Tijd plannen
          &
Prioriteiten bepalen

   Nicolas Maes
Doel
Oefening: Tijdvreters?
Berichten
                Rapporten


Memos             Projecten

                  Meetings
E-mails
Proactief

            vs
                     Reactief


                 5
Veel theorieën?



    MAAR geen ultieme
           oplossing


        6
Het EINDE

VRAGEN
De 7
eigenschappen
van effectief
leiderschap
           8
Eigenschap 1 Wees proactief
Eigenschap 2 Begin met het
eind in gedachten
   Hoe richt je je leven, je team of je organisatie in?
Eigenschap 3 Belangrijke zaken
  eerst
                  URGENT   NIET URGENT




BELANGRIJK




NIET BELANGRIJK
Noodzaak              Productiviteit
• Crisis              balans
• Dringende           • Voorbereiding
  problemen           • Preventie
• Deadline gedreven   • Planning




Teleurstelling        Verspilling
• Onnodige            • Irrelevante mails
  interruptie         • Roddelen
• Overbodig rapport   • Tijdverspillers
• Sommige
  meetings
Direct doen   Later doen
     -             -
   DOEN         STRAKS



 Anderen       Niemand
laten doen    laten doen
     -             -
DELEGEREN      DUMPEN
Eigenschap 4 Denk in termen van
win - win
Eigenschap 5 Eerst begrijpen,
dan begrepen worden
Eigenschap 6 Synergie
Eigenschap 7 Hou de zaag
scherp
Het complete model van Covey
EN DAN nu …
EN DAN nu …



     Tips & Tricks
‘Gotta minute
   meeting’




 21
Spelregels:
 1. Is de informatie cruciaal om verder te
 kunnen, wetende dat je zonder input niet
 verder kan?

 2. Kan de informatie wachten tot een later
 tijdstip waar dit wel besproken kan worden?

 3. Indien niet kritisch, verplaatsen naar een
 tijdstip waar dit besproken kan worden (1-2-1,
 Staf)

                       22
8 Tips om de dingen
gedaan te krijgen
1.   Schrijf het op
2. Focus op “Stappen”
niet op “Projecten”
Volgende stap =
Micromovement
Dit staat op onze “todo lijst”:



 Rapport schrijven
Beter is:
Brainstorm over categorieën
Stuur overzicht naar baas
Bel met collega om beslissingproces
te bespreken
Schrijf overzicht met feedback baas
en collega neer.
3.   Gebruik de
Action Rule
Is het noodzakelijk dat

IK hier actie in
onderneem …
Of niet?
Als jij er niets
mee moet
doen …
We zoeken geen extra
   werk!


Prullenbak
Misschien
heb ik dit
OOIT
nodig. OOIT bestand
Dit is iets
             wat nog
IDEE bestand van pas
             kan
             komen.
Als jij er iets
mee moet
doen …
The 2-Minute Rule
         OF

              Do
         Done
    Delegate
2 minuten of
minder?
Maak een afspraak!




Done!
    Stuur een E-mail?
Meer dan 2 minuten?
Hij is de juiste man!




    Ben ik de juiste man?




Delegate!
Ben ik de juiste man?




DO!
DO!
      Wat?
       Wanneer?
          Hoeveel tijd?
Slechts 1 todo lijst
4.

(Outlook taken)
5.Plan agenda
in blokken
Hoeveel tijd heb ik nodig?
   60 % van je tijd inplannen
   20 % van je tijd voor het onvoorziene
   20 % van je tijd voor creativiteit
      Wat zijn mijn prioriteiten?
6. Sluit elke avond je dag af bereid je
Volgende dag voor
7. Kijk   je e-mails slechts
2-3 keer per dag na
Snelle stappen
8.   Focus op 1 taak
VRAGEN

Tijd en prioriteit