Vanhojen potilastietojen arkistointi: palvelun käyttöönotto, Kela, 25.1.2017

1. Vanhojen potilastietojen arkistointi –
palvelun käyttöönotto
25.1.2017, Marja-Leena Höylä

2. Esityksen sisältö
 Palvelun kuvaus
 Julkaistu materiaali
 Palvelun käyttöönotto
 Rekisterinpitäjän vastuut
 Katselimen käyttöönotto
2

3. Vanhojen potilastietojen arkistointi -palvelu
 Vanhojen potilastietojen arkistointi on osa palvelu-
kokonaisuutta, jossa Kela tekee asiakkaan
vanhojen asiakirjojen massalatauksen
Potilastiedon arkistoon, minkä jälkeen asiakas voi
 hakea asiakirjoja ja asiakirjojen kuvailutietoja Arkistonhoitajan
käyttöliittymässä tai palvelurajapinnan kautta
 mitätöidä yksittäisen virheellisen asiakirjan Arkistohoitajan
käyttöliittymässä (tallennetaan tehtyjen toimintojen lokitiedot)
 korvata tai mitätöidä virheellisen asiakirjan palvelurajapinnan
kautta
 tehdä pienten aineistomäärien arkistointia palvelurajapinnan
kautta varsinaisen massalatauksen jälkeen
3

4. Mitä vanhoilla tiedoilla tarkoitetaan?
 Vanhoilla tiedoilla tarkoitetaan sellaisia
potilastietoja, jotka ovat tallennettu
a) terveydenhuollon tietojärjestelmiin tai arkistoitu paperimuodossa
ennen Potilastiedon arkiston käyttöönottoa
b) terveydenhuollon tietojärjestelmiin Potilastiedon arkiston
käyttöönoton jälkeen, mutta joiden välittäminen Potilastiedon
arkistoon käynnistyy myöhäisemmässä vaiheessa
4

5. 5
Tekniset määrittelyt

6. Palvelun tekniset ja toiminnalliset määrittelyt
 Ennen palvelun käyttöönottoa tulee aina tarkistaa
viimeisimmät
 toiminnalliset määrittelyt
 Käyttötapaukset - Potilastietojärjestelmä
 tietosisältömäärittelyt
 Potilastiedon arkiston asiakirjojen kuvailutiedot
 tekniset ohjeet mm.
 Siirtotiedoston rakenne asiakirjojen massalatauksessa
 Kanta – Potilaskertomuksen PDF-arkistointi
Linkki: Vanhojen potilastietojen arkistointi / Tietotekniikan ja yhteyksien
toteuttajille
6

7. Mitä määrittelyistä selviää?
 Määrittelyissä kerrotaan
 asiakirjojen kuvailutiedot  pakollisuudet, korvaussäännöt
 asiakirjojen allekirjoittaminen  SHA - 2
 hakemistorakenteet  yksittäisessä hakemistossa voi olla
teknisistä syistä enintään 15 000 asiakirjaa (palvelutapahtuma-
tai hoitoasiakirjaa)
 yksittäisen asiakirjan maksimikoko  1 Mt
 CDA R2 -asiakirjan keskimääräinen koko  n. 25 kt
 asiakirjojen koostaminen  yhden palvelutapahtuma-
tunnuksen alle tuotetaan potilaan yhden vuoden
tietyntyyppinen aineisto esimerkiksi näkymittäin
yksittäisinä asiakirjoina jne.
7

8. 8
Käyttöönottoon liittyvä materiaali

9. Palvelun käyttöönotossa tarvittava materiaali
 Ennen palvelun käyttöönottoa tulee aina tarkistaa
viimeisimmät dokumentit
 Ohje palvelun käyttöönottajalle
 Palvelukuvaus
 Turvaluokitellun tietoaineiston siirtäminen (Ekstranet)
 Hakemus ja sitoumus (Ekstranet)
 Käyttöönottosuunnitelma ja raportti
 Testitapaus
 Tekniset tiedot
Linkki: Vanhojen potilastietojen arkistointi / Terveydenhuollolle
9

10. Vanhojen potilastietojen arkistointi -palvelun
käyttöönoton vaiheet
Organisaatio on
liittynyt
Potilastiedon
arkistoon
1. Hakemusvaihe
- Hakemus-sitoumus
- Käyttöönottosuunnitelma*
 Kela hyväksyy
2. Testausvaihe
- testiaineiston poiminta
-omatoiminen validointi
- tarvittaessa anonymisointi
- toimittaminen Kelaan
- testaus AT-ympäristössä
-Tekniset tiedot -lomake
 Kela hyväksyy
3. Tuotanto-
aineiston
toimitusvaihe
- toimittaminen Kelaan
- virheellisten asiakirjojen
korjaaminen
-latauksen varmistaminen
 Kela hyväksyy
10
*Käyttöönottosuunnitelma toimitetaan aina jos eri aineistojen
toimittamisen välillä on yli 3 kk

11. Organisaation tehtäviä hakemusvaiheessa
 Lähettää hakemus-sitoumuksen postitse Kelaan
 paperilomake, joka allekirjoitetaan ja postitetaan Kelaan viimeistään
kaksi viikkoa ennen suunniteltua testausvaihetta
 julkinen sektori toimittaa myös asiakirjan josta selviää allekirjoittajan
nimenkirjoitusoikeus, kuten voimassa oleva hallintosääntö tai
lautakunnan päätös
 Lähettää käyttöönottosuunnitelman sähköpostilla Word-
tiedostona Kelaan
 Tarkistaa Kanta Ekstranetissä ilmoitetut yhteystiedot,
erityisesti hallinnollisen yhteyshenkilön ja Kanta-
arkistonhoitajan tiedot
11

12. Organisaation tehtäviä testausvaiheessa
 Poimii testiaineiston ja tekee sille omatoimisen
testaamisen Kanta-validointipalvelussa
 mieluiten käytetään lähdeaineistossa jo olevia testipotilaita, joiden
henkilötunnus vaihdetaan Kelan ilmoittamaksi testitunnukseksi
 testiaineisto ei saa lähtökohtaisesti sisältää aitoja potilastietoja
 Lähettää testiaineiston sähköpostilla Kelaan
 yksittäisen aineiston koko enintään 30 Mt
 Tekee testitapauksessa kuvatut tehtävät, kun
testiaineisto on ladattu asiakastestiympäristöön
 Lähettää testausvaiheen raportin ja Tekniset tiedot –
lomakkeen Kelaan
12

13. Testausvaiheen hyväksyminen
 Testausvaiheen läpäiseminen hyväksytysti on
edellytys vanhojen potilastietojen lataamiseen
tuotantoympäristöön.
 Hyväksymisen edellytyksiä ovat:
 asiakas on toimittanut testiaineiston Kelalle ja Kela on ladannut
aineiston onnistuneesti asiakastestiympäristöön
 Kela ei ole havainnut ladatussa aineistossa virheitä (aineisto on
läpäissyt asiakastestiympäristön tarkistukset ja asiakirjojen
arkistointi asiakirjalaturilla on onnistunut)
 asiakas on tehnyt tarvittavat testitapaukset ja
testausvaiheessa kuvatut toiminnot ja lähettänyt
Kelalle raportin ja Tekniset tiedot -lomakkeen
13

14. Organisaation tehtäviä tuotantoaineiston
toimitusvaiheessa
 Poimii tuotantoaineiston lähdejärjestelmistä
 Huolehtii siitä, että aineisto vastaa vanhoille asiakirjoille
asetettuja tietosisältömäärittelyjä ja teknisiä vaatimuksia
 Toimittaa tuotantoaineiston
 Kelan levylaitteella tai
 SFTP-palvelimelle tallennettuna
 Ilmoittaa Kelalle, kun aineisto on lähetetty/noudettavissa
 Korjaa virheelliset asiakirjat, kunnes kaikki Potilastiedon
arkistoon arkistoidut asiakirjat ovat lataus- ja
virheraporttien perusteella teknisesti virheettömiä
14

15. Tuotantoaineiston toimitusvaiheen
hyväksyminen
 Tuotantoaineiston toimitusvaiheen läpäiseminen on
edellytys Vanhojen potilastietojen arkistointi –
palvelun käyttöönoton hyväksymiselle.
Hyväksymisen edellytyksiä ovat:
 Asiakas on toimittanut viimeisen (korjatun) tuotantoaineiston
Kelalle ja Kela on ladannut aineiston onnistuneesti
tuotantoympäristöön
 Kela ei ole havainnut ladatussa aineistossa virheitä ts. aineisto
on läpäissyt tuotantoympäristössä tehtävät tarkistukset ja
asiakirjojen arkistointi asiakirjalaturilla on onnistunut
15

16. Rekisterinpitäjä vastaa
 Arkistoitavien (myös testausvaiheen) potilastietojen
 poiminnasta lähdejärjestelmistä ja toimittamisesta Kelalle tietoturvavaatimusten
mukaisesti
 oikeellisuudesta ja käytettävyydestä
 määrityksien mukaisuudesta
 pakollisuuksien ja sisällön tarkastamisesta
 Virheellisten asiakirjojen korjaamisesta ja täydentämisestä
 Palvelurajapintojen testaamisesta (jos ”katselin” käytössä)
 Lähdejärjestelmän toimintaan liittyvien virhetilanteiden
selvittämisestä
 Potilastiedon arkistoon arkistoitujen asiakirjojen latauksen
tarkistamisesta
 Käyttöönoton suorittamisesta Kelan antamien ohjeiden mukaisesti
16

17. Vanhojen potilastietojen hyödyntäminen
 Vanhoja potilastietoja voi tarkastella
1. Arkistonhoitajan käyttöliittymällä, johon käyttäjäoikeudet vain
organisaation ns. Kanta-arkistonhoitajilla
 Sisältyy Vanhojen potilastietojen arkistointi –palveluun
2. Vanhojen potilastietojen ”katselimella”, joka voidaan toteuttaa
omaan potilastietojärjestelmään tai erillisellä sovelluksella
 Ei sisälly Vanhojen potilastietojen arkistointi -palveluun
17

18. ”Katselimen” testaus ja hyväksyminen
Vanhojen
potilastietojen
haku-
toiminnallisuuden
toteutus omaan
järjestelmään ja
sen testaus
Muutosilmoituksen
toimitus Kelaan
Järjestelmä-
toimittajan oma
testaus Kelan AT-
ympäristössä ja
testauksen
raportointi
Kela hyväksyy
testauksen
perusteella
muutoksen
tuotantokäyttöön
18
Vanhojen potilastietojen arkistointi –palvelun rajapinnan käyttöönotto
tietojärjestelmissä
• aikaisemmin Kanta-sertifioidulta järjestelmältä vaaditaan muutosilmoitus, kun
otetaan käyttöön ”katselimen” vaatima palvelurajapinta (PP36 / PP37)
• testauksen osapuolina ovat järjestelmätoimittaja ja Kela
• ”katselimen” tuotantokäyttö järjestelmää käyttäville asiakasorganisaatioille on
mahdollista hyväksytyn testauksen jälkeen
• Muutosilmoituslomake löytyy kanta.fi-sivustolta
Linkki sivulle: http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/muutosilmoitus

19. Kiitos!
Tuotannonaikainen tukipalvelu
tekninentuki@kanta.fi
p. 020 63 47787
Kanta-palveluihin liittyminen ja yleiset asiat
kanta@kanta.fi
Toteutusvaiheen tuki, esimerkiksi määrittelyihin liittyvät kysymykset
kantakehitys@kanta.fi
Terveydenhuollon toimintamalleihin liittyvät kysymykset
kantapalvelut@thl.fi