Recommended
More Related Content
Similar to Incontro formativo sulla gestione documentale
Similar to Incontro formativo sulla gestione documentale (20)
Incontro formativo sulla gestione documentale
- 1. Gestione Documentale del Dipartimento di Fisica Sperimentale 29/11/2017 Stefano Pinoli
- 2. INTRODUZIONE
- 3. ARCHIVIO Complesso dei documenti (su qualunque supporto formati) prodotti o comunque acquisiti da un soggetto (ente, persona, famiglia) nello svolgimento della sua attività.
- 4. DOCUMENTI • Rappresentazioni di atti o fatti giuridicamente rilevanti; • Per le PA: originali dei documenti in formato digitale (art 40 c. 1 CAD – Codice dell’amministrazione digitale); • Ci troviamo ancora in una fase ibrida.
- 5. SOGGETTO PRODUTTORE • Nel nostro caso il Politecnico di Milano. L’Ateneo milanese, secondo disposizione del 2014, è organizzato in una unica AOO suddivisa in 114 UOR. Il Dipartimento di Fisica è una UOR; i documenti che il Dipartimento produce fanno parte dell’archivio dell’Università. • Ragionare in ottica di sistema, utilizzare degli strumenti condivisi.
- 6. RIFERIMENTI NORMATIVI • L 241/1990 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo; • DPR 445/2000 (Testo unico sul documento amministrativo – Capo IV); • Dlgs 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale) • Regole Tecniche: DPCM 22 febbraio 2013; DPCM 3 dicembre 2013 (P); DPCM 2013 (c); DPCM 13 novembre 2014; • Regolamento 910/2016 (eIDAS). Oltre alle circolari, pareri, linee guida dell’Agid (Agenzia per l’Italia digitale)
- 7. IL CAD CAPO I – Principi generali CAPO II – Documento informatico e firme elettroniche; trasferimenti libri e scritture CAPO III – Formazione gestione e conservazione dei documenti informatici CAPO IV – Trasmissione informatica dei documenti CAPO V – Dati delle PA e servizi in rete CAPO VI – Sviluppo acquisizione e riuso dei sistemi informatici delle PA CAPO VII – Regole tecniche (art 71) CAPO VIII – Sistema pubblico di connettività e rete internazionale della PA CAPO IX – Disposizioni transitorie finali e abrogazioni
- 9. Abbiamo definito l’archivio come un complesso di documenti. Questi documenti devono essere organizzati e gestiti attraverso alcune operazioni fondamentali: • Registrazione • Segnatura • Classificazione • Fascicolazione
- 10. Registrazione di protocollo: cos’è? E’ l’operazione con cui si registrano/memorizzano alcune informazioni essenziali riguardo ai documenti. Queste informazioni essenziali, come stabilito da DPR 445 del 2000 art 53 c. 1, sono: • numero di protocollo A/I • data di registrazione A/I • mittente/ destinatario I • oggetto del documento I • impronta del documento trasmesso per via telematica • [numero degli allegati] I • [descrizione degli allegati] I
- 11. Registrazione di protocollo: cosa si registra? • “Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione” (DPR 445/2000 art. 53 c. 5) • Manuale di gestione del Politecnico di Milano
- 12. Registrazione di protocollo: perché si fa? • Funzione gestionale: permette di identificare in maniera univoca ogni documento che entra a far parte dell’archivio.
- 13. Registrazione di protocollo: perché si fa? Funzione giuridica: • attesta l’esistenza di un documento all’interno dell’archivio (prova pubblica di fede privilegiata). • Indica la data di protocollo, cosiddetta data archivistica, dalla quale decorrono i giorni che la PA ha a disposizione per portare a termine il procedimento avviato dall’istanza.
- 14. Segnatura: cos’è? • La segnatura di protocollo è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. (DPR 445/2000 art. 55)
- 15. Segnatura: come è espressa? I dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento trasmesso da un’area organizzativa omogenea sono associati al documento stesso e contenuti, nel messaggio, in un file XML […] (DPCM 3 dicembre 2013 art. 20)
- 16. Segnatura: cosa contiene? • Secondo il DPCM 13 novembre 2014: • Codice identificativo dell’amministrazione (art. 9) • Codice identificativo dell’area organizzativa omogenea (art. 9) • Codice identifiativo del registro (art. 9) • Numero di protocollo (art. 9) • Data di protocollo (art. 9) • Oggetto (art. 21) • Mittente (art. 21) • Destinatario (art. 21)
- 17. Segnatura: cosa contiene? Inoltre, per i documenti in uscita, possono essere specificate una o più delle seguenti informazioni, incluse anch’esse nello stesso file: • Indicazione della persona che nell’Amministrazione ricevente si occuperà del trattamento del documento (art. 21) • Indice di classificazione (art. 21) • Indicazione degli allegati (art. 21) • Informazioni sul procedimento a cui il documento si riferisce e sul trattamento da applicare al documento (art. 21)
- 18. Dopo questa prima operazione abbiamo acquisito i documenti e li abbiamo ordinati secondo un mero criterio cronologico (data di protocollo). Per archivi di piccole dimensioni potrebbe essere sufficiente (es. archivi personali); non lo è invece per archivi composti da centinaia, migliaia di documenti. In questo caso è necessaria la classificazione.
- 19. Classificazione:cosa è • Operazione attraverso la quale i documenti sono ricondotti a una funzione del soggetto produttore, funzione individuata sulla base del titolario. • È obbligatoria
- 20. Classificazione: titolario E’ definito come un “quadro astratto delle funzione di un Ente”: è detto anche “funzionigramma”. • Ci sono degli Enti che, indipendentemente dalle dimensione, dalla collocazione geografica, dalle scelte organizzative, condividono le stesse funzioni: è il caso dei Comuni e delle Università. In questi casi sono applicabili dei titolari a livello nazionale.
- 22. A questo punto l’archivio comincia a prendere una fisionomia. I documenti sono divisi per classi sulla base della funzione alla quale afferiscono. Ma come sono organizzati i documenti all’interno di una stessa classe?
- 23. Prendiamo il caso della classe VII.I (Personale, bandi) Se organizzassimo i documenti all’interno di questa classe secondo il criterio cronologico, li lasciassimo secondo l’ordine con cui sono stati protocollati, avremmo una situazione di questo tipo: • 1° documento: bando X • 2° – 10° documento: domande per bando X • 11° documenti bando Y • 12° documento: nomina commissione bando X • 13° – 20° documento : domande bando Y • 21° documento : decreto di esclusione di un partecipante bando X • 22° documento: bando Z • 23° documento: ricorso partecipante escluso bando X • 24° – 30°: domande bando Z • …..
- 24. Fascicolazione: cosa è • Una “dichiarazione di contesto procedimentale” che permette di evidenziare il vincolo archivistico, il nesso causa effetto che esiste tra i documenti.
- 25. Fascicolazione: tipi di fascicolo • Per procedimento • Per affare • Per attività • Per persona (tra cui fascicolo di personale)
- 26. Fascicolazione: il CAD • La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un unico fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento da chiunque formati (art 41 c. 2); • Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le PA coinvolte nel procedimento (art 41 c. 2 bis).
- 27. Fascicolazione: il CAD • Il fascicolo informatico reca indicazione: • A) dell’amministrazione titolare del procedimento, che cura e gestisce il fascicolo medesimo; • B) delle altre amministrazioni partecipanti; • C) del responsabile del procedimento; • D) dell’oggetto del procedimento; • E) dell’elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto da 2 – quater (art 41 c. 2-ter)
- 28. Fascicolazione: il CAD • Il fascicolo informatico può contenere aree a cui hanno accesso solo l’amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa individuati (organizzazione in sottofascicoli art 41 c. 2- quater).
- 29. Fascicolazione: vantaggi • Permette di prendere dei provvedimenti adeguati sulla base di quanto è stato precedentemente fatto; • Permette di ricostruire la storia di una pratica; • Garantisce il diritto all’accesso che non si esercita sul singolo documento ma sulla pratica.
- 31. Anche se sono cambiate le tecnologie alcuni principi della gestione documentale, come abbiamo visto, sono rimasti inalterati: anche i file, proprio come i documenti cartacei, devono essere registrati, classificati, fascicolati. Tuttavia la dematerializzazione degli archivi pone nuove sfide, tra cui la conservazione a lungo termine.
- 32. GESTIONE E CONSERVAZIONE Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all’interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all’art 44 bis, comma 1 del codice, fatte salve le competenze del Ministero per i beni e le attività culturali e del turismo ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004 n. 42. (DPCM 3 dicembre 2013 art. 5 c.3) Il Politecnico si rivolge a Cineca
- 33. GESTIONE E CONSERVAZIONE La sfida è: come garantire l’autenticità dei documenti digitali, per natura fragili facilmente modificabili; come garantire che, nelle fasi di gestione e tenuta, i documenti non sono stati alterati nel contenuto (che sono rimasti integri)?
- 34. GESTIONE E CONSERVAZIONE L’autenticità dei documenti digitali, sulla lunga distanza, può essere presunta solo se i documenti sono stati trattati, ab origine, in un sistema di gestione documentale a norma.
- 35. GESTIONE E CONSERVAZIONE I requisiti che un sistema di gestione documentale deve avere sono oggetto di studi anche a livello internazionale: • Requisiti di benchmark progetto INTERpares; • Specifiche MoReq; • CAD art. 44 c.1
- 36. GESTIONE E CONSERVAZIONE • Gestire i documenti all’interno di un sistema a norma ci permette di associare progressivamente ai documenti i relativi metadati che “raccontano” la storia dei documenti stessi; • Non si mandano solo i documenti in conservazione ma anche i relativi metadati, che sono prova di autenticità e permettono di capire i contesti di produzione, gestione, archiviazione.
- 37. GESTIONE E CONSERVAZIONE Dobbiamo sempre chiederci: dove si trova l’archivio? Seppur dematerializzato esiste un luogo virtuale in cui l’archivio e memorizzato. • I server di posta, le cartelle condivise, le chiavette USB: di fatti quello che si forma fuori dal sistema di gestione (titulus) sul lungo periodo potrebbe non essere ritenuto autentico. • A ciò si aggiunge il problema dell’obsolescenza tecnologica.
- 38. CONCLUSIONE Cosa passa su titulus e cosa rimane sulle cartelle condivise? La scelta deve essere ragionata, tenendo in considerazione che ciò che rimane sulle cartelle condivise non rappresenta l’archivio digitale dell’Ente.
Editor's Notes
- CAD art 40 c.1 : le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui il presente codice e le regole tecniche di cui all’art. 71. In particolare ci rifacciamo alle disposizione dell’art. 3 c. 1 del DPCM 13 novembre 2014, che individua quattro modalità attraverso le quali i documenti informatici possono essere creati: software apposito; acquisizione di documento analogico; raggruppamento di dati da più base dati; registrazione di informazioni generate da transazioni informatiche.
- AOO: Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse (DPR 445/2000 art 50 c. 4).
- Il CAD è il testo principale, raccoglie la normativa che regola i rapporti informatici tra PA e cittadini. Ha carattere generale: le questioni tecniche più specifiche, sempre in divenire stante l’obsolescenza informatica, non sono contenute nel CAD (il testo sarebbe altrimenti troppo “instabile”) ma in apposite regole tecniche, i DPCM. Anche l’Unione Europea legifera su queste questioni. Nel 2014 è stato approvato il Regolamento eIDAS (ha l'obiettivo di fornire una base normativa a livello comunitario per i servizi fiduciari e i mezzi di identificazione elettronica degli stati membri). Secondo l’ordinamento giuridico europeo il Regolamento è un testo che deve essere recepito dagli Stati membri (differenza con la Direttiva, che indica un obiettivo pur lasciando autonomia agli Stati su come raggiungerlo). Per cui, rispetto alla normativa nazionale, è di rango superiore. Infatti, dopo l’entrata in vigore del Regolamento, nel 2016, il CAD è stato aggiornato. L’ultimo aggiornamento del CAD è stato proposto nel settembre di quest’anno. Oltre alla normativa, c’è il panorama della soft law, ovvero le circolari, i pareri, le linee guida rilasciate da Agid.
- La sequenza di simboli binari di lunghezza fissa ottenuta attraverso l'applicazione di una specifica funzione di calcolo alla rappresentazione digitale del documento che garantisce una associazione biunivoca (a meno di eccezioni statisticamente irrilevanti) tra l'impronta stessa ed il documento origine.
- Manuale di gestione è un documento che descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (art. 5 DPCM 3 dicembre 2013)
- DPR 445/2000 art. 57: il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno 7 cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare.
- In merito al secondo punto, ricordiamo quanto disposto da art. 2 c. 6 della L 241/90: I termini per la conclusione del procedimento decorrono dall’inizio del procedimento d’ufficio o dal ricevimento della domanda, se il procedimento è ad iniziativa di parte. Inoltre, secondo l’art. 18 bis, la registrazione di protocollo, salvo casi eccezionali (registrazione differita) deve essere svolta contestualmente al ricevimento dell’istanza: La data di protocollazione dell'istanza, segnalazione o comunicazione non può comunque essere diversa da quella di effettiva presentazione. Le istanze, segnalazioni o comunicazioni producono effetti anche in caso di mancato rilascio della ricevuta, ferma restando la responsabilità del soggetto competente. Come conseguenza della sua valenza giuridica, la registrazione di protocollo non può essere cancellata ma solo annullata secondo una procedura definita da art. 8 DPCM 3 dicembre 2013: l’annullamento anche di un solo campo delle altre informazioni registrate in forma immodificabile, necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati delle altre informazioni, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l’ora e l’autore della modifica
- XML è un linguaggio di marcatura, permette di marcare gli elementi di un documento attraverso dei tag, racchiusi tra virgolette basse. In questo modo il computer può riconoscere gli elementi ed elaborarli, previa programmazione, in maniera automatica.
- DPR 445/2000 art. 56: Le operazioni di registrazione indicate all'articolo 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 nonche' le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.
- - E’ diviso in due livelli, i titoli e le classi;le classi individuano delle sottofunzioni nell’ambito dei titoli (macrofunzioni). Si basa sull’idea che ogni documento prodotto o acquisito dalle Università possa essere ricondotto a una di queste voci (propriamente dette classi): classificare, quindi, vuol dire esprimere per ogni documento una “dichiarazione di contesto funzionale” (Penzo Doria). Differenza tra funzione e competenza. I due termini non sono sinonimi. E’ corretto dire che una determinata funzione è di competenza di un determinato ufficio. Ad esempio la funzione immatricolazione e di competenza della segreteria. Se il titolario fosse organizzato sulla base degli uffici (sulle competenze) ogni cambiamento organizzativo si rifletterebbe sulle serie documentarie.
- Fascicolo per affare: conserva i documenti relativi ad una attività il cui svolgimento non è legato ad una procedura ben definita e che non è finalizzata all’emanazione di un provvedimento finale. Esempio: il fascicolo relativo a un corso di formazione: materiali didattici, programmi, certificazioni ecc… Fascicolo per procedimento: conserva i documenti relativi a una attività che segue una procedura ben definita e articolata e che si conclude con l’emanazione di un provvedimento. Esempio: il fascicolo relativo a un bando per personale. Fascicolo per attività: conserva i documenti relativi ad attività elementari che si concludono generalmente con un botta e risposta. C’è tutti gli anni perché non dipende dalla volontà dell’amministrazione o dalla disponibilità finanziaria, ma dal ruolo istituzionale dell’Ente. Esempio: fascicoli dei richiedenti permesso per il parcheggio interno delle vetture (X/4). Fascicolo di personale: documenti relativi a diversi procedimenti ma uniti dal fatto di riguardare la stessa persona. Questo fascicolo si apre a livello di titolo ed è popolato da documenti che presentano classifiche diverse all’interno della classe VII.
- L 241/1990 art. 9: qualunque soggetto, portatore di interessi pubblici o privati, nonché i portatori di interessi diffusi costituiti in associazioni o comitati, cui possa derivare un pregiudizio dal provvedimento, hanno facoltà di intervenire nel procedimento. Questa facoltà d’intervento è definita da art. 10: a) prendere visione degli atti del provvedimento; b)presentare memorie scritte e documenti, che la PA ha l’obbligo di valutare ove siano pertinenti all’oggetto del procedimento.
- Metadati minimi del fascicolo informatico (allegato 5 DPCM)
- Ricordiamo che la L 241/90, art. 3 stabilisce che ogni provvedimento della pubblica amministrazione salvo casi particolare (provvedimento in forma semplificato al quale si può ricorrere quanto l’istanza sia palesemente irricevibile e infondata art. 2 c.1) deve essere motivato attraverso i presupposti di fatto e le ragioni giuridiche. Come si recuperano i presupposti di fatto e le ragioni giuridiche? Attraverso la fascicolazione
- Art. 44 bis c.1 del CAD: i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione di documenti informatici […] anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l’accreditamento presso Agid. Le competenze del Ministero dipendono dal fatto che gli archivi delle PA, indipendentemente dall’età dei documenti, sono considerati beni culturali ai sensi dell’art. 10 c. 2 lettera b del Codice dei Beni culturali.
- Autenticità: in diplomatica, capacità di un documento di essere ciò che dichiara di essere.
- CAD art. 44 c. 1: Il sistema di gestione informatica e conservazione dei documenti informatici della pubblica amministrazione assicura: a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; b) la sicurezza e l'integrità del sistema e dei dati e documenti presenti; c) la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita; d) la raccolta di informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati; e) l'agevole reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; f) l'accesso, in condizioni di sicurezza, alle informazioni del sistema, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali; g) lo scambio di informazioni, ai sensi di quanto previsto dall'articolo 12, comma 2, con sistemi di gestione documentale di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi; h) la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema di classificazione adottato; i) l'accesso remoto, in condizioni di sicurezza, ai documenti e alle relative informazioni di registrazione tramite un identificativo univoco; j) il rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 71. 1-bis. Il sistema di gestione e conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile che opera d'intesa con il dirigente dell'ufficio di cui all'articolo 17 del presente Codice, il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ove nominato, e con il responsabile del sistema della conservazione dei documenti informatici, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. Almeno una volta all’anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti conclusi. 1-ter. Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito nel presente articolo ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.