Esempi applicativi della gestione documentale e della registrazione dei documenti in ingresso alle Pubbliche Amministrazioni. Document & Process Management per la gestione del Protocollo: dalla classificazione, alla trasmissione, all'assegnazione del numero di Protocollo, fino alla stampa del registro Protocolli.

1. Gestione Protocollo Pubblica Amministrazione

2. I documenti della Pubblica Amministrazione vanno “registrati”
Le Pubbliche Amministrazioni hanno una serie di obblighi relativamente alla registrazione dei loro documenti
DPR 28 Dicembre 2000, n.445 art.53, comma 5
Sono oggetto di registrazione obbligatoria tutti i documenti ricevuti ed inviati dall’Amministrazione Pubblica e tutti i documenti informatici.
Ne sono esclusi le gazzette, i bollettini ufficiali e i notiziari della Pubblica Amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione.

3. I documenti della Pubblica Amministrazione vanno “registrati”
Le Pubbliche Amministrazioni hanno quindi l’obbligo di :
 Registrare il documento (Protocollazione o Repertoriazione)
 Gestire i flussi documentali integrati con il protocollo informatico
 Introdurre dei titolari di classificazione (Classificare)
 Fascicolare i documenti
 Elaborare dei piani di conservazione (Titolario)

4. Il protocollo informatico è ’’l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle Amministrazioni per la gestione dei documenti’’, ovvero tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali.
(Definizione del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa DPR 445/200, art. 1).
La normativa contiene le indicazioni a cui ogni sistema di protocollo informatico che si intenda adottare o realizzare, deve ottemperare, nell’ambito de ’’la formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica amministrazione’’.
Il ruolo strategico del Protocollo

5. L’attività di protocollazione è quella fase del processo amministrativo che certifica provenienza e data di acquisizione del documento identificandolo in maniera univoca per mezzo dell’apposizione di informazioni numeriche e temporali.
Costituisce un passo obbligato per tutti i flussi documentali che intercorrono tra le Amministrazioni ed all’interno di esse.
Dalla sua gestione innovativa e razionale dipende strettamente il grado di efficienza e di trasparenza raggiunto dall’azione amministrativa.
Il ruolo strategico del Protocollo

6. Questo processo può essere gestito suddividendo le attività in vari step e precisamente:
 Profilazione del documento in Entrata
 Classificazione del documento (Oggettario)
 Assegnazione Protocollo in Entrata e Titolario
 Trasmissione ad una Unità Organizzativa
 Protocollo ed Emergenza Protocolli in Uscita
 Stampa Registro dei Protocolli
Processo di Acquisizione Protocollo

7. L’acquisizione dei documenti in entrata può avvenire secondo tre modalità:
- Da file
- Da scansione
- Con barcode
Il documento viene acquisito dall’ufficio protocollo, il quale lo profila mediante una maschera di profilazione standard o mediante una maschera che utilizza le Etichette Barcode.
I documenti diretti ad un ufficio specifico, come ad esempio eMail in ingresso, possono essere autonomamente archiviati dal singolo ufficio.
Profilazione del documento in Entrata

8. Profilazione del documento in Entrata

9. Durante la profilazione, per inserire l’oggetto del documento, l’addetto può accedere ad un elenco degli oggetti «frequenti» (Oggettario) per compilare più velocemente tale campo all’interno del profilo documentale.
Classificazione del documento in Entrata

10. Il documento dovrà quindi essere protocollato e sarà inoltre possibile assegnarlo ad uno o più nodi di titolario, ad un fascicolo
o riferirlo ad un precedente protocollo interno in caso di risposte o doc. collegati.
Assegnazione Protocollo e Titolario

11. Trasmissione ad una Unità Organizzativa
L’addetto, inoltre può «trasmettere» il documento ad un ruolo od ad una unità organizzativa per Assegnazione, Inoltro o Visione.
Automaticamente tale documento sarà reso visibile a tutti i nodi di organigramma definiti.

12. Prenotazione ed Emergenza Protocolli in Uscita
Per assegnare il protocollo al documento è possibile prenotare un numero che potrà essere usato successivamente, ma rimarrà sempre in evidenza per chi l’ha prenotato. Nel momento in cui si vuole utilizzare un protocollo prenotato è sufficiente evaderlo e profilare poi il documento. Inoltre si possono dichiarare numerazioni «di emergenza» da utilizzare in caso di failure del sistema.
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13. Stampa Registro dei Protocolli
Infine il registro dei protocolli consentirà di adempiere all’obbligo di stampa delle numerazioni assegnate.

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