I documenti informatici

1. DOCUMENTI
INFORMATICI E
DEMATERIALIZZAZIONE
Dott. Francesco Filomarino

2. INTRODUZIONE
Dematerializzazione

3. INTRODUZIONE
Dematerializzazione
La dematerializzazione è un processo di innovazione
tecnologica che prevede la conversione di qualunque
documento cartaceo in un adeguato formato digitale,
fruibile con mezzi informatici

4. Dematerializzazione
Il processo di dematerializzazione consente di
separare le informazioni contenute in un documento
fisico dal mezzo materiale (la carta) che le
accompagna con tutti gli innumerevoli vantaggi che
ciò comporta
INTRODUZIONE

5. Alcuni vantaggi della dematerializzazione
 Risparmio di carta, di energia e di spazio.
 Velocizzazione e semplificazione dell’accesso ai documenti.
 Accesso ai documenti svincolato dal luogo fisico.
 Forte riduzione dei costi legati al ciclo della stampa.
 Semplificazione della gestione e tracciabilità in tempo reale dei
documenti.
 Riduzione degli errori legati ad una gestione manuale dei processi.
 Riduzione di operazioni a basso valore aggiunto.
 Archiviazione e conservazione dei più semplici.
 ….
INTRODUZIONE

6. INTRODUZIONE
Documento informatico

7. RIFERIMENTI NORMATIVI
CODICE AMMINISTRAZIONE DIGITALE (CAD)
(DPR N. 82 - 7 Marzo 2005)
REGOLE TECNICHE
(DPCM 13 novembre 2014)

8. Conservazione dei documenti informatici
Natura e Formazione (cosa sono e come si formano)
Validità ed integrità (firma elettroniche e marche temporali)
Acquisizione (protocollo informatico)
Gestione (gestione documentale dei documenti informatici)
DOCUMENTO INFORMATICO
Conservazione dei documenti informatici
Acquisizione (protocollo informatico)
Gestione (gestione documentale dei documenti informatici)
Validità ed integrità (firma elettroniche e marche temporali)

9. DOCUMENTO INFORMATICO
Che cos’è
Il documento informatico è la
“rappresentazione informatica di atti, fatti o
dati giuridicamente rilevanti
Così come definito dal Codice dell’amministrazione Digitale

10. Il documento ANALOGICO è la
rappresentazione non informatica di atti, fatti
o dati giuridicamente rilevanti
Così come definito dal Codice dell’amministrazione Digitale
DOCUMENTO ANALOGICO
Che cos’è

11. Formazione di un documento informatico
Come si forma un documento informatico?
Art. 3 delle Regole tecniche definisce quattro
diverse modalità di formazione di un documento
informatico

12. Formazione di un documento informatico
1) Redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software;
2) Acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto
informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un
documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento
analogico;
3) Registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o
processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o
formulari resi disponibili all'utente;
4) Generazione o raggruppamento, anche in via automatica, di un insieme di dati
o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più
soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e
memorizzata in forma statica.

13. Formazione di un documento informatico
1) Redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software (art. 3
comma 1 lettera a))
Documento informatici NATIVI

14. Formazione di un documento informatico
2) Acquisizione di un documento informatico per via
telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine
su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia
informatica di un documento analogico … (art. 3 comma 1 lettera b))

15. Formazione di un documento informatico
2) Acquisizione di un documento informatico per via telematica o
su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su
supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia
informatica di un documento analogico … (art. 3 comma 1 lettera b))

16. Formazione di un documento informatico
Copia per immagine
2) Acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto
informatico, acquisizione della copia per immagine su
supporto informatico di un documento analogico, acquisizione
della copia informatica di un documento analogico … (art. 3 comma 1 lettera b))

17. Formazione di un documento informatico
Contenuto identico
all’originale
2) Acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto
informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un
documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento
analogico … (art. 3 comma 1 lettera b))

18. Formazione di un documento informatico
3) Registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o
processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o
formulari resi disponibili all'utente (art. 3 comma 1 lettera c))

19. Formazione di un documento informatico
3) Registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o
processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o
formulari resi disponibili all'utente (art. 3 comma 1 lettera c))

20. Formazione di un documento informatico
4) Generazione o raggruppamento, anche in via automatica, di un insieme di dati o
registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti
interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma
statica (art. 3 comma 1 lettera c))

21. Formazione di un documento informatico
4) Generazione o raggruppamento, anche in via automatica, di un insieme di dati o
registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti
interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma
statica (art. 3 comma 1 lettera c))
Pratica di pensione

22. Copie e duplicati di un documento informatico
Copia Duplicato
DIVERSA

23. Copie e duplicati di un documento informatico
E’ necessario distinguere tra:
DOCUMENTI
ANALOGICI
DOCUMENTI
INFORMATICI

24. Copie e duplicati di un documento informatico
Copia informatica di documento analogico
Il CAD definisce:
Il documento informatico avente contenuto
identico a quello del documento analogico da cui è
tratto

25. Formazione di un documento informatico
Contenuto identico
all’originale
2) Acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto
informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un
documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento
analogico … (art. 3 comma 1 lettera b))

26. Copie e duplicati di un documento informatico
Copia per immagine su supporto informatico di
documento analogico
Il CAD definisce
Il documento informatico avente contenuto e
forma identici a quelli del documento analogico da
cui è tratto

27. Formazione di un documento informatico
Copia per immagine
2) Acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto
informatico, acquisizione della copia per immagine su
supporto informatico di un documento analogico, acquisizione
della copia informatica di un documento analogico … (art. 3 comma 1 lettera b))

28. Copie e duplicati di un documento informatico
Copia informatica di documento informatico
Il CAD definisce:
Il documento informatico avente contenuto
identico a quello del documento da cui è tratto su
supporto informatico con diversa sequenza di
valori binari

29. Copie e duplicati di un documento informatico
Duplicato informatico
Il CAD definisce:
Il documento informatico ottenuto mediante la
memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su
dispositivi diversi, della medesima sequenza di
valori binari del documento originario

30. Copie e duplicati di un documento informatico
Copia
Le copie NON SONO dunque documenti
originali. Si può produrre una copia di un
documento originale ma il documento
originale è altro ed è o può essere
conservato altrove

31. Copie e duplicati di un documento informatico
Un duplicato invece è un documento
indistinguibile dall’originale e ha lo stesso
valore.
Duplicato

32. Copie e duplicati di un documento informatico
Ad esempio:
La copia di un passaporto (es. fotocopia)
è una copia di un documento ma non è
un documento originale e non ha lo
stesso valore

33. Copie e duplicati di un documento informatico
Ad esempio:
Il duplicato di un passaporto è un
documento originale ed ha lo stesso
valore.

34. Copie e duplicati di un documento informatico
Copia Duplicato
DIVERSA

35. Conservazione dei documenti informatici
Natura e Formazione (cosa sono e come si formano)
Validità ed integrità (firma elettroniche e marche temporali)
Acquisizione (protocollo informatico)
Gestione (gestione documentale dei documenti informatici)
DOCUMENTO INFORMATICO
Validità ed integrità (firma elettroniche e marche temporali)
Natura e Formazione (cosa sono e come si formano)

36. Validità ed integrità dei documenti informatici
FIRME ELETTRONICHE MERCATURA TEMPORALE

37. Le firme elettroniche
Il CAD definisce quattro tipi di firma elettronica:
1. Firma elettronica
2. Firma elettronica avanzata
3. Firma elettronica qualificata
4. Firma digitale

38. Le firme elettroniche
La firma elettronica semplice:
Si definisce Firma Elettronica l'insieme dei dati in forma
elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione
logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di
identificazione informatica
E’ la forma più semplice di firma in ambito informatico

39. La firma elettronica semplice
Le credenziali di accesso al registro
elettronico sono a tutti gli effetti un tipo
di firma elettronica
Le credenziali di accesso sono un insieme di dati in forma elettronica,
allegati oppure connessi tramite associazione logica, ad altri dati
elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica

40. La firma elettronica avanzata (FEA)
La firma elettronica avanzata:
Si definisce Firma Elettronica Avanzata (FEA) l’insieme
di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un
documento informatico che consentono l'identificazione
del firmatario del documento e garantiscono la
connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui
quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo,
collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da
consentire di rilevare se i dati stessi siano stati
successivamente modificati

41. La firma elettronica avanzata (FEA)
La firma elettronica avanzata dunque garantisce:
L’identificazione del firmatario
La connessione univoca del documento al firmatario
L’integrità e l’immodificabilità dei dati del
documento firmato
È una firma digitale forte che in sede di giudizio non consente la
ripudiabilità a meno di querela di falso

42. La firma elettronica qualificata
Nell’ambito delle firme elettroniche avanzate, Si definisce
Firma Elettronica Qualificata :
Un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia
basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un
dispositivo sicuro per la creazione della firma
I certificati qualificati sono certificati digitali rilasciati da
una Certification Authority

43. La firma digitale
Il CAD definisce Firma Digitale:
Un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su
un certificato qualificato e su un sistema di chiavi
crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra
loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al
destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di
rendere manifesta e di verificare la provenienza e
l'integrità di un documento informatico o di un insieme di
documenti informatici

44. La firma digitale
Chiave pubblica Chiave Privata

45. La firma grafometrica
Una nota specifica bisogna dedicarla alla firma grafometrica:
La firma grafometrica è una definizione
comunemente usata per indicare una modalità
di firma elettronica realizzata con un gesto manuale
del tutto analogo alla firma autografa su carta.
I dati di una firma si acquisiscono mediante un dispositivo in grado di
acquisire dinamicamente il movimento di una penna azionata
direttamente dalla mano di una persona su una superficie sensibile
(emulando una penna sulla carta).

46. La firma grafometrica

47. La firma grafometrica
La firma grafometrica può essere:
• Una firma elettronica semplice (semplice firma
grafica)
• Una firma elettronica avanzata (con rilevazione
del vettore grafometrico)
Nella firma grafometrica propriamente detta la "identificazione
biometrica della firma” avviene riconoscendo parametri grafometrici
quali velocità, pressione, ritmo, accelerazione, movimento grafometrico

48. La firma grafometrica
Si genera un vettore grafometrico che è un insieme
di dati biometrici (quali velocità, pressione, ritmo,
accelerazione) «in forma elettronica allegati
oppure connessi a un documento informatico che
consentono l'identificazione del firmatario del
documento e garantiscono la connessione univoca
al firmatario»
La firma grafometrica propriamente detta dunque è una firma
biometrica che rispetta tutti i requisiti stabiliti dal CAD e dalle Regole
Tecniche relative alla Firma Elettronica Avanzata.

49. La firma grafometrica
La Firma Grafometrica garantisce:
• L’identificazione del firmatario del documento
• la connessione univoca dei dati di firma al firmatario
• il controllo esclusivo del firmatario del sistema di
generazione della firma
• la possibilità di verificare che l’oggetto della sottoscrizione
non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma
(integrità della firma)
• la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto
sottoscritto

50. La firma grafometrica
L’identificazione del firmatario
Come avviene l’identificazione del firmatario
nella firma grafometrica?
Come avviene l’identificazione del firmatario
nella firma digitale?

51. La firma grafometrica
L’identificazione del firmatario
Nella firma grafometrica è sempre necessario
verificare l’identità del firmante
L’identità del firmante si verifica rilevando
copia di un suo documento di identità

52. La firma grafometrica
L’identificazione del firmatario e la privacy
Inoltre i dati biometrici sono considerati dati
sensibili (come le impronte digitali)
E’ dunque sempre necessario produrre
l’informativa sulla privacy ed acquisire il
consenso al trattamento dei dati personali

53. Firma digitale e marca temporale
Le firma digitali sono in grado di garantire la
certezza di data ed ora?
Per garantire data ed ora certi ad un
documento informatico è necessario apporre
la MARCA TEMPORALE

54. Marca temporale
La Marca Temporale è un servizio offerto
da un Certificatore Accreditato, che
permette di associare data e ora certe e
legalmente valide ad un documento
informatico, consentendo quindi di
associare una validazione temporale
opponibile a terzi. (Art. 20, comma 3
Codice dell’Amministrazione Digitale
Dlgs 82/2005).

55. Firma digitale e marca temporale
Il servizio di Marcatura Temporale può essere
utilizzato sia su file non firmati digitalmente,
garantendone una collocazione temporale certa e
legalmente valida, sia su documenti informatici sui
quali è stata apposta Firma Digitale.
In tal caso la Marca Temporale attesterà il preciso
momento temporale in cui il documento è stato
creato, trasmesso o archiviato

56. Firma digitale e marca temporale
Apporre una Marca Temporale ad un documento
firmato digitalmente fa si che la Firma Digitale
risulti sempre e comunque valida anche nel caso in
cui il relativo Certificato risulti scaduto, sospeso o
revocato, purché la Marca sia stata apposta in un
momento precedente alla scadenza, revoca o
sospensione del Certificato di Firma stessa.

57. Firma digitale e validità temporale
Cosa significa questo?
Un documento firmato digitalmente, in assenza di
marca temporale, non è valido per sempre.
La validità del documento è legata alla validità del
certificato di firma, rilasciato dalla CA.
Se il certificato risulta scaduto, sospeso o revocato
il documento perde la sua validità legale.
Questo perché la firma digitale non garantisce la
data certa e quindi la firma potrebbe essere stata
apposta con certificato scaduto

58. Le gestione dei documenti informatici
Acquisizione dei documenti
informatici
Gestione dei documenti
informatici

59. Le gestione dei documenti informatici
CONSERVAZIONE
dei documenti
informatici

60. La conservazione dei documenti informatici
Le conservazione è il processo
finalizzato al mantenimento dei
requisiti di validità giuridica ed
integrità informativa dei
documenti informatici nel tempo al
fine di consentirne l’accesso e
l’esibizione

61. Le gestione dei documenti informatici
Come si gestiscono i
documenti informatici ?