3. KRITERIA SURAT YANG BAIK
1.
2.
3.
4.
5.
Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik
serta disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang
berlaku dalam penyusunan surat.
Surat sebaiknya disusun secara sederhana dan tidak terlalu
panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat
menjemukan pembacanya.
Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas, dan
komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai
dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis.
Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dan sopan.
Surat sebaiknya bersih dan rapi.
5. BAHASA SURAT
1.
2.
3.
4.
Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah
dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan
bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar
dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai
dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis.
Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang
disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun
dinyatakan secara tegas atau eksplisit.
Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang
digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan
yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau
berbasa-basi.
Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami
dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada
pikiran pembacanya.
6. Kepala Surat/Kop Surat
Kepala surat berfungsi untuk memberikan
informasi kepada penerima surat mengenai nama,
alamat, nomor telepon, faksimile, dan keterangan lain
yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. Di
samping itu, kepala surat sekaligus berfungsi pula
sebagai sarana untuk memperkenalkan atau
mempromosikan instansi pengirim surat.
7. Contoh Kepala Surat
DEPARTEMEN KESEHATAN
DIREKTORAT JENDERAL
BINA KEFARMASIAN DAN ALAT KESEHATAN
Jalan H.R. Rasuna Said BlokX/5, Kavling No. 4—9, Jakarta 12950
Telepon (021) 5201590 (Hunting), Faksimile (021) 52964838, Tromol Pos 203
8. Tanggal Surat
1. Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.
2. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima
surat tentang waktu penulisan surat itu.
Contoh yang tidak tepat:
Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2007
Bandung, 31-04-2007
24 Des '06
Jakarta, 27 Dec 2007
Contoh yang tepat:
25 Juni 2007
31 April 2007
24 Desember 2006
27 Desember 2007
9. Nomor Surat
Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan
dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika
sewaktu-waktu diperlukan.
2. Nomor surat juga berfungsi sebagai
a. alat petunjuk bagi petugas arsip;
b. alat untuk mengetahui unit asal surat;
c. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat
pada periode tertentu;
d. alat referensi.
3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun
tanda titik dan tanda hubung.
Misalnya:
Nomor: 3546/F8/C.11/2007
bukan
Nomor: 3546/F8/C.11/2007,Nomor: KMP/5/1457 .
1.
10. Lampiran
Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada
penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan
bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada
sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu
dicantumkan.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Lampiran: 5 (lima) lembar
Lampiran: Satu (1) set
Lampiran: Contoh penulisan yang tepat:
Lampiran: Lima lembar
Lampiran: Satu set
11. Hal Surat
Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk
memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok
masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal
surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas
dan dapat mencakup seluruh isi surat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas
tanggal 5 Juli 2007
Contoh penulisan yang tepat:
Hal: Undangan
12. Alamat yang Dituju
Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang
harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan
hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
Jl. Daksinapati Barat IV
Rawamangun
JAKARTA
Contoh penulisan yang tepat:
Yth. Kepala Pusat Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220
13. Salam Pembuka
Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat
kepada penerima surat, juga merupakan salah satu penanda surat
yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai
ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu
ke rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan
pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.
Misalnya:
Dengan hormat,
Bapak ... yang terhormat,
Salam sejahtera,
Asalamualaikum w.w.,
14. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi
untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang
ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah
untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah
yang disampaikan.
Misalnya:
(1) Sehubungan dengan surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda,
tanggal 25 Juni 2006, kami beri tahukan hal-hal berikut.
(2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ....
(3) Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006,
sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami
beri tahukan bahwa ....
15. Contoh yang Tidak Tepat
1.
2.
Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di atas,
dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:
Menjawab surat Saudara Nomor ….
Pilihan yang tepat
1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …,
dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.
2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tentang
…, kami menyampaikan jawaban sebagai berikut.
16. Paragraf Isi
Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti
dari sebuah surat. Pada paragraf ini penulis
mengemukakan pokok persoalan yang ingin
disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan
memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang
positif sesuai dengan harapan penulis surat.
Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya
mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada
dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya
diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.
17. Paragraf Penutup
Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat.
Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan
sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya
mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.
Misalnya:
(1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan
terima kasih.
(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.
18. Contoh yang Tidak Tepat
1. Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
2. Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan
terima kasih.
3. Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan
kerja samanya, diucapkan terima kasih.
4. Harap maklum adanya.
19. Salam Penutup
Salam penutup dicantumkan di pojok kanan
bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda
tangan pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan
sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang
bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain.
Misalnya:
Salam kami,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,
20. Tanda Tangan
Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang
bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat
dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di
Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga
dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya
sebagai penanda keresmian.
21. Nama, Jabatan, dan NIP
Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan,
tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat hanya
huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya.
Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung
ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat pula disertakan
di bawah nama penanda tangan surat.
Misalnya:
(Tanda tangan)
Drs. Hasibuan, M.Si.
NIP 010345687
atau:
(Tanda tangan)
Dr. Awaluddin, M.Hum.
Kepala
22. Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama
juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang
bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu
dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu,
pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu,
nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.
Misalnya:
Tembusan:
1. Direktur Jenderal Pembangunan Daerah
2. Kepala Biro Organisasi
3. Kepala Biro Keuangan
Contoh yang tidak tepat:
Tembusan
1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)
2. Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi
3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan
4. Arsip.
23. Inisial
Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa
singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan
pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui
nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika
terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dengan
mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada
yang bersangkutan untuk diperbaiki. Penempatan inisial
biasanya di pojok kiri bawah, tepatnya di bawah
tembusan (jika surat yang bersangkutan ada
tembusannya).
Misalnya:
AM/ra
24. Selamat Bertugas
Setiap Kita adalah Pemimpin dan
setiap pemimpin akan diminta
pertanggungjawaban
Sukses Bersama Anda
