يتناول الوثيقة إدارة المشاريع من خلال خمس خطوات رئيسية: التمهيد، التخطيط، التنفيذ، المتابعة والتحكم، والإنهاء. تشمل الخطوات تحليل المتطلبات، وضع ميزانية، إدارة المخاطر، وضمان تسليم المشروع وفقاً للجداول الزمنية والميزانية المحددة. كما تؤكد الوثيقة على أهمية عملية المتابعة لجمع المعلومات وتحليلها لضمان توافق سير العمل مع الخطة المتفق عليها.

1. Hashim Yousif
Consultant, Youth Development
‫إدارة‬‫المشاريع‬Project Management

2. ‫الخطوات‬‫األساسية‬‫في‬‫إدارة‬‫المشاريع‬

3. ً‫ا‬‫ل‬‫أو‬:‫التمهيد‬‫األولي‬:
❖‫و‬‫التي‬‫تتضمن‬‫عملية‬‫تحديد‬‫طبيعة‬‫المشروع‬‫و‬‫مداه‬‫من‬‫خالل‬‫فهم‬‫بيئة‬‫العمل‬‫و‬‫التأكد‬‫من‬‫السيطرة‬‫ع‬‫لى‬‫كل‬
‫المتطلبات‬،‫وعملية‬‫التهيئة‬‫يجب‬‫أن‬‫تشتمل‬‫على‬:
❖1.‫تحليل‬‫المتطلبات‬ً‫ا‬‫ا‬‫قياسي‬،‫بمعنى‬‫التعامل‬ً‫ا‬‫ا‬‫رقمي‬‫مع‬‫جزيئات‬‫المشروع‬‫من‬‫وقت‬‫و‬‫عمالة‬‫وخامات‬‫و‬‫تمويل‬...
‫إلخ‬.
2.‫مراجعة‬‫قدرات‬‫التشغيل‬‫الحالية‬‫كمرحلة‬‫أولية‬‫من‬‫التقييم‬‫لإلمكانيات‬‫المتاحة‬‫لدى‬‫المؤسسة‬‫لتنف‬‫يذ‬‫المشروع‬.
3.‫التحليل‬‫المالي‬‫و‬‫الذي‬‫يتضمن‬‫تحليل‬‫معدل‬‫اإلنفاق‬‫و‬‫الكسب‬‫من‬‫المشروع‬.
4.‫التقييم‬‫التحليلي‬‫لتوزيع‬‫المهام‬‫الممكن‬‫بالشكل‬‫األكثر‬‫كفاءة‬‫بين‬‫عناصر‬‫فريق‬‫العمل‬‫في‬‫ا‬‫لمشروع‬.
5.‫عمل‬‫خريطة‬‫تفصيلية‬‫لمراحل‬‫العمل‬‫من‬‫حيث‬‫المهام‬‫والتكلفة‬‫وجداول‬‫التسليم‬‫و‬‫اإلنهاء‬‫للمشروع‬.

4. ً‫ا‬‫ا‬‫ثاني‬:‫التخطيط‬‫و‬‫التصميم‬:
❖‫حيث‬‫يشمل‬‫التخطيط‬‫لضمان‬‫التوافق‬‫بين‬‫عناصر‬‫الوقت‬،‫والتكلفة‬،‫و‬‫الموارد‬‫مع‬‫معدل‬‫العمل‬‫المراد‬‫إنجازه‬،‫ب‬‫التوازي‬‫مع‬
‫تقدير‬‫عوامل‬‫المخاطرة‬‫المقبولة‬.‫و‬‫بصفة‬‫عامة‬‫ينطوي‬‫تخطيط‬‫و‬‫تصميم‬‫المشروع‬‫على‬‫الخطوات‬‫التالية‬:
❖1.‫تحديد‬‫استراتيجية‬‫و‬‫نموذج‬‫التخطيط‬‫المناسب‬‫لتنفيذ‬‫المشروع‬‫سواء‬‫كخطة‬‫متسلسلة‬‫أو‬‫متشعبة‬.
❖2.‫تطوير‬‫التعامل‬‫مع‬‫الموارد‬‫المتاحة‬‫بالشكل‬‫األكثر‬‫كفاءة‬.
❖3.‫اختيار‬‫فريق‬‫التخطيط‬‫و‬‫التصميم‬‫المالئم‬.
❖4.‫ترتيب‬‫األولويات‬‫و‬‫مراحل‬‫التسليم‬،‫وتحديد‬‫مسار‬‫األنشطة‬‫التنفيذية‬‫و‬‫كيفية‬‫ترابطها‬‫و‬‫تكاملها‬‫منطقيا‬.
❖5.‫تقدير‬‫الموارد‬‫المطلوبة‬‫و‬‫الميزانية‬‫التقديرية‬‫لكل‬‫األنشطة‬‫التنفيذية‬‫في‬‫سياق‬‫المشروع‬.
❖6.‫تطوير‬‫جدول‬‫العمل‬‫بما‬‫يتالءم‬‫مع‬‫متطلبات‬‫تنفيذ‬‫المشروع‬.
❖7.‫التخطيط‬‫للتعامل‬‫مع‬‫عوامل‬‫الخطورة‬‫المحتملة‬‫الظهور‬‫في‬‫سياق‬‫المشروع‬.
❖8.‫الحصول‬‫على‬‫الموافقات‬‫الرسمية‬‫لبدء‬‫العمل‬.
❖9.‫ضمان‬‫سالسة‬‫التواصل‬‫بين‬‫منسقي‬‫المشروع‬،‫و‬‫يفضل‬‫وجود‬‫نموذج‬‫تصوري‬‫للمشروع‬‫و‬‫عملياته؛‬‫حتى‬‫يساعد‬‫فريق‬‫التخطيط‬‫في‬
‫التعرف‬‫على‬‫المطلوب‬‫تنفيذه‬‫و‬‫تسليمه‬‫بالدقة‬‫المطلوبة‬.

5. ً‫ا‬‫ا‬‫ثالث‬:‫التنفيذ‬:
❖‫يمثل‬‫تنفيذ‬‫المشروع‬‫مجموعة‬‫من‬‫العمليات‬‫المترابطة‬‫في‬‫تسلسل‬‫منط‬‫قي‬
‫لستكمال‬‫متطلبات‬‫خطة‬‫العمل‬،‫وتتضمن‬ً‫ا‬‫ا‬‫فعلي‬‫تكامل‬‫النشاط‬‫البش‬‫ري‬‫في‬‫التعامل‬
‫و‬‫التشغيل‬‫للموارد‬‫المتاحة‬‫بأقصى‬‫كفاءة‬‫إلتمام‬‫المشروع‬‫في‬‫الوقت‬‫ال‬‫محدد‬‫له‬.

6. ً‫ا‬‫ا‬‫رابع‬:‫المتابعة‬‫و‬‫التحكم‬:
❖‫و‬‫التي‬‫تتضمن‬‫عملية‬‫المراقبة‬‫لمراحل‬‫التنفيذ‬‫و‬‫مستوياته‬‫و‬‫مخرجاته‬‫األولية‬‫و‬‫ا‬‫لتالية‬‫مع‬
‫الضبط‬‫في‬‫حينه‬‫للخطوات‬‫المرحلية‬‫للمشروع‬‫و‬‫تشتمل‬‫هذه‬‫المرحلة‬‫على‬‫األنشطة‬‫ال‬‫تالية‬:
❖1.‫القياس‬‫المرحلي‬،‫و‬‫تقييم‬‫التكلفة‬،‫و‬‫الجهد‬،‫و‬‫اإلمكانيات‬‫و‬‫مدى‬‫توافقها‬‫مع‬‫منتهي‬‫ات‬
‫الخطة‬‫الموضوعة‬‫للوصول‬‫إلى‬‫األهداف‬‫الموضوعية‬‫من‬‫المشروع‬.
2.‫تطبيق‬‫الممارسات‬‫التي‬‫تصحح‬‫مسار‬‫العمل‬‫أول‬‫بأول‬‫في‬‫حال‬‫وجود‬‫حاجة‬‫إليها‬.
3.‫التحكم‬‫في‬‫العوامل‬‫التي‬‫قد‬‫تؤدي‬‫إلى‬‫الحياد‬‫عن‬‫التطبيق‬‫المتكامل‬‫لجزئيات‬‫ال‬‫عمل؛‬‫خاصة‬
‫في‬‫المشاريع‬‫متعددة‬‫المراحل‬،‫حيث‬‫تكون‬‫المراقبة‬‫و‬‫الضبط‬‫مصدر‬‫التغذية‬‫الراجعة‬
Feedback‫في‬‫المراحل‬‫المتقدمة‬‫لتصحيح‬‫أي‬‫مسارات‬‫مغايرة‬‫للمطلوب‬‫إنجازه‬.

7. ً‫ا‬‫ا‬‫خامس‬:‫اإلنهاء‬/‫اإلغالق‬:
❖‫و‬‫الذي‬‫يتضمن‬‫مرحلة‬‫التسليم‬‫الرسمي‬‫للمشروع‬،‫مما‬‫يعني‬‫تقبل‬‫العمل‬‫الذي‬‫تم‬‫إنجازه‬
‫ويتضمن‬‫المراحل‬‫اآلتية‬:
.1‫إنهاء‬‫المشروع‬‫بإنهاء‬‫جميع‬‫األنشطة‬‫التي‬‫ينطوي‬‫عليها‬‫المشروع‬ً‫ا‬‫ا‬‫رسمي‬‫مع‬‫توثي‬‫ق‬
‫المراحل‬‫التنفيذية‬‫كمرجعية‬‫عمل‬‫وخبرة‬‫مستقبلية‬.
.2‫اعداد‬‫التقارير‬‫النهائية‬‫لالنشطة‬‫مدعمة‬‫بالمستندات‬.
.3‫إنهاء‬‫العقود‬‫و‬‫التي‬‫تتضمن‬‫مراجعة‬‫العقود‬‫و‬‫التصديق‬‫عليها‬‫بانتهاء‬‫المشرو‬‫ع‬‫من‬‫قبل‬
‫جميع‬‫األطراف‬‫المتشاركة‬‫و‬‫المتعاقدة‬‫في‬‫سياق‬‫المشروع‬.

11. ‫السئلة‬‫والنقاش‬

12. ‫عملية‬‫المتابعة‬
❖‫هي‬‫عملية‬‫مستمرة‬‫لجمع‬‫وتحليل‬‫المعلومات‬‫والبيانات‬‫للمشروعات‬‫والبر‬‫امج‬
‫لتحديد‬‫مدى‬‫توافق‬‫سير‬‫أنشطة‬‫المشروع‬‫مع‬‫الخطة‬‫الموضوعة‬‫له‬‫لبيان‬‫ا‬‫لوضع‬
‫الحالي‬‫للمشروع‬‫وتركز‬‫على‬‫مؤشر‬‫األداء‬

13. ‫أسباب‬‫أجراء‬‫عملية‬‫المتابعة‬
‫إلمداد‬‫إدارة‬‫المشروع‬‫بالمعلومات‬‫الدقيقة‬‫في‬‫الوقت‬‫المناسب‬‫عن‬‫أنشطة‬‫المشروع‬
‫للمساعدة‬‫في‬‫اتخاذ‬‫القرارات‬‫الخاصة‬‫باآلتي‬:
❖‫الموارد‬‫البشرية‬
❖‫الجدول‬‫الزمني‬
❖‫تدبير‬‫الموارد‬‫والمصادر‬
❖‫مستوى‬‫الجودة‬‫وكفاءة‬‫األداء‬
❖‫اإلدارة‬‫المالية‬‫والميزانية‬

14. ‫وظائف‬‫عملية‬‫المتابعة‬
❖‫توثيق‬‫مراحل‬‫تنفيذ‬‫المشروع‬.
❖‫تفسير‬‫عملية‬‫اتخاذ‬‫القرار‬‫بواسطة‬‫اإلدارة‬.
❖‫اتخاذ‬‫القرار‬‫السليم‬.
❖‫التعلم‬‫من‬‫الخبرات‬‫المكتسبة‬‫للمساعدة‬‫في‬‫وضع‬‫الخطط‬‫المستقبلي‬‫ة‬.

15. ‫أهداف‬‫المتابعة‬
‫ا‬‫لمتابعة‬‫توفر‬‫إلدارة‬‫المشروع‬‫كافة‬‫البيانات‬‫والمعلومات‬‫عن‬‫أنشطة‬‫المشروع‬‫المنفذة‬‫بما‬‫يمكنهم‬‫من‬‫تحليل‬‫الموقف‬‫الحالي‬‫للمشروع‬‫و‬‫مقارنة‬‫ما‬‫تحقق‬
‫فعال‬‫بما‬‫كان‬‫مخططا‬‫تنفيذه‬‫وبخاصة‬‫التحقق‬‫من‬‫أن‬:
❖‫التنفيذ‬‫يتم‬‫وفقا‬‫للجدول‬‫الزمني‬‫المخطط‬.
❖‫تكلفة‬‫األنشطة‬‫المنفذة‬‫في‬‫حدود‬‫الميزانية‬‫المعتمدة‬‫لذلك‬.
❖-‫مدخالت‬‫ومخرجات‬‫المشروع‬‫تصل‬‫للفئة‬‫المستهدفة‬‫في‬‫المكان‬‫والوقت‬‫المناسبين‬.
❖-‫الصرف‬‫يتم‬‫في‬‫األوجه‬‫الصحيحة‬‫لإلنفاق‬.
❖-‫التنفيذ‬‫يتم‬‫بالجودة‬‫العالية‬‫المطابقة‬‫للمواصفات‬‫الفنية‬.
❖-‫القوى‬‫البشرية‬‫واإلمكانيات‬‫المادية‬‫يتم‬‫استخدامها‬‫بفاعلية‬‫وكفاءة‬.
❖-‫إنجازات‬‫المشروع‬‫تتم‬‫وفقا‬‫لما‬‫هو‬‫مخطط‬‫له‬.
❖-‫تأثيرات‬‫المشروع‬‫قد‬‫تحققت‬،‫والتعرف‬‫على‬‫درجة‬‫تحققها‬.
❖-‫تم‬‫تحديد‬‫مواطن‬‫القوة‬‫والضعف‬‫في‬‫المشروع‬‫والوقوف‬‫على‬‫الجوانب‬‫التي‬‫تحتاج‬‫إلى‬‫تحسين‬.
❖-‫تم‬‫تحديد‬‫المشكالت‬‫التي‬‫تعوق‬‫التنفيذ‬‫إليجاد‬‫الحلول‬‫المناسبة‬‫لها‬.

16. ‫تأخير‬‫إنجاز‬‫العمل‬ ‫اإلسراف‬‫في‬‫التكلفة‬‫واستخدام‬‫الموارد‬
‫التأخير‬‫في‬‫حل‬‫الصعوبات‬‫والمشكالت‬‫التي‬‫تواجه‬‫العمل‬
‫التعارض‬‫بين‬‫الجهات‬‫المشاركة‬‫في‬‫تنفيذ‬‫أنشط‬‫ة‬
‫المشروع‬
‫األثار‬‫الناتجة‬‫عن‬‫غياب‬‫عملية‬‫المتابعة‬

17. ‫ب‬-‫من‬‫حيث‬‫مصدرها‬
‫المتابعة‬‫الداخلية‬
‫المتابعة‬‫الخارجية‬
‫أنواع‬‫المتابعة‬
‫أ‬-‫من‬‫حيث‬‫طبيعتها‬
1‫لمتابعة‬‫الفنية‬
‫المتابعة‬‫المالية‬

18. ‫الشروط‬‫األولية‬‫لوضع‬‫خطة‬‫المتابعة‬
❖‫من‬‫أجل‬‫وضع‬‫خطة‬‫متابعة‬‫لمشروع‬‫ما‬‫لبد‬‫من‬‫توافر‬‫ما‬‫يلي‬‫مسبقا‬:
❖1.‫الخطة‬‫التنفيذية‬‫إلنشطة‬‫المشروع‬
❖2.‫تحديد‬‫الهدف‬‫من‬‫عملية‬‫المتابعة‬
❖3.‫تحديد‬‫الوقت‬‫الزمني‬‫للمتابعة‬
❖4.‫تحديد‬‫أساليب‬‫وطرق‬‫المتابعة‬
❖5.‫تحديد‬‫األدوار‬‫والمسئوليات‬‫سواء‬‫على‬‫مستوى‬‫التنفيذ‬‫أو‬‫المتابعة‬
❖6.‫وضع‬‫معايير‬‫األداء‬(‫المؤشرات‬)

19. ‫نموذج‬:‫خطة‬‫متابعة‬‫أنشطة‬‫مشروع‬: ...................

21. ‫كتابة‬‫تقارير‬‫المتابعة‬
‫يجب‬‫أن‬‫تتميز‬‫معلومات‬‫وبيانات‬‫المتابعة‬‫التي‬‫يتم‬‫عرضها‬‫في‬‫تقارير‬‫دورية‬‫بأنها‬ ( ‫بسيطة‬‫ودقيقة‬
‫ومعبرة‬‫بصدق‬‫عن‬‫الواقع‬‫وسريعة‬‫فور‬‫وقوع‬‫األحداث‬‫أو‬‫تغييرها‬ ) ‫ألنه‬‫من‬‫المفترض‬‫أن‬‫تستخدمها‬
‫اإلدارة‬‫في‬‫اتخاذ‬‫القرارات‬
❖‫ويجب‬‫أن‬‫تتضمن‬‫تقارير‬‫المتابعة‬‫على‬‫ما‬‫يلي‬:
❖‫توضيح‬‫النشاط‬‫الذي‬‫تم‬‫متابعته‬.
❖‫توضيح‬‫الهدف‬‫من‬‫عملية‬‫المتابعة‬.
❖‫تسجيل‬‫كل‬‫ما‬‫تم‬‫مالحظته‬‫ومشاهدته‬‫بموقع‬‫العمل‬.
❖‫اإلنجازات‬‫التي‬‫تم‬‫تحقيقها‬.
❖‫المعوقات‬‫والتحديات‬.
❖‫توضيح‬‫أية‬‫انحرافات‬‫في‬‫عملية‬‫التنفيذ‬‫وأسباب‬‫االنحراف‬‫القائم‬.
❖‫األقتراحات‬‫والتوصيات‬.

22. ‫نموذج‬:‫تقرير‬‫متابعة‬‫مشروع‬:
❖‌‫أ‬.‫موقع‬/‫مواقع‬‫الزيارة‬:
❖‌‫ب‬.‫تاريخ‬‫الزيارة‬:
❖‌‫ت‬.‫القائم‬‫بالزيارة‬:
❖‌‫ث‬.‫اسم‬‫المشروع‬:
❖‌‫ج‬.‫مقدمة‬‫وخلفية‬‫عن‬‫المشروع‬:
❖‌‫ح‬.‫أهداف‬‫الزيارة‬:
❖‌‫خ‬.‫أساليب‬/‫منهجية‬‫الزيارة‬:
❖‌‫د‬.‫المخرجات‬‫والنتائج‬‫المستخلصة‬:
❖‌‫ذ‬.‫قصص‬‫نجاح‬:
❖‌‫ر‬.‫التهديدات‬‫متوقعة‬:
❖‌‫ز‬.‫الخطوات‬‫التصحيحية‬‫والتوصيات‬‫للمشروع‬:
❖‌‫س‬.‫الختام‬

23. ‫الوصايا‬‫العشر‬‫للتعليق‬‫على‬‫األداء‬
❖1.‫قم‬‫بالتعليق‬‫على‬‫سلوك‬‫شاهدته‬‫وليس‬‫على‬‫أتجاه‬‫استنتجته‬
❖2.‫قم‬‫بشرح‬‫ماذا‬‫رأيت‬‫وكيف‬‫شعرت‬‫بدال‬‫من‬‫ذكر‬‫الحكم‬‫الذى‬‫أصدرته‬‫على‬‫هذا‬‫الموضوع‬
❖3.‫ركز‬‫على‬‫السلوك‬‫الذى‬‫يمكن‬‫تغييره‬
❖4.‫إختار‬‫نواحى‬‫األداء‬‫األكثر‬‫أهمية‬‫وقم‬‫بتحديد‬‫تعليقاتك‬‫على‬‫تلك‬‫النواحى‬
❖5.‫أربط‬‫تعليقاتك‬‫بأشياء‬‫محددة‬‫فى‬‫السلوك‬‫وال‬‫تذكر‬‫مجرد‬‫أنطباعات‬‫عامة‬
❖6.‫قم‬‫بتوجيه‬‫أسئلة‬‫بدال‬‫من‬‫عمل‬‫تصريحات‬‫تشرح‬‫وجهة‬‫نظرك‬
❖7.‫قم‬‫بتحديد‬‫قواعد‬‫العمل‬‫ومستويات‬‫األداء‬‫مسبقا‬
❖8.‫علق‬‫على‬‫األشياء‬‫التى‬‫قام‬‫الشخص‬‫بإدائها‬‫بصورة‬‫جيدة‬‫وتلك‬‫التى‬‫تحتاج‬‫إلى‬‫تحسين‬
❖9.‫الحظ‬‫أن‬‫هناك‬‫حدود‬‫لتحمل‬‫النقد‬‫عند‬‫كل‬‫شخص‬‫فال‬‫تقوم‬‫بعمل‬‫الكثير‬‫من‬‫التعليقات‬‫السلبية‬‫مرة‬‫واحدة‬
❖10.‫قبل‬‫قول‬‫أى‬‫تعليق‬،‫فكر‬‫فى‬‫تأثيره‬‫على‬‫الموظف‬

24. ‫الوصايا‬‫العشر‬‫للتعليق‬‫على‬‫األداء‬
❖1.‫قم‬‫بالتعليق‬‫على‬‫سلوك‬‫شاهدته‬‫وليس‬‫على‬‫أتجاه‬‫استنتجته‬
❖2.‫قم‬‫بشرح‬‫ماذا‬‫رأيت‬‫وكيف‬‫شعرت‬‫بدال‬‫من‬‫ذكر‬‫الحكم‬‫الذى‬‫أصدرته‬‫على‬‫هذا‬‫الموضوع‬
❖3.‫ركز‬‫على‬‫السلوك‬‫الذى‬‫يمكن‬‫تغييره‬
❖4.‫إختار‬‫نواحى‬‫األداء‬‫األكثر‬‫أهمية‬‫وقم‬‫بتحديد‬‫تعليقاتك‬‫على‬‫تلك‬‫النواحى‬
❖5.‫أربط‬‫تعليقاتك‬‫بأشياء‬‫محددة‬‫فى‬‫السلوك‬‫وال‬‫تذكر‬‫مجرد‬‫أنطباعات‬‫عامة‬
❖6.‫قم‬‫بتوجيه‬‫أسئلة‬‫بدال‬‫من‬‫عمل‬‫تصريحات‬‫تشرح‬‫وجهة‬‫نظرك‬
❖7.‫قم‬‫بتحديد‬‫قواعد‬‫العمل‬‫ومستويات‬‫األداء‬‫مسبقا‬
❖8.‫علق‬‫على‬‫األشياء‬‫التى‬‫قام‬‫الشخص‬‫بإدائها‬‫بصورة‬‫جيدة‬‫وتلك‬‫التى‬‫تحتاج‬‫إلى‬‫تحسين‬
❖9.‫الحظ‬‫أن‬‫هناك‬‫حدود‬‫لتحمل‬‫النقد‬‫عند‬‫كل‬‫شخص‬‫فال‬‫تقوم‬‫بعمل‬‫الكثير‬‫من‬‫التعليقات‬‫السلبية‬‫مرة‬‫واحدة‬
❖10.‫قبل‬‫قول‬‫أى‬‫تعليق‬،‫فكر‬‫فى‬‫تأثيره‬‫على‬‫الموظف‬