KOMUNIKASI DALAM PENGURUSAN PROJEK

1. TOPIK 6 :KOMUNIKASI
DKF 3622 : PENGURUSAN PROJEK

2. PENGENALAN
• Terdapatbanyaksebab mengapaseorang pengurus perlu berkomunikasi.Pengurus-pengurus memberi
motivasi, memaklumkan,mengawaldan memenuhi keperluan sosial.
• Komunikasidigunakanuntuk mempengaruhipekerja-pekerja untuk mencapaimatlamatorganisasi.
Penyampaianmaklumatmemberikan fakta dan data yang boleh digunakandalam pembuatankeputusanke
arah mencapaiobjektif yang telah ditetapkan.Komunikasijuga digunakanuntukmenyelaraskanpekerja-
pekerja dengan tugas-tugasnya.
• Pengurus-pengurus juga berkomunikasibagi memenuhi keperluan sosial melaluiinteraksiyang tidak
melibatkankerja. Misalnya,seorang pekerja bukansahaja perlu bercakaptentang perkaraberkaitandengan
kerja, tetapi juga mengenai perkara-perkaraberkaitandenganisu-isu lainseperti sukan, cuaca, hiburan,
politikdan sebagainya.Meskipunkomunikasiseperti ini tidak memberi
• Kesan secara langsung terhadap prestasi kerja dalam organisasiitu, ia boleh mempengaruhipersepsi
pekerja tentang tempat kerjanyadan hubungannya denganpekerja-pekerja lain.
• Menurut Rue et al. (2000), satu kajianmendapatisebanyak50 hingga 90 peratusmasa seorang pengurus
digunakanuntuk berkomunikasi.Malangnya,menurut satu kajianlain,hampir 70 peratuskomunikasi
perniagaangagalmencapai objektif yang diingini.
• Menurut satu lagi kajianpengurus-pengurus peringkat bawahanmeluangkan57 peratusmasa mereka
untuk dalam berkomunikasi,manakalauntukpengurus-pengurus pertengahan ialah63 peratusdan
pengurus-pengurus peringkat atasanadalah78 peratus.

3. DEFINISI KOMUNIKASI
• Komunikasi adalah proses pemindahan maklumat dan
pengetahuan dari seorang individu atau pihak kepada orang
lain atau pihak dengan menggunakan simbol-simbolyang
bermakna. Ia adalah satu kaedah pertukaran dan
perkongsianidea, sikap, nilai, pendapat dan maklumat.

4. (a) Pengirim
• Ia juga dipanggil sumber mesej. Pengirim adalah seseorang yang mempunyai maklumat
dan ingin menyampaikannya kepada pihak lain.
(b) Mengekod
• Pengekodan berlaku apabila pengirim menterjemahkan maklumat yang hendak dihantar
ke dalam satu siri simbol yang boleh dikenal pasti dan difahami oleh penerima.
(c) Mesej
• Mesej mengandungi simbol-simbol dalam bentuk lisan, tulisan atau bahasa isyarat yang
melambangkan maklumat yang hendak dihantar oleh pengirim kepada penerima.
(d) Saluran
• Saluran ialah kaedah penghantaran daripada seorang kepada seorang yang lain. Saluran
tersebut mesti bersesuaian dengan mesej yang hendak dihantar bagi memastikan
proses komunikasi berjalan dengan lancar, berkesan dan cekap.

5. (e) Nyahkod
• Nyahkod ialah proses di mana penerima menterjemahkan mesej yang diterima ke dalam satu bentuk
yang boleh difahami dan membawamaksud kepadanya.
(f) Penerima
• Penerima ialah individu atau pihak yang menerima mesej yang dihantar oleh pengirim. Mesej yang
terbentuk adalah bergantung latar belakang penerima tersebut.
(g) Maklum Balas
• Ini merujuk kepada reaksi penerima terhadap mesej yang diterima daripada pengirim. Ia merupakan
satu proses di mana mesej itu dibalas kepada pengirim untuk menunjukkan tahap pemahaman
penerima terhadap mesej tertentu. Memberi maklum balas adalah cara terbaik untuk menunjukkan
bahawa sesuatu mesej itu telah diterima dan samaada mesej itu difahami atau sebaliknya.
(h) Gangguan atau Hingar
• Sebarang faktor yang mengganggu, mengelirukan atau menyekatpenghantaran mesej boleh dianggap
sebagai gangguanatau hingar. Gangguan mungkin secara dalaman atau luaran. Faktor-faktor dalaman
adalah berhubung kait dengan individu itu sendiri, misalnyaseorang penerima tidak memberi
perhatian terhadap mesej yang dihantar.
• Sementara itu, faktor luaran ialah faktor persekitaran dan fizikal yang menyebabkanmesej yang
dihantar tidak dapat difahami dengan baik oleh penerima.

6. JENIS-JENIS KOMUNIKASI

7. 1. Komunikasi Formal
• Komunikasi formal adalah mesej atau maklumat yang dihantar
melalui rangkaian hierarki atau tanggungjawab kerja yang
ditetapkan oleh sesebuah organisasi.
• Tiga sistem komunikasiformal yang kerap digunakan ialah:
– Komunikasi menegak;
– Komunikasi mendatar; dan
– Komunikasi menyilang.

8. Komunikasi menegak
• Komunikasi menegak merujuk kepada dua jenis komunikasi: aliran mesej ke bawah dan ke
atas.
(i) Komunikasike Bawah
• Salurankomunikasi ini kerap digunakan oleh pengurus untuk menyampaikan mesej kepada subordinatatau
pelanggan. Komunikasi menegak ke bawah ini bermula daripada pengurusan atasan dan bergerak ke bawah di
sepanjang peringkat pengurusan kepada pengurusan pertengahan,pengurusan bawahan/pengurusanjaluran
dan pekerja.
• Tujuan komunikasi menegak ke bawah adalah untuk memaklumkan atau mengarahkan pengurusandan
pekerja-pekerja lain mengenai polisi atau matlamat organisasi yang telah ditetapkanoleh pengurusan atasan.
Tujuan lain bagi komunikasi termasuk untuk memberi nasihat, maklumat, arahan dan penilaian kepada
subordinatdan memberi maklumat berkenaan matlamat dan polisi organisasi kepada kakitangan organisasi
tersebut.
• Masalah-masalahdalam komunikasi ke bawah wujud apabila ia disalahgunakan.Keadaan ini berlaku kerana
kebanyakan komunikasi ke bawah adalah sehala dan ini tidak menggalakkan maklum balas daripada
subordinatyang menggunakan maklumat itu.
• Pilihan saluran yang digunakan dalam sistem jugaadalah penting. Komunikasi bertulis biasanya sukar untuk
dipinda. Ia menyediakan satu bentuk rekod rasmi tetapi ia tidak membenarkan maklum balas serta-merta.
Sementaraitu, komunikasi lisan tidak menyediakan satu rekod dan mudah diubah dan membenarkan maklum
balas serta-merta.

9. (ii) Komunikasi ke Atas
• Komunikasi menegak ke atas mengandungi mesej atau
maklumat daripadapihak di peringkat bawahanhierarki
atau subordinat ke peringkat pengurusan tinggi. Komunikasi
menegak ke atas digunakan oleh pekerja untuk
menyampaikan cadangan, pendapat atau maklum balas
kepada pihak pengurusan atasan. Ini boleh dilakukan
melalui mesyuarat, perbincangan,kajian dan lain-lain.
• Fungsi utama komunikasi jenis ini adalah untuk
menyediakan maklumat kepada pengurusanatasan tentang
apa yang telah berlaku di peringkat bawahan.

10. • Berikut adalah beberapa halangan kepada komunikasi menaik ke
atas:
Pengurusan gagal memberikan reaksi yang sewajarnya apabila
subordinat menghantar maklumat. Kegagalan ini akan
mengakibatkan kekecewaan dan menghalang komunikasi pada
masa hadapan.
Pengurus tidak menyukai maklumat yang negatif atau masalah.
Apabila pekerja mempunyai persepsi bahawa pengurus
mempunyai sikap sedemikian, mereka akan mengelak daripada
memberikan maklumat.
Sikap pengurus memainkan peranan yang penting dalam
komunikasi ke atas. Sekiranya pengurus itu prihatin dan
mendengar dengan baik, maka komunikasi ke atas boleh
diperbaiki.

11. Komunikasi Mendatar
• Komunikasi mendatar merujuk kepada aliran mesej di kalangan kakitangan yang bekerja di
peringkat hierarki yang sama dalam organisasi tertentu. Komunikasi ini berlaku antara
rakan sekerja atau di kalangan pengurus-pengurus. Komunikasi ini dapat mewujudkan
penyelarasan dan hubungan di kalangan rakan-rakan di peringkat yang sama.
• Komunikasi mendatar adalah penting bagi penyelarasan antara jabatan-jabatan dan untuk
memastikan komunikasi ke bawah berjalan dengan sempurna, yang meliputi arahan
daripada pihak pengurusan atasan; dan komunikasi ke atas, yang terdiri daripada maklum
balas dari subordinat kepada pihak pengurusan atasan.
• Komunikasi mendatar biasanya mengikut corak aliran kerja dalam sebuah organisasi
tertentu, yang berlaku di kalangan rakan sekerja, pengurus dan jabatan. Tujuan utamanya
ialah untuk menyediakan satu saluran langsung dalam penyelarasan dan penyelesaian
masalah dalam organisasi tersebut.
• Manfaat komunikasi mendatar ialah ia membenarkan kakitangan organisasi untuk
membangunkan hubungan dengan dengan rakan sekerja mereka dari peringkat yang sama.
Ini akan terus mewujudkan kepuasan bekerja dan kerjasama.

12. Komunikasi Menyilang
• Komunikasi menyilang merujuk kepada aliran mesej antara dua
pihak dari hierarki atau jabatan yang berbeza dalam sebuah
organisasi tertentu.
• Komunikasi ini tidak mengikut protokol. Komunikasi ini kerap
digunakandalam organisasi tidak formal. Sebagai contoh,
seorang pengurus sumber manusia berbincang dengan kerani
dari jabatan akaun mengenai maklumat yang tidak lengkap
dalam rekod pekerja.

13. 2. Komunikasi Tidak Formal
• Menurut Rue et al. (2000), terdapat banyak laluan komunikasi tidak formal
dalam sebuah organisasi. Kebanyakan komunikasi ini berlaku di luar rantaian
perintah. Saluran komunikasi tidak rasmi dikenali sebagai buah mulut atau
'grapevine'.
• Buah mulut adalah satu rangkaian maklumat yang tidak formal di kalangan
pekerja. Buah mulut dalam organisasi tidak menekankan kuasa dan pangkat.
Buah mulut juga boleh menghubungkan kakitangan organisasi dalam apa jua
hala komunikasi, sama ada secara menegak, melintang atau menyilang.
• Walaupun komunikasi ini cuma dianggap sebagai khabar angin daripada
sumber yang meragukan, namun ia masih berguna kepada pihak pengurusan.
• Menerusi buah mulut, pengurusan mampu menyampaikan maklumat dan
menerima maklum balas lebih cepat lagi tanpa melibatkan kos yang tinggi.
• Berdasarkan maklum balas yang diterima, pengurusan boleh menilai sama ada
untuk menjalankan siasatan lanjut mengenai isu berkaitan.

14. 3. Komunikasi Bukan Lisan
• Komunikasi bukan lisan ialah sejenis komunikasi yang tidak
menggunakan perkataan sama ada secara lisan ataupun tulisan.
Komunikasi bukan lisan merupakan tambahan penting kepada
komunikasi lisan dan adakalanya boleh mengubah maksud komunikasi
lisan. Apabila ia digabungkan dengan komunikasi lisan, ia menjadi alat
yang bagi seorang pengurus untuk menghantar maklumat kepada
pekerja. Komunikasi bukan lisan terdiri daripada:
– (a) Kinesik – sejenis komunikasi yang tidak menggunakan kata-kata.
Sebaliknya, ia menggunakan bahasa tubuh dan ekspresi muka.
– (b) Paralinguistik - komunikasi bukan lisan melibatkan nada, pic, tahap
intonasi, kelantangan dan corak pertuturan seperti berdiam diri seseorang
juga boleh dianggap sebagai satu bentuk komunikasi.

15. MENINGKATKAN KEBERKESANAN
KOMUNIKASI
• Halangan dalam Komunikasi

16. (a) Persepsi Terpilih
• Ini adalah kecenderungan penerima untuk mendengar dan menerima objek dan
maklumat yang selari dengan nilai-nilai, kepercayaan dan keinginan mereka
tetapi mengabaikan atau menolak maklumat yang bertentangan dengan mereka.
• Persepsi adalah proses di mana seorang individu menerima, mengatur, mentafsir
dan menyimpan maklumat yang diperoleh daripada persekitaran mereka. Ini
diikuti dengan proses penapisan persepsi.
• Penapisan persepsi melibatkan perbezaan dari segi personaliti, psikologi atau
pengalaman asas yang mempengaruhi orang lain untuk mengabaikan atau tidak
memberi perhatian kepada rangsangan tertentu.
• Individu juga cenderung untuk mengisi tempat kosong bagi maklumat yang
hilang dengan menganggap apa yang dia tidak tahu adalah konsisten dengan apa
yang dia sudah tahu.

17. (b) Gangguan
• Gangguan adalah sebarang faktor yang mengganggu,
menyekat atau menyebabkan kekeliruan dalam komunikasi.
• Sebagai contoh, seorang yang bercakap di telefon dalam
persekitaran yang bising akan menghadapi kesukaran untuk
memahami apa yang diperkatakan oleh pengirim.
• Gangguan ini mungkin menyebabkan penerima mendapat
persepsi yang salah terhadap mesej yang disampaikan.

18. (c) Emosi
• Reaksi emosi seperti marah, cinta, cemburu dan takut akan
mempengaruhi seseorang dalam memahami mesej yang dihantar
kepadanya.
• Emosi adalah reaksi subjektif apabila seseorang itu berkomunikasi.
Emosi serta sentimen penghantar akan memberi kesan kepada
pengekodan mesej dan penerima mungkin sedar atau tidak sedar
keadaan emosi pengirim tersebut.
• Selain itu, emosi pengirim dan penerima akan mempengaruhi
penyahkodan mesej dan reaksi penerima.

19. (d) Kemahiran Berkomunikasi
• Kemahiran untuk berkomunikasi berbeza dari satu individu
dengan yang lain.
• Perbezaan ini adalah disebabkanoleh budaya, pendidikan,
latihan dan personaliti orang tertentu.
• Keberkesanan komunikasijuga bergantung kepada masa mesej
itu dihantar.

20. (e) Kecurigaan
• Kebolehpercayaan mesej tertentu akan menjejaskan keberkesanan
terhadap penerimaan mesej. Sebagai contoh, dalam perbincangan antara
pekerja dan pihak pengurusan, pekerja sering kali ragu dengan pengakuan
dan janji pihak pengurusan.
• Dalam situasi ini, persepsi terhadap sifat atau kejujuran pengirim adalah
penting. Pendidikan dan pengalaman seseorang berkaitan dengan subjek
komunikasi juga akan memberi kesan kepada proses komunikasi.
• Satu lagi faktor penting ialah keakraban penerima dengan pengirim.
Hubungan baik antara kedua-dua pihak akan menggalakkan komunikasi
yang lebih baik dan lebih efektif antara satu sama lain berbanding dengan
individu yang sentiasa berbalah antara satu sama lain.

21. Langkah-langkah Mengatasi Halangan dalam
Komunikasi

22. RUMUSAN
• Komunikasi adalah suatu tindakan menghantar atau menyebarkan maklumat.
Komunikasi adalah satu proses yang dinamik dan kompleks yang melibatkan banyak
faktor.
• Terdapat 8 elemen yang terlibat dalam proses komunikasi.
• Komunikasi boleh dibahagikan kepada 2 jenis.
• Terdapat 3 sistem perhubungan formal yang kerap digunakan.
• Terdapat banyak halangan yang mengganggu pembentukan komunikasi yang
berkesan- persepsi terpilih, gangguan emosi, kemahiran komunikasi dan kecurigaan.
• Terdapat beberapa langkah-langkah yang boleh dilaksanakan untuk mengatasi
halangan dalam komunikasi- mngawal aliran maklumat, menggalakkan pemberian
maklum balas, bahasa yang digunakan, mendengar secara aktif, mengawal emosi
negatif, menggunakan isyarat bukan lisan dan menggunakan buah mulut sebagai
saluran komunikasi.