Verlies jij ook veel kostbare tijd met het doorploeteren van je mailbox? Zie je Outlook meer als een last dan als een hulp? E-mail is een stille moordenaar van je werktijd. Als je er niet goed mee omgaat, belemmert het je om door te werken aan grote opdrachten, neemt het je mee in de waan van de dag en heb je op het eind van de dag het gevoel dat je alleen maar... ‘bezig’ bent geweest. Wij geven tips hoe het anders kan en maken van 0utlook je secretaresse.

1. Afkicken
van e-mail
naar
Gunnar Michielssen
VVJ, vormingstweedaagse 2018

2. Test
• Hoe geïntoxiceerd ben jij?
• Digital control
• Digital danger
• Digital damage
Minder dan 5 punten = ‘digital control’
Tussen 6 en 15 punten = ‘digital danger’
16 of meer punten = ‘digital damage’

3. Probleem
• Wereldwijd: 5,6 miljard mobiele telefoons
• Geïndustrialiseerde wereld: 81% bezit een
smartphone
• 600 miljoen mensen bezitten twee mobiele
telefoons
• Hoe vaak kijk je naar je telefoon per dag? Laag
ingeschat: 150 keer = om de 6,4 wakkere
minuten
• 30% checkt e-mail op smartphone op vrij
regelmatige basis (ook in de vrije tijd)

4. Probleem
• E-mail is niet uw werk,
e-mail is een communicatiemiddel
• E-mail is een asynchroon communicatiemiddel
maar wordt zo niet gebruikt
• Veel informatie leidt tot infomanie
• Verslaving: gedragsverandering is aartsmoeilijk

5. Probleem
• Een werkdag als een versneden salami
→ IQ daalt 10 punten, tijdelijk ;-)
→ Elke onderbreking kost 1 à 2 minuten
→ Goudvissen hebben een langere
aandachtsspanne
• Aandachtseconomie – ‘in the flow’ en
dagdromen
• Multitasken is een illusie

6. De tips van Gunnar
1. Postvak IN: word opnieuw baas van je tijd
2. Schrijven: communicatie als sleutel tot
organisatie
3. Verzenden: minder en beter

7. Postvak IN
Efficiënter e-timemanagement in 5 stappen
1. Handel e-mail af op vaste tijdstippen
→ Geen e-mail vóór 10u
→ Begin de dag met 1 belangrijke taak
→ Maak dan je to do-lijst
→ Plan wanneer je Postvak IN controleert
→ Schakel pop-ups uit
→ Heel dringend? Bellen.

8. Postvak IN
Efficiënter e-timemanagement in 5 stappen
2. Maak uw Postvak IN leeg
→ Leeg Postvak IN = leeg hoofd = mentale rust
→ Deleten: geen actie vereist
→ Delegeren: niet voor jou, meteen doorsturen
→ Doen:
• Minder dan twee minuten werk: meteen
• Langer dan twee minuten werk: plannen (Delay)

9. Postvak IN
Efficiënter e-timemanagement in 5 stappen
2. Maak uw Postvak IN leeg
→ Inbox
→ Actiemap (Delay)
→ Archiefmap
→ ‘Wachten op’ map
Kies het systeem dat jou het beste ligt!
Mappen in je inbox, mappen in je takenlijst, of nog iets anders?

10. Postvak IN
Efficiënter e-timemanagement in 5 stappen
3. Stel zelf je prioriteiten
“E-mail neemt de organisatie uit de organisatie.”
→ Effectief werken: brengt je dichter bij je doel
→ Efficiënt werken: taak die economisch/snel wordt
uitgevoerd
→ Leer neen zeggen, word geen doorgeefluik

11. Postvak IN
Efficiënter e-timemanagement in 5 stappen
4. Automatiseer
“Maak van Outlook jouw secretaresse.”
→ Werk met standaardberichten (handtekeningen)
→ Stel regels in:
• Ze besparen je veel werk
• Ze verbeteren het overzicht
→ AutoArchiveer

12. Postvak IN
Efficiënter e-timemanagement in 5 stappen
5. Verminder e-stroom
Mail zonder waarde? Delete niet voor één keer,
maar maak definitief komaf met de mail:
→ Schrijf je uit op zinloze nieuwsbrieven
→ ‘Out of office’-boodschap intern dat mails niet
bekeken worden – vraag terug te mailen op
datum dat je terug bent – geef alternatief voor
dringende berichten.
→ “Het zal samen zijn, of het zal niet zijn.”

13. De tips van Gunnar
1. Postvak IN: word opnieuw baas van je tijd
2. Schrijven: communicatie als sleutel tot
organisatie
3. Verzenden: minder en beter

14. E-mails schrijven
Onderwerpregels
• Gebruik volle onderwerpregels
– Kern van de boodschap
– ‘eom’ (end of message) voor intern gebruik
• Beter drie korte mails met elk hun onderwerp
dan één lange mail met drie onderwerpen
Belangrijk!  BBC site: controle nodig
Artikel  Opmerkingen artikel DZ over jeugdhuizen
Overleg  Overleg 16/9 afgelast – eom
Hoi!  Lunchen vrijdag 13/9?

15. E-mails schrijven
“Mensen lezen mails niet, ze scannen ze.”
Mails – de afroltest
• Ga van belangrijk naar onbelangrijk
• Past ‘met vriendelijke groeten’ onder elke
alinea?
• Dus nooit inleiding – midden – slot, tenzij bij
slecht nieuws (inleidende alinea)

16. E-mails schrijven
Alinea’s
• Zet belangrijkste zin van de alinea vooraan
• Zet minst belangrijke zin achteraan
• Begin nieuwe alinea bij elke ‘vrije’ zin:
→ Vrije zin heeft vorige niet nodig voor betekenis
• Gebruik veel alinea’s en witregels
→ Na witregel verhoogt de concentratie

17. E-mails schrijven
Zinnen
• Kort zinnen in tot gemiddeld 12 woorden
• Geef zin een eenvoudige structuur
• Respecteer hoofdlettergebruik en interpunctie
• Veel meer dan vijf zinnen nodig? Overweeg of
mail het beste medium is…

18. De tips van Gunnar
1. Postvak IN: word opnieuw baas van je tijd
2. Schrijven: communicatie als sleutel tot
organisatie
3. Verzenden: minder en beter

19. Postvak UIT
E-mail is geschikt voor
• Het doorsturen van documenten, verslagen,
agenda’s,…
• Eenvoudige vragen waar snel antwoord niet
hoeft
• (Vergader)afspraken met meer dan één
persoon
• Het communiceren met collega’s en klanten
die op andere uren actief zijn

20. Postvak UIT
Soorten e-mail die niet zo geschikt zijn
• RE- hahaha… mail
• Remindermail
• Vergader-mail
• Slecht nieuws / emo-mail
• Pingpongmail

21. Postvak UIT
Soorten e-mail die niet zo geschikt zijn
• Paraplumail
• Kijk-naar-mij-mail
• Memomail
• SMS-mail
• Het stellen (en oplossen) van ingewikkelde
vragen

22. Postvak UIT
Is de mail publiceerbaar?
• Verstuur nooit e-mails in een emotionele
opwelling!
• Wees voorzichtig met vertrouwelijke, grappige
of beledigende berichten
• Lakmoesproef: wat als het morgen in de krant
staat?
• Bouw zekerheid in – stel verzending uit
“Murphy leest altijd mee.”

23. Postvak UIT
Juiste ontvanger?
• Reply: alleen voor antwoorden op vragen
• Forward: met mate, nooit voor vertrouwelijke
berichten
• CC: wie moet weten, niet reageren of doen
– Nooit voor dringende berichten
– Niet als paraplu of chantagemiddel
• BCC: uitsluitend ter bescherming privacy
ontvanger