Narasumber : Kanaidi, SE., M.Si., cSAP HP. 0812 2353 284, WA.: 0877 5871 1905 e-mail : kanaidi63@gmail.com atau kanaidi@yahoo.com ---------------------------------------------

1. Teknik dan Strategi Sistem Komunikasi
Internal dan Eksternal
Saat Krisis Perusahaan

2. Introduction
• Tujuan utama sebuah organisasi memiliki business continuity
planning adalah supaya dapat secara efisien memulihkan
kembali operasional melalui proses dan prosedur sistematis
yang sudah ditetapkan sebelumnya. Meski demikian,
organisasi harus memastikan metode dan prosedur
komunikasi terkait business continuity didefinisikan dengan
jelas dan fungsional supaya dampak gangguan operasional
dapat diminimalkan dan direspon dengan baik dan cepat.
• Perencanaan komunikasi adalah bagian yang cukup rumit
dari process membangun kesiapan dan continuity. Jalur
komunikasi yang jelas dan efektif harus selalu tersedia untuk
membagikan informasi kepada karyawan dan pihak-pihak
yang berekepentingan, untuk menilai dan melaporkan
kerusakan, dan untuk mengkoordinasikan strategi pemulihan.
Kegagalan berkomunikasi seringkali berarti kegagalan dalam
usaha menjaga business continuity.

3. Tahapan Komunikasi
• Berikut adalah empat tahapan penting dalam
merencanakan, menguji, dan melatih prosedur
komunikasi secara menyeluruh untuk
memastikan business continuity planning berjalan
efektif dan operasional bisnis kritikal tetap
tersedia:
1. Notifikasi
2. Verifikasi
3. Stabilisasi
4. Pemulihan

4. 1. Notifikasi
• Proses notifikasi dimulai dari tahap antisipasi atau
ketika ditemukannya situasi yang
mempengaruhi business continuity organisasi. Personil
yang sesuai dan manajer unit bisnis yang terlibat harus
diberi notifikasi pertama-tama dan
diberikan update akan skenario terkini. Format awal
notifikasi dapat ditetapkan sesuai kebijakan organisasi,
namun semua informasi yang telah diketahui saat itu
harus dicantumkan, antara lain::
 Lokasi terdampak atau berpotensi terkena dampak
 Detil skenario (kebakaran, ledakan, dst.)
 Linimasa implementasi

5. 1. Notifikasi …
• Penanggungjawab dari setiap proses bisnis kritikal
harus mulai mendokumentasikan aksi tanggap darurat.
Informasi terkait continuity harus dipelihara dan
diperbarui untuk memastikan manajemen dan personil
yang terdampak dapat segera mengambil langkah yang
tepat.
• Pada tahap perencanaan, prosedur komunikasi awal,
peralatan komunukasi yang tersedia, dan format
komunikasi alternatif harus dievaluasi. Format
komunikasi awal dan cadangan harus disepakati ketika
dilakukan latihan untuk memastikan para manajer,
personil continuity, pemasok, dan masyarakat dapat
menerima informasi yang relevan.

6. 1. Notifikasi …
• Informasi kontak untuk penyedia sumber daya baik
primer maupun alternatif harus dicantumkan di
dalam business continuity plan (BCP) untuk
memastikan pengiriman yang konsisten dan
operasional secara berkelanjutan di kala para pemasok
itu sendiri terdampak hal-hal yang
mempengaruhi business continuity mereka.
• Informasi kontak untuk tim tanggap darurat internal
dan eksternal harus tetap up-to-date dan harus
diverifikasi akurasinya.

7. 2. Verifikasi
• Verifikasi informasi kontak personil,
pengawas continuity, dan tim tanggap darurat eksternal
harus dilakukan secara periodik.
• Perencana business continuity harus memastikan setiap
karyawan baru dilibatkan di dalam rencana sebagaimana
diperlukan dan bahwa semua notifikasi disampaikan
kepada alamat email atau nomor kontak yang akurat.
• Bila dialami kesulitan memelihara informasi kontak yang
akurat, maka dapat mempertimbangkan penggunaan
sistem verifikasi melalui notifikasi email yang dapat
digunakan setiap kontak untuk melakukan verifikasi
informasi dengan menggunakan hyperlink. Organisasi
dapat menawarkan insentif untuk menggiatkan personil
untuk melakukan verifikasi informasi kontak mereka
ketika diminta.

8. 3. Stabilisasi
• Stabilisasi adalah hasil dari tindakan korektif yang dimulai
oleh koordinator business continuity¸ manajer unit bisnis,
dan personil tanggap darurat.
• Stabilisasi termasuk di dalamnya langkah inisiasi notifikasi
yang tepat dan mengimplementasikan langkah sesuai
prosedur.
• Para penyusun rencana harus mengidentifikasi dan
melakukan pengadaan peralatan komunikasi yang
diperlukan dan menetapkan proses untuk menjaga
keberlangsungan operasional dan pemulihan. Hal ini akan
mencegah downtime yang tidak perlu dan usaha
pemulihan tambahan.
• Komunikasi yang efektif akan menjembatani menuju
stabilisasi.

9. 4. Pemulihan
• Pemulihan dimulai ketika area terdampak, personil,
peralatan, dan operasional sudah tercatat kondisinya
dan sudah stabil.
• Komunikasi dalam pemulihan di antaranya adalah
melakukan pelaporan asesmen kerusakan, interaksi
dengan personil tanggap darurat, membersihkan dan
menyingkirkan puing dan elemen yang mengganggu,
serta verifikasi terkait keselamatan area sebelum
dimasuki kembali untuk beroperasi.
• Jalur komunikasi harus tetap terbuka untuk kembali
kepada level “bisnis seperti biasa”.

10. 4. Pemulihan …
• Mengembangkan hubungan dan pemahaman bersama
akan peran dan tanggung jawab sebelum terjadinya
insiden dapat meningkatkan keseluruhan komunikasi,
kolaborasi pasca-insiden, dan pengambilan keputusan
yang satu suara sehingga melancarkan proses
pemulihan.
• Ketika operasi terkait insiden dan restorasi dihentikan
karena tujuan sudah tercapai, maka sebuah sesi
pemberian kritik lisan dan tulisan harus dilakukan di
antara para personil dan anggota inti tim business
continuity.

11. • Komunikasi yang dilakukan saat proses evaluasi
dilakukan sebagai langkah identifikasi tantangan dan
kesulitan yang muncul saat proses pemulihan.
• Semua hal-hal yang membutuhkan tindak lanjut harus
didokumentasikan, dikomunikasikan kepada pihak
yang terlibat, dan terus dilacak untuk memastikan
tindakan korektif dapat ditetapkan dan usaha mitigasi
diselesaikan dengan baik.
4. Pemulihan …

12. Komunikasi Internal
• Sehubungan dengan perubahan bisnis atau proses kerja yang
akan semakin berkembang, maka kebijakan, dokumen,
konsep strategi recovery business continuity plan yang ada di
perusahaan perlu selalu diperbaharui secara tahunan atau
apabila ada perubahan kritis untuk memastikan business
continuity plan tetap dapat digunakan saat gangguan terjadi.
• Perubahan data yang berhubungan dengan kebijakan akan
dikomunikasikan melalui Surat Keputusan (SK) pimpinan
puncak, sedangkan perubahan yang berhubungan dengan
ketentuan dan prosedur pelaksanaan akan dikomunikasikan
melalui Surat Edaran (SE).
• Unit kerja dan kantor cabang juga perlu melakukan
pembaharuan terkait kelengkapan dokumen business
continuity plan setiap tahunnya dan akan diperiksa oleh
Satuan Kerja Enterprise Security selaku koordinator business
continuity.

13. Komunikasi Eksternal
• Komunikasi terhadap pihak luar yang khawatir
bahwa transaksi dan kinerja perusahaan yang
terganggu dapat disampaikan dengan baik
oleh Corporate Secretary (Investor Relation
/Public Relation). Berita tersebut dimuat ke
beberapa media online terkemuka dan dalam
pemberitaan perlu menghasilkan berita yang
positif mengenai kemampuan perusahaan
dalam menangani bencana yang dihadapi.

14. www.slideshare.net/kenkanaidi
(Narasumber)
www.ken-spektakuler.blogspot.com
e-mail: kanaidi63@gmail.com atau
kanaidi@yahoo.com
Fax. 022-4267749 HP. 0812 2353 284
WA. 0877 5871 1905
www.antawijaya.com