✔ Payroll ✔ Procesy HR ✔ Zmiany struktur zatrudnienia ✔ Zarządzanie kosztami pracodawcy i więcej

1. Pracownik w czasach COVID-19
i rzeczywistości kryzysowej
Procesy kadrowo-płacowe, struktura zatrudnienia, zarządzanie
kosztami pracodawcy, wynagrodzenia i benefity
Maj 2020

2. PwC
Agenda
Redukcja kosztów personalnych bez wprowadzania zwolnień – przegląd
możliwości.
Przegląd form zatrudnienia kadry zarządzającej i pracowników pod kątem
kosztów pracy
Zarządzanie zobowiązaniami i korzyściami z zatrudniania pracowników
z niepełnosprawnością oraz analiza kosztów pracy.
Międzynarodowa praca zdalna - konsekwencje międzynarodowej pracy
zdalnej, w obszarach związanych z rozliczeniami w zakresie PIT i ZUS.
Praca zdalna w obszarze kadrowo-płacowym - wyzwania i problemy w
trakcie izolacji.5
4
3
2
1
2

3. PwC
PwC
1
Redukcja kosztów
personalnych bez
wprowadzania
zwolnień – przegląd
możliwości.

4. PwC
Redukcja kosztów pracowniczych – możliwe rozwiązania
Wykorzystanie zaległych urlopów
(np. zmniejszenie rezerwy urlopowej o 60% dla
34 pracowników)
Redukcja etatów
Wyłączenie benefitów z umów o pracę (np.
Multisport, premie, samochód służbowy –
elastyczność w wypłacanych świadczeniach)
Zmienne elementy wynagrodzenia zależne od
kondycji firmy
Praca zdalna
Wdrożenie elastycznych systemów czasu pracy –
równoważny system czasu pracy, zmianowy
system czasu pracy
Wydłużenie okresu rozliczeniowego (możliwość
rekompensaty pracy w nadgodzinach)
Rekrutacja wewnętrzna zamiast rekrutacji
zewnętrznej jako główne podejście
Elastyczne zarządzanie zadaniami pomiędzy
ludźmi
Kwestionariusze interaktywne dla nowych
pracowników (potencjalne oszczędności
do 15%)
Zautomatyzowane systemy do rejestracji czasu
pracy oraz absencji spełniające wymogi prawa
pracy (potencjalne oszczędności do 30%)
Elektroniczne zaświadczenia o wynagrodzeniach,
skierowania na badania medycyny pracy,
umowy o pracę, itp.
Cyfrowa dokumentacja pracownicza i akta
osobowe
Z bezpośrednim wpływem
finansowym:
Elastyczne środowisko pracy:
Automatyzacja procesów
kadrowo-płacowych:
4

5. PwC
Pytanie 1
Czy w Państwa organizacji zastosowano już którąś z metod redukcji kosztów pracowniczych?
5
oTAK
o Zmniejszenie rezerwy urlopowej.
o Redukcja wymiaru etatu.
o Wyłączenie/ ograniczenie świadczeń.
o Ograniczenia wynagrodzeń.
o Praca zdalna/ elastyczne systemy pracy.
o Rekrutacja wewnętrzna.
oNIE

6. PwC
PwC
2
Przegląd form
zatrudnienia kadry
zarządzającej
i pracowników pod
kątem kosztów
pracy

7. PwC
Przegląd form zatrudnienia i wynagradzania (1/2)
Pracownicze Programy Akcyjne
• mogą być organizowane przez spółkę zatrudniającą lub spółkę dominującą
• preferencje podatkowe w stosunku do akcji przyznanych w ramach tych planów - po spełnieniu określonych warunków, dochód z planu może
być opodatkowany w momencie sprzedaży akcji jako zysk kapitałowy podlegający 19% stawce PIT
• brak składek na ZUS
Umowa o pracę z przeniesieniem praw autorskich
• ma zastosowanie do pracowników, których obowiązki zawodowe wymagają pewnego poziomu kreatywności i jest prawdopodobne, że część
utworów, które regularnie dostarczają pracodawcy, może być uznana za utwory podlegające prawu autorskiemu na mocy polskich przepisów
o prawach autorskich
• 50% kosztów uzyskania przychodów (limit do 85 528 PLN)
Model B2B – samozatrudnienie
• forma angażowania osób, które wykonują swoje obowiązki w sposób niezależny, np. informatyków, sprzedawców
• wynagrodzenie jest wypłacane osobie fizycznej na podstawie umowy o świadczenie usług zawartej w ramach prowadzonej przez nią działalności
gospodarczej i może podlegać 19% stawce podatku liniowego
• ZUS na ograniczonym poziomie (niezależnie od wartości faktycznie osiągniętego dochodu)
7

8. PwC
Przegląd form zatrudnienia i wynagradzania (2/2)
Powołanie na członka zarządu
• Dotyczy wyłącznie członków zarządu, wynagrodzenie jest regulowane i wypłacane na mocy uchwały odpowiedniego organu Spółki,
• Podleganie progresywnym stawkom podatkowym; w przypadku polskich nierezydentów podatkowych może być stosowana stawka podatkowa
w wysokości 20%,
• Brak składek na ZUS
Prokura
• Dotyczy osób innych niż członkowie zarządu, które są powoływane na prokurenta spółki. Wynagrodzenie prokurenta jest regulowane i wypłacane
uchwałą odpowiedniego organu spółki (uchwała zarządu) z tytułu wykonywania obowiązków przez pełnomocnika.
• Model ten może opierać się na podziale wynagrodzenia między umowę o pracę a funkcję,
• Brak składek na ZUS
8

9. PwC
Pytanie 2
Czy w Państwa organizacja stosuje lub rozważa obecnie wdrożenie jednej z poniższych form
zatrudnienia omawianych podczas dzisiejszego webinarium?
9
o TAK
oPracownicze Programy Akcyjne.
oPrawa autorskie.
oModel B2B.
oWynagrodzenie członka zarządu na podstawie uchwały.
oWynagrodzenie prokurenta na podstawie uchwały.
o NIE

10. PwC
Przegląd form zatrudnienia i wynagradzania – kalkulacja
kosztów
Formy zatrudnienia Brutto (PLN) /Rocznie Netto /Rocznie
Koszt pracodawcy/
Rocznie
Umowa o pracę (100%) 200 000 66% 117%
Pracownicze Plany Akcyjne (50%) 200 000 76% 110%
Umowa o pracę z przeniesieniem praw autorskich (50%) 200 000 73% 117%
Model B2B i umowa o pracę (50%) 200 000 76% 110%
Model B2B (100%) 200 000 76% 100%
Członkostwo w Zarządzie / Prokura i umowa o pracę (50%) 200 000 70% 110%
10

11. PwC
Świadczenia pracownicze – koszty ZUS pracodawcy
Korzyści te muszą wynikać z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu. Takie świadczenia to m.in.
świadczenia medyczne, ubezpieczenia, fitness, dofinansowania do przejazdów, karty sportowe czy bilety do kina.
Koszty stanowiące podstawę wymiaru składek na ZUS
Przykład: Zmniejszenie obciążeń na ZUS pracodawcy z tytułu świadczenia w postaci pakietu medycznego o wartości 50 PLN miesięcznie przy zastosowaniu udziału
własnego pracownika w kosztach świadczenia na poziomie 1 PLN miesięcznie.
Efekt: u pracodawcy zatrudniającego 1 000 pracowników: niższe składki na ZUS o około 120 000 PLN rocznie.
50 PLN
podstawa wymiaru składek na ZUS, które są
kosztem pracodawcy.
49 PLN
środki, które nie są wliczane do podstawy
wymiaru składek na ZUS, a które są kosztem
pracodawcy
1 PLN
koszt pracownika
11

12. PwC
PwC
3
Zarządzanie
zobowiązaniami
i korzyściami
z zatrudniania
pracowników
z niepełnosprawnością
oraz analiza kosztów
pracy.

13. PwC
Wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji
Osób Niepełnosprawnych (PFRON)
Obowiązek dokonywania
wpłat na PFRON,
dotyczy każdego
z pracodawców
zatrudniających co
najmniej 25 osób
w przeliczeniu na pełne
etaty i nieosiągających
wskaźnika zatrudnienia
osób niepełnosprawnych
na poziomie 6%.
* Orientacyjna roczna wysokość wpłat do PFRON dla pracodawcy, który nie zatrudnia żadnej osoby niepełnosprawnej (Kwoty w PLN)
Wpłata dokonywana jest za każdy etat brakujący do osiągnięcia 6% wskaźnika
zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi ok. 2.000 PLN miesięcznie /
ok. 24.000 PLN rocznie.
Wpłata na PFRON nie jest kosztem uzyskania przychodu w CIT.
Liczba zatrudnionych osób w etatach Wysokość wpłaty*
100 ok. 144 tys.
1 000 ok. 1,44 mln
5 000 ok. 7,2 mln
13

14. PwC
Wysokość dofinansowania
Dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników
z niepełnosprawnością
*Kwoty w PLN
Roczna wysokość
dofinansowania, może wynieść do
37 800 PLN na 1 pracownika.
Dofinansowanie przysługuje pracodawcy, który zatrudnia:
• Mniej niż 25 osób,
• Co najmniej 25 osób i osiąga wskaźnik zatrudnienia
pracowników 6%,
• Prowadzącym Zakład Pracy Chronionej.
Na osoby niepełnosprawne:
• zatrudnione zgodnie z przepisami prawa pracy –
pracodawcy, nie otrzymają więc dofinansowania na osoby
niepełnosprawne, zatrudnione na podstawie umów cywilno-
prawnych,
• których niepełnosprawność została potwierdzona orzeczeniem
o zakwalifikowaniu przez organy orzekające do jednego
z trzech stopni niepełnosprawności (znacznego,
umiarkowanego, lekkiego) lub orzeczeniem równoważnym.
Stopień niepełnosprawności
Kwota dofinansowania/
Miesięcznie
Dodatkowe środki – schorzenia
szczególne/ Miesięcznie
znaczny 1 950 1 200
umiarkowany 1 200 900
lekki 450 600
14

15. PwC
Pytanie 3
Czy Państwa organizacja korzysta z możliwości otrzymania dofinansowania do wynagrodzeń
zatrudnionych pracowników z niepełnosprawnością?
15
o NIE, dokonujemy wpłat na PFRON.
o TAK.
o Zatrudniamy, ale nie korzystamy z dofinansowania.

16. PwC
Ubezpieczenie wypadkowe
Współczynnik korygujący
Wypadkowość,
Liczba osób pracujących w warunkach
zagrożenia,
Liczba pracowników
w przedsiębiorstwie
Współczynnik korygujący
Stopa procentowa składki dla
głównego rodzaju działalności
Klasyfikacja PKD
Zachęcać przedsiębiorców do większej
dbałości o warunki BHP oraz skłaniać do
inwestowania w prewencję wypadkową
Dostosować wysokości składki do ryzyka
związanego z danym rodzajem
działalności
Podstawę wymiaru składek na
ubezpieczenie wypadkowe stanowią
wynagrodzenia wszystkich
pracowników.
Wysokość stawki na ubezpieczenie
wypadkowe dla większych
przedsiębiorstw jest ustalana
indywidualnie przez ZUS
na podstawie dotychczasowej historii
wypadkowości, warunków pracy
stwarzających bezpośrednie lub
pośrednie zagrożenia oraz liczby
ubezpieczonych.
Konstrukcja składki
wypadkowej:
Różnicowanie stopy
procentowej składki
wypadkowej ma za zadanie:
Koszty pracy:
Składka na ubezpieczenie
wypadkowe jest jedyną
„ruchomą” składką
(0,67 % – 3,33 %)
– jej wysokość zależy od wielu
czynników, na które pracodawca
ma wpływ.
16

17. PwC
PwC
4
Międzynarodowa
praca zdalna –
konsekwencje
międzynarodowej
pracy zdalnej,
w obszarach
związanych
z rozliczeniami
w zakresie
PIT i ZUS.

18. PwC
Przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na zatrudnianie
pracowników zdalnych, w tym wykonujących pracę za granicą
Polski pracodawca może
mieć obowiązki płatnika
PIT za granicą.
Polski pracodawca może
mieć obowiązki płatnika
ubezpieczenia
społecznego za granicą.
Polski pracodawca może
mieć obowiązki w zakresie
prawa pracy za granicą.
Polski pracodawca może
mieć obowiązki związane
z CIT ze względu na
powstanie tzw. stałego
zakładu (PE) za granicą.

19. PwC
PwC
5
Praca zdalna w
obszarze kadrowo-
płacowym -
wyzwania i
problemy w trakcie
izolacji.

20. PwC 20
Praca zdalna w zespole kadrowo-płacowym
Wyzwania:
● Brak dostępu do dokumentacji pracowniczej,
● Jak odebrać pocztę?
● Jak podpisać i wysłać świadectwo pracy?
● Jak zatrudnić lub zwolnić pracownika (badania lekarskie,
szkolenie BHP, umowa o pracę, pozostałe dokumenty)?
● Jak sprawdzić co robią ludzie i jaki jest postęp ich prac?
● Brak wymiany doświadczeń pomiędzy ludźmi,
● Brak możliwości uczenia i przekazywania wiedzy,
● Brak kontroli nad alokacją i realizacją zadań,
● Duży problem z budowaniem zaangażowania w zespole,
● Spadek poczucia lojalności, „ducha” współpracy i
współodpowiedzialności za realizacje zadań
Rozwiązania:
● Zdigitalizowane dokumenty i teczki personalne, wszelkie
dokumenty dostarczane tylko jako pdf lub jpg
● Przekierowanie całej korespondencji w jedno wyznaczone
miejsce w którym jedna osoba ma możliwość zarządzić
przychodzącą pocztą, skany i w formie elektronicznej przekazane
dalej
● Kwalifikowany podpis elektroniczny w zakresie podpisywania
umów o pracę (obie strony), zaświadczeń, skierowań na badania
czy świadectwa pracy
● Interaktywne dokumenty dla nowozatrudnionych pracowników
(kwestionariusz, oświadczenia itp.)
● Automatyczne procesy do rejestrowania nieobecności i
rozliczania czasu pracy
● System ticketowy do komunikacji w zespole,który pozwala na:
○ Monitorowanie zadań przypisanych do każdej osoby
○ monitorowanie status realizacji zadań
○ monitorowanie czas realizacji zadań
○ monitorowanie Ilości przypisanych zadań
● Co tydzień spotkania zespołu w formie warsztatów
● Indywidualne rozmowy o problemach i frustracjach
● Duży nacisk wśród leaderów na monitorowanie równomiernie
rozłożonej pracy

21. PwC
Pytanie 5
Z których rozwiązań korzystają Państwo obecnie?
21
oElektroniczna teczka personalna.
oKwalifikowany podpis elektroniczny do podpisywania świadectw pracy, zaświadczeń, skierowań na
badania lekarskie.
oInteraktywne dokumenty dla nowych pracowników.
oAutomatyczne procesy do rejestrowania nieobecności i czasu pracy przez pracowników.
o Wewnętrzny system ticketowy do alokacji i kontroli zadań.

22. PwC
Zarządzanie ludźmi w organizacji - inne aspekty
2 41
Zorganizowanie pracy w nowych
warunkach
• Umożliwienie i uregulowanie pracy zdalnej
• Zapewnienie bezpiecznego powrotu do biura
(narzędzie “ Wracamy do biura”)
• Zapewnienie elastyczności, szczególnie dla
pracowników łączących pracę i opiekę
nad dziećmi
• Utrzymanie motywacji i kontroli nad wynikami
• Zapewnienie przejrzystości obowiązków
w okresie epidemii poprzez procedury
antykryzysowe
3
Zapewnienie efektywności
kosztów personalnych
• Optymalne wykorzystanie rządowych
rozwiązań dot. COVID-19
• Weryfikacja i zarządzanie kosztami
PIT, ZUS (w tym składką wypadkową),
PFRON, ZFŚS
• Strukturyzacja i wdrożenie zmian
regulacji wynagrodzeniowych
(regulaminy premiowania,
wynagradzania, wypowiedzenia
zmieniające)
5
Zarządzanie zatrudnieniem
• Bezpieczeństwo prawne
• Minimalizacja kosztów i ryzyk
• Zapewnienie maksymalnego
możliwego wsparcia i komfortu
pracownikom objętym
programem zwolnień
• Utrzymanie motywacji zespołu
pozostającego w zatrudnieniu
• Utrzymanie jak najlepszej renomy
jako pracodawca
Zapewnienie ciągłości obsługi
i zgodności z przepisami
• Stosowanie prawa pracy w okresie epidemii
• Ograniczenie ryzyka utraty ciągłości rozliczeń
i zabezpieczenie wypłat dla pracowników
• Digitalizacja procesów i procedur HR
• Zapewnienie prawidłowości rozliczeń
i dokumentów imigracyjnych dla
pracowników mobilnych i zdalnych
Transformacja organizacji
w odpowiedzi na nowe wyzwania
biznesowe
• Aktualizacja struktury organizacyjnej
i zakresu obowiązków
• Budowanie nowych kompetencji
• Aktualizacja systemów motywacyjnych
• Utrzymanie oferty szkoleniowej
w formie zdalnej
22

23. PwC
Pytanie 4
Które z omawianych obszarów są aktualnie najistotniejsze dla Państwa organizacji ?
23
……………………………………………………………………..

24. pwc.com
Dziękujemy
© 2020 PricewaterhouseCoopers Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. Wszystkie prawa zastrzeżone. W tym dokumencie nazwa "PwC" odnosi się do
PricewaterhouseCoopers Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. - z siedzibą w Warszawie, adres: ul.Polna 11, 00-633 Warszawa, KRS 0000270501, NIP
7010051646, REGON 140816658, posiadająca status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w
transakcjach handlowych, której akta rejestrowe przechowuje Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS - firmy wchodzącej w skład sieci
PricewaterhouseCoopers International Limited, z których każda stanowi odrębny i niezależny podmiot prawny. Niniejsza treść ma charakter ogólny i nie powinna być używana jako
odpowiednik konsultacji z profesjonalnymi doradcami. W PwC naszym celem jest budowanie zaufania wśród społeczeństwa i odpowiadanie na kluczowe wyzwania współczesnego
świata. Jesteśmy siecią firm działającą w 157 krajach. Zatrudniamy ponad 276 tysięcy osób, dostarczających naszym klientom najwyższą jakość usług w zakresie audytu,
doradztwa biznesowego oraz doradztwa podatkowego i prawnego. Dowiedz się więcej na www.pwc.pl.
Joanna Narkiewicz-Tarłowska
joanna.narkiewicz-tarlowska@pwc.com
+48 502 184 764
Katarzyna Kwiatkowska
katarzyna.kwiatkowska@pwc.com
+48 502 184 453