Het nut van time management




Centraal binnen time management staat een eenvoudige maar duidelijk verschuiving van je fo...
Je geheugen zal je daarbij tot op zekere hoogte in de steek laten: de tijd die je verloor door tijdens een meeting te
disc...
Dringendheid (D)

Een klant die vraagt om vandaag terug gebeld te worden:
D= 3

Een prospect wie je beloofd hebt om vandaa...
Hoeveelheid werk?

Bovendien zal de indeling van de taken er niet voor zorgen dat het aantal taken vermindert. Soms zal je...
door te gaan. Niet alleen kom je zelf waarschijnlijk moe en geïrriteerd buiten, ook je partner zal het niet blijven
apprec...
1.   Bedrijfscultuur: planning wordt vaak gecategoriseerd als tijdsverlies. Bovendien vraagt planning tijd en
         dus...
Tot slot geven we je nog een resem handige tips om je werkleven te vergemakkelijken. We delen deze in twee
groepen in:

Vo...
3.   Leg op je bureau alleen de zaken waar je op dat moment mee bezig bent. Papieren van vergaderingen
     die al achter ...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Timemanagement

1,841 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,841
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
21
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Timemanagement

  1. 1. Het nut van time management Centraal binnen time management staat een eenvoudige maar duidelijk verschuiving van je focus: die ligt niet langer op het 'bezig zijn op zich', wel op resultaten van dat bezig zijn. Veel mensen zijn namelijk de hele dag ongelooflijk in de weer met van alles en nog wat. Ze vergeten daarbij vaak dat als je je niet toelegt op de juiste punten, je verwoede pogingen eigenlijk weinig verschil uitmaken. Voordelen De voordelen die Time Management je brengt zijn onder te brengen in 2 grote categorieën: 1. Time management leert je een onderscheid maken tussen de dingen die werkelijk van belang zijn en de dingen die op de tweede plaats komen. 2. Daarnaast is time mManagement er om je te helpen je tijd zo efficiënt mogelijk te gebruiken. De tijd die je werkelijk spendeert aan je werk zal toenemen, mede doordat je elementen die voor afleiding zorgen leert beheersen. M.a.w., je effectiviteit neemt toe en je stress neemt af. Pareto-principe (80-20 regel) Belangrijk binnen time management is het Pareto-principe of de 80-20 regel. Deze regel stelt dat 80% van de ineffectieve inspanningen instaat voor 20% van de resultaten, terwijl - omgekeerd - de resterende 80% van de resultaten voortkomt uit 20% van de effectieve inspanningen. Hoe vaak hoor je rondom je inderdaad de uitspraak 'ik heb vandaag echt doorgewerkt maar ik heb nog steeds het gevoel dat ik niets gedaan heb' of 'ik ben voortdurend druk bezig geweest maar ik zou je niet kunnen vertellen met wat.' Via time management, werkorganisatie en planning kan je dit veranderen. Nutteloze, inefficiënte en ineffectieve inspanningen verschuif je naar de achtergrond en vervang je door de efficiënte en effectieve inspanningen. Belang nog niet doorgedrongen Als time management dan toch zo belangrijk is, waarom besteden we er dan zo weinig aandacht aan? Sommige bedrijven en werknemers willen het, om verschillende uiteenlopende redenen, niet toepassen of willen wel maar weten niet hoe. Anderen hebben er - hoe vreemd dit ook moge klinken - geen tijd voor: even stilstaan bij planning kost hun teveel tijd, tijd die ze nodig hebben om hun strakke deadlines te halen. Het uitgangspunt van time management is de manier waarop je op dit moment je werktijd indeelt.
  2. 2. Je geheugen zal je daarbij tot op zekere hoogte in de steek laten: de tijd die je verloor door tijdens een meeting te discussiëren naast de kwestie of die je verprutste door naar een bepaald dossier te zoeken zal je minimaliseren. Niemand geeft trouwens graag toe dat een deel van zijn werkdag verloren gaat aan eerder inefficiënte handelingen. Bovendien zal je je misschien niet realiseren dat er dagelijks momenten zijn waarop het sowieso slechter gaat, gewoon omdat je energiepeil fluctueert. Logboek Wie echt wil werken aan een efficiënter tijdsbeheer zal daarom beroep moeten doen op een logboek. We raden je aan om gedurende enkele dagen en in blokjes van een half uur te noteren waar je mee bezig bent en hoe vlot dat gaat (voel je je kort na de middag minder energiek, dan kan je dat aangeven via één of meerdere mintekens). Doel: De bedoeling is om nadien te kijken wat je allemaal gedaan hebt en, belangrijker nog, hoeveel tijd dit in beslag nam. Je zult tot je eigen verbazing merken dat je onverwacht veel tijd verliest met bepaalde dingen zoals je mail lezen, naar meetings gaan of inspringen voor je collega's. Prioriteiten Vanuit je tijd-analyse zal je vervolgens een takenhiërarchie of prioriteitenlijst kunnen opstellen. Die hiërarchie zal niet alleen rekening houden met het belang van de taken die je nog resten maar ook met je persoonlijke werkritme. Wanneer je de taken overloopt die voor jou nog in het verschiet liggen, zal je vast en zeker een hiërarchie kunnen bepalen. • bepalen van de prioriteiten • volgorde van de uit te voeren taken • hoeveelheid werk? Bepalen van de prioriteiten Bij het bepalen van de prioriteit spelen verschillende elementen een rol. Dringendheid is de meest gekende. Als dringendheid echter de enige parameter is voor het bepalen van je prioriteiten, zit er iets fundamenteel fout in je planning. Je bent dan vermoedelijk in de positie beland van "brandjesblusser" en "hardst roept eerst bediend". Je kunt enkel uit deze meestal neerwaartse spiraal geraken door je werk time-smart te organiseren. Het is een goede oefening om je prioriteiten eens te berekenen. Beter nog is ze elke dag te berekenen. Voorbeeld: Stel, je werkt in de verkoop. Je definieert een aantal parameters die volgens jou (eventueel in samenspraak met je chef) belangrijk zijn voor de berekening van je prioriteit. Je geeft elk van die parameters een waarde tussen 1 en 3:
  3. 3. Dringendheid (D) Een klant die vraagt om vandaag terug gebeld te worden: D= 3 Een prospect wie je beloofd hebt om vandaag te bellen: D= 2 Het maken van een offerte deze week: D= 1 Waarde van het cont(r)act (W) Je hebt samen met je chef bepaald dat er 3 niveau's van klanten zijn (volgens de jaarlijkse omzet): groot, gemiddeld en klein. Je hebt ook 3 niveau's vastgelegd van prospecten volgens de waarde van het mogelijke contract. Een bestaande grote klant moet worden gecontacteerd: W=3 Opvolging van een prospect van niveau 2: W=2 Status in de pipeline (S) De pipeline is je "tunnel" waarin contacten evolueren naar contracten. Je hebt voor jezelf 3 stadia gedefinieerd, met hun respectievelijke waarden: • S=1: eerste contacten • S=2: demo/offerte • S=3: afsluiting Je kunt nu op een zeer eenvoudige de prioriteit berekenen: P=D*W*S Eens je de berekening hebt gemaakt werk je eenvoudigweg van de hoogste score naar laagste. Let wel: prioriteiten wijzigen elke dag en zelfs tijdens de dag. Heb je software ter beschikking (vb. Outlook) dan is het goed om deze de Prioriteit automatisch te laten berekenen. Door te werken volgens je prioriteiten zal je meer van de juiste dingen doen, met meer resultaat. Het geeft je een gerichtheid tijdens je dag en het goede gevoel 's avonds dat je inderdaad ook iets hebt bereikt. Volgorde van uit te voeren taken Naast het bepalen van de prioriteiten, heb je de volgorde dat je de taken wilt uitvoeren. Het is belangrijk om de verschillende soorten taken te verdelen over een dag. Dat is efficiënter dan systematisch een bepaald type taak proberen af te werken. Zo kan je momenten van sterke concentratie (A en B) afwisselen met momenten van lichtere inspannning (C). De takenhiërarchie is geen rigide structuur: taken kunnen veranderen van belangrijkheidsgraad door extra informatie die binnenkomt of door onverwachte wendingen. Voorbeeld: Stel, je moet overmorgen een rapport afleveren aan de directeur. Wanneer deze laatste geveld wordt door de griep zal je rapport ineens heel wat minder dringend worden.
  4. 4. Hoeveelheid werk? Bovendien zal de indeling van de taken er niet voor zorgen dat het aantal taken vermindert. Soms zal je dus nog steeds overdonderd worden door de hoeveelheid werk die op je afkomt. Op zo'n moment is het handig om een overzicht te maken van de deadlines. Dat werkje heeft op zich al een therapeutisch effect maar het zal er ook voor zorgen dat je een globaal overzicht krijgt waardoor oplossingen vanzelf duidelijk worden. Als zelfs je deadline-overzicht geen soelaas brengt, zal je moeten schrappen in je taken met lage prioriteit. Deze manier van werken is ook belangrijk voor mensen die altijd drukbezet zijn. Even de tijd nemen om je activiteiten te overlopen en dingen te plannen werkt psychologisch: het geeft je immers het gevoel dat je alles onder controle hebt. Elke persoon heeft zijn eigen innerlijke klok en daarmee samenhangend een eigen werkritme. Het ritme van moe worden, je fit voelen, weer moe worden is een heel persoonlijk gegeven. Wil je efficiënt te werk gaan, dan moet je rekening houden met je eigen bioritme. Innerlijke klok Negeer dus je innerlijke klok niet maar maak er handig gebruik van: 1. Ochtendmens: Ben jij het type mens dat bij het eerste ochtengloren juichend en vol enthousiasme het bed uit springt? Dan is de kans groot dat je veel en efficiënt werk verzet in de vroege ochtend. 2. Avondmens: Ben je daarentegen het soort persoon dat pas tot volle bewustzijn komt enkele uren na de wekker en na een halve liter sterke koffie? Hou moeilijke taken of belangrijke vergaderingen en afspraken beter voor de late voormiddag of de namiddag. Of je nu een ochtend- dan wel een avondmens bent, je energiepeil en prestatieniveau zullen de hele dag schommelen. Je houdt best zelf in de gaten wanneer je optimaal functioneert en wanneer het wat minder gaat. Op die manier kan je je dag indelen: moeilijke taken doe je wanneer je je het meest energiek voelt; ben je eerder sloom en suf (bijvoorbeeld na het middageten) dan reserveer je die tijd voor gemakkelijke routinetaken. Energiepatroon Je energiepatroon wordt bovendien in sterke mate bepaald door je eetpatroon: 1. 's Morgens begin je de dag best met een gezond ontbijt. Voor velen klinkt dit al als een onmogelijke opdracht. We doen er nog een schepje bovenop en raden je aan om zittend te ontbijten; sta desnoods een kwartiertje vroeger op zodat je niet als een halve idioot moet beginnen racen tegen de klok van zodra je je ogen opent. 2. Je middagmaal hou je beter aan de lichte kant. Eet je toch zwaar, dan zal je spijsvertering om extra bloed vragen, bloed dat je eigenlijk nodig hebt om je hersenen vlot te laten functioneren. Vandaar het slaperige en lome gevoel dat velen onder ons overvalt kort na het middageten. Onnodig te zeggen dat dit effect alleen maar verergert wanneer je ook nog alcohol drinkt. 3. Probeer je avondmaal niet te zwaar te maken. Te zwaar eten voor je gaat slapen kan leiden tot slapeloosheid en geïrriteerdheid. Wie de hele dag doorwerkt zonder pauzes zal zijn energiepeil tegen de avond aan dramatisch zien dalen. Zeker het overslaan van je middagpauze zal nefast zijn voor je efficiëntie. Gun jezelf dus regelmatig rust. Het heeft ook geen zin om jezelf 's avonds te blijven forceren om toch nog even
  5. 5. door te gaan. Niet alleen kom je zelf waarschijnlijk moe en geïrriteerd buiten, ook je partner zal het niet blijven appreciëren. Zit de werkdag erop, probeer dan naar buiten te stappen met een positieve ingesteldheid. Het is beter om de deur achter je dicht te trekken terwijl je voldaan overdenkt dat je toch wel veel gedaan hebt, dan gejaagd de deur dicht te trekken omdat je morgen nog o zo veel te doen hebt. Het lijkt voor sommigen onder ons een onmogelijke opdracht maar de laatste twee uren voor je gaat slapen denk je beter niet aan je werk Een goede planning helpt om je tijd nuttiger te besteden. In haar meest rudimentaire vorm is een planning een doe-lijstje met details over de belangrijkheid van je taken en het tijdstip waarop je ze gaat uitvoeren. Wanneer je een groot en belangrijk project moet realiseren, zal je je eenvoudig doe-lijstje echter moeten vervangen door een uitgebreider werkdocument. Een planning helpt je zicht houden op je doelen en objectieven en de taken die je moet uitvoeren om ze te bereiken. • Wat is essentieel voor een goed uitgewerkte planning? • Waarom wordt een planning nog al te vaak verwaardloosd? Wat is essentieel voor een goed uitgewerkte planning? Een grondig uitgewerkte planning geeft antwoord op volgende vragen: 1. Waar staan we nu? Je moet vertrekken van de huidige situatie. 2. Waar moeten we naartoe? Welke zijn de doelen en objectieven van het project? 3. Hoe gaan we onze doelen en objectieven bereiken? Deze vraag somt op wat er gedaan moet worden. Als je weet waar je naartoe moet, weet je ook waar je op moet focussen en wat je als irrelevant kunt beschouwen. 4. Wat hebben we daarvoor nodig? Dit brengt een gedetailleerd kostenoverzicht en een overzicht van het noodzakelijk materiaal (zowel menselijk als logistiek) om de opdracht tot een goed einde te brengen. 5. Waar moeten we allemaal op letten? Houd rekening met àlle factoren, ook met de factoren die in het honderd kunnen lopen. 6. Kunnen we het op verschillende manieren aanpakken? Dit geeft je een kijk op de verschillende naast elkaar bestaande opties. 7. Wat zijn de gevolgen eenmaal de opdracht gerealiseerd is? Dit maakt de impact duidelijk op je bedrijf of je collega's. 8. Is het doel in verhouding met de inspanning? Evalueerof de inspanningen, kosten en impact wel de moeite waard zijn. 9. Hoe controleren we het verloop? Het antwoord biedt een overzicht van de controlemechanismen die nodig zijn om op schema te blijven (rapporten, quality control, kostencontrole) Waarom wordt een planning nog al te vaak verwaarloosd? Dat een goede planning voor een gerichter resultaat zorgt staat buiten kijf maar toch wordt planning nog al te vaak verwaarloosd. Mogelijke redenen:
  6. 6. 1. Bedrijfscultuur: planning wordt vaak gecategoriseerd als tijdsverlies. Bovendien vraagt planning tijd en dus ook geld. 2. Beloningsstructuur binnen het bedrijf: soms gaat een bedrijf ervan uit dat het succesvol afhandelen van een opdracht vanzelfsprekend is zonder er extra aandacht aan te besteden. Mislukking daarentegen wordt wel afgestraft. Deze aanpak leidt tot situaties waarin de mensen eerder niets doen dan iets te proberen met kans op mislukking. 3. 'Fire-fighting': Je kunt het vergelijken met een brandweerman die voortdurend branden staat te blussen en daardoor geen tijd heeft om aandacht te besteden aan brandpreventie. Het gebeurt dat een organisatie zo zwaar bezig is met het rechttrekken van bepaalde situaties of te druk bezig is met het draaiende houden van haar organisatie dat er eenvoudigweg geen tijd is voor planning. 4. Individuele factoren: mensen zien het nut niet in van planning, ze willen er geen tijd aan besteden, ze willen hun manier van werken niet veranderen, ze gaan ervan uit dat ze het niet meer nodig hebben omdat ze al verschillende moeilijke opdrachten tot een goed einde hebben gebracht, ze kennen de techniek niet ... VergadeWe kunnen het niet genoeg herhalen maar meetings is één van de grote hobby's binnen het bedrijfsleven. Toegegeven, vergaderingen kunnen heel nuttig zijn wanneer het erop aan komt om te informeren of om een beslissing te nemen. Vaker echter zijn ze tijdrovend, zowel voor jou als voor je medevergaderaars, zonder echt resultaat op te leveren. Wij geven je alvast een aantal aanbevelingen om efficiënter te vergaderen: 1. Leg alleen een meeting vast wanneer er effectief nood aan is. Dikwijls gebeuren vergaderingen uit gewoonte of uit veiligheid ('er moest maar eens iets te melden zijn'). 2. Leg op voorhand een agenda vast. Maak deze bekend aan de personen die het moeten weten zodat ze zich kunnen voorbereiden. Probeer je ook aan de agenda te houden. Zo vermijd je dat een vergadering op drift slaat. 3. Te lang vergaderen is nergens goed voor. Na 75 minuten verdwijnt de concentratie van de deelnemers dan ook als sneeuw voor de zon. Mocht je toch vast komen te zitten in een marathonmeeting, probeer er dan voor te zorgen dat er voldoende pauzes worden ingelast. 4. Probeer op tijd te beginnen, ook als nog niet iedereen aanwezig is. 5. Afhankelijk van het soort mensen waar je mee vergadert kan je spelen met de timing. Weet je dat je medevergaderaars nogal eens de neiging hebben om oeverloos uit te wijden, plan de meeting dan kort voor de middag of kort voor het eind van de dag. Zijn het mensen die moeite hebben om stipt te zijn, werk dan met een vreemd tijdstip, bijvoorbeeld 17 na het uur. Deze manier van werken zou stiptheid aanwakkeren. 6. Hou het aantal deelnemers aan de meeting beperkt. Hoe meer volk, hoe meer verschillende visies. Bovendien zullen mensen die niet echt nodig zijn op de meeting alleen maar hun tijd verspillen. Hetzelfde geldt voor jezelf, als je niet echt nodig bent, blijf dan liever weg. Vraag desnoods het verslag op achteraf. 7. Maak er een gewoonte van om aan het eind van de vergadering kort alles samen te vatten en het actieplan te overlopen. Zo weet iedereen bij het buitengaan zeker wie waarmee bezig is. Geef iedereen een kopie mee van de actielijst. Een verslag van de vergadering kan achteraf worden nagestuurd. 8. Vermijd dat mensen elkaar gaan herhalen. Stel desnoods iemand aan om de vergadering in goede banen te leiden. Wees zelf kort, bondig en to the point.
  7. 7. Tot slot geven we je nog een resem handige tips om je werkleven te vergemakkelijken. We delen deze in twee groepen in: Voor op je werk: wat kan je, globaal gezien, op je werk veranderen om je tijd efficiënter te beheren? > Lees meer over deze algemene tips... Voor je werkruimte: één van de weinige dingen die je op je werk zelf in de hand hebt, is je eigen bureau. En ook daar kan je het een en ander doen. Algemene tips (voor op je werk) 1. Maak dagelijks een doe-lijst zodat je geen tijd moet verspillen door te proberen onthouden wat je die dag allemaal nog moet doen. 2. Doe liever geen 2 of 3 dingen tegelijk. Je verprutst nodeloos tijd door te switchen tussen taken en door steeds te moeten hernemen waar je gestopt was. 3. Wees realistisch in het stellen van deadlines, ook voor je medewerkers. Een deadline moet normaal gezien stimuleren, niet stresseren. 4. Vereenvoudig je leven. Misschien is het helemaal niet nodig dat je elke dag de krant van de eerste tot de laatste letter leest of dat je alle meetings van de marketingafdeling bijwoont. 5. Durf vrijaf te nemen en te ontspannen. Denk eraan dat werkvakantie een contradictio in terminis is. 6. Bouw denktijd in, tijd om nieuwe ideeën te ontwikkelen of om je gedachten te ordenen. 7. Als je een gesprek niet nodeloos wilt rekken, stel je best geen open vragen. 8. Dingen die je niet graag doet, doe je best als je goedgezind bent. Vermijd het om ze te doen wanneer je moe bent. 9. Probeer op tijd te zijn op vergaderingen, afspraken,... Zo vermijd je nutteloze wachttijd. 10. Gun jezelf extra tijd door taken te delegeren. 11. Managers moeten vaak stapels literatuur doornemen. Bepaalde leestechnieken (snellezen, diagonaal lezen, screenen,...) kunnen hier zeker bij helpen. 12. Hoe goed je ook opschiet met collega's, soms wil je gewoon niet gestoord worden. Een gesloten deur doet dan wonderen. Zit je in een open werkruimte, dan kan je non-verbaal laten merken dat je bezig bent door je bijvoorbeeld niet naar je collega te richten of door oogcontact te vermijden. Lukt ook dat niet, dan kan je het ook gewoon zeggen natuurlijk. Specifieke tips (voor je werkruimte) 1. Voorzichtig met post-it'jes, ze gaan heel makkelijk verloren en kosten je dan alleen maar tijd om opnieuw te achterhalen wat je nu precies niet mocht vergeten of wie je nu zo dringend moest bellen. 2. Noteer afspraken altijd meteen in je agenda. Vermeld het juiste uur, het adres en het telefoonnummer. Maak er een gewoonte van om je agenda steeds bij je te hebben.
  8. 8. 3. Leg op je bureau alleen de zaken waar je op dat moment mee bezig bent. Papieren van vergaderingen die al achter de rug zijn of dossiers die pas over een maand aan bod komen horen thuis in een kast of lade. 4. Een rommelige bureau weerspiegelt een ongestructureerde geest. Misschien niet voor jou persoonlijk, maar wel voor de buitenstaanders die je niet kennen en die langs je bureau lopen of waarmee je straks moet gaan vergaderen. 5. Probeer elke dag op te ruimen. Zo voorkom je een opeenstapeling van nutteloze papieren. 6. Vermijd dat post zich gaat opstapelen. Overloop dagelijks de documenten die je binnenkrijgt en rangschik ze naar dringendheid of gooi ze weg als je ze niet meer nodig hebt. 7. Leg documenten niet lukraak weg maar gebruik een klasseersysteem zodat je achteraf dingen vlot kunt terugvinden. Maak ook tijd om te klasseren. 8. Een document dat vandaag nutteloos is, zal dat naar alle waarschijnlijkheid morgen ook nog zijn. Durf dus dingen weg te gooien i.p.v. ze nodeloos te klasseren

×