Umowa Najmu - praktyczne aspekty
•
1 like•2,732 views
Webinarium: Umowa najmu - praktyczne aspekty i aktualne wyzwania z perspektywy prawnej, księgowej i komercyjnej
Recommended
Recommended
More Related Content
Similar to Umowa Najmu - praktyczne aspekty
Similar to Umowa Najmu - praktyczne aspekty (20)
More from PwC Polska
More from PwC Polska (20)
Umowa Najmu - praktyczne aspekty
- 1. Umowa najmu - praktyczne aspekty i aktualne wyzwania 8 grudnia 2020
- 3. PwC Webinarium - umowa najmu - praktyczne aspekty i aktualne wyzwania Umowa najmu w 2020 roku 3 Ramy prawne W obecnym, trudnym dla przedsiębiorców czasie, wzrosło znaczenie prawidłowo skonstruowanych umów najmu. Takie umowy mogą ułatwić najemcom dostosowanie najmu do aktualnych okoliczności. Nowe wyzwania, nowe perspektywy Obecna sytuacja stała się katalizatorem zmiany dotychczasowego modelu współpracy najemców i wynajmujących. Na znaczeniu zyskują bardziej elastyczne formy współpracy. Czas zmian Pandemia COVID-19 wpłynęła na wykonywanie umów najmu. W związku z wprowadzeniem zakazu handlu w centrach handlowych o powierzchni powyżej 2000 m2, dla wielu najemców prowadzenie działalności stało się okresowo niemożliwe. Pozostali najemcy również znacznie odczuli spadek obrotów. Praca zdalna zmieniła potrzeby najemców powierzchni biurowych. Ostatnie wydarzenia spowodowały potrzebę renegocjacji, czy nawet zakończenia szeregu umów najmu.
- 4. PwC Webinarium - umowa najmu - praktyczne aspekty i aktualne wyzwania Czas zmian - jak epidemia COVID-19 wpływa na wykonywanie umów najmu? siła wyższa nadzwyczajna zmiana stosunków niemożność spełnienia świadczenia „1. W okresie obowiązywania zakazu prowadzenia działalności w obiektach handlowych o powierzchni sprzedaży powyżej 2000 m2 zgodnie z właściwymi przepisami, wygasają wzajemne zobowiązania stron umowy najmu, dzierżawy lub innej podobnej umowy, przez którą dochodzi do oddania do używania powierzchni handlowej (umowy). 2. Uprawniony do używania powierzchni handlowej (uprawniony) powinien złożyć udostępniającemu bezwarunkową i wiążącą ofertę woli przedłużenia obowiązywania umowy na dotychczasowych warunkach o okres obowiązywania zakazu przedłużony o sześć miesięcy; oferta powinna być złożona w okresie trzech miesięcy od dnia zniesienia zakazu. Postanowienia ust. 1 przestają wiązać oddającego z chwilą bezskutecznego upływu na złożenie oferty. 3. Postanowienia ust. 1 wchodzą w życie od dnia zakazu, a postanowienie ust. 2 od dnia zniesienia zakazu. 4. Postanowienia ust. 1–3 nie uchybiają właściwym przepisom ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny regulującym stosunki zobowiązaniowe stron w stanach, w których wprowadzane są ograniczenia prawne swobody działalności gospodarczej. 5. Przez powierzchnię handlową, o której mowa w ust. 1 i 2, rozumie się powierzchnię znajdującą się w obiekcie handlowym o powierzchni sprzedaży powyżej 2000 m2 niezależnie od celu oddania powierzchni do używania, w szczególności w celu sprzedaży towarów, świadczenia usług i gastronomii.” Art. 15ze ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (wprowadzony na mocy nowelizacji z 31 marca 2020 r.) W zakresie umów najmu tarcza antykryzysowa* reguluje następujące kwestie: - okresowe wygaśnięcie umów w centrach handlowych, - możliwość przedłużenia okresu najmu przez najemcę oraz - zakaz wypowiadania przez wynajmującego umowy i wysokości czynszu. *zgodnie z postanowieniami tarczy antykryzysowej do części umów najmu zastosowanie znajdowały przepisy dot. czasowego wygaśnięcia wzajemnych zobowiązań, natomiast do wszystkich umów najmu przepisy dot. możliwości przedłużenia okresu najmu przez najemcę i zakazu wypowiadania przez wynajmującego umów i wysokości czynszów. Do ochrony praw stron umów najmu mogą także służyć rozwiązania przewidziane w prawie cywilnym:
- 5. PwC Webinarium - umowa najmu - praktyczne aspekty i aktualne wyzwania Forma ma znaczenie Data pewna Zawarcie umowy najmu z datą pewną uniemożliwia jej wypowiedzenie przez nowego właściciela przedmiotu najmu – jeżeli umowa została zawarta na czas określony oraz rzecz została wydana najemcy (art. 678 § 2 k.c.). Przyjmuje się, że sporządzenie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji w odniesieniu do roszczeń wynikających z umowy nadaje tej umowie datę pewną (np. Wyrok Sądu Okręgowego w Toruniu – I Wydział Cywilny z dnia 23 listopada 2017 r. sygn. akt: I C 1890/16). Forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi W przypadku, gdy wolą stron umowy najmu jest ujawnienie jej w księdze wieczystej, umowa ta musi zostać zawarta w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Dla uniknięcia sporów z wynajmującym rekomendujemy, żeby aneksy do umowy również były sporządzone w tej samej formie. Forma pisemna Gdy intencją stron jest zawarcie umowy najmu nieruchomości lub pomieszczeń na czas określony, dłuższy niż rok, umowa powinna zostać zawarta w formie pisemnej. W przeciwnym razie umowa jest uznawana za zawartą na czas nieokreślony (art. 660 k.c.). W konsekwencji może ona zostać wypowiedziana przez każdą ze stron, w dowolnym momencie, z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia.
- 6. PwC Webinarium - umowa najmu - praktyczne aspekty i aktualne wyzwania Czynsz najmu Waloryzacja Wypowiedzenie czynszu Zabezpieczenie płatności czynszu Zamieszczenie w umowie najmu klauzuli waloryzacyjnej pozwoli na automatyczne dostosowanie wysokości czynszu do zmian wartości pieniądza w czasie obowiązywania umowy najmu. Klauzula waloryzacyjna może pozwolić zarówno na podwyższenie czynszu w przypadku inflacji, jak również obniżenie czynszu w przypadku deflacji. W celu zapewnienia skutecznej waloryzacji, kluczowy jest wybór odpowiedniego wskaźnika waloryzacyjnego, który będzie dostosowany do waluty, w której wyrażona jest wysokość czynszu. Zmiany przedmiotu najmu Wynajmującemu lokal przysługuje prawo do podwyższenia czynszu poprzez wypowiedzenie jego dotychczasowej wysokości najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego (art. 685.1 k.c.). W orzecznictwie panuje pogląd, zgodnie z którym zamieszczenie w umowie najmu klauzuli waloryzacyjnej powoduje wyłączenie uprawnienia wynajmującego do jednostronnego wypowiedzenia czynszu (np. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 21 sierpnia 2014 r. sygn. akt: I Aca 654/14). W przypadku, gdy przedmiot najmu ma być oddawany etapami ważne jest, aby strony przy zawieraniu umowy uzgodniły jak stopniowe zwiększanie wynajmowanej powierzchni wpływać będzie na zmiany wysokości czynszu i opłat eksploatacyjnych. Tak samo strony powinny postąpić w przypadku, gdy umowa zawiera postanowienia pozwalające na zwiększenie powierzchni najmu (tzw. extension clause) lub jej zmniejszenie. W praktyce niejednokrotnie okazuje się, że kwestia ta nie jest jednolicie rozumiana przez strony i bardzo często jest to przyczyną sporów. Dla ochrony interesów wynajmującego kluczowe jest nie tylko uzgodnienie z najemcą satysfakcjonującej wysokości czynszu, ale również zabezpieczenie jego zapłaty. Najczęściej spotykanymi formami zabezpieczeń płatności czynszu najmu są: gwarancja bankowa lub kaucja gwarancyjna w wysokości trzymiesięcznego czynszu oraz opłat eksploatacyjnych powiększonych o VAT, notarialne oświadczenie o poddaniu się egzekucji oraz gwarancja korporacyjna lub poręczenie. COVID-19 wpłynął na postrzeganie gwarancji bankowych jako zabezpieczenia płatności czynszu (nadużycie gwarancji / zabezpieczenie sądowe).
- 7. PwC Webinarium - umowa najmu - praktyczne aspekty i aktualne wyzwania Zakończenie najmu 7 Kary umowne w przypadku nieopuszczenia przedmiotu najmu W umowach najmu często zamieszczane są postanowienia przewidujące kary umowne za każdy dzień korzystania z przedmiotu najmu po zakończeniu jego obowiązywania. Powołując się na takie klauzule wynajmujący często żądają zapłaty kar w razie pozostawienia przez najemcę należących do niego przedmiotów. Sytuacja ta jest najbardziej dotkliwa w przypadku, gdy najem został wypowiedziany przez wynajmującego bez zachowania okresu wypowiedzenia. Najemca zobowiązany jest wtedy niemalże natychmiast całkowicie opróżnić przedmiot najmu. Ulepszenia Jeżeli najemca dokonał ulepszeń przedmiotu najmu w czasie obowiązywania umowy, wynajmującemu przysługuje uprawnienie do zatrzymania ulepszenia za zapłatą ich wartości w chwili zwrotu lub żądać przywrócenia stanu poprzedniego (art. 676 k.c.). Przyjmuje się, że jeżeli przywrócenie do stanu poprzedniego nie jest możliwe, a najemca dokonał ulepszeń bez zgody wynajmującego, to wynajmujący może wyłącznie zatrzymać ulepszenia za zwrotem ich wartości i domagać się odszkodowania za poniesiony uszczerbek. W przypadku, gdy strony uzgodniły, że w ramach umowy najmu wykonane zostaną prace typu fit out, ważne jest, aby w umowie najmu zaadresować kwestię rozliczeń z tego tytułu. Kary umowne w razie wypowiedzenia W typowych umowach najmu zastrzega się prawo wynajmującego do wypowiedzenia umowy najmu z powodu nienależytego wykonania umowy (w zakresie ustalonym przez strony lub przepisy, np. w zakresie zwłoki z zapłatą czynszu). Często najemca jest zobowiązany do zapłaty kary umownej w takiej sytuacji. Najemca może domagać się miarkowania kary umownej, jeśli jest ona rażąco wygórowana. Kwestia żądania kary umownej w razie wypowiedzenia umowy z powodu niewykonania zobowiązania pieniężnego.
- 8. PwC Webinarium - umowa najmu - praktyczne aspekty i aktualne wyzwania Nowe wyzwania, nowe perspektywy 8 Podnajem Podnajem lokalu wymaga zgody wynajmującego (art. 688.2 k.c.). Zgoda na podnajem może zostać wyrażona w umowie lub po jej zawarciu. Podnajem rozwiązuje się najpóźniej w chwili rozwiązania podstawowej umowy najmu (art. 668 § 2 k.c.). W umowie podnajmu należy zapewnić przestrzeganie przez podnajmującego postanowień umowy najmu. Elastyczny najem Dostosowania najmu do rzeczywistych potrzeb najemcy – najmy krótkookresowe np. miesiąc, kilka dni czy nawet kilka godzin. Swoboda wyboru przedmiotu najmu – wynajem sal konferencyjnych, gabinetów biurowych, pojedynczych biurek. Wynajmujący zapewnia infrastrukturę biurową, np. drukarki, recepcję. Umożliwia zapewnienie miejsca pracy dla pracowników zatrudnionych na krótszy okres czasu, np. w związku z konkretnym projektem. Bardzo popularnym wariantem elastycznego najmu, jest wynajęcie stałej powierzchni biurowej z możliwością czasowego rozszerzenia najmu o dodatkową powierzchnię. Renegocjacje Porozumienie w sprawie czasowego obniżenia czynszu w zamian za (a) przedłużenie okresu najmu, (b) podwyższenie czynszu w przyszłości, (c) rezygnację z możliwości wypowiedzania umowy przez najemcę lub (d) zmiany w przedmiocie najmu (zwiększenie / zmniejszenie powierzchni). Porozumienie w sprawie odroczenia terminu płatności czynszu. Porozumienie przyspieszające możliwość skorzystania przez najemcy z okresów bezczynszowych. “Zielone” najmy Za “zielone” umowy najmu uznaje się umowy zawierające klauzule uwzględniające wymogi zrównoważonego rozwoju. Klauzule takie odnoszą się m.in. do: - gromadzenia, przetwarzania i wymiany danych dot. ESG; - zrównoważonej eksploatacji, renowacji i/lub środków służących renowacji; - działania na rzecz wykorzystania odnawialnych źródeł energii; - współpracy między najemcą a wynajmującym w zakresie właściwego użytkowania budynków; - specyfikacji budynków, fit-out’u, itp. “Zielone” klauzule w umowach najmu stały się już popularnym rozwiązaniem za granicą, natomiast, mając na uwadze dynamiczne zmiany środowiska regulacyjnego, ich znaczenie stopniowo wzrasta również w Polsce. Obecnie “zielone” klauzule w umowach najmu zawierają najczęściej jedynie niezobowiązujące deklaracje obu stron umowy. Wynajmujący stają się coraz bardziej świadomi tego, że "zielone" klauzule mogą w znacznym stopniu przyczynić się do realizacji strategii i obowiązków w zakresie zrównoważonego rozwoju, szczególnie w przypadku wynajmujących instytucjonalnych. Dla najemców, dodanie do umowy najmu “zielonych” klauzul może stanowić natomiast dobre argumenty negocjacyjne.
- 10. PwC Webinarium - umowa najmu - praktyczne aspekty i aktualne wyzwania Komercyjne aspekty umów najmu Twoje portfolio nieruchomości Powierzchnia lokalu i określenie podmiotu najmu Holdover rent, zakaz zakłóceń, klauzula konkurencji, kluczowe załączniki Czynsz i opłaty, w tym waloryzacja Elementy umowy najmu w tym rola force majeure Inne opłaty eksploatacyjne i dokumentacja rozliczenia opłat Czas trwania umowy, prawa i obowiązki stron) Ulepszenia przedmiotu najmu i rozliczenie kaucji Termin wydania lokalu vs. data rozpoczęcia płatności czynszu Tzw. Inne koszty Na co warto zwrócić uwagę?
- 11. PwC Webinarium - umowa najmu - praktyczne aspekty i aktualne wyzwania Kluczowe elementy zarządzania umowami najmu Dane operacyjne umów najmu Procesy finansowe Raportowanie Zarządzanie danymi W ramach administracji umowami najmu, zespół ds. zarządzania danymi (Data Management) odpowiedzialny jest m.in. za: • Streszczenie (abstrakcję) umów najmu, aktualizowanie baz danych i utrzymanie ich aktualności i poprawności • Miesięczne raportowanie takie jak analiza portfela oraz zarządzanie datami krytycznymi • Zarządzenie obiegiem dokumentów dotyczących najmowanej powierzchni na linii najemca – właściciel Doradztwo Rachunkowość Wsparcie rachunkowości dotyczącej portfela nieruchomości, dostarczana przez zespół Client Accounting zawiera: • Płatności za czynsze, opłaty wspólne i podatki od nieruchomości do właścicieli nieruchomości • Przygotowanie plików płatnościowych oraz należnościowych (subletting) • Usługi kontroli i windykacji należności oraz utrzymywanie dokumentacji finansowej • Budżetowanie oraz raportowanie miesięczne Konsulting Dodatkowe wsparcie merytoryczne w procesie decyzyjnym klientów: • Przegląd umów najmu nieruchomości • Nadzór nad procesami migracji serwisu między dostawcami usług zarządzania portfelem umów najmu • Przegląd jakości zarządzania umowami najmu w środowisku klienta i/ lub jego dostawcy • Wsparcie klientów w negocjacjach zapisów SLA z dostawcami usług Zaawansowane analizy Zapewnienie wysokiej jakości oraz poprawności dokonywanych księgowań poprzez: • Raporty odchyleń rzeczywistych kosztów nieruchomości od budżetu/prognozy • Wspieranie procesu przygotowywania rocznego budżetu oraz miesięcznych prognoz związanych z nieruchomościami, monitorowanie kosztów i oszczędności • Raportowanie dat krytycznych, portfolio, powierzchni oraz innych parametrów związanych z umowami najmu
- 13. PwC Webinarium - umowa najmu - praktyczne aspekty i aktualne wyzwania Podstawowe księgowe zagadnienia i ujęcie: • Najem to koszt zwykle stały, zwykle miesięczny. Poza czynszem na najemców fakturowane są zwykle opłaty serwisowe. € styczeń luty marzec kwiecień € styczeń luty marzec kwiecień Efektywna (uśredniona) wartość czynszu przez okres trwania umowy • Rozliczanie w czasie wakacji czynszowych.
- 14. PwC Webinarium - umowa najmu - praktyczne aspekty i aktualne wyzwania € styczeń luty marzec kwiecień Efektywna (uśredniona) wartość czynszu przez okres trwania umowy € styczeń luty marzec kwiecień maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień Całkowita lub znacząca redukcja opłat, dodatkowo (zwykle w zamian) wydłużenie umów – konieczność ponownego rozliczenia okresów bezczynszowych i efektywnego czynszu najmu
- 15. PwC Webinarium - umowa najmu - praktyczne aspekty i aktualne wyzwania Inne aspekty księgowe 15 MSSF 16 Niewykorzystane przestrzenie Wypowiedzenie umowy 15 MSSF 16 – wpływ zmian umów na wartość aktywów i zobowiązań z tytułu leasingu. Zgodnie z MSSF 16 aktywa i zobowiązania są ujmowane na bilansie w momencie zawarcia umowy dotyczącej najmu – w wysokości sumy zdyskontowanych opłat. W przypadku zmian umowy i umownych przepływów, rozważyć należy wpływ wydarzeń takich jak: • Modyfikacje umów • Wygaśnięcie startych umów, zawieranie nowych na nowych warunkach • Zmiana wysokości opłat • Podnajem W niektórych przypadkach konieczne będzie ponowne wyliczenie aktywa i zobowiązania. W przypadku ograniczenia działalności pojawić mogą się przestrzenie wynajęte a niewykorzystane. Opłaty ponoszone za takie przestrzenie powinny być odpowiednio potraktowane od strony księgowej. W przypadku umów najmu dla których nie ma możliwości wypowiedzenia lub wiąże się ono z istotnymi karami umownymi – do rozważenia rozpoznanie rezerwy z tytułu umów przynoszących stratę (onerous contracts). Wymaga ustalenia wpływu na sprawozdanie finansowe. • Zwykle wiąże się z usunięciem z bilansu kwot rozliczanych w czasie, związanych z umową (okresy bezczynszowe, fitouts) – do ustalenia wpływ na wynik (in plus lub in minus) • Kary umowne • Dodatkowy koszt przywrócenia obiektu najmu do odpowiedniego stanu, demontaż
- 16. Dziękujemy za uwagę! Jean Rossi Partner PwC Legal D: +48 503 155 853 jean.rossi@pwc.com Marta Hincz Counsel, Radca Prawny PwC Legal D: +48 519 504 603 marta.hincz@pwc.com https://pl.linkedin.com/in/martahincz Jan Adamus Associate, Radca Prawny PwC Legal D: +48 22 519 504 668 jan.adamus@pwc.com www.linkedin.com/in/jan-adamus Victoria Porębska Senior Manager, Real Estate PwC Advisory spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. D: +48 519 508 213 victoria.porebska@pwc.com Mateusz Księżopolski Director PricewaterhouseCoopers Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Audyt sp.k. D: +48 502 184 483 mateusz.ksiezopolski@pwc.com Marcin Kalkucki Director, Deals PwC Advisory spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. D: +48 519 507 834 marcin.k.kalkucki@pwc.com