Uit veel onderzoeken komt naar voren dat mensen ook na COVID-19 willen blijven thuiswerken – in elk geval deels. Wat betekent dit voor het werk en voor samenwerken? En als het werk op afstand bestaat uit alleen videobellen en documenten delen, worden mensen daar dan gelukkig van? In deze presentatie ga ik in op onderwerpen zoals: • Effectief en efficiënt je tijd en werk plannen. • Overzicht houden over projecten, taken en acties. • Inkomende berichten (e-mail, Teams, WhatsApp etc.) stroomlijnen. • Samenwerken in andere vormen dan vergaderen of videobellen. • Actief delen wat je doet op het (social) intranet (Working Out Loud). Ik geef praktische tips en trucs op basis van jarenlange ervaring met digitaal (samen)werken, intranet en de digital workplace en gebruik daarbij praktijkvoorbeelden van Radboudumc, Universiteit Utrecht, gemeente De Fryske Marren en Slachtofferhulp Nederland.

1. Digitaal (samen)werken
Praktische tips en trucs
om beter digitaal (samen) te werken
in een steeds meer hybride organisatie

2. — Paul Simon, Kodachrome, 1973
"When I think back on all the crap I learned
in high school
it's a wonder that I can think at all."

3. — Paul Simon, Kodachrome, 1973
"When I think back on all the crap I learned
in high school
it's a wonder that I can think at all."

4. Hybride / digitaal (samen)werken
Deze dingen zijn belangrijk
Digitaal werken
1. Tijd en planning
2. Taken en herinneringen
3. Notities en documenten
4. Inkomende berichten
Digitaal samenwerken
5. Manier van (digitaal) werken
6. Systemen/applicaties
7. Berichten uitwisselen
8. Zichtbaarheid/vindbaarheid

5. Tijd en planning

6. — Bruno van de Laar, Radboudumc
"Iedereen heeft zijn eigen methodes. Microsoft Planner
wordt wel gebruikt in projecten. Voor brainstorms heb
ik een aantal keer Mural voorbij zien komen."

7. Urgent
Niet urgent
Niet belangrijk Belangrijk
I II
III IV

8. Urgent
Niet urgent
Niet belangrijk Belangrijk
I II
III IV
• Crises
• Acute problemen
• Deadlines
• Preventie
• Relaties
• Nieuwe kansen
• Planning
• Ontspanning
• Onderbrekingen
• Telefoontjes
• E-mail
• Sommige vergaderingen
• Populaire activiteiten
• Trivia, klusjes
• Sommige e-mails
• Sommige telefoontjes
• Leuke dingen

9. Urgent
Niet urgent
Niet belangrijk Belangrijk
I II
III IV
• Crises
• Acute problemen
• Deadlines
• Preventie
• Relaties
• Nieuwe kansen
• Planning
• Ontspanning
• Onderbrekingen
• Telefoontjes
• E-mail
• Sommige vergaderingen
• Populaire activiteiten
• Trivia, klusjes
• Sommige e-mails
• Sommige telefoontjes
• Leuke dingen

10. inkomende berichten checken
Twee à drie
keer per dag

11. waarin je niet gestoord wilt worden
Blokkeer tijd
in je agenda

12. Blok 2 dagdelen waarop je
ongestoord wilt werken.
Opdracht

13. Taken en herinneringen

14. — Esther van Zoen, Universiteit Utrecht
"We gebruiken meer (papieren) lijstjes en to do-dingen.
Individueel wordt Outlook veel gebruikt. Planborden
in Teams, Trello en Jira lijken terrein te winnen."

15. Takenlijst als verzamelbak voor
dingen die je niet moet vergeten

16. zet het dan in je agenda
Kost iets
(werk)tijd?

17. zet het dan op je takenlijst
Iets niet
vergeten?

18. Plan 5 actiepunten die meer dan
een halfuur tijd kosten in je agenda.
Opdracht

19. Notities en documenten

20. • Handgeschreven aantekeningen
• Notities/notulen in Word-documenten
• Scans op je smartphone
• Post-its
• Open tabs in je browser

21. Hoe vind je handgeschreven
notities ooit nog terug?

22. Wat doe je met artikelen, blogs
en posts die je nog wilt lezen?

23. en maak het niet te complex
Eén plek voor
aantekeningen

24. op een eigen, vaste plek
Bewaar
artikelen

25. Maar 4 weken lang al je
aantekeningen in een notitie-app
Opdracht

26. Inkomende berichten

27. — Henk van Es, Slachto
ff
erhulp Nederland
"E-mail is nog steeds primair voor de meeste medewerkers.
Daarnaast wordt met name bij projectgroepen en stafleden
veelvuldig gebruik gemaakt van chatten via Teams en
Signal. De berichtenstromen zijn wel erg verspreid."

28. Openbaar
Privé
Persoonlijk Organisatie
A B
C D

29. Openbaar
Privé
Persoonlijk Organisatie
A B
C D
• Teams (maar geen Yammer) • Intranet (in plaats van
e-mailnieuwsbrief)
• Chat (in plaats van e-mail) • RSS (in plaats van e-mail)

30. — Wouter van Noort, NRC Handelsblad, 1 maart 2021
"Pushberichten zijn de duivel. Die zorgen
ervoor dat je smartphone controle over
jou heeft in plaats van andersom."

31. maak daarover afspraken met collega’s
Minder
inboxen

32. maak mapjes/labels om overzicht te houden
Inboxen
regelmatig legen

33. Zet alle notificaties uit en bepaal kritisch
welke je weer aan zet en waarvoor.
Opdracht

34. Plan 2-3 keer per dag een moment
om je 'inboxen' te checken.
Opdracht

35. E-mail is een symptoom van het
‘hyperactieve zwerm-brein’

36. Samenwerken

37. — Jan van der Veen, gemeente De Fryske Marren
"Sinds maart 2020 wordt er 100% meer
video-vergaderd dan daarvoor. Elke dag
dreigt een vergaderdag te worden."

38. — Esther van Zoen, Universiteit Utrecht
"Er lijkt een shift te komen naar digitaal
verbinden: virtuele koffiemachine, virtuele
'mystery lunches' en speeddates."

39. Solo

40. Project
Solo

41. Project
Solo
Groep

42. Project
Solo Groep
Ongestructureerd

43. Type werk
Project
Solo Ongestructureerd
Groep

44. Systemen/applicaties

45. — Henk van Es, Slachto
ff
erhulp Nederland
"Gedwongen thuiswerken heeft de roll-out van
hulpmiddelen versneld. Mensen hadden geen keus
en dus blij met iedere tool die we konden geven."

46. Type werk
Project
Solo Ongestructureerd
Altijd open
Groep

47. Type werk
Project
Solo Ongestructureerd
Regelmatig
Altijd
open
Groep

48. Type werk
Project
Solo Ongestructureerd
Regelmatig
Altijd
open
Incidenteel
Groep

49. Frequentie
Type werk
Project
Solo Ongestructureerd
Regelmatig
Altijd
open
Incidenteel
Groep

50. Frequentie
Type werk
Project
Solo Ongestructureerd
Regelmatig
Altijd
open
Incidenteel
Groep

51. Frequentie
Type werk
Project
Solo Ongestructureerd
Regelmatig
Altijd
open
Incidenteel
Groep
Primair proces
Infrequente taken
Samenwerken
Producten bestellen
Vakliteratuur delen
Corporate nieuws
Working out loud

52. kijken naar hoe je werkt
Bewust en
kritisch

53. voor één soort werk
Kies
één tool

54. Plot je werk én tools in de matrix
en vraag 3 collega’s dat te doen
Opdracht

55. Berichten uitwisselen

56. — Esther van Zoen, Universiteit Utrecht
"Digitale wekelijkse teamstart, een enorme piek
aan teams en chats in Teams — er zijn in elk
geval geen organisatie-brede afspraken over."

57. 0 Fysieke aanwezigheid vereist

58. 1 Geen opzettelijke inspanning
0 Fysieke aanwezigheid vereist

59. 2 Het kantoor online nabootsen
1 Geen opzettelijke inspanning
0 Fysieke aanwezigheid vereist

60. 3 Aanpassing aan het medium
2 Het kantoor online nabootsen
1 Geen opzettelijke inspanning
0 Fysieke aanwezigheid vereist

61. 4 Asynchroon werken
3 Aanpassing aan het medium
2 Het kantoor online nabootsen
1 Geen opzettelijke inspanning
0 Fysieke aanwezigheid vereist

62. 4 Asynchroon werken
5 Nirwana
3 Aanpassing aan het medium
2 Het kantoor online nabootsen
1 Geen opzettelijke inspanning
0 Fysieke aanwezigheid vereist

63. • Openbaar informatie delen boven need-to-know toegang
• Documenten openstellen voor iedereen boven top-down controle
• Asynchrone communicatie boven synchrone communicatie
• Formele communcatiekanalen boven informele communicatiekanalen
https://about.gitlab.com/company/culture/all-remote/guide/#the-remote-manifesto

64. om berichten uit te wisselen
Kies de juiste
kanalen

65. over hoe je digitaal (samen)werkt
Maak
afspraken

66. Bepaal waar jouw organisatie zit en
hoe je op het volgende niveau komt.
Opdracht
http://bit.ly/5-niveaus / https://ma.tt/
fi
ve-levels

67. Zichtbaarheid/vindbaarheid

68. — Bruno van de Laar, Radboudumc
"Met de hele afdeling hebben we maandelijkse
videocalls, binnen ons team twee keer per
week. En daarnaast contact via WhatsApp."

69. Working out loud: meer kansen
ontdekken door je netwerk op te bouwen

70. 1. Zoek personen, groepen en netwerken
2. Volg mensen en reageer op wat zij delen
3. Deel jouw eigen kennis en je vragen
4. Laat jouw werk zien en sta open voor feedback

71. • Dit heb ik geprobeerd
• Dit heb ik gemaakt
• Dit heb ik geleerd
• Dit vond ik interessant of mooi
• Ik hoop dat je dit leuk of nuttig vindt

72. mensen, groepen en netwerken
Zoek naar
kansen

73. en sta open voor respons, vragen én kritiek
Laat je werk
zien

74. Bekijk van 30 LinkedIn-posts auteur,
reacties en hashtags, en volg die.
Opdracht

75. Samenvattend

76. Hybride / digitaal (samen)werken
Deze dingen zijn belangrijk
Digitaal werken
1. Tijd en planning
2. Taken en herinneringen
3. Notities en documenten
4. Inkomende berichten
Digitaal samenwerken
5. Manier van (digitaal) werken
6. Systemen/applicaties
7. Berichten uitwisselen
8. Zichtbaarheid/vindbaarheid
christiaan.lustig@truelime.nl / twitter.com/Lustigson / linkedin.com/in/ChristiaanWLustig

77. Tot slot

78. Verder lezen?

79. Nog meer lezen?
digital-employee-experience.nl

80. * We geven 5 inspiratiesessies digitaal (samen)werken weg voor 8 tot 12 deelnemers per sessie.
Gratis* inspiratiesessie
http://truelime.nl/gratisinspiratiesessie