Vanhojen tietojen arkistointi kanta-palveluihin, Sinikka Rantala, THL/OPER, 060318

1. 6.3.2018 1
Vanhojen tietojen arkistointi
Kanta-palveluihin
Vanhojen tietojen arkistointi / Sinikka Rantala

2. Vanhoja asiakirjoja ovat
 potilastietoja, jotka ovat tallennettu terveydenhuollon
tietojärjestelmiin tai arkistoitu paperimuodossa ennen
Potilastiedon arkisto -palvelun käyttöönottoa.
 potilastiedot, jotka ovat tallennettu terveydenhuollon
tietojärjestelmiin käyttöönoton jälkeen, mutta joiden
välittäminen Potilastiedon arkisto -palveluun käynnistyy
myöhäisemmässä vaiheessa STM:n vaiheistusasetuksen
(165/2012) mukaisesti.
6.3.2018 Vanhojen tietojen arkistointi / Sinikka Rantala 2

3. Vanhojen asiakirjojen arkistoinnin hyödyt
 Asiakirjoja säilytetään pysyvästi Potilastiedon arkistossa
 Organisaation vastuu potilastietojen arkistoinnista poistuu
 Terveydenhuollon ammattilaiset katsovat uusia ja vanhoja
potilastietoja yhdenmukaisen käyttöliittymän avulla
 Tiedot ovat saatavilla yhdenmukaisella tavalla, joka tukee
laadukasta hoitoa ja palvelua asiakkaalle
 Käytettävän potilastietojärjestelmän on osattava teknisesti
hakea myös vanhat tiedot
6.3.2018 Vanhojen tietojen arkistointi / Sinikka Rantala 3

4. Hyötyjä organisaatiolle
 Ei tarvitse ylläpitää ja päivittää vanhoja katselukantoja
 Vanhojen järjestelmien osaajia on ajan kuluessa aina
vähemmän eläköitymisen ja muihin tehtäviin siirtymisen
seurauksena
 Rekisterinpitäjän käytössä on edellisten organisaatioiden
järjestelmien tiedot
 Tukee tulevia järjestelmämuutoksia, potilastietoja haetaan
uuteen järjestelmään Kanta-palveluista
6.3.2018 Vanhojen tietojen arkistointi / Sinikka Rantala 4

5. Vanhojen tietojen arkistointi
 Ei ole erottelua julkiseen, yksityiseen, suun
terveydenhuoltoon. Organisaatiot voivat tulla mukaan
tarpeensa ja resurssiensa mukaan.
 Vanhat tiedot voidaan siirtää suoraan järjestelmistä tai
paikallisista/ alueellisista arkistoista.
 Potilastietojen pysyväissäilytykseen Kansallisarkisto ei tule
antamaan säilytyslupaa, ei paikallisille eikä alueellisille
arkistoille.
 Organisaation käytössä olevien tietojärjestelmien määrä
(onko käytöstä poistuneita järjestelmiä?) ja asiakirjojen määrä
(=potilasmäärät vuosittain) antavat suuntaa kuinka kauan
valmisteluihin menee aikaa. Arviolta ainakin puoli vuotta tulee
varata valmisteluihin ja asiakirjojen muodostamiseen.
6.3.2018 Vanhojen tietojen arkistointi / Sinikka Rantala 5

6. Vanhojen tietojen luovutus
 Tämän hetken suunnitelman mukaan vanhat arkistoon siirretyt tiedot ovat vain oman
organisaation käytössä näyttömuodossa, kaikkien järjestelmien pitää pystyä
näyttämään tiedot.
 Niitä ei luovuteta toiselle organisaatiolle, koska
– Kansalaisen palvelutapahtumakohtainen kieltomahdollisuus on vaikea toteuttaa
– Kirjauksissa saattaa olla mukana toista henkilöä koskevia tietoja
 Sähköinen tieto on arkistossa pysyvästi, toistaiseksi säilytettävä. Aikaisemmat
säilytysajat ja pysyväissäilytyksen syntymäaikakohtaiset määräykset eivät päde.
 Arkistolaitos on laatinut 25.9.2015 ja 14.2.2018 julkaistut tiedotteet, missä on
tarkennettu ohjeistusta Vanhojen potilastietojen pysyvän sähköisen säilyttämisen
toteuttamisesta.
 Arkistolaitoksen tiedotteet:
 http://www.epressi.com/tiedotteet/laki/potilastietojen-sahkoinen-sailyttaminen-kelan-
potilastiedon-arkistossa.html
6.3.2018 Vanhojen tietojen arkistointi / Sinikka Rantala 6

7. Vanhojen tietojen arkistointiin liittyvät määrittelyt
 Vanhojen tietojen arkistointipalveluun liittyvät kuvaukset, ja
ohjeet julkaistaan Kanta.fi –sivustolla
 http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/potilastiedon-
arkiston-vanhat-asiakirjat
6.3.2018 Vanhojen tietojen arkistointi / Sinikka Rantala 7

8. Vanhojen tietojen arkistointi, kustannukset
 Kanta-palveluista perittävistä maksuista säädetään sosiaali-
ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä
annetun lain (159/2007) 22 §:n mukaisesti sosiaali- ja
terveysministeriön asetuksella: 1313/2015.
 Vanhojen tietojen arkistointi sisältyy Kanta-palvelujen
käyttömaksuihin.
 Asiakas vastaa omalta osaltaan palvelun testaukseen ja
käyttöönottoon liittyvistä kustannuksista
6.3.2018 Vanhojen tietojen arkistointi / Sinikka Rantala 8

9. Vanhojen tietojen arkistoinnin tehtävät
1. Projektin hallinnointi
Organisaation (asiakas) päätökset projektin käynnistämisen
osalta: henkilöt, rahat, ajankohta, järjestelmäkartoitus (mistä
järjestelmistä vanhoja tietoja arkistoidaan)
Organisaatio
Järjestelmätoimittajan tarjous, tilaus Järjestelmätoimittaja
, organisaatio
Projektisuunnitelman laadinta aikatauluineen ja resursseineen Organisaatio,
järjestelmätoimittaja
Projektiryhmän kokoukset Projektiryhmä
Kokoukset THL:n ja Kelan kanssa
- organisaatio ottaa yhteyttä THL:n yhteyshenkilöön
vanhojen tietojen arkistointi –projektin käynnistyessä
- aloituskokous THL
- seurantakokoukset THL ja Kela
S Rantala, R Rahkila-
B (THL), Kelan ,
organisaation ja
järjestelmätoimittaja
n edustajat
6.3.2018 Vanhojen tietojen arkistointi / Sinikka Rantala 9

10.  Hakemukset Kelaan
 Varmenteet ja testikortti (VRK)
 Kanta-metatietojen selvitys yhdessä organisaation ja
järjestelmätoimittajan kanssa
 Toteutus- ja testausympäristö
 Vanhojen tietojen katselin
 Aineiston konversio/migrointi ja testaus
– Asiakkaan suorittama sisällöllinen testaus konvertoidun testiaineiston osalta. Hyödynnetään mahdollisesti käytössä olevaa
vanhojen tietojen katselinta.
– Voidaan myös ladata ja testata suoraan Kelan AT-ympäristössä.
 Tuotantoaineisto; poiminta, testaus, siirto Kelalle
6.3.2018 Vanhojen tietojen arkistointi / Sinikka Rantala 10

11. Kiitos!
 kantapalvelut@thl.fi
6.3.2018 Vanhojen tietojen arkistointi / Sinikka Rantala 11