Pembahasan tentang sistem komunikasi organisasi, tipe-tipe sistem organisasi.

1. Sistem Komunikasi Organisasi
Sebagai karyawan, manager, klien atau konsultan selalu menginginkan komunikasi yang
efektif antara satu dengan yang lain. Oleh karenanya kita membutuhkan komunikasi
organisasi. Dalam hal ini, komunikasi organisasi dibagi menjadi empat jenis, yaitu :
Komunikasi Upward (ke atas), Komunikasi Downward (ke bawah), Komunikasi Bisnis, dan
Komunikasi Informal.
1. Komunikasi Upward (Ke Atas)
Komunikasi upward (ke atas) adalah komunikasi yang terjadi antara bawahan kepada
atasan atau karyawan kepada manajer. Kualitas komunikasi upward (ke atas) ini adalah salah
faktor penting dalam kepuasan kerja karyawan (Miles, Patrick & King, 1996). Namun,
seringkali komunikasi upward dengan pola karyawan berbicara langsung kepada
management dalam sebuah lingkungan dengan kebijakan “pitu terbuka” tidak praktis karena
beberapa alasan.
Untuk mengurangi ketidakpraktisan tersebut, banyak organisasi menggunakan
komunikasi bersambung. Namun tetap saja, komunikasi bersambung ini juga memiliki
beberapa kelemahan sebagai berikut.
 Isi dan nada dari sebuah pesan berubah selama pesan itu disampaikan dari orang ke
orang. Terkadang pesan yang disampaikan jarang diterima sama oleh pimpinan,
terutama bila pesan itu disampaikan secara lisan.
 Pesan bersambung seringkali berisi kabar buruk dan keluhan-keluhan yang jarang
tersampaikan, sebagian karena stress terkait dengan menyampaikan kabar buruk
(McKee & Ptacek, 2001). Rosen dan Tesser sudah melabelkan keseganan untuk
menyampaikan kabar ini sebagai efek MUM (minimize unpleasent message).
 Saluran-saluran dari komunikasi bersambung ini kurang efektif dan dapat menjauhkan
dua orang, satu sama lainnya.
Karena adanya kelemahan-kelemahan komunikasi bersambung ini, banyak organisasi
menggunakan metode-metode untuk memfasilitasi komunikasi upward, seperti : survey-
survey sikap, grup fokus, kotak-kotak saran dan pihak-pihak ketiga.

2.  Survey Sikap
Survey-survey sikap ini biasanya dilakukan setiap tahun oleh konsultan luar yang
mengurus kuesioner yang meminta karyawan untuk menilai pendapat mereka pada faktor
seperti kepuasan dengan membayar, kondisi kerja, dan pengawas. Karyawan juga diberikan
kesempatan untuk membuat daftar keluhan atau saran yang mereka inginkan manajemen
untuk membacanya.
 Fokus Grup dan Interview Keluar
Metode kedua dari komunikasi upward ini adalah mengadakan ‘Grup Fokus’, dimana
sebuah konsultan luar bertemu dengan beberapa grup karyawan untuk mendapat opini-opini
mereka dan saran-saran. Melalui ini, organisasi juga dapat mempelajari banyak alasan riil
tentang seorang karyawan yang meninggalkan sebuah organisasi (Frase-Blunt, 2004).
 Kotak Saran
Kotak saran adalah metode ketiga sebagai fasilitator komunikasi upward dengan
menggunakan angka-angka dari 1 – 800 atau langsung berupa kotak saran. Secara teoritis,
adanya kemiripan antara kedua kotak ini, tetapi sebuah kotak yang dikhususkan untuk
menanyakan saran tidak mungkin mendapat keluhan. Begitu juga sebaliknya, kotak yang
yang dikhususkan untuk keluhan tidak mungkin mendapat saran. Keuntungan terbesar dari
kotak-kotak ini adalah mereka mengijinkan karyawan atau bawahan untuk mengungkapkan
perasaan mereka dalam sebuah fashion anonim. Kotak-kotak saran memberikan sebuah suara
yang aman untuk bawahan dan pelanggan, dan juga adanya umpan balik yang mendasar
untuk organisasi (Phillips, 2004).
 Fasilitator Pihak Ketiga
Pihak ketiga disini berfungsi sebagai penghubung atau ombudsperson dalam metode yang
lain untuk dapat meningkatkan komunikasi upward. Keduanya bertanggungjawab untuk
mengambil keluhan-keluhan dan saran-saran karyawan. Namun secara pribadi, ia bekerja
bersama managemen untuk menemukan solusi-solusi.
2. Komunikasi Downward (Ke Bawah)
Komunikasi downward atau komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang terjadi dari
atasan ke bawahan. Proses komunikasi downward dalam sebuah organisasi telah berkembang

3. pesat setiap tahunnya (Brandon, 1997). Komunikasi ini dapat dikerjakan dalam beberapa
cara, seperti papan-papan informasi, panduan-ppanduan kebijakan, buletin dan intranet.
 Papan Informasi
Fungsi papan informasi dalam komunikasi downward ini adalah menyampaikan hal-hal
yang tidak ada hubungan dengan suatu pekerjaan, seperti bea siswa, pertemuan opsional, dan
item-item yang dijual. Informasi penting jarang terlihat karena papan informasi bukanlah
tempat yang tepat untuk menyampaikan sebuah perubahan kebijakan atau prosedur.
 Panduan Kebijakan
Panduan kebijakan adalah tempat untuk menyampaikan perubahan-perubahan penting
dalam kebijakan atau prosedur. Sosnin (2001) menyarankan bahwa panduan kebijakan
seharusnya berisi 6 hal sebagai berikut:
a) Pekerjaan dengan organisasi adalah di-akan (mengacu pada bab 7 untuk sebuah
diskusi pekerjaan di-akan).
b) Buku pegangan tidak menimbulkan baik kontrak yang tersurat dan yang tersirat.
c) Buku pegangan adalah sebuah aturan dari garis-garis pedoman dan seharusnya tidak
dipertimbangkan all-inclusive.
d) Bahan di dalam buku pegangan saat ini menggantikan bahan di buku pegangan
sebelumnya.
e) Buku pegangan dapat dirubah hanya dalam penulisan oleh pimpinan organisasi, dan
ini dapat dirubah kapan saja.
f) Para karyawan adalah subjek untuk penyediaan beberapa amandemen, penahanan dan
perubahan-perubahan dalam buku pegangan.
Namun, sebagian besar karyawan tidak tertarik untuk membaca panduan perusahaan yang
sangat panjang sehingga banyak perusahaan memiliki 2 jenis buku panduan perusahaan .
yang pertama disebut panduan kebijakan yang sangat spesifik dan panjang, berisi semua
aturan dan kebijakan di bawah masing-masing organisasi yang beroperasi. Yang kedua
dikenal sebagai buku pegangan karyawan yang isinya jauh lebih pendek dan biasanya hanya
berisi kebijakan-kebijakan dan aturan pokok serta ringkasan-ringkasan umum.
 Buletin atau Surat Kabar

4. Surat kabar adalah sumber informasi yang baik untuk merayakan keberhasilan karyawan,
memberikan umpan balik (feedback) tentang bagaimana baiknya organisasi berjalan,
memperkenalkan seorang karyawan baru dan mengingatkan perubahan-perubahan di
organisasi. Fungsinya sendiri adalah memungkinkan penyebaran informasi secara cepat dan
memberikan fleksibilitas yang lebih besar untuk membuat perubahan dan update.
 Intranet
Sejumlah organisasi bergeser ke arah intranet-organization-wide versi dari internet untuk
mengganti fungsi informasi, surat kabar dan panduan perusahaan. (Zeidner, 2005).
Keuntungan menggunakan intranet ini adalah sebagai berikut:
 Adanya peningkatan kecepatan perusahaan dalam mensurvey ide-ide baru.
 Pelayanan mandiri karyawan.
 Kepuasan dan duku 24 jam.
 Mengurangi biaya administrasi lainnya, seperti percetakan, kertas, pos-pos, dan
lainnya.
Meskipun potensi intranet hampir mudah disadap, namun intranet adalah sumber daya
yang tepat untuk informasi umum, seperti :
 Buku pegangan karyawan secara online.
 Menjawab FAQs (pertanyaan yang diajukan secara berkala).
 Kalender kegiatan karyawan.
 Form yang dapat dilengkapi secara online.
 Program-program untuk menuliskan deskripsi kerja ata penilaian kerja.
 Postingan kerja.
 Informasi benefit (keuntungan) secara online.
 Kursus pelatihan.
 Informasi tentang reward (hadiah) dan program-program insentif (Grensing-Popal,
2001a).
3. Komunikasi Bisnis

5. Komunikasi bisnis adalah transmisi dari informasi yang berkaitan dengan bisnis diantara
karyawan, management dan pelanggan. Metode komunikasi bisnis meliputi memo, panggilan
telepon, email dan pesan suara.
 Memo
Memo atau memorandum ini memiliki keuntungan yaitu mampu memberikan informasi
secara detail kepada banyak orang dalam waktu yang singkat. Dengan kegunaan yang
menyebar luas ini membuat sebagian besar karyawan (pekerja kantor) saat ini banyak yang
tidak membaca memo yang mereka terima. Mereka berpendapat bahwa jika pesan itu sangat
penting maka dia yakin orang yang mengirim pesan akan langsung menyampaikannya secara
lisan. Hal ini mengurangi efektifitas komunikasi dari memo.
 Panggilan Telepon
Pada masa lalu, metode ini hanya sesuai untuk sebuah pesan yang pendek dan sedikit
orang yang butuh untuk menerima komunikasi. Namun, dengan munculnya panggilan dalam
konferensi telepon, jumlah orang yang dapat dijangkau cara ini meningkat.
Kekurangan metode panggilan telepon ini adalah keterangan non verbal tidak tersedia serta
panggilan telepon tidak dapat didokumentasikan.
 Email dan Pesan Suara
Keuntungan email dan pesan suara ini meliputi pengurangan penggunaan kertas dan
waktu dengan menghindari pembicaraan yang tidak penting ketika menggunakan telepon.
Keuntungan lain yang dimiliki email dibanding pesan suara adalah kemampuan untuk
mendokumentasikan email yang dikirim maupun yang diterima, memungkinakan
berkomunikasi dengan banyak orang dalam satu waktu, memungkinkan untuk merespon
dengan cepat terutama ketika beberapa bentuk pesan instan digunakan. Email juga
memungkinkan untuk mempersiapkan orang untuk sebuah pertemuan, penjadwalan
pertemuan, membicarakan berita umum, menyebarkan memo, dan menyimpulkan sebuah
pembicaraan (Poe, 2001).
Pertemuan Bisnis

6. Pertemuan bisnis menawarkan beberapa keuntungan disbanding email, memo, dan panggilan
telepon. Namun disisi lain, tuntutan waktunya dapat menimbulkan sikap karyawan yang
negative (Rogerberg et al, 2006).
Desain Kantor
Untuk memfasilitasi komunikasi karyawan, sekitar 70% organisasi telah mengadopsi apa
yang secara resmi disebut desain kantor terbuka, dan secara non formal disebut “kebun
kubus” (Grossman, 2002).
Ada tiga desain umum dari kantor terbuka yang dikemukakan oleh Martinez (1990) yakni
desain berdiri bebas atau desain bullpen, desain kantor jalanan dan desain kantor yang bisa
dibawa.
4. Komunikasi Informal
Komunikasi informal atau dapat disebut komunikasi internal merupakan salah satu jenis
komunikasi organisasi yang menarik, sering disampaikan melalui ‘grapevine’ atau
selentingan istilah yang digunakan pada perang sipil, dimana kabel telegrap yang longgar
tergantung menyerupai grapevine. komunikasi ini sering terdistorsi.
Komunikasi informal merupakan grapevine umum karena komunikas karyawan atau
bawahan adalah pemikiran manusia akan terdistorsi, sehingga istilah ini identik dengan
jaringan komunikasi internal (Davis, 1977).
Davis (1953) membagi empat pola selentingan atau ‘grapevine’ yakni, isu, gossip,
probabilitas, dan cluster. Informasi dalam komunikasi informal biasanya timbul melalui
rantai kerumunan di mana seseorang menerima informasi dan diteruskan kepada seseorang
atau lebih dan seterusnya sehingga informasi tersebut tersebar ke berbagai kalangan.
Hasil riset tentang ‘grapevine’ atau selentingan telah mendukung beberapa penemuan
Davis (1953) yakni ketika Sutton dan Porter (1968) mempelajari 79 karyawan di kantor pajak
negara dan mendapat beberapa kesimpulan menarik. Mereka membagi karyawan menjadi
tiga kelompok. Yang pertama Isolat yaitu karyawan yang menerima kurang dari setengah
informasi yang disampaikan. Lalu, penghubung atau sambungan adalah karyawan yang
keduanya menerima sebagian besar informasi dan menyerahkan pada orang lain. Penakhir
putus adalah mereka yang mendengar sebagian besar informasi tetapi jarang menyerahkannya
pada karyawan lain.

7. Grapevine mengandung dua jenis informasi yaitu gossip dan rumor. Sementara gossip
dan rumor berisi substansi informasi buruk, gossip terutama tentang individu dan isi pesan
tidak memiliki signifikansi kepada orang-orang bergosip. Rumor apapun yang berisi
informasi yang signifikan terhadap kehidupan mengkomunikasikan pesan, dan bias mengenai
individu atau topic lain (Difonzo & Bordia, 2007). Biasanya rumor akan terjadi ketika
informasi yang tersedia adalah sesuatu yang menarik dan ambigu. Dengan demikian, rumor
memiliki fungsi membantu untuk memahami informasi yang ambigu dan mengelola potensi
ancaman, sedangkan gossip berfungsi untuk menghibur dan memberikan informasi sosial
(Difonzo & Bordia, 2007). Topic yang paling umum untuk rumor adalah perubahan personal,
keamanan kerja, dan reputasi eksternal organisasi (DiFonzo & Bordia, 2007). Rumor dan
gossip salah satu cara dimana karyawan dapat meredakan stress dan kecemasan, menanggapi
apa yang dirasakan organisasi dengan non agresif, memelihara rasa kontrol, dan
meningkatkan kekuatan mereka dalam suatu organisasi (Difonzo & Bordia, 2006, 2007;
Kurland & Pelled, 2000).