Mahasiswa mampu mengevaluasi siklus pengeluaran (revenue cycle)

1. Pertemuan X
Siklus Pengeluaran
Mahasiswa mampu mengevaluasi siklus
pengeluaran

2. Curriculum Vitae
D III Akuntansi STAN (Bintaro)
2002-2005
SD s.d SMU (Magelang)
1985-2002
Rohmad Adi Siaman SST. Akt., M.Ec.Dev.
NIP. 19850529 200602 1 003
Magelang, 29 Mei 1985
Auditor Terampil, BPKP Maluku
2006-2008
Auditor Terampil, BPKP Maluku
(Ambon)
2006-2008
DIV Akuntansi STAN (Bintaro)
2009-2010
Auditor Pertama, BPKP
2011-2012
Auditor Pertama, BPKP
Kalimantan Selatan (Banjarbaru)
2011-2012
S2 MEP UGM (Yogyakarta)
2012-2014
Auditor Muda, BPKP Pusat dan
2014-sekarang
Auditor Muda, BPKP Pusat dan
Dosen Tidak Tetap PKN
STAN(Jakarta)
2014-sekarang

3. Contact
Rohmad Adi Siaman SST. Akt., M.Ec.Dev.
NIP. 19850529 200602 1 003
Magelang, 29 Mei 1985
085243341401
085243341401
www.adis.web.id
twitter.com/adiswebid
facebook.com/rohmadadis
slideshare.net/rohmadadis

4. Chapter 13
Approving Supplier Invoices
Receiving
Ordering Materials, Supplies and
Services
Expenditure Cycle Information
System
Introduction
Cash Disbursement

5. Expenditure Cycle :
Introduction
Expenditure
Cycle
Context
Diagram

6. DFD Level 0 : Expenditure Cycle

7. Expenditure Cycle Information System

8. Latihan Perbedaan Aktivitas Siklus
Pendapatan dan Siklus Pengeluaran
Siklus Pendapatan
1. Sales Order Entry
2. Shipping
3. Billing
4. Cash Collection
Siklus Pengeluaran
1. Ordering Materials,
Supplies and Services
2. Receiving
3. Approving Supplier
Invoices
4. Cash Disbursement

9. Jawaban
Siklus Pendapatan
1. Sales Order Entry :
Memproses pesanan dari
pelanggan
2. Shipping : Mengantar
barang dagangan/jasa ke
pelanggan
3. Billing : Mengirimkan
faktur ke pelanggan
4. Cash Collection :
Memproses pembayaran
dari pelanggan
Siklus Pengeluaran
1. Ordering Materials, Supplies
and Services : Mengirimkan
pesanan ke pemasok
2. Receiving : Menerima barang
atau jasa dari pemasok
3. Approving Supplier Invoices :
Meninjau dan menyetujui
faktur dari pemasok
4. Cash Disbursement :
Memproses pembayaran ke
pemasok

10. Threats and Controls : Masalah Umum
1. Data induk tidak
akurat/tidak valid
2. Pengungkapan yang
tidak diotorisasi atas
informasi sensitif
3. Kehilangan/penghancu
ran data
4. Kinerja yang buruk
1. Pengendalian
integritas pemrosesan
data
2. Enkripsi dan
pengendalian akses
3. Back up dan prosedur
pemulihan bencana
4. Laporan manajerial

11. Level 1 DFD:
Ordering
Materials,
Supplies and
Services
Ordering Materials, Supplies and Services

12. Menentukan Apa, Kapan dan Berapa
Economic Order Quantity (EOQ)
Reorder Point
Material Requirement Planning (MRP)
Just-in-time (JIT) Inventory System
Purchase Requisition

13. Economic Order Quantity (EOQ)
Ukuran pesanan barang optimal
untuk meminimalkan jumlah biaya
pemesanan, penyimpanan dan
kehabisan stok

14. Reorder Point
Menentukan pada
tingkat saldo persediaan
berapa suatu barang
harus berada sebelum
adanya permintaan
pesanan untuk pengisian
stok

15. Material Requirement Planning (MRP)
Sebuah pendekatan manajemen persediaan
untuk mengurangi tingkat persediaan yang
dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi
teknik perkiraan untuk menjadwalkan
pembelian dengan lebih baik guna memenuhi
kebutuhan produksi

16. Latihan

17. Jawaban
Material Requirement Planning (MRP) adalah
bagian dari Enterprise Resource Planning (ERP).

18. Just-in-time (JIT) Inventory System
Sebuah sistem yang mengeliminasi
persediaan secara virtual dengan
membeli dan memproduksi barang
hanya sebagai respon terhadap
penjualan aktual, bukan yang
diperikirakan

19. Purchase Requisition
elektronik
pemasok
Dokumen/ Formulir elektronik
untuk mengidentifikasi
requisitioner, menentukan lokasi
pengiriman dan tanggal yang
diperlukan, mengidentifikasi nomor
barang, deskripsi, kuantitas dan
harga dari setiap barang yang
diminta dan menyarankan seorang
pemasok

20. Latihan
Identifikasi informasi
apa yang terkandung
dari Formulir Purchase
Requisition di samping!
1. …
2. …
3. …
4. …
5. …
6. …
7. …
8. …
9. dst…

21. Jawaban
1. Saran vendor yang dipilih
2. Alamat pengiriman
3. Kode bagian/organisasi
4. Tanggal pembuatan
formulir
5. Nama bagian/organisasi
pemesan
6. Nama pemesan
7. Nomor telepon
8. Nomor rekening yang
dibebankan
9. Estimasi total biaya
pembelian
10.Nomor urut barang yang
akan dibeli
11.Kuantitas barang yang
akan dibeli
12.Unit dari kuantitas

22. Jawaban
13. Deskripsi produk yang
akan dibeli
14. Harga satuan
15. Total harga per item
barang
16. Tujuan pembelian
barang
17. Otorisasi dari
organisasi/bagian untuk
membebankan
pembelian ke rekening
yang tertera
18. Nama pemberi
otordisasi
19. Estimasi total biaya
pembelian

23. Threats and Controls : Apa, Kapan dan
Berapa?
1. Kekurangan dan1. Kekurangan dan
kelebihan persediaan
a. Sistem persediaana. Sistem persediaan
perpetual
b. Barcode atau RFID
c. Perhitungan
persediaan fisik secara
periodik
a. Sistem persediaan
perpetual
b. Tinjauan dan
persetujuan permintaan
pembelian
c. Fungsi pembelian
tersentralisasi
2. Membeli barang yang
tidak dibutuhkan

24. Memilih Pemasok
Faktor dalam
memilih
pemasok
Harga
Kualitas Bahan
Baku
KeandalanKeandalan
dalam
pengiriman

25. Purchase Order
Dokumen formal untuk meminta pemasok menjual dan mengirimkan produk
membayar dan menjadi kontrak setelah pemasok menerimanya
Dokumen formal untuk meminta pemasok menjual dan mengirimkan produk
tertentu pada harga tertentu. Dokumen ini juga termasuk janji untuk
membayar dan menjadi kontrak setelah pemasok menerimanya

26. Jawaban
1. Identitas
Vendor
2. Alamat Vendor
dan Alamat
Pengiriman
Barang
3. Tanggal
pembuatan
4. Tanggal barang
harus sampai
5. Nomor urut
pesanan
pembelian
6. Syarat dan
ketentuan
pembelian
7. Kuantitas
barang per item

27. Jawaban
8. Nomor ID
barang
9. Deskripsi
barang
10. Harga barang
11. Satu record
item barang
12. Estimasi total
harga barang
13. Tombol simpan
Purchase order

28. Permintaan Pembelian
• Dibuat oleh …..
• Ditujukan kepada ….
• Dibuat berdasarkan ….
Pesanan Pembelian
• Dibuat oleh ….
• Ditujukan kepada ….
• Dibuat berdasarkan ….
Latihan
Perbedaan Purchase Requisition dan
Purchase Order

29. Permintaan Pembelian
• Dibuat oleh bagian yang
membutuhkan barang
• Ditujukan kepada bagian
pembelian
• Dibuat berdasarkan
kebutuhan barang
Pesanan Pembelian
• Dibuat oleh bagian
pembelian
• Ditujukan kepada
vendor/supplier
• Dibuat berdasarkan
Purchase Order
Jawaban
Perbedaan Purchase Requisition dan
Purchase Order

30. Teknik Pengurangan Biaya Terkait
Pembelian
1
Blanket Purchase Order
2
Vendor-Managed Inventory
3
Reverse Auction
4
Pre-Award Audit

31. Blanket Purchase Order
Definisi
satu tahun.
Definisi
Komitmen untuk membeli
barang tertentu pada harga yang
telah ditentukan dari pemasok
tertentu untuk jangka waktu
yang telah ditetapkan, biasanya
satu tahun.
Ada dua metode :
1. Periode waktu telah
ditentukan
2. Kuantitas barang dan periode
waktu telah ditentukan
Keuntungan Kerugian
• Fleksibel
• Negoisasi hanya satu kali
• Purchase Order hanya satu kali
• Kepastian produksi bagi vendor
• Mengurangi aktivitas administrasi
• Proteksi harga
• Penggelapan barang dalam skala
kecil
• Pengendalian internal harus
fleksibel
• Kinerja vendor cenderung kurang
• Kesulitan vendor untuk memprediksi
kuantitas barang yang akan dipesan
dalam satu waktu

32. Vendor-Managed Inventory
Praktek produsen dan
distributor mengelola
persediaan pelanggan
eceran menggunakan EDI.
Pemasok mengakses
sistem point-of-sales
pelanggannya untuk
mengawasi persediaan dan
secara otomatus mengisi
kembali produk tersebut
pada tingkat persediaan
yang telah disepakati
Keuntungan :
• Mengurangi jumlah
persediaan di tangan
• Memotong biaya
penyimpanan
• Menurunkan biaya
pemrosesan (biaya
permintaan pembelian,
pemesanan pembelian
dll)

33. Teknik pengurangan biaya dalam
pembelian, dimana para pemasok
bersaing untuk memenuhi
permintaan harga terendah
Kenapa
dinamakan
Pelelangan
Terbalik?
Karena berfokus pada harga, maka
tidak cocok untuk pembelian barang
yang mengutamakan kualtas,
keandalan vendor dan kinerja
pengiriman. Hanya cocok untuk
barang-barang komoditas.

34. Pre-Award Audit
Audit auditor
pembelian
Audit oleh internal auditor
dengan mengunjungi tiap
pemasok potensial untuk
membuktikan ketepatan
penawaran yang dilakukan.
Biasanya dilakukan pada
pembelian jumlah besar
Hasil audit berupa identifikasi
kesalahan matematis dalam
pemberian harga

35. Threats and Controls : Memilih Pemasok
Membeli pada harga yang
tinggi
Membeli barang
berkualitas rendah
Pemasok tidak dapat
diandalkan
Membeli dari pemasok
yang tidak diotorisasi
Penyuapan (kickbakcs)
• Daftar harga
• Penawaran
kompetitif
• Tinjauan pesanan
pembelian
• Anggaran
•
pengerjaan• Membeli dari pemasok
yang disetujui
• Tinjauan pembelian
dari pemasok baru
• Menambah terms
biaya pengerjaan
ulang dan scrap
• Pemantauan kualitas
produk
• Sertifikasi pemasok (ISO 9000)
• Pengawasan data kinerja pengawasan
pengiriman dari pemasok
• Konfigurasi pembelian hanya dari pemasok yang
• Pengendalian EDI
• Konfigurasi pembelian hanya dari pemasok yang
disetujui
• Tinjauan pada pembelian dari pemasok baru
• Pengendalian EDI
• Melarang penerimaan hadiah dari pemasok
• Rotasi pekerjaan dan liburan wajib
• Audit pemasok

36. RECEIVING
Level 1
DFD :
Receiving

37. Dokumen Terkait Penerimaan
Receiving Report
• Dokumen yang mencatat detail pengiriman,
termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok
dan kuantitas diterima
Memo Debit
• Dokumen yang digunakan untuk mencatat
pengurangan terhadap saldo yang harus
dibayarkan ke pemasok

38. Receiving Report
Unsur yang minimal
harus ada:
1. Tanggal diterima
2. Pengirim
3. Pemasok
4. Nomor pesanan
5. Nomor barang
6. Deskripsi
7. Unit ukuran
8. Kuantitas
9. Kualitas barang
saat diterima

39. Memo Debit Manakah unsur yang tidak
ada dalam memo debit ini?
1. Nama pihak yang
mengeluarkan (pihak
pembeli)
2. Nama pihak yang dituju
3. Nomor nota debet
4. Nomor order pesanan
5. Alasan pendebetan
6. Perlakuan terhadap
barang yang didebet
7. Nomor item barang
8. Deskripsi barang
9. Kuantitas barang
10. Harga satuan
11. Total harga
12. Total jumlah
13. Tempat dan tanggal
pembuatan memo
14. Personel yang
mengotorisasi
Alasan penerbitan memo debet :Alasan penerbitan memo debet :
1. Jenis barang yang dipesan berbeda
2. Kuantitas barang yang dipesan berbeda
3. Barang rusak
4. Barang gagal inspeksi

40. Threats and Controls : Receiving
1. Menerima barang yang tidak
dipesan
a. Mensyaratkan persetujuan pesanan
pembelian sebelum menerima
pengiriman
2. Kesalahan dalam perhitungan a. Jangan menginformasikan kuantitas
barang kepada bagian penerima
barang
b. Tanda tangan bagian penerimaan
pada laporan penerimaan
c. Penggunaan Barcode dan RFID
d. Konfigurasi ERP System untuk
menandai perbedaan kuantitas
yang melebihi toleransi
3. Memverifikasi penerimaan jasa a. Pengendalian anggaran dan Audit
4. Pencurian persediaan a. Pembatasan akses fisik ke
persediaan, dokumentasi transfer
persediaan

41. Level 1
DFD :
Billing
Approving Supplier Invoices

42. Voucher Package
Kumpulan dokumen untuk
mengotorisasi pembayaran
kepada pemasok

43. Cara Memproses Faktur Pemasok
Non-Voucher SystemNon-Voucher System
• Voucher package (termasuk
vendor invoices) yang disetujui
diposting ke catatan individu
hutang ke pemasok dan disimpan
dalam file faktur terbuka (belum
dibayar)
• Ketika pembayaran hutang akan
dilakukan (melalui cek atau
mekanisme lain), voucher
package dihapus dari file faktur
terbuka, faktur ditandai sudah
dibayar dan voucher package
disimpan dalam file faktur
dibayar.
Voucher SystemVoucher System
• Metode memproses utang di
mana disbursement voucher
disiapkan, bukan memposting
faktur ke catatan individu hutang
ke pemasok.
• Disbursement voucher
mengidentifikasi pemasok,
mencantumkan faktur yang
beredar, dan menginformasikan
jumlah bersih yang harus
dibayarkan.
• Keuntungan : Cek yang harus
ditulis lebih sedikit, mudah
melacak hutang dengan
prenumbered voucher, lebih
efisien.

44. Pendekatan tanpa faktur terhadap
utang, menggantikan proses
pencocokan tradisional voucher
package, dengan cukup mencocokkan
purchase order dan receiving report
Evaluated Receipt Statement

45. Procurement
Card
Kartu kredit atas
nama perusahaan
yang dapat digunakan
pegawai untuk
pemasok tertentu dan
jenis barang tertentu.
Kartu ini digunakan
untuk pembelian yang
nilainya kecil dan
barang non
persediaan

46. Threats and Controls : Approving
Supplier Invoices
1. Kesalahan dalam faktur
pemasok
a. Verifikasi atas keakuratan faktur
b. ERS
c. Pembatasan akses ke data induk
pemasok
2. Kesalahan dalam memposting
hutang
a. Pengendalian edit entri data
b. Rekonsiliasi catatan utang yang
detail dengan akun kontrol buku
besar umum

47. Imprest Fund
Rekening kas dengan karakteristik
diatur dengan jumlah tetap dan
voucher diperlukan untuk setiap
pencairan
• Memudahkan kontrol
• Laporan kas rutin setiap isi kas
• Data keuangan (bukti pengeluaran
kas dan dokumen pendukung)
langsung disimpan ketika pengisian
kas

48. Cash Disbursement
Threats and Controls
1. Kegagalan memanfaatkan
diskon
a. Pengisian faktur berdasar
tanggal jatuh tempo
b. Anggaran arus kas
2. Membayar barang yang tidak
diterima
a. Pencocokan vendor invoice
dengan laporan penerimaan
b. Tanda terima untuk jasa
3. Pembayaran duplikat a. Syarat voucher package
b. Pembayaran hanya dari voucher
package asli
4. Pencurian kas a. Audit insidentil terhadap kas kecila. Audit insidentil terhadap kas kecil
b. Keamanan fisik cek kosong
c. Pemeriksaan periodik cek yang
telah keluar

49. Referensi :
Accounting Information Systems 12th Edition
Marshall B. Romney
Paul John Steinbart