Astrid Bronmeijer De secretaresse anno nu is in staat om heldere, onderbouwde keuzes te maken op basis van haar eigen prioriteiten en niet alleen die van haar manager. Dat de tijd heel snel kan gaan, merk je wanneer je als secretaresse projecten gaat plannen en deadlines moet halen. Je bent chronisch druk, druk, druk en je begint achter de feiten aan te lopen. Terwijl je hard werkt om afspraken na te komen, wordt je werk regelmatig onderbroken door collega’s die nieuwe opdrachten voor je hebben. Gelukkig zijn er hulpmiddelen die van pas komen bij het maken van een tijdschema en het aangeven van grenzen in je werk. Tijdens deze workshop gaat het om de bewustwording van je eigen werkgewoontes. Daarnaast krijg je wat tips mee die je kan toepassen, zodat je wat effectiever en efficiënter aan de slag kan! Workshop speciaal voor collega’s van de ondersteunende diensten.

1. TIMEMANAGEMENT
PLANNEN VAN WERKZAAMHEDEN
1

2. TIJDBEHEER
• Optimaal resultaat leveren in de beschikbare
tijd
• Tijd is geld
• Effectief werken = juiste dingen doen
• Efficiënt werken = de dingen in
de kortste tijd doen
2

3. BEGIN BIJ JEZELF
Onbewust zorg je voor oponthoud
• Uitstel van activiteiten
• Telefoontjes en e-mail
• Vergaderingen zonder agenda en eindtijd
• Een rommelige werkplek
• Gebrek aan planning
• Evt. prive-zaken
3

4. WERKPLANNING MAKEN
– Wat moet er klaar zijn
als je werk “af” is?
– Hoe lang duurt één
activiteit?
– Welke activiteiten moet
je ondernemen om het
werk af te ronden?
– Hoe los je eventuele
problemen op?
– Hoe flexibel ben je?
- Maak een overzicht van
de verschillende
activiteiten.
- Is het haalbaar binnen
de beschikbare tijd?
4

5. PLANNINGSPERIODES
PLANNING / TERMIJN
• Lange termijnplanning = langer
dan één maand
• Middellange termijnplanning =
twee tot dertig dagen
• Korte termijnplanning=
één tot twee dagen
VOORBEELD
• Afspraken, projecten,
vergaderingen, zakenreizen,
trainingen, vakanties
• Afspraken, vergaderingen
• Dagelijkse werkzaamheden
5

6. • Rustig tempo – beetje resultaat
• Meer inspanning – meer resultaat
• Steeds harder werkt, meer resultaat
• Te hard werken, geen resultaat
• Efficiëntie en effectiviteit leveren samen
optimale productiviteit
6

7. EXTERN GEHEUGENSYSTEEM
• Tijdgebonden 
• Z.s.m. < 30 minuten 
• Wachten op 
• Meervoudige acties 
• < 2 minuten 
• 2 tot 30 minuten 
• 30 tot 60 minuten 
• > 60 minuten 
Agenda
Takenlijst
Wachtlijst
Aandachtspuntenlijst
Doe het NU!
Takenlijst
Agenda
Aandachtspunt + agenda
7

8. ANALYSEREN TIJDBESTEDING
Opdracht
• Vul de tabel van een dagindeling van jezelf in.
• Schrijf op wat je gedaan hebt en hoeveel tijd je
eraan besteed hebt.
• Bekijk de dagindeling. Verdeel de activiteiten in:
urgent / niet urgent.
8

9. PRIORITEITEN STELLEN
• Prioriteitsklassen:
– Stapels A, B, C en D
9

10. TIP
• Als je twee belangrijke taken moet
uitvoeren en je er maar één af krijgt,
begin dan met de taak die de meeste
schade oplevert als je die niet zou doen.
10

11. EFFECTIEF OMGAAN MET:
TIJDVERSPILLERS
(verbruiken je energie en tijd)
• Onnodig koffie voor
anderen halen
• Met gezellige
binnenlopers gesproken
• Onnodige telefoontjes
niet tijdig afgestopt
• Niet assertief geweest
• Klusjes die geen prioriteit
hadden
• Teveel tegelijk gedaan
TIJDVRETERS
(leveren weinig resultaat op)
• Mensen die steeds om
aandacht vragen
• Cloud werkt niet
• Haperende apparaten
• E-mail checken
• Streef naar oplossingen
die minder tijd vergen.
11

12. Hoge werkdruk en vermoeidheid
worden niet veroorzaakt door
datgene wat iemand gedaan heeft.
Het zijn de gedachten aan wat nog
allemaal gedaan moet worden!
12

13. TOEPASSEN VAN HET EFFECT
VAN DE DEADLINE
• Tijdsdruk hoog  neiging tot concentratie en extra
energieopwekking neemt toe
• Je maakt vlug een brief af
• Doet de post er snel uit
• Ruimt nog wat dossiers op
• Je deelt je takenlijst voor morgen nog even in
• Geen deadlines  je werkt op je gemak
• Productiviteit hoog houden  zelf je energie
opwekken om productief en op tijd te werken
13

14. GRENZEN STELLEN
• Denk na voordat je een beslissing neemt
• Draai verkeerde beslissingen terug
• Baken je grenzen af
• Vraag om hulp
• Word je bewust van je spanningssignalen
14

15. • Haal verzamelen en beslissen uit elkaar.
• Spendeer niet eindeloos tijd aan taken, maar maak ze af.
• Zet alléén datum- en tijdgebonden zaken in je agenda.
• Organiseren hoort ook bij je werk.
• Houd rekening met ad-hoc werk.
• Houd één takenlijst bij.
• Leg een kladblok op je bureau en schrijf alles op, waar je
op wacht.
15

16. Het leven is wat het is;
Je kunt het niet veranderen.
Maar je kunt wel jezelf
veranderen.
Soefi Inayat Khan
16

17. 17