Il protocollo informatico e gestione documentale

IL PROTOCOLLO
INFORMATICO E GESTIONE
DOCUMENTALE

Protocollo informatico
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Art 1 comma 1 lett u) CAD: il protocollo
informatico o sistema di gestione informatica dei
documenti prevede le attività di:

 Registrazione e segnatura
 Classificazione e fascicolazione
 Assegnazione
 Archiviazione/fascicolazione

cesareciabatti@infinito.it 21/03/2013

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Il registro di protocollo e uno strumento:
 Giuridico, in quanto attesta il momento di
ingresso e di uscita di un documento dall’ente.
Si tratta di un atto pubblico di fede privilegiata;
 Archivistico, in quanto permette di
sedimentare i documenti in archivio stabilendo
il loro vincolo archivistico sulla base del piano
di classificazione;
 Organizzativo, in quanto permette di
assegnare i documenti agli uffici competenti

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Ai sensi dell’art 53, comma 5 DPR 445/00 la
registrazione di protocollo è “un’operazione
obbligatoria per tutti i documenti ricevuti o
spediti da una pubblica amministrazione e per
tutti i documenti informatici.”


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Sono esclusi dalla registrazione obbligatoria:
 Le gazzette ufficiali;

 I bollettini e notiziari della pubblica
amministrazione;
 Le circolari e i materiali statistici;

 Gli atti preparatori interni e la corrispondenza
interna;
 Giornali, libri, riviste e materiale pubblicitario;

 Gli inviti a manifestazioni


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 Sono altresì esclusi dalla registrazione di
protocollo tutti i documenti già soggetti a
registrazione particolare;
 tuttavia se questi documenti sono informatici
è opportuno archiviarli sul registro di protocollo
al fine di garantire la corretta conservazione


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Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati
obbligatori e dati accessori. I dati obbligatori sono:
 Numero di protocollo generato automaticamente
dal sistema;
 Data di protocollo, anch’essa assegnata
automaticamente dal sistema;
 Mittente o destinatario;

 Oggetto del documento

 Data e numero di protocollo del documento
ricevuto, se disponibili;


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Sono opzionali o accessori i seguenti dati:
 Data di arrivo ( per i documenti in entrata)

 Luogo di provenienza o di destinazione;

 Numero degli allegati e descrizione sintetica;

 Mezzo di ricezione o spedizione;

 Ufficio di competenza;

 Copie per conoscenza;

 Tipo documento.


9

 La registrazione di protocollo dei documenti
informatici è eseguita dopo aver accertato i
requisisti di staticità, leggibilità e
conservabilità.
 In caso di esito negativo, deve essere
notificata un’eccezione al mittente
 Nel manuale di gestione devono essere
indicati i formati elettronici accettati


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 La registrazione di protocollo dei documenti
informatici prevede la memorizzazione delle
stesse informazioni previste per i documenti
analogici, con l’aggiunta dell’impronta del
documento informatico.


11

La registrazione di protocollo di documenti
informatici ricevuto per posta elettronica, è
effettuata in modo da far corrispondere ad
ogni messaggio una registrazione (art 15 c.
2 DPCM 30 ottobre 2000), in corrispondenza
della quale si possono memorizzare:
 Il testo del messaggio;

 Ciascun documento allegato al messaggio.


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 La segnatura di protocollo è effettuata
contemporaneamente all’operazione di
registrazione di protocollo.
 La segnatura di protocollo di un documento
cartaceo è realizzata attraverso l’apposizione di
un timbro nel quale sono riportati i dati di
protocollo. In alternativa, può essere apposta sul
documento un’etichetta adesiva, non
modificabile e non staccabile, sulla quale sono
riportati i dati di protocollo sia in chiaro che in
codice a barre per automatizzare un eventuale
successivo processo di scansione batch.


13

Ai sensi della Circolare AIPA n. 28/01 e dell’art 18
del DPCM 31 ottobre 2000, le informazioni
minime obbligatorie incluse nella segnatura
informatica di protocollo, generata in un file
.XML, sono:
 Codice identificativo dell’AOO;

 Data e numero di protocollo;

 Indice di classificazione e numero del fascicolo
(se disponibili)
 Oggetto del documento;

 Mittente o destinatario.


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La segnatura informatica di protocollo permette
di realizzare l’interoperabilità tra i sistemi di
protocollo informatico, automatizzando la
registrazione dei documenti informatici
provenienti da altre pubbliche
amministrazioni.


15

Ad ogni documento registrato sul sistema di
gestione informatica dei documenti, è
assegnato un livello di riservatezza, una
sorta di Access Control List, che definisce
quale utente o gruppi di utenti possono avere
accesso ad esso. Per default il sistema segue
la logica dell’organizzazione e dei ruoli,
permettendo a ciascun utente di accedere
solamente ai documenti che ha prodotto o che
gli sono stati assegnati.


16

Le informazioni registrate in modo non
modificabile sono annullabili purché sia
assicurata:
 La leggibilità delle informazioni originarie;
 La conoscibilità dell’autore;
 La data;
 L’autorizzazione dell’intervento di
annullamento o modifica.


17

 Il Responsabile del servizio archivio e
protocollo provvede alla produzione di un
registro giornaliero di protocollo;
 Al fine di garantire la non modificabilità delle
operazioni di registrazione il contenuto del
registro giornaliero informatico di protocollo è
riversato al termine della giornata lavorativa su
supporti di memorizzazione non riscrivibili


18

protocollo autorizza lo svolgimento, anche
manuale , delle operazioni di registrazione di
protocollo su registro di emergenza, ogni
qualvolta per cause tecniche non sia possibile
utilizzare il sistema di protocollo informatico;
 Terminato il periodo di emergenza i dati
vengono recuperati nel protocollo generale.


19

protocollo può differire, con apposita
autorizzazione, la registrazione di protocollo
dei documenti ricevuti, fissando comunque un
limite di tempo e conferendo valore alla data di
arrivo.


Il protocollo informatico e gestione documentale

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