Digitalizzazione a norma dei processi. Conservazione Sostitutiva e Digitale e Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. Compresa anche la conservazione della PEC.

1. Benvenuti nell'Era del Digitale
LA DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI E IL CASO PEC

2. Seen Solution Srl si occupa di :
Aiutare le software house ed i system integrator a saper vendere in
modo corretto la digitalizzazione a norma e a fatturare di più, perché
offriamo un insieme di servizi unici sul mercato e dedicati.
E io cosa faccio o cosa sono ?
Autore
Formatore
Responsabile della Conservazione
Consulente
Digital and Information Manager
Chief Digital Officer
Attraverso il mio Blog www.nicolasavino.com cerco di divulgare le tematiche della
conservazione digitale e fatturazione elettronica.
Chi sono e cosa faccio nella vita
Nicola Savino

3. GLI SPECIALISTI DELLA DIGITALIZZAZIONE A NORMA

4. La differenza tra un cliente ed un partner è che il primo è quello che ti
paga, il secondo è quello che diventa dopo averti pagato

5. IL FUTURO E’ FIGLIO DEL
NOSTRO PASSATO

6. ANCHE PERCHE’

7. 7

8. 8

9. 9

10. 10

11. Quello che faremo e diremo oggi in una slide

12. • Modello Europeo per i Sistemi che Gestiscono Record
• Requisiti, Metodologie e Processi
• Metadati e Contenuti
• Record = Dati di tipo diverso che identificano un oggetto che abbia un
senso composto da campi non omogenei
Ing. Nicola Savino - WWW.NICOLASAVINO.COM

13. RICORDATI CHE
NELL’INFORMATICA C’E’ L’UOMO
CATTIVO

14. Oppure ad esempio sulla pec

15. Poi succedono queste cose…e la PEC ?

16. COME PROTOCOLLARE/CONSERVARE UNA PEC

17. Non esiste mica soltanto la firma digitale?
…“Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la
leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo
periodo di conservazione; autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono
essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un
collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad
essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o
digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o
altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.” …
Il «maledetto» luogo di conservazione dei documenti informatici :
…ai fini della comunicazione del luogo di conservazione elettronica dei
documenti fiscalmente rilevanti, deve riportare nei modelli di comunicazione
AA7 e AA9, nel rispetto dei termini previsti dall’articolo 35 del D.P.R. n. 633
del 1972, gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove
sono conservati i documenti, anche se essi risiedono all’estero; …
CIRCOLARE AGENZIA DELLE ENTRATE 18/E

18. Ma l’esibizione è cosa ben diversa dal luogo di conservazione e/o dal tenutario ?
ai fini dell’esibizione, deve assicurare l’accesso automatizzato all’archivio,
con ogni mezzo, in qualsiasi momento e dalla sede dove è effettuato il
controllo ai sensi dell’articolo 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.
Il «maledetto» luogo di conservazione dei documenti informatici ESTERO :
…“il luogo di conservazione elettronica delle stesse,
nonché dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre
disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista
uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo
stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l’accesso
automatizzato all’archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi
quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui all’articolo 21,
comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.”…
CIRCOLARE AGENZIA DELLE ENTRATE 18/E ANCORA

20. I libri, i repertori, le scritture e la documentazione, la cui conservazione è
obbligatoria per disposizione di legge, regolamento o richiesta dalla natura
o dalle dimensioni dell’impresa, possono essere creati e conservati con
strumenti informatici.
Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi
previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta di libri,
repertori e scritture, ivi compreso quello di regolarne la conservazione,
sono assolti mediante strumenti informatici. Tali obblighi vengono assolti
ogni anno mediante apposizione (a far data dalla messa in opera) della
marcatura temporale e della firma digitale, dell’imprenditore o altro
soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le
registrazioni relative ai tre mesi precedenti.”
ATTENZONE OGNI SINGOLO DOCUMENTO DEVE ESSERE...

21. Rendo la Fattura
un documento
informatico e la
invio al
Destinatario
Non stampo mai
perchè
all'Emissione del
Documento ho
realizzato un
documento
informatico
La invio al
Destinatario come
documento
analogico
Devo stampare fino a
quando non ho concluso
il processo di
conservazione anche se
il documento lo firmo
digitalmente!
Qui applico la
Conservazione Sostitutiva
Qui applico la
Conservazione Digitale

22. Quindi hai due possibilità :
1.Se firmi (o applichi i requisiti di sopra) la fattura digitalmente fin dalla sua emissione, allora non stampi e conservi
in digitale (che bella cosa:) e applichi l’art. 3 del DMEF del 17 Giugno 2014.
2.Se non firmi la fattura fin dalla sua emissione, allora devi stampare perchè è un documento analogico e per
procedere alla conservazione devi seguire l’art. 4 del DMEF del 17 Giugno 2014
Ricordati che non esiste solo la Firma Digitale per rendere la fattura un
documento informatico, ma ci sono anche altri processi...
L’articolo 21, comma 3, quarto periodo, del D.P.R. n. 633 del 1972, dispone che “Il soggetto passivo assicura
l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino
al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere
garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la
cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica
qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o
altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.” Il novellato articolo 21 del D.P.R.
n. 633 del 1972 pone, dunque, espressamente in capo al soggetto passivo l’obbligo di assicurare gli specifici
requisiti di A. I. L. dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

23. La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che da validità legale ai documenti informatici, similmente
ai documenti originali cartacei, rendendo un documento digitale a valore probatorio. La normativa italiana ha
regolamentato nel corso degli anni la procedura della conservazione digitale o sostitutiva, fornendo tutte le
“istruzioni” giuridiche per evitare di produrre altra carta e “distruggere” quella presente nei vecchi archivi cartacei.
La normativa italiana, quindi, permette la totale dematerializzazione di quasi tutti i documenti cartacei.
Devi saperlo già da ora : c'è una grande differenza tra Conservazione
Sostitutiva e Conservazione Digitale, tu devi scegliere la seconda!
La conservazione digitale è tutt’altro rispetto alla conservazione sostitutiva, diciamolo subito! Si parla infatti di
conservazione digitale, quando si conservano documenti, record ed informazioni che sono nativi elettronici/digitali
e che quindi nascono e vivono direttamente in formato elettronico. La conservazione digitale quindi si applica a
tutti quei documenti e record che hanno ad esempio una firma digitale dal momento in cui vengono emessi (come
ad esempio una fattura) o che hanno i requisiti definiti dalle Nuove Regole Tecnich in materia di formazione,
trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche’ di
formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22,
23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto
legislativo n. 82 del 2005. (15A00107) (GU Serie Generale n.8 del 12-1-2015).

24. Qualsiasi
documento
informatico...
Anche un
Tracciato Record
Anche un
Database
Anche una Email
DECRETO DEL PRESIDENTE DEL
CONSIGLIO DEI MINISTRI 13
novembre 2014 Regole tecniche in
materia di formazione,
trasmissione, copia, duplicazione,
riproduzione e validazione
temporale dei documenti
informatici nonche' di formazione
e conservazione dei documenti
informatici delle pubbliche
amministrazioni ai sensi degli
articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40,
comma 1, 41, e 71, comma 1, del
Codice dell'amministrazione
digitale di cui al decreto
legislativo n. 82 del 2005.

25. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle
regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilita' dell'autore, l'integrita' e
l'immodificabilita' del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile*. L'utilizzo del dispositivo di
firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.
Articolo 21 comma 2 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, così come modificato dal decreto legislativo 30
dicembre 2010, n. 235
Ai documenti informatici possiamo dargli il valore probatorio che
decidiamo di dargli e il bello che ognuno ha il suo valore!
*Articolo 2702 del codice civileEfficacia della scrittura privata. La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di
falso , della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne
riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta

26. r

27. COME DIAVOLO NASCE UN
DOCUMENTO INFORMATICO

28. «1-bis. L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma
scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto
conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed
immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall'articolo 21.»;

29. d6edd9a928d9ca02c6941c718dc7d0da9b7e894fe894555bed1673e80f485774
Stai pensando : oddio ma cos'è "quella cosa" in alto ? Non preoccuparti
è solo il Codice Fiscale del Documento Informatico.
Ciao a tutti voi :
d6edd9a928d9ca02c6941c718dc7d0da9b7e894fe894555bed1673e80f485774 (sha256)
Ciao a tutti vai =
1d5a1d72229221b28d5f0405ebbc66317c2ee8a64b50a7eda59628e49e09bf7c (sha256)

30. FORMAZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO
Redazione : a) con firma digitale; b) con validazione temporale; c) PEC con ricevuta
completa; d) sistema di gestione documentale; e) versamento nel sistema di
conservazione.
Acquisizione : a) documento informatico ; b) copia per immagine di documento
analogico ; c) copia informatica di documento analogico.
Form : all’art. 3, comma 1, lett. c), del DPCM 13 novembre 2014, che si realizza attraverso
la “registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi
informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi
disponibili all'utente”.
Registrazioni o insieme : alle lettere c) e d), comma 1, dell’art. 3, del DPCM
13 novembre 2014, le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate
dalle operazioni di registrazione dell'esito della medesima operazione e dall'applicazione
di misure per la protezione dell'integrità delle basi di dati e per la produzione e
conservazione dei log di sistema ovvero con la produzione di una estrazione statica dei
dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione.

31. firma elettronica, dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri
dati elettronici ed utilizzata come metodo di autenticazione (Normativa Europea 1999/93/CE)
firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un
documento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono la
connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario puo' conservare un controllo
esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi
siano stati successivamente modificati;»
firma elettronica qualificata: un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un
certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma;»
firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su
un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare
tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere
manifesta e di verificare la provenienza e l'integrita' di un documento informatico o di un insieme di
documenti informatici;»
Dal Dlgs 235/2010 recante modiche al CAD

34. BENE
Fonte
Osservatori
Politecnico di
Milano.

35. OAIS ISO 14721 : Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) --
Reference model.
DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013
Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4,
43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.
82 del 2005.
Ci sono delle Regole anche per conservare i documenti informatici e se
ti dicessi che in qualche modo c'entra la NASA ?
In questo momento lo so che stai pensando : "Eh
addirittura la NASA ?!?!? Non è che stiamo
esagerando ?
In verità vi dico : non è proprio così...

36. Sistema di conservazione
1. In attuazione di quanto previsto
dall'art. 44, comma 1, del Codice, il
sistema di conservazione assicura,
dalla presa in carico dal produttore
di cui all'art. 6 fino all'eventuale
scarto, la conservazione, tramite
l'adozione di regole, procedure e
tecnologie, dei seguenti oggetti in
esso conservati, garantendone le
caratteristiche di autenticita',
integrita', affidabilita', leggibilita',
reperibilita': …
Art. 3 del DECRETO DEL PRESIDENTE
DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3
dicembre 2013 - Regole tecniche in
materia di sistema di conservazione

37. FLUSSO SISTEMA DI CONSERVAZIONE

38. Pacchetto di versamento
Pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito
e concordato descritto nel manuale di conservazione
Indice del pacchetto di versamento
Documento XML che descrive un pacchetto di versamento
Pacchetto di archiviazione
Pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le
specifiche contenute nell’allegato 4 del presente decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di
conservazione
Indice del pacchetto di archiviazione o Indice di conservazione
Documento XML che descrive il pacchetto di archiviazione secondo lo standard UNISincro recepito
anche dalla normativa italiana. Questo file viene firmato dal Responsabile
della Conservazione e gli viene apposta la marca temporale.
Pacchetto di distribuzione
Pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta
Indice del pacchetto di distribuzione
Documento XML che descrive il pacchetto di distribuzione
Rapporto di versamento
Documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei
pacchetti di versamento inviati dal produttore

39. 43. Riproduzione e conservazione dei documenti.
1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento
di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici
sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo
sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole
tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. 2. Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la
corrispondenza ed ogni atto, dato o documento già conservati mediante riproduzione su supporto
fotografico, su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli
originali. 3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono
essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo
permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71.
CODICE DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE

40. D.P.C.M. del 3 dicembre del 2013
Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20,
commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 -bis e 71, comma 1,
del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del
2005.
Art. 3.
Sistema di conservazione 1. In attuazione di quanto previsto dall’art. 44, comma 1, del Codice, il sistema di
conservazione assicura, dalla presa in carico dal produttore di cui all’art. 6 fino all’eventuale scarto, la
conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati,
garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità: a) i documenti
informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati di cui all’allegato 5 al
presente decreto; b) i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati
ad essi associati di cui all’allegato 5 al presente decreto, contenenti i riferimenti che univocamente
identificano i singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o all’aggregazione documentale. 2.
Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il trattamento dell’intero ciclo di gestione
dell’oggetto conservato nell’ambito del processo di conservazione.
3. Il sistema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla
norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico. 4. Gli elenchi degli standard, delle
specifiche tecniche e dei formati utilizzabili quali riferimento per il sistema di conservazione sono
riportati negli allegati 2 e 3 al presente decreto.

41. Art. 5.
Modelli organizzativi della conservazione
1. Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la sua
distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente. 2. Ai sensi dell’art. 44 del Codice, la
conservazione può essere svolta: a) all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti
informatici da conservare; b) affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono
idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia
digitale. 3. Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all’interno della propria struttura
organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all’art. 44 -bis , comma 1, del Codice,
fatte salve le competenze del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo ai sensi del decreto
legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modificazioni.

42. conservo…ESEMPIO

43. garantisco…esempio

44. BENE
si suggerisce di firmare digitalmente almeno i seguenti (MA NULLA TI VIETA DI FIRMARE TUTTO!) :
• referti di esami strumentali (diagnostica per immagini, laboratorio di analisi, anatomia patologica, ecc.);
• referti di visite specialistiche;
• verbali di atti operatori;
• altri documenti ritenuti rilevanti dal punto di vista clinico e medico legale;
• lettera di dimissioni;
• Indice di chiusura della CCE.
In merito ai documenti afferenti alla CCE quali, ad esempio il diario medico e quello infermieristico, ogni
Azienda deve trovare le migliori soluzioni che possano garantire la tracciabilità di chi ha fatto cosa e quando.
Ogni tipologia di firma elettronica deve tener conto degli aspetti operativi, di sicurezza e di economicità. Ad
esempio, come sopra sottolineato, le registrazioni cliniche possono essere sottoscritte con firma elettronica
“semplice”. In questo caso sarà però opportuno usare la strong authentication per accedere all’applicazione
CCE e conservare i log file delle operazioni di firma.
Attualmente non esistono norme specifiche che prevedano un’associazione tra il tipo di firma elettronica e la
tipologia del documento da sottoscrivere.

45. Il Manager giusto che governa
i processi di digitalizzazione e
che deve dimostrare
Competenze ed Esperienze !
Il Mitico Responsabile della Conservazione !

46. a)definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da
conservare, della quale tiene evidenza, in conformita' alla normativa vigente;
b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformita' alla normativa vigente;
c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalita' previste dal manuale di conservazione;
d)genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti
dal manuale di conservazione;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalita' del sistema di conservazione;
Questa Figura è Fondamentale. Ha da fare diverse cose tra cui le
Mansioni dell'Art. 7 del DPCM del 3 Dicembre 2013...ma non solo!
g)al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare
tempestivamente l'eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per
ripristinare la corretta funzionalita'; adotta analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati;
h)provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico,
secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i)adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell'art. 12;
j)assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso
l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attivita' al
medesimo attribuite;
E CONTINUANO...........

48. COME VIENE NOMINATO UN RESPONSABILE DI CONSERVAZIONE ?
Il RdC deve essere necessariamente nominato all’interno della PA e/o azienda, avente specifiche
competenze in materia di processi di dematerializzazione/o conservazione dei documenti analogici /
digitali.
In base all’ art. 12. Sicurezza del sistema di conservazione
1. Nelle pubbliche amministrazioni, il responsabile della conservazione, di concerto con il responsabile
della sicurezza e, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, anche con il responsabile dell’ufficio
di cui all’art. 17 del Codice, provvede a predisporre, nell’ambito del piano generale della sicurezza, il
piano della sicurezza del sistema di conservazione, nel rispetto delle misure di sicurezza previste dagli
articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e dal disciplinare tecnico di cui
all’allegato B del medesimo decreto, nonché in coerenza con quanto previsto dagli articoli 50 - bis e 51
del Codice e dalle relative linee guida emanate dall’Agenzia per l’Italia digitale. Le suddette misure sono
descritte nel manuale di conservazione di cui all’art. 8. 2. I soggetti privati appartenenti ad
organizzazioni che già adottano particolari regole di settore per la sicurezza dei sistemi informativi
adeguano il sistema di conservazione a tali regole. Gli altri soggetti possono adottare quale modello di
riferimento le regole di sicurezza indicate dagli articoli 50 -bis e 51 del Codice e dalle relative linee guida
emanate dall’Agenzia per l’Italia digitale.

49. Ai sensi dell’art. 6 co 6. Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo
svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed
esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il
contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato. 7. La
conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzativi di cui all’art. 5,
mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l’obbligo del rispetto del manuale di conservazione
predisposto dal responsabile della stessa. 8. Il soggetto esterno a cui è affidato il processo di conservazione
assume il ruolo di responsabile del trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei
dati personali.
NOMINA ESTERNA DEL RESPONSABILE DI CONSERVAZIONE

50. CONTRATTO DI OUTSOURCING
Ovvero un contratto con cui un'impresa affida ad un soggetto
terzo o comunque esterno l'incarico di svolgere un processo
produttivo o un servizio che prima svolgeva i proprio.
Chi eventualmente nomina un responsabile
di Conservazione esterno, naturalmente,
non è esonerato dalla responsabilità in
eligendo e vigilando

51. ESEMPIO CONTRATTO DI OUTSOURCING
Il contratto dovrà contenere:
• I dati identificativi delle parti quali committente e
fornitore;
• Quali servizi il committente affida al fornitore;
• Descrizione generica del processo e obblighi del
Fornitore;
• Attivazione dei Servizi e durata del Contratto ;
• Tutela della privacy e trattamento dei dati personali;
• Tempi e modalità di fornitura dei Servizi;
• Responsabili del progetto;
• Responsabilità del Fornitore e copertura assicurativa

52. CHE COSA FA IL RESPONSABILE DI CONSERVAZIONE ?
Redige il Manuale di Conservazione ovvero quel
documento che conserva i tuoi documenti informatici e
non….

53. CHE COSA E’ UN MANUALE DI CONSERVAZIONE?
Art. 8.
Manuale di conservazione
1. Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la
descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla
gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione. 2. Il manuale di conservazione è un documento informatico che
riporta, almeno: a) i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso
di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa; b) la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli
obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione; c) la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione,
comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni; c) la descrizione
delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di
documenti e delle eventuali eccezioni; d) la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della
predisposizione del rapporto di versamento; e) la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione; f) la modalità
di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione; g) la descrizione
del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fi siche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di
gestione e di evoluzione delle medesime; h) la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche
sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie; i) la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
j) i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche
amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione; k) le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali
sono i casi per i quali è previsto il suo intervento; l) le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.

54. ESISTONO DIFFERENZE TRA IL MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE E QUELLO DI
CONSERVAZIONE ?
LA RISPOSTA è SICURAMENTE SI!
Il Manuale di conservazione è
quel documento che conserva
i tuoi documenti informatici e
non….
Il manuale di gestione
descrive il sistema di
gestione, anche ai fini della
conservazione dei documenti
informatici…..
ART. 5 D.P.C.M. 3 dicembre
2013

55. "documento"
"documento analogico"
"documento analogico originale"
"documento digitale
"documento informatico"
"firma elettronica"
"firma elettronica avanzata"
"sottoscrizione elettronica"
"firma elettronica qualificata«
"firma digitale":
certificato qualificato":
"impronta"
"funzione di hash":
"evidenza informatica"
"riferimento temporale»
"marca temporale":
"processo di conservazione":
"documento statico non modificabile
"supporto ottico":
"memorizzazione":
"archiviazione elettronica":
"processo di conservazione":
"esibizione
"riversamento diretto":
"riversamento sostitutivo":
DEFINIZIONI E TERMINOLOGIA

56. QUALE E’ LO SCOPO DEL DOCUMENTO = MANUALE DI CONSERVAZIONE?
Il presente manuale deve essere inteso come uno strumento di
organizzazione con cui vengono chiarite le fasi operative del sistema
informativo per la corretta gestione dei flussi documentali cartacei ed
informatici, che possono riguardare:
• i documenti in entrata, in uscita o interni all'azienda;
• la precisa individuazione delle responsabilità;
• le dettagliate modalità di conservazione secondo regole tecniche e
normative.

58. Una volta effettuati questi passi fondamentali, si potrà procedere con la conservazione.
Prima di tutto si dovrà creare un nuovo pacchetto specificando: un nome identificativo del pacchetto,
il nome del cliente, il Responsabile della Conservazione e si dovranno selezionare le cartelle di XXX
che contengono i documenti da conservare.
Una volta generato il Pacchetto di Archiviazione, il Responsabile della Conservazione dovrà
scegliere l’anno di fatturazione (opzionale), le classi Documentali da conservare e tra queste quelle
da firmare digitalmente come indicato nella figura seguente:

59. Si fa notare come i Pacchetti di Versamento identificano le Tipologie Documentali e quindi i documenti
che sono stati versati dal Produttore sul sistema documentale …., secondo quando riportato dal DPCM
del 3 Dicembre 2013.
Tutte le operazioni di firma digitale e marcatura temporale, avvengono tramite HSM (Hardware Security
Module) fornito da xxx a e certificato xxx
Cliccando su “Conserva” il software inizierà il processo di conservazione (e firma digitale) dei documenti
e provvederà alla produzione dell’indice di versamento in formato XML (Pacchetto di Archiviazione
UNISINCRO), del TSR (Marca Temporale), oltre che del file PDF (Rapporto di Versamento).
Il processo potrà impiegare tempi relativamente lunghi in base al numero di documenti da conservare.
Alla fine del processo di conservazione il software offre la possibilità di visionare un report dettagliato
del processo come nell’immagine di seguito:

60. Una volta creato, il pacchetto sarà consultabile nella sezione “Manager Pacchetti” (immagine di seguito):

61. Da quest’area sarà possibile visualizzare i documenti conservati nel pacchetto oltre che effettuare il download del
file XML firmato, della marca temporale in formato TSR e del rapporto di versamento (in PDF) che conterrà le
impronte dei singoli documenti versati sul sistema documentale e precedenti quindi alla firma digitale (qualora
prevista) da parte del responsabile della conservazione.
Questo rapporto di versamento viene firmato digitalmente, sempre tramite HSM, dal responsabile della
conservazione con indicazioni del tempo e dell’ora in cui è stato generato.
Cliccando sul link “Apri” di fianco ciascun documento, sarà possibile avere le informazioni descrittive del documento
stesso, come da immagine seguente:

62. Tramite la stessa schermata o nella pagina di elenco sarà possibile effettuare il download del documento
conservato.
Inoltre il software mette a disposizione un sistema di filtri avanzati e un sistema di ricerca per metadati
per permettere di trovare un singolo documento o un gruppo di documenti, così come richiesto dal DMEF
del 17 Giugno 2014.
Infine è presente un tool di verifica di integrità del pacchetto che permetterà di accertare l’integrità del
pacchetto e quindi dei documenti conservati e degli indici come riportato di seguito:

63. Nel dettaglio, i controlli minimi effettuati sul pacchetto sono:
- Verifica presenza dei metadati minimi e di quelli concordati
- Verifica che l’ente produttore sia autorizzato all’invio dei documenti
- Verifica ed Identificazione univoca del soggetto produttore
- Verifica della firma digitale su ogni documento
Nel caso in cui uno o più controlli non vadano a buon file il sistema genera un
<<alert bloccante>>. Sarà cura del Responsabile della Conservazione decidere
come procedere nei confronti del Produttore e a seconda dei casi, richiedere il
nuovo versamento o meno.
Inoltre vengono effettuate queste verifiche aggiuntive :
• Verifica che le impronte dei documenti contenuti nel PdA non siano mutate,
attraverso una ricerca automatica che confronta l’hash precedentemente
memorizzato con quello calcolato al momento della verifica
• Verifica che il PdA sia firmato digitalmente e marcato temporalmente e che la
firma digitale non sia scaduta.
• Verifica che l'archivio sia consistente ed integro.

64. Guida all'utilizzo del modulo di consultazione documentale per il Funzionario addetto al controllo dei documenti passati in
conservazione .
Per poter visualizzare i documenti passati in conservazione, il Funzionario avrà la possibilità di
collegarsi via web su protocollo HTTPS su un portale dedicato e riportante le informazioni
necessarie e richieste dal DPCM del 3 Dicembre 2013 per ciascun singolo documento e per
ciascuna tipologia documentale, come ad esempio l’immagine che segue, dove vengono riportate
alcune figure del modulo di consultazione documentale , nella quale è possibile ricercare per Tipo
di Documento e per rispettivi Metadati (anche attraverso associazione logiche dei metadati
tramite funzione AND) e/o Workflow:
1
2

65. Effettuata la ricerca, verrà presentata al Funzionario la lista dei documenti
ricercati e si potranno in pratica visionare riga per riga tutte le informazioni sui
singoli documenti, come ad esempio evidenziato nell’immagine seguente :

66. Si fa notare che è evidente che il tempo di attesa nella generazione
dell’oggetto ZIP, corrisponda alla dimensione del pacchetto di
distribuzione da generare. Questa informazione, come si evince
dall’immagine di cui sopra, viene comunque comunicata prima di
effettuare la richiesta.

67. Il Manuale deve contenere :
• Nomine soggetti responsabili
• Struttura Organizzativa
• Tipologia degli oggetti da conservare con i relativi formati e metadati
• Modalità di presa in carico
• Rapporto di versamento
• Processo di conservazione e trattamento pacchetti
• Processo di esibizione ed esportazione pacchetti
• Descrizione sistema di conservazione
• Descrizione procedura produzione duplicati e copie
• Tempi di scarto
• Modalità per un eventuale intervento pubblico ufficiale
• Evidenza dei luoghi dove sono conservati i documenti
RIASSUMENDO….

68. NELLE PA E’ IN ATTO UNA GRANDE
RIVOLUZIONE DIGITALE
…Se pensi che le PA dall’11 Ottobre 2015
dovranno conservare giornalmente il registro di
protocollo
…Se pensi che le PEC sono documenti informatici e
vanno conservate e protocollate
…Se pensi che dal 16 Agosto 2016…NON CI SARA’
PIU’ UN PEZZO DI CARTA NELLE PA!

69. LA TUA REAZIONE

70. COSA E’ UNA AOO?
Fonte : E-book di Alfonso Pisani Il_Protocollo_Informatico_E_La_Conservazione

71. COME CONSERVARE UN REGISTRO DI PROTOCOLLO
Fonte : E-book di Alfonso Pisani Il_Protocollo_Informatico_E_La_Conservazione

72. ACCREDIMENTO PRESSO AGID!
I soggetti, pubblici e privati, che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici che intendono accreditarsi devono, quindi, presentare
all’Agenzia per l’Italia Digitale domanda di accreditamento. Le modalità di presentazione della domanda sono state definite, come già accennato, dall’Agenzia
per l’Italia Digitale, con la Circolare del 10 aprile 2014 n. 65; tutta la documentazione necessaria ivi richiamata (moduli per la domanda e schemi di documenti
da allegare alla stessa) è disponibile sul sito AgID, alla pagina “Accreditamento e conservatori”, in cui è reperibile, tra l’altro, anche il documento esplicativo
“Documentazione per accreditamento conservatori”.
Possono richiedere l’accreditamento i conservatori di cui all’art. 44-bis del CAD che, al fine di
conseguire tale riconoscimento, devono:
1. dimostrare l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere
l’attività di conservazione;
2. utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e delle
competenze necessarie per i servizi forniti: in particolare della competenza a livello
gestionale, della conoscenza specifica nel settore della gestione documentale e
conservazione documenti informatici e che abbia dimestichezza con le procedure di
sicurezza appropriate e che si attenga alle norme del CAD e al DPCM 3 dicembre
2013 recante le regole tecniche in materia di sistema di conservazione;
3. applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a
tecniche consolidate;
4. utilizzare sistemi affidabili e sicuri di conservazione di documenti informatici realizzati
e gestiti in conformità alle disposizioni e ai criteri, standard e specifiche tecniche di
sicurezza e di interoperabilità contenute nelle regole tecniche previste dal CAD;
5. adottare adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la
riservatezza, l’autenticità, l’immodificabilità, l'integrità e la fruibilità dei documenti
informatici oggetto di conservazione, come descritte nel manuale di conservazione,
parte integrante del contratto/convenzione di servizio.

73. ACCREDIMENTO PRESSO AGID!
- ANDIAMO A VEDERE PRATICAMENTE ….

74. Acquisizione da Supporto,
Scanner o Altro Elaborazione
Elettronica
Documento
Informatico
Gestione Elettronica Documentale
Sistema di Conservazione
Sorgente : DocumentoAnalogico
Firma Digitale , Qualificata,Avanzata

75. Redazione Tramite
Software Elaborazione
Elettronica
Documento
Informatico
Firma Digitale o Qualificata o Avanzata
EDI
Sistema di Controllo di Gestione
Validazione Temporle
PEC Ricevuta Completa
Records Management
Database/ERP/SAP/etcc

76. Documento già
Informatico in Emissione
o in Produzione
Corretta
Archiviazione
Consultazione
Documentale
Generazione di un Fascicolo
DocumentoArchiviato e Sicuro
DocumentoArchiviato ed Univoco
Metadati sufficienti e obbligatori
Transazioni e Versioni
Indicizzazione
Eventuale Timbro Digitale

77. Documento Analogico
Corretta
Archiviazione
Consultazione
Documentale
Generazione di un Fascicolo
DocumentoArchiviato e Sicuro
Firma Digitale o EDI o SCG
DocumentoArchiviato ed Univoco
Metadati sufficienti e obbligatori
Transazioni e Versioni
Indicizzazione
Eventuale Timbro Digitale

78. QUELLO CHE CONTA ALLA FIN DEI
CONTI E’ LA CULTURA E…
Fonte :
SMARTechnology. Crm &
Digital Innovation per
creare valore in azienda
Matteo Quagini

79. L’istruzione e la formazione sono le armi più potenti che si possono utilizzare per
cambiare il mondo” –
Nelson Mandela
Il mondo della Digitalizzazione è talmente vasto che queste slide sono solo il punto di
partenza, quindi non stare a perdere tempo, inizia a Digitalizzare la Tua Azienda, ORA!
Ing. Nicola Savino
Digital and Information Manager
Digital Preservation Officer
www.nicolasavino.com
info@nicolasavino.com