Dokumen tersebut memberikan penjelasan mengenai jenis-jenis surat dinas dan cara penulisan surat dinas yang baik dan benar sesuai pedoman yang berlaku. Diuraikan pula bagian-bagian surat dinas dan bahasa yang digunakan.

1. KENALAN dengan SURAT DINAS

3. Surat Keluarga Surat Dinas Kertas Bebas Kertas yang digunakan: ukuran folio atau kuarto. Bentuk suratnya sederhana dan tanpa kepala surat dan nomor surat. Biasanya hanya ditulis tangan. Bentuk baku (bentuk semi blok) surat keputusan menteri Negara pendayagunaan aparatur Negara No. 71/1993 tanggal 2 september 1993 Bahasa tidak baku, Ex. sapaan (-Nda) Bahasa surat dinas: baku, formal, dan tegas

4. SURAT RESMI/DINAS Merupakan surat yang bersisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintah Peraturan Mendiknas RI Nomor 42 Th 2006

15. d. Sifat surat Kata sifat diisi dengan kualifikasi surat, yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas atau biasa. Dapat juga digabungkan dengan klasifikasi surat berdasarkan kecepatan penyampaiannya, yaitu sangat segera, segera atau biasa. Contoh : Sifat: Rahasia/Segera. e. Lampiran Kata lampiran ditulis lengkap dan diikuti tanda titik dua, kemudian dicantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan, serta tidak diikuti tanda baca apapun. Penulisan jumlah yang dilampirkan dengan huruf, kecuali jumlah kata bilangan lebih dari dua kata. Diketik dibawah nomor Contoh : Lampiran: dua puluh lembar atau lampiran : 21 lembar Apabila tidak ada yang dilampirkan, maka kata lampiran tidak perlu dicantumkan.

17. h. Isi surat Singkat, bahasa baku, menyesuaikan perihal surat Terdiri pendahuluan, isi pokok, dan penutup. Awal kalimat pendahuluan isi surat dinas diketik di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan. g. Alamat surat 1). Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pada unit organisasi yang dituju bukan instansi 2). Surat dinas yang ditujukan kepada Pejabat Pemerintah/Pejabat Negara ditulis dengan urutan sebagai berikut : a. Nama jabatan; b. Alamat; c. Kota diikuti Kode Pos. Contoh : Yth. Rektor Unsoed Jalan Dr. Soeparno Grendeng Karagwangkal di Purwokerto 53122 Apabila menggunakan sapaan Ibu, Bapak, Sdr, diikuti dengan nama orang dan tidak diikuti dengan gelar

21. Memo dan nota dinas: surat khusus yang dipakai antarpejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi. Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu. MEMO DAN NOTA DINAS

23. Persamaan Memo dan Nota: - digunakan untuk keperluan intern lembaga - tidak perlu dicantumkan identitas lembaga, cukup nama lembaga Lebih fleksibel dalam format dan isi surat

25. TAMBAHAN TAPI PENTING

33. YANG BIASA DIBUAT

34. 1. SURAT PERMOHONAN Surat permohonan: surat yang dibuat oleh seseorang atau lembaga berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain.

36. 2) Bagi pihak yang menerima, surat permohonan berfungsi sebagai bahan untuk mempertimbangkan perlu tidaknya permohonan dikabulkan. Sekaligus sebagai alat bukti meminta kembali sesuatu yang dipinjamkan jika telah jatuh tempo peminjamannya.

37. Siapapun yang membuat (pribadi atau lembaga), isi surat permohonan yang baik memuat hal-hal berikut: a. identitas pemohon b. tujuan dan alasan memohon c. barang/ sesuatu dan jumlah yang dimohon d. batas waktu meminjam e. pernyataan kesungguhan dalam memohon.

38. 2. SURAT KETERANGAN Surat keterangan: surat yang isinya menerangkan seseorang atau suatu hal. Di dalam surat keterangan, pejabat yang menerangkan menuliskan jabatannya bila perlu data pribadinya.

39. Isi pokok surat keterangan adalah sebagai berikut: (1) data pribadi atau jabatan pihak yang menerangkan (2) data pribadi pihak yang diterangkan (3) isi keterangan (4) penutup, umumnya berisi himbauan atau harapan

40. Contoh surat keterangan PT DAMAI SUKSES Jln. Inpres A No. 26 Jakarta Selatan 12120 SURAT KETERANGAN PENGALAMAN BEKERJA No. 75 / KODE. C / VII / 2004 Jakarta, 5 Juni 2005

41. Yang bertanda tangan di bawah ini, Nama : Ir. Gendra Priyadi Jabatan : Direktur PT Damai Sukses ALAMAT : Jln. Inpres A No. 26 Jakarta Selatan 12120 menerangkan dengan sesungguhnya bahwa Nama : Dede Sutisna Alamat : Jln. Pakubuwono VI Jakarta Selatan 12120 benar telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin sejak tanggal 10 Mei 2000 sampai dengan 21 Mei 2005 dengan jabatan terakhir Asisten Manajer Produksi.

42. Selama menjadi karyawan pada perusahaan kami, Saudara Dede Sutisna telah menunjukkan dedikasi yang tinggi terhadap perusahaan. Ia mengundurkan diri atas kemauannya sendiri. Demikian surat keterangan ini kami buat agar pihak yang berkepentingan memakluminya. Ir. Gendra Priyadi Direktur

43. 3. Surat Tugas Nomor surat tugas Harus ada dasar yang jelas Identitas Penerima tugas harus jelas Waktu dan tempat tugas Masa berlaku surat tugas Uraian singkat tugas Kompensasi surat tugas Pejabat pemberi tugas Tembusan

45. Contoh Nota Dinas PT INDOCETAK NOTA DINAS No. 21 / INDO / VII / 2005 Kepada : Asisten Manajer Produksi Dari : Manajer Produksi Hal : Peningkatankatan Produksi Sehubungan dengan surat keputusan Direktur No. 12 / Dir / C. XI / 2005, kami minta agar Saudara menyiapkan materi rapat tentang peningkatan produksi khususnya bidang penambahan tenaga produksi . Demikian untuk dimaklumi dan dilaksanakan. 31 Januari 2003 Manajer Produksi Iqbal Kumbara

46. Contoh memo KOP INSTANSI MEMO Kepada : Kabag Tata Usaha Dari : Pembantu Dekan I Hal : Promosi Sesuai dengan undangan seminar dari panitia pameran buku IKAPI, kami minta agar Saudara mempersiapkan makalah dan brosur yang akan dibagikan. Terima kasih. 3 Februari 2005 Pembantu Dekan I Drs. Fahri, M.Sc. NIP. 1234567

47. ALUR PEMBUATAN SURAT DINAS

49. MENILIK FAKULTAS BIOLOGI Form Petugas Konsep Kasubbag Pimpinan Nomor surat KTU Petugas Mahasiswa Cap dinas arsip