خطوات إدارة المشاريع - تقديم هاشم يوسف

1. Hashim Yousif
Consultant, Youth Development
‫إدارة‬‫المشاريع‬Project Management

2. ‫الخطوات‬‫األساسية‬‫في‬‫إدارة‬‫المشاريع‬

3. ً‫ا‬‫ل‬‫أو‬:‫التمهيد‬‫األولي‬:
❖‫و‬‫التي‬‫تتضمن‬‫عملية‬‫تحديد‬‫طبيعة‬‫المشروع‬‫و‬‫مداه‬‫من‬‫خالل‬‫فهم‬‫بيئة‬‫العمل‬‫و‬‫التأكد‬‫من‬‫السيطرة‬‫ع‬‫لى‬‫كل‬
‫المتطلبات‬،‫وعملية‬‫التهيئة‬‫يجب‬‫أن‬‫تشتمل‬‫على‬:
❖1.‫تحليل‬‫المتطلبات‬ً‫ا‬‫ا‬‫قياسي‬،‫بمعنى‬‫التعامل‬ً‫ا‬‫ا‬‫رقمي‬‫مع‬‫جزيئات‬‫المشروع‬‫من‬‫وقت‬‫و‬‫عمالة‬‫وخامات‬‫و‬‫تمويل‬...
‫إلخ‬.
2.‫مراجعة‬‫قدرات‬‫التشغيل‬‫الحالية‬‫كمرحلة‬‫أولية‬‫من‬‫التقييم‬‫لإلمكانيات‬‫المتاحة‬‫لدى‬‫المؤسسة‬‫لتنف‬‫يذ‬‫المشروع‬.
3.‫التحليل‬‫المالي‬‫و‬‫الذي‬‫يتضمن‬‫تحليل‬‫معدل‬‫اإلنفاق‬‫و‬‫الكسب‬‫من‬‫المشروع‬.
4.‫التقييم‬‫التحليلي‬‫لتوزيع‬‫المهام‬‫الممكن‬‫بالشكل‬‫األكثر‬‫كفاءة‬‫بين‬‫عناصر‬‫فريق‬‫العمل‬‫في‬‫ا‬‫لمشروع‬.
5.‫عمل‬‫خريطة‬‫تفصيلية‬‫لمراحل‬‫العمل‬‫من‬‫حيث‬‫المهام‬‫والتكلفة‬‫وجداول‬‫التسليم‬‫و‬‫اإلنهاء‬‫للمشروع‬.

4. ً‫ا‬‫ا‬‫ثاني‬:‫التخطيط‬‫و‬‫التصميم‬:
❖‫حيث‬‫يشمل‬‫التخطيط‬‫لضمان‬‫التوافق‬‫بين‬‫عناصر‬‫الوقت‬،‫والتكلفة‬،‫و‬‫الموارد‬‫مع‬‫معدل‬‫العمل‬‫المراد‬‫إنجازه‬،‫ب‬‫التوازي‬‫مع‬
‫تقدير‬‫عوامل‬‫المخاطرة‬‫المقبولة‬.‫و‬‫بصفة‬‫عامة‬‫ينطوي‬‫تخطيط‬‫و‬‫تصميم‬‫المشروع‬‫على‬‫الخطوات‬‫التالية‬:
❖1.‫تحديد‬‫استراتيجية‬‫و‬‫نموذج‬‫التخطيط‬‫المناسب‬‫لتنفيذ‬‫المشروع‬‫سواء‬‫كخطة‬‫متسلسلة‬‫أو‬‫متشعبة‬.
❖2.‫تطوير‬‫التعامل‬‫مع‬‫الموارد‬‫المتاحة‬‫بالشكل‬‫األكثر‬‫كفاءة‬.
❖3.‫اختيار‬‫فريق‬‫التخطيط‬‫و‬‫التصميم‬‫المالئم‬.
❖4.‫ترتيب‬‫األولويات‬‫و‬‫مراحل‬‫التسليم‬،‫وتحديد‬‫مسار‬‫األنشطة‬‫التنفيذية‬‫و‬‫كيفية‬‫ترابطها‬‫و‬‫تكاملها‬‫منطقيا‬.
❖5.‫تقدير‬‫الموارد‬‫المطلوبة‬‫و‬‫الميزانية‬‫التقديرية‬‫لكل‬‫األنشطة‬‫التنفيذية‬‫في‬‫سياق‬‫المشروع‬.
❖6.‫تطوير‬‫جدول‬‫العمل‬‫بما‬‫يتالءم‬‫مع‬‫متطلبات‬‫تنفيذ‬‫المشروع‬.
❖7.‫التخطيط‬‫للتعامل‬‫مع‬‫عوامل‬‫الخطورة‬‫المحتملة‬‫الظهور‬‫في‬‫سياق‬‫المشروع‬.
❖8.‫الحصول‬‫على‬‫الموافقات‬‫الرسمية‬‫لبدء‬‫العمل‬.
❖9.‫ضمان‬‫سالسة‬‫التواصل‬‫بين‬‫منسقي‬‫المشروع‬،‫و‬‫يفضل‬‫وجود‬‫نموذج‬‫تصوري‬‫للمشروع‬‫و‬‫عملياته؛‬‫حتى‬‫يساعد‬‫فريق‬‫التخطيط‬‫في‬
‫التعرف‬‫على‬‫المطلوب‬‫تنفيذه‬‫و‬‫تسليمه‬‫بالدقة‬‫المطلوبة‬.

5. ً‫ا‬‫ا‬‫ثالث‬:‫التنفيذ‬:
❖‫يمثل‬‫تنفيذ‬‫المشروع‬‫مجموعة‬‫من‬‫العمليات‬‫المترابطة‬‫في‬‫تسلسل‬‫منط‬‫قي‬
‫لستكمال‬‫متطلبات‬‫خطة‬‫العمل‬،‫وتتضمن‬ً‫ا‬‫ا‬‫فعلي‬‫تكامل‬‫النشاط‬‫البش‬‫ري‬‫في‬‫التعامل‬
‫و‬‫التشغيل‬‫للموارد‬‫المتاحة‬‫بأقصى‬‫كفاءة‬‫إلتمام‬‫المشروع‬‫في‬‫الوقت‬‫ال‬‫محدد‬‫له‬.

6. ً‫ا‬‫ا‬‫رابع‬:‫المتابعة‬‫و‬‫التحكم‬:
❖‫و‬‫التي‬‫تتضمن‬‫عملية‬‫المراقبة‬‫لمراحل‬‫التنفيذ‬‫و‬‫مستوياته‬‫و‬‫مخرجاته‬‫األولية‬‫و‬‫ا‬‫لتالية‬‫مع‬
‫الضبط‬‫في‬‫حينه‬‫للخطوات‬‫المرحلية‬‫للمشروع‬‫و‬‫تشتمل‬‫هذه‬‫المرحلة‬‫على‬‫األنشطة‬‫ال‬‫تالية‬:
❖1.‫القياس‬‫المرحلي‬،‫و‬‫تقييم‬‫التكلفة‬،‫و‬‫الجهد‬،‫و‬‫اإلمكانيات‬‫و‬‫مدى‬‫توافقها‬‫مع‬‫منتهي‬‫ات‬
‫الخطة‬‫الموضوعة‬‫للوصول‬‫إلى‬‫األهداف‬‫الموضوعية‬‫من‬‫المشروع‬.
2.‫تطبيق‬‫الممارسات‬‫التي‬‫تصحح‬‫مسار‬‫العمل‬‫أول‬‫بأول‬‫في‬‫حال‬‫وجود‬‫حاجة‬‫إليها‬.
3.‫التحكم‬‫في‬‫العوامل‬‫التي‬‫قد‬‫تؤدي‬‫إلى‬‫الحياد‬‫عن‬‫التطبيق‬‫المتكامل‬‫لجزئيات‬‫ال‬‫عمل؛‬‫خاصة‬
‫في‬‫المشاريع‬‫متعددة‬‫المراحل‬،‫حيث‬‫تكون‬‫المراقبة‬‫و‬‫الضبط‬‫مصدر‬‫التغذية‬‫الراجعة‬
Feedback‫في‬‫المراحل‬‫المتقدمة‬‫لتصحيح‬‫أي‬‫مسارات‬‫مغايرة‬‫للمطلوب‬‫إنجازه‬.

7. ً‫ا‬‫ا‬‫خامس‬:‫اإلنهاء‬/‫اإلغالق‬:
❖‫و‬‫الذي‬‫يتضمن‬‫مرحلة‬‫التسليم‬‫الرسمي‬‫للمشروع‬،‫مما‬‫يعني‬‫تقبل‬‫العمل‬‫الذي‬‫تم‬‫إنجازه‬
‫ويتضمن‬‫المراحل‬‫اآلتية‬:
.1‫إنهاء‬‫المشروع‬‫بإنهاء‬‫جميع‬‫األنشطة‬‫التي‬‫ينطوي‬‫عليها‬‫المشروع‬ً‫ا‬‫ا‬‫رسمي‬‫مع‬‫توثي‬‫ق‬
‫المراحل‬‫التنفيذية‬‫كمرجعية‬‫عمل‬‫وخبرة‬‫مستقبلية‬.
.2‫اعداد‬‫التقارير‬‫النهائية‬‫لالنشطة‬‫مدعمة‬‫بالمستندات‬.
.3‫إنهاء‬‫العقود‬‫و‬‫التي‬‫تتضمن‬‫مراجعة‬‫العقود‬‫و‬‫التصديق‬‫عليها‬‫بانتهاء‬‫المشرو‬‫ع‬‫من‬‫قبل‬
‫جميع‬‫األطراف‬‫المتشاركة‬‫و‬‫المتعاقدة‬‫في‬‫سياق‬‫المشروع‬.

11. ‫السئلة‬‫والنقاش‬

12. ‫عملية‬‫المتابعة‬
❖‫هي‬‫عملية‬‫مستمرة‬‫لجمع‬‫وتحليل‬‫المعلومات‬‫والبيانات‬‫للمشروعات‬‫والبر‬‫امج‬
‫لتحديد‬‫مدى‬‫توافق‬‫سير‬‫أنشطة‬‫المشروع‬‫مع‬‫الخطة‬‫الموضوعة‬‫له‬‫لبيان‬‫ا‬‫لوضع‬
‫الحالي‬‫للمشروع‬‫وتركز‬‫على‬‫مؤشر‬‫األداء‬

13. ‫أسباب‬‫أجراء‬‫عملية‬‫المتابعة‬
‫إلمداد‬‫إدارة‬‫المشروع‬‫بالمعلومات‬‫الدقيقة‬‫في‬‫الوقت‬‫المناسب‬‫عن‬‫أنشطة‬‫المشروع‬
‫للمساعدة‬‫في‬‫اتخاذ‬‫القرارات‬‫الخاصة‬‫باآلتي‬:
❖‫الموارد‬‫البشرية‬
❖‫الجدول‬‫الزمني‬
❖‫تدبير‬‫الموارد‬‫والمصادر‬
❖‫مستوى‬‫الجودة‬‫وكفاءة‬‫األداء‬
❖‫اإلدارة‬‫المالية‬‫والميزانية‬

14. ‫وظائف‬‫عملية‬‫المتابعة‬
❖‫توثيق‬‫مراحل‬‫تنفيذ‬‫المشروع‬.
❖‫تفسير‬‫عملية‬‫اتخاذ‬‫القرار‬‫بواسطة‬‫اإلدارة‬.
❖‫اتخاذ‬‫القرار‬‫السليم‬.
❖‫التعلم‬‫من‬‫الخبرات‬‫المكتسبة‬‫للمساعدة‬‫في‬‫وضع‬‫الخطط‬‫المستقبلي‬‫ة‬.

15. ‫أهداف‬‫المتابعة‬
‫ا‬‫لمتابعة‬‫توفر‬‫إلدارة‬‫المشروع‬‫كافة‬‫البيانات‬‫والمعلومات‬‫عن‬‫أنشطة‬‫المشروع‬‫المنفذة‬‫بما‬‫يمكنهم‬‫من‬‫تحليل‬‫الموقف‬‫الحالي‬‫للمشروع‬‫و‬‫مقارنة‬‫ما‬‫تحقق‬
‫فعال‬‫بما‬‫كان‬‫مخططا‬‫تنفيذه‬‫وبخاصة‬‫التحقق‬‫من‬‫أن‬:
❖‫التنفيذ‬‫يتم‬‫وفقا‬‫للجدول‬‫الزمني‬‫المخطط‬.
❖‫تكلفة‬‫األنشطة‬‫المنفذة‬‫في‬‫حدود‬‫الميزانية‬‫المعتمدة‬‫لذلك‬.
❖-‫مدخالت‬‫ومخرجات‬‫المشروع‬‫تصل‬‫للفئة‬‫المستهدفة‬‫في‬‫المكان‬‫والوقت‬‫المناسبين‬.
❖-‫الصرف‬‫يتم‬‫في‬‫األوجه‬‫الصحيحة‬‫لإلنفاق‬.
❖-‫التنفيذ‬‫يتم‬‫بالجودة‬‫العالية‬‫المطابقة‬‫للمواصفات‬‫الفنية‬.
❖-‫القوى‬‫البشرية‬‫واإلمكانيات‬‫المادية‬‫يتم‬‫استخدامها‬‫بفاعلية‬‫وكفاءة‬.
❖-‫إنجازات‬‫المشروع‬‫تتم‬‫وفقا‬‫لما‬‫هو‬‫مخطط‬‫له‬.
❖-‫تأثيرات‬‫المشروع‬‫قد‬‫تحققت‬،‫والتعرف‬‫على‬‫درجة‬‫تحققها‬.
❖-‫تم‬‫تحديد‬‫مواطن‬‫القوة‬‫والضعف‬‫في‬‫المشروع‬‫والوقوف‬‫على‬‫الجوانب‬‫التي‬‫تحتاج‬‫إلى‬‫تحسين‬.
❖-‫تم‬‫تحديد‬‫المشكالت‬‫التي‬‫تعوق‬‫التنفيذ‬‫إليجاد‬‫الحلول‬‫المناسبة‬‫لها‬.

16. ‫تأخير‬‫إنجاز‬‫العمل‬ ‫اإلسراف‬‫في‬‫التكلفة‬‫واستخدام‬‫الموارد‬
‫التأخير‬‫في‬‫حل‬‫الصعوبات‬‫والمشكالت‬‫التي‬‫تواجه‬‫العمل‬
‫التعارض‬‫بين‬‫الجهات‬‫المشاركة‬‫في‬‫تنفيذ‬‫أنشط‬‫ة‬
‫المشروع‬
‫األثار‬‫الناتجة‬‫عن‬‫غياب‬‫عملية‬‫المتابعة‬

17. ‫ب‬-‫من‬‫حيث‬‫مصدرها‬
‫المتابعة‬‫الداخلية‬
‫المتابعة‬‫الخارجية‬
‫أنواع‬‫المتابعة‬
‫أ‬-‫من‬‫حيث‬‫طبيعتها‬
1‫لمتابعة‬‫الفنية‬
‫المتابعة‬‫المالية‬

18. ‫الشروط‬‫األولية‬‫لوضع‬‫خطة‬‫المتابعة‬
❖‫من‬‫أجل‬‫وضع‬‫خطة‬‫متابعة‬‫لمشروع‬‫ما‬‫لبد‬‫من‬‫توافر‬‫ما‬‫يلي‬‫مسبقا‬:
❖1.‫الخطة‬‫التنفيذية‬‫إلنشطة‬‫المشروع‬
❖2.‫تحديد‬‫الهدف‬‫من‬‫عملية‬‫المتابعة‬
❖3.‫تحديد‬‫الوقت‬‫الزمني‬‫للمتابعة‬
❖4.‫تحديد‬‫أساليب‬‫وطرق‬‫المتابعة‬
❖5.‫تحديد‬‫األدوار‬‫والمسئوليات‬‫سواء‬‫على‬‫مستوى‬‫التنفيذ‬‫أو‬‫المتابعة‬
❖6.‫وضع‬‫معايير‬‫األداء‬(‫المؤشرات‬)

19. ‫نموذج‬:‫خطة‬‫متابعة‬‫أنشطة‬‫مشروع‬: ...................

21. ‫كتابة‬‫تقارير‬‫المتابعة‬
‫يجب‬‫أن‬‫تتميز‬‫معلومات‬‫وبيانات‬‫المتابعة‬‫التي‬‫يتم‬‫عرضها‬‫في‬‫تقارير‬‫دورية‬‫بأنها‬ ( ‫بسيطة‬‫ودقيقة‬
‫ومعبرة‬‫بصدق‬‫عن‬‫الواقع‬‫وسريعة‬‫فور‬‫وقوع‬‫األحداث‬‫أو‬‫تغييرها‬ ) ‫ألنه‬‫من‬‫المفترض‬‫أن‬‫تستخدمها‬
‫اإلدارة‬‫في‬‫اتخاذ‬‫القرارات‬
❖‫ويجب‬‫أن‬‫تتضمن‬‫تقارير‬‫المتابعة‬‫على‬‫ما‬‫يلي‬:
❖‫توضيح‬‫النشاط‬‫الذي‬‫تم‬‫متابعته‬.
❖‫توضيح‬‫الهدف‬‫من‬‫عملية‬‫المتابعة‬.
❖‫تسجيل‬‫كل‬‫ما‬‫تم‬‫مالحظته‬‫ومشاهدته‬‫بموقع‬‫العمل‬.
❖‫اإلنجازات‬‫التي‬‫تم‬‫تحقيقها‬.
❖‫المعوقات‬‫والتحديات‬.
❖‫توضيح‬‫أية‬‫انحرافات‬‫في‬‫عملية‬‫التنفيذ‬‫وأسباب‬‫االنحراف‬‫القائم‬.
❖‫األقتراحات‬‫والتوصيات‬.

22. ‫نموذج‬:‫تقرير‬‫متابعة‬‫مشروع‬:
❖‌‫أ‬.‫موقع‬/‫مواقع‬‫الزيارة‬:
❖‌‫ب‬.‫تاريخ‬‫الزيارة‬:
❖‌‫ت‬.‫القائم‬‫بالزيارة‬:
❖‌‫ث‬.‫اسم‬‫المشروع‬:
❖‌‫ج‬.‫مقدمة‬‫وخلفية‬‫عن‬‫المشروع‬:
❖‌‫ح‬.‫أهداف‬‫الزيارة‬:
❖‌‫خ‬.‫أساليب‬/‫منهجية‬‫الزيارة‬:
❖‌‫د‬.‫المخرجات‬‫والنتائج‬‫المستخلصة‬:
❖‌‫ذ‬.‫قصص‬‫نجاح‬:
❖‌‫ر‬.‫التهديدات‬‫متوقعة‬:
❖‌‫ز‬.‫الخطوات‬‫التصحيحية‬‫والتوصيات‬‫للمشروع‬:
❖‌‫س‬.‫الختام‬

23. ‫الوصايا‬‫العشر‬‫للتعليق‬‫على‬‫األداء‬
❖1.‫قم‬‫بالتعليق‬‫على‬‫سلوك‬‫شاهدته‬‫وليس‬‫على‬‫أتجاه‬‫استنتجته‬
❖2.‫قم‬‫بشرح‬‫ماذا‬‫رأيت‬‫وكيف‬‫شعرت‬‫بدال‬‫من‬‫ذكر‬‫الحكم‬‫الذى‬‫أصدرته‬‫على‬‫هذا‬‫الموضوع‬
❖3.‫ركز‬‫على‬‫السلوك‬‫الذى‬‫يمكن‬‫تغييره‬
❖4.‫إختار‬‫نواحى‬‫األداء‬‫األكثر‬‫أهمية‬‫وقم‬‫بتحديد‬‫تعليقاتك‬‫على‬‫تلك‬‫النواحى‬
❖5.‫أربط‬‫تعليقاتك‬‫بأشياء‬‫محددة‬‫فى‬‫السلوك‬‫وال‬‫تذكر‬‫مجرد‬‫أنطباعات‬‫عامة‬
❖6.‫قم‬‫بتوجيه‬‫أسئلة‬‫بدال‬‫من‬‫عمل‬‫تصريحات‬‫تشرح‬‫وجهة‬‫نظرك‬
❖7.‫قم‬‫بتحديد‬‫قواعد‬‫العمل‬‫ومستويات‬‫األداء‬‫مسبقا‬
❖8.‫علق‬‫على‬‫األشياء‬‫التى‬‫قام‬‫الشخص‬‫بإدائها‬‫بصورة‬‫جيدة‬‫وتلك‬‫التى‬‫تحتاج‬‫إلى‬‫تحسين‬
❖9.‫الحظ‬‫أن‬‫هناك‬‫حدود‬‫لتحمل‬‫النقد‬‫عند‬‫كل‬‫شخص‬‫فال‬‫تقوم‬‫بعمل‬‫الكثير‬‫من‬‫التعليقات‬‫السلبية‬‫مرة‬‫واحدة‬
❖10.‫قبل‬‫قول‬‫أى‬‫تعليق‬،‫فكر‬‫فى‬‫تأثيره‬‫على‬‫الموظف‬

24. ‫الوصايا‬‫العشر‬‫للتعليق‬‫على‬‫األداء‬
❖1.‫قم‬‫بالتعليق‬‫على‬‫سلوك‬‫شاهدته‬‫وليس‬‫على‬‫أتجاه‬‫استنتجته‬
❖2.‫قم‬‫بشرح‬‫ماذا‬‫رأيت‬‫وكيف‬‫شعرت‬‫بدال‬‫من‬‫ذكر‬‫الحكم‬‫الذى‬‫أصدرته‬‫على‬‫هذا‬‫الموضوع‬
❖3.‫ركز‬‫على‬‫السلوك‬‫الذى‬‫يمكن‬‫تغييره‬
❖4.‫إختار‬‫نواحى‬‫األداء‬‫األكثر‬‫أهمية‬‫وقم‬‫بتحديد‬‫تعليقاتك‬‫على‬‫تلك‬‫النواحى‬
❖5.‫أربط‬‫تعليقاتك‬‫بأشياء‬‫محددة‬‫فى‬‫السلوك‬‫وال‬‫تذكر‬‫مجرد‬‫أنطباعات‬‫عامة‬
❖6.‫قم‬‫بتوجيه‬‫أسئلة‬‫بدال‬‫من‬‫عمل‬‫تصريحات‬‫تشرح‬‫وجهة‬‫نظرك‬
❖7.‫قم‬‫بتحديد‬‫قواعد‬‫العمل‬‫ومستويات‬‫األداء‬‫مسبقا‬
❖8.‫علق‬‫على‬‫األشياء‬‫التى‬‫قام‬‫الشخص‬‫بإدائها‬‫بصورة‬‫جيدة‬‫وتلك‬‫التى‬‫تحتاج‬‫إلى‬‫تحسين‬
❖9.‫الحظ‬‫أن‬‫هناك‬‫حدود‬‫لتحمل‬‫النقد‬‫عند‬‫كل‬‫شخص‬‫فال‬‫تقوم‬‫بعمل‬‫الكثير‬‫من‬‫التعليقات‬‫السلبية‬‫مرة‬‫واحدة‬
❖10.‫قبل‬‫قول‬‫أى‬‫تعليق‬،‫فكر‬‫فى‬‫تأثيره‬‫على‬‫الموظف‬