoc techniczna i szkolenia
Likwidacja telepracy
Polecenie pracodawcy
Przy zawieraniu umowy o pracę
Wprowadzana w trakcie zatrudnienia
Praca zdalna
10
PwC
ODRZUCONE

11. PwC Proprietary and confidential. Do not distribute.
Analiza, czy e-podpis może być
używany w związku
z dokumentami pracowniczymi
Analiza rodzajów e-podpisów,
w związku z którymi należy
stosować do jakiego rodzaju
dokumentów zatrudnienia
Podpis elektroniczny
w relacji pracowniczej
11
1
Obecnie pracodawcy badają możliwości digitalizacji procesów
wewnętrznych i podpisywania dokumentów. Jednym
z rozważanych elementów jest stosunek pracy i możliwości
wdrożenia e-podpisu dla tego typu dokumentów.
2
W celu uniknięcia niezgodności z odpowiednimi przepisami prawa
istotne jest, aby wdrożenie e-podpisu zostało odpowiednio
zaadresowane i wykonane.

12. PwC
Wyzwania
Praca zdalna od kuchni – perspektywa HR
12
• Brak dostępu do dokumentacji pracowniczej
• Jak odebrać pocztę?
• Jak podpisać i wysłać świadectwo pracy?
• Jak zatrudnić lub zwolnić pracownika (badania
lekarskie, szkolenie BHP, umowa o pracę,
pozostałe dokumenty)?
• Jak sprawdzić, co robią ludzie i jaki jest postęp
ich prac?
• Brak wymiany doświadczeń pomiędzy ludźmi
• Brak możliwości uczenia i przekazywania wiedzy
• Brak kontroli nad alokacją i realizacją zadań
• Duży problem z budowaniem zaangażowania
w zespole
• Spadek poczucia lojalności, „ducha” współpracy
i współodpowiedzialności za realizacje zadań
• Zdigitalizowane dokumenty i teczki personalne, wszelkie dokumenty dostarczane tylko jako pdf lub jpg
• Przekierowanie całej korespondencji w jedno wyznaczone miejsce w którym jedna osoba ma
możliwość zarządzić przychodzącą pocztą, skany i w formie elektronicznej przekazane dalej
• Kwalifikowany podpis elektroniczny w zakresie podpisywania umów o pracę (obie strony),
zaświadczeń, skierowań na badania czy świadectwa pracy
• Interaktywne dokumenty dla nowozatrudnionych pracowników (kwestionariusz, oświadczenia itp.)
• Automatyczne procesy do rejestrowania nieobecności i rozliczania czasu pracy
• System ticketowy do komunikacji w zespole,który pozwala na:
– monitorowanie zadań przypisanych do każdej osoby
– monitorowanie status realizacji zadań
– monitorowanie czas realizacji zadań
– monitorowanie Ilości przypisanych zadań
• Co tydzień spotkania zespołu w formie warsztatów
• Indywidualne rozmowy o problemach i frustracjach
• Duży nacisk wśród leaderów na monitorowanie równomiernego rozłożenia pracy
PwC
Przykładowe rozwiązania

13. PwC Proprietary and confidential. Do not distribute.
Praca zdalna - wyzwania
13
Zarządzanie zmianą /
komunikacja
Monitorowanie
zaangażowania
i nastroju
Weryfikacja
produktywności
PwC

14. PwC Proprietary and confidential. Do not distribute.
Podejście organów i sądów
do pracy zdalnej
14
PwC
Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej
Informacji Skarbowej z dnia 10 czerwca 2021 r.
Sygn. 0112-KDIL2-1.4011.315.2021.1.MKA –
ekwiwalent za pracę zdalną i telepracę nie podlega
PIT.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej
Informacji Skarbowej z dnia 1 lutego 2021 r.
Sygn. 0115-KDIT1.4011.851.2020.1.KK – zwrot
wydatków poniesionych w związku
z zapewnieniem możliwości wykonywania pracy
zdalnej nie generuje po stronie pracownika
przychodu, gdyż w tym przypadku przychód w
ogóle nie powstaje.
Wyrok Sądu Okręgowego w Olsztynie z 29
stycznia 2021 r. (sygn. akt IVPa 79/20) –
zwolnienie dyscyplinarne za brak poinformowania
pracodawcy o pobycie za granicą w czasie pracy

15. PwC Proprietary and confidential. Do not distribute.
Podejście organów i sądów
do pracy zdalnej
15
PwC
Stanowisko OECD w zakresie opodatkowania
w dobie pandemii – Przymusowe świadczenie
pracy za granicą z uwagi na pandemię nie
powinno wpływać na obowiązki podatkowe.
*Na gruncie polskiego prawa podatkowego rekomendacje OECD
nie stanowią źródła prawa i nie mogą zastępować decyzji
organów
Komentarz MF: “Ministerstwo Finansów na dzień
dzisiejszy nie planuje wydania własnych
rekomendacji dla organów podatkowych
podobnych do wytycznej OECD w sprawie
COVID-19”.

16. PwC
Praca zdalna z zagranicy – potencjalne wyzwania
16
Ryzyko powstania zakładu Obowiązki PIT/ZUS
Ryzyko 1 – powstanie stałej placówki
• Czy praca z domu w czasie COVID
generuje ryzyko?
• Czy praca z domu kreuje ryzyko już po
zakończeniu stanu epidemii?
• Czy już jeden dzień pobytu pracownika za granicą
powoduje obowiązek wystąpienia o dokument A1?
• Czy pracownik będzie zobowiązany stosować
przepisy podatkowe kraju zamieszkania czy pobytu?
• Czy w przypadku częściowej pracy na terytorium
innego kraju może powstać obowiązek opłacania
składek ZUS za granicą?
Ryzyko 2 – agent zależny
• Co oznacza rola pomocnicza
i przygotowawcza?
• Których pracowników możemy
bezpiecznie wysyłać
za granicę?
• I na jak długo?

17. PwC Proprietary and confidential. Do not distribute.
Praca zdalna z zagranicy
– alternatywna forma zatrudnienia
cudzoziemca
17
Zatrudnienie na polskiej UoP pracownika, który będzie świadczył
pracę zdalnie z innego kraju
Brak konieczności uzyskania zezwolenia na pracę
Kwestie prawa pracy (badania lekarskie, bhp)
Jeśli praca wykonywana poza terytorium Polski brak obowiązku
PIT i składek ZUS w Polsce
Co do zasady, pracownik będzie zobowiązany stosować przepisy
podatkowe kraju zamieszkania
W przypadku częściowej pracy na terytorium Polski, może
powstać obowiązek podatkowy
w Polsce, jak również obowiązek opłacania składek ZUS
(zależnie od faktu czy Polska ma podpisaną umowę o
zabezpieczeniu społecznym z danym krajem)

18. PwC
Pytanie
PwC 18
Czy w Państwa organizacji są pracownicy, którzy
pracują zdalnie spoza granic Polski?
Tak i mamy w tym zakresie wewnętrzne
regulacje
Tak, ale nie mamy w tym zakresie
wewnętrznych regulacji
Nie
Nie monitorujemy tej kwestii

19. Model pracy zdalnej w praktyce

20. PwC
Wyzwania pracy zdalnej - przykład praktyczny
20
Stan faktyczny Kluczowe ryzyka
Jeden z Dyrektorów przebywa
co najmniej pół roku
w Hiszpanii
1
Dwóch pracowników działów
wsparcia zdecydowało się ze
względów osobistych przenieść
do innych krajów UE
2
Często zdarza się, że
pracownicy przebywają na
wyjazdach zagranicznych bez
informowania o tym Spółki
3
Ryzyko powstania zakładu podatkowego z tytułu
obecności kluczowych pracowników Spółki
w innym kraju
Ryzyko braku dochowania obowiązków
w obszarze PIT i ZUS w Polsce
Przepisy lokalne mogą wymuszać swoją
jurysdykcję w kontekście wymogów prawa pracy
Brak możliwości korzystania z bezpłatnej opieki
zdrowotnej dla pracownika poza UE
Ryzyka ogólne
Ryzyko reputacyjne – niezgodności mogą
niekorzystnie wpływać na wizerunek firmy
Ryzyko roszczeń pracowników o wypłaty diet /
pokrycie kosztów obecności za granicą
Ryzyko konieczności rejestracji na potrzeby ZUS
za granicą
Ryzyko wypadku przy pracy
Ryzyko reputacyjne – pracownik oczekuje
wsparcia od pracodawcy i poczucia
bezpieczeństwa

21. PwC Proprietary and confidential. Do not distribute.
Zagraniczna praca zdalna
– rekomendowane podejście
21
Monitorowanie wyjazdów
pracowników
Stworzenie “drzewka decyzyjnego”
dla celów zapewnienia kontroli
nad osobami wyjeżdżającymi
Stworzenie wzorów porozumień,
które będą określały warunki
wykonywania zagranicznej pracy
zdalnej
PwC

22. pwc.com
Dziękujemy!
© 2021 PricewaterhouseCoopers Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. Wszystkie prawa zastrzeżone. W tym dokumencie nazwa "PwC" odnosi się do
PricewaterhouseCoopers Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. - z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Polna 11, 00-633 Warszawa, KRS 0000270501, NIP 7010051646,
REGON 140816658, posiadająca status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych,
której akta rejestrowe przechowuje Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS - firmy wchodzącej w skład sieci PricewaterhouseCoopers
International Limited, z których każda stanowi odrębny i niezależny podmiot prawny. Niniejsza treść ma charakter ogólny i nie powinna być używana jako odpowiednik konsultacji z
profesjonalnymi doradcami. W PwC naszym celem jest budowanie zaufania wśród społeczeństwa i odpowiadanie na kluczowe wyzwania współczesnego świata. Jesteśmy siecią firm
działającą w 157 krajach. Zatrudniamy ponad 276 tysięcy osób, dostarczających naszym klientom najwyższą jakość usług w zakresie audytu, doradztwa biznesowego oraz doradztwa
podatkowego i prawnego. Dowiedz się więcej na www.pwc.pl.
Michał Balicki
Senior Manager
michal.b.balicki@pwc.com
+48 519 505 705
Filip Kotarski
Senior Manager
filip.kotarski@pwc.com
+48 519 508 876
Katarzyna Komorowska
Partner
katarzyna.komorowska@pwc.com
+48 519 504 001